Aufgaben, Herausforderungen und Perspektiven des Stadtarchivs

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Anhang zur Berichtsvorlage des Stadtarchivs für die Sitzung des 
Kulturausschusses am 30. August 2018: 
 
Aufgaben, Projekte und Perspektiven des Stadtarchivs Münster 
 
1. Selbstverständnis als ‚Gedächtnis‘ der Stadt und Serviceeinrichtung 
2. Aufgaben: Bildung, Erschließung und Pflege von Archivbeständen 
3. Aufgaben: Nutzbarmachung und Vermittlung: Bildungsarbeit, Publikationen 
4. Projekte - Perspektiven - Herausforderungen 
4.1 Starke Zunahme von Beständen und Aufgaben 
4.2 Bestandsbildung und Archivierung im digitalen Zeitalter  
4.3 Herausforderungen bei der Nutzung, Digitalisierung und Online-Verfügbarkeit von 
Archivbeständen 
4.4 Stärkung der Stadtgeschichte  
4.5 Personelle Situation und Perspektiven 
5. Vergleich 
 
 
1. Selbstverständnis als ‚Gedächtnis‘ der Stadt Münster und Serviceeinrichtung 
 
Das Stadtarchiv Münster ist eines der größten Kommunalarchive in Westfalen und verwahrt 
Originaldokumente aus über achthundert Jahren münsterischer Geschichte. Das Stadtarchiv 
Münster versteht sich als Serviceeinrichtung für die Bürgerschaft, die Stadtverwaltung, die 
wissenschaftliche historische Forschung sowie als außerschulischer historischer Lern- und 
Bildungsort.  
 
Die klassische Aufgabe des Stadtarchivs besteht vorrangig darin, für eine Übernahme, adäquate 
Aufbewahrung und inhaltliche Erschließung von Schriftzeugnissen (Urkunden, Akten) sowie 
Sammlungsgut (Bilder, Karten, Druckschriften, Zeitungen) und anderen Informationsträgern der 
Stadtverwaltung Münster zu sorgen. Die schriftliche und digitale Überlieferung enthält 
Informationen, die für die Erforschung der persönlichen oder der institutionellen Vergangenheit 
unentbehrlich sind und u.a. Rechtssicherheit bieten. Verwaltung und Bürgerschaft können auf 
diesen Erinnerungsschatz zurückgreifen.  
 
Neben der Bewahrung und Erhaltung gehört es ganz wesentlich zum Aufgabenkanon eines 
Kommunalarchivs, das Archivgut öffentlich zugänglich zu machen und seine Nutzung zu 
fördern. Außerdem stellt die wissenschaftliche Erforschung und Publikation stadt- und 
regionalhistorischer Themen sowie die Edition von Quellen zur Stadtgeschichte eine wichtige 
Säule der Archivarbeit dar. 
 
Gestützt auf die solide Basis erschlossener Archivbestände kann das Stadtarchiv alle 
Geschichtsinteressierten mit den historischen Originalunterlagen versorgen, die sie für ihre 
Fragestellungen benötigen. Das Stadtarchiv zählt daher ebenfalls zu seinen Aufgaben, die 
Auseinandersetzung mit der Stadtgeschichte zu initiieren, aktiv zu fördern und zu 
unterstützen. Das Stadtarchiv begreift sich als Zentrum aktiver Geschichtsvermittlung, als 
Serviceeinrichtung für alle Bürgerinnen und Bürger, die Unterstützung bei der 
Auseinandersetzung mit ihrer Orts- oder auch ihrer persönlichen Geschichte erwarten.  
 
Seit 1913 wird das Stadtarchiv hauptamtlich und professionell geführt. Es hat sich in der 
Fachwelt und in der universitären historischen Szene ein hohes Ansehen erarbeitet und trotz 
verschlechterter Rahmenbedingungen bewahrt. Die Publikationsreihe „Quellen und 
Forschungen zur Geschichte der Stadt Münster“ genießt in der Neuen Folge seit dem zweiten 
Weltkrieg weite Beachtung. Die Angebote des Stadtarchivs werden sowohl von der 
Wissenschaft als auch von lokal- und regionalgeschichtlich interessierten Laien rege genutzt.  
Das Stadtarchiv verfügt über hoch motiviertes Personal, das sich trotz Einsparungen seine

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Einsatzbereitschaft für das Archiv und seine Nutzerinnen und Nutzer erhalten hat.  
 
2. Klassische Aufgabe: Bildung, Erschließung und Pflege von Archivbeständen 
 
Das Aufgabenfeld des Stadtarchivs orientiert sich am Gesetz über die Sicherung und 
Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-
Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010, das nach § 10 auch für kommunale Archive 
gilt. Das Archivgesetz schreibt allen Verwaltungen - auch den Kommunalverwaltungen - 
zwingend vor, für eine angemessene Aufbewahrung und Archivierung ihres Schriftguts zu 
sorgen. Dazu zählen auch elektronische Aufzeichnungen (§ 1 Archivgesetz NRW).  
 
Die Pflichtaufgaben des Archivs definiert zusammenfassend § 2 Abs. (7) ArchivG NRW:  
Archivierung umfasst die Aufgaben, Unterlagen zu erfassen, zu bewerten, zu übernehmen 
und das übernommene Archivgut sachgemäß zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu 
erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen 
sowie zu veröffentlichen. 
 
Darüber hinaus legt die Satzung des Stadtarchivs (veröffentlicht im Amtsblatt Stadt Münster 
4/1993) Stellung und Aufgaben des Stadtarchivs fest. Hier besonders § 1 (2): Das Archiv 
hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung anfallenden Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung 
nicht mehr ständig benötigt werden, zu erfassen, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu werten 
und solche von bleibendem Wert […] zu erschli eßen, allgemein nutzbar zu machen […].  
 
Das Stadtarchiv nimmt im Rahmen der Kulturinstitutionen eine besondere Stellung ein. Seine 
enge Verbindung zu allen anderen Ämtern und Dienststellen und der damit verbundenen 
Querschnittsaufgabe durch die Verwahrung der Schriftüberlieferung die Kontinuität und 
Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns zu gewährleisten, hat einen Kanon traditioneller 
oder auch als klassisch zu bezeichnender Archivaufgaben herausgebildet, der als Kernbereich 
jeglicher Archivarbeit verstanden werden muss.  
 
Zu diesen Kernbereichen des Stadtarchivs zählen im Einzelnen: 
 
• Die Bewahrung und Erschließung der historischen Archivalien- und 
Dokumentationsbestände sowie ihre konservatorische Erhaltung und Pflege 
• Die laufende Bewertung, Übernahme, Ordnung und Verzeichnung von archivwürdigem 
Verwaltungsschriftgut (analoge und digitale Informationsträger),  
• Pflege, Erschließung und Erweiterung der nichtamtlichen schriftlichen Überlieferung 
von Institutionen, Firmen und Personen sowie die Bildung und Erschließung von 
Dokumentations- und Sammlungsbeständen  
• Wissenschaftliche, stadthistorische Forschungs- und Publikationstätigkeit 
• Historische Bildungsarbeit und Archivpädagogik 
 
Die Sicherung der Überlieferungskontinuität ist die genuine Aufgabe eines Stadtarchivs. Das 
Stadtarchiv übernimmt exklusiv die Aufgabe zu bewerten, welches Schriftgut auf Dauer 
aufbewahrt wird.  
 
Die Erschließung der Archivbestände, die unverzichtbar ist, damit Verwaltung, Wissenschaft 
und die breite geschichtsinteressierte Öffentlichkeit auf die Bestände zurückgreifen können, 
erfolgt mit Hilfe einer speziellen datenbankbasierten Archivsoftware.  
 
Die Kriterien einer geordneten Bestandsbildung und Erschließung gelten nicht nur für das 
Verwaltungsschriftgut, sondern auch für die archivischen Sammlungsbestände (Fotos, Karten 
usw.) sowie Nachlässe von Firmen, Personen oder Vereinen. Sie erwachsen einer aktiven bzw. 
reaktiven Sammlungstätigkeit des Kommunalarchivs und stellen eine sehr wichtige Ergänzung

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des amtlichen Schriftgutes dar. Die Aufarbeitung stadthistorischer Themen und auch ihre 
Aufbereitung in Publikationen, Dokumentationen oder Ausstellungen wären ohne diese 
Bestände nicht möglich.  
 
