Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln

Geschäftsanweisung  
für das  
Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin)

Inhalt 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) .............................................. 1 
Vorwort .............................................................................................. ............................................. 13  
Abkürzungsverzeichnis................................................................................. .................................. 14  
Definition von Begriffen ............................................................................. ..................................... 14  
Teil A  Haushaltswesen ....................................................................................... ........................ 15  
1 Grundlagen für die Aufstellung von Haushaltssatzung und Haushaltsplan ........................... 15  
1.1  Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssatzung und des Haushaltsplanes ................... 15  
1.1.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 15  
1.1.2  Anlagen zum Haushaltsplan ............................................................................ ...... 16  
1.1.3  Haushaltssystematik .................................................................................. ............ 16  
1.1.3.1  Einteilung in Ergebnis- und Finanzplan .............................................................. 16  
1.1.3.2  Einteilung der Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und 
Auszahlungen ......................................................................................... ......................... 16  
1.2  Allgemeine Haushaltsgrundsätze ....................................................................... ........... 17  
1.2.1  Sicherung der Aufgabenerfüllung, Verbot der Überschuldung, Liquiditätssicherung 
und Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts .............................................. .. 17  
1.2.2  Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz (§ 75 Abs. 1 Satz 2 GO) .................. 18  
1.2.3  Haushaltsausgleich (§75 Abs. 2 GO) ................................................................... .. 19  
1.2.4  Finanzmittelbeschaffung (§ 77 Abs. 2 und 3 GO) .................................................. 19  
1.2.5  Vorherigkeit ......................................................................................... .................. 19  
1.2.6  Öffentlichkeit ....................................................................................... ................... 20  
1.3  Veranschlagungsgrundsätze ............................................................................ ............ 20  
1.3.1  Vollständigkeit und Einheit (§ 79 Abs. 1 GO und § 11 KomHVO) .......................... 20  
1.3.2  Periodengerechte Zuordnung der Finanzvorfälle ................................................... 22  
1.3.3  Verständlichkeit, Steuerungsrelevanz, Richtigkeit, Willkürfreiheit ........................... 22  
1.3.4  Grundsatz der Bruttoveranschlagung ................................................................... . 23  
1.3.5  Grundsatz der Einzelveranschlagung ................................................................... . 23  
1.3.6  Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen ..................................... 24  
2 Bewirtschaftung des Haushaltsplanes .................................................................. ............... 25  
2.1  Zuständigkeit ........................................................................................ ........................ 25  
2.2  Deckungsgrundsätze ................................................................................... ................. 25  
2.2.1  Gesamtdeckungsprinzip ................................................................................ ........ 25  
2.2.2  Budgetbildung ........................................................................................ ................ 25  
2.2.3  Zweckbindung ......................................................................................... .............. 26  
2.2.4  Deckungsfähigkeit .................................................................................... ............. 26  
2.2.4.1  Unechte Deckungsfähigkeit ............................................................................ ... 26  
2.2.4.2  Echte Deckungsfähigkeit .............................................................................. ...... 26  
2.2.5  Übertragbarkeit von Ermächtigungen ................................................................... . 27

3
2.3  Nachtragssatzung und Nachtragshaushaltsplan .......................................................... . 27  
2.3.1  Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO .................................................... 27  
2.4  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Kommunen (GoB-K) ........................... 28  
2.4.1  Dokumentation ........................................................................................ .............. 28  
2.4.2  Rechenschaft....................................... ................................................... ............... 29  
2.4.3  Kapitalerhaltung und intergenerative Gerechtigkeit ................................................ 29  
2.4.4  Vollständigkeit ...................................................................................... ................. 29  
2.4.5  Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit .................................................... .. 29  
2.4.6  Öffentlichkeit ....................................................................................... ................... 29  
2.4.7  Aktualität ........................................................................................... ..................... 30  
2.4.8  Relevanz .......................................... ................................................... .................. 30  
2.4.9  Stetigkeit ........................................................................................... ..................... 30  
2.4.10  Recht- und Ordnungsmäßigkeit ......................................................................... .... 30  
2.5  Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze ................................................................ ...... 30  
2.5.1  Vollständige und rechtzeitige Einziehung der Einzahlungen .................................. 30  
2.5.2  Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Ermächtigungen für Aufwendungen und 
Auszahlungen ......................................................................................... ............................. 31  
2.5.3  Überwachung der Einzahlungen und Auszahlungen .............................................. 31  
2.6  Besondere Bewirtschaftungsvorschriften ............................................................... ....... 31  
2.6.1  Inanspruchnahme von Investitionsauszahlungen ................................................... 31  
2.6.2  Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen ........................................... 32  
2.6.3  Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen ................................. 32  
2.6.4  Unterrichtung des Rates über die Erhöhung von Gesamtauszahlungen im 
Zusammenhang mit Investitionen ....................................................................... ................. 32  
2.7  Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§ 83 GO) .................. 32  
2.7.1  Voraussetzungen für die Leistung von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen 
oder Auszahlungen .................................................................................... .......................... 33  
2.7.1.1  Unabweisbarkeit ...................................................................................... .......... 33  
2.7.1.2  Deckung ........................................... ................................................... .............. 33  
2.7.1.3  Zustimmungsverfahren ................................................................................. ..... 33  
2.7.1.3.1 Zustimmungsverfahren bei Zuständigkeit de s Rates ................................................... 34 
2.7.1.3.2 Verfahren bei Zuständigkeit der Stadtkämm erin ......................................................... 34 
2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordn eten ......................................................... 34 
2.7.1.3.4 Unterrichtung des Rates ................. .............................................................................. 34 
2.8  Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeiten .............................................................. ... 35  
2.9  Vorläufige Haushaltsführung .......................................................................... ............... 35  
3 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung ........................................................... ............... 37  
3.1  Zuständigkeiten für die Aufstellung .................................................................. ............. 37  
4 Außerhaushaltsmäßige Wirtschaft ...................................................................... ................. 38

4
4.1  Verwahrgelder ........................................................................................ ...................... 38  
4.2  Vorschüsse ........................................................................................... ........................ 38  
4.2.1  Haushaltsrechtliche Vorschüsse ....................................................................... ..... 38  
4.2.1.1  Begriffsbestimmung ................................................................................... ........ 38  
4.2.1.2  Voraussetzungen für die Einrichtung.................................................................. 38  
4.2.1.3  Zuständigkeiten und Verfahren für die Bewilligung, Bewirtschaftung und 
Auflösung von Vorschüssen ............................................................................ ................. 38  
4.2.2  Kassenrechtliche Vorschüsse .......................................................................... ...... 39  
4.3  Sonstige außerhaushaltsmäßige Finanzpositionen .......................................................  39  
4.3.1  Bestände ............................................................................................. .................. 39  
4.3.2  Fremde Kassengeschäfte ............................................................................... ....... 39  
4.3.3  Zahlungen aufgrund von Aufgaben für einen anderen öffentlichen Aufgabenträger 39  
4.4  Zuständigkeit für die Einrichtung der Buchungsstellen .................................................. 40  
B.  Anordnungswesen ...................................................................................... ............................. 41  
1 Allgemeines einschl. Fristen ......................................................................... ....................... 41  
1.1  Zuständigkeit ........................................................................................ ........................ 41  
1.1.1  Nicht zahlungswirksame Vorgänge ...................................................................... .. 41  
1.1.2  Zahlungswirksame Vorgänge ............................................................................ .... 42  
1.1.3  Verfahrensregelung ................................................................................... ............ 43  
1.2  Aufgaben ............................................................................................. ......................... 43  
1.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 43  
1.2.2  Zur Einzahlung auffordern ............................................................................ ......... 43  
1.2.3  Auszahlungen veranlassen ............................................................................. ....... 44  
1.2.4  Mitteilungspflicht an die Hauptkasse ................................................................. ..... 44  
1.3  Anordnungszwang ...................................................................................... .................. 44  
1.3.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 44  
1.3.2  Ausnahmen vom Anordnungszwang ..................................................................... 45  
1.3.3  Kurzkontierungen ..................................................................................... ............. 45  
1.4  Anordnungszeitpunkt .................................................................................. .................. 45  
1.4.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 45  
1.4.2  Anordnungszeitpunkt bei Zahlungsansprüchen ..................................................... 46  
1.4.2.1  Verspätete Annahmeanordnung ........................................................................ 4 6  
1.4.2.2  Nicht zugegangene Zahlungsaufforderungen ..................................................... 46  
1.4.3  Anordnungszeitpunkt bei Auszahlungen ................................................................ 46  
1.5  Versand von Kassenanordnungen ........................................................................ ........ 47  
1.6  Anordnungsbefugnis ................................................................................... .................. 47  
1.6.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 47  
1.6.2  Anordnungsbefugnis kraft Amtes ....................................................................... .... 47  
1.6.3  Anordnungsbefugnis auf Antrag......................................................................... .... 48

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1.6.4  Einschränkung der Anordnungsbefugnis im Einzelfall ............................................ 48  
1.6.5  Änderung der Anordnungsbefugnis ...................................................................... . 49  
1.6.6  Aufhebung der Anordnungsbefugnis ..................................................................... . 49  
1.6.7  Verantwortung der anordnungsbefugten Person .................................................... 49  
1.6.8  Ausführung der Anordnung ............................................................................. ....... 50  
1.7  Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit ................ 50  
1.7.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 50  
1.7.2  Feststellungsbefugnis ................................................................................ ............ 50  
1.7.2.1  Allgemein erteilte Feststellungsbefugnis ............................................................ 51  
1.7.2.2  Feststellungsbefugnis auf Antrag ..................................................................... .. 51  
1.7.3  Inhalt der Feststellungsbescheinigung ................................................................ ... 51  
1.7.3.1  Sachliche Richtigkeit ................................................................................ .......... 51  
1.7.3.2  Fachtechnische Richtigkeit ........................................................................... ..... 52  
1.7.3.3  Rechnerische Richtigkeit ............................................................................. ....... 52  
1.7.4  Teilbescheinigungen bei automatisierten Verfahren............................................... 52  
1.7.5  Ausschluss von der Feststellungsbescheinigung ................................................... 53  
1.7.6  Form der Feststellung ................................................................................ ............ 53  
1.7.6.1  Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen ...................................... 53  
1.7.7  Verantwortung des / der Feststellenden ............................................................... .. 54  
1.7.8  Alternative Unterschriftsformen ...................................................................... ........ 54  
2 Kassenanordnungen .................................................................................... ........................ 55  
2.1  Allgemeines .......................................................................................... ........................ 55  
2.1.1  Arten von Kassenanordnungen .......................................................................... ... 55  
2.1.2  Ausfüllhinweise ...................................................................................... ................ 55  
2.1.3  Unterschrift ......................................................................................... ................... 56  
2.2  Vordrucke ............................................................................................ ......................... 56  
2.3  Zahlungsanordnungen .................................................................................. ................ 56  
2.3.1  Annahmeanordnungen ................................................................................... ....... 57  
2.3.1.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 57  
2.3.1.2  Inhalt einer Annahmeanordnung ........................................................................  57  
2.3.2  Auszahlungsanordnungen ............................................................................... ...... 59  
2.3.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 59  
2.3.2.2  Inhalt einer Auszahlungsanordnung ................................................................... 59  
2.3.3  Automatisiertes Anordnungsverfahren .................................................................. . 61  
2.3.3.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 61  
2.3.3.2  Datenermittlung und Datenerfassung ................................................................. 6 2  
2.3.3.3  Erteilen der Zahlungsanordnungen .................................................................... 62  
2.3.3.4  Dateiverwaltung ...................................................................................... ........... 62  
2.3.3.5  Aufbewahrungsfristen für Dateien ..................................................................... . 62

6
2.3.4  Allgemeine Annahmeanordnungen für Einnahmen ................................................ 63  
2.3.5  Allgemeine Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr / Dauerauftrag .. 63  
2.3.5.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 63  
2.3.5.2  Einmalige Belastung .................................................................................. ........ 64  
2.3.6  Allgemeine Zahlungsanordnung für Auszahlungen ................................................ 64  
2.4  Verrechnungsanordnungen .............................................................................. ............ 64  
2.5  Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen .......................................................... .... 65  
2.5.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 65  
2.5.2  Inhalt der Einlieferungs- und Auslieferungsanordnung ........................................... 65  
2.5.3  Einlieferung von Wertgegenständen .................................................................... .. 66  
2.5.4  Auslieferung von Wertgegenständen .................................................................... . 66  
2.6  Berichtigung von fehlerhaften Kassenanordnungen ......................................................  67  
2.7  Zweitschrift von Kassenanordnungen ................................................................... ........ 67  
3 Anlagen zu den Zahlungsanordnungen ................................................................... ............ 68  
3.1  Unterlagen für den Zahlungsverkehr ................................................................... .......... 68  
3.1.1  Datenträger ....................................... ................................................... ................. 68  
3.1.2  Zahlungsauftrag in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA-Raums 
 68  
3.1.3  Meldepflicht bei eingehenden Zahlungen von Gebietsfremden .............................. 68  
3.2  Allgemeine Zahlungsmitteilungen an die Finanzbehörde .............................................. 68 
3.3  Begründende Unterlagen ............................................................................... ............... 69  
3.3.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 69  
3.3.2  Rechnungen ........................................................................................... ............... 70  
3.3.2.1  Rechnungen über Lieferungen und Leistungen .................................................. 70  
3.3.2.2  Rechnungen über Gerichts- und Notarkosten .................................................... 70  
3.3.2.3  Rechnungen in Versicherungsfällen ................................................................... 71  
3.3.2.4  Rechnungszweitschriften .............................................................................. ..... 71  
3.3.2.5  Abhanden gekommene Rechnungserstschrift .................................................... 71  
3.3.2.6  Änderung von Rechnungen .............................................................................. . 71  
3.3.3  Aufbewahrung der begründenden Unterlagen ....................................................... 71  
3.3.4  Aufbewahrung nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist ................. 72  
4 Prüfung der Soll-Buchungen der Kassen ................................................................ ............. 72  
5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Vollziehungsaussetzung .......................................... 73  
5.1  Stundung ............................................................................................. ......................... 73  
5.2  Niederschlagung ...................................................................................... ..................... 74  
5.2.1  Öffentlich-rechtliche Forderungen .................................................................... ...... 74  
5.2.2.  Privatrechtliche Forderungen ......................................................................... ........ 75  
5.2.3  Überwachung der Niederschlagung ...................................................................... . 75  
5.2.4  Niederschlagungsvereinbarung ......................................................................... .... 76

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5.3  Erlass ............................................ ................................................... ............................ 77  
5.4  Aussetzung der Vollziehung ........................................................................... .............. 77  
5.5  Zuständigkeit ........................................................................................ ........................ 78  
5.6  Absehen von Beitreibungsmaßnahmen (Einziehungsstopp Mahn-und Zahlsperren) .... 79  
6 Abtretung/Pfändung von Forderungen an die Stadt Köln durch Dritte .................................. 80  
6.1  Abtretung ............................................................................................ .......................... 80  
6.2  Pfändung ............................................................................................. ......................... 80  
C.  Zahlungsabwicklung ................................................................................... ......................... 81  
1 Allgemeines .......................................................................................... ............................... 81  
1.1  Zahlungsabwicklung ................................................................................... .................. 81  
1.2  Zahlstellen .......................................................................................... .......................... 81  
1.3  Sonderkassen ......................................................................................... ...................... 81  
1.4  Girokassen ........................................................................................... ........................ 82  
1.5  Einnahmekassen ....................................................................................... ................... 82  
1.6  Gelderheber .......................................................................................... ........................ 82  
1.7  Handvorschüsse ....................................................................................... .................... 82  
2 Aufgaben der Zahlungsabwicklung ...................................................................... ................ 83  
2.1  Aufgaben nach § 31 KomHVO ............................................................................ .......... 83  
2.2  Weitere Aufgaben ..................................................................................... .................... 83  
2.3  Fremde Kassengeschäfte ............................................................................... .............. 84  
3 Wahrnehmung der Zahlungsabwicklung ................................................................... ........... 85  
3.1  Schriftwechsel nach außen ............................................................................ ............... 85  
3.2  Ausstattung der Kassen ............................................................................... ................. 85  
3.2.1  Dokumentationen ...................................................................................... ............ 85  
3.2.1.1  Kontogegenbuch ....................................................................................... ......... 86  
3.2.1.2  Schecküberwachungsbuch ............................................................................... . 87  
3.2.1.3  Zeitbuch ............................................................................................. ................ 87  
3.2.1.4  Sachbuch ............................................................................................. .............. 87  
3.2.1.5  Tagesabschlussbuch ................................................................................... ...... 88  
3.2.1.6 Bestandsnachweise .................................................................................... ....... 88  
3.2.2  Sachliche Ausstattung ................................................................................ ........... 88  
3.2.3  Bankkonten ........................................ ................................................... ................ 88  
3.2.3.1  Einrichtung der Bankkonten ........................................................................... .... 88  
3.2.3.2  Befugnis zur Verfügung über den Kontenbestand .............................................. 89  
3.2.4  Bankkonten außerhalb der Zahlungsabwicklung .................................................... 89  
3.3  Beschäftigte der Zahlungsabwicklung .................................................................. ......... 89  
3.3.1  Allgemeines .......................................................................................... ................. 89  
3.3.2  Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln ........................................................ 9 0  
3.3.3  Dienstausweise ....................................................................................... .............. 91

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3.3.4  Aufgaben der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung ............................................ 91  
3.3.4.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 91  
3.3.4.2  Zuständiger für die Zahlungsabwicklung ............................................................ 92  
3.3.4.3  Zahlstellenleitung ................................................................................... ............ 92  
3.3.4.4  Zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte 93  
3.3.4.5  Buchhaltung der Zahlungsabwicklung ................................................................ 94  
3.4  Vereinbarungen mit Kreditinstituten .................................................................. ............ 95  
4 Sicherungsanforderungen .............................................................................. ...................... 96  
4.1  Äußere Kassensicherheit .............................................................................. ................ 96  
4.1.1  Kassenräume .......................................................................................... .............. 96  
4.1.2  Sicherungsbehältnisse ................................................................................ ........... 96  
4.1.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ............. 96  
4.1.2.2  Erstschlüsselverwaltung .............................................................................. ....... 96  
4.1.2.3  Zweitschlüsselverwaltung ............................................................................. ..... 97  
4.1.3  Höhe des Bestandes an Zahlungsmitteln ............................................................... 97  
4.1.4  Geldtransporte ....................................................................................... ................ 97  
4.1.5  Versicherung ......................................................................................... ................ 98  
4.2  Innere Kassensicherheit .............................................................................. ................. 98  
4.2.1  Sendungen an die Kassen .............................................................................. ....... 98  
4.2.2  Arbeitsanweisungen ................................................................................... ........... 98  
4.2.3  Kassenvordrucke ...................................................................................... ............. 98  
4.2.4  Anforderungen an die innere Kassensicherheit im Einzelnen ................................ 98  
4.2.5  Bindung des Zahlungsverkehrs an zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im 
Kassenraum bestellte Beschäftigte und Kassenraum ..................................................... ..... 99  
4.3  Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat ............................................................ ....... 100  
5 Zahlungsgeschäfte .................................................................................... ........................ 101  
5.1  Förderung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ..........................................................  101  
5.2  Anordnungszwang ...................................................................................... ................ 101  
5.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 101  
5.2.2  Ausnahmen vom Anordnungszwang ................................................................... 101  
5.3  Überprüfung der Zahlungsanordnungen .................................................................. ... 102  
5.4  Einzahlungen annehmen ................................................................................ ............ 102  
5.4.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 103  
5.4.2  Bareinzahlungen ...................................................................................... ............ 103  
5.4.2.1  Zahlungen durch Übergabe von Bargeld .......................................................... 103  
5.4.2.2  Bargeld in Briefsendungen ............................................................................ ... 103  
5.4.2.3  Postbarzahlungen durch den Postzusteller / die Postzustellerin ....................... 103  
5.4.3  Falschgeld, außer Kurs gesetztes oder beschädigtes Geld ................................. 103  
5.4.3.1  Behandlung von Falschgeld ............................................................................ . 103

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5.4.3.2  Behandlung von außer Kurs gesetztem oder beschädigtem Bargeld ............... 104  
5.4.4  Zahlung mittels Electronic-Cash (EC-Cash) ......................................................... 10 4  
5.4.5  Zahlungen durch Übergabe von Schecks ............................................................ 104  
5.4.6  Zahlungen mit Postwertzeichen ........................................................................ ... 104  
5.4.7  Wechsel .............................................................................................. ................. 105  
5.4.8  Unbare Einzahlungen .................................................................................. ........ 105  
5.4.8.1  Allgemeines .......................................................................................... ........... 105  
5.4.8.2  Lastschrifteinzugsverfahren .......................................................................... ... 105  
5.4.8.3  Nicht zahlungswirksame Verrechnungen ......................................................... 105  
5.4.9  Einzahlungsquittung .................................................................................. .......... 105  
5.4.9.1  Allgemeines .......................................................................................... ........... 106  
5.4.9.2  Form der Quittung .................................................................................... ........ 106  
5.4.9.3  Maschinelle Quittung ................................................................................. ...... 106  
5.4.9.4  Ausnahme vom Quittungszwang ...................................................................... 106  
5.4.9.5  Zahlungsbestätigung .................................................................................. ...... 107  
5.5  Auszahlungen leisten ................................................................................. ................. 107  
5.5.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 107  
5.5.2  Barauszahlungen ...................................................................................... ........... 108  
5.5.3  Unbare Auszahlungen .................................................................................. ....... 108  
5.5.3.1 Allgemeines .......................................................................................... ........... 108  
5.5.3.2  Überweisung aufgrund einer Einzelanordnung ................................................. 109  
5.5.3.3  Sammel-Überweisungsverfahren ..................................................................... 109  
5.5.3.4  Lastschriftverfahren ................................................................................. ........ 109  
5.5.3.5  Aufrechnung mit Forderungen.......................................................................... 109  
5.5.4  Auszahlungsnachweise ................................................................................. ...... 109  
5.5.4.1  Allgemeines .......................................................................................... ........... 110  
5.5.4.2  Barauszahlungen ...................................................................................... ....... 110  
5.5.4.3  Unbare Auszahlungen .................................................................................. ... 110  
5.5.4.4  Lastschriften ........................................................................................ ............ 110  
6 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen .......................................................... ............ 111  
6.1  Allgemeines .......................................................................................... ...................... 111  
6.1.1  Mahnung ........................................... ................................................... ............... 111  
6.1.2  Abholauftrag ......................................................................................... ............... 111  
6.1.3  Abgabe an die AD ..................................................................................... .......... 111  
6.1.4  Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid .............................................................. 11 2  
6.1.5  Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen gegen juristische Personen des 
öffentlichen Rechts im Inland ........................................................................ ..................... 112  
7 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen ..................................................... .......... 113  
7.1  Mahnung öffentlich-rechtlicher Forderungen ........................................................... .... 113

10 
7.2  Einleitung des Vollstreckungsverfahrens .............................................................. ...... 113  
7.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 113  
7.2.2  Rechtliche Voraussetzungen für die Vollstreckung .............................................. 113  
7.2.3  Vollstreckungsaufträge und -ersuchen .................................................................  114  
7.2.4  Bedingungen für die Annahme von Vollstreckungsaufträgen und -ersuchen ....... 114  
7.2.5  Vollstreckung im Wege des Arrestes ...................................................................  115  
7.3  Maßnahmen des Vollstreckungsverfahrens ............................................................... . 115  
7.3.1  Vollstreckung in das bewegliche Vermögen ......................................................... 115  
7.3.2  Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen ..................................................... 116  
7.3.3  Verwertung von Sicherheiten .......................................................................... ..... 116  
7.3.4  Vollstreckungsschutz ................................................................................. .......... 117  
7.3.5  Entscheidungen im Verfahren, Informationsaustausch ........................................ 117  
7.4  Aussetzungen und Stundungen während des Vollstreckungsverfahrens .................... 117  
7.4.1  Einstellung oder Beschränkung der Vollstreckung ............................................... 117  
7.4.2  Mahnsperren .......................................................................................... ............. 118  
7.4.3  Stundungen ........................................................................................... .............. 118  
7.5  Erledigung von Vollstreckungsaufträgen ............................................................... ...... 118  
7.6  Aufbewahrung der Vollstreckungsunterlagen ............................................................ .. 118  
7.6.1  Erfolglose Erledigung ................................................................................ ........... 118  
7.6.2  Langzeitpfändungen ................................................................................... ......... 119  
7.6.3  Rücknahme des Vollstreckungsauftrages ............................................................ 119  
7.6.4  Abwendung der Vollstreckung durch Zahlung ...................................................... 119  
7.6.5  Sonstige Vollstreckungsvorgänge ...................................................................... .. 119  
7.6.6  Schriftgutordnung .................................................................................... ............ 119  
7.7  Unbedenklichkeitsbescheinigungen; Bonitätsauskünfte .............................................. 120 
7.8  Arbeitsanweisung für die Vollstreckungsbehörde ....................................................... . 120  
7.9  Dienstanweisung Insolvenzverfahren ................................................................... ....... 120  
8 Verwaltung der Kassenmittel .......................................................................... ................... 121  
8.1 Allgemeines .......................................................................................... ...................... 121  
8.2  Geldanlagen .......................................................................................... ..................... 121  
8.2.1  Girokonto ............................................................................................ ................. 121  
8.2.2  Festgeldanlagen ...................................................................................... ............ 121  
8.2.3  Kassenkredite ........................................................................................ .............. 121  
8.3  Überwachung der Konten ............................................................................... ............ 122  
9 Buchführung der Zahlungsabwicklung ................................................................... ............ 123  
10  Abschlüsse ........................................................................................... .......................... 124  
10.1  Tagesabschluss ....................................................................................... ................... 124  
10.2  Eröffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr.......................................................  124  
11  Aufbewahrung der Kassenunterlagen .................................................................... ........ 125

11 
11.1  Allgemeines .......................................................................................... ...................... 125  
11.2  Bücher ............................................................................................... ......................... 125  
11.2.1  Tagesabschlussbuch ................................................................................... ........ 125  
11.3  Belege ............................................................................................... ......................... 125  
11.3.1  Belege zu Kassenzeichen und Finanzpositionen ................................................. 125  
11.3.2  Herausgabe von begründenden Unterlagen ........................................................ 126  
11.4  Kassenrechtliche Aufbewahrungsfristen ................................................................ ..... 126  
11.5  Sonstige Aufbewahrungsfristen ........................................................................ .......... 126  
12  Einnahmekassen (Geldannahmestellen) .................................................................. ...... 127  
12.1  Bestellung ........................................................................................... ........................ 127  
12.2  Verfahren ............................................................................................ ........................ 127  
13  Gelderheber / Gelderheberin .......................................................................... ................ 128  
13.1  Allgemeines .......................................................................................... ...................... 128  
13.2  Arbeitsverfahren ..................................................................................... .................... 128  
13.2.1  Annahme und Ablieferung von Zahlungsmitteln ................................................... 128  
13.2.2  Auszahlung und Rückgabe von Zahlungsmitteln ................................................. 128  
13.2.3  Aufbewahrung von Zahlungsmitteln .....................................................................  128  
13.3  Abrechnung ........................................................................................... ..................... 129  
13.4  Prüfung und Verantwortung ............................................................................ ............ 129  
14  Handvorschüsse ....................................................................................... ..................... 130  
14.1  Allgemeines .......................................................................................... ...................... 130  
14.2  Zulässige Zahlungen .................................................................................. ................ 130  
14.3  Verfahren ............................................................................................ ........................ 131  
14.3.1  Einrichtung oder Erhöhung ............................................................................ ...... 131  
14.3.2  Aufgaben des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin .......................... 131  
14.3.3  Aufsicht ............................................................................................. ................... 132  
14.3.3.1  Überwachung .......................................................................................... ....... 132  
14.3.3.2  Prüfung .............................................................................................. ............ 132  
14.4  Wegfall der Voraussetzungen .......................................................................... ........... 132  
14.5  Auflösung oder Verringerung .......................................................................... ............ 133  
15  Verwahrung von Gegenständen .......................................................................... ........... 134  
15.1  Allgemeines .......................................................................................... ...................... 134  
15.1.1  Gegenstände, die bei der Hauptkasse aufzubewahren sind ................................ 134  
15.1.2  Sonstige Aufbewahrung ................................................................................ ....... 134  
15.1.3  Zweitschlüsselaufbewahrung ........................................................................... .... 134  
15.2  Art der Verwahrung ................................................................................... .................. 135  
15.2.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 135  
15.2.2  Verwahrung ........................................................................................... .............. 135  
15.2.3  Verwaltung ........................................ ................................................... ............... 135

12 
15.3  Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen .......................................................... .. 135  
15.4  Einlieferung von Gegenständen ........................................................................ .......... 136  
15.4.1  Allgemeines .......................................................................................... ............... 136  
15.4.2  Besonderheiten bei Sicherheitsleistungen ........................................................... 1 36  
15.4.3  Vorläufige Annahme von Gegenständen ............................................................. 136  
15.5  Auslieferung von Gegenständen ........................................................................ ......... 137  
15.6  Buchführung, Belege, Bestandskontrolle ............................................................... ..... 137  
15.6.1  Buchführung .......................................................................................... .............. 137  
15.6.2  Belege ............................................................................................... .................. 137  
15.6.3  Bestandskontrolle .................................................................................... ............ 138  
D.  Controlling .......................................................................................... ............................... 139  
E.  Übergangs- und Schlussbestimmungen ................................................................... ............. 140  
1.  Änderung der Geschäftsanweisung ...................................................................... ............. 140  
2.  Ausnahmeregelungen ................................................................................... ..................... 140  
3.  Arbeitsanweisungen ................................................................................... ....................... 140  
4.  Inkrafttreten ........................................................................................ ............................... 140

Vorwort 
 
 
Auf Grund des § 133 Absatz 1 und 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in 
der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), hat das Ministerium für 
Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen 
die 
 
 Verordnung über das Haushaltswesen der Kommunen im  Land Nordrhein-Westfalen - 
 Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen – KomHVO NRW 
 
erlassen. Die Verordnung enthält nur Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine ordnungsgemäße 
und sichere Abwicklung des Finanzwesens einer Gemeinde gewährleisten sollen. An mehreren 
Stellen in der Verordnung ist der Bürgermeister (hier: Oberbürgermeisterin) gehalten, Regelungen 
zu treffen. Ihr bleibt es überlassen, wem sie welche Zuständigkeiten überträgt. 
 
Die demzufolge erforderliche Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln wird hiermit 
neu gefasst. Zur besseren Handhabung ist sie in folgende Teile gegliedert: 
 
A. Haushaltswesen 
B. Anordnungswesen 
C. Zahlungsabwicklung 
D. Controlling 
E. Übergangs- und Schlussbestimmungen 
 
Federführend für die Erstellung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln ist die 
Kämmerei. 
 
 
Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln enthält die grundlegenden und für alle 
Ämter verbindlichen Verfahrensregelungen; die Teile B. und C. gelten jedoch nur für die Ämter, für 
die die Stadtkasse die kassenmäßige Abwicklung vornimmt. Individuelle bzw. ergänzende 
Regelungen werden durch Arbeitsanweisungen oder durch Einzelverfügungen getroffen. Die 
Geschäftsanweisung enthält entsprechende Hinweise. 
 
Auf den Abdruck der zum Teil D. Controlling gehörenden Handbücher Controlling, Planung und 
Kosten- und Leistungsrechnung wird in der Geschäftsanweisung verzichtet. 
 
In dieser Geschäftsanweisung wurde die Gleichstellung von Frauen und Männern sprachlich 
umgesetzt. Soweit hierzu zur Leseerleichterung Formulierungen wie z. B. Amtsleitung nicht 
verwendet werden konnten, ist jeweils die Form gewählt worden, die der Stellenbesetzung im 
Zeitpunkt der Neufassung der GAFin entspricht.

Abkürzungsverzeichnis 
 
AD  Anordnendes Amt (bisher: Dienststelle); auch al s „Bew. Stelle“ bezeichnet 
Amt Selbständige Organisationseinheit ohne Rücksich t auf die organisatorische 
Bezeichnung 
AO  Abgabenordnung 
Bew.Stelle Bewirtschaftende Stelle; auch als „AD“ b ezeichnet 
GO  Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfale n 
GoB  Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung 
HHJ  Haushaltsjahr 
ILV  Interne Leistungsverrechnung 
IVC  Investitionscontrolling 
KomHVO Kommunalhaushaltsverordnung (Verordnung über  das Haushaltswesen der 
Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen) 
KostO   Kostenordnung zum Verwaltungsvollstreckungs gesetz 
NKF  Neues Kommunales Finanzmanagement 
VB  der Vollziehungsbeamte / die Vollziehungsbeamti n 
VE  Verpflichtungsermächtigung 
VerwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz NRW 
VwGO  Verwaltungsgerichtsordnung 
VwVG  Verwaltungsvollstreckungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen 
 
 
 
 
Definition von Begriffen 
 
Amt  Selbständige Organisationseinheit ohne Rücksicht a uf die organisatorische Bezeichnung 
 
Amtsleitung  gemeint ist der jeweilige Amtsleiter bzw. die jewe ilige Amtsleiterin 
 
beauftragte Stelle  die im Zeitpunkt der Neufassung der GAFin konkret beauftragte Stelle ist in 
Klammern angegeben 
 
Kassenleitung  gemeint ist der jeweilige Leiter bzw. die jeweilig e Leiterin der 
Kasseneinrichtung 
 
Zahlstellenleitung  gemeint ist der jeweilige Leiter bzw. die jeweilig e Leiterin der Zahlstelle

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
15 
Teil A Haushaltswesen 
 
 
1 Grundlagen für die Aufstellung von Haushaltssatzu ng und Haushaltsplan 
 
Gemäß § 78 GO NRW ist für jedes Haushaltsjahr eine Haushaltssatzung zu erlassen. Sie enthält 
die Festsetzung  
 
1. des Haushaltsplans 
a) im Ergebnisplan unter Angabe des Gesamtbetrages der Erträge und der Aufwendungen des 
Haushaltsjahres 
b) im Finanzplan unter Angabe des Gesamtbetrages der Einzahlungen und Auszahlungen aus 
laufender Verwaltungstätigkeit, aus der Investitionstätigkeit und aus der Finanzierungstätigkeit des 
Haushaltsjahres 
c) unter Angabe der Kreditermächtigung 
d) unter Angabe der Verpflichtungsermächtigungen 
 
2. der Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage und der Verringerung der allgemeinen Rücklage 
 
3. des Höchstbetrages der Kredite zur Liquiditätssicherung  
 
4. der Steuersätze, die für jedes Haushaltsjahr neu festzusetzen sind (hierbei handelt es sich um 
die Hebesätze der Grund- und Gewerbesteuer), 
 
5. des Jahres, in dem der Haushaltsausgleich wieder hergestellt ist, falls ein 
Haushaltssicherungskonzept nach § 76 GO aufzustellen ist. 
 
Die Haushaltssatzung kann darüber hinaus weitere Vorschriften enthalten, die sich auf die Erträge 
und Aufwendungen, die Einzahlungen und Auszahlungen, den Stellenplan und das 
Haushaltssicherungskonzept, sofern ein solches erlassen werden muss, beziehen. 
 
Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr. 
 
 
 
1.1 Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssatzung u nd des Haushaltsplanes 
 
 
1.1.1 Allgemeines 
 
Die Aufstellung des Entwurfs von Haushaltssatzung und Haushaltsplan gehört nach § 80 GO zu 
den unentziehbaren Rechten und Pflichten der Stadtkämmerin. Nach § 70 Abs. 2 Buchstabe c) GO 
wirkt der Stadtvorstand hierbei unbeschadet der Rechte der Stadtkämmerin mit. Der von der 
Stadtkämmerin aufgestellte Entwurf der Haushaltssatzung wird von der Oberbürgermeisterin 
festgestellt und dem Rat zugeleitet.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
16 
Das Verfahren zur Aufstellung des Haushaltsplan-Entwurfs wird durch die Stadtkämmerin jährlich in 
entsprechenden Verfügungen festgelegt, die auch die Termine für die einzelnen Arbeitsschritte 
enthalten. 
 
Im Übrigen erfolgt die Feststellung des Haushaltsplan-Entwurfs bzw. die Verabschiedung 
entsprechend den Bestimmungen der GO (§§ 80 in Verbindung mit §§ 37 Abs. 4 und 59 Abs. 2). 
 
 
1.1.2 Anlagen zum Haushaltsplan  
 
Dem Haushaltsplan sind die in § 1 Abs. 2 KomHVO aufgeführten Anlagen beizufügen, die 
grundsätzlich von der Kämmerei erstellt werden. 
 
Die Wirtschaftspläne und die neuesten Jahresabschlüsse der Sondervermögen sind von den 
zuständigen städtischen Gesellschaften zu erstellen und der Kämmerei zu den festgelegten 
Terminen zu übersenden. Das gleiche gilt für den gesamtstädtischen Stellenplan. 
 
 
1.1.3 Haushaltssystematik 
 
 
1.1.3.1 Einteilung in Ergebnis- und Finanzplan 
 
Der Haushaltsplan besteht aus einem (Gesamt-) Ergebnisplan, der alle Erträge und Aufwendungen 
ausweist, sowie dem (Gesamt-)Finanzplan, dem alle Einzahlungen und Auszahlungen zuzuordnen 
sind (siehe §§ 78 Abs. 2 GO, 2 und 3 KomHVO). 
 
Die weitere Gliederung der beiden Pläne in Teilergebnis- und Teilfinanzpläne muss mindestens auf 
der Ebene der Produktbereiche (vgl. Anlage 6 der VV Muster zur GO und KomHVO) erfolgen. Die 
Stadt Köln gliedert ihren Haushalt nach Produktgruppen (siehe auch unter 1.1.1). Durch die 
Produktgruppen werden die Produktbereiche weiter unterteilt, können aber auch mit diesen 
identisch sein. Die Anzahl der Teilpläne auf Produktgruppenebene ist der Kommune freigestellt und 
kann modifiziert werden (entspricht jedoch mindestens der Anzahl der vorgegebenen 
Produktbereiche). 
 
 
1.1.3.2 Einteilung der Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen 
 
In jedem Teilergebnisplan werden die Erträge und Aufwendungen nach den im § 2 Abs. 1 KomHVO 
genannten Positionen unterteilt. In jedem Teilfinanzplan werden die Einzahlungen und 
Auszahlungen nach den im § 3 Abs. 1 KomHVO genannten Positionen ausgewiesen. 
 
Gemäß § 28 Abs. 7 KomHVO ist der Buchführung mindestens der vom Innenministerium bekannt 
gegebene Kontenrahmen zu Grunde zu legen (siehe Anlage 17 zur VV Muster zur GO und 
KomHVO). Die Stadt Köln hat von ihrem Recht Gebrauch gemacht und den Kontenrahmen über die 
Mindestgliederung hinaus erweitert (Kontenplan). Die Konten sind sechsstellig und beginnen: 
 
• für Erträge   mit 4

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
17 
• für Aufwendungen  mit 5 
• für Einzahlungen  mit 6 und 
• für Auszahlungen  mit 7 
 
Hinsichtlich der Finanzpositionen (Einzahlungs- sowie Auszahlungspositionen) gilt folgendes: 
 
Aus verarbeitungstechnischen Gründen im Zusammenspiel mit der Stadtkasse müssen die 
Finanzpositionen weiterhin 12-ziffrig bleiben. Die künftige Nomenklatur entspricht in der Regel 
folgendem Grundschema: 
 
Ziffer 1-4 Orgaeinheit 
 
Ziffer 5 Kennzeichnung Einzahlung (=0,1 oder 2) / Auszahlung (=5) 
 
Ziffer 6-11 sechsstelliges Finanzrechnungskonto (wi e oben dargestellt beginnt dieses  mit 
einer 6 oder 7) 
 
Ziffer 12 Prüfziffer 
 
Beispiel: 
Die Kämmerei (allgemeine Finanzwirtschaft) tilgt einen Kredit an das Land: 9000.5.792100.0 
 
 
1.2 Allgemeine Haushaltsgrundsätze 
 
 
1.2.1 Sicherung der Aufgabenerfüllung, Verbot der Ü berschuldung, Liquiditätssicherung 
und Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts 
 
 
Stetige Aufgabenerfüllung 
 
Nach § 75 Abs. 1 Satz 1 GO muss die Gemeinde sicherstellen, dass sie ihre Aufgaben –
unabhängig davon, ob diese pflichtig oder freiwillig erfolgen – dauerhaft, d.h. weit über ein 
Haushaltsjahr hinaus, erfüllen kann. Aus dieser Pflicht folgt, dass die Haushaltswirtschaft der 
Gemeinde zeitlich umfassender geplant werden muss. Hierfür existiert das Instrument der 
mittelfristigen Planung nach § 84 GO. Die Gemeinde wird damit verpflichtet, die Absicherung der 
stetigen Aufgabenerfüllung in Bezug auf den finanziellen Aspekt, mittelfristig zu dokumentieren. Da 
die Gemeinde jedoch weit über den vorgeschrieben Planungszeitraum hinaus gehalten ist, die 
stetige Aufgabenerfüllung sicherzustellen, ist ein umfassendes Controlling (siehe Ziffer 1.3.6 Teil D, 
Investitionscontrolling) unumgänglich. 
 
 
Sicherung der Liquidität und der Finanzierung der Investitionen (§75 Abs. 6 GO) 
 
Dieser Grundsatz folgt unmittelbar aus dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung: Die 
ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung ist nur dann möglich, wenn entsprechende liquide Mittel zur 
Verfügung stehen. Um diesen Grundsatz Rechnung zu tragen, reichen der Finanzplan und die

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
18 
Finanzrechnung nicht aus (Vielmehr liefern sie wichtige Daten für die Liquiditätsplanung und die 
konkrete Bewirtschaftung). Daher ist besonderes Augenmerk auf die Investitionsplanung zu legen. 
Die Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung sind in § 31 KomHVO geregelt. 
 
