Erwerb OPEN/PROSOZ der Firma Herten

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
10.12.2008 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat V Dezernat II 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Sozialverwaltung  
Beschluss in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2008/0364  
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Erwerb OPEN/PROSOZ der Firma Herten 
 
Vorlage vom: 05.09.2008 
 
Beschlussvorschlag: 
1. Der Magistrat stimmt dem Erwerb des Systems OPEN/PROSOZ zu. Der Magistrat beauftragt die 
zuständigen Fachabteilungen (Sozialverwaltung, Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik) 
den Ankauf zu den in der Begründung dargestellten Konditionen vorzunehmen. 
2. Die notwendigen Haushaltsmittel für das HH-Jahr 2009 (einmalige Aufwendungen) i.H.v. 65.000 EUR 
(Lizenzen) sowie 24.000 EUR (Schulungskosten) werden unter der Kostenstelle 002-005-0001 
bereitgestellt. 
3. Die notwendigen HH-Mittel für Pflege und Wartung i.H.v. jährlich 18.500 Euro werden unter der 
Kostenstelle 005-002-0001, Sachkonto 616600 etatisiert. Diese Kosten können aus dem Budget der 
Sozialverwaltung (Kostenstelle 005-018-1010, Sachkonto 7251000) erwirtschaftet werden. 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

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... 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 05.09.08: 
 
1. Ausgangslage 
 
Zur Bearbeitung der Hilfen nach SGB XII und Asylbewerberleistungsgesetz nutzen die 
Abteilungen „Altenhilfe und Grundsicherung“ und „Fachstelle für besondere soziale Hilfen“ 
der Sozialverwaltung seit Ende der 90er-Jahre des letzten Jahrhunderts das Verfahren 
PROSOZ S (Sequenzielle Datenhaltung), das in seinem Ursprung lediglich ein Verfahren zur 
reinen Auszahlung von Sozialhilfenleistungen ist und auf die moderne Abwicklung von Hilfen 
im Sinne eines Fallmanagements nicht ausgerichtet ist.  
 
Die Anforderungen an interne und externe Statistik werden gerade im Hinblick auf die 
laufenden Benchmarkingprozesse nahezu nicht erfüllt. Nahezu alle Daten, die im Rahmen 
des Benchmarkingprozesses abgefragt werden, sind zur Zeit nicht maschinell und nur durch 
erheblichen, nicht zu vertretenden manuellen Aufwand generierbar. Dies bindet immer 
wieder Personalressourcen, die für die fachlich/inhaltliche Arbeit verloren gehen. Die daraus 
resultierende Außenwirkung, gerade im Vergleich zu anderen Städten, die ebenfalls am 
Benchmarkingprozess teilnehmen, ist diesbezüglich für die Wissenschaftsstadt Darmstadt 
negativ.  
 
Bei der sequenziellen Datenhaltung werden verschiedene Datensätzen in einzelnen Dateien 
gespeichert, die nur eingeschränkt ausgewertet werden können. Hinzu kommt, dass die 
Fälle im Folgejahr nach Beendigung des Leistungsbezuges aus Gründen der Performance 
(Zugriffsgeschwindigkeit, Reaktionszeit und Speicherkapazität des Systems) gelöscht 
werden müssen.  
 
Das nicht mehr zeitgemäße Programm PROSOZ S steht beim Hersteller bei der Umsetzung 
von gesetzlichen Änderungen immer an zweiter Stelle, so dass notwendige Änderungen 
zunehmend zu technischen Problemen führen. Eine Einstellung des Systems PROSOZ S ist 
in 3-5 Jahren zu erwarten. 
 
Das Unternehmen PROSOZ Herten hat bereits heute ein neues Produkt entwickelt, das den 
Anforderungen moderner Datenverarbeitung entspricht. Es handelt sich hierbei um 
OPEN/PROSOZ, das auf Grundlage einer Oracle Datenbank entwickelt wurde und damit das 
Pendant zur im Jugendamt eingeführten Software PROSOZ 14+ (Magistratsvorlage vom 
22.04.2005) für das Sozialamt darstellt. Dieses Programm bietet individuelle Möglichkeiten 
zur Auswertung von Daten. Durch die Datenbanktechnik ist eine Löschung von Datensätzen 
aus Performancegründen nicht mehr erforderlich. Langzeitauswertungen/Untersuchungen 
sind damit erstmals möglich. Gesetzliche Änderungen stehen schneller für 
Anwendungsbetreuer/innen und Sachbearbeiter/innen in Form von Programmversionen zur 
Verfügung. 
 
