Projektsachstand Personalrisikomanagement

© Thomas Wolf, www.foto-tw.de
Personalrisikomanagement
Einführung bei der Stadt Köln - Konzept
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Definitionen
• Risiken: der Fortbestand gefährdender 
Entwicklungen, die sich auf die Vermögens-, Finanz-
und Ertragslage auswirken (allgemeine Definition 
Unternehmensrisiko)
• Personalrisiken: Risiken die sich durch das Verhalten, 
die Kompetenzen, die Motivation der Mitarbeitenden 
und die organisatorische Einbettung ergeben
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Risiko-
identifizierung
Risiko-
beurteilung
Risiko-
steuerung
Risiko-
überwachung

ziel: Unterstützung der gesamtstädtischen Strategie
Risikoidentifizierung
4 Risikoarten bezogen auf die 
amtsspezifischen Schlüsselfunktionen
Die gewählten Risiken stellen klassische und 
für die Stadt Köln als entscheidend erachtete 
Personalrisiken dar. Insbesondere das 
Engpass- und das Austrittsrisiko sind bei der 
Aufgabenerledigung der Schlüsselaufgaben zu 
berücksichtigen Einflussgrößen.
Engpassrisiko Austrittrisiko
Anpassungsrisiko Motivationsrisiko
Personalrisiken
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Risikoidentifizierung
Engpassrisiko
bezeichnet die Gefahr, dass offene 
Stellen nicht planmäßig besetzt werden 
können
Motivationsrisiko
bezeichnet die Gefahr, dass die 
Mitarbeiter ihre Leistungsfähigkeit nicht 
ausschöpfen
Austrittsrisiko
bezeichnet die Gefahr, dass Mitarbeiter, 
die im Unternehmen gehalten werden 
sollen, das Unternehmen verlassen
Anpassungsrisiko
bezeichnet die Gefahr, dass sich die 
Mitarbeiter nicht ausreichend an 
technologische oder sonstige (auch 
unvorhergesehene) Entwicklungen 
anpassen können
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ziel: Unterstützung der gesamtstädtischen Strategie
Risikobeurteilung
Beurteilungskriterien mit 
Gewichtung der Risiken
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Kennzahlen
Gewichtung
Risiko-
bewertung

Risikobeurteilung durch Kennzahlen (Amt)
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Engpassrisiko:
• Alterskohorten
• Vakanzen (aktuell/Anzahl)
• Vakanzen (aktuell/Beruf)
• Krankheitsbedingte Fehlzeiten (Quote)
Austrittsrisiko:
• Austritte in 2 Jahren (Regelaustritte; Berufe; Anzahl)
• Austritte in 2 Jahren (Führungskräfte)
• Fluktuation pro Dienststelle im Jahr

Risikobeurteilung durch Kennzahlen (Amt)
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Motivationsrisiko:
• Anzahl der Anträge im Betrieblichen Vorschlagswesen (im Verhältnis 
zur MA-Zahl)
• Anzahl Bewerbungen aus diesem Bereich
Anpassungsrisiko:
• Anzahl der Fortbildungen (im Verhältnis zur MA-Zahl)
• Anzahl der Ausbildungsplätze bzw. der Ausbildungen (im Verhältnis zur 
MA-Zahl)
Soll- und Ist-Werte festlegen/überlegen bzw. Zielwerte ermitteln

Risikogewichtung
Nicht alle Risiken sind für die 
Stadtverwaltung Köln gleich zu 
gewichten
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Vorschlag für Gewichtung:
Engpassrisiko: 40 %
Austrittsrisiko: 25 %
Motivationsrisiko: 20 %
Anpassungsrisiko: 15 %
 Darstellung der Kennzahlen und 
Gewichtung in einem Dashboard
beispielhaft

ziel: Unterstützung der gesamtstädtischen Strategie
Risikosteuerung
Maßnahmen und Instrumente
ab hier dezentrale Verantwortung 
bei der Umsetzung
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Handlungsempfehlungen und 
Hilfestellungen bei der 
Entwicklung amtsspezifischer 
Maßnahmen