Die Vielfalt der an ein Stadtarchiv gerichteten lokalgeschichtlichen Fragestellungen hat stark 
zugenommen. Besonders durch neue Medien wie das Internet ist der Bedarf an schnell 
erreichbaren, qualifizierten stadthistorischen Informationen in den letzten Jahren erheblich 
angewachsen. Dem wird u.a. durch den Aufbau von personen- und themenbezogenen 
Dokumentationen sowie durch Digitalisierungsprojekte Rechnung getragen.  
 
 
3. Aufgabe: Nutzbarmachung und Vermittlung 
 
Die im Stadtarchiv aufbewahrte Überlieferung an Urkunden, Akten, Karten, Bildern, 
Medienträgern, Plänen, digitalen Unterlagen etc. ist Teil des historischen Erbes der Stadt 
Münster und bildet einen wichtigen Grundstock zuverlässiger Erinnerung. Die 
Archivgesetzgebung stellt daher neben die Übernahme, Erschließung und konservatorische 
Pflege von Archivalien die Verpflichtung zur Nutzbarmachung und zur Vermittlung an Dritte 
heraus.  
 
Das Archivieren allein reicht nicht aus. Nur wer seine Vergangenheit kennt, kann die 
Probleme der Gegenwart bewältigen. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, 
stellt die eigenständige Erforschung stadtgeschichtlicher Themen und ihre Darstellung in 
eigenen Publikationsreihen eine weitere wichtige Aufgabe der traditionellen 
Funktionsbereiche des Stadtarchivs dar. Das Stadtarchiv möchte seinen speziellen Beitrag 
zur Grundlegung und Pflege des historischen Selbstverständnisses der Stadt Münster und 
teilweise der umliegenden Region leisten. Erst ein Archiv, das bei der Aufarbeitung 
stadthistorischer Fragestellungen unterstützt und eine aktive Vermittlung von Geschichte 
betreibt, wird zu einem Ort der Erinnerungskultur.  
 
Um das Archiv und seine Angebote stärker in das öffentliche Blickfeld zu rücken, bedarf es 
einer intensiven Öffentlichkeitsarbeit, die folgendes beinhaltet: 
• gezielte Zusammenarbeit mit der örtlichen Presse 
• Aufbau und Pflege von Intranet- und Internetangeboten (Homepage) zur 
Beschreibung der Aufgaben und des Serviceangebots des Archivs 
• Bereitstellung stadtgeschichtlicher Informationen 
• Erstellung von Informationsbroschüren und Flyern 
• Ermöglichung der Online-Recherche in Findmitteln 
• Beteiligung an überregionalen Veranstaltungen wie dem „Tag der Archive“ 
 
Für eine Kommune ist die Aufarbeitung der eigenen Vergangenheit ein Faktor, der für die lokale 
und regionale Identitätsbildung von großer Bedeutung ist. Dabei schafft das Stadtarchiv mit 
seiner schriftlichen und der nur hier im Original verfügbaren Überlieferung eine Grundlage, sich 
gemeinsam zu erinnern und bürgerschaftliches Engagement zu fördern.  
 
Als Teil der Förderung der Nutzung des Stadtarchivs und seiner Bestände beteiligt sich das 
Archiv aktiv an der historisch-politischen Bildungsarbeit, die vor allem lokalhistorisch 
ausgelegt ist. Lokale Ereignisse und Fragestellungen, die mit authentischen Zeugnissen aus 
dem Archiv aufgearbeitet werden können, motivieren durch ihren unmittelbaren Bezug zur 
Lebenswelt der Menschen sehr stark zur Auseinandersetzung mit der Geschichte der Stadt, 
eines Viertels, einer Straße oder Ereignisses. Das entsprechende Quellenmaterial befindet 
sich im Archiv.  
 
Das Stadtarchiv versteht sich als außerschulischer Lernort und kompetenter

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Ansprechpartner, wenn es um die Vermittlung historischer Kenntnisse und Aufarbeitung 
lokalhistorischer Ereignisse und Themen in den Schulen geht. Gerade lokalgeschichtliche 
Themen finden in schulischen Lehrbüchern kaum Beachtung. Auch bei der Themenwahl für 
die in der Jahrgangsstufe 12 zu verfassenden Facharbeiten werden häufig lokale Bezüge 
formuliert, die eine Recherche im Archiv erfordern. Das Archiv bietet den 
Bildungseinrichtungen in der Stadt, besonders den Schulen fachlichen Rat und 
Unterstützung bei ihren geschichtsorientierten Angeboten. Das Stadtarchiv versteht sich als 
Ort lebendiger Begegnung mit der Vergangenheit. Eine Möglichkeit, Interesse für das Archiv 
oder für die Lokalgeschichte zu wecken, stellen Führungen durch das Archiv dar, die je nach 
Adressaten variabel zu gestalten sind.  
 
In den letzten Jahren konnten über das ausgesprochen erfolgreiche Projekt der 
‚Bildungspartnerschaften‘ intensive Kontakte mit Schulen aufgebaut werden. Schülerinnen 
und Schüler erhalten bei einem Orientierungstag die Möglichkeit, Arbeit und Archivalien des 
Stadtarchivs kennenzulernen. Die Attraktivität des Angebotes führt zum vermehrten 
Abschluss weiterer Bildungspartnerschaften mit Schulen und Berufskollegs. Das Archiv als 
Ort des Lernens und Arbeitens findet in den Richtlinien für die Sekundarstufe II an 
Gymnasien und Gesamtschulen sogar einen ausdrücklichen Stellenwert.  
 
Eine weitere Möglichkeit, die Auseinandersetzung mit der Lokalgeschichte zu fördern, 
besteht darin, die Teilnahme von Schülerinnen und Schüler vor allem am 
Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten zu unterstützen. Das Stadtarchiv bietet dabei 
nicht nur fachliche Begleitung der als Tutoren und Tutorinnen tätigen Lehrpersonen, sondern 
vor allem auch den Schülerinnen und Schülern das geeignete Quellenmaterial, 
Informationen und Hinweise für ihre Forschungen. Außerdem motiviert das Stadtarchiv zur 
Teilnahme durch die Präsentation der Ergebnisse des Geschichtswettbewerbs in Form einer 
Ausstellung oder wie zuletzt 2017 der Erstellung einer Dokumentation aller 
Wettbewerbsarbeiten. 
 
Im Rahmen der Vermittlung von historischen Kenntnissen zu lokalhistorischen Ereignissen 
sowie der Werbung für die Nutzung von Schriftzeugnissen des Archivs stellen mehrere 
Online-Präsentationen (‚Stadtgeschichte online‘ auf Archiv-Homepage) eine besondere 
Möglichkeit dar, die Auseinandersetzung mit geschichtlichen Themen und mit ausgesuchten 
Quellen zu ermöglichen und zu fördern. Bisher entstanden: 
• Kongressstadt Münster 1643 bis 1649 
• Armut, Not und gute Werke. Soziale Stiftungen in Münster 
• Münster im Ersten Weltkrieg [Präsentation der offiziellen Kriegschronik] 
• Münster im Zweiten Weltkrieg [Präsentation der offiziellen Kriegschronik] 
• Zwangsarbeit in Münster 1939 bis 1945 
 
Historisch brisante und immer wieder öffentlich diskutierte Themen wie etwa die Bedeutung 
und Belastung von Straßennamen oder der Aussagewert von (Krieger-Denkmälern) bedürfen 
einer fundierten Aufbereitung, die sowohl auf eigenen Forschungen fußt, als auch die 
Ergebnisse bürgerschaftlicher Forschungsprojekte aufgreift und integriert. In diesem 
Verständnis entstanden: 
• Internetpräsentation Straßennamen in der Diskussion 
• In Kürze online:
 Internetpräsentation ‚Erinnern im öffentlichen Raum. Krieger-
Denkmäler - Ehrenmale - Mahnmale und Kriegsgräberstätten in Münster‘ 
 
Mit ähnlicher Intention bietet das Stadtarchiv bereits seit fast 20 Jahren regelmäßig 
Vortragsabende ‚Themenabende im Stadtarchiv‘ an. Die Veranstaltungsreihe bietet auch 
Mitgliedern von Geschichtsvereinen, ehrenamtlich tätigen Laienhistorikerinnen und Historikern 
die Möglichkeit, ihre stadtgeschichtlichen Forschungen vorzustellen. Die Reihe ist 
ausgesprochen gut besucht und genießt hohe Reputation. Einmal im Monat wird Geschichte

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dort lebendig, wo die Originalquellen aufbewahrt werden. Die Vorträge werden mit Akten, 
Urkunden, Ratsprotokollen, Fotos und Plakaten illustriert, aus denen die Forschenden ihre 
Informationen beziehen. Die originale Begegnung mit der Geschichte ist ein wesentliches 
Merkmal dieser erfolgreichen Veranstaltungsreihe, die möglichst weitergeführt werden soll. 
 