 
Verbot der Überschuldung (§ 75 Abs. 7 GO) 
 
Auch dieser Grundsatz resultiert aus dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung, da eine solche 
durch Überschuldung gefährdet würde. 
 
 
Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts (§ 75 Abs. 1 Satz 3 GO i. V. m. §§1, 16 des 
Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft StWG) 
 
Die Kommune soll – im Rahmen ihrer Möglichkeiten – im Verhältnis zum Markt antizyklisch agieren. 
 
Dabei ist bei einem Konflikt zwischen dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung und dem 
Grundsatz der Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts immer dem ersten Vorzug zu 
geben. 
 
 
1.2.2 Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz  (§ 75 Abs. 1 Satz 2 GO) 
 
Dieser Grundsatz betrifft das gesamte Finanzmanagement, d.h. Planung und Ausführung des 
Haushaltes. Bei der Vorgabe der Sparsamkeit ist jedoch auf die Regelung in § 10 Satz 2 GO 
Rücksicht zu nehmen. 
 
Sparsam ist eine Maßnahme, wenn sie im Vergleich zu anderen die niedrigsten Auszahlungen und 
Aufwendungen verursacht. Im Gegensatz dazu ist eine Maßnahme wirtschaftlich, wenn sie unter 
Berücksichtigung der Qualität und Folgekosten die günstigste Variante ist, d.h. das Verhältnis von 
Aufwand und Nutzen ist hier maßgeblich. 
 
 
Es gibt zwei Arten der Wirtschaftlichkeit: 
 
a) mit möglichst geringem Aufwand ein gegebenes Ergebnis erreichen (Minimalprinzip) 
 
b) mit gegebenen Mitteln einen möglichst hohen Erfolg erzielen (Maximalprinzip) 
 
Die Wirtschaftlichkeit ist dabei grundsätzlich vorrangig und wird durch die Sparsamkeit lediglich 
ergänzt. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist insbesondere bei Investitionen zu berücksichtigen. 
Daher ist ein umfassendes Investitionscontrolling ab einem Investitionsvolumen von 500.000,00 
Euro unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen Untersuchungen durchzuführen (siehe § 13 Abs. 1 
KomHVO sowie unter Ziffer 1.3.6), das die mittelfristige Planung (weit) übersteigt (siehe auch § 6 
Haushaltsgrundsätzegesetz). Hierbei liefert die bei der Stadt Köln durchzuführende Kosten- und 
Leistungsrechnung (§ 17 KomHVO) wichtige Informationen. 
 
Die Effizienz bildet das Verhältnis zwischen Resultat und den dafür eingesetzten Ressourcen. Da 
die Effizienz damit nicht nur den monetären Aspekt berücksichtigt, ist sie weitreichender als die 
Kennzahl der Wirtschaftlichkeit.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
19 
 
 
1.2.3 Haushaltsausgleich (§75 Abs. 2 GO)  
 
Der Haushalt muss jedes Jahr in der Planung und Rechnung ausgeglichen sein. Dies gilt nach § 84 
GO auch für die mittelfristige Planung. 
 
 
1.2.4 Finanzmittelbeschaffung (§ 77 Abs. 2 und 3 GO ) 
 
Die Höhe der benötigten Mittel bestimmt sich nach dem Bedarfsdeckungsprinzip: die Erträge 
müssen die Aufwendungen und die Einzahlungen die Auszahlungen decken. 
Die in § 77 Abs. 2 und 3 GO vorgegebene Rangfolge ist verbindlich und bei Finanzierungsbedarf 
grundsätzlich zu prüfen: 
 
Sonstige Deckungsmittel (z.B. Mieten, Verkaufserlöse, Zuwendungen, Bußgelder) 
 
Spezielle Entgelte - unabhängig davon, ob die Entgelte privatrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher 
Natur sind - (z.B. Gebühren, Eintrittsgelder), dabei ist die Einschränkung des § 10 Satz 2 GO zu 
berücksichtigen (z.B. Nachlässe aus sozialen oder kulturellen Gesichtspunkten) 
 
Steuern 
 
Kredite gemäß § 86 Abs. 1 GO, der die Berücksichtigung des Grundsatzes der stetigen 
Aufgabenerfüllung fordert. 
 
Kredite dürfen jedoch unabhängig von der Rangfolge der Deckungsmittel dann aufgenommen 
werden, wenn dies wirtschaftlich angemessen ist. 
 
 
1.2.5 Vorherigkeit 
 
Grundsatz 
 
Der Haushaltsplan gilt für ein Haushaltsjahr (§ 78 Abs. 1 und 2 GO). Das Haushaltsjahr ist ein 
Kalenderjahr (§ 78 Abs. 4 GO). 
Die Haushaltssatzung soll spätestens am 30.11. vor Beginn des Haushaltsjahres der 
Aufsichtbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO).  
 
 
Vorläufige Haushaltsführung 
 
Wenn die Haushaltssatzung nicht vor dem 01.01. beschlossen worden ist, so fehlt es an einer 
Ermächtigung für das Tätigwerden der Verwaltung, bis diese veröffentlicht wird. Für die vorläufige 
Haushaltsführung trifft § 82 GO Regelungen, die hinsichtlich der Kredite durch § 86 Abs. 2 GO 
ergänzt werden (sog. zweijährige Kreditermächtigung). Hinsichtlich der Kredite zur 
Liquiditätssicherung ist § 89 Abs. 2 Satz 2 GO maßgeblich. Bei den Verpflichtungsermächtigungen 
ist der § 85 Abs. 2 GO zu berücksichtigen. Keine Einschränkungen erfahren Sachverhalte, die

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
20 
aufgrund eines Dauervertrages, einer eigenen Satzung oder spezieller Gesetze erhoben werden, 
z.B. Mieten, Hundesteuer, Eintrittsgelder, Personalaufwendungen und -auszahlungen, 
Sozialhilfeleistungen. 
 
Darüber hinaus können gemäß § 22 KomHVO übertragene Ermächtigungen für Aufwendungen und 
Auszahlungen unmittelbar nach Ihrer Übertragung verwendet werden, unabhängig davon, ob eine 
Haushaltssatzung bereits bekannt gemacht worden ist. 
 
 
1.2.6 Öffentlichkeit 
 
Folgende Möglichkeiten der Information und der Beteiligung stehen der Öffentlichkeit zur 
Verfügung: 
 
Auslegung des Entwurfs der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 3 Satz 1 GO) 
 
Einwendungen gegen den Entwurf der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 3 Satz 2 GO) 
 
Beschlussfassung über Einwendungen und die Haushaltssatzung in öffentlicher Sitzung (§ 80 Abs. 
3 Satz 3 GO) 
 
Öffentliche Bekanntmachung der vom Rat beschlossenen Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 5 Satz 3 
GO). 
Dabei ist der Haushaltsplan lediglich im Rahmen des § 78 Abs. 2 GO bekanntzugeben 
 
Verfügbarkeit der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 6 GO) 
 
Öffentlichkeit der Ausführung des Haushaltes (§ 48 Abs. 2 GO). 
Dabei bildet eine Ausnahme zum Grundsatz der Öffentlichkeit der § 48 Abs. 3 GO 
 
Öffentliche Bekanntmachung des Jahresabschlusses (§ 96 Abs. 2 Satz 2 GO) 
 
 
 
1.3 Veranschlagungsgrundsätze 
 
 
1.3.1 Vollständigkeit und Einheit (§ 79 Abs. 1 GO u nd § 11 KomHVO) 
 
Dieser Grundsatz beinhaltet, dass nur ein Haushaltsplan aufgestellt wird (Einheit) und dieser alle 
geplanten anfallenden Erträge und entstehenden Aufwendungen, alle eingehenden Einzahlungen 
und zu leistenden Auszahlungen sowie alle notwendigen Verpflichtungsermächtigungen 
(Vollständigkeit) enthält.  
 
Besonderheiten: 
 
Interne Leistungsverrechnung (ILV) nach § 16 i. V. m. § 4 Abs. 3 Satz 2 KomHVO

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
21 
Dabei handelt es sich um Dienstleistungen innerhalb der Verwaltung - also ohne Außenwirkung. 
Verrechnet werden dabei Aufwendungen, nicht jedoch Auszahlungen, da diese für das 
Ressourcenverbrauchskonzept keine Bedeutung haben. 
Bei der Entscheidung über interne Leistungsbeziehungen ist ein ausgewogenes Verhältnis 
zwischen dem Grundsatz der Vollständigkeit (vollständige verursachungsgerechte Abbildung des 
Ressourcenverbrauchs) und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (siehe 1.2.2) herzustellen. Bei 
der Stadt Köln werden interne Leistungsbeziehungen in den Teilplänen (auf Produktgruppenebene) 
insbesondere bei Reinigung, Porto und IT-Leistungen dargestellt (siehe Verfügung von 20 vom 
11.07.2006 „Darstellung der internen Leistungsverrechnung im Teilplan und Teilergebnis“). Da sich 
diese Verrechnungen ausgleichen, erscheinen sie konsequenterweise nicht im Gesamtergebnisplan 
und der Gesamtergebnisrechnung. 
Nicht davon betroffen sind wirtschaftlich selbständig geführte Sondervermögen der Gemeinde, da 
hier externe Leistungsbeziehungen vorliegen. 
 
Aktivierte Eigenleistungen (siehe Verfügung von 20 vom 23.03.2007 „Verbuchung von Herstellungs- 
und Anschaffungskosten„ sowie Dienstanweisung Anlagebuchhaltung in der Fassung vom 
16.01.2007) 
 
Aus dem Grundsatz der Vollständigkeit sowie dem Ressourcenverbrauchskonzept folgt, dass durch 
Einsatz von eigenem Personal und eigenen Sachmitteln hergestellte Vermögensgegenstände unter 
Berücksichtigung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit zu aktivieren, d.h. in die Bilanz 
aufzunehmen sind (§34 Abs. 3 KomHVO). Die zunächst gebuchten Beträge werden durch eine 
entsprechende Buchung auf dem Konto „aktivierte Eigenleistungen“ neutralisiert. Das so 
entstandene Vermögensgut belastet die zukünftigen Haushaltsjahre verursachungsgerecht durch 
entsprechende Abschreibungen. Dies hat keinerlei Auswirkung auf die liquiden Mittel und damit den 
Finanzplan und die -rechnung. 
Ausnahme: Selbst erstellte Software ist nicht zu bilanzieren (§ 44 Abs.1 KomHVO). 
 
Ausnahmen: 
 
Vom Grundsatz der Vollständigkeit: 
 
Außerhalb des Haushaltsplanes werden fremde Finanzmittel, die jedoch über die gemeindlichen 
Girokonten abgewickelt werden, bewirtschaftet (§ 15 KomHVO). Dazu gehören: 
 
a) durchlaufende Finanzmittel (Beträge, die für ein en Dritten lediglich vereinnahmt und an 
diesen weitergeleitet werden, z.B. Spenden, Mündelgelder) 
 
b) Finanzmittel, die die Gemeinde aufgrund rechtlic her Vorschriften unmittelbar in den Haushalt 
eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers zu buchen hat – einschließlich der ihr zur 
Selbstbewirtschaftung zugewiesenen Finanzmittel (z. B. Lastenausgleichsleistungen) 
 
c) Finanzmittel, die in der Zahlungsabwicklung mit dem endgültigen Kostenträger oder mit 
einer anderen Institution, die unmittelbar mit dem endgütigen Kostenträger abrechnet, anstelle der 
Gemeinde vereinnahmt oder ausgezahlt werden (z. B. Wohngeld und Mittel für die 
Ausbildungsförderung). 
 
Das bedeutet, dass auch die mit den Zahlungen zusammenhängenden Erträge und Aufwendungen 
ebenfalls nicht im Haushaltsplan abgebildet werden (§ 79 Abs. 1 GO). Allerdings ist in der 
Finanzrechnung ein Nachweis über die Höhe der fremden Finanzmittel auszuweisen (§ 40 Satz 5 
KomHVO).

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22 
 
Von der Einheit: 
 
Nicht in den Haushaltsplan der Kernverwaltung gehören bestimmte Einrichtungen, die Sonderpläne 
oder Sonderrechnungen erstellen. Dazu gehören: 
 
a) Eigenbetriebe (§ 97 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m. § 107 Abs. 1 und § 114 GO) und eigenbetriebsähnliche 
Einrichtungen (§ 97 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m § 107 Abs. 2 GO) 
 
b) rechtlich selbständige Stiftungen (§ 98 Abs. 1 GO) 
 
c) rechtlich unselbständige Versicherungs- und Versorgungseinrichtungen (§ 97 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. 
Abs. 4 GO) 
 
d) Eigengesellschaften (§ 108 GO i.V.m. GmbH-Gesetz, AG-Gesetz u.a.) 
 
e) rechtlich selbständige Anstalten des öffentlichen Rechts (§ 114 a GO) 
 
 
1.3.2 Periodengerechte Zuordnung der Finanzvorfälle  
 
Die folgenden Ausführungen beziehen sich sowohl auf die Haushaltsplanung, als auch die 
Bewirtschaftung und den Jahresabschluss. 
 
Da der Haushaltsausgleich auf der Ebene der Ergebnisrechnung stattfindet, sind Erfolgsbuchungen 
(Aufwendungen oder Erträge) dem korrekten Haushaltsjahr zuzuordnen. Maßgeblich ist dabei 
immer das Haushaltsjahr der wirtschaftlichen Entstehung und zwar unabhängig von der 
tatsächlichen Zahlung (§ 11 Abs. 1 und § 39 KomHVO). Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um 
die periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen sicherzustellen, z.B. aktive und 
passive Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen.  
 
Kreditbeschaffungskosten werden nicht auf die Zeitdauer der Tilgung aufgeteilt (§ 43 Abs. 2 
KomHVO), sondern sind in dem Jahr in der Ergebnisrechnung anzusetzen, in dem die 
Verbindlichkeit eingegangen worden ist. 
 
Bei Auszahlungen und Einzahlungen gilt das Kassenwirksamkeitsprinzip, d.h. der 
Zahlungsmittelfluss ist dem Haushaltsjahr zuzuordnen, in dem er tatsächlich - unabhängig vom 
Grund - getätigt wird (§ 11 Abs. 1 und § 40 KomHVO). 
 
 
1.3.3 Verständlichkeit, Steuerungsrelevanz, Richtig keit, Willkürfreiheit 
 
Die Verständlichkeit (Haushaltsklarheit) wird erreicht durch die produktorientierte Gliederung des 
Haushaltsplanes, die Gliederung in unterschiedliche Auszahlungen, Einzahlungen, Aufwendungen 
und Erträge (§§ 2 und 3 KomHVO) sowie den Vorbericht zum Haushaltsplan (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 i. V. 
m. § 7 KomHVO), den Lagebericht zum Jahresabschluss (§ 49 KomHVO) usw. Die Grundlage für 
die Steuerung bilden unter NKF Ziele und Kennzahlen - und hier insbesondere die Zielerreichung - 
(§ 4 Abs. 2 Nr. 2 KomHVO) auf Teilplanebene.

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23 
Die Verwaltung hat über die Erreichung der Parameter auch unterjährig zu berichten, um die 
Möglichkeit zu haben, bei Fehlentwicklungen zeitnah eingreifen zu können. 
 
Richtigkeit und Willkürfreiheit (Haushaltswahrheit) haben bei der Planung einen hohen Stellenwert. 
Die Planung ist möglichst realistisch zu vollziehen (§ 11 Abs. 1 und 2 KomHVO) und darf keiner 
Willkür unterliegen. 
 
Hinsichtlich weiterer Ausführungen zum Planungsprozess wird auf das Planungshandbuch (Teil D) 
verwiesen. 
 
 
1.3.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung 
 
Einzahlungen und Auszahlungen sowie Erträge und Aufwendungen sind in voller Höhe und getrennt 
voneinander zu veranschlagen (§ 11 Abs. 2 KomHVO). Aus dem Bruttoprinzip folgt das 
Saldierungsverbot, womit letztlich die Grundsätze der Haushaltsklarheit und -wahrheit unterstützt 
werden. Dieses Prinzip gilt auch für die kommunale Bilanz, so sind z. B. Zuwendung für den 
investiven Bereich nicht zu verrechnen, sondern separat auszuweisen (§ 44 Abs. 5 KomHVO). 
 
Anmerkungen: 
 
Eine Ausnahme von diesem Prinzip gibt es bei Abgaben, abgabeähnlichen Erträgen und 
allgemeinen Zuweisungen, die die Gemeinde zurückzuzahlen hat. Diese sind bei den Erträgen 
abzusetzen - und nicht als Aufwand zu buchen -, auch wenn sie sich auf die Erträge aus Vorjahren 
beziehen (§ 18 Abs. 1 KomHVO). Die damit zusammenhängenden Zahlungen sind entsprechend 
bei den Einzahlungen abzusetzen. 
 
Preisnachlässe sind Kaufpreisminderungen und somit von der jeweiligen Auszahlung bzw. dem 
Aufwand abzusetzen (§ 34 Abs. 2 Satz 3 KomHVO) 
Wenn bei der Aufnahme eines Kredites die Kreditbeschaffungskosten unmittelbar von dem 
Auszahlungsbetrag abgezogen werden, ist der Darlehensbetrag trotzdem netto (§ 91 Abs. 2 Nr. 2 
GO) und die Kreditbeschaffungskosten als Aufwand zu buchen. 
 
 
1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung 
 
Die Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen sind mindestens nach den 
in den in §§ 2, 3 KomHVO genannten Positionen zu gliedern (siehe Anlage 16 VV Muster zur GO 
und KomHVO). Darüber hinaus sind in den Teilplänen die internen Leistungsbeziehungen 
darzustellen (siehe 1.3.1). 
 
Im Sinne des § 4 Abs. 4 Satz 2 KomHVO werden als Einzelmaßnahmen Bau-Investitionen ab 
100.000,00 Euro im Teilplan ausgewiesen. 
 
Ausnahmen: 
 
Bau-Investitionsmaßnahmen unter 100.000,00 Euro werden als Sammelpositionen in den 
Teilfinanzplänen nachgewiesen.

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24 
Bei Verfügungsmitteln handelt es sich um Aufwendungen bzw. Auszahlungen der 
Oberbürgermeisterin für dienstliche Zwecke, die nicht bereits an anderer Stelle bereitgestellt 
werden. Diese sind gesondert auszuweisen (§ 14 KomHVO). 
 
 
1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Inves titionen 
 
Über die vorgenannten Veranschlagungsgrundsätze hinaus gelten für Investitionen folgende 
Regelungen (gemäß § 13 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung): 
 
a) Bevor Investitionsmaßnahmen oberhalb der vom Rat festgesetzten Wertgrenze in Höhe von 
100.000,00 Euro beschlossen und im Haushaltsplan ausgewiesen werden, ist unter mehreren in 
Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich, mindestens durch 
einen Vergleich der Anschaffungs- oder Herstellungskosten nach § 34 Abs. 2 und 3 KomHVO und 
der Folgekosten, die für die Gemeinde wirtschaftlichste (also nicht die sparsamste) Lösung zu 
ermittelt. Die Unterlagen hierüber sind der Anmeldung beizufügen. 
 
b) Ermächtigungen für Baumaßnahmen dürfen im Finanzplan erst veranschlagt werden, wenn 
Baupläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, 
die Gesamtkosten der Maßnahme, getrennt nach Grunderwerb und Herstellungskosten, 
einschließlich der Einrichtungskosten sowie der Folgekosten ersichtlich sind und denen ein 
Bauzeitplan beigefügt ist. Die Unterlagen müssen auch die voraussichtlichen Jahresauszahlungen 
unter Angabe der Kostenbeteiligung Dritter, und die für die Dauer der Nutzung entstehenden 
Haushaltsbelastungen ausweisen. 
 
c) Vor Beginn einer Investition bis zu 100.000,00 Euro muss mindestens eine Kostenberechnung 
vorliegen. 
 
d) Bei Investitionen, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist neben dem veranschlagten 
Jahresbedarf auch der Bedarf der drei Folgejahre anzugeben. 
 
e) Im Sinne des § 14 KomHVO sind Verpflichtungsermächtigungen, die zu Lasten der dem 
Haushaltsjahr folgenden drei Jahre veranschlagt werden, im Teilfinanzplan darzustellen. (Die 
Darstellung erfolgt entsprechend den Anlagen 9 A und 9 B der VV Muster zur GO und KomHVO. 
Allerdings mit dem Unterschied, dass entgegen dem Muster 9 B die Verpflichtungsermächtigungen 
nur als Summe ausgewiesen und nicht nach der Belastung der folgenden drei Haushaltsjahre 
aufgeteilt werden). 
 
f) Verpflichtungsermächtigungen sind nur zulässig, wenn die Finanzierung aus ihrer 
Inanspruchnahme in den künftigen Haushalten gesichert erscheint. 
 
Die Stadt Köln bedient sich zur Umsetzung dieser Grundsätze eines 
Investitionscontrollingverfahrens (IVC). Bezüglich der näheren Ausgestaltung wird auf die 
“Geschäfts- und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren” verwiesen.

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25 
2 Bewirtschaftung des Haushaltsplanes 
 
Der Haushaltsplan bildet die verbindliche Grundlage für die Haushaltswirtschaft der Stadt im 
jeweiligen Haushaltsjahr. Sie darf – abgesehen von den gesetzlich zugelassenen Ausnahmen – nur 
für die im Haushaltsplan festgesetzten Zwecke und bis zu der dort genannten Höhe Aufwendungen 
oder Auszahlungen leisten oder Verpflichtungen eingehen. 
 
 
 
2.1 Zuständigkeit 
 
Zuständig für die Bewirtschaftung des Haushaltsplanes sind die vom jeweiligen Teilergebnisplan 
oder Teilfinanzplan betroffenen Dienststellen. 
 
Innerhalb des jeweiligen Amtes ist festzulegen, wer gegenüber der Stadtkasse formelle 
Anordnungsbefugnis erhält. Anordnungsbefugnis in diesem Sinne ist die Berechtigung, die Kasse 
anzuweisen, Einzahlungen zu erheben und Auszahlungen zu leisten. Bezüglich der Einzelheiten zur 
Erteilung der Anordnungsbefugnis wird auf Teil B, Ziffer 1.6 dieser Geschäftsanweisung verwiesen. 
 
 
 
2.2 Deckungsgrundsätze 
 
 
2.2.1 Gesamtdeckungsprinzip 
 
Nach § 20 KomHVO gilt grundsätzlich, dass 
 
alle Erträge insgesamt zur Deckung aller Aufwendungen, 
die Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit insgesamt zur Deckung der Auszahlungen aus 
laufender Verwaltungstätigkeit und 
die Zahlungsüberschüsse aus laufender Verwaltungstätigkeit und die Einzahlungen aus 
Investitionstätigkeit (z.B. Verkaufserlöse, Investitionszuwendungen) sowie die Einzahlungen aus der 
Aufnahme von Krediten insgesamt zur Deckung der Auszahlungen für die Investitionstätigkeit 
 
dienen. 
 
 
2.2.2 Budgetbildung 
 
Zur flexiblen Haushaltsbewirtschaftung werden Budgets gemäß § 21 Abs. 1 und 3 KomHVO i. V. m. 
§ 8 der Haushaltssatzung für die Stadt Köln wie folgt festgelegt: 
Ein Budget bilden Aufwands- und Ertragspositionen sowie Einzahlungen und Auszahlungen für 
Investitionstätigkeit innerhalb eines Teilplans (dies entspricht einer Produktgruppe). 
Die Gesamtsummen der Erträge und der Aufwendungen sowie der Einzahlungen und der 
Auszahlungen aus Investitionstätigkeit innerhalb eines Budgets sind für die 
Haushaltsbewirtschaftung verbindlich.

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26 
 
2.2.3 Zweckbindung 
 
Zweckbindungsvermerke sind haushaltsrechtlich nicht mehr vorgesehen. Soweit entsprechende 
Vermerke erforderlich sind, sind sie in die Haushaltssatzung oder in die Erläuterungen zu dem 
jeweiligen Teilplan aufzunehmen.  
 
Die zweckentsprechende Verwendung von Zuwendungen ist durch entsprechende 
Verwendungsnachweise zu belegen. 
 
 
2.2.4 Deckungsfähigkeit 
 
Eine flexible Haushaltsführung ist schon dadurch gewährleistet, dass auf Teilplanebene innerhalb 
der in §§ 2 Abs. 1, 4 Abs. 3 und 3 Abs. 1 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO genannten Positionen 
Mittelverschiebungen solange zulässig sind, wie die Haushaltsposition des Teilplans nicht 
überschritten wird. Ein Haushaltsvermerk ist insoweit unnötig. Es besteht kein haushaltsrechtlicher 
Mehrbedarf. 
 
 
2.2.4.1 Unechte Deckungsfähigkeit 
 
Die unechte Deckungsfähigkeit im Sinne des § 21 Abs. 2 KomHVO wird in § 8 der 
Haushaltssatzung der Stadt Köln festgelegt. 
 
Aufgrund der unechten Deckungsfähigkeit geleistete Mehraufwendungen oder Mehrauszahlungen 
gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, 
bedürfen also keiner Genehmigung. Zweckgebundene Mehrerträge bzw. Mehreinzahlungen dürfen 
nur für die entsprechenden Mehraufwendungen bzw. für Mehrauszahlungen verwendet werden 
(siehe auch unter 2.2.3). 
 
 
2.2.4.2 Echte Deckungsfähigkeit 
 
In Zusammenhang mit der echten Deckungsfähigkeit sind zu unterscheiden: 
 
die gegenseitige Deckungsfähigkeit: die deckungsfähigen Ansätze sind untereinander sowohl 
deckungsberechtigt als auch deckungspflichtig 
 
die einseitigen Deckungsfähigkeit: bestimmte Ansätze sind nur deckungsberechtigt, während 
andere nur deckungspflichtig sind 
 
Für die Bewirtschaftung der Budgets bei der Stadt Köln gilt: 
 
Die echte Deckungsfähigkeit bezieht sich auf alle Aufwendungen bzw. Auszahlungen eines 
Teilplanes und umfasst die gegenseitige Deckungsfähigkeit. 
Im Ergebnisplan kann innerhalb der Budgets zahlungswirksamer Mehraufwand nur durch 
zahlungswirksamen Minderaufwand ausgeglichen werden. Durch den Ausschluss von z.B. ILV und

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27 
Abschreibungsaufwendungen als Deckung von zahlungswirksamem Mehraufwand wird der 
Regelung des § 21 Abs. 3 KomHVO Rechnung getragen, wonach die Bewirtschaftung der Budgets 
nicht zu einer Minderung des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 
KomHVO führen darf. 
Die Deckung von nicht zahlungswirksamen Aufwendungen durch (nicht) zahlungswirksame 
Aufwendungen führt nicht zu einer Verschlechterung des Liquiditätssaldos und ist damit zulässig. 
 
Zur vereinfachten technischen Umsetzung der echten Deckungsfähigkeit können Deckungsringe für 
(Teile von) Dienststellen innerhalb ein- und desselben Teilplans eingerichtet werden. 
 
Im Rahmen der echten Deckungsfähigkeit zur Verfügung gestellte Mittel gelten nicht als 
überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen daher keiner 
Genehmigung. 
 
Gemäß § 13 Abs. 2 KomHVO besteht die Möglichkeit, einzelne Verpflichtungsermächtigungen für 
einseitig oder gegenseitig deckungsfähig zu erklären. Dies bedarf immer, also auch innerhalb eines 
Budgets, eines Haushaltsvermerkes. 
Solche sind im Haushalt der Stadt Köln nicht vorgesehen. 
 
 
 
 
2.2.5 Übertragbarkeit von Ermächtigungen 
 
Übertragbarkeit im Rahmen des NKF wird jedes Jahr im Rahmen der Jahresabschlussverfügung 
geregelt. 
 
 
 
2.3 Nachtragssatzung und Nachtragshaushaltsplan 
 
Die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan können im Laufe des Haushaltsjahres durch 
Nachträge ergänzt, berichtigt oder geändert werden. Die Nachtragssatzung muss bis zum Ende des 
Haushaltsjahres vom Rat beschlossen werden. Für die Aufstellung der Nachtragssatzung finden die 
Vorschriften über den Erlass der Haushaltssatzung (§ 80 GO) Anwendung. 
 
 
2.3.1 Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO 
 
Eine Nachtragssatzung muss unverzüglich erlassen werden, wenn 
 
a) sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmögl ichkeit ein erheblicher Jahresfehlbetrag 
entstehen wird und der Haushaltsausgleich nur durch eine Änderung der Haushaltssatzung erreicht 
werden kann 
 
b) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Aufw endungen oder Auszahlungen bei 
einzelnen Haushaltspositionen in einem im Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen oder 
Gesamtauszahlungen erheblichen Umfang geleistet werden müssen

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28 
 
c) Auszahlungen für bisher nicht veranschlagte Inve stitionen geleistet werden sollen. 
 
Eine Nachtragssatzung ist jedoch nicht erforderlich bei geringfügigen Investitionen (siehe dazu § 8 
der Haushaltssatzung der Stadt Köln) und bei Instandsetzungen an Bauten und Anlagen, die 
unabweisbar sind. 
 
Die Festlegung der Wertgrenzen erfolgt im Rahmen der jeweiligen Haushaltssatzung (§ 8). 
 
Weiterhin ist eine Nachtragssatzung zu erlassen, wenn folgende Festsetzungen geändert werden 
sollen: 
 
a) der Gesamtbetrag der vorgesehenen Kredite oder V erpflichtungsermächtigungen 
 
b) der Höchstbetrag der Kredite zur Liquiditätssich erung oder 
 
c) die Steuerhebesätze. 
 
Auch die Ansätze für Verfügungsmittel können nur durch einen Nachtragshaushaltsplan und die 
damit verbundene Nachtragssatzung erhöht werden; gleiches gilt für die nachträgliche Aufnahme 
oder Änderung von Haushaltsvermerken. 
 
Unabhängig von den Fällen der Verpflichtung zum Erlass einer Nachtragssatzung können 
Nachträge auch beschlossen werden, wenn dies für notwendig oder angebracht gehalten wird. 
 
 
 
2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Komm unen (GoB-K) 
 
Da die ordnungsgemäße Buchführung nicht losgelöst von der Planung und Rechnungslegung 
erfolgt, wirkt sie sich auch auf diese aus. 
 
Die GoB-K finden bereits in anderen Grundsätzen - insbesondere in den 
Veranschlagungsgrundsätzen – ihre konkrete Anwendung. Die folgenden Ausführungen beziehen 
sich daher hauptsächlich auf die Buchführung, die unter Beachtung der Grundsätze 
ordnungsmäßiger Buchführung so beschaffen sein muss, dass innerhalb einer angemessenen Zeit 
ein Überblick über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde gegeben werden kann (§ 93 Abs 1 Satz 2 
GO). Gebucht wird nach dem System der doppelten Buchführung (§ 28 Abs. 1 Satz 1 KomHVO). 
 
Darüber hinaus existieren noch Grundsätze der ordnungsgemäßen Inventur. Diese sind der jeweils 
gültigen Inventurrichtlinie zu entnehmen. 
 
 
2.4.1 Dokumentation 
 
Jeglicher Geschäftsvorfall ist zu erfassen, um so als Nachweis über die Finanzsituation ein 
vollständiges Abbild der Güter-, Erfolgs- sowie Zahlungsbewegungen zu erhalten. Dazu gehört es 
auch, möglichst realitätsnahe Bewertungen durchzuführen (z.B. von geschenkten 
Vermögensgegenständen) und die Geschäftsvorfälle zeitnah zu verbuchen.

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29 
 
 
2.4.2 Rechenschaft 
 
Dieser Grundsatz schließt sich unmittelbar an den Grundsatz der Dokumentation an. Nur wenn die 
Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß verbucht und korrekt in einem Jahresabschluss dokumentiert 
werden, kann eine Rechenschaftslegung an Ratsmitglieder und Öffentlichkeit erfolgen. Die 
Rechenschaft wird zusätzlich gewährleistet durch den Anhang (§ 45 KomHVO) zum 
Jahresabschluss, der u. a. aus Anlagen-, Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel (§§ 46 – 48 
KomHVO) besteht. Darüber hinaus ist dem Jahresabschluss ein Lagebericht (§ 49 KomHVO) 
beizufügen. 
 
 
2.4.3 Kapitalerhaltung und intergenerative Gerechti gkeit 
 
Jedes Haushaltsjahr soll möglichst den verursachten Ressourcenverbrauch erwirtschaften. Vorgriffe 
auf spätere Perioden sowie deren ungerechtfertigte Belastung sind zu vermeiden. Zwar ist bei 
Kommunen ein Insolvenzverfahren nicht möglich, jedoch sollen die Bürger/ Anspruchsgruppen 
eines Haushaltsjahres nicht auf Kosten der nächsten Perioden leben. 
 
Um das sicherzustellen, ist u. a. ein ausführliches Investitionscontrolling unumgänglich. Neben dem 
Nutzen einer Investition ist ausführlich die Finanzierbarkeit der aus der Investition resultierenden – 
z. T. über Jahrzehnte andauernden – Abschreibungsaufwendungen und selbstverständlich auch 
Instandhaltungsaufwendungen genau zu durchleuchten. 
 
 
2.4.4 Vollständigkeit 
 
Jeder noch so geringe finanzielle Geschäftsvorfall mit Auswirkung auf die Bilanz, die 
Ergebnisrechnung und/oder die Finanzrechnung ist sachgerecht zu buchen und zu dokumentieren 
(§ 28 Abs 1 KomHVO). 
 
 
2.4.5 Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfrei heit 
 
Alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle sind richtig, geordnet und möglichst realitätsgerecht zu 
erfassen. Damit sind Scheinbuchungen, willkürliche Buchungen, nicht vertretbare Bewertungen von 
Aktiv- oder Passivposten (z.B. bei einer Bewertung geschenkter materieller Vermögensgüter), aber 
auch Buchungen auf sachlich unkorrekte Konten unzulässig. Der stadteinheitliche Kontenplan ist 
bei einer Buchung richtig anzuwenden. (Hinweise zur korrekten Kontierung finden sich im 
Kontierungsleitfaden.) Belege bilden bei der Buchführung die buchungsbegründenden Unterlagen. 
 
2.4.6 Öffentlichkeit 
 
Die vorhandenen Buchungsdaten sind für die politischen Gremien und die Öffentlichkeit derart 
aufzubereiten und verfügbar zu machen, dass die wesentlichen Informationen über die Vermögens- 
und Schuldenlage klar ersichtlich und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind.

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30 
 
 
2.4.7 Aktualität 
 
Buchungen sind zeitnah vorzunehmen (§ 28 Abs. 2 KomHVO). 
 
 
2.4.8 Relevanz 
 
Dieser Grundsatz bezieht sich neben der Rechnungslegung insbesondere auf die 
Rechenschaftslegung: Das Rechnungswesen und die Buchführung müssen komprimiert die 
erheblichen und wichtigen Informationen bieten, die für die Rechnungslegung notwendig sind. 
 
 
2.4.9 Stetigkeit 
 
Die finanzielle Entwicklung der Gemeinde kann nur beurteilt und über mehrere Perioden verfolgt 
werden, wenn die Buchführungs- und Bewertungsmethoden unverändert bleiben. Nur ein sachlicher 
wichtiger Grund kann eine Änderung oder Anpassung notwendig machen. In einem solchen Fall ist 
die Änderung kenntlich zu machen und zu begründen. Änderungen bedürfen einer Abstimmung mit 
der Kämmerei. 
 
 
2.4.10 Recht- und Ordnungsmäßigkeit 
 
Im Jahresabschluss ist deutlich zu machen, dass Rechtsvorschriften eingehalten worden sind und 
somit die Ordnungsmäßigkeit herbeigeführt wurde. 
 
Um die Einhaltung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit belegen zu können, gelten nach § 59 
KomHVO folgende Mindestaufbewahrungsfristen: 
 
dauernd: Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse 
zehn Jahre: Bücher 
sechs Jahre: Buchungsbelege, Unterlagen über den Zahlungsverkehr, Inventare, Anweisungen/ 
Organisationsregelungen 
 
Zu berücksichtigen ist, dass für die Betriebe gewerblicher Art (BgA) zum Teil längere 
Aufbewahrungspflichten gelten. 
 
 
 
2.5 Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze 
 
 
2.5.1 Vollständige und rechtzeitige Einziehung der Einzahlungen

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31 
Die Ämter haben die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die der Stadt zustehenden 
Einzahlungen vollständig und rechtzeitig eingezogen werden können. Das gilt auch für solche 
Einzahlungen, für die im Haushaltsplan kein Planwert vorgesehen ist, weil sich der Anspruch erst 
nach Verabschiedung des Haushaltsplanes ergeben hat, oder für solche, durch die der im 
Haushaltsplan veranschlagte Betrag überschritten wird. 
 
Vor Beginn einer Maßnahme ist von dem Amt zu prüfen, ob von anderer Seite Zuweisungen oder 
Zuschüsse zu den geplanten Projekten gewährt werden können. Sind die entsprechenden 
Voraussetzungen gegeben, haben die Ämter bei den entsprechenden Adressaten 
Zuwendungsanträge zu stellen. Sofern diese in Einzelfällen für die Kämmerei von Bedeutung sind, 
erfolgt die Übersendung der Antragsdurchschriften in Absprache zwischen der Kämmerei und dem 
jeweiligen Amt. 
 
Die AD hat dafür zu sorgen, dass der rechtzeitige Eingang von Zuweisungen und Zuschüssen nicht 
deshalb verzögert wird, weil bestimmte erforderliche Unterlagen (z. B. Nachweis des Baubeginns, 
der Rohbauabnahme, Gebrauchsabnahme oder Verwendungsnachweise) nicht rechtzeitig 
vorgelegt werden. 
 
 
2.5.2 Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Ermächtigun gen für Aufwendungen und 
Auszahlungen 
 
Die Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen dürfen erst dann in Anspruch 
genommen werden, wenn die Aufgabenerfüllung dies erfordert. Sie sind so zu verwalten, dass 
Haushaltsüberschreitungen vermieden werden. 
 
Investive Auszahlungsermächtigungen dürfen erst in Anspruch genommen werden, wenn die 
rechtzeitige Bereitstellung der Deckungsmittel ohne Beeinträchtigung bereits begonnener Vorhaben 
gesichert werden kann. 
 
 
2.5.3 Überwachung der Einzahlungen und Auszahlungen  
 
Die Stadtkasse liefert die notwendigen Informationen durch monatliche Sachbuchauszüge 
 
Darüber hinaus erfolgen automatisiert buchungstägliche Informationen aus dem Buchungsverfahren 
an die Kämmerei. 
 
 
 
2.6 Besondere Bewirtschaftungsvorschriften 
 
 
2.6.1 Inanspruchnahme von Investitionsauszahlungen 
 
Für bestimmte Investitionsauszahlungen sind Freigaben des Finanzausschusses erforderlich. 
Hierzu trifft der Finanzausschuss jährlich Festlegungen.

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32 
 
2.6.2 Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigun gen 
 
Bevor die im Haushaltsplan veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen in Anspruch genommen 
werden dürfen, ist die Freigabe durch die Stadtkämmerin bzw. gegebenenfalls den 
Finanzausschuss (siehe Teil A. Ziffer 2.6.1) erforderlich. Aufträge zu Lasten von 
Verpflichtungsermächtigungen dürfen somit erst dann und in dem Umfange erteilt werden, in dem 
die Beträge freigegeben sind. Im Freigabeantrag bzw. in der Beschlussvorlage für den 
Finanzausschuss ist die voraussichtliche liquide Abwicklung des freizugebenden Betrages nach 
Jahren getrennt anzugeben. 
 
 
2.6.3 Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermäc htigungen 
 
VE können ausnahmsweise auch über- und außerplanmäßig eingegangen werden, wenn sie 
unabweisbar sind und der in der Haushaltssatzung festgesetzte Gesamtbetrag der 
Verpflichtungsermächtigungen nicht überschritten wird. Über- oder außerplanmäßige 
Verpflichtungsermächtigungen setzen also zwingend eine mindestens gleich hohe Reduzierung bei 
anderen Verpflichtungsermächtigungen voraus (siehe Nachtragssatzung unter 2.3). Für die 
Genehmigung findet das Verfahren bei Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen (Ziffer 2.5) 
sinngemäße Anwendung. 
 
 
2.6.4 Unterrichtung des Rates über die Erhöhung von  Gesamtauszahlungen im 
Zusammenhang mit Investitionen 
 
Der Rat ist unverzüglich zu unterrichten, wenn aufgrund aktualisierter Kostenermittlungen 
abzusehen ist, dass sich die Investitionsauszahlungen einer einzeln veranschlagten Maßnahme 
nicht nur geringfügig erhöhen werden. Welche Überschreitungen als nicht nur geringfügig 
anzusehen sind, ist in der Haushaltssatzung (§ 8) festgelegt.  
 
Im Falle einer nicht nur geringfügigen Überschreitung der vom Rat beschlossenen Gesamtsumme 
fertigt das für die Bewirtschaftung der entsprechenden Finanzposition zuständige Amt unverzüglich 
nach bekannt werden eine Vorlage zur Unterrichtung des Fachausschusses, des 
Finanzausschusses und des Rates. In dieser Vorlage ist darzustellen, ob und welche 
Gegenmaßnahmen zu ergreifen sind. Die Vorlage ist der Stadtkämmerin zur Mitzeichnung 
zuzuleiten. 
 
 
 
2.7 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Ausz ahlungen (§ 83 GO) 
 
Überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen 
 
Wenn der im Haushaltsplan veranschlagte Betrag und/oder die übertragene Ermächtigung aus 
Vorjahren zur Deckung des Bedarfs an Aufwendungen bzw. Auszahlungen nicht ausreichen, ergibt 
sich ein Mehrbedarf. In diesem Fall ist zunächst zu prüfen, ob der Mehrbedarf durch die 
Möglichkeiten der echten und unechten Deckungsfähigkeit ausgeglichen werden kann (siehe hierzu

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33 
Ziffer 2.2.4 und 2.2.5 i. V. m. 2.8). Ist dies nicht der Fall und ist auch nach den Vorschriften des § 81 
GO in Verbindung mit § 8 der Haushaltssatzung keine Nachtragssatzung erforderlich (siehe hierzu 
Ziffer 2.3), so besteht die Möglichkeit zur Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen oder 
Auszahlungen nach § 83 GO. 
 
Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen 
 
Ein außerplanmäßiger Aufwand oder eine außerplanmäßige Auszahlung ergibt sich, wenn 
Aufwendungen oder Auszahlungen geleistet werden sollen, für die bei der entsprechenden 
Haushaltsposition weder ein Ansatz noch eine übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur 
Verfügung steht. 
 
 
2.7.1 Voraussetzungen für die Leistung von über- un d außerplanmäßigen Aufwendungen 
oder Auszahlungen 
 
Die Leistung von über- und außerplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen ist gemäß § 83 
Abs. 1 GO an drei Voraussetzungen geknüpft: 
 
a) die Aufwendung oder Auszahlung muss unabweisbar sein 
b) die Deckung muss gewährleistet sein 
c) die Aufwendung oder Auszahlung bedarf der Zustim mung der Stadtkämmerin. 
 
 
2.7.1.1 Unabweisbarkeit 
 
Eine Aufwendung oder Auszahlung ist unabweisbar, wenn ein dringendes sachliches Bedürfnis zur 
Erfüllung einer Aufgabe besteht und eine Verschiebung der Aufwendung oder Auszahlung auf ein 
späteres Haushaltsjahr nicht möglich ist oder wirtschaftlich unzweckmäßig wäre. 
 
 
2.7.1.2 Deckung 
 
Um den Ausgleich des Haushaltsplanes sowie die Liquidität nicht zu gefährden, müssen über- und 
außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen durch Einsparungen bei anderen 
Aufwendungen/Auszahlungen oder durch Mehrerträge/-einzahlungen in entsprechender Höhe 
gedeckt werden. 
 
Die Deckung muss im laufenden Haushaltsjahr gewährleistet sein. Für Investitionen, die im 
folgenden Haushaltsjahr fortgeführt werden, sind überplanmäßige Auszahlungen auch dann 
zulässig, wenn ihre Deckung erst im folgenden Jahr gewährleistet ist. In diesem Falle erfolgt die 
Deckung des Mehrbedarfs durch Veranschlagung im nächsten Haushaltsjahr. 
 
 
2.7.1.3 Zustimmungsverfahren 
 
Über die Leistung von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen entscheidet die 
Stadtkämmerin. Sind die Aufwendungen/Auszahlungen erheblich, so bedürfen sie der vorherigen

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34 
Zustimmung des Rates; im Übrigen sind sie dem Rat zur Kenntnis zu geben. Bezüglich einer 
möglichen Einbeziehung der Beigeordneten in dieses Verfahren wird auf Ziffer 2.7.1.3.3 verwiesen. 
 
Die Abgrenzung der Zuständigkeiten im Einzelnen erfolgt durch die Haushaltssatzung (§ 8). 
 
Die Entscheidung über die Leistung einer über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen 
ist von dem für die Bewirtschaftung der Mittel zuständigen Amt schriftlich zu beantragen. Der Antrag 
ist rechtzeitig zu stellen, d. h. bereits vor Eingehen der Verpflichtung, die später die 
Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen auslöst. Im Antrag ist die Unabweisbarkeit der 
Aufwendungen/Auszahlungen zu begründen. Außerdem muss der Antrag einen Deckungsvorschlag 
enthalten. Dieser ist ebenfalls zu begründen. 
 
 
2.7.1.3.1 Zustimmungsverfahren bei Zuständigkeit de s Rates 
 
Ist nach der Haushaltssatzung der Rat für die Zustimmung zuständig, so fertigt das zuständige Amt 
eine entsprechende Beschlussvorlage, die der Stadtkämmerin zur Mitzeichnung vorzulegen ist. Das 
Beratungsverfahren richtet sich nach den Bestimmungen der Geschäftsordnung des Rates und der 
Bezirksvertretungen. Nach der Zustimmung des Rates erteilt die Kämmerei der Stadtkasse die für 
sie erforderliche Bewirtschaftungsanordnung. Das Amt und das Rechnungsprüfungsamt sind davon 
in Kenntnis zu setzen. 
 
 
2.7.1.3.2 Verfahren bei Zuständigkeit der Stadtkämm erin 
 
Ist die Zustimmung des Rates zur Genehmigung einer über- oder außerplanmäßigen Aufwendung 
oder Auszahlung nicht erforderlich, richtet das Amt einen begründeten Antrag mit 
Deckungsvorschlag an die Stadtkämmerin. Der Antrag muss von dem / der für den entsprechenden 
Geschäftsbereich zuständigen Beigeordneten unterzeichnet sein. Im Falle der Genehmigung erteilt 
die Kämmerei der Stadtkasse die für sie erforderliche Bewirtschaftungsanordnung. Das Amt und 
das Rechnungsprüfungsamt sind davon in Kenntnis zu setzen. 
 
 
2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordn eten 
 
Sofern die Deckung einer Mehraufwendung oder Mehrauszahlung innerhalb eines Budgets erfolgt, 
wurde die Befugnis zur Genehmigung über- und außerplanmäßiger Aufwendungen oder 
Auszahlungen bis zu einem in der Haushaltssatzung (§ 8) festgelegten Höchstbetrag je Position auf 
den zuständigen Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete übertragen. Die Kämmerei ist über 
dessen Entscheidung zu informieren und erteilt die entsprechende Bewirtschaftungsanordnung. 
 
 
2.7.1.3.4 Unterrichtung des Rates 
 
Über die von der Stadtkämmerin genehmigten über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder 
Auszahlungen wird der Rat durch Vorlage der Kämmerei monatlich unterrichtet. In diese Vorlage 
werden auch die von den Beigeordneten genehmigten über- und außerplanmäßigen Aufwendungen 
oder Auszahlungen aufgenommen.

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35 
 
 
 
2.8 Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeiten 
 
Soll ein Mehrbedarf bei einer Position durch Inanspruchnahme der unechten Deckungsfähigkeit 
(Teil A. Ziffer 2.2.4) gedeckt werden, so hat das für die Bewirtschaftung der entsprechenden 
Position zuständige Amt vor Inanspruchnahme der Deckung die Kämmerei hierüber schriftlich zu 
informieren. Dabei ist auch darzulegen, dass der entsprechende Mehrertrag sowie die 
dazugehörige Mehreinzahlung gesichert sind (z. B. durch Vorliegen eines entsprechenden 
Bewilligungsbescheides). Die Kämmerei erteilt die erforderliche Bewirtschaftungsanordnung unter 
gleichzeitiger Mitteilung an das Amt und das Rechnungsprüfungsamt. 
 
Soll ein Mehrbedarf im Rahmen der echten Deckungsfähigkeit (Teil A. Ziffer 2.2.5) finanziert 
werden, so ist eine besondere Zustimmung hierzu nicht erforderlich, wenn die Umbuchung des 
Ansatzes im Rahmen des automatisierten Verfahrens erfolgt und wenn der Haushaltsplan einen 
entsprechenden Deckungsvermerk enthält.  
 
In den Fällen, in denen eine automatische Umbuchung des Ansatzes nicht möglich ist, ist vor 
Inanspruchnahme ein Antrag an die Kämmerei zu richten. Die Umbuchung ordnet die Kämmerei per 
Bewirtschaftungsanordnung unter gleichzeitiger Mitteilung an das Amt und das 
Rechnungsprüfungsamt an. 
 
Das Verfahren gilt für die echte Deckungsfähigkeit bei den Verpflichtungsermächtigungen analog. 
Die für die Bewirtschaftung zuständigen Ämter tragen die Verantwortung dafür, dass der durch die 
Deckungsfähigkeiten genehmigte Rahmen eingehalten wird.  
 
 
 
2.9 Vorläufige Haushaltsführung 
 
Um ein fristgerechtes Inkrafttreten der Haushaltssatzung zu gewährleisten, soll die 
Haushaltssatzung nach den Bestimmungen der GO spätestens am 01.12. des Vorjahres der 
Aufsichtsbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO). 
 
Ist die Haushaltssatzung bei Beginn des Haushaltsjahres noch nicht bekannt gemacht, so sind bis 
zu ihrem Inkrafttreten die Vorschriften über die vorläufige Haushaltsführung nach § 82 GO 
anzuwenden. Während dieser Zeit dürfen ausschließlich 
 
a) die Aufwendungen entstehen bzw. Auszahlungen gel eistet werden, zu deren Leistung die 
Stadt rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar 
sind; insbesondere dürfen Bauten, Beschaffungen und sonstige Investitionsleistungen fortgesetzt 
werden, für die im Haushaltsplan des Vorjahres Finanzpositionen oder 
Verpflichtungsermächtigungen vorgesehen waren, 
b) Realsteuern nach den Sätzen des Vorjahres erhobe n sowie 
c) Kredite umgeschuldet werden. 
Es dürfen also insbesondere keine neuen Maßnahmen begonnen werden. Die Bestimmungen sind 
eng auszulegen und unter Beachtung des Grundsatzes äußerster Sparsamkeit anzuwenden. Die

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36 
Verantwortung für ihre Einhaltung liegt bei den Ämtern. Zweifelhafte Sachverhalte sind mit der 
Kämmerei abzustimmen. 
 
Die Ausführungen unter 2.5.1 gelten sinngemäß.

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37 
3 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 
 
Nach § 84 GO ist der Haushaltswirtschaft eine fünfjährige Ergebnis- und Finanzplanung zu Grunde 
zu legen, wobei das erste Planungsjahr jeweils das laufende Haushaltsjahr ist. 
Sie ist mit den Haushaltssatzungen der Folgejahre der Entwicklung anzupassen und fortzuführen. 
 
 
 
3.1 Zuständigkeiten für die Aufstellung 
 
Die Ergebnis- und Finanzplanung werden von der Stadtkämmerin aufgestellt.

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38 
4 Außerhaushaltsmäßige Wirtschaft 
 
 
 
4.1 Verwahrgelder 
 
Verwahrgelder sind Einzahlungen, die erkennbar für die Stadt bestimmt sind, für die bei der Kasse 
noch keine Annahmeanordnung vorliegt, oder Einzahlungen, die irrtümlich bei der Kasse 
eingegangen und zurückzuzahlen oder weiterzuleiten sind. 
 
 
 
4.2 Vorschüsse 
 
Vorschüsse sind Auszahlungen oder Belastungen im bargeldlosen Zahlungsverkehr, die 
nachträglich über den Haushalt abzuwickeln sind. 
 
 
4.2.1 Haushaltsrechtliche Vorschüsse 
 
 
4.2.1.1 Begriffsbestimmung 
 
Haushaltsrechtliche Vorschüsse sind Auszahlungen, die sich auf den Haushalt beziehen, aber 
zurzeit noch nicht im Haushalt gebucht werden können und daher zunächst nur im Vorschussbuch 
nachgewiesen werden (z. B. bei Auszahlungen im Zusammenhang mit Rheinhochwasser). 
 
 
4.2.1.2 Voraussetzungen für die Einrichtung 
 
Ein haushaltsrechtlicher Vorschuss kann nur eingerichtet werden, wenn 
 
a) die Verpflichtung der Stadt zur Leistung festste ht 
b) die Deckung der Auszahlung gewährleistet ist und  
c) die Auszahlung mangels konkreter Zuordnung im Ha ushalt noch nicht gebucht werden kann. 
 
 
4.2.1.3 Zuständigkeiten und Verfahren für die Bewilligung, Bewirtschaftung und Auflösung 
von Vorschüssen 
 
Die Bewilligung eines Vorschusses ist von der AD bei der Stadtkämmerin zu beantragen. Die 
Notwendigkeit ist eingehend zu begründen. 
 
Mit der Genehmigung sind die Finanzposition einzurichten und der Höchstbetrag festzusetzen. Die 
AD kann im Rahmen des festgelegten Höchstbetrages über den Vorschuss verfügen. Aus dem

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39 
Vorschuss geleistete Zahlungen sind von der AD wie Zahlungen aus dem Haushalt zu überwachen 
(siehe Teil B, Ziffer 4). 
 
Sobald die endgültige Finanzposition im Haushalt und der Gesamtbetrag der benötigten Mittel 
feststeht - spätestens im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss, in dem der Vorschuss 
eingerichtet worden ist - ist die endgültige Übernahme in den Haushalt vorzunehmen. Wenn zur 
Abdeckung des Vorschusses über- bzw. außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen 
erforderlich sind, gilt das für diese Auszahlungen vorgeschriebene Verfahren (Teil A, Ziffer 2.7.1.3). 
Die AD, die den Vorschuss bewirtschaftet, erteilt hierfür die notwendigen 
Verrechnungsanordnungen. 
 
Die AD informiert die Kämmerei, wenn der Vorschuss abgewickelt ist und das Vorschusskonto nicht 
mehr benötigt wird. Die Auflösung der Finanzposition ist von der Kämmerei zu veranlassen. 
 
 
4.2.2 Kassenrechtliche Vorschüsse 
 
Kassenrechtliche Vorschüsse sind Auszahlungen, die vorläufig gebucht werden und später - 
spätestens im Rahmen des Jahresabschlusses - abzuwickeln sind. Dazu gehören z. B. 
Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden oder Belastungen von Kontoführungsgebühren. 
Irrtümliche Belastungen sind unverzüglich zurückzufordern. 
 
 
 
4.3 Sonstige außerhaushaltsmäßige Finanzpositionen 
 
 
4.3.1 Bestände 
 
Auf diesen Finanzpositionen werden die gesonderten Bestände, z.B. hinterlegte 
Sicherheitsleistungen in Geld, nachgewiesen. 
 
 
4.3.2 Fremde Kassengeschäfte 
 
Hierbei handelt es sich um Beträge, die die Stadtkasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen 
dieser Stelle erhält und die unmittelbar in den Haushalt dieser Stelle gebucht werden. 
 
 
4.3.3 Zahlungen aufgrund von Aufgaben für einen and eren öffentlichen Aufgabenträger 
 
Im Haushaltsplan sind keine Beträge zu veranschlagen, die von den AD direkt in den Haushalt 
eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers anzuordnen sind.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) 
 
 
 
40 
4.4 Zuständigkeit für die Einrichtung der Buchungss tellen 
 
Die Gliederung und die Festlegung der außerhaushaltsmäßigen Buchungsstellen erfolgt durch die 
Stadtkasse. Bei haushaltsrechtlichen Vorschüssen und bei Handvorschüssen (s. Teil C, Ziffer 14) 
setzt die Kämmerei in Verbindung mit der Einrichtung des Vorschusses die Buchungsstelle fest.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
41 
B. Anordnungswesen 
 
 
 
 
1 Allgemeines einschl. Fristen 
 
Der Haushaltsplan wird durch schriftliche Anordnungen ausgeführt. Der schriftlichen Anordnung ist 
bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ein digitales Dokument mit 
entsprechendem Stempel (Annotation) gleichgestellt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig 
digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 
Zahlungswirksame Vorgänge sind gegenüber der Stadtkasse anzuordnen. Dies gilt auch für 
Sondervermögen, wenn deren Kassengeschäfte von der Stadtkasse wahrgenommen werden. 
Neben den zahlungswirksamen Vorgängen, durch die die Finanzrechnung berührt wird, werden ab 
01.01.2008 auch nicht zahlungswirksame Vorgänge buchungsrelevant. Dies hängt zum einen mit 
dem Ressourcenverbrauchskonzept des NKF zusammen und der damit einhergehenden 
periodengerechten Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen, zum anderen mit der nun 
pflichtigen Darstellung des Vermögens und der Schulden und deren Verbuchung auf 
Bestandskonten. 
 
Alle zahlungswirksamen und zahlungsunwirksamen Buchungen sind zeitnah vorzunehmen, in der 
Regel innerhalb von 3 Tagen nach Eingang der die Buchung begründenden Unterlagen bzw. 
elektronischen Dokumenten. Alle für den unterjährigen Quartalsabschluss erforderlichen 
zusätzlichen Buchungen (einschl. der Buchungen innerhalb der Kostenrechnung für die zutreffende 
Zuordnung in die Teilergebnisse) müssen bis spätestens zu folgenden Terminen erfolgt sein: 
21.04. für das 1. Quartal 
21.07. für das 2. Quartal 
21.10. für das 3. Quartal 
21.01. für das 4. Quartal 
Fällt ein Termin auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sich dieser auf den nächsten Arbeitstag. 
 
 
 
1.1 Zuständigkeit 
 
 
1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge 
 
Zuständig für die Abwicklung der Ergebnisrechnungskonten (hierbei die vom Teilergebnisplan 
betroffenen Dienststellen) und der Bestandskonten sind die Dienststellen. 
Die entsprechenden Mitteilungen sind unter Angabe der Gliederungsziffer vom feststellenden 
Mitarbeiter lesbar zu unterschreiben. Bei Dienststellen, die an der eRechnung angebunden sind, 
ersetzt ein digitaler Stempel auf dem digitalen Dokument die Unterschrift. Der digitale Stempel weist 
den Benutzer, die Organisationseinheit sowie die Uhrzeit der Stempelsetzung aus. 
 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
42 
Die Weiterleitung entsprechender Mitteilungen an die für die Finanzen zuständige Stelle ist 
innerhalb der Dienststelle zu organisieren, um so eine ordnungsgemäße Buchführung zu 
gewährleisten. 
 
 
 
Arten nicht zahlungswirksamer Buchungsvorgänge: 
 
a) der Aufwand/Ertrag ist erst einem der Auszahlung /Einzahlung folgenden Haushaltsjahre 
zuzurechnen (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten) 
 
b) Bildung und Auflösung von (nicht mehr benötigten ) Rückstellungen 
 
c) planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen so wie Zuschreibung v. a. im 
Zusammenhang mit der Anlagenbuchhaltung 
 
d) Umbuchungen: z.B. bei abgeschlossenen Anlagen im  Bau, vom Anlagevermögen ins 
Umlaufvermögen, kurzfristige in langfristige Verbindlichkeiten bei Wechsel des Kreditinstitutes 
 
e) Schenkungen (nicht buchungsrelevant sind Schenku ngen immaterieller 
Vermögensgegenstände) 
 
f) Nicht zahlungswirksame Verrechnungen 
Hinsichtlich der weiteren Ausführungen zu nicht zahlungswirksamen Buchungsvorgängen wird auf 
die Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung, die Stichwortsammlung Anlagenbuchhaltung sowie auf 
die Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) verwiesen. 
 
 
1.1.2 Zahlungswirksame Vorgänge 
 
Zuständig für die Abwicklung der Finanzpositionen sowie für die Einhaltung der Bestimmungen 
dieser Geschäftsanweisung ist das jeweilige anordnende Amt (AD) für seinen Geschäftsbereich 
einschließlich der ihm zugewiesenen Bedarfsträgerämter. Aus der Angabe der Gliederungsnummer 
in der Spalte „Bew. Stelle“ im Finanzplan ist ersichtlich, welches Amt bzw. welche Rechnungsstelle 
neben der Kämmerei gegenüber der Stadtkasse berechtigt ist, die Kassenanordnung zu erteilen. 
 
Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließlich der mit ihr verbundenen Sonderkassen und 
die Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachstehend als Kasse bezeichnet. Soweit eine 
Sonderkasse mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie die Vorschriften dieser 
Geschäftsanweisung. Für eine Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten die 
Bestimmungen dieser Geschäftsanweisung entsprechend, soweit keine andere Regelung getroffen 
ist. 
 
Aus Gründen der Sicherheit ist auf eine strenge sachliche und personelle Trennung zwischen 
Anordnungswesen, Kassenwesen Anordnungswesen und Rechnungsprüfung zu achten. 
Bedienstete der Hauptkasse, des Rechnungsprüfungsamtes und einer Innenrevision dürfen keine 
Kassenanordnungen erteilen. Der Zuständige für die Zahlungsabwicklung und der Stellvertreter 
dürfen nicht Angehörige sein 
 
 - der Oberbürgermeisterin,

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
43 
 - der Stadtkämmerin, 
 
 - der Leitung oder der Prüfer des Rechnungsprüfung samtes oder 
 
 - der mit der Prüfung beauftragten Dritten. 
 
 
1.1.3 Verfahrensregelung 
 
Vorbehaltlich der nachfolgenden Bestimmungen regelt die Stadtkämmerin oder die beauftragte 
Stelle (20) die weiteren Verfahren. 
 
 
 
1.2 Aufgaben 
 
 
1.2.1 Allgemeines 
 
Die zuständige sachbearbeitende Stelle (AD und/oder das Bedarfsträgeramt) ermittelt die 
Grundlage für jeden Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung und stellt diese förmlich 
fest. Hierbei sind Geschäfts- und Verfahrensanweisungen zu beachten. Der Kasse ist durch die AD 
die entsprechende Zahlungsanordnung (Annahme- oder Auszahlungsanordnung) zu erteilen; die 
haushaltmäßige Auswirkung ist von der AD zu überwachen. 
 
Sofern eine Sicherheitsleistung, die nicht in Geld besteht, erbracht wird, ist sie der Hauptkasse zur 
Verwahrung zu übergeben. Hierzu ist von der AD eine Einlieferungsanordnung zu erteilen. Die 
Auslieferung erfolgt nur aufgrund einer Auslieferungsanordnung. 
 
 
 
1.2.2 Zur Einzahlung auffordern 
 
Sobald die sachbearbeitende Stelle die Anspruchsgrundlage und Zahlungspflicht geklärt und die 
zahlungspflichtige Person festgestellt hat, ist die zahlungspflichtige Person zur Zahlung 
aufzufordern. Gleichzeitig ist gegenüber der Kasse die Annahmeanordnung zu erteilen. 
 
Die in diesem Zusammenhang eingesetzten automatisierten Verfahren sind so zu gestalten, dass 
der Annahmeanordnung für die Buchung der Sollstellung entsprechende Dateiformate beigefügt 
werden, die mit dem Verfahren der Kasse kompatibel sind. 
 
In der Zahlungsaufforderung sind unbedingt anzugeben: 
 
a) Bezeichnung der zahlungspflichtigen Person 
 
b) Bezeichnung der Forderung 
 
c) Höhe der Forderung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
44 
 
d) Zeitpunkt der Zahlungspflicht (Fälligkeitstag) 
 
e) Kasse, an die die Zahlung zu leisten ist 
 
f) Kontenverbindung dieser Kasse 
 
g) vollständiges Kassenzeichen (s. Teil B, Ziffer 2 .1.2) 
 
h) Hinweis auf mögliche Folgen eines Zahlungsverzug es (z. B. Mahngebühr, 
Säumniszuschlag, Verzugszinsen). 
 
Auf die Möglichkeit und die Vorteile der Zahlung durch Lastschrifteinzug ist hinzuweisen. 
 
Handelt es sich um Zug-um-Zug-Geschäfte, bei denen die sofortige Zahlung bei einer Zahlstelle 
vorgesehen ist, so ist anstelle einer besonderen Zahlungsaufforderung eine Annahmeanordnung für 
die Zahlstelle, verbunden mit einer vorbereiteten Quittung, zu erteilen. 
 
 
1.2.3 Auszahlungen veranlassen 
 
Eine Auszahlung erfolgt nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung. Die Anordnung ist der Kasse 
so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Auszahlung fristgemäß erfolgen kann. Auszahlungen für 
Rechnung einer anderen Stelle (fremde Kassenmittel) sollen nur insoweit geleistet werden, als 
Kassenmittel zur Verfügung stehen. 
 
 
1.2.4 Mitteilungspflicht an die Hauptkasse 
 
Bei einer Auszahlungsanordnung im Einzelfall über mehr als 500.000,00 Euro ist die Hauptkasse 
vorab unverzüglich nach Bekanntwerden des Zahlungstermins zu unterrichten. 
 
 
 
1.3 Anordnungszwang 
 
 
1.3.1 Allgemeines 
 
Die Stadtkasse darf, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer 
schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung) Einzahlungen annehmen, Auszahlungen leisten, 
Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit 
verbundenen Buchungen vornehmen. 
Die schriftliche Anordnung wird bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch ein 
digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
45 
1.3.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang 
 
Die Kasse ist nur berechtigt 
 
- durchlaufende Gelder 
 
- Einzahlungen aufgrund von Amtshilfeersuchen ander er Kassen oder 
Vollstreckungsersuchen anderer Behörden 
 
- irrtümlich zugegangene Einzahlungen 
 
ohne Annahmeanordnung anzunehmen und ohne Auszahlungsanordnung weiterzuleiten oder 
zurückzuzahlen. 
 
Die Kasse darf im bargeldlosen Zahlungsverkehr eine Zahlung ohne Annahmeanordnung 
annehmen, wenn zu erkennen ist, dass sie für die Stadt bestimmt sein kann. Die möglicherweise 
zuständige AD erhält eine Einzahlungsmitteilung mit der Aufforderung, innerhalb der vorgegebenen 
Frist die Annahmeanordnung zu erteilen oder die Nichtzuständigkeit zu erklären. 
 
Ein zuviel überwiesener Betrag kann von der Kasse ohne Auszahlungsanordnung zurückgezahlt 
werden; die Möglichkeit der Aufrechnung bleibt unberührt. 
 
1.3.3 Kurzkontierungen 
 
Soweit die Stadtkasse für besondere Einzahlungen zugunsten eines Amtes eine Kurzkontierung 
eingerichtet hat, wenn Kassenzeichen nicht eingerichtet werden können (z. B. 
Ordnungswidrigkeiten), erhält das Amt Mitteilungen über die Zahlungseingänge in Dateiform. Diese 
sind von dem Amt unverzüglich daraufhin zu prüfen, ob die Zuordnung richtig ist. Ist dies nicht der 
Fall, ist die Stadtkasse unverzüglich über die betreffenden Belege zu informieren.  
Bei den Kurzkontierungen, bei denen die Stadtkasse aus technischen Gründen falsch 
eingegangene Buchungen nicht stornieren kann (z.B. Beistandschaften), sind die Zahlungen unter 
Angabe des ursprünglichen Verwendungszwecks umgehend an das Haupt-Girokonto der 
Stadtkasse zurück zu überweisen. Gleichzeitig ist die Stadtkasse über die Überweisung zu 
informieren. 
 
 
1.4 Anordnungszeitpunkt 
 
 
1.4.1 Allgemeines 
 
Die Zahlungsansprüche sind vollständig zu erfassen sowie rechtzeitig geltend zu machen und 
einzuziehen. Zahlungsverpflichtungen sind erst bei Fälligkeit zu erfüllen (§ 24 KomHVO). 
 
Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: 
 
die Verpflichtung zur Leistung 
die zahlungspflichtige Person bzw. der Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin 
der Betrag und

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
46 
die Fälligkeit. 
 
Im Interesse der Liquiditätssicherung und der wirtschaftlichen Verwaltung der Haushaltsmittel (z. B. 
Vermeidung der Inanspruchnahme von Kassenkrediten, Inanspruchnahme von Skontoabzügen, 
Vermeidung von Verzugszinsen) sind alle an der Prüfung von Zahlungsansprüchen bzw. 
Zahlungsverpflichtungen der Stadt Köln und der Erteilung der Zahlungsanordnungen beteiligten 
Beschäftigten (einschl. der Beschäftigten der Stadtkasse) verpflichtet, eine Erledigung innerhalb der 
gegebenen Fristen sicherzustellen. 
 
 
1.4.2 Anordnungszeitpunkt bei Zahlungsansprüchen 
 
Gleichzeitig mit der Zahlungsaufforderung an die zahlungspflichtige Person ist die 
Annahmeanordnung zu erteilen, damit 
 
a) die Kasse die Möglichkeit hat, eine rechtzeitig eingehende Zahlung einer bestehenden 
Forderung zuzuordnen 
 
b) die mit zusätzlichem Arbeitsaufwand verbundene V erwahrbuchung Buchung in der 
Klärungsliste vermieden wird 
 
c) die Kasse die Anordnung als Forderung buchen kan n in der Bilanz berücksichtigt werden 
kann 
 
d) die Kasse den Eingang der Zahlung überwacht und gegebenenfalls 
Vollstreckungsmaßnahmen einleitet. 
 
Eine Annahmeanordnung ist unverzüglich zu erteilen, wenn aufgrund eines Bewilligungsbescheides 
(z. B. Landeszuschuss für Baumaßnahme) oder einer Zahlungsankündigung Betrag und 
Zahlungstermin feststehen. 
 
 
1.4.2.1 Verspätete Annahmeanordnung 
 
Wurde eine Zahlung ohne gleichzeitige Erteilung der Annahmeanordnung angefordert, so ist die 
Erteilung unverzüglich, spätestens innerhalb der von der Kasse gegebenenfalls gesetzten Frist, 
nachzuholen. Bis zum Eingang einer Annahmeanordnung ist die Kasse berechtigt, die Zahlung 
zurück zu überweisen. 
 
 
1.4.2.2 Nicht zugegangene Zahlungsaufforderungen 
 
Ist eine Zahlungsaufforderung nicht zugegangen, hat die AD unverzüglich nach Kenntniserlangung 
die diesbezügliche Annahmeanordnung durch eine Annahme-Abgangsanordnung aufzuheben. 
 
 
1.4.3 Anordnungszeitpunkt bei Auszahlungen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
47 
Die Auszahlungsanordnung ist der Kasse so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Zahlung fristgerecht 
geleistet werden kann. Dabei ist die Bearbeitungszeit der AD, der Kasse und der beteiligten 
Kreditinstitute zu berücksichtigen. 
 
 
 
1.5 Versand von Kassenanordnungen 
 
Die Kassenanordnung einschließlich Anlagen ist der Kasse grundsätzlich auf dem Dienstweg 
verschlossen zuzuleiten. Ausnahmsweise kann dem Zahlungsempfänger / der 
Zahlungsempfängerin die Anordnung im verschlossenen Umschlag zur Weiterleitung an die Kasse 
ausgehändigt werden. 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Kassenanordnung durch ein 
digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. Eine Übersendung an die Kasse entfällt 
somit. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden. 
 
 
1.6 Anordnungsbefugnis 
 
 
1.6.1 Allgemeines 
 
Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung, eine Kassenanordnung gegenüber der Hauptkasse oder 
einer Zahlstelle zu erteilen. 
 
Die Anordnungsbefugnis wird durch Unterschrift auf der Zahlungsanordnung, durch eine 
elektronische Signatur ausgeübt oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch 
den Stempel "Angeordnet" ersetzt.  
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden. 
 
 
1.6.2 Anordnungsbefugnis kraft Amtes 
 
Die Oberbürgermeisterin und die Stadtkämmerin besitzen uneingeschränkte Anordnungsbefugnis 
kraft Amtes für den gesamten Haushalt. 
 
Die Beigeordneten haben für ihren Geschäftsbereich uneingeschränkte Anordnungsbefugnis kraft 
Amtes; dies gilt im Rahmen des jeweils gültigen Vertretungsplans auch für den Vertretungsfall. Die 
Befugnisse gelten mit Dienstantritt als erteilt. 
 
Der für die Erteilung einer Anordnungsbefugnis beauftragten Stelle 200/41 ist eine 
Unterschriftsprobe zuzuleiten.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
48 
1.6.3 Anordnungsbefugnis auf Antrag 
 
Sonstigen Beschäftigten kann eine Anordnungsbefugnis erteilt werden. Ausgenommen sind 
Beschäftigte der Hauptkasse, der Innenrevisionen und des Rechnungsprüfungsamtes. Der Kreis 
der Anordnungsbefugten sowie der Umfang der jeweiligen Anordnungsbefugnis sind auf das 
erforderliche Maß zu beschränken. Für die Erteilung der Anordnungsbefugnis dürfen ausschließlich 
sachliche Gesichtspunkte maßgebend sein. 
 
Die Erteilung einer Anordnungsbefugnis für die Amtsleitung ist durch den zuständigen 
Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete, für die übrigen Beschäftigten durch die jeweilige 
Amtsleitung bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle 200/41 zu beantragen. 
 
Zum Antrag auf Erteilung der Anordnungsbefugnis sind das für das Personalwesen zuständige Amt 
hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen und das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der 
sachlichen Notwendigkeit der beantragten Befugnis zu hören. Für das Vorliegen der persönlichen 
Voraussetzungen sind die Anforderungen in Ziffer C 3.3.1 entsprechend zu beachten. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 200/41 entscheidet über den Antrag auf Erteilung der 
Anordnungsbefugnis. 
 
Die Anordnungsbefugnis kann Einschränkungen enthalten, insbesondere  
 
für bestimmte Kassen (z. B. Zahlstelle) 
für bestimmte Finanzpositionen 
für einen Höchstbetrag 
für Stundungen 
für Mahn- und Zahlsperren. 
 
Weiterhin kann die Anordnungsbefugnis auf die Erteilung von Einlieferungs- und 
Auslieferungsanordnungen im Geschäftsbereich des / der Anordnungsbefugten beschränkt werden. 
 
Werden mehrere Zahlungen in einer Zahlungsanordnung zusammengefasst (Sammelanordnung), 
gilt ein Höchstbetrag der Anordnungsbefugnis für jede einzelne Zahlung. 
Über die erteilte Anordnungsbefugnis sind 
 
a) das antragstellende Amt und von dort die anordnu ngsbefugte Person 
 
b) die betroffene Kasse 
 
c) das Rechnungsprüfungsamt und  
 
d) das für das Personalwesen zuständige Amt 
 
unter Beifügung einer Unterschriftsprobe der nun anordnungsbefugten Person zu unterrichten. 
 
 
1.6.4 Einschränkung der Anordnungsbefugnis im Einze lfall 
 
Zur Vermeidung einer möglichen Interessenkollision darf eine Anordnungsbefugnis nicht 
wahrgenommen werden, wenn der / die betreffende Beschäftigte oder eine gemäß § 20 VwVfG 
NRW ausgeschlossene Person an dem Geschäftsvorfall beteiligt ist. Ausgenommen hiervon sind

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
49 
die in einem Sammelverfahren für einen größeren Personenkreis berechneten und anzuordnenden 
Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen (z. B. jährliche Grundbesitzabgabenveranlagung, 
regelmäßige Gehaltszahlungen). 
 
 
1.6.5 Änderung der Anordnungsbefugnis 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) ist unverzüglich zu unterrichten über jede 
Änderung 
 
der Gliederungsziffer des Geschäftsbereichs 
der Finanzpositionen, wenn die Anordnungsbefugnis auf bestimmte Finanzpositionen beschränkt ist 
des Namens der anordnungsbefugten Person 
in der Betragshöhe der Anordnungsbefugnis. 
 
 
1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) ist vom für das Personalwesen zuständigen 
Amt unverzüglich zu unterrichten, wenn sich die persönlichen Verhältnisse einer 
anordnungsbefugten Person derart geändert haben, dass einer Anordnungsbefugnis jetzt nicht 
zugestimmt würde. 
 
Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (200/41) unverzüglich schriftlich 
mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine bestehende Anordnungsbefugnis entfällt. 
 
Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(200/41) sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und das für das Personalwesen zuständige Amt 
unverzüglich schriftlich zu unterrichten. 
 
 
1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person 
 
Die anordnungsbefugte Person bestätigt mit ihrer Unterschrift oder bei den an die eRechnung 
angebundenen Dienststellen durch den Stempel „Angeordnet“, dass 
 
die sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung von einer dazu befugten Person 
getroffen wurde. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden 
Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 
der richtige Kassenvordruck verwendet wurde (vgl. Teil B, Ziffer 2.2), 
die formellen Anforderungen an die Kassenanordnung erfüllt sind (vgl. Teil B, Ziffer 2.1.2) 
die in Teil B, Ziffer 2.3 bis 2.7 einschließlich für die konkrete Anordnung aufgeführten Inhalte 
zutreffend aus den begründenden Unterlagen bzw. bei den an die eRechnung angebundenen 
Dienststellen den elektronischen Dokumenten übernommen wurden 
die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, bei Auszahlungen insbesondere die 
erforderlichen Mittel im Finanzplan zur Verfügung stehen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
50 
1.6.8 Ausführung der Anordnung 
 
Die AD hat die Kassenanordnung so zu fertigen, dass sie von der Kasse einschließlich aller 
Folgemaßnahmen (z. B. Vollstreckung) ohne Rückfragen ausgeführt werden kann.  
 
 
 
1.7 Feststellung der sachlichen, fachtechnischen un d rechnerischen Richtigkeit 
 
 
1.7.1 Allgemeines 
 
Gemäß § 31 Abs. 2 KomHVO sind Zahlungsanspruch bzw. Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund 
und ihre Höhe zu prüfen und festzustellen; insbesondere sind der zugrundeliegende Sachverhalt 
und die begründenden Dokumente zu prüfen und deren Richtigkeit durch Unterschrift oder Stempel 
(nur bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen) zu bescheinigen (sachliche, 
fachtechnische und rechnerische Feststellung). Gleiches gilt, wenn in einem vollständig 
digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 
 
Die Feststellungsbescheinigungen sind umgehend vorzunehmen; die Rechnungen mit den 
Feststellungsvermerken sind innerhalb einer Woche an die zuständige Rechnungsstelle 
weiterzuleiten. 
 
 
1.7.2 Feststellungsbefugnis 
 
Die Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit darf nur treffen, wer 
alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, überblicken und beurteilen kann. Die 
rechnerische Richtigkeit kann im technischen Bereich auch von feststellungsbefugten Bediensteten 
bescheinigt werden, die den Einzelfall sachlich nicht beurteilen können, soweit keine speziellen 
Kenntnisse vorauszusetzen sind und es sich lediglich um Nachrechenarbeiten handelt. 
 
Die feststellende Person, die in förmlichen Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen oder den 
begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die 
Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Bedienstete Teilbescheinigungen 
abgegeben haben oder andere feststellende Personen in Anlagen zu förmlichen 
Zahlungsanordnungen oder begründenden Unterlagen die Richtigkeit bescheinigt haben. 
 
Sind Teilbescheinigungen aufgrund schriftlicher Verträge oder sonstigenr Vereinbarungen von 
anderen Personen (z.B. Architekten, Ingenieuren, Bediensteten von Beteiligungsgesellschaften) 
abgegeben worden, gelten die vorherigen Vorschriften entsprechend. Hinsichtlich der Form der 
Feststellung wird auf Ziffer 1.7.6.1 verwiesen. 
 
Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit noch andere Bedienstete beteiligt, die z. B. die 
vollständige Lieferung bescheinigen oder über die für die Feststellung erforderlichen 
Fachkenntnisse z. B. auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet verfügen, muss aus 
deren (Teil-) Bescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

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51 
Eine feststellungsbefugte Person darf keine Feststellungsbescheinigung in eigener Angelegenheit 
abgeben; § 20 VwVfG NRW findet Anwendung. Dazu gehört auch, dass bei eigenen Leistungen 
von Beteiligungsgesellschaften, sofern sie der Kernverwaltung in Rechnung gestellt werden, 
Bedienstete dieser Beteiligungsgesellschaft Feststellungen nicht bescheinigen dürfen. 
 
Teilbescheinigungen dürfen nur anerkannt werden, wenn kein Anlass zu Zweifeln besteht 
(Plausibilitätsprüfung). 
 
 
1.7.2.1 Allgemein erteilte Feststellungsbefugnis  
 
Die Befugnis, die sachliche und rechnerische Richtigkeit festzustellen und zu bescheinigen, ist 
allgemein einem Beamten / einer Beamtin ab Besoldungsgruppe A 6 LBesG NRW und einem / 
einer Beschäftigten ab Entgeltgruppe 5 TVöD übertragen. Dies gilt auch für eine gemäß Teil B, 
Ziffer 1.7.4 abzugebende Teilbescheinigung. 
 
Die Feststellungsbefugnis kann durch die Amtsleitung entzogen werden, wenn zum Zeitpunkt des 
Entzugs der / die Betroffene nicht in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen lebt (vgl. Teil C Ziffer 
3.3.1) und in einem sensiblen Aufgabenbereich eingesetzt wird. 
 
 
1.7.2.2 Feststellungsbefugnis auf Antrag 
 
In besonderen Fällen kann auch anderen Beschäftigten, außer Ausbildungskräften und Beamten / 
Beamtinnen im Vorbereitungsdienst, die Feststellungsbefugnis übertragen werden. 
 
Die Erteilung der Feststellungsbefugnis in besonderen Fällen ist von der Amtsleitung bei der 
Stadtkämmerin oder bei der beauftragten Stelle 200/41 zu beantragen. Das weitere Verfahren regelt 
die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 200/41 im Einzelfall. Rechnungsprüfungsamt und das 
für das Personalwesen zuständige Amt sind analog Teil B, Ziffer 1.6.3 zu beteiligen. 
 
 
1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 
 
 
1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit 
 
Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, dass 
 
a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen  Person oder dem Zahlungsempfänger / der 
Zahlungsempfängerin ordnungsgemäß zustande gekommen ist und die hierfür notwendigen 
Kopfdaten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) ordnungsgemäß erfasst wurden 
b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig erm ittelt und festgesetzt wurde 
c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung  ein sachlicher Grund (z. B. Bestimmung, 
Vertrag, Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsunterlagen zugrunde zu legenden Ansätze 
richtig sind 
d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vorsc hriften (z. B. Zuständigkeitsordnung, 
Vergaberichtlinien, KölnerVergabeOrdnung ,Geschäfts- und Verfahrensanweisung zum

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
52 
Investitionscontrollingverfahren, interne Dienstanweisungen des Amtes) und nach den Grundsätzen 
der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist 
e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Ve rtrag) bereits besteht, die Lieferung oder 
Leistung und auch die Art ihrer Ausführung notwendig waren und der Preis angemessen und 
ortsüblich ist bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung bereits besteht, der Preis vereinbart ist 
f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zug rundeliegenden Vereinbarung oder 
Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist 
g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene Steuerabzug vorgenommen und an das 
Finanzamt abgeführt wird 
h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung u nd Abtretung vollständig und richtig 
berücksichtigt worden ist. 
 