Risikosteuerung 
ab hier dezentrale Verantwortung bei der Umsetzung
Maßnahmen (beispielhaft):
• Identifikation der Schlüsselpositionen 
durch die Kategorisierung der KEP
• Kategorisierung der Aufgaben 
anhand der KEP
• Aufgabenpriorisierung
• Organisatorische Betrachtungen
• Frühzeitige Nachbesetzung 
Warnsystem dezentral organisieren
• LoB nutzen
Entwicklung von 
Handlungsmöglichkeiten für die 
Bewältigung der Risiken durch 
11 geordnet nach 
kurzfristig
mittelfristig
langfristig 
Umsetzung durch die Dienststellen!
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ziel: Unterstützung der gesamtstädtischen Strategie
Risikoüberwachung
Reporting und Risikokontrolle
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Risikobeurteilung
MaßnahmenÜberwachung
Reporting

Risikoüberwachung
Ebenfalls durch die Dienststellen durchzuführen
 Das Risikodashboard wird quartalsmäßig durch 11 zur Verfügung gestellt, 
dadurch können Veränderungen erkannt werden
 Qualitätsmanagement hinsichtlich der Wirksamkeit der Maßnahmen durch die 
Dienststellen durchzuführen
 Reporting innerhalb der Dienststelle
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Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/110 
 
Vorlagen-Nummer  26.08.2020 
 2463/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 31.08.2020 
Rechnungsprüfungsausschuss 08.09.2020 
 
Projektsachstand Personalrisikomanagement 
Im Jahr 2017 wurde im Verwaltungsvorstand die Vakanzsituation in der Stadtverwaltung Köln und die 
damit verbundenen Risiken thematisiert. Das Büro der Oberbürgermeisterin erteilte den Auftrag diese 
Thematik weiter zu verfolgen und systematisiert anzugehen. In der Sitzung des Rechnungsprüfungs-
ausschusses vom 27.11.2017 wurde das Thema aufgegriffen und von der Verwaltung zugesagt, ein 
Risikomanagementsystem, welches sich nicht nur ausschließlich mit der Vakanzsituation beschäftigt, 
zu konzipieren (siehe Vorlage-Nr. 3463/2017 in der Anlage). Aufgrund der Erfahrungen hinsichtlich 
der Interventionsmaßnahmen zur Verhinderung von Steuerausfällen beim Steueramt wurde das Pro-
jekt 2019 neu justiert, was dem AVR und Rechnungsprüfungsausschuss für die jeweils letzte Sitzung 
im Jahr 2019 mitgeteilt wurde (siehe Vorlagen-Nr. 3639/2017 in der Anlage).  
 
Die Verwaltung informiert mit der vorliegenden Mitteilung über den derzeitigen Stand des Projektes 
und über die nächsten Schritte. 
 
Das grundlegende Konzept (siehe beigefügte Präsentation in der Anlage) für ein städtisches Perso-
nalrisikomanagement wurde erarbeitet. Dabei wurden die wichtigsten Handlungsschritte (Risikoidenti-
fizierung, Risikobeurteilung, Risikosteuerung und die Risikoüberwachung) identifiziert. Das Personal-
risikomanagement dient als Frühwarnsystem und gibt den Dienststellen möglichst frühzeitig Hinweise 
auf mögliche Risiken.  
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert i.V. für Dr. Keller

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Die klassischen Personalrisiken (siehe Grafik) sind dabei anhand von Kennzahlen und deren Gewich-
tung in den dienststellenspezifischen Kontext einzubetten und zu bewerten. 
 
Das Konzept sieht vor, dass die Risikobeurteilung anhand eines vom Personal- und Verwaltungsma-
nagement entwickelten Dashboards, in dem Kennzahlen sowie deren Zielwerte und Gewichtung hin-
terlegt sind, jeder Dienststelle zur Verfügung gestellt werden soll. Zum Beispiel sollen für das Aus-
trittsrisiko die Kennzahlen  
 
 Austritte in 2 Jahren (Regelaustritte; Berufe; Anzahl) 
 Austritte in 2 Jahren (Führungskräfte als Schlüsselpositionen) 
 Fluktuation pro Dienststelle im Jahr 
ausgewertet werden. Die Auswertungen werden den Dienststellen quartalsweise vom Personal- und 
Verwaltungsmanagement zur Verfügung gestellt. 
 
Anhand des Dashboards, einer übersichtlichen grafischen Darstellung der Kennzahlen, können die 
Dienststellen dann in eigener Verantwortung die Risiken identifizieren. Das Personal- und Verwal-
tungsmanagement entwickelt zudem einen Handlungskatalog mit Vorschlägen für Maßnahmen wel-
che je nach Risiko kurz-, mittel- oder langfristige Reaktionen ermöglichen sollen. Die Dienststelle ent-
scheiden jeweils eigenverantwortlich welche Maßnahme sie im Weiteren ergreifen.  
 