Darüber hinaus bieten die beiden Publikationsreihen des Stadtarchivs die Möglichkeit der 
Auseinandersetzung mit stadtgeschichtlichen Themen. Seit 2005 bis 20181 konnte die 
Reihe Quellen und Forschungen zur Geschichte der Stadt Münster um folgende Bände 
ausgebaut werden: 
 
• Band 20,3: Häuserbuch der Stadt Münster: Ralf Klötzer: Drubbel, Roggenmarkt, Alter 
Fischmarkt, Münster 2008.  
• Band 20,4: Häuserbuch der Stadt Münster: Ralf Klötzer: Alter Steinweg, Münster 2010.  
• Band 20,5: Häuserbuch der Stadt Münster: Josef Häming und Volker Wilmsen: Häuser - und 
Ortsfamilienbuch des Kirchspiels Albachten, Münster 2014.  
• Band 23: Tilman Pünder: Georg Sperlich. Oberbürgermeister von Münster in der Weimarer 
Republik. Münster 2006.  
• Band 24: Christine Schedensack: Nachbarn im Konflikt. Entstehung und Beilegung von 
Rechtsstreitigkeiten um Haus und Hof. Münster 2008.  
• Band 25: Mirko Crabus: Kinderhaus im Mittelalter. Das Leprosorium der Stadt Münster, 
Münster 2013. 
• Band 26: Dieter Overhageböck: Das Urkataster der Altstadt Münster 1828- 1830. 
Grundeigentümer in Karten und Tabellen, Münster 2017. 
 
In der Reihe ‚Kleine Schriften aus dem Stadtarchiv‘ erschienen folgende Bände: 
• Band 9: Sabine Heise: Zwischen Wanderhandel und Wirtschaftswunder. 165 Jahre 
Geschichte der Firma Schütte und ihrer Inhaber, Münster 2008.  
• Band 10: Martin Blindow: Die Musikerfamilie Romberg. Münsters Musikleben zwischen 
Klassik und Frühromantik, Münster 2010. 
• Band 11: Uta Ribbert: Unser Weg ins Paradies. Gartenhäuser in Münster und im 
Münsterland, Münster 2012. 
• Band 12: Rainer Karliczek: Münster will nach oben. 50 Jahre Planen und Bauen (1965- 2015), 
Münster 2015.  
• Band 13: Heinz-Ulrich Eggert: "Auf nach Fuestrup!" Katholische Jugendverbände im Bistum 
Münster. Der Fall des vergessenen Jugendzentrums in den Fuestruper Bergen (1929- 2017), 
Münster 2017. 
• Band 14: Philipp Erdmann: Entnazifizierung in Münster. Eine Stadt verhandelt ihre 
Vergangenheit 1945-1952, Münster 2018.  
• Erscheint voraussichtlich August 2018: Band 15: Jan Matthias Hoffrogge: Der 
„Wiedertäufermythos“. Münsters umstrittener Erinnerungsort, Münster [2018] 
 
Unter dem Motto ‚Das Stadtarchiv erinnert‘ erschien die Dokumentation  
• Erinnern im öffentlichen Raum. Krieger-Denkmäler - Ehrenmale - Mahnmale und 
Kriegsgräberstätten in Münster. Münster 2013. 
 
 
Geschäftsführung zur Vergabe des Historiker- und Förderpreises für junge 
Geschichtswissenschaft 
1978 hat die Stadt Münster anlässlich der 330-Jahr-Feier des Westfälischen Friedens den 
Historikerpreis der Stadt Münster gestiftet. Seit 1988 ist das Stadtarchiv mit der 
Wahrnehmung der Geschäftsführung zur Vergabe des Preises beauftragt. Mit dem 
Historikerpreis soll ein großes Werk der europäischen Geschichtsschreibung oder das 
Lebenswerk einer Historikerin, eines Historikers, das zu wesentlichen Teilen der 
europäischen Geschichtsschreibung gewidmet ist, gewürdigt werden. Am 23. Mai 2017 
                                            
1 Amtszeit: Dr. Hannes Lambacher

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erhielt der amerikanische Historiker Prof. Dr. David Nirenberg den achten Historikerpreis der 
Stadt Münster. Das Stadtarchiv übernahm damit zum 6. Mal die Geschäftsführung. 
Zusammen mit dem Historikerpreis erfolgte die erstmalige Vergabe des Förderpreises für 
junge Historiker und Historikerinnen. Damit soll auch in Zukunft junge Geschichtsforschung 
gefördert und ausgezeichnet werden. 
 
 
4. Herausforderungen und Perspektiven 
4.1 Starke Zunahme von Aufgaben und Beständen 
 
Neue Aufgaben 
Ab 2009 hat das Stadtarchiv aufgrund der Änderung des Personenstandsrechts 
umfangreiche Personenstandsregister (Geburtsregister nach 110 Jahren, Heiratsregister 
nach 80 Jahren und Sterberegister nach 30 Jahren) zur dauernden Aufbewahrung 
übernehmen müssen. Jährlich wächst der Bestand um ca. 4 Meter standesamtlichen 
Archivgutes. Der Zuwachs zieht jeweils eine Erhöhung der Anzahl der Anfragen (von 
Gerichten, Erbenermittlern, Rechtsanwälten, Notaren und Privatpersonen) sowie der 
Nutzung im Lesesaal nach sich. 
 
Der Personenstandsbestand wird durch jährliche Abgaben an das Stadtarchiv kontinuierlich 
vergrößert. Neben dem zunehmenden Arbeitsanfall im Bereich Konservierung und 
archivischer Erschließung führte dies vor allem zu erheblich mehr Arbeitsaufwand bei der 
Bearbeitung von Recherche-Anfragen zum Personenstandswesen. Es ist eine Verdopplung 
des Arbeitsumfanges zu verzeichnen.  
 
Weitere Arbeitszuwächse ergaben sich aus der 2015 erfolgten Übernahme von zusätzlichen 
Meldeunterlagen der Stadt Münster bis 1969. Auch dies erhöhte die Anzahl der externen 
und internen Rechercheanfragen. Die Bearbeitung der Rechercheanfragen zu 
Personenstands-, Melde- und Schulunterlagen benötigen einen höheren 
Verwaltungsaufwand, da neben der archivischen Recherchebearbeitung Reproduktionen 
anzufertigen, Rechnungen zu erstellen und Beglaubigungen auszufertigen sind. 
 
Außerdem sind in den letzten Jahren umfangreiche Schularchive vor allem von aufgelösten 
Schulen in das Stadtarchiv gelangt. Dies führte dazu, dass das Stadtarchiv zusätzlich 
Anfragen zu bearbeiten hat, bei denen Bestätigungen der Schullaufbahn auszustellen sind. 
Allein diese Bestände führten zu einem Zuwachs an Archivalien um 500 Meter. 
 
Beispiel: Zuwachs an Rechercheanfragen zu Melde- und Personenstandsunterlagen 
 
Jahr 
Rechercheanfragen 
insgesamt 
Anteil der 
Personenstands- 
und 
Meldeanfragen 
2008 612  
2009 729 57 % 
2010 1003 49 % 
2011 901 54 % 
2012 1043 42 % 
2013 1084 45 % 
2014 1167 52 %  
2015 1210 63 % 
2016 1272 58 % 
2017 1317 55 %

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Neue Bestände  
Das Stadtarchiv übernahm im Rahmen des ‚Projekts Aktenübernahmen infolge Sanierung 
Stadthaus 1‘ neue Bestände und auch zusätzliche Aufgaben. Aus den vorbereitenden 
Erfassungen und archivischen Bewertungen des dort lagernden Schriftgutes ergab sich, 
dass ca. 2 000 Meter der 4 500 Meter umzulagernden Akten durch das Stadtarchiv in den 
dauerhaften Archivbestand übernommen werden.  
 
