Digitalisierung der Kölner Stadtverwaltung; Beantwortung der Anfrage AN/1668/2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/12 
 
Vorlagen-Nummer  18.02.2019 
 4230/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.03.2019 
 
Digitalisierung der Kölner Stadtverwaltung; Beantwortung der Anfrage AN/1668/2018 
Anfrage der Ratsgruppe BUNT zu der Sitzung des UA DiKO am 26.11.2018: 
 
Mit rasanten Schritten ist die Digitalisierung der Stadtverwaltung in Köln vorangeschritten. Ganz aktu-
ell wird in den Kundenzentren die elektronische Akte für das Einwohnermeldeverfahren eingeführt. 
Viele neue Technologien haben Einzug in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen gefunden. Die Ar-
beitsverdichtung ist bei den Mitarbeiter*innen der Stadt allerdings schon seit Jahren sehr hoch. Die 
Einführung von neuen digitalen Verfahren kann daher zu Mehrbelastungen führen.   
  
Vor diesem Hintergrund fragen wir die Stadtverwaltung:  
 
1. Gibt es beim Personalrat oder woanders Stellen (z. B. Technologiebeauftragte), die  sich um die 
Sorgen und Nöten der Mitarbeiter*innen in Bezug auf die Digitalisierung kümmern? 
 
2. In welcher Form werden die Mitarbeiter*innen im Umgang mit den neuen digitalen Werkzeugen 
geschult bzw. weiter ausgebildet? 
 
3. Welche Erfahrungen wurden beim Probebetrieb zur elektronischen Akte in Chorweiler gemacht? 
 
4. Digitalisierte Aktenerfassung hat selbstverständlich viele Vorteile. Aber wie wird eine unsachge-
mäße Weitergabe an Dritte durch die Stadt verhindert?  
 
 
Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung: 
 
zu Frage 1: 
 
Für die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter*innen sind die Vorgesetzten in den Dienststellen und die 
örtlichen Personalräte die erste Anlaufstelle. Diese verfügen derzeit nicht über einen Technologiebe-
auftragten. Daneben verfügt der Gesamtpersonalrat über einen Arbeitskreis „Neue Technik“ und ein-
mal pro Jahr findet eine 1-tätige Erörterung des Gesamtpersonalrats mit dem Amt für Informations-
verarbeitung unter Beteiligung der Dienststellen Personal-und Verwaltungsmanagement, Zentrale 
Services, Bürgerdienste, Zentralen Vergabeamt, dem Datenschutzbeauftragten sowie dem IT-
Sicherheitsbeauftragten und der Stabsstelle Digitalisierung statt.  
 
In Digitalisierungsprojekten sind auch die jeweiligen Projektleitungen und –mitarbeiter wichtige An-
sprechpartner. Grundsätzlich werden die Mitarbeitenden im Rahmen der Digitalisierungsprojekte (z. 
B. Einführung von elektronischen Akten) durch unterschiedliche Changemanagement-Elemente ein-
bezogen.

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zu Frage 2: 
 
Das Fortbildungsprogramm für alle Beschäftigten der Stadt Köln bietet ein umfassendes Angebot für 
den Bereich der "digitalen Kompetenzen". Darüber hinaus werden im IV-Schulungszentrum des Per-
sonal- und Verwaltungsmanagements laufend Schulungen und Trainings zur Nutzung und Anwen-
dung der unterschiedlichen Fachanwendungen und IT-Verfahren der Fachdienststellen durchgeführt. 
Zudem werden bei der Einführung neuer Verfahren, wie zum Beispiel der Einführung der E-Akte, 
Schulungen für die betroffenen Bereiche der Dienststellen durchgeführt. 
 
 
zu Frage 3: 
 
Im Kundenzentrum Chorweiler wurde die e-Akte für die digitale Ablage von Meldeunterlagen als Pilot- 
und Testbetrieb im II. Quartal 2018 eingeführt. In der Pilotphase konnten notwendige technische Kon-
figurationen angepasst und vereinzelte Fehlersituationen schnell beseitigt werden, so dass bis De-
zember 2018 in allen neun Kundenzentren die e-Akte zur Zufriedenheit aller Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter eingeführt wurde. Seitdem entfallen Ablage-, Such- und Versandarbeiten und der Druck-
aufwand konnte ebenfalls deutlich reduziert werden. 
 
 
zu Frage 4: 
 
Zunächst ist festzustellen, dass eine versehentliche Weitergabe durch Fehlbedienung des Dokumen-
tenmanagementsystems nicht denkbar ist, weil eine automatisierte Versandfunktion nicht implemen-
tiert ist. Innerhalb jeder Anwendung wird ein an den Aufgaben orientiertes Rechte- und Rollenkonzept 
umgesetzt, welches mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt abgestimmt ist. Die Sicherheit des 
Systems ist durch eine Sicherheitsanalyse geprüft und vom IT-Sicherheitsbeauftragten freigegeben.  
Für die vorsätzliche, manuelle Weitergabe von digitalisierten Akten gelten die gleichen Datenschutz-
bestimmungen, wie für papierbasierende Akten. Die Sachbearbeitenden in den Dienststellen der 
Stadtverwaltung tragen die Verantwortung für die Einhaltung der allgemeinen und spezialgesetzlichen 
datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 
 
 
Gez. Dr. Keller