 
2. Was ist OPEN/PROSOZ? 
 
OPEN/PROSOZ bietet: 
 
• Ganzheitliche Fallbearbeitung  
• Flexible Parametrierung  
• Benutzerfreundliche HTML-basierte Oberfläche  
• Individuelle Auswertungsmöglichkeiten  
• Integrierte Textverarbeitung  
• Zahlreiche Schnittstellen 
 
Das neue Programm bietet eine sichere und pünktliche Berechnung der Grundsicherung und der 
Hilfen zum Lebensunterhalt sowie die pünktliche Bezahlung an die HilfeempfängerInnen. Sämtliche 
Hilfen nach Kapitel 5 bis 9 - ambulant, teilstationär und vollstationär- werden ebenfalls zuverlässig und

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... 
fristgerecht bearbeitet. Alle Schritte im Bereich des Fallmanagements werden in dem Fachverfahren 
abgebildet und stehen zur individuellen Betreuung der Leistungsempfänger zur Verfügung. 
 
• Kontaktmanagement  
• Assessment  
• Hilfeplanung  
• Fortschreibung  
• Evaluation  
• Druckgesamtplan 
• Personenbezogene Dokumente 
 
OPEN/PROSOZ unterstützt außerdem komplett und komfortabel die Bearbeitung von 
Leistungsansprüchen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz. 
 
• Leistungen in besonderen Fällen  
• Grundleistungen  
• Leistungen bei Krankheit, Schwangerschaft und Geburt 
• Arbeitsgelegenheiten  
• Asylbewerberleistungsstatistik 
 
Die Auswertungen und Statistiken über das Zusatzprogramm OPEN/Controlling liefern 
wichtige Informationen zur strategischen Steuerung einer Sozialbehörde. Diese können je 
nach Anforderung individuell gestaltet werden. Durch die Ableitung statistischer Kennzeichen 
aus der Adresse der Hilfeempfänger/innen sind die Kosten nicht nur pro Fall, sondern auch 
sozialraumbezogen, möglich.  
 
In Verbindung mit dem Benchmarking-Prozess des Arbeitskreises der mittelgroßen 
Großstädte Deutschlands im Bereich der Hilfen zum Lebensunterhalt soll erreicht werden, 
die intern erhobenen und aufbereiteten Daten in den Vergleich zu den beteiligten anderen 
Großstädten zu setzen und in allen Teilbereichen die Hilfen zum Lebensunterhalt nach der 
wirtschaftlichen Ausnutzung der vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen zu 
analysieren. 
 
OPEN/PROSOZ ermöglicht zu jeder Zeit die Veränderungen der Ablaufstrukturen und die 
Anpassung an die jeweiligen Notwendigkeiten. Durch die Definition von Pflichtfeldern ist es 
den Sachbearbeitungen auch nicht möglich, bestimmte, vorgeschriebene Handlungsschritte 
zu umgehen bzw. bestimmte Daten nicht zu erfassen, was im Nachgang zu erheblichen 
Mehrarbeiten führen kann und immer wieder führte. 
 
Stets aktuelle Fachliteratur ist in der täglichen Verwaltungsarbeit nicht mehr wegzudenken. 
Der Gesetzgeber hat allein in diesem Jahr viele wichtige Gesetzänderungen auf den Weg 
gebracht, die die Arbeit der Sozialverwaltung nachhaltig beeinflussen. Daher unterstützt 
PROSOZ Herten seine Anwender/innen mit einem Rechtsinformationssystem mit 
verwaltungsrelevanten Themen, Gesetzen sowie Volltexturteilen. Per Mausklick finden die 
Sachbearbeiter/innen hier, was sie sonst mühsam aus unterschiedlichen 
Vorschriftensammlungen zusammensuchen müssen. Der schnelle Zugriff auf umfassende 
Informationen spart Zeit und gibt sachlich und fachlich Sicherheit. 
 
 
3. Kosten und Finanzierung 
 
Einmalige Aufwendungen: 
 
Lizenzen OPEN/PROSOZ    
 Anzahl Einzelpreis netto  Gesamtpreis 
netto     
OPEN/PROSOZ 45  650,00 € 29.250,00 €

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... 
    