Die starke Zunahme des Archivgutes ist vor allem darauf zurückzuführen, dass das bisher 
im Stadthaus 1 lagernde Schriftgut in den zurückliegenden Jahrzehnten nur sehr sporadisch 
Aktenbewertungen, Aussonderungen und Übergaben an das Stadtarchiv unterzogen wurde. 
Dadurch ergab sich ein Übernahme- und Aussonderungsrückstau, der nicht vom Stadtarchiv 
verursacht wurde, im Zuge der Sanierung des Stadthauses aber aufzuarbeiten war. Darüber 
hinaus wurden zahlreiche im Aktendepot „An den Speichern 14“ bereits befindliche 
Schriftgutbestände verschiedener Dienststellen überprüft, bewertet und entweder dauerhaft 
in die Bestände des Stadtarchivs übernommen bzw. zur Vernichtung frei gegeben. Der 
komplette Speicher war umzuorganisieren, teilweise neu auszustatten.  
 
In Folge der Neustrukturierung des Aktendepots „An den Speichern 14“ wurden ebenfalls 
umfangreiche Karten- und Planbestände dauerhaft übernommen, deren Bewertung, 
Digitalisierung und Erschließung noch komplett aussteht.
2  
 
In den letzten Jahren kam es zur Auflösung zahlreicher münsterischer Schulen. Da es keine 
‚schulischen Rechtsnachfolger‘ gab, waren die Schuldokumente bzw. komplette 
Schularchive in das Stadtarchiv zu übernehmen. Auch diese neuen Archivbestände 
bedürfen dringend der archivischen Bearbeitung. Mehrere weitere Schularchive stehen 
wegen Schulschließungen zur Übernahme an. 
 
Der Bestand des Stadtarchivs an historisch archivwürdigem und dauerhaft 
aufzubewahrendem Akten- bzw. Kulturgut der Stadt Münster hat sich infolge des Projektes 
Stadthaus 1 sowie weiterer erforderlicher Schriftgut-Übernahmen in den letzten drei Jahren 
um ca. 70 % erhöht (!). 
 
Dieser noch unbearbeitete dauerhaft zu archivierende Schriftgutbestand lässt den 
Archivbestand auf ca. 5 500 Meter zum jetzigen Zeitpunkt und mit weiter steigender 
Tendenz enorm anwachsen. Das neu hinzugekommene Archivgut ist laut Archivgesetz 
NRW archivisch zu erschließen und einer Nutzung zuzuführen. Es bestehen teilweise nicht 
abweisbare Rechtsansprüche zur Bearbeitung von Auskünften zu umfangreichen bisher 
unerschlossenen Schriftgutbeständen. 
 
Die Archiv-Aufgabe der Übernahme, Erschließung und Nutzbarmachung erfordert aufgrund 
des ausgesprochen umfangreichen Zuwachses eine dauerhafte Aufstockung des 
archivischen Fachpersonals in diesem Pflichtaufgabenfeld. 
 
 
Neue Aufgabe: Einrichtung und Führung eines Zwischenarchivs 
Im Rahmen des ‚Projekts Aktenübernahmen infolge Sanierung Stadthaus 1‘ erhielt das 
Stadtarchiv zusätzliche Aufgaben. Dazu zählt die neue Zuständigkeit für die Organisation 
und Strukturierung des gesamten Aktendepots „An den Speichern 14“.
3 Das Stadtarchiv 
regelt die Zutritte, die Akteneinlagerungen städtischer Dienststellen sowie die Organisation 
                                            
2 Zu den bereits im Stadtarchiv vorhandenen 3.500 Karten kommen ca. 5 000 Karten hinzu. 
3 Siehe: Organisationsverfügung/Rundschreiben Nr. 24/2016 vom 03.06.2016: Die zentrale Bewirtschaftung des 
städtischen Aktendepots ist zukünftig Aufgabe des Stadtarchivs.

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der Depotflächen. Das Stadtarchiv fungiert als gesamtstädtischer Ansprechpartner und 
Organisator bei Akteneinlagerungen, -erfassungen sowie Fristenüberwachungen im 
Aktendepot „An den Speichern 14“. Diese Aufgabe erhielt eine dauerhafte Perspektive. 
 
Im „Speicher 14“ wurde als neue Zuständigkeit mit dem Aufbau und der Führung eines 
Zwischenarchivs begonnen. Das Zwischenarchiv ist eine Dienstleistungseinrichtung des 
Stadtarchivs für die Verwaltung. Es nimmt Akten verschiedener Dienststellen auf, verwahrt 
das Schriftgut bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen und hält es während dieses 
Zeitraums für die abgebende Behörde verfügbar. Das Stadtarchiv sorgt im Rahmen des neu 
eingerichteten „Aktenservice“ für den Transport der in den Dienststellen benötigten Akten 
und für die sachgemäße Reponierung. Es ist zunehmend die Tendenz zur Auflösung von 
Aktenräumen, in denen noch Aufbewahrungsfristen unterliegendes Schriftgut lagert, in den 
Stadthäusern festzustellen, so dass eine kontinuierliche Vergrößerung des 
Zwischenarchives zu verzeichnen ist.  
 
Die Entwicklung und Führung des Zwischenarchivs stellt eine wichtige Voraussetzung dar, 
zukünftig keine weiteren unorganisierten Aktendepots entstehen zu lassen wie etwa 
vormalig im Stadthaus 1. Das Zwischenarchiv stellt eine (lohnende) Daueraufgabe dar. Es 
entstehen zusammenhängende, überschaubare ‚Ämterflächen‘
4 mit deutlich höherem 
Organisationsgrad. Insbesondere kann durch einen höheren Organisationsgrad die 
fristgerechte Einleitung von Aktenaussonderungen und -übergaben an das Stadtarchiv 
überwacht und organisiert werden. So werden wertvolle Lagerkapazitäten nicht länger als 
nötig frequentiert. Das Zwischenarchiv ermöglicht die fristgerechte Planung und 
Durchführung von Aussonderungen von Schriftgut einschließlich der obligatorischen 
archivischen Bewertung.  
 
Das Zwischenarchiv entlastet die Aktenräume und vor allem auch die Sachbearbeiterinnen 
und Sachbearbeiter in sämtlichen Stadthäusern und ermöglicht die Konzentration auf die 
eigentliche Aufgabenerfüllung. 
 
 
Neue Bestände von Vereinen, Firmen, Personen  
Neben der Übernahme und Erschließung von Archivgut aus der Stadtverwaltung gehört es 
zu den Daueraufgaben des Stadtarchivs so genanntes nichtamtliches Archivgut von 
Vereinen, Firmen oder Personen zu übernehmen. Mit dem Schriftgut der Stadtverwaltung 
lässt sich nicht das gesamte städtische Leben abdecken, daher ist die Überlieferung aus 
dem nichtamtlichen Bereich umso wertvoller. Aufgrund von Stellenkürzungen ist dieser 
Bereich momentan personell nicht besetzt. Es finden zwar Übernahmen statt, diese können 
aber archivisch nicht bearbeitet und damit auch nicht genutzt werden.5 
 
 
4.2 Herausforderung: Bestandsbildung und Archivierung im digitalen Zeitalter  
 
Die Aufgabenerledigung der Stadtverwaltung Münster vollzieht sich mittlerweile zu großen 
Teilen auf elektronischem Wege, angefangen vom Meldewesen über das neu geregelte 
Personenstands- und Katasterwesen sowie das Gewerberegister und seit neuestem hin zur 
elektronischen Aktenführung im Rahmen eines Dokumenten-Management-Systems. 
(Stichwort: elektronische Akte) Die Arbeitsweisen ändern sich durch die elektronischen 
Möglichkeiten – das Stadtarchiv muss sich daher um die Überlieferung ebenso bemühen wie 
                                            
4 Beispiel: 700 Meter Akten des Jugendamtes: u.a. Akten zu Adoptionen, Elterngeld sowie des Kommunalen 
Sozialdienstes. 
5 Beispiele in letzter Zeit übernommenen nichtamtlichen Archivgutes: Nachlass ‚Verein der Kaufmannschaft‘, 
Freimaurer-Loge zu den drey Balken, Nachlass Gisela Schwarze, Nachlass Alfred Koch, Nachlass Hof Schulze 
Heil etc.

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um ihre papierenen Vorläufer. Die Aufgabe der dauerhaften Sicherung und Erhaltung 
digitaler Verwaltungsunterlagen wird immer dringender.  
 
Mit Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 23. August 2016 wurde das Stadtarchiv 
federführend beauftragt, für die Einrichtung eines Elektronischen Langzeitarchivs bei der 
Stadtverwaltung Münster zu sorgen. Dazu wurde inzwischen in Kooperation mit der Citeq 
die Software DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution) angeschafft. Die Verbundlösung 
für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal firmiert unter dem Dach des 
landesweiten Projektes Digitales Archiv NRW.  
 
