Bedarffeststellungsbeschluss über die Vergabe von Scandienstleistungen betreffend die Meldekartei beim Historischen Archiv

14 07.03.2018

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N JE
Angens 42, März 2018
HistorischesArchiv Lu. |
44

Scandienstleistung Meldekartei 44/43
Ihre Bedarfsprüfung vom 26.02.2018

Auftragsvolumen: 280.000,00 € netto, 333.200,00 € brutto

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie beabsichtigen einen externen Scandienstleister mit der Digitalisierung verschiedener
Medien des Einwohnermeldedatenarchives zu beauftragen. Das voraussichtliche Auftragsvo-
lumen wird rund 280.000,00 € netto, dies entspricht 33.200,00 € brutto, betragen

Sie erläutern nachvollziehbar, dass sowohl 02/6-7 /Bürgeramt Chorweiler/Einwohnerwesen
als auch 44, zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf die Medien des Einwohnermeldearchivs zugrei-
fen müssen. Nach der Digitalisierung können die Daten standortunabhängig von beiden
Dienststellen genutzt werden. Daneben soll die, nach dem Meldegesetz vorgeschriebene,
sichere Aufbewahrung und Speicherung der Einwohnermeldedaten gewährleistet werden.

Die Durchführung der Digitalisierung in eigener städtischer Zuständigkeit durch 1000/23
Zentrale Scanstelle bzw. durch 44 ist aufgrund der nicht vorhandenen technischen Ausstat-
tung nicht möglich.

Dem Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung stimme ich daher unter AZ: 141/25/06/18 zu.
Mit freundlich@n Grüßen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
44/74 
Vorlagen-Nummer 
 0989/2018 
Freigabedatum  26.04.2018 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarffeststellungsbeschluss über die Vergabe von Scandienstleistungen betreffend die 
Meldekartei beim Historischen Archiv 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf in Höhe von 280.000 € netto und 333.200 € brutto zur Digitalisie-
rung der Meldekartei des Historischen Archivs und der Vergabe der Scanleistung an einen externen 
Dienstleister an. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 15.05.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  333.200,--€ 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Im Juli 2015 wurde das Meldedatenarchiv des Einwohnerwesens (02-6/7) zum Historischen Archiv 
(44) verlegt. Damit einher ging auch die Übertragung der Aufgaben. 
Die Meldekarten enthalten Informationen über Zeiten, die in der von der Stadt Köln genutzten Melde-
datensoftware MESO nicht erfasst sind. Die Daten werden von 02-6/7 ebenfalls benötigt, um fehler-
hafte und/oder unvollständige Meldeketten zu berichtigen. Seit April 2017 wurden ca. 2000 Meldear-
chivauskünfte von 44/43 (Historisches Archiv/Biografische Recherchen) erteilt. Dessen ungeachtet 
muss dem Bürgeramt Chorweiler – Einwohnerwesen nach § 13 BMG und zur oben erwähnten Da-
tenbereinigung in MESO Zugriff gewährleistet werden. Durch die Digitalisierung der Meldekartei soll 
die standortunabhängige Nutzung durch die Mitarbeiter beider Ämter gewährleistet werden 
Neben der erwarteten Effizienzsteigerung dient die Digitalisierung der Daten dem Erhalt und der 
Nutzbarmachung der auf den Datenträgern enthaltenen Informationen. Die Mikrofilme und -fiches 
sind durch Nutzung und zeitlich bedingten Verfall stark gefährdet. Der Gebrauch von Digitalisaten 
dient somit der Vermeidung irreversibler Schäden durch fortwährende Nutzung dieser singulären 
Quelle. 
Die Auswahl der in diesem Jahr zu digitalisierenden Datenträger erfolgte aufgrund der Relevanz und 
Nachfrage. So dienen die Mikrofilme der Zeit vor 1945 u.a. der Recherche nach Nachlässen und der 
rechtlichen Klärung von Enteignungen aus der NS-Zeit. 
Die Mikrofilme und -fiches nach 1945 sind einsturzbedingt die einzige rechtssichere Quelle. Die Origi-
nal-Meldekarten sind noch nicht identifiziert. Selbst wenn sie wiederaufgefunden werden, wären sie 
stark verunordnet. Zudem kann nicht nachgeprüft werden, ob sie vollständig vorliegen. 
2018 sollen folgende Medien aus dem Bereich der Meldekartei digitalisiert werden. 
 105 Rollen Mikrofilme vor 1945 mit insg. 1.470.000 Abbildungen 
 166 Rollen Mikrofilme nach 1945 mit insg. 2.324.000 Abbildungen 
 Mikrofiches mit insg. 1.730.000 Abbildungen

3 
 Karteikarten der Meldekartei des Archivs des Erzbistums Köln (1975-1988) mit rd. 3.200.000 
Abbildungen 
 
 
Die Durchführung der Digitalisierung in eigener städtischer Zuständigkeit durch die Zentrale Scanstel-
le bzw. durch das Historische Archiv ist aufgrund der nicht vorhandenen technischen Ausstattung 
nicht möglich. 
Die Meldedaten können durch einen externen Scandienstleister außer Haus digitalisiert werden, 
wenn dies als „Datenverarbeitung im Auftrag“ geschieht und sich der Auftragnehmer entsprechend 
der „Checkliste Datenschutz“ verpflichtet. Die zu erwartenden Kosten können dadurch – gegenüber 
der Verarbeitung im Historischen Archiv – deutlich gesenkt werden. 
Nach einer umfassenden Marktanalyse wurde das Auftragsvolumen auf 280.000€ netto, 333.200€ 
brutto geschätzt.  
Entsprechende Aufwandsermächtigungen sind im Hpl 2018 im Teilergebnisplan 0412 – Historisches 
Archiv, Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen - veranschlagt worden. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf bereits am 07.03.2018 unter AZ.: 141/25/06/18 aner-
kannt.