Bestandserfassung in den Museen - Sachstand Mai 2019

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/VII/4 
 
Vorlagen-Nummer 12.06.209 
 2012/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 18.06.2019 
Ausschuss Kunst und Kultur 25.06.2019 
 
Bestandserfassung in den Museen - Sachstand Mai 2019 
Die Verwaltung berichtet jährlich über die Fortschritte im Pilotprojekt Bestandserfassung. Der Bericht 
für 2018 wurde nicht vorgelegt, da aus dem Rechnungsprüfungsausschuss um eine Neueinschätzung 
der Gesamtverlaufsdauer zur Bestandserfassung gebeten wurde. Diese kann nun abgegeben werden 
und ist im Bericht unten dargelegt. 
 
Historie 
 
Im November 2003 wurde die Projektgruppe zur Durchführung der Bestandsüberprüfung als Pilotpro-
jekt im Kölnischen Stadtmuseum (KSM) eingerichtet. Diese wurde mit Personal besetzt, das in ande-
ren Bereichen der Verwaltung freigesetzt wurde. Über die Arbeit dieser Projektgruppe wurde das Ver-
fahren zur Bestandsüberprüfung konzipiert, eine geeignete Software ausgeschrieben und letztlich 
beschafft. Die Wahl fiel auf die Datenbankanwendung MuseumPlus der Firma Zetcom GmbH, Berlin.  
Aufgrund der Vielzahl der in den Museen vorhandenen Objekte handelt es sich bei der Bestandser-
fassung um eine Aufgabe, die - wie in früheren Berichten bereits dargestellt wurde - noch viele Jahre 
in Anspruch nehmen wird, zumal der Bestand an Museumsobjekten beständig zunimmt.  
 
Technisches System: 
 
Das System läuft weiterhin stabil, sowohl die Datenbank als auch die Erfassungssoftware sind bisher 
störungsfrei geblieben. Das gilt gleichermaßen für die Hardwareseite: der Betrieb des Systems über 
das städtische Rechenzentrum garantiert problemloses Handling und, im seltenen Fall einer techni-
schen Störung im stadtinternen Netz, allenfalls kürzeste Ausfallzeiten.  
Zur Software MuseumPlus erfolgten im Jahresverlauf weitere Programm-Updates zur Programmpfle-
ge und Mängelbeseitigung; hierbei zeigte sich, dass das Programm nicht Windows 10-fähig ist. Bis 
zur Umstellung auf das in der Beschaffung befindliche Upgrade MuseumPlus RIA stellt das Amt für 
Informationsverarbeitung jedoch noch die bisherige Betriebssystemumgebung übergangsweise be-
reit. Bei der Umstellung auf Windows 10 werden die PCs erneuert. 
 
Personal: 
 
Insgesamt sind in der Projektgruppe jetzt zehn Mitarbeiter/innen eingesetzt; durch eine interne Rota-
tion konnte die Arbeitsgruppe um einen Restaurator aufgestockt werden. 
 
Bestandserfassung: 
 
Im Gebäude Zeughaus werden zurzeit die umfangreichen historischen Medien der Bibliothek des 
Stadtmuseums erfasst, die Erfassung der Graphischen Sammlung wird in Bälde angeschlossen sein. 
Für die Münz- und Medaillenbestände wird wegen der besonderen Belange der Objektsicherheit ein

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spezieller Ablauf entwickelt. Diese werden in Räumlichkeiten aufbewahrt, die für ein längeres Arbei-
ten nicht geeignet sind. Ferner wurden die Erfassungsarbeiten zur Gemäldesammlung im Depot und 
die Erfassung des Bestandes der historischen Post- und Ansichtskarten begonnen. Beim Umzug des 
Stadtmuseums in das Modehaus Sauer werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützend 
tätig, anschließend werden die Erfassungstätigkeiten dort fortgesetzt. 
 
Weiteres Vorgehen / Ausweitung: 
 
Das Upgrade auf MuseumPlus RIA ist in der Ausführung. Obwohl es sich bei dem Upgrade um eine 
Weiterentwicklung des bestehenden Programms handelt, sind dennoch umfangreiche Vorarbeiten 
sowohl bei der Stadt als auch beim Lieferanten erforderlich, bevor die Datenmigration ausgeführt 
werden kann.  
 
Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die neue Datenbankversion wurde soeben 
durchgeführt.  
 
Anschließend ist die Erweiterung des Systems um eine Online-Collection ausgewählter Objekte des 
Museums Schnütgen geplant. Danach sollen die Datenbestände des Rautenstrauch-Joest-Museums 
und der Archäologischen Zone aus den Vorsystemen importiert werden. Im Zusammenwirken mit der 
Fa. Zetcom finden bereits die Vorbereitungen hierzu statt. Bei optimalem Verlauf ist die Realisierung 
um das Jahresende 2019 zu erwarten. 
 
Der Stand der digitalen Erfassung der Museumsobjekte ergibt sich aus der nachstehenden Übersicht: 
 
Museum Objekte insg e-
samt ca.  
noch nicht 
digital erfass-
te Objekte ca.  
vorhandene 
Datensätze 
ca. 
verwendete 
Datenbank 
Software 
4510/WRM 62.300 50.000 13.300 APS 
4511/ML 57.750 27.800 29.950 APS 
4512/RGM   70.000 62.400 7.600 
seit 2017 
DigiCult. 
ohne Ausg rabungsfunde   
4513/RJM* 169.500 0 104.900 MS Access  
4514/MAKK 250.000 206.000 44.000 MuseumPlus  
4515/MOK 10.000 4.770 5.230 APS 
4516/MS 13.500 50 13.450 MuseumPlus  
4518/KSM 300.000 127.000 173.000 MuseumPlus  
Summe: 933.026 478.020 391.430   
* RJM: die Abweichung von rd. 65.000 Objekten ergibt sich über die Zusammenfassung von Objektkonvoluten  
 
Im Durchschnitt der letzten Jahre wurden im Pilotprojekt Bestandserfassung rd. 37.000 Datensätze 
p.a. angelegt.  
 
 
 
Gez. Laugwitz-Aulbach