Die Einführung der Elektronischen Langzeitarchivierung stellt eine der größten 
Herausforderungen des Stadtarchivs für die nächsten Jahre dar.  
 
Für die weitere Umsetzung der elektronischen Langzeitsicherung von digitalen 
Verwaltungsunterlagen bedarf es der Entwicklung organisatorischer Strategien sowie des 
Einsatzes fachlich geschulten Archivpersonals. Letztlich geht es um den Erhalt des digitalen 
Gedächtnisses der Stadt-(Verwaltung) Münster.  
 
Die Übernahme elektronischer Verwaltungsunterlagen und damit die Sicherung des digitalen 
Erbes der Stadtverwaltung sind aktiv anzugehen. Bei Untätigkeit droht die 
Überlieferungslücke hinsichtlich der einzig elektronisch vorliegenden Informationen, der 
‚digital borns‘, stetig größer zu werden.  
 
Die Umsetzung der elektronischen Langzeitarchivierung
 umfasst für das Stadtarchiv 
folgende Aspekte: 
 
Analyse und Bewertung von eingesetzten Fachverfahren 
Als ersten Schritt der Einführung einer elektronischen Langzeitarchivierung steht die 
Auflistung und Bewertung der im Einsatz befindlichen Fachverfahren an. Daran schließt sich 
eine Priorisierung der Fachverfahren an. Bei den vorzugsweise anzubindenden Verfahren 
steht dann die Prüfung der Übernahmevoraussetzung sowie die Initiierung und Vorbereitung 
der Schnittstellenprogrammierung an.  
 
 
Übernahme von Daten aus Fachverfahren 
In einem zweiten Schritt sind die Fachverfahren, die archivwürdige Daten enthalten, an das 
Langzeitarchiv anzubinden. Das Stadtarchiv Münster arbeitet mit Fachkollegen an der 
Fertigstellung einer Schnittstelle zur Übernahme von Daten aus dem Gewerberegister der 
Stadt. Die Daten sind komplett ‚historisch archivwürdig‘ und dauerhaft langzeitstabil und 
unveränderbar zu archivieren. Nach Fertigstellung der Schnittstelle soll Anfang 2019 die 
erste Übernahme von Gewerbedaten erfolgen. Als ein wichtiges Projekt sieht das 
Stadtarchiv in Zukunft die Anbindung des Ratsinformationssystems Session an, das 
dauerhaft zu archivierende Rats- und Ausschussprotokolle vorhält. Die 
Schnittstellenentwicklung für die Übernahme aus Session ist bereits weit gediehen.  
 
 
Planung der Übernahme und Bewertung von elektronischen Akten 
Eine wichtige Herausforderung stellen die seit Ende 2017 bei der Stadtverwaltung Münster 
erstmals implementierte ‚elektronische Akte‘ (E-Ausländerakte) dar. Das Stadtarchiv nimmt 
bei diesem Thema eine Querschnittsaufgabe für die Gesamtverwaltung wahr.  
 
Mit dem „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ (E-Government-Gesetz 
NRW) wurde beschlossen, die Einführung von E-Government in den NRW-Verwaltungen 
durch ein Bündel von Maßnahmen zu fördern und zu flankieren. Ein zentraler Punkt des

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neuen E-Government-Gesetzes NRW ist die elektronische Aktenführung. Diese wird für 
sämtliche Landesbehörden bis zum 1. Januar 2022 verpflichtend. Das bedeutet: 
Elektronische Akten sind auf dem Vormarsch – auch in den Kommunen.  
 
In der Stadtverwaltung Münster ist 2017/18 eine erste elektronische Akte eingeführt worden. 
Das Stadtarchiv musste sich daher aus aktuellem Anlass mit der möglichen Übernahme 
elektronischer Akten beschäftigen. Bei dieser aktuellen Entwicklung beanspruchte das 
Stadtarchiv die Beteiligung bei der Planung der generellen Anbindung und Übergabe 
elektronischer Akten an das Langzeitarchiv. Anfang 2018 erfolgten Gespräche mit der citeq 
zur Entwicklung einer digitalen „Bewertungs- und  Übergabezone“, die an den Schluss jeder 
ordnungsgemäßen Aktenführung gehört. Die Bewertung erfolgt im Produktivsystem.  
Zahlreiche weitere Verwaltungsstellen haben die Einführung von E-Akten beantragt. Das 
Stadtarchiv wird die jeweiligen Einführungen begleiten und die Archivwürdigkeit der 
elektronischen Akten und Dokumente bewerten.  
 
Die elektronische Langzeitsicherung erfordert geschultes Personal für die Prüfung von 
Fachverfahren auf Vorhandensein funktionierender Schnittstellen und 
Bewertungsoberflächen, die Organisation regelmäßiger Datenübernahmen, die Steuerung 
der Übernahmen mit DiPS.kommunal in mehreren elektronischen Schritten sowie die 
Mitarbeit in Gremien und Arbeitskreisen (z.B. DiPS.kommunal-Nutzerkreis) 
 
 
4.3 Herausforderungen der Nutzung - Digitalisierung und Online-Verfügbarkeit von 
Archivbeständen 
 
Eine Nutzung des Stadtarchivs kann aufgrund der momentanen Personalsituation nur noch 
an zwei Nutzungstagen erfolgen. Im Vergleich mit anderen Großstadtarchiven in Städten 
gleicher Größe ist dies absolut nicht zufriedenstellend. In den letzten Jahren sind die 
Nutzungszahlen im Lesesaal des Stadtarchivs zurückgegangen. Der Bedarf an 
Öffnungstagen ist deutlich höher.  
 
Im digitalen Zeitalter verändern sich das Nutzerverhalten und die -erwartungen. Die digitale 
Bereitstellung von Bestandsinformationen (Online-Findbücher über Archivportal 
NRW.Archive) sowie die Bereitstellung von Digitalisaten von Archivalien im Internet 
(Archivportal-D, Deutsche Digitale Bibliothek) gehören heute zum Anforderungsprofil an ein 
Kommunalarchiv. Dem möchte sich das Stadtarchiv Münster verstärkt stellen. 
 
Vorbereitend hat das Stadtarchiv Münster diesem neuen Nutzungsverhalten bereits 
Rechnung getragen durch die Digitalisierung von Sammlungsbeständen. Die Recherche 
erfolgt über Nutzer-PC im Lesesaal des Stadtarchivs; eine Nutzung über das Internet ist 
noch nicht möglich. Die Digitalisierung wichtiger Dokumente und Bestände einschließlich 
ihrer Online-Nutzung stehen auf der Agenda des Archivs. Ein erstes Projekt stellt die 
Digitalisierung der Zeitungs-Mikrofilmbestände dar, die dann über ein NRW-Landesprojekt 
online gestellt werden könnten.  
 
Im Öffentlichkeitsbereich des Stadtarchivs befindet sich die Präsenzbibliothek mit ca. 20.000 
Büchern vornehmlich zur Lokal- und Regionalgeschichte. Eine Bibliothek bedarf dauerhafter 
Pflege und Erweiterung, um aktuell zu bleiben. Aufgrund der fehlenden personellen 
Besetzung ist dies nur sehr bedingt möglich.

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4.4 Stärkung der Stadtgeschichte  
 
Intensivierung stadtgeschichtlicher Projekte und Aufträge 
Die historische Forschungstätigkeit sowie Bildungsarbeit des Stadtarchivs gehören 
grundsätzlich mit zu den Kernarbeitsbereichen des Stadtarchivs. Auf der Basis des im 
Stadtarchiv vorhandenen historischen Quellenmaterials lassen sich bestimmte 
stadtgeschichtliche Fragestellungen und Themen erforschen. Stadtgeschichtsforschung und 
Vermittlung mussten in den letzten Jahren erheblich reduziert werden. Letztere konzentriert 
sich derzeit auf historische Bildungsprojekte mit Schulen. Eigene historische 
Forschungsprojekte konnte das Stadtarchiv in den letzten Jahren aus Kapazitätsgründen 
kaum noch bewältigen. Das Stadtarchiv führte zumindest seine langjährige 
Vortragsveranstaltung (‚Themenabende‘) ausgesprochen erfolgreich weiter.  
 
Die historische Erinnerungsarbeit, die Entwicklung weiterer historischer 
Veranstaltungsformate oder die Kooperationen mit Geschichtsvereinen und -initiativen sowie 
der Universität mussten jedoch fast gänzlich zurückgefahren werden.  
 
