Sachstand Digitalisierungsprogramm

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/I/D2 
 
Vorlagen-Nummer  30.08.2021 
 2117/2021 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 30.08.2021 
 
Sachstand Digitalisierungsprogramm 
Die SPD Fraktion stellt folgende Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates AN/1236/2021: 
 
1. Wie weit ist das Digitalisierungsprogramm 2019-2022 vorangeschritten? (Wir bitten um einen 
Sachstandsbericht zu den dort aufgeführten Vorhaben.)  
2. Welche Möglichkeiten sieht die Verwaltung, Engpässe beim Bürger*innenservice oder der 
Ausländerbehörde zu beheben, und welche Maßnahmen wurden bereits ergriffen? 
3. Welche Digitalisierungsprozesse der Dienstleistungen des Bürger*innenservices bedürfen 
noch weiterer Abstimmungsprozesse oder gesetzlicher Rahmenänderungen?  
4. Teilweise gibt es einfache Anliegen von Bürger*innen. Es gab die Anregung, dass die Verwal-
tung den Pflegewohngeld-Antrag zum Download zur Verfügung stellt. Dies ist in anderen 
Kommunen der Fall. Nach welchen Kriterien werden Anträge zum Download veröffentlicht o-
der zurückgehalten?  
 
Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: 
 
zu 1.  
Hinsichtlich des Fortschritts des Digitalisierungsprogramms 2019-2022 wird auf die Vorlage 
1759/2021 verwiesen. 
 
zu 2.  
Bei der Umsetzung von Maßnahmen setzt die Verwaltung einerseits weiter auf eine zunehmende 
Digitalisierung von Prozessen. Dafür agiert sie auf verschiedenen Ebenen mit dem Ziel, für die Stadt 
Köln digitale Lösungen einzusetzen, mit denen der höchstmögliche Reifegrad für das jeweilige Pro-
dukt im Sinne des Onlinezugangsgesetzes erreicht werden kann. Dabei werden zum einen Online-
Module von Fachanwendungen, die bereits bei der Verwaltung eingesetzt sind, sowie Online-
Formulare und -Assistenten berücksichtigt. Zum anderen werden Möglichkeiten zur Nachnutzung von 
Lösungen betrachtet, die ein Bundesland oder eine Allianz aus mehreren Ländern im Rahmen der 
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im Sinne des Prinzips „Einer für Alle“ zentral entwickeln. 
Auch nimmt die Stadtverwaltung an Themenfeld-Workshops des Kompetenzzentrums Digitalisierung 
des KDN teil, in der Kommunen in Nordrhein-Westfalen gemeinsam Digitalisierungsprojekte umset-
zen. 
 
Andererseits löst die Stadtverwaltung vorhandene Basisanwendungen (wie die Software zur Termin-
vereinbarung) durch zukunftsfähige Lösungen ab, um deren Nutzungsmöglichkeiten zu optimieren (im 
vorgenannten Beispiel durch eine bezirksübergreifende Terminsuche über alle Kundenzentren). So

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soll die Besucher*innensteuerung vor Ort für die Produkte optimiert werden, für die eine persönliche 
Vorsprache weiterhin gesetzlich vorgeschrieben ist oder für Personenkreise, die weiterhin ihre Anlie-
gen im persönlichen Kontakt mit der Stadtverwaltung erledigen wollen. 
 
Unabhängig von den technischen Lösungen erfordert es die aktuelle Situation, dass die Verwaltung 
ihre Maßnahmen an die im Rahmen der Pandemie vorgeschriebenen beziehungsweise notwendigen 
Schutzanforderungen, sowohl für die Bürger*innen, als auch für die Mitarbeitenden in den publikums-
intensiven Bereichen anpasst. 
Im Verwaltungsreformprojekt „Verbesserte Ablauforganisation in den Bezirksausländerämtern“ wird 
pandemiebedingt mit Rücksicht auf die geänderten Prioritäten in der Aufgabenerfüllung der Ämter 
ggfls. in diesem Jahr mit dem Amt für Personal- und Verwaltungsmanagement der Stadt Köln ein Ge-
schäftsoptimierungsprozess stattfinden, der neben dem kritischen Hinterfragen von Arbeitsabläufen 
auch die Erstellung von Online-Anträgen zur Beantragung eines Aufenthaltstitels beinhaltet. Bereits 
umgesetzt werden konnte dennoch schon ein Antrag zur Verlängerung des Aufenthaltstitels, der in 
Kürze online zur Verfügung gestellt wird. 
 
Die gemeinsam mit dem Amt für Informationsverarbeitung erstellten Anträge verweisen bereits beim 
Ausfüllen darauf, welche Unterlagen zur weiteren Bearbeitung erforderlich sind und werden bei An-
gabe des zuständigen Bezirksausländeramtes ohne Zeitverlust dorthin weitergeleitet. Das beschleu-
nigt zukünftig den Prozess der Antragstellung. 
 