 
1.7.3.2 Fachtechnische Richtigkeit 
 
Soweit auf rechtlichem, technischem oder sonstigem Fachgebiet besondere Kenntnisse zur 
Beurteilung des Sachverhaltes vorausgesetzt werden müssen, soll die sachliche Feststellung durch 
eine fachtechnische Feststellung ergänzt werden. Dabei erstreckt sich die fachtechnische 
Feststellung im Wesentlichen auf die Bestätigung, dass 
 
a) die fachlich-rechtlichen Bestimmungen eingehalte n wurden 
b) die Rechnungsansätze mit dem Aufmass und dem tat sächlichen Lieferungs- und 
Leistungsumfang übereinstimmen 
c) die technischen Berechnungen richtig sind 
d) die Lieferungen und Leistungen bezüglich der Bes chaffenheit und Güte einwandfrei sind und 
die vereinbarten Eigenschaften haben. 
 
 
1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit 
 
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Bestätigung, dass 
 
a) alle Berechnungen auf der Zahlungsanordnung und in den begründenden Dokumenten und 
Anlagen zur Zahlungsanordnung richtig sind 
b) der anzunehmende oder auszuzahlende Endbetrag ri chtig ist 
c) bei Sammelanordnungen die Zusammenstellung der E inzelbeträge zum Gesamtbetrag 
richtig ist. 
 
Änderungen in den begründenden Unterlagen und Anlagen sind nur im Verlauf der rechnerischen 
Prüfung zulässig und müssen so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Zahlen lesbar 
bleiben. Die feststellende Person muss mindestens den geänderten Schlussbetrag mit 
Berichtigungsvermerk versehen und mit vollem Namenszug und Datum unterzeichnen. Dieser 
Unterschrift ist ein Stempel bei den an die eRechung angebundenen Dienststellen gleichzusetzen. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden. Im Übrigen s. Teil B, Ziffer 3.3. 
 
 
1.7.4 Teilbescheinigungen bei automatisierten Verfa hren

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
53 
Kann bei einem automatisierten Verfahren die Feststellungsbescheinigung gemäß Teil B, Ziffer 
1.7.3 nicht vollständig erteilt werden, sind statt dessen folgende Teilbescheinigungen abzugeben: 
 
a) „Datenermittlung richtig“: 
 Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortun g dafür übernommen, dass die zu 
erfassenden Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt wurden 
 
b) „Datenerfassung technisch richtig“: 
 Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortun g dafür übernommen, dass die zur 
Erfassung übergebenen Daten vollständig und technisch richtig erfasst wurden 
 
c) „Datenerfassung inhaltlich richtig“: 
 Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortun g dafür übernommen, dass das Ergebnis 
der Datenerfassung vom sachlichen Inhalt her den Vorgaben entspricht 
 
d)„Datenverarbeitung technisch richtig“: 
Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass aufgrund des 
erteilten Auftrages die Datenverarbeitung in technischer Hinsicht ordnungsgemäß und vollständig 
abgewickelt wurde (freigegebene Version) 
 
e)„Datenverarbeitung inhaltlich richtig“: 
Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass das Ergebnis der 
Datenverarbeitung vom sachlichen Inhalt her den Vorgaben entspricht. 
 
 
1.7.5 Ausschluss von der Feststellungsbescheinigung  
 
Bei Erteilung einer Kassenanordnung soll die Feststellungsbescheinigung nicht von der Person 
erteilt werden, die die Kassenanordnung anordnet. Soweit beide Befugnisse außer im 
Vertretungsfall gemeinsam wahrgenommen werden, ist das vorherige Einverständnis der 
Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) einzuholen. Das Rechnungsprüfungsamt ist von 
der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) über das Einverständnis zu unterrichten. 
 
1.7.6 Form der Feststellung 
 
 
1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen 
 
Die sachliche, fachtechnische oder rechnerische Richtigkeit wird durch Unterzeichnung des 
Vermerks „Sachlich richtig“, „Fachtechnisch richtig“ oder „Rechnerisch richtig“ bescheinigt. Diese 
Bescheinigung ist auf der Kassenanordnung oder auf der begründenden Unterlage bzw. den 
entsprechenden Dokumenten vorzunehmen. Sie kann auch auf Anhängen, die der begründenden 
Unterlage anzuheften sind, vorgenommen werden (z. B. Kontierungsformblätter). Hierbei ist 
sicherzustellen, dass diese Anhänge so der begründenden Unterlage angeheftet sind, dass diese 
im normalen Geschäftsverkehr nicht unbeabsichtigt abgelöst werden können. 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür 
vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
54 
 
Sofern derselbe / dieselbe Beschäftigte mehrere Feststellungsbescheinigungen abgibt, können 
diese zusammengefasst werden z. B. „Sachlich und rechnerisch richtig“, „Fachtechnisch und 
rechnerisch richtig“, „Sachlich, fachtechnisch und rechnerisch richtig“. 
 
Durch Unterschrift auf der Kassenanordnung bescheinigt die anordnungsbefugte Person, dass die 
Feststellungsbescheinigungen ordnungsgemäß vorliegen. 
 
 
1.7.6.2 Feststellungsbescheinigung bei Allgemeinen Annahmeanordnungen oder 
Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr 
 
Hat die AD eine Allgemeine Annahmeanordnung (s. Teil B, Ziffern 2.3.4 und 2.3.6) oder eine 
Allgemeine Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr (s. Teil B, Ziffer 2.3.5) erteilt, ist von 
der AD nachträglich die sachliche und rechnerische Richtigkeit der von der Kasse angenommenen 
oder ausgezahlten Beträge zu prüfen. 
 
Der AD bleibt es unbenommen, die Kasse auf Fehler hinzuweisen. Ergeht keine „Fehlermeldung“ 
an die Kasse, sind die Kassenbuchungen korrekt durchgeführt und die sachliche und rechnerische 
Richtigkeit gilt als bestätigt. 
 
 
1.7.7 Verantwortung des / der Feststellenden 
 
Die feststellende Person trägt die Verantwortung für die von ihr abgegebene 
Feststellungsbescheinigung. 
 
 
1.7.8 Alternative Unterschriftsformen 
 
Anders als bei der Unterschrift der anordnungsbefugten Person ist bei der Unterschrift der 
feststellungsbefugten Person aus Kassensicht auch die Nutzung einer Namenskürzung, gescannten 
Unterschrift oder eines Namenszug-Stempels möglich, da hierdurch die Verantwortung der 
anordnungsbefugten Person nicht eingeschränkt wird.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
55 
2 Kassenanordnungen 
 
 
 
2.1 Allgemeines 
 
 
2.1.1 Arten von Kassenanordnungen 
 
Eine Kassenanordnung ist eine 
 
Zahlungsanordnung; diese ist Grundlage der Annahme einer Einzahlung oder Leistung einer 
Auszahlung sowie der damit verbundenen Buchung 
 
Ein- und Auslieferungsanordnung; diese ist Grundlage für Annahme, Aufbewahrung und 
Wiederauslieferung von Gegenständen und für die damit verbundene Buchung. 
 
 
2.1.2 Ausfüllhinweise 
 
Die Kassenanordnung ist der Kasse gegenüber schriftlich mit dem hierfür zugelassenen Vordruck 
oder mit einem digitalen Dokument zu erteilen.  
 
Die Kassenanordnung muss dokumentenecht ausgefüllt sein. Ist es zugelassen, handgeschriebene 
Kassenanordnungen zu erteilen, ist auf eine deutlich lesbare Schrift und eine exakte Zahlenangabe 
Wert zu legen (s. Teil B, Ziffer 2.3.1.2 und 2.3.2.2). 
Dem gleichzustellen sind die digitalen Dokumente sowie die Stempel bei den an die eRechnung 
angebundenen Dienststellen. 
Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden 
Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 
 
 
Handschriftlich erstellte Kassenanordnungen sollen nicht geändert werden. Änderungen in den 
Betragsfeldern, bei den Empfängerangaben einschl. deren Bankverbindung bzw. bei der 
Bezeichnung der zahlungspflichtigen Person sind in jedem Fall unzulässig. Im Übrigen sind, soweit 
das Erstellen einer neuen Kassenanordnung einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen 
würde, Änderungen so durchzuführen, dass die alte Eintragung noch lesbar bleibt. Solche 
Änderungen sind durch die Unterschrift einer anordnungsbefugten Person besonders zu bestätigen. 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür 
vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Nachtragungen in 
Kassenanordnungen sind unmöglich zu machen. Angaben auf maschinell erstellten 
Kassenanordnungen (alle nicht handschriftlich gefertigten) dürfen nicht geändert werden. 
 
In der Kassenanordnung ist unbedingt das vollständige Kassenzeichen anzugeben. Vollständige 
Kassenzeichen sind: 
 
bei Konten des Finanzplanes und der Sonderhaushalte: Finanzposition und Beleg-Nr. 
 
Vertragsgegenstandsnummern (ehemalige Personenkonten):

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
56 
 
Hinsichtlich der Schreibweise ist die Vorgabe der Kasse zu beachten. Sofern für die weitere 
Bearbeitung bei der Kasse ein automatisiertes Verfahren eingesetzt wird, ist die Kassenanordnung 
entsprechend den Verfahrensbedingungen auszufüllen. 
 
Die Kasse weist eine Kassenanordnung zurück, die ungenügend ausgefüllt ist, nicht der 
vorgeschriebenen Form entspricht oder sonst zu Bedenken Anlass gibt. 
 
 
2.1.3 Unterschrift 
 
Die Kassenanordnung ist von einer anordnungsbefugten Person dokumentenecht zu 
unterschreiben; die Unterschrift muss der bei der Kasse hinterlegten Unterschriftsprobe 
entsprechen. 
 
Die Unterschrift ist ein individueller Schriftzug, der die Identität des / der Unterzeichnenden 
kennzeichnet, einmalig ist, entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich als 
Unterschrift eines Namens darstellt. Eine dritte Person, die den Namen des / der Unterzeichnenden 
kennt, muss diesen Namen aus dem Schriftbild noch herauslesen können. Die Unterschrift muss 
auch erkennen lassen, dass es sich um eine endgültige Erklärung und nicht nur um die 
Abzeichnung eines Entwurfs handelt. 
 
Die Verwendung von Namenskürzungen, einer elektronisch übertragenen (gescannten) Unterschrift 
oder der Aufdruck eines Namenszugstempels ist unzulässig.  
 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür 
vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden. 
 
Die Unterschrift mittels digitaler Signatur ist nach Schaffung der Voraussetzungen zulässig. 
 
 
2.2 Vordrucke 
 
Vordrucke für Kassenanordnungen werden von der Kämmerei/Stadtkasse entwickelt und sind nach 
Zustimmung vom Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dem Rechnungsprüfungsamt 
zugelassen. Nach Unterrichtung der AD sind diese ausschließlich zu verwenden. 
 
Die Kämmerei/Stadtkasse führt das Verzeichnis der zugelassenen Vordrucke für 
Kassenanordnungen und stellt diese ins Intranet ein. 
 
 
 
 
2.3 Zahlungsanordnungen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
57 
2.3.1 Annahmeanordnungen 
 
 
2.3.1.1 Allgemeines 
 
Eine Annahmeanordnung ist die Grundlage für die Kasse, eine Forderung im Soll zu buchen, eine 
eingehende Zahlung entgegenzunehmen und bei Verzug Beitreibungsmaßnahmen zu ergreifen. 
 
Die Annahmeanordnung ist für jeden Einzelfall zu erteilen. 
 
Eine Sammel-Annahmeanordnung, bei der mehrere Zahlungspflichtige zusammengefasst werden, 
kann nur erteilt werden, wenn diese dem Buchungsverfahren der Kasse entspricht. Wird eine 
Annahmeanordnung im automatisierten Anordnungsverfahren erstellt, so ist das Verfahren so 
einzurichten, dass für die Soll-Buchung bei der Kasse entsprechende Dateiformate erstellt werden, 
die mit dem Verfahren der Kasse kompatibel sind. Für eine Einzahlung bei einer Zahlstelle ist eine 
Annahmeanordnung zu erteilen, die mit einem Quittungsvordruck verbunden ist. 
 
 
2.3.1.2 Inhalt einer Annahmeanordnung 
 
a) Zahlungspflichtiger / Zahlungspflichtige 
 
Die zahlungspflichtige Person ist so einwandfrei zu bezeichnen, dass ohne Rückfrage der Kasse bei 
der AD eventuell notwendige Mahnungen oder Vollstreckungsmaßnahmen erfolgen können. Hierzu 
gehört insbesondere die Angabe der vollständigen Anschrift und, sofern möglich, des 
Geburtsdatums (im dafür vorgesehenen Feld, hilfsweise im Feld „Objektbezeichnung“). 
Die nachträgliche Änderung der zahlungspflichtigen Person in einem Kassenzeichen ist 
grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmen bedürfen in jedem Einzelfall der Zustimmung des 
Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und sind nur im Einvernehmen mit dem 
Rechnungsprüfungsamt zulässig. 
 
b) Zahlungsgrund 
 
 Der Zahlungsgrund ist so anzugeben, dass aus ihm b ei einer Mahnung oder Vollstreckung 
der Sachverhalt eindeutig erkannt werden kann. Hierzu gehört zwingend die Angabe des Bescheid- 
bzw. Rechnungsdatums sowie des Aktenzeichens der AD bzw. des dieser zugewiesenen 
Bedarfsträgeramtes, sofern dieses nicht mit dem Kassenzeichen übereinstimmt. Des Weiteren ist 
auch die sachbearbeitende Person sowie deren Telefonnummer anzugeben. 
 
c) Betrag 
 
 Der Betrag ist in Ziffern und in Buchstaben so anz ugeben, dass weder Irrtümer entstehen 
noch Fälschungen vorgenommen werden können. Der Betrag bezieht sich auf die im betroffenen 
Haushaltsjahr für die Haushaltswirtschaft festgelegte Währung. 
 
 Der Betrag in Ziffern ist in dem dafür vorgesehene n Feld linksbündig ohne Füll- und/oder 
Sperrzeichen einzutragen. Cent-Beträge sind mit einem Komma abzutrennen; null Cent sind mit 
„00“ anzugeben.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
58 
 Bei maschinell erstellten Annahmeanordnungen sollt e die Betragswiederholung in 
Buchstaben einstellig aufgeteilt dargestellt werden. 
 
 Beispiel: 8.150,40 = Tausender Hunderter Zehner Ei ner 
  Acht Eins Fünf Null 
 
 Eine Betragswiederholung in Buchstaben als Zahlwor t ist nach dessen Ende mit einem 
Sperrzeichen abzuschließen (z. B.“ - / - „ oder „ ------ „). Um Fälschungen vorzubeugen, sind 
Beträge, die mit Einhundert, Eintausend oder Einhunderttausend beginnen, in Buchstaben als 
„Hundert ...“, „Tausend ...“ oder „Hunderttausend ...“ zu schreiben. Cent-Beträge sind nicht zu 
wiederholen. 
 
d) Fälligkeit 
 
 Für jede Forderung ist der Fälligkeitstag anzugebe n; dies gilt auch dann, wenn die 
Annahmeanordnung erst nachträglich aufgrund einer Einzahlungsmitteilung erteilt wird. 
 
 Soweit trotz Fälligkeit nicht oder nicht vollständ ig gezahlt wurde, sind 
 
- Beitreibungsmaßnahmen (z. B. Mahnung, Vollstrecku ng) möglich 
- ggf. Säumniszuschläge zu fordern oder 
- ggf. Verzugsschäden (z. B. Verzugszinsen) oder Ve rtragsstrafen geltend zu machen. 
 
e) Haushaltsjahr 
 
 Die Annahmeanordnung ist unter Berücksichtigung de r Kassenwirksamkeit für das 
Haushaltsjahr zu erteilen, in dem die Forderung fällig wird. 
 
f) Kassenzeichen 
 
 In der Annahmeanordnung ist das Kassenzeichen (s. Teil B, Ziffer 2.1.2) vollständig 
einzusetzen. 
 
 Verschiedenartige Forderungen mit dem gleichen Kas senzeichen (z. B. Tilgung, Zinsen) 
können nur dann in einer Annahmeanordnung zusammengefasst werden, wenn diese dem 
Buchungsverfahren der Kasse entspricht. 
g) Rechtsnatur der Forderung 
 
Die AD muss der Kasse bei Neueinrichtung einer Hauptforderung im Kassenverfahren bestätigen, 
ob in der betreffenden Finanzposition öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Forderungen 
verwaltet werden und ob und nach welcher gesetzlichen Regelung Säumniszuschläge zu 
berechnen sind. Die Bestätigung der AD erfolgt durch die dortige Amtsleitung. Die Amtsleitung ist 
berechtigt, diese Befugnis auf die Abteilungsleitungsebene zu delegieren. Die Kasse ist hierüber zu 
informieren. 
 
 Liegt der Zeitpunkt der Verjährung innerhalb eines  Jahres nach Erteilung der 
Annahmeanordnung, ist dieses der Kasse besonders mitzuteilen. 
 
i) Datum der Anordnung und Unterschrift einer anord nungsbefugten Person

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
59 
 Jede Annahmeanordnung ist mit dem Datum der Ausste llung zu versehen und von einer 
anordnungsbefugten Person zu unterschreiben.  
j) Fundstelle der begründenden Unterlage 
 
 Soweit die begründende Unterlage bzw. die begründe nden Dokumente nicht beigefügt 
werden darf oder kann, ist deren Fundstelle anzugeben (s. Teil B, Ziffer 3.3.1). 
 
 
 
2.3.2 Auszahlungsanordnungen 
 
 
2.3.2.1 Allgemeines 
 
Eine Auszahlungsanordnung ist die Grundlage für alle Kassen, eine Zahlung zu leisten und die 
damit verbundenen Buchungen vorzunehmen. 
 
Eine Auszahlungsanordnung ist für jeden Einzelfall zu erteilen. Im Überweisungsverfahren sind die 
Möglichkeiten zu nutzen, den Zahlungsverkehr automatisiert abzuwickeln. 
 
Folgende Auszahlungsanordnungen sind möglich 
 
a) Auszahlungsanordnung zur Bar- und Scheckzahlung 
b) Auszahlungsanordnung zur Giroüberweisung 
c) Allgemeine Anordnung für Auszahlungen. 
 
Wird im automatisierten Anordnungsverfahren eine Anordnung für den Einzelfall erteilt, gelten 
hierfür ebenfalls die Vorschriften gemäß Teil B, Ziffer 2.3.3. 
 
 
2.3.2.2 Inhalt einer Auszahlungsanordnung  
 
a) Zahlungsempfänger / Zahlungsempfängerin 
 
 Die zahlungsempfangsberechtigte Person ist so eind eutig zu bezeichnen, dass die Zahlung 
an sie einwandfrei geleistet werden kann. Hierzu gehört insbesondere die Angabe der vollständigen 
Anschrift. Bei einer Barauszahlungsanordnung ist entweder zusätzlich zum Empfänger / zur 
Empfängerin eine empfangsberechtigte Person anzugeben oder eine nachträgliche Angabe einer 
empfangsberechtigten Person unmöglich zu machen (z. B. Streichen des Feldes). 
 
b) Zahlungsweg 
 
 Bei bargeldloser Auszahlung sind zusätzlich zu den  Angaben der empfangsberechtigten 
Person auch die IBAN und das Kreditinstitut anzugeben. Bei einer Auswahlmöglichkeit zwischen 
verschiedenen Bankverbindungen ist vorrangig ein Konto bei der Sparkasse KölnBonn oder einer 
anderen Sparkasse anzugeben. 
 
c) Zahlungsgrund

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
60 
 Hier sind neben dem vom Empfänger / von der Empfän gerin gewünschten 
Verwendungszweck auch der Zahlungsgrund anzugeben, um bei eventuellen Rückläufen die 
Zahlung zuordnen zu können. 
 
d) Betrag 
 
 Der Betrag ist in Ziffern und in Buchstaben so anz ugeben, dass weder Irrtümer entstehen 
noch Fälschungen vorgenommen werden können. Der Betrag bezieht sich auf die im betroffenen 
Haushaltsjahr für die Haushaltswirtschaft festgelegte Währung. 
 
 Der Betrag in Ziffern ist in dem dafür vorgesehene n Feld linksbündig ohne Füll- und/oder 
Sperrzeichen einzutragen. Cent-Beträge sind mit einem Komma abzutrennen; null Cent sind mit 
„00“ anzugeben. 
 
 Bei der maschinell erstellten Auszahlungsanordnung  sollte die Betragswiederholung in 
Buchstaben einstellig aufgeteilt dargestellt werden. 
 
 Beispiel: 8.150,40 = Tausender Hunderter Zehner Ei ner 
   Acht Eins Fünf Null 
 
 Eine Betragswiederholung in Buchstaben als Zahlwor t ist nach dessen Ende mit einem 
Sperrzeichen abzuschließen (z. B. „- / -“ oder „------“). Um Fälschungen vorzubeugen, sind Beträge, 
die mit Einhundert, Eintausend oder Einhunderttausend beginnen, in Buchstaben als „Hundert ...“, 
„Tausend ...“ oder „Hunderttausend ...“ zu schreiben. Cent-Beträge sind nicht zu wiederholen. 
 
e) Fälligkeit 
 
 Bei einer Auszahlungsanordnung ist immer ein Fälli gkeitsdatum anzugeben.  
Eine Auszahlung mit vorgegebenem Fälligkeitstag muss spätestens 1 Arbeitstag vor dem 
genannten Fälligkeitstermin bei der Stadtkasse vorliegen, um eine termingerechte Zahlung 
sicherzustellen. 
 
 
f) Haushaltsjahr 
 
 Die Auszahlungsanordnung ist unter Berücksichtigun g der Kassenwirksamkeit für das 
Haushaltsjahr zu erteilen, in dem die Zahlung fällig wird. 
 
g) Kassenzeichen 
 
 Auf jeder Auszahlungsanordnung ist das Kassenzeich en (s. Teil B, Ziffer 2.1.2) vollständig 
anzugeben. 
 
 Bezieht sich eine Zahlungsverpflichtung auf mehrer e Kassenzeichen, so sind die in Betracht 
kommenden Teilbeträge auf die entsprechenden Kassenzeichen in der Auszahlungsanordnung 
aufzuschlüsseln. Die Aufschlüsselung erfolgt auf der Auszahlungsanordnung oder auf einem 
besonderen Aufteilbeleg. 
 
h) Beleg-Nummer

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
61 
 Jede Auszahlungsanordnung ist im Verfahren für die  automatisierte Führung der 
Finanzbuchhaltung (Automatisiertes Anordnungsverfahren) zu erfassen; diese Eintragung ist durch 
Übernahme der entsprechenden Beleg-Nr. in die Anordnung zu bestätigen. 
 
i) Datum der Anordnung und Unterschrift einer anord nungsbefugten Person 
 
Jede Auszahlungsanordnung ist mit dem Datum der Ausstellung zu versehen und von einer 
anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür 
vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem 
vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert 
werden. 
 
j) Fundstelle der begründenden Unterlage 
 
 Soweit die begründende Unterlage bzw die begründen den Dokumente nicht beigefügt 
werden darf oder kann, ist deren Fundstelle anzugeben (s. Teil B, Ziffer 3.3.1). 
 
 
2.3.3 Automatisiertes Anordnungsverfahren 
 
 
2.3.3.1 Allgemeines 
 
Eine Anordnung, insbesondere wenn mehrere zahlungspflichtige bzw. 
zahlungsempfangsberechtigte Personen in Sammelanordnungen zusammengefasst werden, ist 
möglichst automatisiert zu erstellen. 
 
Die hierzu erforderlichen automatisierten Verfahren zur Ermittlung von Ansprüchen oder 
Zahlungsverpflichtungen der Stadt Köln einschließlich der Verfahren für die automatisierte Führung 
der Finanzbuchführung (Automatisiertes Anordnungsverfahren) müssen den Anforderungen des § 
28 Abs. 5 KomHVO genügen. Sie sind darüber hinaus organisatorisch so zu gestalten, dass der 
Kasse mit der Anordnung Datenträger oder Dateien für Buchung und ggf. Zahlbarmachung zur 
Verfügung gestellt werden, die mit den Verfahren der Kasse kompatibel sind. Bezüglich der 
Zahlbarmachung müssen sie den jeweils gültigen Bedingungen des Kreditgewerbes entsprechen. 
 
Verteilt sich der Betrag einer Sammelanordnung auf mehrere Kassenzeichen, ist hierüber eine 
Buchungsliste beizufügen. Bei einer Sammelauszahlungsanordnung ist außerdem eine Liste über 
den Inhalt der Datei für die Zahlbarmachung (Inhaltsliste) beizufügen; über Abweichungen in 
begründeten Einzelfällen entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 200/41 nach 
Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt. 
 
Bei Einführung oder Änderung eines automatisierten Anordnungsverfahrens sind das 
Rechnungsprüfungsamt und die Kämmerei/die Stadtkasse rechtzeitig zu beteiligen. Wegen der 
unbedingt notwendigen Kompatibilität der Schnittstellen zu den Verfahren der Kasse ist vor 
Einführung oder vor Einsatz geänderter Versionen die Zustimmung des Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung erforderlich. Programme sind vor ihrer Anwendung durch das 
Rechnungsprüfungsamt gem. § 103 Abs. 1 GO zu prüfen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
62 
Bei der Anwendung eines automatisierten Anordnungsverfahrens bleibt die AD für die gesamte 
Aufgabenerledigung verantwortlich. Das gilt auch, wenn die Datenverarbeitung einer anderen Stelle 
(z. B. Informationsverarbeitende Stelle) zugeordnet ist. 
 
Die Zulassung zu Direkteingaben in das Kassenverfahren PSCD erfolgt auf Antrag der AD an 
200/41. Der Antrag ist durch die Amtsleitung oder einer für den betroffenen Kassenzeichen-Bereich 
unbeschränkt anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. Die AD übernimmt die alleinige 
Verantwortung dafür, dass in dem eigenen Geschäftsbereich nur Personen über Zugriffe im 
Kassenverfahren verfügen, die über die notwendige fachliche Zuverlässigkeit als Sachbearbeiter / 
Sachbearbeiterinnen verfügen. 
 
Von der AD ist unverzüglich schriftlich mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine bestehende 
Zulassung entfällt (z. B. Personalwechsel). 
 
 
2.3.3.2 Datenermittlung und Datenerfassung 
 
Die AD ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Angaben verantwortlich, die für die 
Berechnung der Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen erforderlich sind. Einzelheiten 
und Abgrenzung der Verantwortung für die Datenermittlung und die Datenerfassung sind in der 
Verfügung über die Einführung des jeweiligen Verfahrens zu regeln. 
 
 
2.3.3.3 Erteilen der Zahlungsanordnungen 
 
Für den im automatisierten Verfahren ermittelten und festgesetzten Anspruch oder die 
Zahlungsverpflichtung ist der Kasse eine Zahlungsanordnung zu erteilen. Teil B, Ziffern 2.3.1 und 
2.3.2 sind zu beachten. 
 
 
2.3.3.4 Dateiverwaltung 
 
Über die gespeicherten Daten ist nur die dafür verantwortliche AD verfügungsberechtigt. Dieses gilt 
auch dann, wenn die Speicherung bei einer anderen Stelle (z. B. Bedarfsträgeramt, 
Informationsverarbeitende Stelle) erfolgt. Es ist sicherzustellen, dass Veränderungen und 
Auswertungen oder Zugriffe anderer Stellen nur auf Veranlassung oder mit Zustimmung der AD 
erfolgen. Die Befugnisse des Rechnungsprüfungsamtes bleiben unberührt. 
 
 
2.3.3.5 Aufbewahrungsfristen für Dateien 
 
Soweit begründende Unterlagen in Dateiform bestehen, sind die Bestimmungen über die 
Aufbewahrung von Belegen zu beachten (siehe Teil C, Ziffer 11.4). Für die Dauer der 
Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit lesbar gemacht werden 
können.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
63 
2.3.4 Allgemeine Annahmeanordnungen für Einnahmen 
 
Für Zahlungsansprüche, die dem Grunde nach häufig anfallen, von der die zahlungspflichtige 
Person oder die Höhe des Betrages vorher nicht feststeht, kann eine allgemeine 
Annahmeanordnung erteilt werden. Über einen entsprechenden Antrag der AD, der an die 
Kämmerei/die Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(200/41) nach Stellungnahme durch den Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung. Mit der 
Entscheidung ist das Verfahren (Vordrucke, Feststellungsbescheinigungen, Mittelbewirtschaftung 
usw.) im Einzelnen zu regeln. 
 
 
2.3.5 Allgemeine Auszahlungsanordnungen für den Las tschriftverkehr / Dauerauftrag 
 
 
2.3.5.1 Allgemeines 
 
Die AD kann in Abstimmung mit der Stadtkasse in solchen Fällen eine Anordnung für den 
Lastschriftverkehr erteilen, wenn zu erwarten ist, dass die zahlungsempfangende Person 
ordnungsgemäß abrechnet und ihre Forderung zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen ist. Hierzu 
ist erforderlich, dass die Abbuchungen mit einem bestimmten Ordnungsbegriff im 
Verwendungszweck erfolgen. Dieser ist in Abstimmung mit der Stadtkasse festzulegen. Die 
entsprechende Ermächtigung, Forderungen durch Lastschrifteinzug vom Konto der Kasse 
abbuchen zu lassen, ist von dieser Kasse nur zu erteilen, wenn die ermächtigte Person sicherstellt, 
dass die Abbuchung zweifelsfrei dem richtigen Ordnungsbegriff zugeordnet werden kann. 
 
Die Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr ist von einer anordnungsbefugten Person zu 
unterschreiben, deren Befugnis in der Betragshöhe nicht eingeschränkt ist. Die erteilte 
Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr gilt bis zu ihrem Widerruf auch über das Ende 
des Haushaltsjahres hinaus. Jede Änderung der Bestandteile der erteilten Anordnung erfordert eine 
Änderungsanordnung. Entfällt der Zahlungsgrund, ist die Kasse rechtzeitig schriftlich anzuweisen, 
die Lastschrifteinzugsermächtigung aufzuheben. 
 
Die zu den jeweiligen Ordnungsbegriffen erfolgten Lastschriften können auf den 
Kontierungsobjekten der AD eingesehen werden. Schriftliche Benachrichtigungen der Stadtkasse 
erfolgen nicht mehr. Bei allen Lastschriften ist nachträglich unverzüglich die sachliche und 
rechnerische Feststellung auf den der AD unmittelbar übersandten Rechnungen (begründende 
Unterlagen) zu bescheinigen.  
 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Bescheinigung durch die hierfür 
vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. 
Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte 
vollständig protokolliert werden. 
 
 
Ergibt sich bei der Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit eine Unstimmigkeit über 
die Höhe der Lastschrift, ist diese von der AD mit der lastschrifteinzugsberechtigten Person zu 
klären. Ist die Belastung zu hoch, hat die AD den zu hoch belasteten Betrag zurückzufordern und 
der Kasse eine Annahmeanordnung zu erteilen. War die Belastung zu gering, kann eine zusätzliche 
Belastung erfolgen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
64 
Wenn der Lastschrift im Einzelfall zu widersprechen ist, ist der Kasse unverzüglich eine 
entsprechende Mitteilung zu geben, die von einer anordnungsbefugten Person unterschrieben sein 
muss. 
 
Da in diesen Fällen die begründenden Unterlagen nicht der Kassenanordnung beigefügt werden 
können, haben die AD sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen (siehe Teil C, Ziffer 11.4) 
beachtet werden.  
 
Die Buchung eines Dauerauftrags ist ebenfalls möglich. Die erforderlichen 
Auszahlungsanordnungen sind über die Rechnungsstelle für die einzelnen Zahlungstermine zu 
erfassen. 
Eine gesonderte Information an die Stadtkasse ist nicht mehr notwendig. 
 
Hat die AD die Wahl zwischen der Erteilung einer Lastschrifteinzugsermächtigung und der 
Einrichtung eines Dauerauftrages, so ist der Dauerauftrag vorzuziehen. 
 
 
2.3.5.2 Einmalige Belastung 
 
Besteht eine Zahlungsverpflichtung, wobei der endgültige Betrag erst nach erfolgter Belastung auf 
dem Girokonto der Kasse bekannt wird (z. B. Zahlung in ausländischer Währung, 
Wertpapierankauf), so ist hierfür eine Allgemeine Auszahlungsanordnung für eine einmalige 
Belastung zu erteilen. Die anordnende Person muss mindestens bis zur Höhe des voraussichtlich 
zu zahlenden Euro-Betrages anordnungsbefugt sein. 
 
Aufgrund der von der Kasse übersandten Zahlungsanzeige ist der Zahlungsvorgang von der AD 
nachträglich bestands- oder erfolgswirksam zu buchen. 
 
 
2.3.6 Allgemeine Zahlungsanordnung für Auszahlungen  
 
Für eine regelmäßig wiederkehrende Zahlungsverpflichtung, für die der Zahlungsgrund und die 
empfangsberechtigte Person, nicht aber die Höhe des fälligen Betrages, feststehen und bei einer 
geringfügigen Auszahlung, für die eine sofortige Barzahlung üblich ist, kann eine allgemeine 
Zahlungsanordnung für Auszahlungen erteilt werden. Über einen entsprechenden Antrag der AD, 
der an die Kämmerei/die Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die 
beauftragte Stelle (200/41) nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt. Mit der 
Entscheidung ist das Verfahren (Vordrucke, Feststellungsbescheinigungen, Mittelbewirtschaftung 
usw.) im Einzelnen zu regeln. 
 
Da in diesen Fällen die begründenden Unterlagen nicht der Kassenanordnung beigefügt werden 
können, haben die AD sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen (siehe Teil C, Ziffer 11.4) 
beachtet werden.  
 
 
 
2.4 Verrechnungsanordnungen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
65 
Der Ausgleich innerstädtischer Forderungen ist grundsätzlich durch nicht zahlungswirksame 
Anordnungen vorzunehmen (siehe Teil B. Ziffer 1.1.1. Buchst. f). 
 
Sofern dennoch eine nicht zahlungswirksame Buchung über die Stadtkasse erfolgen soll, ist hierzu 
die Zustimmung des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung erforderlich. 
 
 
 
2.5 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen 
 
 
2.5.1 Allgemeines 
 
Die Stadtkasse übernimmt die Verwahrung von Wertgegenständen (s. Teil C, Ziffer 15) nur 
aufgrund einer schriftlichen Einlieferungsanordnung. Eine Herausgabe erfolgt nur aufgrund einer 
schriftlichen Auslieferungsanordnung. 
 
Für begründete Ausnahmefälle kann eine allgemeine Anordnung für die Verwahrung von 
Wertgegenständen erteilt werden. Über einen entsprechenden Antrag der AD, der an die 
Kämmerei/Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(200/41) nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt. 
 
Die Einlieferung eines Zweitschlüssels erfolgt aufgrund eines Schreibens der AD in doppelter 
Ausfertigung. Er ist im verschlossenen Umschlag zusammen mit dem Schreiben an die Kasse zu 
übergeben. Der Schlüssel ist in dem Schreiben näher zu bezeichnen (z. B. Hersteller, 
Schlüsselnummer). Die Zweitausfertigung des Schreibens erhält die AD quittiert zurück. Eine 
vorübergehende oder endgültige Auslieferung eines Zweitschlüssels, erfolgt aufgrund schriftlicher 
Anforderung der AD in doppelter Ausfertigung gegen Empfangsbestätigung. Bei Wiedereinlieferung 
des Zweitschlüssels erhält das Amt eine Ausfertigung des Anforderungsschreibens mit Quittung 
zurück. 
 
 
2.5.2 Inhalt der Einlieferungs- und Auslieferungsan ordnung 
 
a) Einliefernde bzw. empfangsberechtigte Person 
 
 Die einliefernde Person ist einwandfrei zu bezeich nen. 
Bei Auslieferung des Wertgegenstandes muss die Kasse in der Lage sein, die Zustellung oder 
Übergabe an die empfangsberechtigte Person ordnungsgemäß durchzuführen. 
 
b) Bezeichnung des Wertgegenstandes 
 
 Der Wertgegenstand ist auf der Anordnung genau zu bezeichnen, damit er eindeutig im 
Werteverzeichnis erfasst werden kann und es bei der Auslieferung zu keiner Verwechslung kommt. 
 
c) Betrag 
 
 In das Betragsfeld sind nur Euro-Werte einzutragen . Beträge in einer anderen Währung sind 
in Euro umzurechnen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
66 
 
Je nach Einzelfall sind anzugeben bei 
 
- Wertpapieren oder Urkunden über Kapitalbeträge de r Nennwert 
- Sparbüchern das dort ausgewiesene Guthaben bei Ei nlieferung 
- Kostbarkeiten der Schätz- bzw. Versicherungswert 
- sonstigen Gegenständen ein fiktiver Stückwert von  1,00 Euro. 
 
 In Zweifelsfällen hat die AD den einzutragenden Be trag vorher mit der Kasse abzustimmen. 
 
d) Ausstellungsdatum und Unterschrift 
 
 Jede Einlieferungs- und Auslieferungsanordnung ist  mit dem Datum der Ausstellung zu 
versehen und von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. 
 
 
2.5.3 Einlieferung von Wertgegenständen 
 
Der Wertgegenstand ist unmittelbar bei der Kasse einzuliefern. Geht er bei der AD ein, so ist er 
unverzüglich an die Kasse weiterzuleiten. 
 
Werden der Stadt Köln Wertpapiere als Sicherheit angeboten, so veranlasst die AD die 
sicherheitsleistende Person, die Wertpapiere bei einem Geldinstitut zu hinterlegen und sie 
zugunsten der Stadt Köln zu verpfänden oder sie unmittelbar in das Depot der Hauptkasse bei der 
Sparkasse KölnBonn übertragen zu lassen. Der Depotschein und die Bestätigung über die 
Verpfändung sind der Hauptkasse zur Verwahrung einzuliefern. 
 
Wird eine sonstige Urkunde (z. B. Hypotheken-, Grund- und Rentenschuldbrief, Depotschein bzw. 
Depotquittung, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnis, Verpfändungserklärung, 
Bürgschaftserklärung Dritter, Sparbuch, Kfz-Brief), die ein Vermögensrecht verbrieft oder nachweist, 
so dass das in ihr verbriefte Recht auch ohne den Besitz der Urkunde ausgeübt werden kann, 
eingeliefert, so sind die über die bloße Verwahrung der Urkunde hinausgehenden notwendigen 
Maßnahmen zur Sicherung der städtischen Forderung zusätzlich durch das einliefernde Amt zu 
ergreifen. 
 
Besteht die Sicherheitsleistung aus einem Geldbetrag, so veranlasst die AD, dass der Geldbetrag 
auf ein besonderes Sparkonto eingezahlt und zugunsten der Stadt Köln verpfändet wird. Ein 
entsprechender Nachweis des Kreditinstituts über den Verpfändungsvermerk ist ebenfalls bei der 
Hauptkasse zur Verwahrung einzuliefern. 
 
Scheck und Wechsel dürfen als Sicherheitsleistung nicht angenommen werden. Eine 
Bürgschaftserklärung muss den ausdrücklichen Verzicht auf die Einrede der Vorausklage enthalten.  
 
 
2.5.4 Auslieferung von Wertgegenständen 
 
Die Auslieferung des verwahrten Wertgegenstandes erfolgt nur aufgrund einer schriftlichen 
Auslieferungsanordnung an die Kasse. Entfällt der Grund für die Sicherheitsleistung, ist von der AD 
zusätzlich gegenüber dem Sicherheitsgeber / der Sicherheitsgeberin die Freigabe aus der

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
67 
Verpfändung zu erklären. Wird eine Sicherheit in Anspruch genommen, ist eine 
Annahmeanordnung an die Kasse zu erteilen. 
 
Wird der Wert der Sicherheit verringert (z. B. bei einer Bürgschaft), indem der Gegenstand 
ausgetauscht wird, so ist eine Auslieferungsanordnung über den bisher verwahrten Gegenstand 
und eine Einlieferungsanordnung über den nunmehr zu verwahrenden Gegenstand zu erteilen. Bei 
Verringerung des Wertes durch eine ergänzende Urkunde des Sicherheitsgebers / der 
Sicherheitsgeberin ist nur eine Auslieferungsanordnung über den Betrag der Wertverringerung zu 
erteilen. 
 
 
2.6 Berichtigung von fehlerhaften Kassenanordnungen  
 
Die der Kasse vorliegende Kassenanordnung kann nicht zurückgezogen werden. 
 
Wenn eine Annahmeanordnung reduziert oder aufgehoben werden muss, ist eine Annahme-
Abgangsanordnung durch die AD zu erteilen. Die ursprüngliche Anordnung verbleibt bei der Kasse. 
Soll die Forderung erhöht werden, ist über den Erhöhungsbetrag eine weitere Annahmeanordnung 
zu erteilen. 
 
Die der Kasse vorliegende Auszahlungsanordnung kann nicht geändert werden. Vor Auszahlung 
des Betrages kann jedoch eine Auszahlungsanordnung insgesamt durch Erteilung einer 
Auszahlungs-Abgangsanordnung aufgehoben werden. Gegebenenfalls ist eine neue 
Auszahlungsanordnung zu erteilen. Nach Auszahlung des Betrages kann eine 
Auszahlungsanordnung nicht mehr aufgehoben werden. Die AD muss die unberechtigte Zahlung 
zurückfordern und gleichzeitig der Kasse eine entsprechende Annahmeanordnung auf die 
Auszahlungsfinanzposition erteilen. 
 
 
 
2.7 Zweitschrift von Kassenanordnungen 
 
Liegt der Kasse eine erteilte Anordnung nicht vor, hat die AD eine Zweitausfertigung zu erteilen und 
diese deutlich als solche zu kennzeichnen. Mit der Zweitausfertigung wird die ursprüngliche 
Anordnung ungültig. 
 
Vor Ausführung der Zweitausfertigung einer Anordnung prüft die Kasse, ob die ursprüngliche 
Ausfertigung nicht zwischenzeitlich ausgeführt wurde. 
 