In der Stadtgesellschaft Münster wurden in den letzten Jahren verstärkt historisch-politische 
Diskurse etwa zur Frage der NS-Belastung von Straßennamen oder auch aktuell zum 
Umgang mit belasteten Kriegerdenkmälern angestoßen. Zu letzterem liegen derzeit mehrere 
Anträge der im Rat der Stadt vertretenen Parteien vor.  
 
Die Personalkapazitäten des Stadtarchivs sind momentan nicht ausreichend, derartige 
historisch-politische Thematiken aufzugreifen, entsprechende Diskussionen anzuregen. Als 
Basis sieht es das Stadtarchiv als seine Aufgabe, derartige gesellschaftliche Diskurse durch 
die Bereitstellung wissenschaftlich fundierter Informationen möglichst zu versachlichen, 
entsprechende Kommunikationsprozesse zu moderieren und somit wieder verstärkt die 
historisch-politische Bildungsarbeit wahrzunehmen. 
 
Mit einer personellen Verstärkung des traditionellen Aufgabenkomplexes des Stadtarchivs 
stünden auch wieder mehr Personalkapazitäten für stadtgeschichtliche Forschungs- und 
Vermittlungsprojekte zur Verfügung. So liefern etwa die neu in den Archivbestand 
übernommenen Schriftgutbestände münsterischer Schulen die Quellenbasis für eine 
Aufarbeitung einer münsterischen Schulgeschichte(n) ab 1945. 
 
Das Stadtarchiv begreift es beispielsweise als seine Aufgabe, zur Entwicklung eines 
Gesamtkonzeptes für den Umgang mit dem – kritischen - Traditionserbe der Stadt Münster 
beizutragen und einen entsprechenden Kommunikationsprozess zu moderieren. Ein erster 
Auftrag besteht in der Initiierung eines Diskussionsprozesses mit den unterschiedlichsten 
Akteuren über den Umgang mit (Krieger)Denkmälern in Münsters öffentlichem Raum. Die 
derzeit in Ausschreibung stehende 0,5 Stelle Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter/in soll sich 
nach ihrer Besetzung umgehend zunächst auf das Projekt „Umgang mit ‚belasteten‘ 
Kriegerdenkmälern“ konzentrieren. 
 
 
4.5 Personelle Situation und Perspektiven 
 
Leistungsumfang und Personalbestand des Stadtarchivs 
Die folgende Aufstellung gibt den Personalbestand bis Anfang 2019 wieder. Die 
markierten 
Positionen sind zeitlich befristet besetzt.  
 
Ab Mitte 2019 stünde ohne die geplante Entfristung dieser Stellen für Produkt 1: Aufbau, 
Pflege und Erschließung von Archivgut nur noch eine Stelle zur Verfügung:

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Tätigkeit Personal  
Amtsleitung 1,0 Stelle [Besetzt bis 12/2018]  
 
Sekretariat/Verwaltung, Haushalt, Rechnungswesen, 
Beschaffungen  
1,0 Stelle  
 
Produkt 1: Aufbau, Pflege und Erschließung von Archivgut 
 
Archive des Landkreises Münster: archivische 
Erschließung 
0,69 Stelle 
Verwaltungsarchiv Stadt Münster ab 1945: 
Schriftgutverwaltung, Aktenübernahmen, 
vorarchivische Bewertung, Erschließung 
0,49 Stelle 
[0,51 Aufstockung – befristet bis 
2019] Anmeldung Stellenplan 2019] 
 
Erschließung amtliches Archivgut  [0,5 Stelle – befristet bis 2019] 
Anmeldung Stellenplan 2019 
 
Organisation Zwischenarchiv, Schriftgutverwaltung [0,5 Stelle – befristet bis 2019]  
Anmeldung Stellenplan 2019 
 
Personenstand, Meldewesen, Bewertung, 
Übernahme, Erschließung Sammlungen (Fotos, 
Plakate, Karten, Postkarten, Druckschriften), 
Nachlässe, Bibliothek 
Bis 2016 1,0 Stelle 
[0,5 Stelle – befristet bis 2019] 
[Anmeldung Stellenplan 2019: 1,00] 
Aushilfen (= Studentische Hilfskräfte) für Lesesaal, 
Projektassistenz, Bildungsarbeit (im HH-Plan 
vorhanden aber dauerhaft befristet auf zwei Jahre) 
0,42 (2 x 0,21) [= Verstetigung - 
Stellenplan 2019 [keine Stellenerhöhung] 
Technische Dienste: Aushebung, Konservierung, 
Magazinbetreuung, Repro-Service/Digitalisierung 
1,0 Stelle (39 Stunden)  
[Eine weitere 1,0 St. 2008 eingespart] 
Produkt 2: Erforschung, Dokumentation/Publikation und  
Vermittlung der Stadtgeschichte, Archivpädagogik 
Historische Bildungsarbeit, Archivpädagogik 1,0 Stelle (0,5 besetzt / 0,5 
momentan in Ausschreibung) 
Stadtgeschichtliche Dokumentation, 
Öffentlichkeitsarbeit, Internet- und IntraNet-Angebote, 
Publikationen, Veranstaltungen, Notfallverbund, 
Grundsatzfragen Digitalisierung, Einführung und 
Betrieb elektronische Langzeitarchivierung in 
Kooperation mit städtischen Dienststellen  
1,0 Stelle 
 
 
Das Stadtarchiv Münster ist als Großstadtarchiv schon mit seiner bisherigen 
Personalstruktur deutlich schlechter gestellt als vergleichbare Kommunalarchive. Die 
Personalsituation des Stadtarchivs hat sich in den letzten Jahren durch Einsparungszwänge 
dramatisch verschlechtert. Die Einschnitte der personellen Ausstattung mündeten in eine 
Unterbesetzung. Das Stadtarchiv kann das erheblich ausgeweitete Aufgabenspektrum sowie 
die Erschließung neu übernommener großer Archivbestände personell nur ansatzweise, die 
archivische Erschließung neuen Archivgutes nicht mehr bewältigen.  
 
Das Stadtarchiv müsste ohne personelle Aufstockungen wesentliche – durch das 
Archivgesetz NRW als Pflichtaufgaben deklarierte – Aufgabenbereiche aufgeben und die 
Öffnungszeiten des Stadtarchivs erneut reduzieren.

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Zum Stellenplan 2019 wurde eingebracht, die Befristungen auf bereits 2017 in den 
Stellenplan eingebrachte Stellen aufzuheben und den Personalbestand im Aufgabenbereich 
Produkt 1: Übernahme, Bewertung, Erschließung von Verwaltungsschriftgut dauerhaft 
aufzustocken. Eine personelle Verstärkung für die Einführung der elektronischen 
Langzeitarchivierung wurde nicht aufgenommen, wird jedoch benötigt. 
 
Zusammenfassung: Es fehlt momentan (Fach-)Personal für 
• Erschließung neu hinzugekommenen Schriftgutes aus der Stadtverwaltung (Projekt 
Stadthaus 1 sowie weitere Aktenübernahmen: Zuwachs 2.000 Meter Archivgut) 
• weitere Übernahmen, Digitalisierung und Erschließung von Sammlungsbeständen: Foto-, 
Post-, Plakat-, Kartenbestände, (u.a. aus Projekt Stadthaus  1: ca. 5.500 Karten und 
Pläne), Dokumentationsgut 
• Übernahme und vor allem Erschließung nichtamtlicher Archivbestände  
• Digitalisierungsprojekte 
• Praktische Durchführung Elektronische Langzeitsicherung 
• Bibliothek: Akquise und Katalogisierung 
• Beratung von Nutzenden im Lesesaal zur Ausweitung der Öffnungszeiten 
• Zeitnahe Bearbeitung von Anfragen 
• Historische Forschungs- und Vermittlungsprojekte 
 
 
5. Vergleich 
 
Der Vergleich zwischen Größe und personeller Ausstattung von Archiven in Städten der 
Größenordnung 240.000 bis 300.000 Einwohner mag die momentane Lage des Stadtarchivs 
Münster verdeutlichen: 
 
Vergleich: Größe und personelle Ausstattung von Archiven in Städten der 
Größenordnung 240.000 bis 300.000 Einwohner 
 
Bundesland Gemeindename 
Stadt- und Gemeindearchive 
laufende 
Regalmeter 
Benutzer- 
tage 
Anzahl 
Stellen 
      