Das Konzept, die Wirksamkeit der Kennzahlen und die praktische Anwendbarkeit werden im Projekt 
zunächst in Pilotämtern erprobt. Das Konzept wird mit den Erkenntnissen aus der Erprobung überar-
beitet und dann erfolgt ein Ausrollen auf die gesamte Stadtverwaltung. 
 
Im weiteren Verlauf wird das Personalrisikomanagementsystem laufend im Rahmen des gesamtstäd-
tischen Personalcontrollings qualitätsgesichert und ggf. angepasst.  
 
Der Sachstand im Projekt sieht wie folgt aus: 
 Das grundlegende Konzept ist entwickelt. 
 Die Kennzahlen sind identifiziert. 
 Das Kennzahlen-Dashboard wird entwickelt. 
 Eine Arbeitsgruppe innerhalb des Personal- und Verwaltungsmanagements stellt die Hand-
lungsmöglichkeiten in einem Katalog zusammen. 
 Pilotämter werden kurzfristig identifiziert. 
Die weiteren Schritte bis zum 1. Quartal 2021 sehen die Fertigstellung des Handlungskataloges sowie 
des Kennzahlen-Dashboards vor. Sobald dies erfolgt ist startet die Pilotierung in den Pilotämtern. Im 
4. Quartal 2021 sollen die Erfahrungen aus der Pilotierung in das Konzept eingearbeitet werden, so 
dass ein Ausrollen auf die Stadtverwaltung ab dem 1. Quartal 2022 erfolgen kann.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/11/113/3 
 
Vorlagen-Nummer 21.11.2019 
 3639/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 02.12.2019 
Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 
 
Sachstandsmitteilung zum Personalrisikomanagement 
Die Verwaltung informiert den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe 
/Internationales und den Rechnungsprüfungsausschuss über die Entwicklung des Projektes zur Ein-
führung eines Personalrisikomanagements. 
 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement wird die Einführung eines systematischen und damit 
dauerhaften Personalrisikomanagements neu justieren, da die Erfahrungen mit den in den Jahren 
2018/2019 ergriffenen Interventionsmaßnahmen zur Verhinderung von Steuerausfällen beim Steuer-
amt in das Projekt einfließen sollen. Die 2019 getroffenen Maßnahmen zu einer zielgruppenspezifi-
schen Personalgewinnung im Rahmen der Einrichtung des Bewerbercenters haben zudem eine in-
haltliche Anpassung der bisherigen Konzeptionierung eines Personalrisikomanagements erforderlich 
gemacht. 
 
Ziel des Risikomanagements im Hinblick auf Personal bleibt es, Risiken einzuschätzen und besten-
falls zu vermeiden, um die Handlungsfähigkeit und die Erfüllung der städtischen Aufgaben aufrecht zu 
erhalten. Das Modell soll den Dienststellen dazu dienen, im Rahmen ihrer Eigenverantwortung die 
Aufgabenerledigung sicherzustellen. Dabei soll mit zielgerichteten Maßnahmen frühzeitig gegenge-
steuert werden, wenn bspw. aufgrund absehbarer Vakanzen und Personalausfälle die Erledigung 
prioritärer Aufgaben bedroht ist. Aufgabenzuwachs verbunden mit Personalgewinnungsproblemen 
und hoher Krankenquote können zu Risiken in der Zielerreichung beitragen.  
 
Vorgesehen ist in einem Pilotbereich ein systematisches Personalrisikomanagement aufzubauen und 
zu erproben, bevor es nach positivem Projektabschluss sukzessive auf die gesamte Stadtverwaltung 
übertragen wird. Dabei sollen die Risiken dauerhaft erfasst, hinsichtlich ihrer Priorität bewertet, Inter-
ventionsmaßnahmen benannt und im Ergebnis ein Frühwarnsystem für die betroffenen Dienststellen 
installiert werden. Unabhängig vom Stand des Projektes werden die im Prozess gewonnenen Erfah-
rungen flexibel auf zwischenzeitlich ggf. eintretende Risikoszenarien in anderen Bereichen einge-
bracht. 
 