Ist eine Auszahlung doppelt ausgeführt worden, hat die AD den zuviel gezahlten Betrag 
zurückzufordern und gleichzeitig der Kasse eine entsprechende Annahmeanordnung auf die 
Auszahlungsfinanzposition zu erteilen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
68 
3 Anlagen zu den Zahlungsanordnungen 
 
 
 
3.1 Unterlagen für den Zahlungsverkehr 
 
Im automatisierten Zahlbarmachungsverfahren und bei Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr sind 
der Zahlungsanordnung die notwendigen besonderen Anlagen beizufügen. Die Einzelheiten regelt 
die Kämmerei/Stadtkasse. 
 
Eine maschinenlesbare Zahlungsanordnung bedarf keiner besonderen Anlage für den 
Zahlungsverkehr. Die besonderen Ausfüllanweisungen sind zu beachten. 
 
 
3.1.1 Datenträger  
 
Nutzt eine AD ein automatisiertes Anordnungsverfahren außerhalb von SAP, sind 206 die 
notwendigen Daten für die Überweisung auf elektronischen Datenträgern oder als von der Kasse 
abrufbare Dateien zur Verfügung zu stellen. Der Datensatzaufbau für die Überweisung muss den 
Vereinbarungen des Kreditgewerbes entsprechen. Im Übrigen gelten die Bestimmungen zu Teil B, 
Ziffer 2.3.3. 
 
 
 
3.1.2 Zahlungsauftrag in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA-Raums 
 
Für eine Zahlung in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA-Raums ist der 
Auszahlungsanordnung (für Bar- und Scheckzahlung bzw. für einmalige Lastschrift) der Vordruck 
„Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“(Z1) beizufügen. Dieser ist der Zahlungsauftrag für 
das Kreditinstitut. Eine Durchschrift dient der Meldung statistischer Angaben an die Deutsche 
Bundesbank nach §§ 59 ff. der Außenwirtschaftsverordnung (AWV). Aus diesem Grunde sind von 
der AD auch die erforderlichen meldepflichtigen Angaben zu machen. 
 
Der Vordruck kann sowohl von der Sparkasse KölnBonn direkt als auch über die Hauptkasse 
bezogen werden. 
 
 
3.1.3 Meldepflicht bei eingehenden Zahlungen von Ge bietsfremden 
 
Meldepflichtig nach § 59 der Außenwirtschaftsverordnung sind auch eingehende Zahlungen von 
Gebietsfremden (Wohnsitz im Ausland) mit einem Wert von mehr als 12.500,00 Euro. 
Die Meldung an die Deutsche Bundesbank erfolgt durch die Stadtkasse. 
 
 
3.2 Allgemeine Zahlungsmitteilungen an die Finanzbe hörde 
 
Entsprechend § 2 der Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden 
und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungs-VO) vom 07.09.1993 (BGBl 1993 I, S.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
69 
1554) ist der Auszahlungsanordnung eine allgemeine Zahlungsmitteilung beizufügen, wenn der 
Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin nicht im Rahmen einer land- und 
forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat, oder soweit die 
Zahlung nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers / der Zahlungsempfängerin erfolgt. 
Eine Zahlung ist auch mitzuteilen, wenn zweifelhaft ist, ob der Zahlungsempfänger / die 
Zahlungsempfängerin im Rahmen der Haupttätigkeit gehandelt hat oder die Zahlung auf das 
Geschäftskonto erfolgt. 
Eine Mitteilungspflicht besteht nicht, wenn ein Steuerabzug durchgeführt wird. 
Nicht mitzuteilen sind Zahlungen an Behörden, juristische Personen des öffentlichen Rechts, 
Betriebe gewerblicher Art, die zu Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Körperschaften 
gehören, die steuerbegünstigte Zwecke verfolgen (§ 7 Mitteilungs-VO). 
 
Die AD übersendet der Kasse die allgemeine Zahlungsmitteilung gleichzeitig mit der 
Auszahlungsanordnung für Bar- oder Scheckzahlung. Die Kasse bestätigt durch Unterschrift die 
Auszahlung und leitet die Mitteilung gegebenenfalls über die Hauptkasse an das Finanzamt in Köln 
weiter. In den anderen Fällen obliegt die Mitteilung an das Finanzamt der AD. Das Nähere regelt die 
Kämmerei. 
 
Die AD unterrichtet den Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin von der Verpflichtung, 
Mitteilungen an die Finanzbehörden zu erstellen, und weist ihn / sie in allgemeiner Form auf die 
steuerlichen Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten hin. Zweckmäßig ist es, in den 
zugrundeliegenden Vertragsunterlagen folgenden Hinweis aufzunehmen, sofern die Unterrichtung 
nicht auf andere Weise erfolgt: 
 
"Auch Zahlungen der Stadt Köln unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht. Die Stadt Köln 
unterrichtet daher die Finanzbehörden gemäß der Mitteilungs-VO zu § 93 a AO. Im Übrigen wird auf 
die steuerlichen Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten hingewiesen." 
 
 
 
3.3 Begründende Unterlagen 
 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur Prüfung der Richtigkeit notwendige Unterlage 
beizufügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere die Erstschrift der von der 
zahlungsempfangsberechtigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Bestellschein, der/die 
Lieferschein(e) bzw. dementsprechende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterlage wegen ihrer 
Bedeutung (z. B. Personalakte, Steuerakte) oder ihres Umfanges (z. B. Bauabrechnung) nicht 
beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kassenanordnung auf die Fundstelle der begründenden 
Unterlage hinzuweisen (§ 28 Abs. 3 KomHVO). Wenn das Beifügen einer prüffähigen 
begründenden Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprüfungsamt vor der Zahlung hierüber 
zu informieren. 
 
Geht eine Rechnung ausnahmsweise nicht in Papierform ein, muss der Maileingang der 
elektronischen Rechnung an ein allgemeines elektronisches Postfach (Amt XX, Poststelle oder 
stadtverwaltung@stadt-koeln.de) gerichtet sein. Die nicht in Papierform eingegangenen 
Rechnungen sind umgehend auszudrucken und von der jeweiligen Posteingangsstelle mit dem

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
70 
Eingangsstempel des Tages zu versehen. Dies gilt auch für Faxeingänge. Dem Rechnungsbeleg 
sind Bestellunterlagen und Lieferscheine hinzuzufügen. 
 
Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über den "handelsplatz koeln.de" ausgelöst wurde, ist 
ein Beifügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. durch einen Ausdruck des Bestellscheins) 
entbehrlich. In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestell ID (8-ziffrige Bestellnummer) des 
Systems zu hinterlegen. 
 
Die Beifügung rechnungsbegründender Unterlagen ist ebenfalls entbehrlich, wenn die Vergabe über 
den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ vorgenommen wurde. Die Vergabenummer von 27 
muss auf der Rechnung vermerkt sein. Die rechnungsbegründenden Unterlagen (inklusive 
Auftragsschreiben) müssen vollständig und unveränderbar im Archiv von eVa vorhanden sein. 
 
Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist dieses Verfahren nicht 
anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende Rechnung in die eRechnung zu 
importieren und elektronisch weiter zu verarbeiten. Bei Bestellungen über den „handelsplatz 
koeln.de“ bzw. über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ sind Bestell-ID bzw. 
Vergabenummer in der eRechnung zu ergänzen. 
 
 
 
 
3.3.2 Rechnungen 
 
 
3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leistungen 
 
Die Rechnung über eine Lieferung und Leistung muss grundsätzlich entsprechend den 
einschlägigen Bestimmungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), der Vergabe- und 
Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge 
(VGV), der Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVGV) oder/und sonstiger 
ergänzend geltenden Vorschriften und Richtlinien der Stadt Köln einschließlich der Regelungen der 
Ämter aufgestellt sein. Die Rechnung muss zweifelsfrei den Umfang der Lieferung und Leistung 
erkennen lassen, damit auch nachträglich eine ordnungsgemäße Prüfung möglich ist. Hierauf ist 
schon bei der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes und bei der Auftragsvergabe durch das 
auftraggebende Amt hinzuweisen. Insbesondere bei der Abrechnung von Bau- und sonstigen 
Leistungen ist eine entsprechende Gliederung der Rechnung vom Auftragnehmer / von der 
Auftragnehmerin zu fordern. Bei unvollständig oder lückenhaft erstellter Rechnung hat das Amt für 
entsprechende Ergänzung, Abänderung oder Ersatz durch einwandfreie Rechnungsunterlagen bzw. 
bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, durch entsprechende 
Rechnungsdokumente vor der Ausfertigung einer Zahlungsanordnung zu sorgen. 
Bei einer Abschlagsrechnung sowie bei der Schlussrechnung muss die AD die Zahlungsanordnung 
und die begründenden Unterlagen entsprechend mit dem Vermerk „Abschlagszahlung“ oder 
„Schlusszahlung“ kennzeichnen. Aus den Rechnungsunterlagen müssen die geleisteten 
Abschlagszahlungen erkennbar sein. 
 
 
3.3.2.2 Rechnungen über Gerichts- und Notarkosten

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
71 
Eine Rechnung über Gebühren oder Kosten der Gerichte, Gerichtsvollzieher, Notare und 
Rechtsanwälte (auch in Form eines Kostenfestsetzungsbeschlusses) ist zur Prüfung der sachlichen 
und rechnerischen Richtigkeit dem Rechts- und Versicherungsamt zusammen mit den zur Prüfung 
notwendigen Unterlagen vorzulegen, soweit von dem Amt nicht eine andere Regelung mit dem 
Rechts- und Versicherungsamt getroffen wurde.  
 
 
3.3.2.3 Rechnungen in Versicherungsfällen 
 
Eine Rechnung in einem Versicherungsfall ( z.B. zur Reparatur oder Ersatzbeschaffung von 
städtischem Eigentum ) ist unmittelbar an das Rechts- und Versicherungsamt zu übersenden, 
soweit nicht eine andere Regelung mit dem Rechts- und Versicherungsamt (insbesondere bei 
Kraftfahrzeug-Kaskoschäden) besteht. Das Schadensereignis selbst ist unverzüglich an das 
Versicherungsamt zu melden. 
 
 
3.3.2.4 Rechnungszweitschriften 
 
Eine Rechnungszweitschrift ist bereits beim Rechnungseingang deutlich als Zweitschrift zu 
kennzeichnen. Sie verbleibt bei dem Amt. 
 
 
3.3.2.5 Abhanden gekommene Rechnungserstschrift 
 
Wenn die Rechnungserstschrift abhanden gekommen ist und das Amt nach sorgfältiger Prüfung 
feststellen kann, dass eine Zahlungsanordnung nicht erteilt wurde, ist die Rechnungszweitschrift als 
begründende Unterlage zu verwenden. Auf ihr ist deutlich zu vermerken, dass diese als Erstschrift 
gilt. 
 
 
3.3.2.6 Änderung von Rechnungen  
 
Ein städtischer Bediensteter / eine städtische Bedienstete darf eine Rechnung für die von einem / 
einer Dritten erbrachten Lieferung oder Leistung weder anfertigen noch umschreiben oder 
ergänzen. Ausnahmen sind nur in den Fällen gemäß § 14 Abs. 4 VOB/B und § 15 Nr. 2 VOL/B 
zulässig. Eine Änderung, die sich im Verlauf der rechnerischen Nachprüfung ergibt, ist jedoch 
zulässig; Teil B, Ziffer 1.7.3.3 ist zu beachten. 
 
 
3.3.3 Aufbewahrung der begründenden Unterlagen 
 
Grundsatz: 
 
Die begründende Unterlage ist mit der Zahlungsanordnung bei der Kasse aufzubewahren. Von der 
Möglichkeit der Aufbewahrung bei den AD wird aus Gründen der Nachprüfbarkeit der 
Zahlungsvorgänge nicht Gebrauch gemacht. Die allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Bücher und 
Belege (siehe Teil C, Ziffer 11.4) sind zu beachten. Vor Erteilung der Zahlungsanordnung hat die 
AD sicherzustellen, dass die begründenden Unterlagen ordnungsgemäß und vollständig sind.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
72 
 
 
Ausnahme: 
 
Unterlagen, die zur Führung eines Einzelverwendungsnachweises von Drittmitteln bei der 
Finanzierung eines konkreten Vorhabens und zur Ermöglichung einer Kontrolle durch eine nicht 
städtische Prüfinstanz geführt werden müssen, sind im Original bei der AD aufzubewahren, 
allerdings sind der Zahlungsanordnung vollständige Kopien der Originale zur Aufbewahrung bei der 
Kasse beizufügen. 
 
Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist das in Ziffer 3.3.3 
beschriebene Verfahren nicht anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende 
Rechnung in die eRechnung zu importieren und elektronisch weiter zu verarbeiten. 
 
 
3.3.4 Aufbewahrung nach Ablauf der kassenrechtliche n Aufbewahrungsfrist 
 
Sofern eine AD auf Grund besonderer Bestimmungen verpflichtet ist, begründende Unterlagen 
länger als die kassenrechtliche Aufbewahrungsfrist (s. Teil C, Ziffer 11.4) aufzubewahren, hat sie 
diese kurzfristig vor Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist anzufordern. Die 
Kämmerei/Stadtkasse weist die Verwaltung rechtzeitig auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist hin. 
Die Unterlagen stehen der AD nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist für die Dauer 
eines Jahres zur Abholung zur Verfügung. Danach werden nicht abgeholte Unterlagen vernichtet. 
 
 
 
4 Prüfung der Soll-Buchungen der Kassen 
 
(entfällt)

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73 
5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Vollziehung saussetzung 
 
 
 
5.1 Stundung 
 
Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschubes. Mit der Gewährung der Stundung muss 
der neue Zahlungstermin eindeutig festgelegt werden. Bei Einräumung von Ratenzahlungen ist der 
Zahlungstermin für jede Rate festzulegen. Der neue Zahlungstermin bzw. der Zahlungstermin der 
letzten Rate soll nicht später als 24 Monate nach der Stundungsgewährung liegen. In die 
Stundungsanordnung ist der gesamte gestundete Betrag einschl. bis zur Antragstellung 
angefallener Säumniszuschläge und Mahngebühren aufzunehmen. 
 
Ein Anspruch darf ganz oder teilweise gestundet werden, wenn seine Einziehung bei Fälligkeit eine 
erhebliche Härte für den Schuldner / die Schuldnerin bedeuten würde und der Anspruch durch die 
Stundung nicht gefährdet erscheint (§ 27 Abs. 1 KomHVO, § 222 AO). Die Stundung soll in der 
Regel nur auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung gewährt werden. Für den Bereich der 
Ordnungswidrigkeiten bestehen besondere Regelungen (Zahlungserleichterungen nach § 18 
OWiG). 
 
Bei Firmen als Zahlungspflichtigem ist in der Regel keine Gefährdung des Anspruchs anzunehmen, 
falls ein schlüssiger Liquiditätsplan vorgelegt wird, der eine gleichmäßige und vollständige 
Befriedigung aller Gläubiger, einschließlich zukünftig fällig werdender Forderungen, im 
Stundungszeitraum darlegt. Sind zugleich Bescheide von der Vollziehung ausgesetzt, ist es zur 
Vermeidung der Annahme einer Anspruchsgefährdung erforderlich, dass für die zugrunde liegenden 
Forderungen in der Bilanz bzw. in der unterjährigen Finanzplanung der zahlungspflichtigen Person 
Rückstellungen gebildet werden, die im vorgelegten Liquiditätsplan Berücksichtigung finden. 
 
Von einer Anspruchsgefährdung ist demgegenüber in der Regel bei Kenntnis anderer 
Anhaltspunkte auszugehen, die die Annahme einer Zahlungsunfähigkeit begründen, insbesondere 
wenn 
 
in der Vergangenheit regelmäßig nicht zur Fälligkeit gezahlt wurde; auch wenn die 
zahlungspflichtige Person durch offenkundig unbegründete Einwendungen versucht, die Einziehung 
zu verzögern 
Rücklastschriften oder nicht eingelöste Schecks vorliegen 
vorherige Zahlungsvereinbarungen nicht eingehalten wurden oder 
ein (anderer) Gläubiger Vollstreckungsmaßnahmen beantragt oder durchgeführt hat. 
Auskünfte zu diesen Anhaltspunkten für eine Anspruchsgefährdung können bei der 
Vollstreckungsabteilung angefragt werden. Beträgt die Summe der Forderungen, für die eine 
Stundung beantragt ist, mehr als 10.000,00 Euro, ist die Vollstreckungsabteilung vor Bewilligung der 
Stundung zu beteiligen, sofern nicht eine Einsicht in das elektronische Schuldnerverzeichnis nach § 
882f Zivilprozessordnung erfolgt. 
 
Bei der Gewährung der Stundung ist die zahlungspflichtige Person darauf hinzuweisen, dass bei 
Nichteinhaltung von Ratenzahlungen der Gesamtbetrag sofort fällig wird. 
 
Ist für eine Forderung innerhalb eines Kassenzeichens bereits ein Vollstreckungsauftrag erteilt, darf 
die AD für keine Forderung innerhalb dieses Kassenzeichens eine Stundung oder 
Zahlungserleichterung gewähren, solange das Vollstreckungsverfahren läuft.

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74 
Ein Antrag auf Stundung oder Zahlungserleichterung, der während des Vollstreckungsverfahrens 
gestellt wird, ist zur Bearbeitung an die Vollstreckungsabteilung abzugeben. 
 
Gegenüber der Kasse ist die Stundung durch Absetzung des Anordnungssolls, bezogen auf den 
bisherigen Fälligkeitstermin, und durch Sollstellung, bezogen auf den oder die neuen 
Fälligkeitstermine, anzuordnen; durch die hierdurch vorzunehmenden Buchungen erhält die 
Vollstreckung Kenntnis der geänderten Fälligkeiten. 
 
Unabhängig von den neuen Fälligkeitsterminen erfolgt die Soll-Buchung der gestundeten Beträge in 
dem Haushaltsjahr, in dem die bisherige Fälligkeit aufgehoben wird. Form und Inhalt der 
Anordnungen sind mit der Kasse abzustimmen. Die Anordnungen sind von einer 
anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. 
 
Die Gewährung der Stundung ist der zahlungspflichtigen Person schriftlich bekannt zu geben. 
 
Soweit Sicherheiten in Anspruch genommen werden sollen, ist Teil B, Ziffer 2.5 zu beachten. 
 
Der gestundete Betrag ist in der Regel angemessen zu verzinsen (§ 27 Abs. 1 KomHVO, § 234 
AO). Werden Stundungszinsen berechnet, so ist über den festgesetzten Betrag unverzüglich eine 
Annahmeanordnung zu erteilen. 
 
 
 
5.2 Niederschlagung 
 
Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete Zurückstellung der Weiterverfolgung eines 
fälligen Anspruchs ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. Ein Anspruch darf niedergeschlagen 
werden, wenn zu erwarten ist, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten 
der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen (§§ 27 Abs. 2 KomHVO, § 261 
AO). 
 
Ansprüche der Kommune, die diese als dauerhaft uneinbringlich einschätzt, sind auszubuchen und 
dürfen nicht im Inventar geführt werden (§ 27 Abs. 4 KomHVO). 
 
Sofern eine Niederschlagungsvereinbarung nach Ziffer 5.2.4 geschlossen wurde oder wenn eine 
entsprechende Regelung durch die Kämmerin für das Dezernat II getroffen wurde, gehen die 
dortigen Regelungen den Regelungen der Ziffern 5.2.1 bis 5.2.3 vor. 
 
 
5.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen 
 
Nach erfolglosen Einziehungsversuchen der Vollstreckungsabteilung schlägt diese der AD vor, den 
Betrag niederzuschlagen. Über diesen Vorschlag hat die AD unverzüglich, spätestens jedoch 
innerhalb von drei Monaten zu entscheiden, ob dem Vorschlag der Vollstreckungsabteilung gefolgt 
wird oder ob ihr weitere Kenntnisse darüber vorliegen, die neue weitere Einziehungsversuche 
ermöglichen. Bei einem Betrag unter 200,00 Euro verlängert sich die Frist auf sechs Monate. Im 
Niederschlagungsvorschlag der Vollstreckungsabteilung wird auf die jeweilige Frist gesondert 
hingewiesen.

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75 
Wird der Niederschlagungsvorschlag abgelehnt, da eine weitere Einziehung erfolgen soll, ist der 
Vorgang mit zusätzlichen Informationen an die Kämmerei/Vollstreckungsabteilung (20/204/12) 
zurück zu geben. 
 
Ansonsten ist der Stadtkasse eine entsprechende Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. Die 
zahlungspflichtige Person erhält über die Niederschlagung keine Mitteilung. 
 
Liegt nach Ablauf der im ersten Absatz genannten Frist der Kämmerei weder eine Annahme-
Abgangsanordnung noch Mitteilung über die weitere Einziehung der AD vor, wird die 
Dienstellenleitung der AD unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes einmalig mit Fristsetzung 
an die ausstehende Entscheidung erinnert. Erfolgt auch danach keine Erledigung durch die AD, 
wertet die Kasse dies als Zustimmung zum Vorschlag und kann bei der Stadtkämmerin eine auf 2 
Jahre befristete Niederschlagung erwirken. Über die Niederschlagung dieser Forderung sind das 
Rechnungsprüfungsamt und die AD zu unterrichten. Die AD hat die Annahme-Abgangsanordnung 
der Stadtkämmerin über die Niederschlagung in der Finanzbuchführung erfolgs- und 
bestandswirksam zu erfassen. 
 
 
 
 
5.2.2. Privatrechtliche Forderungen 
 
Die Kasse unterrichtet die AD, wenn eine privatrechtliche Forderung 30 Tage nach 
Zahlungserinnerung nicht oder nicht vollständig erfüllt ist. Die AD entscheidet innerhalb von drei 
Monaten, ob über die Forderung ein gerichtliches Mahnverfahren gemäß §§ 688 ff. ZPO eingeleitet 
werden soll, oder ob der Betrag niederzuschlagen ist und teilt diese Entscheidung der Kasse mit. 
 
Entscheidet sich die AD für eine Niederschlagung, so ist der Kasse eine entsprechende Annahme-
Abgangsanordnung zu erteilen. Die zahlungspflichtige Person erhält über die Niederschlagung 
keine Mitteilung. 
 
Entscheidet sich die AD für das gerichtliche Mahnverfahren, ist der Mahnbescheid unverzüglich zu 
beantragen und die Erledigung zu überwachen. Ist im Verlauf des gerichtlichen Mahnverfahrens für 
die AD zu erkennen, dass mit dem Eingang der Forderung in absehbarer Zeit nicht gerechnet 
werden kann, z.B. Mitteilung über bestehende hohe Vorpfändungen, ist die Forderung vom Soll 
abzusetzen, damit diese nicht jahrelang als offene Forderung mitgeführt wird. 
 
Liegt der Kasse nach Ablauf der Frist keine Entscheidung der AD vor, wird die AD unter Beteiligung 
des Rechnungsprüfungsamtes letztmalig mit Fristsetzung an die ausstehende Entscheidung 
erinnert. Erfolgt auch danach keine Erledigung durch die AD, ist die Kasse berechtigt, bei der 
Stadtkämmerin eine auf 2 Jahre befristete Niederschlagung zu erwirken. 
 
Über die Niederschlagung dieser Forderung sind das Rechnungsprüfungsamt und die AD zu 
unterrichten. Die AD hat die Annahme-Abgangsanordnung der Stadtkämmerin über die 
Niederschlagung in der Finanzbuchführung erfolgs- oder und bestandswirksam zu erfassen. 
 
 
5.2.3 Überwachung der Niederschlagung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
76 
Bei einer befristeten Niederschlagung ist die AD für die Terminüberwachung verantwortlich. Bei 
Ablauf der Niederschlagungsfrist, jedoch rechtzeitig vor Ablauf der Verjährungsfrist, hat die AD zu 
prüfen, ob eine neue verjährungsunterbrechende Maßnahme durchzuführen ist. Soweit nicht eine 
neue Frist innerhalb der Verjährung festgesetzt wird oder eine befristete nicht in eine unbefristete 
Niederschlagung umgewandelt wird, ist der Stadtkasse spätestens zwölf Monate vor Eintritt der 
Verjährung erneut eine Annahmeanordnung mit der ursprünglichen Fälligkeit zu erteilen, damit ein 
erneuter Einziehungsversuch erfolgen kann. 
 
Die AD hat dafür Sorge zu tragen, dass die Forderung nicht verjährt. Bei nicht erfolgversprechenden 
Vollstreckungsmaßnahmen sind die übrigen möglichen verjährungsunterbrechenden Maßnahmen 
von der AD bevorzugt zu nutzen. 
 
Die AD hat eine Niederschlagungsliste zu führen. 
 
5.2.4 Niederschlagungsvereinbarung 
 
Zwischen einer AD und dem Kassen- und Steueramt der Kämmerei kann auch folgende 
Verfahrensweise vereinbart werden: 
 
a) Die Kämmerei entscheidet über Niederschlagungen und überwacht niedergeschlagene 
Forderungen und 
b) die AD vollzieht diese Niederschlagungen im Bewi rtschaftungssystem durch formelle 
Anordnungen (Sammelabgangsanordnung) lediglich nach und führt die Buchungen durch. 
 
Die Vereinbarung kann zusätzlich enthalten, dass 
 
die AD der Niederschlagungsentscheidung innerhalb einer zu bestimmenden Frist mit Begründung 
widersprechen kann 
 
innerhalb einer festgelegten Frist nach der letzten Niederschlagung weitere Forderungen in der 
betroffenen Einnahmeart gegen die gleiche zahlungspflichtige Person niedergeschlagen werden 
können (sog. Folgeniederschlagungsentscheidung), ohne dass vorher Beitreibungsversuche 
durchgeführt werden müssen. Einschränkend kann auch bestimmt werden, dass 
Folgeniederschlagungen nur im zum selben Kassenzeichen erfolgen. 
 
Die Niederschlagungsvereinbarung wird in Schriftform zwischen dem / der Beigeordneten der 
jeweiligen AD sowie der Stadtkämmerin unter Beteiligung des für die Organisation zuständigen 
Amtes und des Rechnungsprüfungsamtes abgeschlossen. Das Gleiche gilt bei Änderung oder 
Ergänzung einer bestehenden Vereinbarung. 
 
In der Niederschlagungsvereinbarung sind mindestens zu regeln 
- die betroffenen Finanzpositionen sowie die diesen  zugeordneten Einnahmearten des 
Kassenverfahrens 
 
- ob neben befristeten Niederschlagungen auch unbef ristete Niederschlagungen von der 
Vereinbarung erfasst sein sollen 
 
- der Zyklus, in dem der AD die Niederschlagungsent scheidungen übersendet werden (z. B. 
wöchentlich)

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
77 
- Fristen, innerhalb derer, sofern vereinbart, der Niederschlagungsentscheidung 
widersprochen werden kann (s. Teil B, Ziffer 5.2.3) 
 
- Form, Inhalt und Übermittlungsweg der von der Käm merei vorbereiteten Sammel-Annahme-
Abgangsanordnungen (s. Teil B, Ziffer 2.3.1.1) bzw. der Buchungslisten im Sinne von Teil B, Ziffer 
2.3.3.1 sowie möglicher sonstiger Mitteilungen über die Einzelfälle, soweit diese im vereinbarten 
Zyklus gemeinsam mit den entsprechenden Niederschlagungsentscheidungen der AD zugeleitet 
werden 
 
- Ort und Verfahren der Aufbewahrung bzw. Archivier ung der Vollstreckungsunterlagen nach 
erfolgter Niederschlagung. 
 
Abweichend von den Regelungen in Teil B, Ziffer 2.3.1.2 bedarf die Annahme-Abgangsanordnung 
zur Niederschlagung folgender Angaben nicht: 
- Zahlungspflichtige Person, 
 
- Zahlungsgrund sowie 
 
- Rechtsnatur der Forderung. 
 
Sofern für die AD ein Widerspruchsrecht besteht, gilt der Ablauf der Widerspruchsfrist, ohne dass 
eine Ablehnung erfolgt wäre, als zustimmende Entscheidung über die Niederschlagung (s. Teil B, 
Ziffer 5.5) und Feststellung der sachlichen Richtigkeit der Annahme-Abgangsanordnung. Einer 
gesonderten Verfügung bedarf es nicht. 
 
 
 
5.3 Erlass 
 
Auf Antrag des Zahlungspflichtigen dürfen Ansprüche ganz oder zum Teil erlassen werden, wenn 
ihre Einziehung nach Lage des einzelnen Falles eine besondere Härte bedeuten würde bzw. unbillig 
wäre. Unter den gleichen Voraussetzungen können bereits entrichtete Beträge erstattet oder 
angerechnet werden (§ 27 Abs. 3 KomHVO, § 227 Abs. 1 AO, § 14 KostO NRW). 
 
Die Entscheidung über den Erlass ist dem Zahlungspflichtigen schriftlich bekannt zu geben. 
 
Wird ein Erlass ausgesprochen, ist der Kasse eine Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. 
 
 
5.4 Aussetzung der Vollziehung 
 
Wird ein Betrag von der Vollziehung ausgesetzt (z. B. § 80 Abs. 4 VwGO), ist er kassenmäßig nicht 
mehr fällig. Mit der Aussetzung der Vollziehung ist deshalb der Kasse eine Annahme-
Abgangsanordnung zu erteilen. Nach Abschluss des Verfahrens ist der Kasse gegebenenfalls eine 
neue Annahmeanordnung zu erteilen. Die Stadtkämmerin kann für einzelne Forderungsarten eine 
abweichende Regelung treffen. 
 
Von der Vollziehung ausgesetzte Beträge sind gegebenenfalls zu verzinsen (§ 237 AO). Werden 
Aussetzungszinsen berechnet, ist über den festgesetzten Betrag unverzüglich eine 
Annahmeanordnung zu erteilen.

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78 
 
 
 
5.5 Zuständigkeit 
 
Die Zuständigkeit für Stundung, Niederschlagung, Erlass oder Vollziehungsaussetzung einer 
Hauptforderung ergibt sich aus der Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln. Soweit es sich hiernach 
um ein Geschäft der laufenden Verwaltung handelt oder die Oberbürgermeisterin ermächtigt ist, 
wird diese Zuständigkeit auf die Fachbeigeordneten übertragen. Darüber hinaus sind zuständig für 
 
a) Stundung 
- bis zu 10.000,00 Euro und maximal auf die Dauer e ines Jahres die Amtsleitung 
- bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer ei nes halben Jahres der Leiter / die Leiterin 
der nächstniedrigeren Organisationseinheit 
 
b) Niederschlagung 
- befristete und unbefristete Niederschlagungen von  Forderungen bis zu 10.000,00 Euro die 
Amtsleitung 
 
Die Amtsleitung ist befugt, die Entscheidungen über befristete Niederschlagungen bis zu 5.000,00 
Euro auf den Leiter / die Leiterin der nächstniedrigeren Organisationseinheit zu delegieren. 
 
c) Erlass 
bis zu 10.000,00 Euro die Amtsleitung 
 
d) Aussetzung der Vollziehung 
bis zu 10.000,00 Euro und maximal auf die Dauer eines Jahres die Amtsleitung 
bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer eines halben Jahres der Leiter / die Leiterin der 
nächstniedrigeren Organisationseinheit. 
 
Diese Grenzen gelten nicht für Stundungen, Niederschlagungen, Erlasse und Aussetzungen der 
Vollziehung im kommunalen Steuerrecht. Hier gelten die gesonderten Unterschriftsregelungen der 
Stadtkämmerin für das Steueramt der Stadt Köln. 
 
Über abweichende Regelungen entscheidet auf Antrag des / der Beigeordneten die Stadtkämmerin 
oder die beauftragte Stelle (20) nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt; diese 
Entscheidung kann auch Teil einer Niederschlagungsvereinbarung sein. 
 
Die Kasse bzw. Vollstreckung ist zuständig für Stundung, Niederschlagung oder Erlass, sofern 
ausschließlich Nebenforderungen (Kasse für Mahngebühren und Säumniszuschläge, Vollstreckung 
für Vollstreckungskosten) betroffen sind. 
Im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Hauptforderung hat die AD im Benehmen mit der 
zuständigen Buchhaltung der Stadtkasse auch die Stundung, die Niederschlagung, den Erlass oder 
die Absetzung (Vollziehungsaussetzung) der Nebenforderungen zu verfügen. Eine Kopie dieser 
Verfügung ist der Stadtkasse zu übersenden, damit die zu den Hauptforderungen 
korrespondierenden Nebenforderungen zeitnah gestundet bzw. abgesetzt werden können. 
 
Bei einem Erlass von Haupt- und Nebenforderungen durch die AD ist die Mitzeichnung der 
Stadtkasse betreffend des Erlasses der Nebenforderungen erforderlich. Gleiches gilt für 
Vergleichsentscheidungen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
79 
Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, niederzuschlagen, zu erlassen oder von der 
Vollziehung auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entsprechende Anordnung gegenüber der 
Kasse zu erteilen. 
 
 
 
5.6 Absehen von Beitreibungsmaßnahmen (Mahn-und Zah lsperren) 
 
Beitreibungsmaßnahmen der Kasse sind 
 
a) bei einer öffentlich-rechtlichen Forderung: 
 Mahnung, Vollstreckungsauftrag bzw. Amtshilfeersuc hen und die damit verbundenen 
Vollstreckungsmaßnahmen 
 
b) bei einer privatrechtlichen Forderung: 
 Aufforderung an AD, das gerichtliche Mahnverfahren  einzuleiten. 
 
Hat die AD Zugriff auf das automatisierte Kassenverfahren, ist sie berechtigt, bis zu maximal 90 
Tagen eigenständig Beitreibungsmaßnahmen auszusetzen. Verfügt die AD nicht über diesen Zugriff 
oder soll über die 90 Tage hinaus von Beitreibungsmaßnahmen abgesehen werden, muss die AD 
die Kasse schriftlich anweisen, bis zu maximal 360 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen 
abzusehen. Diese Anweisung an die Kasse bedarf der Unterschrift einer hierzu 
anordnungsbefugten Person. Die Kasse entscheidet dann über die zu wählende Maßnahme. 
 
Im automatisierten Verfahren bedarf es für das Setzen bzw. Aufheben von Sperren bis zu maximal 
90 Tagen keiner Anordnungsbefugnis. 
Die Einrichtung der Berechtigung zum Setzen von Sperren im Kassenverfahren erfolgt durch die 
Kämmerei (206) aufgrund eines Antrages der AD.  
 
Es obliegt der AD zu regeln und zu überwachen, bis zu welcher Höhe die jeweiligen Sachbearbeiter 
/ Sachbearbeiterinnen Sperren setzen oder aufheben können. 
 
Die Kasse ist berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen. 
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen führt sie Beitreibungsmaßnahmen durch. Das Absehen von 
Beitreibungsmaßnahmen verändert nicht die Fälligkeit und die sich hieraus ergebenden Folgen. 
Insbesondere wird die Nachberechnung der Säumniszuschläge nicht gehemmt. 
Eine Verkettung von Sperren ist nicht zulässig.  
 
Die Herausnahme ganzer Einnahmearten aus Mahnläufen, Vollstreckungsläufen und/oder 
Lastschrifteinzugsläufen zu bestimmten Terminen eines Soll-Ist-Vergleichs bedarf eines Schreibens 
mit Unterschrift einer unbeschränkt anordnungsbefugten Person oder einer Mail einer unbeschränkt 
anordnungsbefugten Person an die Stadtkasse. Bei einer Herausnahme über einen Zeitraum von 
mehr als 90 Tagen ist ein entsprechendes Anschreiben über das zuständige Dezernat mit 
Durchschrift für das Rechnungsprüfungsamt erforderlich.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil B (Anordnungswesen) 
 
 
80 
6 Abtretung/Pfändung von Forderungen an die Stadt K öln durch Dritte 
 
6.1 Abtretung 
 
Abtretungsanzeigen sind durch die jeweilige AD auf Wirksamkeit zu prüfen. Unwirksame 
Abtretungsanzeigen sind mit einem entsprechenden Hinweis an den Absender zurück zu senden. 
 
Wirksame Abtretungsanzeigen über Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen sind von der AD 
in eigener Zuständigkeit zu bearbeiten. 
 
Von der AD als wirksam anerkannte Abtretungsanzeigen über Guthaben auf Kassenzeichen sind 
unverzüglich der Stadtkasse zuzuleiten. Die zuständige Buchhaltung der Stadtkasse ist vorab 
telefonisch oder per E-Mail über die Abtretung zu unterrichten. 
 
6.2 Pfändung 
 
Bis zur Einführung eines neuen Verfahrens gilt folgende Regelung weiter:  
 
Zuständig für die Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen über Forderungen 
aus Lieferungen oder Leistungen ist die jeweilige AD. Sie hat die Drittschuldnererklärung 
abzugeben und erforderlichenfalls der Stadtkasse entsprechende Auszahlungsanordnungen zu 
erteilen. 
 
Zuständig für die Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen über Guthaben auf 
Kassenzeichen ist die Stadtkasse. Sie hat die Drittschuldnererklärung abzugeben und 
erforderlichenfalls den gepfändeten Betrag zu überweisen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
81 
C. Zahlungsabwicklung 
 
 
 
 
1 Allgemeines 
 
 
 
1.1 Zahlungsabwicklung 
 
Die Zahlungsabwicklung ist für die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen 
und die Verwaltung der Finanzmittel der Stadt Köln zuständig (§ 93 Abs. 1 GO / § 31 Abs. 1 
KomHVO). 
 
Außerdem obliegen der Zahlungsabwicklung das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung. 
Die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen und die Verwaltung der 
Finanzmittel erfolgt durch die Stadtkasse. 
 
Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließlich der mit ihr verbundenen Sonderkassen und 
die Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachstehend als Kassen bezeichnet. 
 
 
 
1.2 Zahlstellen 
 
Eine Zahlstelle als Teil der Stadtkasse kann zur Erledigung von Aufgaben der Zahlungsabwicklung 
eingerichtet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung und Auflösung der Zahlstelle 
entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) durch Einrichtungsverfügung. 
Buchungsverfahren und Abschlüsse werden von der Kämmerei geregelt. Die Kämmerei/Stadtkasse 
beteiligt das betroffene Amt, das Rechnungsprüfungsamt und den Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung. Die Zahlstelle ist organisatorisch dem Amt zuzuordnen, dem die 
Dienstaufsicht über das dort eingesetzte Personal obliegt. Die Fachaufsicht obliegt dem 
Zuständigen für die Zahlungsabwicklung. 
 
 
 
1.3 Sonderkassen 
 
Eine Sonderkasse ist für Sondervermögen und Treuhandvermögen, für die Sonderrechnungen zu 
führen sind ist, einzurichten. Soweit sie mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie die 
Vorschriften dieser Geschäftsanweisung. Für eine Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse 
verbunden ist, gelten die Bestimmungen dieser Geschäftsanweisung entsprechend, soweit keine 
andere Regelung getroffen ist. 
 
Für die Zahlstellen und Sonderkassen gelten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffern 2 bis 11 und Ziffer 
15.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
82 
 
 
1.4 Girokassen 
 
Anstelle der Stadtkasse kann für die Erledigung bargeldloser Kassengeschäfte eine Girokasse 
eingerichtet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung und Auflösung sowie rechtlichen 
Bedingungen entscheidet die Oberbürgermeisterin. 
 
 
 
1.5 Einnahmekassen 
 
Eine Einnahmekasse (Geldannahmestelle) für die Annahme geringfügiger Barzahlungen kann nach 
den Regelungen für Handvorschüsse errichtet werden. Sie kann auch mit der 
Handvorschussverwaltung verbunden sein, wenn es sich um die Annahme geringfügiger Beträge 
handelt und dadurch die Einrichtung von Zahlstellen vermieden wird. Hierfür gelten die 
Bestimmungen zu Teil C, Ziffer 12. 
 
 
 
1.6 Gelderheber 
 
Ein Gelderheber / eine Gelderheberin ist eine Person, die für die Annahme oder Auszahlung von 
Beträgen außerhalb von Kassenräumen besonders bestellt ist. Hierfür gelten die Bestimmungen zu 
Teil C, Ziffern 3.3.2 und 13. 
 
 
 
1.7 Handvorschüsse 
 
Ein Handvorschuss kann einzelnen Ämtern oder Bediensteten zur Leistung geringfügiger 
Barzahlungen oder als Wechselgeld gewährt werden. Hierfür gelten die Bestimmungen zu Teil C, 
Ziffer 14.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
83 
2 Aufgaben der Zahlungsabwicklung 
 
 
 
2.1 Aufgaben nach § 31 KomHVO 
 
Zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung gehören: 
 
a) Annahme der Einzahlungen 
 
b) Leistung der Auszahlungen 
 
c) Verwaltung der Finanzmittel 
 
d) Mahnwesen 
 
e) Zwangsvollstreckung nach dem Verwaltungsvollstre ckungsgesetz sowie Festsetzung, 
Stundung, Niederschlagung und Erlass von Vollstreckungskosten 
 
f) Erfassung und Dokumentation des Zahlungsvorgangs . 
 
Derzeit obliegen 
 
der AD die Einleitung der Zwangsvollstreckung von privatrechtlichen Forderungen sowie 
Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Verzugszinsen 
 
der Vollstreckungsabteilung der Kämmerei die Zwangsvollstreckung öffentlich-rechtlicher 
Forderungen (ohne Mahnung) sowie Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von 
Vollstreckungskosten 
 
der Abteilung Stadtkasse der Kämmerei die übrigen Aufgaben der Zahlungsabwicklung. 
 
 
 
2.2 Weitere Aufgaben 
 
Auf die Zahlungsabwicklung sind als weitere Aufgaben übertragen: 
 
a) Vorbereitung der Finanzrechnung (§ 40 KomHVO) 
 
b) Verwahrung der Zweitschlüssel von Sicherungsbehä ltnissen (s. Teil C, Ziffer 15.1.3). 
 
c) Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlas s von Nebenforderungen (z. B. 
Mahngebühren, Säumniszuschlägen und Auslagen), soweit Abweichendes nicht bestimmt ist 
 
d) Belegsammlung 
 
e) Verwahrung von Wertgegenständen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
84 
Die Übertragung weiterer Aufgaben erfolgt durch besondere Anordnung der Oberbürgermeisterin. 
 