NRW Wuppertal 6.700 1.491 10,25 
NRW Bielefeld 5.870 3.965 10,00 
NRW Bonn 15.134 5.423 19,25 
BW Mannheim 12.480 1.965 22,57 
BW Karlsruhe 5.050 1.438 8,00 
HES Wiesbaden 1.750 253 9,00 
NRW Münster 5.300 208 6,50 
BAY Augsburg 12.500 . 14,00 
NRW Gelsenkirchen 3.500 278 8,00 
NRW Aachen 5.500 104 6,00 
NRW Mönchengladbach 3.761 797 5,20 
NI Braunschweig 4.500 3.492 12,00 
SAC Chemnitz 13.100 200 15,00 
 
 
Bericht erstellt von: Anja Gussek (Stadtarchiv Münster)

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Anhang: 
Leistungskatalog Stadtarchiv  
 
1. Produkt 1: Aufbau, Pflege und Erschließung von amtlichen und nichtamtlichen 
Beständen  
 
1.1. Informationsträger amtlicher und nicht-amtlicher Herkunft 
1.1.1. Vorarchische Betreuung städtischer Dienststellen zur 
Schriftgutverwaltung, Organisation Zwischenarchiv 
1.1.2. Erfassung und Bewertung von Verwaltungsschriftgut 
1.1.3. Übernahme von Archivgut (Papier/Daten) 
1.1.4. Ordnung, Erschließung und Verzeichnung 
1.1.5. Konservierung und Restaurierung 
1.1.6. Ergänzung archivischer Sammlungen 
1.1.7. Übernahme, Ordnung und Erschließung von Nachlässen und 
Deposita 
1.1.8. Bibliothek: Erwerb und Katalogisierung von Büchern 
1.2. Pflege und Restaurierung von Archivgut 
1.2.1. Umbettung von Archivgut 
1.2.2. Restaurierung von Archivgut 
1.2.3. Magazinierung von Archivgut 
 
2. Produkt 2: Vermittlung, Dokumentation und Erforschung der Stadtgeschichte (F) 
2.1. Forschungs- und Publikationstätigkeit 
2.1.1. Edition stadtgeschichtlicher Quellen 
2.1.2. Veröffentlichung stadtgeschichtlicher Forschungsbeiträge 
2.1.3. Veranstaltung von und Beteiligung an wissenschaftlichen 
Tagungen, Kolloquien und Vorträgen 
2.2. Beratung und Betreuung der Benutzer/innen 
2.2.1. Beantwortung von Anfragen zur Stadtgeschichte i.W.S. sowie 
Personenstands-, Melde- und Schulwesen 
2.2.2. Beratung von Nutzenden im Lesesaal 
2.2.3. Vorlage von Archivalien 
2.2.4. Anfertigung von Reproduktionen 
2.3. Dokumentation 
2.3.1. Erarbeitung personen-, orts- und themenbezogener 
Datenbanken 
2.3.2. Ordnung, Erschließung und Verzeichnung von 
Dokumentationsmaterialien 
2.3.3. Erstellung von dokumentatorischen Publikationen  
2.3.4. Aufbereitung und Verfügbarmachung von Informationen im 
IntraNet, Internet, Fachportalen 
2.4. Historische Bildungsarbeit 
2.4.1. Beratung und Unterstützung, Kooperation mit Schulen und 
Bildungseinrichtungen 
2.4.2. Beratung und Unterstützung, Kooperation mit 
Geschichtsvereinen 
2.4.3. Ausstellungstätigkeit 
2.4.4. Stadtgeschichtliche Veranstaltungen

Anlage A zur V/0569/2018 
Kurzüberblick 
Das Stadtarchiv steht vor großen Herausforderungen durch ein erheblich ausgeweitetes 
Aufgabenspektrum. In seinem Kernaufgabenbereich ‚Erschließung‘ sind große Rückstän-
de aufzuarbeiten. Stadtgeschichtliche Projekte sollen wieder verstärkt durchgeführt wer-
den. Außerdem erfordert die Digitalisierung eine Neuausrichtung der Archivarbeit. Um 
diese Herausforderungen zu meistern, bedarf es zusätzlichen Fachpersonals.  
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Mit der Berichtsvorlage soll eine generelle aufgabenbezogene und personelle Standort-
bestimmung des Stadtarchivs vorgenommen sowie seine entsprechenden Entwicklungs-
perspektiven dargestellt werden. Sie erläutert die im Stellenplanentwurf 2019 für das 
Stadtarchiv vorgesehenen Personalstellen. 
 
Die Berichtsvorlage trägt bei zur Erreichung der Ziele der Produktgruppen des Stadtar-
chivs 04.06.01 Aufbau, Pflege und Erschließung von Archivgut sowie 04.06.02. Erfor-
schung, Dokumentation und Vermittlung der Stadtgeschichte 
 
 
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 04.06.01 
04.06.02 
Aufbau, Pflege und Erschließung von Archivgut 
Erforschung, Dokumentation und Vermittlung der 
Stadtgeschichte 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja  Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja  Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja  Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja  Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja  Nein   
Die Höhe der Aufwendungen oder Auszahlungen sind unabhängig von der vorhandenen Mittelbe-
reitstellung im Beschlussvorschlag zu nennen. Eine Angabe an dieser Stelle oder bei den Zielen 
reicht nicht aus.

Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist X vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Das Pflichtaufgabenfeld des Stadtarchivs orientiert sich am Gesetz über die Sicherung und Nut-
zung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - 
ArchivG NRW) sowie Satzung des Stadtarchivs (veröffentlicht im Amtsblatt Stadt Münster 4/1993). 
 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Keine

V/0569/2018 
V/0569/2018 
 
 
Öffentliche Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
Aufgaben, Herausforderungen und Perspektiven des Stadtarchivs 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   30.08.2018 Kulturausschuss Bericht 
 
 
Bericht: 
 
Aufgaben, Herausforderungen und Perspektiven des Stadtarchivs  
 
Das Stadtarchiv Münster ist eines der größten Kommunalarchive in Westfalen und verwahrt Origina l-
dokumente aus über achthundert Jahren münsterischer Geschichte. Es versteht sich als Serviceei n-
richtung für die Bürgerschaft, die Stadtverwaltung, die wissenschaftliche historische Forschung sowie 
als eine stadtgeschichtliche Kompetenzeinrichtung  und als außerschulischer historischer Lern - und 
Bildungsort.  
Die Bewältigung neuer Aufgaben, die enormen Zuwächse an Archivbeständen um 70 % sowie die 
Veränderungen der Archivarbeit durch zunehmende Digitalisierung stellen das Stadtarchiv vor He r-
ausforderungen, di e nur mit einer Verstärkung der Personalausstattung bewältigt werden können. 
Daneben soll dem Arbeitsbereich Erforschung und Vermittlung der Stadtgeschichte wieder mehr 
Aufmerksamkeit zukommen. 
 
1. Aufgaben 
Bei dem Aufgabenkanon des Stadtarchivs handelt es  sich um Pflic htaufgaben nach dem Archi v-
gesetz NRW sowie der vom Rat verabschiedeten Archivsatzung von 1993 . Zu den Kernbereichen 
der Arbeit des Stadtarchivs zählen: 
 
 Die Bewahrung und Erschließung der historischen Archivalien- und Dokumentationsbestände 
sowie ihre konservatorische Erhaltung und Pflege 
 Die laufende Bewertung, Übernahme, Ordnung und inhaltliche Erfassung von archivwürdigem 
Verwaltungsschriftgut (analoge und digitale Informationsträger) 
 Erschließung und Erweiterung der angebotenen schriftlichen Überlieferung von Institutionen, 
Vereinen, Firmen und Personen sowie von Dokumentations- und Sammlungsbeständen 
 Bereitstellung des Archiv- und Bibliotheksgutes für die Nutzung durch Bürgerschaft und Verwal-
tung  
 Wissenschaftliche, stadthistorische Forschungs- und Publikationstätigkeit sowie die Bearbeitung 
von Rechercheanfragen 
 Historische Bildungsarbeit und Archivpädagogik  
Stadtarchiv 
 
24.07.2018 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Dr. Lambacher/ 
Anja Gussek 
Telefon: 492 47 00/47 02 
Lambacher@stadt-
muenster.de

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V/0569/2018 
 
Neben Übernahme, adäquater Aufbewahrung und inhaltlicher Erschließung von Informationsträgern 
gehört es zum Aufgabenkanon des Stadtarchivs, das Archivgut öffentlich zugänglich zu machen und 
seine Nutzung durch Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen aktiv zu fördern. Interessierte erhalten 
Auskunft, Beratung und Unterstützung bei ihren Forschungen.  
 