OPEN/PROSOZ Fallmanagement 10  150,00 € 1.500,00 € 
    
OPEN/Controlling - 1. Lizenz (Systembetreuung) 1 2.500,00 € 2.500,00 € 
    
OPEN/Controlling - 2. Lizenz 
(Planung+Controlling) 
1 750,00 € 750,00 € 
    
OPEN/Einnahmeverwaltung 1  8.000,00 € 8.000,00 € 
    
Doppik-Schnittstelle INFOMA 1  7.000,00 € 7.000,00 € 
    
OPEN/Lex 45 0,00 € 0,00 € 
    
Gesamtkosten netto   49.000,00 € 
MwSt.   9.310,00 € 
Gesamtkosten brutto   58.310,00 € 
inkl. Preiserhöhung bis Anschaffung   65.000,00 € 
    
    
Dienstleistungen OPEN/PROSOZ    
 Anzahl Einzelpreis netto  Gesamtpreis 
netto     
Projekt-Initialisierungs-Workshop 1  1400 1400 
    
Installation Server 1  1400 1400 
    
Einführungsunterstützung 1  1400 1400 
    
Projektmanagement 1  1400 1400 
    
Schulungstag Administratoren 4  1250 5000 
    
Schulungstag Anwender 20  1250 25000 
    
Gesamtkosten netto   35.600,00 € 
abzüglich bereits bezahlte Dienstleistungen 
netto 
  17.745,00 € 
verbleibende Kosten netto   17.855,00 € 
MwSt.   3.395,00 € 
Gesamtkosten brutto   21.250,00 € 
inkl. Preiserhöhung bis Anschaffung   24.000,00 € 
 
 
 
 
 
Jährliche Aufwendungen:
 
 
Softwarewartung OPEN/PROSOZ    
    
 Anzahl Einzelpreis netto  Gesamtpreis 
netto   monatlich jährlich 
    
OPEN/PROSOZ inkl. Fallmanagement 45  51,00 € 27.540,00 €

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... 
    
OPEN/Controlling  2  39,00 € 936,00 € 
    
OPEN/Einnahmeverwaltung 1  134,00 € 1.608,00 € 
    
Doppik-Schnittstelle INFOMA 1  117,00 € 1.404,00 € 
    
OPEN/Lex 45   5.800,00 € 
    
Gesamtkosten netto   37.288,00 € 
MwSt.   7.085,00 € 
Gesamtkosten brutto   44.373,00 € 
Kosten Softwarewartung PROSOZ S zur Zeit   -27.605,00 € 
Mehrkosten jährlich   16.768,00 € 
Inkl. Preiserhöhung bis Anschaffung   18.500,00 € 
 
 
Die für die Umsetzung der Maßnahme notwendige Oracle Datenbank wurde bereits für die 
Installation von PROSOZ 14+ angeschafft und steht uneingeschränkt zur Verfügung. 
 
Zur Umsetzung der Maßnahme werden im Haushaltsjahr 2009 einmalige investive Kosten 
i.H.v. 65.000 Euro fällig (Kostenstelle 005-002-0001, Sachkonto neu), wobei eine Deckung 
der Maßnahme aus dem Budget der Sozialverwaltung/des Dezernates nicht angeboten 
werden kann. 
 
Weiterhin fallen in 2009 einmalige Kosten (Aufwand) für Schulung/Dienstleistungen i.H.v. 
24.000 Euro an (Kostenstelle 005-002-001, Sachkonto neu Aus-/Fortbildung 
OPEN/PROSOZ). Eine Deckung dieser Kosten ist ggf. möglich, wenn sich die 
Sozialausgaben in den Bereichen SGB II und XII sowie SGB V III weiter verri ngern sollten. 
Andernfalls ist hier ebenfalls keine Deckung anzubieten. 
 
Nach Einführung des neuen Systems fallen in den Jahren 2009 ff. Mehrkosten für Wartung 
und Pflege von rund 18.500 Euro an (bezogen auf das bisher verwendete 
Programm)(Kostenstelle 005-002-0001, Sachkonto 616600). Diese Kosten können aus dem 
Budget der Sozialverwaltung (Kostenstelle 005-018-1010, Sachkonto 7251000) 
erwirtschaftet werden. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Die Anschaffung des Systems OPEN/PROSOZ stellt einen Quantensprung in Sachen 
Planung, Steuerung und Auswertung für die nächsten 5-10 Jahre dar. Es gibt den 
Verantwortlichen in Politik und Verwaltung Instrumente zur sinnvollen und effektiven 
Gestaltung der Sozialpolitik in der Wissenschaftsstadt Darmstadt in die Hand. Es ist jedoch 
heute schon abzusehen, dass nach Ablauf dieser Zeit neue, leistungsfähigere Systeme 
vertrieben werden, die dann eine erneute Anschaffung notwendig machen. 
 
Darmstadt, 05.09.2008 
AZ: Dr.M/Dr 
 
Dezernat II   Dezernat V

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... 
 
 
 
 
 
Wolfgang Glenz   Jochen Patsch 
Bürgermeister   Dezernent