 
 
2.3 Fremde Kassengeschäfte 
 
Ein fremdes Kassengeschäft ist ein Kassengeschäft, das die Zahlungsabwicklung für Dritte 
ausführt. Hierunter fallen Finanzmittel, die die Gemeinde auf Grund rechtlicher Vorschriften 
unmittelbar in den Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers zu buchen hat 
(einschließlich der ihr zur Selbstbewirtschaftung zugewiesenen Finanzmittel) und Finanzmittel , die 
in der Zahlungsabwicklung mit dem endgültigen Kostenträger oder mit einer anderen Institution, die 
unmittelbar mit dem endgültigen Kostenträger abrechnet, anstelle der Gemeinde vereinnahmt oder 
ausgezahlt werden (§ 15 KomHVO). 
 
Die Übertragung eines fremden Kassengeschäftes kann erfolgen durch Gesetz, aufgrund eines 
Gesetzes oder durch Anordnung der Oberbürgermeisterin. In der Anordnung sind der Umfang der 
Aufgabe, die Abwicklung der Kassengeschäfte und das Prüfungsrecht festzulegen. 
 
Ein Kassengeschäft, das die Stadtkasse im Rahmen der Amtshilfe besorgt, ist kein fremdes 
Kassengeschäft.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
85 
3 Wahrnehmung der Zahlungsabwicklung  
 
Die Zahlungsabwicklung ist für die Erledigung aller zur Zahlungsabwicklung gehörenden Aufgaben 
(s. Teil C, Ziffern 2.1 und 2.2) der Stadt Köln zuständig. Außerhalb der zu ihr gehörenden Kassen 
dürfen Zahlungsmittel nur von den Einnahmekassen oder den beauftragten Personen (Gelderheber 
/ Gelderheberin / Handvorschussverwalter / Handvorschussverwalterin) angenommen oder 
ausgehändigt werden (s. Teil C, Ziffern 12 bis14). 
 
 
 
3.1 Schriftwechsel nach außen 
 
Die Hauptkasse führt ihren Schriftwechsel nach außen unter der Bezeichnung  
"Stadtkasse ".  
 
In Wahrnehmung der Aufgabe als Vollstreckungsbehörde firmiert die Hauptkasse mit der 
Bezeichnung: "Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde". Eine Vollstreckungsmaßnahme, die von der 
Vollstreckungsabteilung durchgeführt wird, erfolgt ebenfalls mit dem Zusatz „Stadtkasse als 
Vollstreckungsbehörde“. 
Die bei einem Amt eingerichtete Zahlstelle firmiert mit "Stadtkasse Köln, Zahlstelle bei ..." 
 
Bei Einleitung der Zwangsvollstreckung einer privatrechtlichen Forderung firmiert die AD ohne 
Zusatz. 
 
 
 
3.2 Ausstattung der Kassen 
 
Die Kasse ist von dem Amt, bei dem sie eingerichtet ist, personell, räumlich und sachlich so 
auszustatten, dass sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen kann. Ein 
unbefugtes Benutzen der technischen Einrichtungen ist zu verhindern. Zahlungsmittel, zu 
verwahrende Wertgegenstände, die Dokumentationen über die Buchungen und die Belege müssen 
sicher aufbewahrt werden. Anforderungen an das Dokumentationsverfahren, die technische 
Ausstattung und Sicherungsanforderungen sind Bestandteil der Einrichtungsverfügung. 
 
Änderungen und Ergänzungen sind gesondert zu verfügen. Hierfür beteiligt die 
Kämmerei/Stadtkasse das betroffene Amt, das Rechnungsprüfungsamt. Und den Zuständigen für 
die Zahlungsabwicklung. 
 
 
Die Kassenleitung unterrichtet den Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dieser die Leitung 
der Kämmerei, wenn die Ausstattung der Kasse für unzureichend gehalten wird. Der Zuständige für 
die Zahlungsabwicklung hat die Amtsleitung, bei der die Kasse eingerichtet ist, zu unterrichten, 
wenn er die Ausstattung für unzureichend hält. 
 
 
3.2.1 Dokumentationen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
86 
Die Hauptkasse hat die Dokumentationen in folgenden Büchern zu führen: 
 
a) Schecküberwachungsbuch 
b) Zeitbuch (Zeitliche Ordnung) 
c) Sachbuch (Sachliche Ordnung) 
d) Tagesabschlussbuch 
e) Bestandsnachweise. 
 
Die Zahlstelle hat die in der Arbeitsanweisung festgelegten Bücher zu führen. 
 
Die Bücher sind so einzurichten, dass die Dokumentation ordnungsgemäß, sicher und wirtschaftlich 
erfolgen kann. 
 
Soweit wirtschaftliche Gründe nicht entgegenstehen, ist der automatisierten Datenverarbeitung der 
Vorrang zu geben. Hierbei ist vorzusehen, dass die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem 
Arbeitsgang oder aufgrund gleicher Datenträger vorgenommen werden. 
 
Bei der automatisierten Datenverarbeitung muss sichergestellt sein, dass 
 
a) gültige Programme verwendet werden, die vom Rech nungsprüfungsamt geprüft und von der 
Hauptkasse, bei Zahlstellen von dem betroffenen Amt mit Zustimmung der Hauptkasse freigegeben 
sind 
b) die Daten vollständig und richtig erfasst, aufge nommen oder gespeichert, verarbeitet und 
ausgegeben werden und diese Tätigkeitsbereiche gegenüber der Programmierung abgegrenzt 
werden, sowie gegeneinander, soweit eine Aufgabentrennung stattfindet 
c) die Daten nicht verloren gehen und nicht unbefug t verändert werden können 
d) die Buchungen innerhalb der Aufbewahrungsfristen  der Bücher jederzeit ausgedruckt 
werden können 
e) die Unterlagen über die maschinelle Abwicklung u nd eine Dokumentation der verwendeten 
Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar bleiben 
f) Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden. 
 
Die in manuellen Verfahren geführten Bücher sind vor Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu 
schützen. 
 
Bei allen Verfahren sind die Buchungen so vorrätig zu halten, dass sie innerhalb der 
Aufbewahrungsfrist jederzeit in angemessener Frist vorgelegt oder ausgedruckt werden können. 
 
Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder 
abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der 
Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes 
System gewährleistet sein. 
 
 
3.2.1.1 Kontogegenbuch 
 
Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für den Zahlungsverkehr bei 
Kreditinstituten eingerichteten Konten ist für jedes Konto jahresunabhängig ein Kontogegenbuch zu 
führen. Auf das Kontogegenbuch kann verzichtet werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere

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87 
Weise der Bestand und die Veränderungen der Konten überwacht werden können. Bei 
automatisierter Datenverarbeitung ist das Kontogegenbuch für jeden Buchungstag auszudrucken. 
 
 
3.2.1.2 Schecküberwachungsbuch 
 
Die von der Kasse angenommenen Schecks sind unverzüglich zur Gutschrift auf dem hierfür 
vorgesehenen Girokonto einzureichen. Die Durchschrift der Scheckeinreichungsliste dient als 
Schecküberwachungsbuch. Die Summen der Scheckeinreichungen sind im Kontogegenbuch als 
Einzahlung einzutragen. Die Überwachung der Gutschrift erfolgt im Kontogegenbuch. 
 
 
3.2.1.3 Zeitbuch 
 
An jedem Buchungstag sind alle Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander einzeln im 
Zeitbuch zu buchen. Soweit Vorbücher zum Zeitbuch geführt werden, sind die Ergebnisse täglich in 
das Zeitbuch zu übernehmen. Mehrere Beträge können aufgrund von Zusammenstellungen in einer 
Summe gebucht werden. Die Zusammenstellung ist als Beleg aufzubewahren; die Einzelbelege 
sind ihr als Anlage beizufügen. 
 
Bei automatisierter Datenverarbeitung ist das Zeitbuch für jeden Buchungstag auszudrucken, sofern 
es nicht auf besonders gesicherte Datenträger übernommen werden kann. Es muss sichergestellt 
sein, dass die auf Datenträger übernommenen Buchungen jederzeit in angemessener Zeit 
ausgedruckt werden können. 
 
Gebuchte Beträge dürfen nicht mehr geändert werden. Für notwendige Korrekturen sind neue 
Buchungen erforderlich. 
 
Die Buchungen im Zeitbuch umfassen mindestens 
 
a) die laufende Nummer der Buchung 
b) den Buchungstag 
c) das Kassenzeichen als Verbindung zur sachlichen Buchung 
d) den Betrag 
 
sowie weitere Informationen, die sich aus den Anforderungen an das Buchungsverfahren ergeben. 
 
 
3.2.1.4 Sachbuch 
 
Die Zahlstellen haben ein Sachbuch zu führen, sofern dies in der Arbeitsanweisung für die jeweilige 
Zahlstelle vorgeschrieben ist. 
Das Sachbuch ist so einzurichten, dass aus ihm der kassenmäßige Abschluss zur Vorbereitung der 
Finanzrechnung entwickelt werden kann. 
 
 
Die Sachbuchungen umfassen mindestens

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88 
a) die Soll-Buchungen der angeordneten Beträge 
b) die Einzahlungen und Auszahlungen 
c) den Buchungstag 
d) Hinweise auf die zeitliche Buchung und den Buchu ngsbeleg 
 
sowie weitere Informationen, die sich aus den Anforderungen an das Buchungsverfahren ergeben. 
 
3.2.1.5 Tagesabschlussbuch 
 
Zum Nachweis der Tagesabschlüsse ist ein Tagesabschlussbuch zu führen. Die Form richtet sich 
nach dem Buchungsverfahren. Wird das Tagesabschlussbuch in Buchform geführt, so sind die 
Seiten fortlaufend zu nummerieren. Werden in manuellen oder automatisierten Verfahren 
Tagesabschlussberichte in Lose-Blatt-Form erstellt, ist jeder Abschluss zum Nachweis der 
Lückenlosigkeit mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. 
 
 
3.2.1.6 Bestandsnachweise 
 
Zu Quittungsblocks und gegebenenfalls Schecks sind durch die Kasse und den Gelderheber / die 
Gelderheberin Nachweise über den Erhalt und deren Verwendung (Bestandsnachweis) zu führen. 
Soweit in einer Kasse Gegenstände im Sinne von geldwerten Drucksachen, z. B. Plaketten, 
Eintrittskarten vorgehalten werden, gehören diese zum Kassenbestand. Über den Gesamtbestand 
hat das Amt einen entsprechenden Bestandsnachweis zu führen. 
 
 
3.2.2 Sachliche Ausstattung 
 
Für die sachliche Ausstattung, insbesondere die Büroausstattung, Vordrucke und die Beschaffung 
und Unterhaltung von technischen Einrichtungen, hat das Amt zu sorgen und zu finanzieren, dem 
die Kasse organisatorisch zugeordnet ist. 
 
Besteht ein Bedarf an speziellen Arbeitsmitteln, so ist die Beschaffung mit der Kämmerei 
abzustimmen. 
 
 
3.2.3 Bankkonten 
 
 
3.2.3.1 Einrichtung der Bankkonten 
 
Über die Einrichtung und die Auflösung eines Kontos (Girovertrag) entscheidet ausschließlich die 
Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes. 
Für die Hauptkasse stellt den Antrag der Zuständige für die Zahlungsabwicklung, im Übrigen die 
jeweilige Amtsleitung. Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) unterrichtet das Amt 
und das Rechnungsprüfungsamt über die Einrichtung und die Auflösung. Bei der 
Kämmerei/Stadtkasse ist ein Verzeichnis der Bankkonten mit einer Ausfertigung der aktuellen 
Unterschriftsblätter zu führen.

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89 
 
Die von den Kassen bei den Kreditinstituten unterhaltenen Konten (Girokonten, Anlagekonten, 
Depotkonten, usw.) führen die Bezeichnung " Stadt Köln" und gegebenenfalls einen erklärenden 
Zusatz, z B Stadthauptkasse, Zahlstelle bei…. 
 
 
3.2.3.2 Befugnis zur Verfügung über den Kontenbestand 
 
Eine Verfügung über den Kontenbestand darf nur von zwei Beschäftigten der Zahlungsabwicklung 
gemeinsam unterzeichnet werden. 
 
Die Erteilung der Unterschriftsbefugnis ist von dem Amt schriftlich über die Kämmerei bei der 
Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (200/41) zu beantragen. 
 
Vor der Entscheidung der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (200/41) ist das 
Rechnungsprüfungsamt zu beteiligen. Sofern Unterschriftsbefugte vorgesehen sind, die nicht als 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung bestellt sind, ist zusätzlich eine Stellungnahme des für das 
Personalwesen zuständigen Amtes hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen einzuholen. 
 
Dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung ist in jedem Falle Unterschriftsbefugnisse zu erteilen. 
Er muss mit einem der übrigen Unterschriftsbefugten unterzeichnen können. 
 
Das für das Personalwesen zuständige Amt, das Rechnungsprüfungsamt und das antragstellende 
Amt sind über die erteilte Befugnis zu informieren. Der / die betroffene Beschäftigte ist von dem Amt 
zu unterrichten. 
 
Änderungen in den persönlichen oder sachlichen Voraussetzungen von Unterschriftsbefugten teilt 
das Amt, das Rechnungsprüfungsamt oder das für das Personalwesen zuständige Amt der 
Kämmerei/Stadtkasse mit. 
 
 
3.2.4 Bankkonten außerhalb der Zahlungsabwicklung 
 
Die Vorschriften zu Teil C, Ziffer 3.2.3 gelten sinngemäß. 
 
 
 
3.3 Beschäftigte der Zahlungsabwicklung 
 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind alle Beschäftigten, die in der Stadtkasse 200/4 oder 
Vollstreckungsabteilung 204 eingesetzt sind, sowie das gesamte in den Zahlstellen eingesetzte 
Personal.  
Sie müssen neben einer für ihre Aufgaben notwendigen Eignung auch über ein besonderes Maß an 
Zuverlässigkeit und ausreichender Vorbildung verfügen und in geordneten wirtschaftlichen 
Verhältnissen leben.

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90 
 
Auf das im Postservice des der Kämmerei eingesetzte Personal sind die für Beschäftigte der 
Zahlungsabwicklung geltenden Regelungen analog anzuwenden. 
 
Als geordnet sind die wirtschaftlichen Verhältnisse anzusehen, wenn man schuldenfrei ist; 
zumindest aber in der Lage ist, etwa vorhandene Schulden vereinbarungsgemäß zu tilgen, d.h. den 
eigenen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. 
Bei einem anhängigen bzw. laufenden Insolvenzverfahren und bis zum Abschluss der 
Abtretungsfrist des pfändbaren Teils seines Einkommens an den Treuhänder (sogenannte 
Wohlverhaltensphase) liegen keine geordneten wirtschaftlichen Verhältnisse vor. 
 
 
Die Kämmerei wählt die in der Kämmerei tätigen Beschäftigten der Zahlungsabwicklung aus. 
 
Bei den übrigen Kassen trifft das Amt die Auswahl der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung und 
schlägt sie der Kämmerei/Stadtkasse zur Bestellung vor. 
 
Die Kämmerei/Stadtkasse teilt die Entscheidung über die Bestellung dem betroffenen Amt, dem 
Rechnungsprüfungsamt und dem für das Personalwesen zuständigen Amt mit. Die betroffenen 
Beschäftigten sind von dem Amt zu unterrichten. 
 
Das für das Personalwesen zuständige Amt unterrichtet im Rahmen des 
Stellenbesetzungsverfahrens schriftlich über die persönlichen Voraussetzungen. Die Kriterien für 
die Beurteilung der persönlichen Voraussetzungen werden von der Leitung der Kämmerei im 
Einvernehmen mit dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dem für das Personalwesen 
zuständigen Amt sowie in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt festgelegt. 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen zur Beschäftigung in der Zahlungsabwicklung nicht oder 
nicht mehr vorliegen, ist das für das Personalwesen zuständige Amt verpflichtet, hierüber die 
Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich schriftlich zu unterrichten.  
 
Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet im Einvernehmen mit dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung und in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt über die Aufhebung der 
Bestellung bzw. Versetzung aus einem Aufgabengebiet der Zahlungsabwicklung. Zuständiger für 
die Zahlungsabwicklung, Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und 
Rechnungsprüfungsamt werden über die Entscheidung schriftlich unterrichtet. 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung in der Kämmerei dürfen keine Anordnungsbefugnis besitzen. 
Das gleiche gilt auch für die Beschäftigten der Zahlungsabwicklung in den Zahlstellen, sofern deren 
Einsatz nicht nur für den Vertretungsfall vorgesehen ist. Für Beschäftigte, die nur im Vertretungsfall 
eingesetzt werden, muss durch die beteiligten Ämter sichergestellt sein, dass, bezogen auf den 
Geschäftsvorgang, die vorgenannte Trennung gewährleistet wird. 
 
 
 
 
3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln 
 
Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte dürfen nur von dazu besonders bestellten 
Beschäftigten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung wird von der Kämmerei/Stadtkasse 
erteilt.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
91 
 
Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenpersonal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen 
abzuwickeln. 
Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestellung ermächtigt werden, außerhalb von 
Kassenräumen Zahlungsmittel anzunehmen oder auszuzahlen (Gelderheber / Gelderheberin 
einschließlich VB; siehe auch Teil C, Ziffer 13.1.). 
 
Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften ist 
unter Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs- oder Besoldungsgruppe an die 
Kämmerei/Stadtkasse zu richten. Art und Umfang des Zahlungsgeschäftes müssen eindeutig 
beschrieben sein. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, Ziffer 3.3.1. 
 
Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelderhebers / einer Gelderheberin für ein 
Aufgabengebiet ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. 
 
Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet über den Antrag auf Bestellung. Antragstellendes Amt, das 
für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt werden über die Bestellung 
schriftlich unterrichtet. Wenn eine/ein zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren 
Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Beschäftigte/ Beschäftigter 
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahrn immt 
 
wird die Bestellung durch die Kämmerei/Stadtkasse aufgehoben. 
 
Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Beschäftigten der Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich 
mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein 
entsprechender Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen wird. 
 
Zuständiges Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt werden 
über die Aufhebung der Bestellung schriftlich unterrichtet. 
 
 
3.3.3 Dienstausweise 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung, die sich bei der Ausübung des Dienstes ausweisen müssen, 
erhalten den Dienstausweis von dem Amt, bei der die Kasse eingerichtet ist. 
 
Der Dienstausweis muss einen Hinweis enthalten, dass der Inhaber / die Inhaberin berechtigt ist, 
mit befreiender Wirkung Beträge für die Stadt Köln gegen Quittung anzunehmen bzw. auszuzahlen. 
 
 
3.3.4 Aufgaben der Beschäftigten der Zahlungsabwick lung 
 
 
3.3.4.1 Allgemeines

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
92 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind 
 
a) für die ordnungsgemäße Erledigung der übertragen en Aufgaben verantwortlich 
 
b) nicht befugt, eine Kassenanordnung zu erteilen, aber berechtigt, eine Kassenanordnung 
vorzubereiten und unter Berücksichtigung der Bestimmungen über das Anordnungswesen eine 
Feststellungsbescheinigung (s. Teil B, Ziffer 1.7.2) zu erteilen. 
 
Bei einem Zweifel über die Auslegung und Anwendung einer kassenrechtlichen Vorschrift ist die 
Entscheidung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung bzw. der Kassenleitung einzuholen. 
 
3.3.4.2 Zuständiger für die Zahlungsabwicklung 
 
Der Zuständige für die Zahlungsabwicklung ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche 
Erledigung der Geschäfte der Zahlungsabwicklung verantwortlich. Im Einzelnen ergeben sich 
insbesondere folgende Aufgaben: 
 
a) Mitzeichnung von Arbeitsanweisungen zur Regelung  des Geschäftsablaufes 
 
b) Zustimmung zum Einsatz von Kassenmaschinen bzw. von Programmen, die bei den Kassen 
eingesetzt werden sollen 
 
c) Überwachung der ordnungsgemäßen Übergabe der Zah lungsmittel und der 
Buchungsunterlagen bei Wechsel eines / einer Beschäftigten der Zahlungsabwicklung der 
Hauptkasse 
 
d) Erteilen von Weisungen an Beschäftigte der Zahlu ngsabwicklung in allen Kassen im 
Rahmen der rechtlichen Bestimmungen der Zahlungsabwicklung, dieser Geschäftsanweisung und 
der erlassenen Arbeitsanweisungen 
 
e) Unterrichtung der Leitung der Kämmerei über unzu reichende sachliche und personelle 
Ausstattung einer Kasse sowie über Mängel in der Sicherheit oder im Arbeitsverfahren, soweit er 
sie nicht selbst beheben kann 
 
f) Meldung an die Kassenaufsicht, das Rechnungsprüf ungsamt, und den Verantwortlichen für 
die Finanzbuchhaltung, wenn Unregelmäßigkeiten bei einer Kasse aufgetreten sind 
 
g) Unterrichtung über die von der Deutschen Bundesb ank übersandten Mitteilungen über 
umlaufendes Falschgeld 
 
h) Erstellen der Tages-, Monats- und evtl. Zwischen abschlüsse 
 
i) Erstellen des kassenmäßigen Abschlusses und Vorb ereitungsarbeiten für 
Jahresabschlüsse. 
 
 
3.3.4.3 Zahlstellenleitung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
93 
Die Zahlstellenleitung ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der 
Aufgaben der Zahlungsabwicklung innerhalb der Zahlstelle verantwortlich. 
 
Im Einzelnen ergeben sich hieraus insbesondere folgende Aufgaben: 
 
a) Unterrichtung des Zuständigen für die Zahlungsab wicklung über unzureichende sachliche 
und personelle Ausstattung der Zahlstelle sowie über Mängel in der Sicherheit oder im 
Arbeitsverfahren, soweit sie diese nicht selbst beheben kann 
 
b) Überwachung der Arbeit der übrigen Beschäftigten  der Zahlungsabwicklung insbesondere 
auf Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen der Zahlungsabwicklung, dieser Geschäftsanweisung 
und der Arbeitsanweisung für die Zahlstelle. Bei Unklarheiten sind die Weisungen des Zuständigen 
für die Zahlungsabwicklung einzuholen und deren Durchführung zu überwachen 
 
c) Prüfung und Bestätigung 
 
der Übereinstimmung von Kassenist- und Kassensollbestand bei der Erstellung des 
Tagesabschlusses und den Zwischenabschlüssen und 
 
Vollständigkeit und Richtigkeit der Abrechnungen mit der Hauptkasse 
 
d) Mitteilung an den Zuständigen für die Zahlungsab wicklung und das Rechnungsprüfungsamt 
bei aufgetretenen oder vermuteten Unregelmäßigkeiten. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei 
einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3)  
 
e) Überwachung der ordnungsgemäßen Übergabe der Zah lungsmittel und der 
Buchungsunterlagen beim Wechsel der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung. 
 
Beim Wechsel in der Leitung der Zahlstelle hat die Amtsleitung die vollständige Übergabe der 
Geschäfte der Zahlungsabwicklung an den Nachfolger / die Nachfolgerin zu überwachen. Sofern die 
Amtsleitung auch die Leitung der Zahlstelle innehat, ist die vollständige Übergabe der Geschäfte 
der Zahlungsabwicklung an den Nachfolger / die Nachfolgerin von dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung zu überwachen. 
 
 
3.3.4.4 Zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte 
 
Jeder / Jede zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte ist 
verpflichtet, den Zahlungsverkehr ordnungsgemäß, sicher und zuverlässig abzuwickeln. 
 
Im Rahmen der für jede Kasse erlassenen Arbeitsanweisung ergeben sich insbesondere folgende 
Aufgaben: 
 
a) Abwicklung des baren und bargeldlosen Zahlungsve rkehrs 
 
b) Sichere Aufbewahrung der Zahlungsmittel und der Scheck- und Überweisungsformulare 
 
c) Bereithalten der Kassenmittel in der benötigten Höhe und Zusammensetzung 
 
d) Beachtung des festgesetzten Barhöchstbestandes

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
94 
 
e) Unverzügliche Ablieferung der nicht benötigten K assenmittel 
 
f) Entgegennahme, Verwahrung und Auslieferung von W ertgegenständen oder anderen 
Gegenständen, die der Kasse zur Verwahrung zugewiesen werden 
 
g) Beachten der Bestimmungen über das Verhalten der  zur Abwicklung von 
Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellten Beschäftigten, wenn Falschgeld, als Falschgeld 
verdächtiges Geld, fehlerhaft hergestelltes Geld oder beschädigtes sowie außer Kurs gesetztes 
Geld übergeben oder übersandt wird 
 
h) Beachten der Hinweise und Merkblätter des Unfall versicherungsträgers oder der Polizei 
über das Verhalten bei Überfällen 
i) Ordnungsgemäße Übergabe der Zahlungsmittel und d er Buchungsunterlagen an den 
Vertreter / die Vertreterin oder Nachfolger / Nachfolgerin. Die Übergabe ist von beiden schriftlich zu 
bestätigen. 
 Dies umfasst auch die Zählung und Dokumentierung d es gesamten Bargeldbestandes. 
 
Soweit die Arbeitsanweisung eine Trennung der Zahlungsgeschäfte von den Buchungsgeschäften 
vorsieht, ist es einem/einer zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum beauftragten 
Beschäftigten untersagt, Buchungsgeschäfte auszuüben. In begründeten Fällen kann der 
Zuständige für die Zahlungsabwicklung eine Ausnahmeregelung treffen; hiervon ist das 
Rechnungsprüfungsamt unverzüglich schriftlich zu unterrichten. 
 
 
3.3.4.5 Buchhaltung der Zahlungsabwicklung 
 
In der Buchhaltung der Zahlungsabwicklung besteht die Verpflichtung, Buchungen ordnungsgemäß, 
zeitnah und sicher vorzunehmen. Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, 
klar, übersichtlich und nachprüfbar sein. 
 
Insbesondere ergeben sich folgende Aufgaben: 
 
a) Formelle Prüfung der von der Bewirtschaftung übe rmittelten Kassenanordnungen auf die 
gemäß Teil B Ziffer 2.1, Ziffer 2.3.1 und Ziffer 2.3.2 vorgeschriebenen Anforderungen 
 
b) Buchung der eingegangenen Zahlungsanordnungen 
 
c) Überwachen des rechtzeitigen Zahlungseingangs. R estante Forderungen sind zu mahnen; 
gegebenenfalls ist die zwangsweise Einziehung zu veranlassen 
 
d) Sofortige Weitergabe von Terminanweisungen an di e mit der Abwicklung von 
Zahlungsgeschäften im Kassenraum beauftragte Stelle 
 
e) Buchen der Einzahlungen und Auszahlungen 
 
f) Vollständige Belegsammlung und ordnungsgemäße Au fbewahrung der Belege 
 
g) Unverzügliche Bearbeitung der Buchungen in der K lärungsliste (s. a. Teil C, Ziffer 5.2.2)

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95 
h) Durchführung der Abschlussarbeiten. 
 
Die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der 
Buchungen. 
 
Soweit die Arbeitsanweisung eine Trennung der Zahlungsgeschäfte von den Buchungsgeschäften 
vorsieht, ist es einem Buchhalter / einer Buchhalterin der Zahlungsabwicklung untersagt, 
Zahlungsgeschäfte auszuüben. In begründeten Fällen kann der Zuständige für die 
Zahlungsabwicklung eine Ausnahmeregelung treffen; hiervon ist das Rechnungsprüfungsamt 
unverzüglich schriftlich zu unterrichten. 
 
 
3.4 Vereinbarungen mit Kreditinstituten 
 
Eine Vereinbarung im Rahmen des Zahlungsverkehrs zwischen Kasse und Kreditinstitut, die über 
den Girovertrag hinausgeht, kann von der Leitung der Kämmerei unterzeichnet werden. Die 
Vereinbarung ist im Einvernehmen mit dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung zu treffen.

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96 
4 Sicherungsanforderungen 
 
 
 
4.1 Äußere Kassensicherheit 
 
 
4.1.1 Kassenräume 
 
Ein Kassenraum, in dem regelmäßig Zahlungsmittel vorgehalten werden, muss so beschaffen sein, 
dass die Beschäftigten gegen Angriffe mit Gefahr für Leben oder Gesundheit und die Zahlungsmittel 
vor Diebstahl, Raub, Feuer etc. geschützt sind. Die Kassenräume sind daher baulich entsprechend 
auszustatten. Die baulichen Maßnahmen sind von dem Amt mit dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung, der Kämmerei/Stadtkasse und dem Rechnungsprüfungsamt abzustimmen. 
 
Während der Kassenstunden ist nur das Kassenpersonal berechtigt, den Kassenraum zu betreten. 
 
 
 
4.1.2 Sicherungsbehältnisse 
 
 
4.1.2.1 Allgemeines 
 
Die Kassenleitung hat darauf zu achten, dass die Kasse ordnungsgemäß mit einem 
Sicherungsbehältnis (Tresorraum, Geldschrank) ausgestattet ist. Die Beschaffung des 
Sicherungsbehältnisses ist nur nach Abstimmung mit der Kämmerei/Stadtkasse vorzunehmen. Eine 
Schließvorrichtung mit alleinigem Zahlenkombinationsschloss ist nur mit Zustimmung der Kämmerei 
nach vorheriger Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes zulässig. 
 
In Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt legt die Kämmerei im Einzelfall fest, ob 
 
a) der Kassenraum bzw. die Tresoranlage durch eine Polizeinotrufanlage zu sichern ist 
 
b) Sicherungsbehältnisse mit Doppelverschluss auszu statten sind. 
 
Vor Veräußerung, Abgabe oder Vernichtung eines Sicherungsbehältnisses hat die abgebende 
Kasse die Kämmerei schriftlich über die geplante Maßnahme zu unterrichten. 
 
 
4.1.2.2 Erstschlüsselverwaltung  
 
Bei jeder Kasse ist für jedes Sicherungsbehältnis nur der Erstschlüssel vorhanden, der 
grundsätzlich vom / von der zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellten 
Beschäftigten aufzubewahren ist. Bei Doppelverschluss ist die Kassenleitung für die Aufbewahrung 
des zweiten Erstschlüssels zuständig. Zweitschlüssel sind bei der Hauptkasse zu hinterlegen.

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97 
Der Zweitschlüssel der Tresoranlage der Hauptkasse und des Zweitschlüsselschrankes sind in 
einem Schließfach bei der Sparkasse KölnBonn zu hinterlegen. 
 
Der / die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte quittiert 
den Empfang des Schlüssels. Schlüssel sind gegen Zugriff Unberechtigter geschützt 
aufzubewahren. Nach Dienstschluss darf der Schlüssel nicht im Dienstgebäude verbleiben. 
Weitergehende Einzelheiten und Ausnahmen, insbesondere die Schlüsselverwahrung bei 
Schichtdienst, sind in der Arbeitsanweisung für die jeweilige Kasse zu regeln. 
 
Der Verlust eines der vorgenannten Schlüssel ist sofort der Amtsleitung zu melden, die die 
Kämmerei/Stadtkasse und das Rechnungsprüfungsamt unterrichtet. 
Ein Sicherungsbehältnis, das sich nicht mehr öffnen lässt, darf nur mit Zustimmung der 
Kämmerei/Stadtkasse von einer fach- und sachkundigen Person geöffnet werden. 
 
Bleibt eine schlüsselverwahrende Person unvorhergesehen dem Dienst fern, hat sie den Schlüssel 
unverzüglich der Kassenleitung sicher überbringen zu lassen. 
 
 
4.1.2.3 Zweitschlüsselverwaltung 
 
Die Kämmerei/Stadtkasse erfasst jedes Sicherungsbehältnis mittels einer Registernummer und 
führt ein Verzeichnis über alle Schlüssel zu diesen Sicherungsbehältnissen. Die 
Sicherungsbehältnisse müssen außen an gut sichtbarer Stelle die von der Kämmerei/Stadtkasse 
vergebene Registernummer tragen. 
 
Die Einlieferung eines Zweitschlüssels erfolgt aufgrund eines Schreibens der AD in doppelter 
Ausfertigung. Er ist im verschlossenen Umschlag zusammen mit dem Schreiben der Hauptkasse zu 
übergeben. Der Schlüssel ist in dem Schreiben näher zu bezeichnen (z. B. Hersteller, 
Schlüsselnummer).Die Zweitausfertigung des Schreibens erhält die AD quittiert zurück. Eine 
vorübergehende oder endgültige Auslieferung eines Zweitschlüssels erfolgt aufgrund schriftlicher 
Anforderung der AD in doppelter Ausfertigung. Bei Wiedereinlieferung des Zweitschlüssels erhält 
das Amt eine Ausfertigung des Anforderungsschreibens mit Quittung zurück. 
 
Das Verfahren und die Sicherungsmaßnahmen für die Verwahrung der Zweitschlüssel bei der 
Hauptkasse regelt die Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung in einer Arbeitsanweisung.  
 
 
4.1.3 Höhe des Bestandes an Zahlungsmitteln 
 
Zahlungsmittel dürfen nur bis zur Höhe des festgesetzten Barhöchstbestandes vorhanden sein. Der 
Barhöchstbestand wird nach Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes von der 
Kämmerei/Stadtkasse festgesetzt. 
 
 
4.1.4 Geldtransporte

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98 
Ein Geldtransport von mehr als 10.000,00 Euro außerhalb des Dienstgebäudes ist von zwei 
geeigneten Beschäftigten durchzuführen. Liegen besondere Umstände vor, insbesondere Beträge 
ab 25.000,00 Euro bzw. längere oder unsichere Wegstrecken, sind besondere 
Sicherungsmaßnahmen zu treffen. Über Abweichungen im Einzelfall entscheidet die Kämmerei in 
Abstimmung mit dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dem Rechnungsprüfungsamt. 
 
Geld- und Werttransporte durch Transportunternehmen sind von der Kämmerei in Abstimmung mit 
dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dem Rechnungsprüfungsamt zu regeln. 
 
 
4.1.5 Versicherung 
 
Die Kämmerei veranlasst, dass der Bestand und die Beförderung von Zahlungsmitteln und 
Wertgegenständen der einzelnen Kassen ausreichend gegen Feuer, Einbruch, Diebstahl, Raub, 
Verlust, usw. versichert werden. 
 
 
4.2 Innere Kassensicherheit 
 
 
4.2.1 Sendungen an die Kassen 
 
Postsendungen an die Kassen sind ihnen ungeöffnet zuzuleiten. Gehen Zahlungsmittel oder 
Wertsendungen bei einem anderen Amt ein, sind sie unverzüglich an die zuständige Kasse 
weiterzuleiten. 
 
 
4.2.2 Arbeitsanweisungen 
 
Die Kämmerei/Stadtkasse regelt im Einvernehmen mit dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung durch Arbeitsanweisungen die Arbeitsabläufe sowie das Buchungs- und 
Abrechnungsverfahren für jede Kasse. Das Rechnungsprüfungsamt ist so rechtzeitig zu 
unterrichten, dass es vor dem Inkrafttreten Stellung nehmen kann. 
 
 
4.2.3 Kassenvordrucke 
 
Die Zulassung von Kassenvordrucken (z. B. Kassenbücher, Zahlungsanordnungen, 
Quittungsvordrucke, Verwaltungsgebührenmarken) erfolgt durch die Kämmerei/Stadtkasse im 
Einvernehmen mit dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung. Das Rechnungsprüfungsamt ist zu 
hören. 
 
 
4.2.4 Anforderungen an die innere Kassensicherheit im Einzelnen 
 
Zur Wahrung der inneren Kassensicherheit sind zu beachten:

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99 
 
a) fachliche Eignung und geordnete wirtschaftliche Verhältnisse der in der Zahlungsabwicklung 
eingesetzten Beschäftigten 
 
b) Trennung von Zuständigkeiten zwischen Kassierung s- und Buchungsgeschäften 
 
c) Austausch des Zuständigkeitsbereiches jedes/jede r in der Buchhaltung der 
Zahlungsabwicklung eingesetzten Beschäftigten (s. Teil C, Ziffer 3.3.4.5) nach spätestens 5 Jahren  
 
d) schriftliche Regelung über die Verteilung und Be nutzung von Schlüsseln der Tresorräume 
und anderer Sicherungsbehältnisse 
 
e) Doppelunterschrift auf von Beschäftigten der Zah lungsabwicklung gefertigten Belegen 
 
f) Doppelunterschrift auf Überweisungsaufträgen (ei nschließlich Datenträgerbegleitzettel), 
Schecks und Lastschrifteinzugsermächtigungen 
 
g) Verbot der Aushändigung von Zahlungsmitteln an s tädtische Bedienstete zur Weitergabe an 
Dritte, es sei denn, dass es zu seinem / ihrem Dienstauftrag gehört und er / sie die Zahlungsmittel 
als Bevollmächtigter / Bevollmächtigte in Empfang nehmen kann 
 
h) Sicherung der kassentechnischen Einrichtungen vo r unbefugter Benutzung 
 
i) Anwendung von Programmen zur automatisierten Kas sen- und Rechnungsführung, die 
durch das Rechnungsprüfungsamt geprüft sind (s. Teil C. Ziffer 3.2.1) 
 
j) Sicherstellung der richtigen und vollständigen E rfassung der Zahlungs- und 
Buchungsvorgänge 
 
k) Einsicht in Kassenunterlagen nur an berechtigte Bedienstete (s. Teil C. Ziffer 11.1) 
 
l) Aushändigung von begründenden Unterlagen nur auf grund schriftlicher Anforderung einer 
anordnungsbefugten Person mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes (s. Teil C, Ziffer 
11.3.4). 
 
Eine Ausnahme von den vorgenannten Grundsätzen ist von der Kassenleitung schriftlich bei der 
Kämmerei/Stadtkasse zu beantragen. Die Entscheidung erfolgt im Einvernehmen mit dem 
Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt. 
 
 
4.2.5 Bindung des Zahlungsverkehrs an zur Abwicklun g von Zahlungsgeschäften im 
Kassenraum bestellte Beschäftigte und Kassenraum 
 
Zahlungsmittel dürfen nur im Kassenraum und nur von den dazu bestellten Beschäftigten 
angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb eines Kassenraumes dürfen Zahlungsmittel 
nur von Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders ermächtigt sind 
(s. Teil C, Ziffer 3.3.2).

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100 
4.3 Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat 
 
Falls im Rahmen der Abwicklung von Kassengeschäften Fehlbeträge festgestellt werden, ist die 
Polizei einzuschalten, wenn der Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat besteht. Dies gilt auch bei 
einem Verlust geldwerter Gegenstände. 
 
Die Anzeige bei der Polizei ist durch die in Teil C unter Ziffer 3.3.4.3, 13.4 bzw. 14.3.3.2 genannten 
Personen sicherzustellen. 
 
Bei einem Einbruch ist zusätzlich der diesbezügliche Leitfaden des Rechts- und Versicherungsamts 
zu beachten.

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101 
5 Zahlungsgeschäfte 
 
 
5.1 Förderung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs 
 
Dem bargeldlosen Zahlungsverkehr ist der Vorrang einzuräumen. 
 
 
 
5.2 Anordnungszwang 
 
 
5.2.1 Allgemeines 
 
Die Zahlungsabwicklung darf grundsätzlich nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung der AD 
Einzahlungen (Annahmeanordnung) annehmen oder Auszahlungen (Auszahlungsanordnung) 
leisten. 
Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen ist das digitale Rechnungsdokument mit 
dem entsprechenden Stempel des Anordnungsbefugten der schriftlichen Anordnung 
gleichzusetzen. Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die 
entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 
 
 
5.2.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang 
 
Ist eine Einzahlung erkennbar für die Stadt bestimmt, hat die Zahlungsabwicklung sie auch ohne 
Annahmeanordnung anzunehmen und die mutmaßliche AD aufzufordern, die Annahmeanordnung 
innerhalb der vorgegebenen Frist zu erteilen. Sofern dies nicht geschieht, ist von der AD der 
Zahlungsabwicklung unverzüglich schriftlich mitzuteilen, dass 
 
a) sie die entsprechende Annahmeanordnung bereits e rteilt hat und welches Kassenzeichen 
angegeben war 
 
b) sie nicht zuständig ist (gegebenenfalls mit eine m Hinweis auf eine mögliche zuständige AD) 
oder 
 
c) der Betrag an die einzahlende Person oder einen Dritten zu erstatten ist. Diese Mitteilung 
bedarf der Unterschrift einer anordnungsbefugten Person. 
 
Ohne Anordnung darf angenommen und gegebenenfalls ausgezahlt werden: 
 
a) Kassenmittel, die die Kasse zur Weiterleitung an  eine andere Stelle erhält 
 
b) Betrag, der irrtümlich eingezahlt wurde und an d ie einzahlende oder eine andere 
empfangsberechtigte Person zurückzuzahlen ist 
 
c) Betrag, für die eine AD nicht ermittelt werden k onnte.

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102 
Auf eine Annahmeanordnung kann vorläufig verzichtet werden, wenn nachträglich eine 
entsprechende jahresbezogene Gesamtanordnung erteilt wird. Dieses gilt insbesondere für 
 
a) Mahn- und Vollstreckungskosten 
 
b) sonstige Nebenforderungen 
 
c) Ausgleichsbeträge im Rahmen der Kleinbetragsbere inigung 
 
d) Bankspesen und Kontoführungsgebühren 
 
 
Wird ein Bankkonto belastet, ohne dass dem Kreditinstitut ein Auftrag der Zahlungsabwicklung 
vorliegt, so ist der Belastung zu widersprechen. Ausgenommen sind Rückbelastungen von Schecks 
und Lastschriften (kassenrechtliche Vorschüsse). 
 