Die eigenständige Erforschung stadtgeschichtlicher Themen und ihre Darstellung in Publikationen 
stellt eine wichtige Säule der traditionellen Funktionsbereiche des Stadtarchivs dar. Erst ein A r-
chiv, das bei der Aufarbeitung stadthistorischer Fragestellungen unterstützt und eine aktive Ve r-
mittlung von Geschichte betreibt, wird zu einem Ort der Erinnerungskultur . Durch Bereitstellung 
gesicherter Informationen werden zudem historische Diskurse in der Stadtgesellschaft begleitet. 
 
2. Herausforderungen durch Übernahme neuer Archivbestände und Aufgaben 
 Eine besondere Herausforderung stellt die anstehende inhaltliche Erschließung von ca. 2.000 
Metern (ca. 30.000 Einheiten) neuem Archivgut infolge der Sanierung Stadthaus 1 dar. (= An-
stieg der Archivbestände um ca. 70 %)  
 Eine weitere besteht in der Bewältigung neuer Aufgaben, die sich aus der Übernahme von 
Personenstands- und Meldeunterlagen sowie von  Unterlagen geschlossener Schulen ohne 
Rechtsnachfolger ergeben. Die Übernahmen zogen eine Verdopplung von Rechercheanfr a-
gen, auf deren Beantwortung ein Rechtsanspruch besteht, nach sich. 
 
Die momentan größte Herausforderung besteht in der Aufarbeitung großer Erschließungsrüc k-
stände und in der deutlichen Zunahme des Anfragevolumens. Deshalb bedarf es in diesem arch i-
vischen Kernaufgabenkomplex (Übernahme & Erschließung von neuen Archivalien) zusätzlichen 
Fachpersonals und eines langfristigen Entwicklungsplans. 
 
3. Herausforderung: Einrichtung und Führung eines Zwischenarchivs 
Im Rahmen des ‚Projekts Aktenübernahmen infolge Sanierung Stadthaus  1‘ erhielt das Stadta r-
chiv als zusätzliche Aufgabe die Organisation und Strukturierung des Aktendepots „An den Spei-
chern 14“. Im „Speicher 14“ ergab sich als neue Zuständigkeit, den Aufbau und die Führung eines 
Zwischenarchivs als Dienstleistungseinrichtung für die gesamte Verwaltung zu organisieren. Ziel 
ist die Verbesserung der Schriftgutverwaltung und Verhinderung unvorhersehbarer zukünftiger 
Aktenübernahmen wie in Stadthaus 1. Das Stadtarchiv fungiert als gesamtstädtischer Ansprec h-
partner und Organ isator bei Akteneinlagerungen  sowie fristgerechter Aussonderungen im Akten-
depot. Diese lohnende Aufgabe bedarf einer dauerhaften Perspektive. 
 
4. Herausforderungen im digitalen Zeitalter: 
 
4.1 Auf- und Ausbau eines Elektronischen Langzeitarchivs 
Die Aufgabenerledigung der Stadtverwaltung Münster vollzieht sich mittlerweile zu großen Teilen 
auf elektronischem Wege . In zahlreiche Dienststellen erfolgt die Bearbeitung nur noch elektr o-
nisch über spezielle Fachverfahren (Melde-, Standesamts- und Katasterwesen, Gewerberegister). 
Die größte Herausforderung besteht darin, für die dauerhafte Sicherung und Erhaltung digitaler 
Verwaltungsunterlagen zu sorgen. Dazu wurde ein Elektronisches Langzeitarchiv eingerichtet, 
dessen ‚Befüllung‘ eine zukünftige Daueraufgabe darstellt. Als ersten Schritt der Einführung einer 
elektronischen Langzeitarchivierung steht die Bewertung der im Einsatz befindlichen Fachverfa h-
ren an. In einem zweiten Schritt sind die Fachverfahren, die archivwürdige Daten enthalten, über 
Schnittstellen an das Langzeitarchiv anzubinden. 
 
4.2 Übernahme und Bewertung von elektronischen Akten 
Eine wichtige Herausforderung stellt die seit Ende 2017 bei der Stadtverwaltung Münster erstmals 
implementierte ‚elektronische Akte‘ (E-Ausländerakte) im Rahmen des städtischen Dokumenten-
Management-Systems dar. Damit tritt die Übernahme und dauerhafte Sicherung der städtischen 
Überlieferung in eine neue Ära. Es bedarf der Entwicklung einer digitalen „Bewertungs- und Über-
gabezone“, die an den Schluss jeder ordnungsgem äßen Aktenführung gehört . Dieser Prozess 
schreitet voran. Das Stadtarchiv wird die jeweiligen Einführungen begleiten , die Archivwürdigkeit

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V/0569/2018 
der elektronischen Akten und Dokumente bewerten  und in Zukunft elektronische Akten in das 
elektronische Langzeitarchiv übernehmen. 
 
4.3 Herausforderungen an die Archivnutzung durch Digitalisierung und Internet 
Im digitalen Zeitalter verändern sich das Nutzerverhalten und die -erwartungen. Die digitale B e-
reitstellung von Bestandsinformationen sowie die Bereitstellung von Digitalisaten von Archivalien 
im Internet gehören zum Anforderungsprofil an ein modernes Kommunalarchiv. Dem möchte sich 
das Stadtarchiv Münster verstärkt stellen. 
 
5. Perspektive: Stärkung stadtgeschichtlicher Projekte und Forschungen  
Die historische Forsch ungstätigkeit sowie Bildungsarbeit des Stadtarchivs gehören grundsätzlich 
zu den Kernarbeitsbereichen des Stadtarchivs. Auf der Basis des im Stadtarchiv vorhandenen 
historischen Quellenmaterials lassen sich bestimmte stadtgeschichtliche Fragestellungen und  
Themen erforschen. Stadtgeschichtsforschung und die Vermittlung ihrer Ergebnisse mussten in 
den letzten Jahren erheblich reduziert werden . Die Kapazitäten für eine Intensivierung stadtge-
schichtlicher Projektarbeit sowie die Erfüllung stadthistorischer For schungsaufträge bedürfen ei-
ner Ausweitung.  
 
6. Perspektive: Verbesserung des Personalbestandes 
Das Stadtarchiv Münster ist als Großstadtarchiv mit seiner bisherigen Personalstruktur deutlich 
schlechter gestellt als ver gleichbare Kommunalarchive. Dabei steht es vor großen Herausford e-
rungen. Das Archiv hat ein e rheblich ausgeweitetes Aufgabenspektrum zu bewältigen, hat in se i-
nem Kernaufgabenbereich ‚Erschließung‘ große Rückstände aufzuarbeiten und muss aufgrund 
der zunehmend elektronisch abgewickelten Verwaltun gstätigkeit Strategien für eine Neuausric h-
tung der Archivarbeit entwickeln und umsetzen. Das Stadtarchiv strebt außerdem an, die Digital i-
sierung von Archivgut auszubauen und sich damit an das geänderte Nutzungsverhalten anzupa s-
sen. Außerdem möchte es wiede r verstärkt mit stadtgeschichtlichen Themen, Veranstaltungen 
und Publikationen in der Stadtgesellschaft präsent sein. 
 
Um die Herausforderungen zu meistern, bedarf es zusätzlichen dauerhaft verfügbaren Personals. 
Haushaltsbedingte Einschnitte der personellen Ausstattung mündeten in den letzten Jahren in e i-
ne Unterbesetzung. Bereits zum Stellenplan  2017 eingebrachte Personalstellen wurden mit B e-
fristungen versehen, die zu Beginn des Jahres 2019 auslaufen.  
 
Ohne einen verlässlich verfügbaren Bestand an Personal kann das Stadtarchiv eine fachgerechte 
Aufgabenerfüllung in Zukunft nicht gewährleisten. Die Verwaltung hat unter Anerkennung des Be-
darfs zum Stellenplan 2019 bereits 2,51 Stellen (VZÄ) für die archivische Sachbearbeitung mit un-
terschiedlicher fachlicher Ausrichtung und damit zur Erfüllung der dargestellten Aufgaben dauer-
haft angemeldet.  
 
i. V. 
gez. 
 
Cornelia Wilkens 
Stadträtin 
 
 
Anlage 
Ausführlicher Bericht „Aufgaben, Projekte und Perspektiven des Stadtarchivs Münster“