 
Projektstart:          1. Quartal 2020 
 
Meilensteine: 
 
1. Konzeption         (bis Ende 1. Quartal 2021) 
 
a. Auswertung der Erfahrungen des Steueramtes 
b. Ressourcenplanung (Konzeptionierung ggf. unter Beteiligung externer Experten) 
c. Pilotbereich festlegen

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d. Definition und Operationalisierung von allgemeingültigen Risiko-Stufen anhand der 
Kombination aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der negativen Folgen 
e. Festlegung von Kennzahlen (insb. Vakanzen und Personalgewinnung) 
f. Mögliche Instrumente für Interventionen entwickeln und in einem Katalog fixieren 
(Werkzeugkasten) 
g. Prozess, Schnittstellen, Dokumentation und Handlungsleitfaden entwickeln  
h. Technische Umsetzung, Erhebung, Auswertung und Berichtswesen planen 
 
Die ausgewiesene Dauer von einem Jahr berücksichtigt, dass die zum Teil erst zeitversetzt zu erwar-
tenden Erfolge der Maßnahmen zur konkreten Risikoprävention bei der Erstellung des Risikobuches 
einfließen sollen. 
 
 
2. Umsetzung        (bis Ende 4. Quartal 2021) 
 
a. Abfrage der vorab definierten Kennzahlen 
b. Identifikation der Risiken  
c. Erstellung eines Risikobuches für unterschiedliche Ebenen 
Sinn und Zweck des Risikobuches ist es, den Dienststellen ein Instrument an die Hand 
zu geben, um ihrer dezentralen Eigenverantwortung zur Bewältigung der Aufgaben 
und zur Steuerung der Risiken gerecht zu werden. 
d. IT-Unterstützung implementieren 
 
3. Controlling        (bis Ende 3. Quartal 2022) 
 
a. Risiken der Dienststellen auswerten 
b. Monitoring der Interventionsmaßnahmen der Dienststellen 
c. Frühwarnsystem weiterentwickeln 
 
4. Evaluation        (bis Ende 4. Quartal 2022) 
 
Erfolgskontrolle durchführen 
 
Projektende:            31.12.2022 
 
 
Die Verwaltung wird dem Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/ Interna-
tionales und dem Rechnungsprüfungsausschuss jährlich über den Projektstand berichten. 
 
Weitere Maßnahmen zur konkreten Risikoprävention 
 
Neben dem Aufbau eines systematischen Personalrisikomanagements wird die Verwaltung weiterhin 
die konkrete Risikoprävention forcieren und hat Maßnahmen zur Vorbeugung eines erhöhten Risikos 
erarbeitet. Neben den in der Vorlage 2970/2018 aufgeführten Maßnahmen sollen hier nur beispielhaft 
zusätzliche Maßnahmen genannt werden, die seit Anfang 2019 angestoßen worden sind und deren 
Umsetzung 2020 ansteht: 
 
 Die Verwaltung wird zusammen mit den Interessenvertretungen die vorhandenen Regelungen 
und Maßnahmen zum Konfliktmanagement überarbeiten. Konflikte zwischen Beschäftigten 
und zwischen Beschäftigten und Führungskräften sollen zeitnah aufgearbeitet werden, bevor 
diese zu Beeinträchtigungen der Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten und der Aufgabenerledi-
gung führen. 
 
 Im Rahmen der Prävention von Beschäftigten vor Korruptionsrisiken hat die Verwaltung die 
Richtlinie zur Rotation von Personal auf korruptionsgefährdeten Stellen überarbeitet und wird 
im nächsten Schritt eine Abfrage der Dienststellen zur Korruptionsgefährdung starten. 
 
 Dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales wurde in

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seiner Sitzung am 28.10.2019 unter TOP 4.4 der Sachstand zur Einrichtung des Bewerber-
centers berichtet. Bereits jetzt werden vielfältige Maßnahmen zur zielgruppenspezifischen 
Personalgewinnung genutzt und fortlaufend ausgebaut. 
 
 
Gez. Dr. Keller

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/111/2 
 
Vorlagen-Nummer  15.11.2017 
 3463/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 23.11.2017 
 
Personalrisikomanagement 
Ausgangslage 
 
Systematische, zielorientierte Steuerung ist eines der Kölner Reformziele. Dazu braucht es unter an-
derem ein Management für die laufende Analyse und Bewertung von Risiken etwa für den Personal-
bereich. Exemplarisch hierfür hat die Verwaltung im Auftrag des Stadtvorstandes eine erste Grundla-
ge anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzensituation vorgenommen. Der Rechnungsprüfungsaus-
schuss hat die Verwaltung in seiner Sitzung vom 27.10.2016 um eine Information zu dieser Prüfung 
gebeten. 
 