 
 
5.3 Überprüfung der Zahlungsanordnungen 
 
Die bei der Zahlungsabwicklung eingehende Zahlungsanordnung ist vor ihrer Ausführung auf 
formelle Richtigkeit hinsichtlich der gemäß Teil B Ziffer 2.1, Ziffer 2.3.1 und Ziffer 2.3.2 
vorgeschriebenen Anforderungen zu prüfen; lediglich bei Annahmeanordnungen kann sich die 
Prüfung der Unterschriftsbefugnis auf Stichproben beschränken. 
 
Gibt eine Zahlungsanordnung Anlass zu Beanstandungen, so ist sie der AD zurückzugeben. 
Offensichtliche Schreibfehler bei der Bezeichnung des Haushaltsjahres oder der Buchungsstelle 
einschl. Belegnummer gelten nicht als Beanstandung und dürfen nach Abstimmung mit der AD von 
der Zahlungsabwicklung berichtigt werden. Die Berichtigung ist so durchzuführen, dass die alte 
Eintragung noch lesbar bleibt, und ist mit Unterschrift und Datum zu bestätigen. 
 
Ergeben sich bei der formellen Prüfung einer Anordnung Bedenken, ist eine Klärung mit der AD zu 
versuchen; gegebenenfalls ist die Anordnung zurückzusenden. 
 
Sind der Auszahlungsanordnung die erforderlichen Unterlagen für den Zahlungsverkehr (z. B. 
Datenträger, Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr) nicht beigefügt (s. Teil B, Ziffer 3.1), so 
sind sie bei der AD nachzufordern. 
 
Bei einer Anordnung aus automatisierten Anordnungsverfahren (s. Teil B. Ziffer 2.3.3) ist die 
übermittelte Datei vor Ausführung der Anordnung auf Verwendbarkeit in den Verfahren zur 
automatisierten Buchung bzw. Zahlbarmachung zu überprüfen. Ist eine Datei nicht verwendbar, ist 
die Anordnung einschließlich sämtlicher Anlagen und Dateien an die AD zurückzugeben. 
 
 
 
5.4 Einzahlungen annehmen

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103 
5.4.1 Allgemeines 
 
Einzahlungen sind die bei einer Kasse bar oder unbar eingehenden Beträge einschließlich der nicht 
zahlungswirksamen Verrechnungen gemäß Teil B, Ziffer 2.4. 
 
 
5.4.2 Bareinzahlungen 
 
 
5.4.2.1 Zahlungen durch Übergabe von Bargeld 
 
Bargeld sind die gesetzlich zugelassenen und gültigen Münzen und Banknoten. Bargeld ist in 
Gegenwart der einzahlenden Person auf Echtheit, Vollständigkeit und Vollzähligkeit zu prüfen. Eine 
Bareinzahlung in fremder Währung darf nicht entgegengenommen werden. 
 
 
5.4.2.2 Bargeld in Briefsendungen 
 
Enthält eine Briefsendung Bargeld, so ist sofort nach dem Öffnen der Betrag auf dem Schriftstück 
zu vermerken, durch Unterschrift zu bescheinigen und Bargeld und Schriftstück an den /die zur 
Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte/n weiterzuleiten. Bei 
Unstimmigkeiten zwischen Wertangabe und dem beigefügten Bargeld ist auf dem Schriftstück ein 
Vermerk aufzunehmen, der von einem / einer weiteren Bediensteten zu unterschreiben ist. 
Beweismittel, die zur Aufklärung der Unstimmigkeiten führen können (z. B. Umhüllungen) sind dem 
Schriftstück beizufügen. 
 
Der / die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte hat das 
Bargeld zu vereinnahmen. Das Schriftstück ist mit der von ihm erteilten Quittung zu verbinden und 
zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten. 
 
 
5.4.2.3 Postbarzahlungen durch den Postzusteller / die Postzustellerin 
 
Die Annahme einer Geldsendung, die durch den Postzusteller / die Postzustellerin ausgehändigt 
werden soll, ist auf dem Girokonto der Kasse gutschreiben zu lassen. Hierzu ist auf dem 
Empfängerabschnitt der Verwendungszweck ggf. zu ergänzen, damit die spätere Gutschrift im 
Kontoauszug der richtigen Forderung zugeordnet werden kann. 
 
 
5.4.3 Falschgeld, außer Kurs gesetztes oder beschäd igtes Geld 
 
 
5.4.3.1 Behandlung von Falschgeld

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104 
Der Zuständige für die Zahlungsabwicklung leitet allen Kassen die amtlichen Mitteilungen über 
Falschgeld zum internen Gebrauch zu und trifft eine Regelung zur Erkennung von Falschgeld und 
über die anschließenden Abwicklungsmodalitäten. 
 
 
5.4.3.2 Behandlung von außer Kurs gesetztem oder beschädigtem Bargeld 
 
Der Zuständige für die Zahlungsabwicklung informiert alle Kassen, wenn Münzen oder Banknoten 
außer Kurs gesetzt werden und damit ihre Eigenschaft als Zahlungsmittel verloren haben. 
 
Bargeld, bei dem Zweifel bestehen, ob es, z. B. wegen einer Beschädigung, noch als gültig 
angesehen werden kann, ist zurückzuweisen. 
 
 
5.4.4 Zahlung mittels Electronic-Cash (EC-Cash) 
 
Geld- oder EC-Karten (EC-Cash) sowie weitere elektronische Zahlungsmöglichkeiten (z.B. 
Kreditkarten) können nur von der Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit dem Zuständigen für 
die Zahlungsabwicklung als Zahlungsmittel bei einer Kasse zugelassen werden. Von dem Amt, dem 
die Kasse organisatorisch zugeordnet ist, sind hierfür die technischen Voraussetzungen zu 
schaffen. 
 
 
5.4.5 Zahlungen durch Übergabe von Schecks 
 
Ein Scheck soll als Einzahlung nur angenommen werden, wenn er innerhalb der im Scheckgesetz 
angegebenen Vorlegungsfrist dem bezogenen Kreditinstitut zur Zahlung vorgelegt werden kann. Bei 
der Entgegennahme ist er sofort als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen. Über die Einreichung s. 
Teil C, Ziffern 3.2.1.2 und 8.1. 
 
Bevor ein Scheck eingelöst ist, darf die vorgesehene Leistung darauf nur erbracht werden, wenn er 
den Bedingungen des Kreditinstituts entspricht oder wenn der Aussteller / die Ausstellerin und das 
bezogene Kreditinstitut als vertrauenswürdig bekannt sind. 
 
Auf einen Scheck darf ein Geldbetrag nicht bar ausgezahlt werden. 
 
Wegen eines übersandten Schecks s. Teil C, Ziffer 5.4.8.1. 
 
 
5.4.6 Zahlungen mit Postwertzeichen 
 
Ein Postwertzeichen ist kein Zahlungsmittel und darf nicht angenommen werden. 
 
Postwertzeichen sind an den Absender / die Absenderin zurückzusenden bzw. zurückzugeben. 
Dabei ist auf ordnungsgemäße Zahlungsmöglichkeiten hinzuweisen.

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105 
5.4.7 Wechsel 
 
Ein Wechsel darf von den Kassen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden. 
 
 
5.4.8 Unbare Einzahlungen  
 
 
5.4.8.1 Allgemeines 
 
Eine unbare Einzahlung ist die 
 
a) Überweisung oder Einzahlung auf ein Girokonto de r Zahlungsabwicklung bei einem 
Kreditinstitut oder 
 
b) Übersendung eines Schecks, in Ausnahmefällen auc h eines Wechsels. 
 
Ein Überweisungsauftrag, der bei einer Kasse eingeht, gilt nicht als Zahlungseingang. Er ist 
unverzüglich an das erstbeauftragte Kreditinstitut weiterzuleiten. 
 
Ein übersandter Scheck ist unverzüglich an die zuständige Kasse und dort an den /die zur 
Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte/n weiterzuleiten. 
 
 
5.4.8.2 Lastschrifteinzugsverfahren 
 
Eine zahlungspflichtige Person kann die Zahlungsabwicklung ermächtigen, eine Forderung mittels 
Lastschrifteinzug vom Girokonto einzuziehen. Der Forderungsbetrag darf frühestens bei Fälligkeit 
belastet werden. Bei verspäteter Belastung gilt die Zahlung als rechtzeitig bewirkt. 
 
 
5.4.8.3 Nicht zahlungswirksame Verrechnungen 
 
Eine nicht zahlungswirksame Verrechnung (s. Teil B, Ziffer 2.4) erfolgt durch buchmäßigen 
Ausgleich zwischen Finanzpositionen, ohne dass die Höhe des Kassensollbestandes verändert 
wird. Hierbei sind die notwendigen Buchungen am selben Buchungstag durchzuführen. 
 
Eine Zahlung zwischen den einzelnen Kassen ist grundsätzlich auf dem Verrechnungswege über 
die Hauptkasse vorzunehmen. Über Ausnahmen entscheidet die Kämmerei/Stadtkasse im 
Einvernehmen mit dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung.  
 
 
5.4.9 Einzahlungsquittung

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106 
5.4.9.1 Allgemeines 
 
Über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird, ist der einzahlenden 
Person eine Quittung zu erteilen. Erfolgt eine Zahlung durch Übergabe eines Schecks, ist in die 
Quittung der Vermerk "Scheckzahlung! Eingang vorbehalten" aufzunehmen. 
 
Im Kassenraum ist ein Aushang mit den Namenszügen der zur Ausstellung einer Quittung oder 
Zahlungsbestätigung berechtigten Beschäftigten anzubringen. Er ist mit dem Hinweis zu versehen, 
dass Maschinenquittungen ohne Unterschrift gültig sind. 
 
 
5.4.9.2 Form der Quittung 
 
Bei der Entgegennahme von Zahlungsmitteln ist der einzahlenden Person eine fortlaufend 
nummerierte Quittung aus einem dafür vorgesehenen Quittungsblock zu erteilen, soweit in der 
Arbeitsanweisung für die Kasse nichts anderes bestimmt ist. 
 
Eine Quittung muss enthalten: 
 
a) Empfangsbekenntnis 
 
b) einzahlende Person 
 
c) Betrag in Ziffern und Buchstaben 
 
d) Grund der Einzahlung 
 
e) Ort und Tag der Einzahlung 
 
f) Bezeichnung der Kasse, die die Zahlung angenomme n hat und 
 
g) Unterschrift des / der zur Ausstellung der Quitt ung Berechtigten. 
 
Es darf nur ein von der Kämmerei/Stadtkasse zugelassener Quittungsvordruck verwendet werden. 
In besonderen Ausnahmefällen kann eine Quittung unter Verwendung von 
Verwaltungsgebührenmarken erfolgen, sofern dieses Verfahren nach Anhörung des 
Rechnungsprüfungsamtes von der Kämmerei/Stadtkasse zugelassen ist (s. Teil C, Ziffer 4.2.3). 
 
 
5.4.9.3 Maschinelle Quittung 
 
Bei Verwendung einer Schalterquittungsmaschine ist die Einzahlung durch Aushändigung der 
maschinellen Quittung oder durch Maschinenschlag auf einem Schriftstück zu quittieren. Eine 
Maschinenquittung bedarf keiner Unterschrift. 
 
 
5.4.9.4 Ausnahme vom Quittungszwang

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107 
Eine Quittung ist nicht zu erteilen für verkaufte Wertzeichen oder Drucksachen. Im Übrigen kann bei 
Verkauf von Artikeln darauf verzichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Anzahl und der 
geringfügige Wert der Artikel sicher abgerechnet werden kann. Näheres regelt die 
Kämmerei/Stadtkasse in einer Arbeitsanweisung. 
 
Verlangt die einzahlende Person eine zusätzliche Quittung, so ist ihr nur eine Zahlungsbestätigung 
zu erteilen (s. Teil C, Ziffer 5.4.9.5). 
 
 
5.4.9.5 Zahlungsbestätigung 
 
Auf Verlangen der einzahlenden Person ist ihr für eine Zahlung zusätzlich eine schriftliche 
Zahlungsbestätigung zu erteilen. 
 
Die Zahlungsbestätigung muss enthalten: 
a) den Text „Zahlungsbestätigung“ 
 
b) einzahlende Person 
 
c) Betrag in Ziffern und Buchstaben 
 
d) Grund der Einzahlung 
 
e) Zahlungsweg 
 
f) Tag der Einzahlung 
 
g) Ort und Tag der Zahlungsbestätigung 
 
h) Bezeichnung der Kasse, bei der die Zahlung einge gangen ist und 
 
i) Unterschrift des / der zur Ausstellung der Zahlu ngsbestätigung Berechtigten. 
 
 
 
5.5 Auszahlungen leisten 
 
 
5.5.1 Allgemeines 
 
Auszahlungen sind die bei einer Kasse bar oder unbar ausgezahlten Beträge einschließlich der 
nicht zahlungswirksamen (s. Teil B, Ziffer 2.4) Verrechnungen. 
Eine Auszahlung darf grundsätzlich nur aufgrund einer vorliegenden Auszahlungsanordnung 
erfolgen; hinsichtlich der Ausnahmen s. Teil C, Ziffer 5.2.2. 
 
Eine Auszahlungsanordnung muss so rechtzeitig bei der Kasse vorliegen, dass der Empfänger / die 
Empfängerin über den zu zahlenden Betrag am angegebenen Fälligkeitstag verfügen kann. Dabei 
ist die erforderliche Bearbeitungszeit bei der Kasse und bei den Kreditinstituten zu berücksichtigen.

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108 
 
In den in der Mitteilungsverordnung vom 07.09.1993 (BGBl. I S. 1554) genannten Fällen der Bar- 
und Scheckzahlung (s. Teil B, Ziffer 3.2) sind dem Finanzamt Allgemeine Zahlungsmitteilungen zu 
übersenden. Die Kasse ergänzt die von der AD vorbereitete Zahlungsmitteilung um das Datum der 
Bar- oder Scheckzahlung und die Unterschrift der am Zahlgeschäft beteiligten Bediensteten und 
übersendet sie der Hauptkasse. Von dort sind die Zahlungsmitteilungen gesammelt monatlich an 
das Finanzamt Köln weiterzuleiten. 
 
Erfolgt eine Auszahlung, für die eine Auszahlungsanordnung nicht erforderlich ist, so hat die Kasse 
die vorgeschriebene Allgemeine Zahlungsmitteilung selbst zu erstellen. 
 
 
5.5.2 Barauszahlungen 
 
Barauszahlung ist die Übergabe von Bargeld. Als Barauszahlung gilt auch die Übergabe eines 
Schecks. Das Übersenden von Bargeld oder Bar-Schecks an den Empfangsberechtigten / die 
Empfangsberechtigte ist nicht zulässig. 
 
Die Zahlung darf nur an die in der Auszahlungsanordnung angegebene empfangsberechtigte 
Person geleistet werden. Diese kann sich vertreten lassen. Der / die zur Abwicklung von 
Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte muss sich vor Übergabe der 
Zahlungsmittel über die Person des / der Empfangsberechtigten, ggf. auch über die Vollmacht, 
vergewissern. Im Zweifel muss sich die Person, die die Zahlung in Empfang nehmen will, 
ausweisen. 
 
Der Erhalt der Zahlung ist von der empfangsberechtigten Person auf der Auszahlungsanordnung zu 
quittieren. Bei Personen, die zur Leistung einer Unterschrift körperlich nicht in der Lage oder des 
Schreibens unkundig sind, ist vom / von der Empfangsberechtigten anstelle der Unterschrift ein 
Handzeichen anzubringen, das durch einen Zeugen / eine Zeugin zu bescheinigen ist. Bei einer 
Auszahlung an eine blinde Person ist die Auszahlung von einem Zeugen / einer Zeugin zu 
bescheinigen. Als Zeuge / Zeugin kann nur eine nicht an dem Zahlungsgeschäft beteiligte Person 
tätig werden. Angaben zu ihrer Person sind dabei neben dem Quittungsvermerk anzubringen. 
 
 
5.5.3 Unbare Auszahlungen 
 
 
5.5.3.1 Allgemeines 
 
Als unbare Auszahlung gilt eine Auszahlung, die ohne Übergabe von Bargeld oder Scheck geleistet 
wird. Hierzu zählen Zahlungen, die vom Konto der Zahlungsabwicklung auf Konten der 
empfangsberechtigten Person überwiesen werden oder dieser vom Kreditinstitut in bar 
ausgehändigt werden. 
 
Soll eine Auszahlung durch Übersendung eines Verrechnungsschecks erfolgen, ist das Verfahren 
von der Kämmerei/Stadtkasse nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes zu regeln.

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109 
Soll eine Auszahlung durch Einsatz einer städtischen Kreditkarte erfolgen, ist das Verfahren von der 
Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem Zuständigen für 
die Zahlungsabwicklung zu regeln. 
 
 
5.5.3.2 Überweisung aufgrund einer Einzelanordnung 
 
Die Kasse erhält von der AD die zur Durchführung der Überweisung erforderliche 
Auszahlungsanordnung. Bei einer Zahlung ins Ausland ist von der AD zusätzlich der 
Zahlungsverkehrsvordruck Auslandszahlungsauftrag beizufügen. 
 
 
5.5.3.3 Sammel-Überweisungsverfahren 
 
Erfolgt die Auszahlung mittels des automatisierten Anordnungsverfahrens, so erhält die Kasse 
 
a) die Datei mit den Überweisungsdaten und 
b) den erforderlichen Datenträger-Begleitzettel. 
 
 
 
5.5.3.4 Lastschriftverfahren 
 
Die Kasse kann aufgrund einer Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr den 
Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin ermächtigen, das Girokonto der Kasse zu belasten, 
insbesondere dann, wenn sie die Lastschrift maschinell prüfen und verarbeiten kann. 
 
Die zu den jeweiligen Ordnungsbegriffen erfolgten Lastschriften können auf den 
Kontierungsobjekten der AD eingesehen werden. Eine fehlerhafte Belastung ist der Kasse 
unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Bis zum 31. Januar eines jeden Jahres hat die AD schriftlich für 
jede Finanzposition zu bestätigen, dass alle Feststellungsbescheinigungen zu den Belastungen des 
Vorjahres vorliegen (s. Teil B, Ziffer 1.7.6.2). 
 
 
 
5.5.3.5 Aufrechnung mit Forderungen 
 
Die Aufrechnung (§§ 387 ff. BGB) soll erklärt werden, wenn der Kasse bekannt ist, dass 
gegenseitige, gleichartige und fällige Forderungen gegenüber der auf der Auszahlungsanordnung 
bezeichneten zahlungsempfangsberechtigten Person bestehen. Die buchmäßige Abwicklung ist 
zahlungswirksam über die Finanzpositionen durchzuführen. 
 
 
5.5.4 Auszahlungsnachweise

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110 
5.5.4.1 Allgemeines 
 
Auf Auszahlungsanordnungen und Auszahlungsbelegen ist ein Nachweis über die Auszahlung 
anzubringen. 
 
 
5.5.4.2 Barauszahlungen 
 
Der Empfang der Zahlung ist von der Person, die die Zahlung entgegennimmt, auf der 
Auszahlungsanordnung zu quittieren; hinsichtlich der näheren Ausgestaltung s. Teil C, Ziffer. 5.5.2. 
 
 
5.5.4.3 Unbare Auszahlungen 
 
Bei einer unbaren Auszahlung ist auf der Auszahlungsanordnung oder dem Auszahlungsbeleg ein 
Vermerk anzubringen, aus dem Art und Tag der Zahlung erkennbar sein müssen. 
 
 
5.5.4.4 Lastschriften 
 
Im automatisierten Lastschriftverfahren gelten die Buchungen im Zeitbuch als 
Auszahlungsnachweis.

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111 
6 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen  
 
 
 
6.1 Allgemeines 
 
Die zwangsweise Einziehung privatrechtlicher Forderungen erfolgt nach den Bestimmungen der 
Zivilprozessordnung und nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin erlassenen näheren Regelung. 
 
 
6.1.1 Mahnung 
 
Eine privatrechtliche Geldforderung bedarf seit der Neufassung von § 286 BGB ab 01.05.2000 zum 
Verzugseintritt keiner Mahnung mehr. Gemäß § 286 Abs. 3 BGB tritt bei nicht wiederkehrenden 
Geldforderungen der Verzug ausschließlich durch Ablauf von 30 Tagen seit Fälligkeit und 
Rechnungszugang ein, wobei für den Beginn der Frist der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist. Die 
Buchhaltung der Zahlungsabwicklung kann lediglich die Frist ab Fälligkeit berechnen, da sie keine 
Kenntnis über von der AD zu veranlassende(n) Absendung/Zugang der Rechnung hat und die 
Rechnungslegung grundsätzlich vor der Fälligkeit erfolgt. 
 
In allen anderen Fällen von Geldforderungen bleibt es bei der bisherigen Rechtslage (§ 286 Abs. 2 
BGB). Die Zahlungsabwicklung kann jedoch nicht erkennen, ob es sich um einen Fall nach Abs. 2 
oder Abs. 3 handelt. Daher informiert die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung die AD auch in den 
Fällen nach § 286 Abs. 2 BGB über restante Forderungen erst 30 Tage nach Zahlungserinnerung. 
Sofern die AD eine frühere Kenntniserlangung über eine restante Forderung für erforderlich hält, 
kann diese durch Einblick in das Debitorenkonto jederzeit erlangt werden. 
 
Die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung kann vor Ablauf der vorgenannten 30 Tage an die 
Erfüllung der Forderung erinnern; hierbei stellt die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung sicher, 
dass durch den Wortlaut der Erinnerung die Fälligkeit der Forderung nicht verändert wird. 
 
 
6.1.2 Abholauftrag 
 
Bei einer privatrechtlichen Forderung kann die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung die 
Vollstreckungsabteilung schriftlich beauftragen, die zahlungspflichtige Person zu einer freiwilligen 
Erfüllung zu bewegen. 
 
 
6.1.3 Abgabe an die AD 
 
Die Stadtkasse unterrichtet die AD, wenn eine privatrechtliche Forderung 30 Tage nach 
Zahlungserinnerung nicht oder nicht vollständig erfüllt ist. 
 
Die Überwachung der Verjährungsfristen obliegt der AD.

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112 
6.1.4 Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid 
 
Ist die Forderung nach Eintritt des Verzuges (§ 286 BGB) nicht vollständig erfüllt worden, kann bei 
der zuständigen Stelle ein Mahnbescheid beantragt oder Klage erhoben werden. 
 
Sofern die Forderung innerhalb der im Mahnbescheid genannten Frist nicht vollständig erfüllt 
worden ist, kann bei der zuständigen Stelle die Erteilung eines Vollstreckungsbescheides beantragt 
werden (s. Teil C, Ziffer 2.1 f). 
 
6.1.5 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen g egen juristische Personen des 
öffentlichen Rechts im Inland 
 
Für die Vollstreckung gegen eine Gemeinde oder einen Gemeindeverband in Nordrhein-Westfalen 
ist nach § 128 GO eine Zulassungsverfügung der Aufsichtsbehörde erforderlich. Für Kommunen 
außerhalb des Landes Nordrhein-Westfalen gelten die dortigen landesrechtlichen Regelungen. Für 
die Vollstreckung gegen andere Behörden im Inland ist §882 a ZPO zu beachten.

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7 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen 
 
 
 
7.1 Mahnung öffentlich-rechtlicher Forderungen 
 
Nach Ablauf der Fälligkeit der öffentlich-rechtlichen Forderung soll der Schuldner / die Schuldnerin 
nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin erlassenen näheren Regelung unter Androhung der 
Vollstreckung mit einer Zahlungsfrist von einer Woche schriftlich gemahnt werden. Dabei ist die 
nach der Kostenordnung zum Verwaltungsvollstreckungsgesetz vorgesehene Mahngebühr 
festzusetzen und zu erheben. Die Mahnung muss die Vollstreckungsbehörde bezeichnen. Die 
schriftliche Mahnung ist verschlossen auszuhändigen oder zuzusenden. Bei Realsteuern ist auch 
die öffentliche Bekanntmachung als Mahnung zugelassen. 
 
Handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Forderung, die aufgrund der Abgabenordnung, des 
Kommunalabgabengesetzes NRW, des Gebührengesetzes NRW oder des 
Bundesgebührengesetzes erhoben wird, ist gleichzeitig der hiernach verwirkte Säumniszuschlag 
festzusetzen und zu erheben. 
 
Die Behandlung einer nicht zustellbaren Mahnung sowie das Verfahren zur Nachberechnung von 
Säumniszuschlägen werden in der Arbeitsanweisung für die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung 
geregelt. 
 
 
 
7.2 Einleitung des Vollstreckungsverfahrens 
 
 
7.2.1 Allgemeines 
 
Eine öffentlich-rechtliche Geldforderung der Stadt Köln wird nach den Bestimmungen des 
Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VwVG NRW) nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin 
erlassenen näheren Regelung beigetrieben; gleiches gilt für eine Forderung, deren Vollstreckung im 
Verwaltungszwangsverfahren durch gesetzliche Vorschriften ausdrücklich zugelassen ist. 
 
 
7.2.2 Rechtliche Voraussetzungen für die Vollstreck ung 
 
Die rechtlichen Voraussetzungen für die Vollstreckung einer Forderung sind nach § 6 VwVG NRW 
die Fälligkeit der durch Bescheid festgesetzten Geldleistung sowie der Ablauf einer Schonfrist von 
einer Woche seit Bekanntgabe des Leistungsbescheides oder, wenn die Leistung erst danach fällig 
wird, der Ablauf einer Frist von einer Woche nach Fälligkeit. 
 
Dem Leistungsbescheid sind für bestimmte Forderungsarten besondere Anspruchsgrundlagen 
gleichgestellt (Selbstberechnungserklärung oder Beitragsnachweisung im Sinne von § 6 Abs. 2 
VwVG). 
 
Zwangsgelder können ohne Mahnung und ohne Schonfrist beigetrieben werden.

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114 
 
Diese Voraussetzungen gelten nicht für die Vollstreckung im Wege des Arrestes (s. Teil C, Ziffer 
7.2.5). 
 
 
7.2.3 Vollstreckungsaufträge und -ersuchen 
 
Die Vollstreckung wird eingeleitet auf Grund 
 
a) eines Vollstreckungsauftrages der Buchhaltung de r Zahlungsabwicklung, in der Regel nach 
erfolgloser Mahnung (Teil C, Ziffer 7.1) 
 
b) eines Ersuchens (Amtshilfe- oder Vollstreckungse rsuchen) einer anderen öffentlichen Stelle, 
für welche die Stadt Köln Amtshilfe leistet oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften 
Vollstreckungsbehörde ist 
 
sowie auf der Grundlage eines unmittelbaren Auftrags einer AD, wenn 
 
c) die Zahlungsabwicklung nicht durch die Buchhaltu ng der Zahlungsabwicklung erfolgt 
(Lastenausgleichsfonds, Rückforderung von Wohngeld o. ä.) 
 
d) die zuvor eingestellte Vollstreckung aus von der  AD dargelegten Gründen wieder 
aufgenommen werden soll 
 
e) gegen eine inländische juristische Person des öf fentlichen Rechts vollstreckt werden soll 
(Teil C, Ziffer 7.2.6) 
 
f) eine Vollstreckung im Wege des Arrestes erfolgen  soll (Teil C, Ziffer 7.2.5) 
 
g) Duldungsbescheide zu vollstrecken oder 
 
h) Sicherheiten zu verwerten sind (Teil C, Ziffer 7 .2.4) 
 
Die Einleitung oder Wiederaufnahme der Vollstreckung wird durch den Eintrag eines 
Vollstreckungsauftrages im Debitorenkonto kenntlich gemacht. 
 
 
7.2.4 Bedingungen für die Annahme von Vollstreckung saufträgen und -ersuchen 
 
Vollstreckungsaufträge und Ersuchen anderer öffentlicher Stellen können unter anderem dann 
zurückgewiesen werden, wenn die zahlungspflichtige Person (Schuldner) nicht hinreichend 
einwandfrei oder der Schuldgrund nicht ausreichend bezeichnet ist. 
Diese Regelungen gelten entsprechend auch für die Vollstreckungsaufträge und Ersuchen nach 
Ziffer 7.2.3 Buchstaben b bis h. 
 
Vollstreckungsaufträge können auch dann zurückgewiesen werden, wenn die zahlungspflichtige 
Person zum Kassenzeichen unzulässigerweise geändert wurde.

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Der AD kann eine Frist gesetzt werden innerhalb derer die Mängel des Vollstreckungsauftrags 
berichtigt werden können. 
Nach erfolglosem Ablauf der Frist gilt der Auftrag als zurückgenommen. 
 
In den Fällen der Ziffer 7.2.3, Buchstaben d bis h wird der Vollstreckungsauftrag angenommen, 
wenn dies nicht dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit widerspricht. 
 
Die Gründe für die Nichtannahme eines Vollstreckungsauftrages werden der AD, im Falle eines 
Ersuchens dem Gläubiger schriftlich mitgeteilt. 
 
 
7.2.5 Vollstreckung im Wege des Arrestes 
 
Auf Antrag einer AD oder eines Gläubigers kann durch die Vollstreckungsbehörde zur Sicherung 
von beitreibbaren öffentlich-rechtlichen Ansprüchen der Arrest in das bewegliche oder 
unbewegliche Vermögen angeordnet werden, wenn zu befürchten ist, dass die Erzwingung 
ansonsten vereitelt oder wesentlich erschwert wird. 
 
Vollstreckungsbehörde im Sinne des § 53 Abs. 2 VwVG NRW ist die Vollstreckungsabteilung der 
Kämmerei. 
 
7.2.6 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderun gen gegen juristische Personen des öffentlichen 
Rechts im Inland 
 
Das Vollstreckungsverfahren im Inland gegen eine Gemeinde, einen Gemeindeverband oder eine 
Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts, die der Landesaufsicht untersteht, darf 
wegen öffentlich-rechtlicher Forderungen nur durchgeführt werden, wenn deren Aufsichtsbehörde 
eine Zulassungsverfügung erteilt hat. Dies gilt analog auch bei Vollstreckungsverfahren gegen den 
Bund oder ein anderes Bundesland. 
 
Ein Antrag auf Zwangsvollstreckung einer öffentlichrechtlichen Forderung gegen eine inländische 
juristische Person des öffentlichen Rechts ist nach erfolgloser Mahnung von der AD unmittelbar an 
den Zuständigen für die Zahlungsabwicklung zu richten. Hierbei hat die AD besonders zu 
bestätigen, dass sie die Zahlungspflichtige vorher mit Hinweis auf die Beantragung der Zulassung 
der Zwangsvollstreckung bei der Aufsichtsbehörde nochmals erfolglos gemahnt hat. 
 
 
 
7.3 Maßnahmen des Vollstreckungsverfahrens 
 
 
7.3.1 Vollstreckung in das bewegliche Vermögen 
 
Die Vollstreckung umfasst die Pfändung von 
 
beweglichen Sachen einschließlich Kraftfahrzeuge 
 
Einkommen beim Arbeitgeber

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Zahlungsansprüchen aus Konten bei Geldinstituten 
 
anderen verwertbaren Rechten 
 
Die Vollstreckung wird im Stadtgebiet von Köln durch eigene Vollziehungsbeamte durchgeführt. 
 
Für die Durchsuchung von Wohnungen und Geschäftsräumen werden erforderlichenfalls 
geschlossene Türen und Behältnisse gewaltsam geöffnet. Das Erfordernis des Vorliegens einer 
richterlichen Anordnung in bestimmten Fällen ist zu beachten. 
 
Für die Vollstreckung hat die oder der Zahlungspflichtige Pfändungsgebühren und sonstige Kosten 
der Vollstreckung zu entrichten, die ohne gesonderten Bescheid zwangsweise beigetrieben werden 
können. 
Sofern Vollstreckungskosten oder verwirkte Säumniszuschläge nicht durch Bescheid festgesetzt 
wurden, ist dies nachzuholen, wenn es zu ihrer Beitreibung erforderlich ist. Auf die Festsetzung 
dieser Forderungen kann verzichtet werden, wenn sie sich im Rahmen der Kleinbetragsregelung 
bewegen. 
 
Einzelheiten werden durch Arbeitsanweisung geregelt. 
 
Zur Abwehr der Pfändung oder Vollstreckung werden Zahlungen entgegengenommen. 
 
Soweit gesetzlich zulässig, können gepfändete Sachen im Rahmen von Auktionsveranstaltungen, 
im Internet oder in Einzelfällen auf andere Weise versteigert bzw. verwertet werden. 
 
Soweit die Forderungen in Wohnungen oder Geschäftsräumen außerhalb Kölns beigetrieben 
werden sollen, wird das örtlich zuständige Vollstreckungsorgan im Auftrag der Stadt Köln tätig 
(andere Kommunen, Gerichtsvollzieher u.a.), sofern mit der örtlich zuständigen Einrichtung keine 
abweichende Vereinbarung getroffen ist. Dies gilt in Abhängigkeit von Art, Höhe und Alter der 
Forderung auch für das Ausland. 
Die eidesstattliche Versicherung kann auch durch die gemäß § 5a VwVG hierzu befugten 
Beschäftigten abgenommen werden. 
 
 
7.3.2 Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen 
 
Vollstreckungsmaßnahmen in den Grundbesitz (Zwangssicherungshypothek, Zwangsverwaltung, 
Zwangsversteigerung) werden auf Antrag der Vollstreckungsbehörde durch das für das Grundstück 
zuständige Vollstreckungsgericht (Amtsgericht) durchgeführt. 
 
Ausschließlich die Kämmerei/Vollstreckungsabteilung ist zuständig für die Erteilung von 
Löschungsbewilligungen für Zwangssicherungshypotheken, die auf sein Ersuchen in das 
Grundbuch eingetragen wurden. 
 
 
7.3.3 Verwertung von Sicherheiten

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Zur Befriedigung von Ansprüchen, die der Vollstreckung im Verwaltungszwangsverfahren 
unterliegen und die bei Fälligkeit nicht erfüllt werden, kann die AD Sicherheiten verwerten lassen. 
 
Soweit dazu Erklärungen der zahlungspflichtigen Person nötig sind, ersetzt der Ausspruch der 
Vollstreckungsbehörde diese Erklärung. 
 
 
7.3.4 Vollstreckungsschutz 
 
Die Befugnisse zur Entscheidung über Pfändungsschutz, die nach dem Wortlaut der §§ 850 bis 852 
der Zivilprozessordnung dem Vollstreckungsgericht obliegen, nimmt für das hier dargestellte 
Vollstreckungsverfahren die Vollstreckungsbehörde wahr (§ 48 Abs. 2 VwVG). 
 
 
7.3.5 Entscheidungen im Verfahren, Informationsaust ausch 
 
Die Vollstreckungsbehörde entscheidet im Rahmen der Rechtsvorschriften und den 
Arbeitsanweisungen, geleitet von den Zielen nach pflichtgemäßem Ermessen, über die Wahl und 
Reihenfolge der Vollstreckungsmaßnahmen und Ermittlungen. Sie zieht Fälle in der Bearbeitung 
vor, bei denen der Realisierungserfolg nach den vorliegenden Erkenntnissen gefährdeter ist (z.B. 
verjährungsbedrohte Forderungen, Zwangsgelder, Altfälle). 
 
Hinweise der AD an die Vollstreckungsbehörde über Pfändungsmöglichkeiten sind wegen der 
Bestimmungen des § 5 VwVG (gesetzliche Ermittlungsbefugnisse) rechtlich unbedenklich. 
 
 
 
7.4 Aussetzungen und Stundungen während des Vollstr eckungsverfahrens 
 
 
7.4.1 Einstellung oder Beschränkung der Vollstrecku ng 
 
 
Die Vollstreckung wird eingestellt oder beschränkt 
 
a) bei Eingang eines entsprechenden Ersuchens der A D in Schriftform oder mit E-Mail 
 
b) bei Wegfall des Anordnungssolls 
 
c) bei einem Wegfall der Vollstreckbarkeit der Ford erung (Stundung, Aussetzung der 
Vollziehung, Verjährung bei bestimmten Forderungsarten, Aufhebung oder Unwirksamkeit des 
Grundlagenbescheides) 
 
d) wenn die Verpflichtung, wegen derer das zu volls treckende Zwangsgeld festgesetzt wurde, 
nachweisbar erfüllt ist 
 
e) bei Vorliegen einer besonderen Härte, insbesonde re aus schwerwiegenden 
gesundheitlichen Gründen (§ 26 VwVG); in diesem Fall kann die Einstellung befristet werden

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118 
 
Zwangsgelder werden jedoch beigetrieben, wenn der mit dem Zwangsgeld angestrebte Zweck nicht 
mehr erreicht werden kann. 
 
 
7.4.2 Mahnsperren 
 
Neue Vollstreckungsmaßnahmen werden nicht eingeleitet, solange eine Mahnsperre im 
automatisierten Debitorenkontenverfahren wirkt (siehe Teil B, Ziffer 5.6). 
 
 
7.4.3 Stundungen 
 
Die AD darf keine Stundung gewähren, solange das Vollstreckungsverfahren läuft. 
 
Ein Antrag auf Stundung, der während des Vollstreckungsverfahrens an die AD gestellt wird, ist als 
Antrag auf Vollstreckungsaufschub zu deuten und zur Bearbeitung an die Vollstreckungsbehörde 
abzugeben. 
 
 
 
7.5 Erledigung von Vollstreckungsaufträgen 
 
Ein Vollstreckungsauftrag wird erledigt durch 
 
Rücknahme bzw. Zurückweisung (Teil C, Ziffern 7.2.4 und 7.4.1) oder 
Erledigung nach Bearbeitung. 
 
Erledigungen nach Bearbeitung sind 
 
die vollständige Einziehung (erfolgreiche Erledigung) sowie 
die Abgabe wegen Rückgabe, wegen Erfolglosigkeit oder nicht vollständiger Einziehung (erfolglose 
Erledigung). 
 
Sofern ein Vollstreckungsauftrag anders erledigt wurde als durch Vollzahlung und noch ein Rest 
besteht, liefert die Vollstreckungsabteilung ein Niederschlagungsempfehlungsdatum zu den 
betreffenden Forderungen, welches den Abschluss der Vollstreckung in das bewegliche Vermögen 
kenntlich macht. 
 
 
 
7.6 Aufbewahrung der Vollstreckungsunterlagen 
 
 
7.6.1 Erfolglose Erledigung

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Für den Fall einer erfolglosen Erledigung wird der AD ein Erledigungsbericht zugesandt, der die 
Ausschöpfung der Vollstreckungsmöglichkeiten darstellt. Soweit die AD für die Entscheidung über 
die Niederschlagung oder die weitere Überwachung einer niedergeschlagenen Forderung zuständig 
ist, wird der AD mit dem Erledigungsbericht zugleich der Vorgang mit allen Unterlagen übersandt; 
dieser Vorgang verbleibt dann bei der AD. 
 
Die Zahlungsabwicklung ist berechtigt, innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit Zugriff auf den 
Vollstreckungsvorgang bei der AD zu nehmen. 
 
 
7.6.2 Langzeitpfändungen 
 
Sofern eine Forderungspfändung nicht innerhalb von 2 Jahren zu einem völligen Ausgleich der 
Forderung führen wird, ist der gesamte Aktenvorgang an die AD zur Aufbewahrung abzugeben mit 
dem Vorschlag, die Forderung befristet niederzuschlagen. Die Vollstreckungsbehörde überwacht in 
diesen Fällen die Einhaltung der in der Drittschuldnererklärung gemachten Aussagen und 
veranlasst das jeweils Erforderliche. 
 
 
7.6.3 Rücknahme des Vollstreckungsauftrages 
 
Bei Rücknahme des Vollstreckungsauftrags (siehe Teil C, Ziffer 7.5), auch bei Absetzung aller 
Forderungen, wird der Vorgang bei der Vollstreckungsbehörde aufbewahrt. 
 
Erledigt sich ein Vollstreckungsauftrag durch Pfändungsrückzieher der Buchhaltung der 
Zahlungsabwicklung vor Durchführung einer Vollstreckungsmaßnahme, so kann der 
Vollstreckungsvorgang sofort vernichtet werden. 
 
 
7.6.4 Abwendung der Vollstreckung durch Zahlung 
 
Wird die gesamte Forderung zur Abwendung einer Vollstreckungsmaßnahme gezahlt, kann der 
Vollstreckungsvorgang drei Monate nach erfolgter Abrechnung des entgegengenommenen 
Betrages vernichtet werden. Die Abrechnungsunterlagen des / der VB (z. B. 
Quittungsdurchschriften, Abrechnungsberichte) sind entsprechend der Aufbewahrungsfristen für 
Kassenbelege aufzubewahren. 
 
 
7.6.5 Sonstige Vollstreckungsvorgänge 
 
Sonstige Vollstreckungsvorgänge (z. B. Immobiliar-, Insolvenz-, Versteigerungsakten) sind bei der 
Vollstreckungsbehörde aufzubewahren. 
 
 
7.6.6 Schriftgutordnung 
 
Im Übrigen gilt für die Aufbewahrung die Schriftgutordnung der Stadt Köln nebst Anlage.

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120 
 
 
 
7.7 Unbedenklichkeitsbescheinigungen; Bonitätsauskü nfte 
 
Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden auf Antrag von der 
Kämmerei/Vollstreckungsabteilung einem Betroffenen oder wirksam Bevollmächtigten gegenüber 
schriftlich erteilt. 
 
Bonitätsauskünfte betreffend Forderungen der Stadt Köln gegen eine bestimmte Person werden auf 
Antrag anderer Stellen (Gewerbebehörden, Strafverfolgungsbehörden u. a.) von der 
Vollstreckungsabteilung erteilt, wenn diese aufgrund gesetzlicher Vorschriften auskunftsberechtigt 
sind und Vorschriften des Datenschutzes der Übermittlung der Information nicht entgegenstehen. 
 
Bonitätsauskünfte können städtischen Dienststellen oder anderen Berechtigten unmittelbar erteilt 
werden, wenn die betroffene Person im Voraus der Auskunftserteilung zugestimmt hat. Ein 
regelmäßiges Anfrageverfahren ist vorab zwischen der anfragenden Stelle und der Kämmerei 
abzustimmen. 
 