Ebenfalls im Zuge der Verwaltungsreform wurde letztes Jahr in Zusammenarbeit mit externen Bera-
tern begonnen, ein Programm zur maschinellen Vorprüfung von online eingehenden Antragsunterla-
gen auf Vollständigkeit und Plausibilität zu entwickeln. Dies wird langfristig nicht nur beim Ausländer-
amt, sondern stadtweit für eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten sorgen und damit zur Verbesse-
rung des Kundenservices beitragen. 
 
Pandemiebedingt gab es im vergangenen Jahr immer wieder Zugangsbeschränkungen zu städti-
schen Gebäuden. Das Ausländeramt hat dabei immer zeitnah und auf verschiedenen Wegen (mehr-
sprachige Aushänge, QR-Codes und weitere Verweise auf unsere FAQs) auf die aktuelle Situation 
verwiesen und die Beantragung von Aufenthaltstiteln so weit wie möglich aus der Distanz ermöglicht. 
Hier wird auch in der näheren Zukunft noch die jeweils aktuelle Pandemielage und die daraus resul-
tierenden Schutzmaßnahmen für die Kund*innen des Ausländeramtes sowie die Mitarbeitenden eine 
flexible Anpassung der Abläufe erfordern.  
 
Die Umstellung der Vorsprachen auf Terminvereinbarungen hat in Verbindung mit den Einschränkun-
gen der Coronapandemie  zu einem massiv erhöhten Aufkommen von eMails in der Ausländerbehör-
de Köln geführt.  
Neben vielfältigen organisatorischen Änderungen (z.B. Einrichtung von Front- und Backoffice sowie 
Schnellschalter zur reinen Ausgabe von Unterlagen und Dokumenten) und der Beauftragung einer 
Geschäftsprozessoptimierung an das Amt für Personal- und Verwaltungsmanagement der Stadt Köln 
wird der Internet-Auftritt des Ausländeramts stetig überarbeitet und besonders der Bereich der FAQ 
wird ergänzt und aktuell angepasst. 
Zusätzlich zum OZG-Projekt „Ein- und Auswanderung“ in Brandenburg, an dem auch das Ausländer-
amt Köln aktiv beteiligt ist, soll nach einer abgeschlossenen Geschäftsprozessoptimierung auch eine 
Terminvergabe online ermöglicht werden, was aufgrund der Abläufe (ein Termin zur Vorsprache kann 
erst dann vergeben werden, wenn alle Unterlagen vorliegen) besondere Anforderungen birgt. 
 
zu 3.  
Die Verwaltung legt großen Wert auf eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse.

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Eine reine Bereitstellung digitaler Antragsformulare ohne die erforderlichen Schnittstellen zur weiteren 
digitalen Bearbeitung im Fachverfahren ist in Köln aus strategischer Sicht nicht akzeptabel. Aktuell 
werden bundesweit immer mehr Services aus dem Leistungskatalog des Onlinezugangsgesetzes im 
Rahmen des „Einer-für-Alle“-Prinzips (EfA) digitalisiert. Zielsetzung ist die Umsetzung durchgängig 
digitalisierter Prozesse, inklusive der Anbindung von Fachverfahren und einem Rückkanal zu den 
Antragsteller*innen. Für die Umsetzung vollständig digitalisierter Prozesse sind oftmals Anpassungen 
der rechtlichen Grundlagen erforderlich, beispielsweise zum Schriftformerfordernis. Die Verwaltung 
hat sich sowohl mit dem Bund wie auch dem Land NRW vernetzt. So ist sichergestellt, dass Ergeb-
nisse frühzeitig vorliegen und zeitnah in das städtische Digitalisierungsprogramm eingebunden wer-
den können. Die Stadtverwaltung beteiligt sich aktiv an den Themenfeld-Workshops des Kompetenz-
zentrums Digitalisierung des KDN, um mit anderen Kommunen in Nordrhein-Westfalen gemeinsam 
Digitalisierungsprojekte umsetzen. 
 
zu 4.  
Die Verwaltung ist bestrebt, so viele Anträge wie möglich in digitaler Form bereitzustellen und weitet 
dieses Angebot stetig aus. Die Bereitstellung von Anträgen in digitaler Form wird in erster Linie von 
Seiten der Fachdienststellen verantwortet. Die dort jeweils geltenden Strukturen und Arbeitsabläufe 
sowie juristische Vorgaben, bilden die Grundlage für digitale Nutzungsmöglichkeiten.  
Das Amt für Informationsverarbeitung und das Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wirken aktiv 
auf die Erweiterung der digitalen Anträge hin, unterstützen technisch und verantworten die adäquate 
Realisierung in digitaler Form. 
 
Die Verwaltung stellt in Kürze einen Online-Antrag auf Sozialhilfe im Rahmen ihrer Online Dienstleis-
tungen zur Verfügung. Dieser befindet sich in der Schlussabstimmung. Sobald dieser Antrag fertigge-
stellt ist, wird anschließend der Online-Antrag auf Pflegewohngeld zur Verfügung gestellt. Dieser suk-
zessive Weg wurde gewählt, da diverse Anlagen aus dem Sozialhilfeantrag als Basis für den Antrag 
auf Pflegewohngeld genutzt werden können. 
 
Gez. Blome