Eine Risikoanalyse anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzenabfrage ist eine nicht repräsentative 
Momentaufnahme. Sie ersetzt weder ein notwendiges konzeptionelles Fundament nach aktuellem 
wissenschaftlichem Stand noch eine darauf aufsetzende fundierte Risikobetrachtung. 
 
 
Bisherige Arbeitsergebnisse 
 
Die Verwaltung ist bei der Umsetzung des Stadtvorstandsbeschlusses in zwei Schritten vorgegangen: 
In einem ersten Schritt wurden die Anzahl der Vakanzen und deren Risikoeinschätzung abgefragt. In 
einem zweiten Schritt arbeitete eine Arbeitsgruppe die Ergebnisse auf. 
 
Als Zusammenfassung kann festgehalten werden: 
 
- Im ersten Schritt haben die Dienststellen seinerzeit vakante Stellen gemeldet und davon einen Teil 
der höchsten Risikokategorie zugeordnet, jedoch ohne nähere Priorisierung. 
- Im zweiten Schritt reduzierte sich die Anzahl der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinstufung.

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Diagramm 1: Häufung von Vakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Aufgabensparten 
 
- 
  
- Diagramm 2: Häufung der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Berufssparten 
 
 
- Es ist ständige Praxis, das die zentrale Personalverwaltung die Dienststellen bei Stellenvakanzen 
mit besonders hohem Risikopotential zusätzlich unterstützt, z. B. durch Vermittlung von Ersteinsatz-
kräften oder rotationsinteressierten Beschäftigten. 
 
 
Personalrisikomanagement 
 
Die mit Vakanzen einher gehenden Risiken sind zwar konkret, aber lediglich temporär und damit je-
derzeit veränderlich. So könnte eine erneute Vakanzenbetrachtung heute zu völlig anderen Ergebnis-
sen führen. 
Die stichtagsbezogene Risikoanalyse von Vakanzen hat die Verwaltung sensibilisiert, ein Personalri-
sikomanagement eingehend und systematisch zu entwickeln. 
 
Ein Personalrisikomanagement muss insbesondere dauerhaft anhand abstrakter Risikosektoren, -
szenarien konkrete Risiken bewertbar machen und präventive Maßnahmen schaffen, damit konkrete 
Gefahren gar nicht erst entstehen. Zugleich werden Interventionsmaßnahmen vorzuhalten sein, um 
bei dennoch eingetretenem Risiko handlungsfähig zu bleiben („System Feuerwehr“). 
Weil sich bei aller Vorsorge Risiken dynamisch entwickeln können, muss das Risikomanagement 
mittels eines „Frühwarnsystems“ flexibel ausgelegt sein.

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Zwei Risikosektoren kennt das Personalrisikomanagement: Organisationsrisiken und Personalrisiken. 
Beide Risikosektoren gehen in der Praxis Hand in Hand, so dass auch deren Wechselwirkungen ein-
zubeziehen sind. 
 
Risikoszenarien sind unter anderem: 
A. Risikoquellen (Durch wen oder was entsteht das Risiko?) 
B. Gegenstand von Risiko (Wen oder was trifft das Risiko?) 
C. Risikoursachen (Wodurch entstehen diese Risiken?) 
D. Risikofolgen (Welche möglichen Konsequenzen haben die Risiken?) 
 
Ein hundertprozentiger Vollschutz vor allen erdenklichen Personalrisiken ist zwar wünschenswert, 
aber nicht realistisch. Insofern muss eine gestufte Bewertung von Risiken anhand der möglichen Risi-
kofolgen vorgenommen werden. Dies hilft bei der  
- Aufwandsplanung für das Personalrisikomanagement 
- Beurteilung mehrerer, aufeinander treffenden Risiken 
- Intervention infolge eingetretener Risiken 
 
 
Weiteres Vorgehen 
 
Die bisherigen Arbeitsergebnisse sind eine Grundlage für ein Personalrisikomanagement. Darauf 
aufsetzend hat die Verwaltung eine Projektgruppe gebildet, welche ein Konzept für ein Personalrisi-
komanagement für die Stadtverwaltung Köln entwickeln und eine fundierte Risikoanalyse vornehmen 
wird. Die Verwaltung strebt ferner eine wissenschaftliche Begleitung der Projektgruppe an. 
 
Die Verwaltung wird dem Rechnungsprüfungsausschuss über den Projektfortgang kontinuierlich be-
richten. 
 
Gez. Dr. Keller