 
7.8 Arbeitsanweisung für die Vollstreckungsbehörde 
 
Das Verfahren bei der Vollstreckungsbehörde wird im Einzelnen durch Arbeitsanweisung geregelt. 
 
 
 
7.9 Dienstanweisung Insolvenzverfahren 
 
Für die Vertretung der Stadt als Gläubigerin in Insolvenzverfahren gilt für das gesamtstädtische 
Verfahren die Dienstanweisung Insolvenzverfahren.

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8 Verwaltung der Kassenmittel 
 
 
8.1 Allgemeines 
 
Die Kasse hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlung erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig 
verfügbar sind. Der Bargeldbestand sowie die unverzinslichen Guthaben auf den Girokonten sind 
möglichst niedrig zu halten. Vorübergehend nicht benötigte Guthaben sind ertragbringend 
anzulegen. 
 
Der für jede Kasse festgesetzte Barhöchstbestand (s. Teil C, Ziffer 4.1.3) darf nicht überschritten 
werden.  
 
Das notwendige Bargeld und die Schecks, die noch nicht eingereicht werden können, sind im 
Sicherungsbehältnis (z. B. Panzerschrank, Kassette) aufzubewahren. 
 
Ein Scheck, als Verrechnungsscheck gekennzeichnet, ist unverzüglich, spätestens am folgenden 
Arbeitstag, zur Gutschrift auf dem dafür vorgesehenen Girokonto mit Scheckeinreichungsliste 
einzureichen. Wegen der Schecküberwachung s. Teil C, Ziffer 3.2.1.2. Das nähere Verfahren ist in 
einer entsprechenden Arbeitsanweisung zu regeln. 
 
 
 
8.2 Geldanlagen 
 
 
8.2.1 Girokonto 
 
Die von der Kasse nicht sofort benötigten Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) sind auf das für die 
Kasse vorgesehene Girokonto einzuzahlen bzw. einzureichen. Mit dem jeweiligen Kreditinstitut ist 
von der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) eine Vereinbarung über eine möglichst 
günstige Geldanlage zu treffen (z. B. Gesamtverzinsung aller Konten = Kompensation). 
 
 
8.2.2 Festgeldanlagen 
 
Für die Anlegung der Kassenmittel als Festgeld ist die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(20) zuständig. Von dort erhält die Hauptkasse Weisung, wohin die Überweisung zur 
Festgeldanlage zu erfolgen hat. 
 
Die AD hat die Hauptkasse rechtzeitig zu informieren, wenn mit einer Auszahlung über 500.000,00 
Euro im Einzelfall zu rechnen ist. 
 
 
8.2.3 Kassenkredite

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Für die Aufnahme eines Kassenkredites ist die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) 
zuständig.  
 
 
 
8.3 Überwachung der Konten 
 
Jede Kasse hat dafür zu sorgen, dass ihr täglich ein aktueller Kontoauszug vorliegt. Sie ist 
verpflichtet, diesen am selben Tag auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchungen zu prüfen. 
Jede Veränderung auf dem Girokonto einschließlich der Umbuchung aufgrund von 
Bestandsabschöpfungen und Kontoverstärkungen sind in das für jedes Konto zu führende 
Kontogegenbuch einzutragen. Der Bestand im Kontogegenbuch ist täglich mit dem eingegangenen 
Kontoauszug abzustimmen. 
 
Die vorstehende Prüfung und Abstimmung wird bei der Stadtkasse durch das SAP-System erledigt. 
Die weiteren Arbeitsschritte ergeben sich aus der entsprechenden Arbeitsanweisung.

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9 Buchführung der Zahlungsabwicklung 
 
Die Buchführung der Hauptkasse (Buchungen in Zeitbuch und Sachbuch) erfolgt automatisiert im 
Rahmen des integrierten SAP-Systems. Die Regelung der Buchungsverfahren für die Zahlstellen 
erfolgt in den jeweiligen Arbeitsanweisungen.

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10 Abschlüsse 
 
Die nachfolgenden Regelungen gelten für die Abschlüsse der Hauptkasse. Die Regelung der 
Abschlüsse für die Zahlstellen erfolgt in den jeweiligen Arbeitsanweisungen. 
 
 
 
10.1 Tagesabschluss 
 
Für jeden Tag, an dem eine Zahlung bewirkt wurde, ist ein Tagesabschluss zu erstellen. Über 
Ausnahmen entscheidet der Zuständige für die Zahlungsabwicklung. 
 
Im Tagesabschluss werden Kassenistbestand und Kassensollbestand gegenübergestellt. Die an 
der Erstellung dieser Bestände beteiligten Bediensteten bestätigen die Richtigkeit durch ihre 
Unterschrift. Der Tagesabschluss der Hauptkasse ist zusätzlich von dem Zuständigen für die 
Zahlungsabwicklung zu unterschreiben. 
 
Jede Differenz zwischen Kassenistbestand und Kassensollbestand ist unverzüglich aufzuklären und 
das Ergebnis im Tagesabschluss zu erläutern. Die Berichtigung ist am nächsten Buchungstag 
vorzunehmen. Lässt sich die Differenz nicht aufklären, sind der Zuständige für die 
Zahlungsabwicklung und das Rechnungsprüfungsamt schriftlich in Kenntnis zu setzen. Die 
Abwicklung wird in der jeweiligen Arbeitsanweisung geregelt. 
 
 
10.2 Eröffnung der Bücher für das neue Haushaltsjah r 
 
Die Bücher für das neue Haushaltsjahr sind rechtzeitig einzurichten. Die Verantwortliche Der 
Zuständige für die Zahlungsabwicklung legt fest, an welchem Buchungstag die Bücher des neuen 
Haushaltsjahres eröffnet werden.  
 
Kontogegenbuch, Zeitbuch und die bei den Zahlstellen geführten Abrechnungsbücher sind nicht 
haushaltsjahrgebunden und können deshalb fortgeführt werden.

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11 Aufbewahrung der Kassenunterlagen 
 
 
 
11.1 Allgemeines 
 
Die Kassenbücher und -belege sind sicher aufzubewahren. Bei der automatisierten 
Datenverarbeitung sind zusätzlich die besonderen Anforderungen an eine sichere Aufbewahrung 
der Datenträger zu beachten. Zahlungsmittel, Scheck- und Überweisungsvordrucke, geldwerte 
Drucksachen, Quittungsblocks, Wertgegenstände und andere zu verwahrende Gegenstände sind 
auch bei nur kurzer Abwesenheit der in diesem Bereich Beschäftigten unter Verschluss zu halten. 
 
Kassenbücher, Kassenbelege und Akten (Kassenunterlagen) dürfen nicht aus dem Kassenraum 
entfernt werden. Eine Kassenunterlage darf nur städtischen Bediensteten vorgelegt werden, die 
einen dienstlichen Auftrag zur Prüfung oder Einsichtnahme nachweisen können. Bei allen anderen 
Personen ist die Zustimmung der Kassenaufsicht und des Rechnungsprüfungsamtes vorher 
einzuholen. 
 
 
 
11.2 Bücher 
 
Die in der Zahlungsabwicklung geführten Bücher sind in verschließbaren Behältnissen, nach 
Möglichkeit voneinander getrennt, aufzubewahren. Hierbei ist es unerheblich, in welcher Form die 
Bücher geführt werden (z. B. magnetische oder sonst visuell nicht lesbare Datenträger, Bildträger, 
Bücher, Loseblatt- oder Karteiform).  
 
 
 
11.2.1 Tagesabschlussbuch 
 
Wird das Tagesabschlussbuch in Lose-Blatt-Form geführt, sind die einzelnen Berichte in der 
Reihenfolge der Buchungstage durchnummeriert aufzubewahren. 
 
 
 
11.3 Belege 
 
Der Beleg ist so aufzubewahren, dass er anhand der Buchung jederzeit auffindbar ist. 
 
 
 
11.3.1 Belege zu Kassenzeichen und Finanzpositionen  
 
Bei den Kassenzeichen sind Anordnung und Ist-Beleg sortiert nach Kassenzeichen und 
Haushaltsjahr abzulegen.

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Anordnungen zu Finanzpositionen werden nach der sachlichen Ordnung abgelegt. 
Einzelheiten werden in einer Arbeitsanweisung geregelt. 
 
 
 
11.3.2 Herausgabe von begründenden Unterlagen  
 
Eine begründende Unterlage darf nur auf schriftlichen Antrag der AD nach Zustimmung des 
Rechnungsprüfungsamtes herausgegeben werden. Der Antrag bedarf der Unterschrift einer hierzu 
berechtigten anordnungsbefugten Person. Antrag, Zustimmung und ein hinreichender Ersatzbeleg 
sind anstelle des Originals zur Belegsammlung zu nehmen. 
 
 
 
11.4 Kassenrechtliche Aufbewahrungsfristen 
 
Die bei einer Kasse geführten Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen sind dort zehn Jahre 
aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 1. Januar des der Beschlussfassung des Rates 
über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (§ 59 KomHVO). Nach 
Ablauf dieser Frist können die Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen vernichtet werden. 
Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. 
 
 
 
11.5 Sonstige Aufbewahrungsfristen 
 
Sofern eine AD auf Grund besonderer Bestimmungen verpflichtet ist, einen Beleg länger als die 
kassenrechtliche Aufbewahrungsfrist (s. Teil C, Ziffer 11.4) aufzubewahren, hat sie diesen Beleg 
kurzfristig vor Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist anzufordern. Die 
Kämmerei/Stadtkasse weist die Verwaltung rechtzeitig auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist hin. 
Der Beleg steht der AD nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist für die Dauer eines 
Jahres zur Abholung zur Verfügung. Danach werden nicht abgeholte Belege vernichtet.

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12 Einnahmekassen (Geldannahmestellen) 
 
Für die Annahme geringfügiger Barzahlungen kann eine Einnahmekasse (Geldannahmestelle) 
errichtet werden. 
 
 
 
12.1 Bestellung 
 
Das für die Entgegennahme von Zahlungen eingesetzte Personal ist durch Bestellung dazu zu 
ermächtigen (s. Teil C, Ziffer 3.3.2). In der Verfügung ist festzulegen, ob bei der Entgegennahme 
einer Zahlung eine Quittung zu erteilen ist oder geldwerte Drucksachen (z. B. Eintrittskarten, 
Vordrucke) gegen Barzahlung auszugeben sind. 
 
 
 
12.2 Verfahren 
 
Die Einnahmekasse erhält aus Handvorschussmitteln ein Wechselgeld. Über die getätigten 
Zahlungsgeschäfte hat sie Aufzeichnungen zu erstellen. Mindestens wöchentlich ist der 
Kassensollbestand (z. B. verkaufte Waren) zu ermitteln und mit dem Bestand an Zahlungsmitteln 
abzustimmen. 
 
Die Einzahlungen sind mindestens monatlich abzurechnen. Die Abrechnungsunterlagen der 
Einnahmekasse sind der Amtsleitung zur Prüfung vorzulegen. Gleichzeitig ist eine 
Annahmeanordnung für die zuständige Kasse zu erteilen. Die Zahlungsmittel sind dann 
unverzüglich an diese Kasse weiterzuleiten. 
 
Weitere Einzelheiten, insbesondere auch zu Fragen der Kassensicherheit, werden von der 
Kämmerei/Stadtkasse mit Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und des 
Rechnungsprüfungsamtes durch eine Arbeitsanweisung geregelt.

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13 Gelderheber / Gelderheberin 
 
 
 
13.1 Allgemeines 
 
Außerhalb eines Kassenraumes dürfen Zahlungsmittel nur von einer Person angenommen oder 
ausgehändigt werden, die hierzu durch Bestellung besonders ermächtigt ist (Gelderheber / 
Gelderheberin s. Teil C, Ziffer 3.3.2).  
 
 
 
13.2 Arbeitsverfahren 
 
 
13.2.1 Annahme und Ablieferung von Zahlungsmitteln 
 
Über die angenommenen Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) ist der einzahlenden Person eine 
Quittung (s. Teil C, Ziffer 5.4.9.1) zu erteilen. Hierzu ist nur ein von der Kämmerei/Stadtkasse 
zugelassener Quittungsblock zu verwenden. Die Quittungsdurchschrift ist im Quittungsblock zu 
belassen. 
 
Die angenommenen Zahlungsmittel sind unverzüglich abzuliefern. Art, Zeitpunkt und Stelle, bei der 
die Zahlungsmittel abzuliefern sind, werden bei der Bestellung festgelegt. Richtlinien, die das 
Verfahren bei Falschgeldzahlungen und der Entgegennahme von Schecks regeln, sind zu 
beachten. 
 
 
13.2.2 Auszahlung und Rückgabe von Zahlungsmitteln 
 
Ein an die benannte empfangsberechtigte Person auszuzahlender Betrag wird bei der Kasse gegen 
Quittung in Empfang genommen. 
 
Vor Auszahlung des Betrages ist die Identität der empfangsberechtigten Person zu prüfen. Hierüber 
ist ein Vermerk (z. B. Nr. des Personalausweises) in der Quittung anzubringen. 
 
Zahlungsmittel, die nicht bis zum vorgesehenen Zeitpunkt ausgezahlt werden, sind unverzüglich an 
die Kasse zurückzugeben. 
 
 
13.2.3 Aufbewahrung von Zahlungsmitteln 
 
Zahlungsmittel sind getrennt vom privaten Geld in besonderen Behältnissen grundsätzlich 
verschlossen und von den Quittungsblocks getrennt sicher aufzubewahren.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
129 
13.3 Abrechnung 
 
In der Bestellung des Gelderhebers / der Gelderheberin (s. Teil C, Ziffer 3.3.2.) ist anzugeben, zu 
welchem Zeitpunkt und bei welcher Stelle die Abrechnungsunterlagen (z. B. Abrechnungslisten, 
Quittungsdurchschriften u. ä.) zur Prüfung und weiteren Bearbeitung vorzulegen sind. 
 
Alle nicht mehr benötigten Unterlagen sind bei der Stelle abzugeben, bei der abgerechnet wird (z. 
B. Hauptkasse, Zahlstelle, Amt). Diese Unterlagen sind dort entsprechend der Regelung in Teil C, 
Ziffer 11.4 aufzubewahren. 
 
 
 
 
13.4 Prüfung und Verantwortung 
 
Die Amtsleitung überwacht die ordnungsgemäße Tätigkeit des Gelderhebers / der Gelderheberin. 
Ergibt sich hierbei eine Beanstandung, ist das Rechnungsprüfungsamt und die 
Kämmerei/Stadtkasse sofort zu unterrichten. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei 
einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3). 
Auftretende Differenzen bei der Abrechnung sind über das Budget der Beschäftigungsdienststelle 
abzuwickeln.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
130 
14 Handvorschüsse 
 
 
 
14.1 Allgemeines 
 
Ein Handvorschuss dient zur Leistung einer geringfügigen, regelmäßig anfallenden Auszahlung, die 
vorher nur ihrer Art nach bekannt und zweckmäßigerweise sofort in bar zu zahlen ist. Er ist auf die 
notwendige Höhe zu beschränken. Bemessungsmaßstab ist der durchschnittliche Bedarf für einen 
Monat. 
 
Einem Gelderheber / einer Gelderheberin kann Wechselgeld durch Gewährung eines 
Handvorschusses zur Verfügung gestellt werden. 
 
Über Einrichtung und Auflösung eines Handvorschusses entscheidet die Stadtkämmerin oder die 
beauftragte Stelle (20). 
 
Bei einem Amt soll nur ein Handvorschuss (Zentralvorschuss) zur Verfügung stehen. Soweit es aus 
organisatorischen Gründen erforderlich ist, kann mit Zustimmung der Stadtkämmerin oder der 
beauftragten Stelle (20) ein Teilbetrag an eine untergeordnete Stelle abgezweigt werden 
(abgezweigter Handvorschuss). Die Vorschriften für Handvorschüsse sind anzuwenden. 
 
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung des abgezweigten Handvorschusses obliegt 
dem Verwalter / der Verwalterin des Zentralvorschusses. 
 
 
14.2 Zulässige Zahlungen 
 
Aus einem Handvorschuss darf grundsätzlich nur geleistet werden 
 
a) Post- und Zustellgebühr 
 
b) Fracht- und Rollgeld 
 
c) Transportkosten 
 
d) Auszahlung für Kleinhandelsware in geringer Meng e, soweit deren Beschaffung nicht 
generell der Beschaffungsstelle oder bei Spezialbedarf dem in den Vergaberichtlinien genannten 
Amt übertragen ist 
 
e) sofort benötigter Bedarf an Reparaturmaterial, s oweit die Reparatur unmittelbar zur 
Abwendung eines Schadens erforderlich ist und keine entsprechende Lagerware zur Verfügung 
steht. 
 
Eine Zahlung für andere Zwecke muss durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) 
schriftlich genehmigt sein. Insbesondere darf aus einem Handvorschuss keine Zahlung geleistet 
werden, die ohne Einschränkung des Geschäftsablaufs bar oder bargeldlos durch die Kasse 
erfolgen kann. Hierzu gehört z. B. eine persönliche Zahlung an Bedienstete der Stadt Köln.

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131 
 
 
14.3 Verfahren 
 
 
14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung 
 
Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der 
Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu beantragen. Im Antrag sind anzugeben: 
 
a)  Betragshöhe 
 
b) Begründung der Notwendigkeit sowie 
 
c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der  Vorschussverwalterin und eines 
Stellvertreters / einer Stellvertreterin. 
 
Zu diesem Antrag ist das für das Personalwesen zuständige Amt hinsichtlich der persönlichen 
Voraussetzungen des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / 
einer Stellvertreterin zu hören (s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschussverwalter / Vorschussverwalterin 
und der Vertreter / die Vertreterin sollen nicht anordnungsbefugt sein. 
 
Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist das Rechnungsprüfungsamt 
hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. 
 
Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) eingerichtet und 
der Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch die Kämmerei veranlasst. Das 
vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schriftlich unterrichtet. 
 
 
14.3.2 Aufgaben des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin 
 
Der Vorschussverwalter / die Vorschussverwalterin ist für die ordnungsgemäße Verwaltung des 
Handvorschusses verantwortlich. Er / sie hat insbesondere darauf zu achten, dass 
 
a) die Mittel nur für die vorgesehenen Verwendungsz wecke verausgabt 
 
b) die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlic hkeit beachtet 
 
c) die Zahlungsmittel und Belege sicher (z. B. in v erschließbaren Behältern, Kassetten) 
aufbewahrt und 
 
d) keine anderen Gelder als die zur Auffüllung des Vorschusses und etwaige Rückzahlungen 
von abgezweigten Handvorschüssen angenommen und aufbewahrt 
 
werden.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
132 
Die aus dem Handvorschuss geleistete Zahlung ist grundsätzlich einmal im Monat, in jedem Fall 
beim Wechsel des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin, mit der Kasse abzurechnen. 
Hierbei ist die geleistete Zahlung ausschließlich in den dafür vorgesehenen Abrechnungsvordruck 
einzutragen. Sind Buchungsstellen mehrerer AD betroffen, ist für jede AD ein besonderer 
Abrechnungsvordruck zu verwenden. 
 
Abgezweigte Handvorschüsse sind alle 3 Monate mit dem Zentralvorschuss abzurechnen 
 
Der Geldbestand ist mindestens bei jeder Abrechnung zu vermerken und der Gesamtvorschuss 
auszuweisen. Die Amtsleitung oder die von ihr beauftragte Person überprüft die Abrechnung und 
bestätigt dieses durch Namenszeichen und Datum auf der Zusammenstellung. Jeder 
Auszahlungsanordnung sind die Erstschrift des Abrechnungsvordrucks und die Belege für die 
einzelnen Auszahlungen beizufügen. Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren und in dieser 
Folge zu ordnen. Die Zweitschrift des Abrechnungsvordrucks ist bei dem Amt zusammen mit der 
Haushaltsüberwachungsliste aufzubewahren. 
 
 
14.3.3 Aufsicht 
 
 
14.3.3.1 Überwachung 
 
Die Amtsleitung hat die bestimmungsgemäße Verwendung und Verwaltung des Vorschusses zu 
überwachen. Die vorgenommenen Überwachungsmaßnahmen sind auf der Durchschrift des 
Abrechnungsvordrucks zu vermerken. 
 
 
14.3.3.2 Prüfung 
 
Der Handvorschuss und der abgezweigte Handvorschuss sind mindestens einmal jährlich von der 
Amtsleitung oder einer von ihr beauftragten Person unvermutet zu prüfen. Die Prüfungsniederschrift 
ist in 3-facher Ausfertigung auf den vorgesehenen Vordrucken zu erstellen. Rechnungsprüfungsamt 
und Kämmerei erhalten unverzüglich je eine Ausfertigung. 
 
Ein bei einer Prüfung festgestellter Fehlbetrag oder Überschuss ist in der Prüfungsniederschrift 
festzuhalten und zu erklären. Eine Differenz ist grundsätzlich vom Vorschussverwalter / von der 
Vorschussverwalterin auszugleichen. Bei nicht verschuldetem Verlust (z. B. Einbruch/Diebstahl) ist 
der Fehlbetrag von der Kämmerei auszugleichen. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei 
einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3). 
 
 
 
14.4 Wegfall der Voraussetzungen 
 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen für eine Bestellung zum Vorschussverwalter / zur 
Vorschussverwalterin oder zum Stellvertreter / zur Stellvertreterin nicht oder nicht mehr vorliegen (s. 
Teil C, Ziffer 3.3.1), ist das für das Personalwesen zuständige Amt verpflichtet, hierüber die 
Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) unverzüglich schriftlich zu unterrichten. Über die

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
133 
Aufhebung der Bestellung ist nach Anhörung des Amtes in Abstimmung mit dem 
Rechnungsprüfungsamt zu entscheiden. Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und 
Rechnungsprüfungsamt sind über die Entscheidung schriftlich zu unterrichten. 
 
Das antragstellende Amt hat der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) unverzüglich 
mitzuteilen, wenn ein Vorschussverwalter / eine Vorschussverwalterin oder der Stellvertreter / die 
Stellvertreterin 
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird oder 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahrn immt. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) hebt die Bestellung auf. Rechnungsprüfungsamt 
und das für das Personalwesen zuständige Amt sind hierüber zu informieren. 
 
 
14.5 Auflösung oder Verringerung 
 
Das vorschussverwaltende Amt hat der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) 
unverzüglich mitzuteilen, wenn der Vorschuss ganz oder teilweise nicht mehr benötigt wird. Die 
Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) verfügt die vollständige oder teilweise Rückzahlung 
und informiert hierüber das vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt. Wird der 
Handvorschuss aufgelöst, ist zusätzlich das für das Personalwesen zuständige Amt über die damit 
verbundene Aufhebung der Bestellung des Handvorschussverwalters / der 
Handvorschussverwalterin und des Stellvertreters / der Stellvertreterin zu unterrichten.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
134 
15 Verwahrung von Gegenständen 
 
 
 
15.1 Allgemeines  
 
Verwahrung ist die formalisierte Aufbewahrung eines Gegenstandes. Es darf nur ein Gegenstand in 
Verwahrung genommen werden, der der Stadt gehört oder von ihr zu verwahren ist. 
 
Im Nachfolgenden wird das Verfahren über die Aufbewahrung von Gegenständen bei der 
Hauptkasse geregelt. Soweit ein Gegenstand bei einer Zahlstelle aufzubewahren ist, erfolgen die 
notwendigen Regelungen in den jeweiligen Arbeitsanweisungen nach Maßgabe dieser 
Geschäftsanweisung. 
 
 
15.1.1 Gegenstände, die bei der Hauptkasse aufzubew ahren sind 
 
Zu den Wertgegenständen, die von der Hauptkasse aufzubewahren sind, gehören insbesondere: 
 
a) Wertpapiere, die das in ihnen verbriefte Recht d erart verkörpern, dass sie selbst zum Träger 
des Rechts werden und der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts nötig ist (§§ 793-808 
BGB, 363,367 HGB). Dazu gehören insbesondere: Aktien, Kuxe, Inhaberschuldverschreibungen, 
Zinsscheine, Gewinnanteilscheine, Erneuerungsscheine. 
 
b) Sonstige Urkunden, die Vermögensrechte verbriefe n oder nachweisen, so dass das in ihnen 
verbriefte Recht auch ohne den Besitz der Urkunde ausgeübt werden kann. Dazu gehören 
insbesondere Hypotheken-, Grund- und Rentenschuldbriefe, Depotscheine (Depotquittungen), 
Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Verpfändungserklärungen, Bürgschaftserklärungen 
Dritter, Sparbücher, Kfz-Briefe, vollstreckbare Ausfertigungen von notariell beurkundeten Verträgen. 
 
 In diesen Fällen sind die über die bloße Verwahrun g der Urkunde hinausgehenden 
notwendigen Maßnahmen zur Sicherung der städtischen Forderung zusätzlich durch das 
einliefernde Amt zu ergreifen. 
 
 
15.1.2 Sonstige Aufbewahrung 
 
Über die Verwahrung von Gebührenmarken, anderen Wertzeichen, geldwerten Drucksachen oder 
anderen Gegenständen entscheidet die Kämmerei nach Lage des Einzelfalles. 
 
 
15.1.3 Zweitschlüsselaufbewahrung 
 
Sobald ein Sicherungsbehältnis (s. Teil C, Ziffer 4.1.2) bei einer Zahlstelle aufgestellt bzw. 
eingebaut ist, ist der Zweitschlüssel zur Verwahrung an die Hauptkasse zu übergeben. Dort ist er 
unter doppeltem Verschluss zu verwahren. 
 
Eventuell vorhandene Mehrschlüssel sind wie Zweitschlüssel zu behandeln.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
135 
 
Soweit ein Sicherungsbehältnis bei einem Amt - ausgenommen bei einer Kasse - beschafft wird, 
können die Zweitschlüssel bei einer Kasse zur sicheren Verwahrung eingeliefert werden. Hierfür 
gelten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffer 4.1.2 sinngemäß. 
 
Die Zweitschlüssel zum Tresorraum der Hauptkasse und zum Zweitschlüsselschrank sind in einem 
Schließfach bei der Sparkasse KölnBonn aufzubewahren. 
 
 
15.2 Art der Verwahrung 
 
 
15.2.1 Allgemeines 
 
Die Verwahrung eines Wertgegenstandes erfolgt durch die Hauptkasse. Mit dieser Verwahrung ist 
eine Verwaltung des Wertgegenstandes nicht verbunden. Die Verwaltung eines Wertgegenstandes 
obliegt der AD. 
 
 
15.2.2 Verwahrung 
 
Die Hauptkasse hat für eine sichere Aufbewahrung des zu verwahrenden Gegenstandes zu sorgen. 
Er ist feuer-, diebes- und einbruchssicher unter Verschluss zu halten. Das Sicherungsbehältnis 
muss so beschaffen sein, dass es nur mit zwei verschiedenen Schlüsseln geöffnet werden kann. 
 
Der Tresor der Hauptkasse ist zusätzlich durch eine Polizei-Notrufanlage zu sichern. 
 
 
15.2.3 Verwaltung 
 
Die Verwaltung eines Wertgegenstandes obliegt der AD. Die Verwaltung umfasst insbesondere die 
Entscheidung, ob ein Wertgegenstand verwahrt werden soll, die Anordnung der Annahme und der 
Auslieferung, die Bestätigung an den Hinterleger/ die Hinterlegerin über den Erhalt und die 
Einlieferung des Wertgegenstandes sowie die Entscheidung, was mit dem in Verwahrung 
genommenen Gegenstand zu geschehen hat. Gilt für die Verwahrung eines Gegenstandes eine 
Frist, so ist deren Einhaltung von der AD zu überwachen. 
 
Für ein bei einem Kreditinstitut hinterlegtes Wertpapier übernimmt das Kreditinstitut auch die im 
Depotvertrag geregelte Verwaltung. Anfallende Zinsen, Gewinnanteile und Verkaufserlöse sind dem 
Girokonto der Hauptkasse gutzuschreiben. 
 
Die Fortschreibung und Auszahlung von Zinsen eines hinterlegten Sparbuches obliegt der AD. 
 
 
 
15.3 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
136 
Die Hauptkasse darf grundsätzlich nur auf Grund einer schriftlichen Anordnung einen Gegenstand 
zur Verwahrung annehmen oder einen verwahrten Gegenstand ausliefern. Hierfür ist nur die 
zugelassenen Einlieferungs- bzw. Auslieferungsanordnung zu verwenden. Ein Gegenstand im 
Sinne des Teil C, Ziffer 15.1.2 soll in einem abgeschlossenen Behältnis eingeliefert werden. Dieses 
Behältnis ist zweifelsfrei zu bezeichnen. Sofern dieses Behältnis täglich herausgegeben und wieder 
eingeliefert wird, ist eine Quittung in einfacher Form (Liste) zu erteilen. Wünscht die einliefernde 
Stelle Zugriff auf den Inhalt des Behältnisses, ohne dass das Behältnis den Kassenraum verlässt, 
so ist dieses zu dokumentieren. 
 
Im Übrigen gelten die Vorschriften zu Teil B, Ziffer 2.5. 
 
 
 
15.4 Einlieferung von Gegenständen 
 
 
15.4.1 Allgemeines 
 
Der zu verwahrende Gegenstand ist unverzüglich der Hauptkasse zu übergeben.  
 
Bei der Einlieferung eines Gegenstandes hat die Hauptkasse die Übereinstimmung mit den 
Angaben auf der Einlieferungsanordnung festzustellen. Die AD erhält über die Einlieferung des 
Gegenstandes eine Quittung unter Angabe der von der Hauptkasse vergebenen 
Werteverwahrungsnummer. Die AD hat dem Hinterleger/ der Hinterlegerin den Empfang und die 
Einlieferung bei der Hauptkasse zu bestätigen. 
 
 
15.4.2 Besonderheiten bei Sicherheitsleistungen  
 
Erfolgt eine Sicherheitsleistung durch ein Wertpapier, so sind der Depotschein und die Bestätigung 
über die Verpfändung der Hauptkasse zur Verwahrung zu übergeben. 
 
Ein zugunsten der Stadt Köln verpfändetes Sparbuch ist mit dem Nachweis der Verpfändung des 
Kreditinstituts bei der Hauptkasse einzuliefern. Im Übrigen siehe Teil B, Ziffer 2.5.3. 
 
 
15.4.3 Vorläufige Annahme von Gegenständen 
 
Liegt bei der Übergabe eines Gegenstandes der Hauptkasse keine Einlieferungsanordnung vor, ist 
der Gegenstand vorläufig anzunehmen, wenn ein sachlicher Grund erkennbar ist. 
 
Bei der AD ist unverzüglich die Einlieferungsanordnung anzufordern. Im Übrigen gilt das Verfahren 
hinsichtlich von Verwahrbuchungen (s. Teil C, Ziffer 5.2.2) sinngemäß.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
137 
15.5 Auslieferung von Gegenständen 
 
Zur Auslieferung eines bei der Hauptkasse verwahrten Gegenstands hat die AD eine 
Auslieferungsanordnung nach Vordruck zu erstellen. Vor der Auslieferung prüft die Hauptkasse die 
Übereinstimmung des auszuliefernden Gegenstands mit den Angaben in der 
Auslieferungsanordnung. Die Hauptkasse liefert den Wertgegenstand grundsätzlich gegen Quittung 
an die AD aus. Die AD ist für die ordnungsgemäße Rückgabe des Wertgegenstandes an den 
Hinterleger/ die Hinterlegerin verantwortlich.  
Auf Anordnung der AD kann der Gegenstand ausnahmsweise der empfangsberechtigten Person 
gegen Empfangsbestätigung ausgehändigt oder zugestellt werden. Die Hauptkasse hat zu 
veranlassen, dass ein zu übersendender Gegenstand ausreichend gegen Verlust versichert ist. 
 
Die vom Kreditinstitut erstellte Bescheinigung über die Ausbuchung von Wertpapieren ist 
zusammen mit der Einlieferungsbescheinigung (Depotschein) und der Auslieferungsanordnung 
aufzubewahren. 
 
 
 
15.6 Buchführung, Belege, Bestandskontrolle 
 
 
15.6.1 Buchführung 
 
Über die Einlieferungen und Auslieferungen von zu verwahrenden Gegenständen sind folgende 
Bücher zu führen: 
 
a) Wertezeitbuch zur Buchung der Einlieferungen und  Auslieferungen in zeitlicher Reihenfolge 
 
b) Wertesachbuch zur Vereinfachung der Buchführung als Sammlung der 
Einlieferungsanordnungen nach einer von dem Zuständigen für die Zahlungsabwicklung 
festzulegenden Gliederung 
 
Als Verzeichnis sind zu führen: 
 
a) Nachweis über vorläufige Werteverwahrung für die  noch keine Einlieferungsanordnungen 
vorliegen 
 
b) Verzeichnis der eingelieferten Zweitschlüssel un d deren Sicherungsbehältnisse. 
 
Einzelheiten hinsichtlich der Führung der Bücher und Verzeichnisse sind von der Kämmerei mit 
Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung in einer Arbeitsanweisung zu regeln. 
 
 
15.6.2 Belege 
 
Die Einlieferungsanordnung ist nach der Buchung im Wertezeitbuch nach 
Werteverwahrungsnummern geordnet sicher aufzubewahren.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil C (Haushaltswesen) 
 
 
 
138 
Wird der Wert eines Gegenstandes verändert, erhält die ergänzende Einlieferungs- oder 
Auslieferungsanordnung die Werteverwahrungsnummer der ursprünglichen Einlieferungsanordnung 
und ist ihr beizufügen. Der ursprüngliche Wertgegenstand und die Ergänzung sind zusammen 
aufzubewahren. 
 
Bei Auslieferung eines Gegenstandes sind der Auslieferungsanordnung die ursprüngliche 
Einlieferungsanordnung einschließlich der hierzu vorhandenen ergänzenden Anordnungen sowie 
sonstige Unterlagen, die diese Verwahrung betreffen, beizufügen und nach der 
Werteverwahrungsnummer abzulegen. 
 
Bücher und Belege sind 12 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt 
 
a) für das Wertezeitbuch mit Ablauf des Jahres der letzten Eintragung 
 
b) für die Belege von ausgelieferten Gegenständen m it Ablauf des Jahres der Auslieferung. 
 
Der Nachweis über die vorläufige Werteverwahrung kann nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte 
Erledigung erfolgte, vernichtet werden. 
 
 
15.6.3 Bestandskontrolle 
 
Mindestens einmal im Kalenderjahr ist der Bestand des Wertenachweises mit dem des 
Wertezeitbuches abzustimmen. 
 
Der Bestand der verwahrten Gegenstände (s. Teil C, Ziffer 15.4) ist einmal im Kalenderjahr von der 
Kassenleitung zu prüfen und dieses im Wertezeitbuch zu vermerken. Auf diese Prüfung kann 
verzichtet werden, wenn im selben Kalenderjahr eine Vollständigkeitsprüfung durch das 
Rechnungsprüfungsamt stattgefunden hat.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil D (Controlling) 
 
 
 
139 
D. Controlling 
 
 
 
 Handbuch Controlling 
 Planungshandbuch 
 Handbuch Kosten- und Leistungsrechnung  
 
Auf den Abdruck wird an dieser Stelle verzichtet.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil E (Übergangs- und Schlussbestimmungen) 
 
 
140 
E. Übergangs- und Schlussbestimmungen 
 
 
 
1. Änderung der Geschäftsanweisung 
 
Eine Änderung dieser Geschäftsanweisung ist vor Erlass zwischen Kämmerei und 
Rechnungsprüfungsamt abzustimmen. 
 
 
 
2. Ausnahmeregelungen 
 
Die Stadtkämmerin kann nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes in begründeten 
Einzelfällen von den Vorschriften dieser Geschäftsanweisung abweichende Regelungen treffen. 
Unabhängig von dieser Regelung werden die zum Teil D. Controlling gehörenden Handbücher 
entsprechend den Entwicklungen fortgeschrieben. 
 
 
 
3. Arbeitsanweisungen 
 
Zuständig für den Erlass von Arbeitsanweisungen nach Maßgabe dieser Geschäftsanweisung 
ist die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200 oder 200/41)  
 
 
 
4. Inkrafttreten 
 
Die Änderungen aufgrund der vierten Änderung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen 
der Stadt Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 01. des auf die Schlusszeichnung folgenden 
Monats in Kraft. 
 
Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der 
geänderten Geschäftsanweisung widersprechen. 
 
 
 
Köln, den 18.01.2020 
 
Gez. Reker

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
II/200/41 
 
Vorlagen-Nummer 
 0638/2020 
Freigabedatum 
04.03.2020  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln 
Beschlussorgan 
 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln nimmt die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen gemäß § 32 Abs. 1 der 
Kommunalhaushaltsverordnung NRW zur Kenntnis. 
 
Rat 26.03.2020

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
 
Die Neufassung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln wurde von Frau Ober-
bürgermeisterin Reker am 18.01.2020 schlussgezeichnet. Die betreffende Vorlage im Verwaltungs-
vorstand erfolgte am 10.12.2019. Gemäß § 32 Abs. 1 der Kommunalhaushaltsverordnung NRW ist 
die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln dem Stadtrat zur Kenntnis zu geben. 
 
In dieser Geschäftsanweisung wurden neben Korrekturen redaktioneller Art, insbesondere aufgrund 
der Neuorganisation im Dezernat II (früher Kassen- und Steueramt) und aufgrund des neuen Begriffs 
„Zuständiger für die Zahlungsabwicklung“, Änderungen in Bezug auf die nachfolgenden Themen vor-
genommen: 
 
 Einführung des SAP-Systems bei der Stadtkasse 
 Ermöglichung einer künftigen elektronischen Rechnungsbearbeitung 
 Vereinfachung von Verfahrensabläufen 
 Anpassungen an die Haushaltssatzung 
 Persönliche Zuverlässigkeit von Kassenpersonal 
 
Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln nebst einer Änderungsübersicht ist als 
Anlage beigefügt. 
(Auf die Geschäftsanweisung (Anlage 1) kann digital über das Ratsinformationssystem der Stadt Köln 
zugegriffen werden: 
https://buergerinfo.sessionnet.verwaltung.stadtkoeln.de/vo0050.asp?__kvonr=94106&search=1).

/ 2 
 
 
Zusammenstellung der aktuellen Änderungen zur GAFin 
 
 
Bei vielen Änderungen handelt es sich um Korrekturen redaktioneller Art. Diese ha- 
ben ihren Ursprung in organisatorischen Veränderungen innerhalb des Dezernates II 
(Überführung der Stadtkasse und der Vollstreckung von 21 zu 20) und in der Be- 
griffsanpassung „Zuständiger für die Zahlungsabwicklung“ (vorher: Verantwortlicher 
für die Zahlungsabwicklung). Diese Änderungen sind in der nachfolgenden Aufstel-
lung nicht aufgeführt.  
Wesentliche Änderungen beziehen sich auf: 
• Die Einführung des SAP Systems bei der Stadtkasse: 
 
Teil B Anordnungswesen 
 
1.3.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang 
1.3.3 Kurzkontierungen 
1.4.2 Anordnungszeitpunkt bei Zahlungsansprüchen 
2.1.2 Ausfüllhinweise 
2.3.1.2 Inhalt einer Annahmeanordnung 
2.3.2.1 Allgemeines 
2.3.2.2 Inhalt einer Auszahlungsanordnung 
4 Prüfung der Soll-Buchungen der Kassen 
5.2.2 Privatrechtliche Forderungen 
 
 
Teil C Zahlungsabwicklung 
 
3.2.1 Dokumentationen 
3.2.1.4 Sachbuch 
3.3.4.5 Buchhaltung der Zahlungsabwicklung 
5.5.3.3 Sammel-Überweisungsverfahren 
5.5.3.4 Lastschriftverfahren 
6.1.1 Mahnung 
6.1.3 Abgabe an die AD 
7.5 Erledigung von Vollstreckungsaufträgen 
8.3 Überwachung der Konten 
9 Buchführung der Zahlungsabwicklung 
10.1 Tagesabschluss 
11.3.1 Belege zu Kassenzeichen und Finanzpositionen

- 2 - 
 
/ 3 
Darüber hinaus entfallen folgende Ziffern komplett : 
5.5.3.5 (alt) Dauerauftragsverfahren 
5.5.4.5 Verrechnungen 
10.2 Zwischenabschlüsse 
10.3 Jahresabschluss bei den Finanzpositionen 
11.2.1 Zeitbuch 
11.2.2 Sachbücher 
11.3.2 Verwahrgeldbelege 
11.3.3 Vorschussbelege 
• Die Ermöglichung einer künftigen elektronischen Rechnungsbearbeitung: 
 
Teil B Anordnungswesen 
 
1 Allgemeines einschl. Fristen 
1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge 
1.3.1 Allgemeines 
1.5 Versand von Kassenanordnungen 
1.6.1 Allgemeines 
1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person 
1.7.1 Allgemeines 
1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit 
1.7.5 Ausschluss von der Feststellungsbescheinigung 
1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen 
2.1.2 Ausfüllhinweise 
2.1.3 Unterschrift 
2.3.1.2 Inhalt einer Annahmeanordnung 
2.3.2.2 Inhalt einer Auszahlungsanordnung 
2.3.5.1 Allgemeines 
3.3.1 Allgemeines 
3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leistungen 
3.3.3 Aufbewahrung der begründenden Unterlagen 
 
Teil C Zahlungsabwicklung 
 
5.2.1 Allgemeines 
5.2.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang 
 
• Vereinfachung von Verfahrensabläufen: 
 
Teil B Anordnungswesen 
 
2.3.5.1 Allgemeines 
3.1.1 Datenträger 
5.1 Stundung 
5.5 Zuständigkeit

- 3 - 
 
 
Teil C Zahlungsabwicklung 
 
4.1.2.1 Allgemeines 
5.5.4.4 Lastschriften 
 
• Anpassung an Haushaltssatzung:  
 Teil A Haushaltswesen 
1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung 
1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen 
 
• Persönliche Zuverlässigkeit von Kassenpersonal:  
 Teil C Zahlungsabwicklung 
 3.3.1 Allgemeines