Sachstandsbericht Schwerbehindertenstelle

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/02/02-6 
 
Vorlagen-Nummer 
 0840/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 22.03.2018 
 
Sachstandsbericht Schwerbehindertenstelle 
In der Sitzung der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik am 16.05.2017, an der die Leiterin der 
Schwerbehindertenstelle Köln, Frau Klock, teilgenommen hat, wurden die von der Arbeitsgemein-
schaft aufgeworfenen Fragen zu dem vorgesehenen Verfahrensablauf sowie den gesetzlichen Grund-
lagen im Einzelnen beantwortet. Darüber hinaus wurden seitens der Stadtarbeitsgemeinschaft die 
Rückstände der Schwerbehindertenstelle thematisiert. In der damaligen Sitzung wurde vereinbart, 
dass die Schwerbehindertenstelle nach etwa einem Jahr erneut über die dortige Rückstandssituation 
berichtet: 
Die Rückstände der Schwerbehindertenstelle resultieren im Wesentlichen aus hohen krankheitsbe-
dingten Ausfällen.  
Mit dem Ziel, die Rückstände abzubauen und eine serviceorientierte Arbeit zu ermöglichen, wurden 
umfangreiche personelle wie organisatorische Maßnahmen umgesetzt. 
1. Personelle Unterstützung 
Die personellen Maßnahmen wurden in einem Stufenmodell realisiert, so dass der behördenübergrei-
fende Arbeitsprozess ausgewogen bleibt und die vorhandenen Kräfte nicht zu stark durch Einarbei-
tungsaufgaben blockiert werden. 
1.1. Stufe 1 
Seit dem 01.07.2017 arbeiten vier neue Kräfte im Antragsteam der Schwerbehindertenstelle Köln. Die 
neuen Kräfte sind inzwischen gut eingearbeitet und erledigen ihre Aufgaben selbstständig und erfolg-
reich, so dass neu eingehende Anträge und aufgelaufene Rückstände besser bewältigt werden kön-
nen. 
1.2. Stufe 2 
Ergänzend zu Stufe 1 ist im Oktober 2017 ein von der Stadt Köln finanziertes Unterstützungsprojekt 
gestartet. Dazu wurden – befristet für sechs Monate – 4,5 externe Kräfte als Task Force eingestellt. 
Damit wird ebenfalls das Ziel verfolgt, die Rückstandsbearbeitung zu erleichtern und zu beschleuni-
gen. Aufgrund des Erfolgs der Task Force wird der Einsatz um sechs weitere Monate verlängert. Die 
Task Force übernimmt einfache Aufgaben für die Antrags- und Widerspruchsbearbeitung, wie zum 
Beispiel die Abrechnung eingegangener Befundberichte und Erinnerungsschreiben wegen noch aus-
stehender Befundberichte an die behandelnden Ärzte. 
1.3. Stufe 3 
Die Stufe 3 wird aktuell umgesetzt: Am 12.03.2018 haben fünf weitere neue Kräfte ihren Dienst bei 
der Schwerbehindertenstelle aufgenommen. Die Kräfte wurden allesamt zum gleichen Zeitpunkt ein-

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gesetzt, um eine gemeinsame Einarbeitung zu gewährleisten. 
Dieses Konzept wurde bereits bei den zum 01.07.2017 eingesetzten neuen Mitarbeitenden erfolg-
reich erprobt. Vorteil der gebündelten Einarbeitung ist, dass zu grundsätzlichen Themenbereichen 
gemeinsame Schulungen stattfinden. 
In den gemeinsamen Schulungen werden insbesondere die Bedienung der angewandten SAP-
Software, allgemeine Informationen zum Verfahrensablauf und den gesetzlichen Grundlagen sowie 
die erforderlichen medizinischen Grundkenntnisse vermittelt. 
Erfahrene Kolleginnen und Kollegen werden somit durch die Einarbeitung nicht in zu hohem Maße 
zeitlich gebunden. Der Dienstbetrieb wird so wenig wie möglich belastet. Dennoch ist eine qualitativ 
hochwertige Einarbeitung der Kolleginnen und Kollegen gewährleistet. Im Ergebnis wird auf diese 
Weise ein schneller, selbstständiger Einsatz der Kräfte möglich. 
2. Ablauforganisation  
Von den zahlreichen Verbesserungen in der Ablauforganisation werden hier zwei wichtige Punkte 
beispielhaft aufgeführt: 
2.1. Installation einer Aufrufanlage 
Mit dem Ziel, das Publikum serviceorientiert bedienen zu können, wurde in den Wartebereichen der 
Schwerbehindertenstelle eine Aufrufanlage installiert. Die Bürgerinnen und Bürger können dadurch in 
Ruhe Platz nehmen, ein Vordrängeln ist nicht mehr möglich. Insgesamt wird dadurch die Wartezeit 
wesentlich entspannter, so dass die Kundenzufriedenheit gestärkt wurde. 
2.2. Steuerung der Arbeitsabläufe 
Die Bearbeitung der Anträge wird zurzeit nach festen Quoten gesteuert, um so die Rückstände 
schnellstmöglich abzubauen. Das Modell zeigt deutliche Erfolge: Die Analyse der statistischen Aus-
wertungen hat ergeben, dass zusätzlich zu den monatlich zu bearbeitenden etwa 1.900 Anträgen 
über 3.400 Rückstände bewältigt werden konnten. 
3. Aufbauorganisation  
Um die Prozesse und alle Aufgaben der Schwerbehindertenstelle auch nachhaltig effizient steuern 
und erledigen zu können und den betroffenen Bürgerinnen und Bürgern einen guten Service anzubie-
ten, wurde die Aufbauorganisation der Schwerbehindertenstellte neu konzipiert. 
Der neue organisatorische Aufbau sieht vier Serviceteams in einer Größe von fünf bis sechs Arbeits-
kräften vor. Jedes Serviceteam wird für eine festgelegte Buchstabenrate zuständig sein. Die Teams 
sind für die Antragsbearbeitung sowie die Bearbeitung von Widersprüchen und Nachprüfungen ver-
antwortlich. 
Die Aufgabenerledigung durch die einzelnen Teams wird durch die neuen Teamleitungen gesteuert. 
Im Ergebnis erhalten die Bürgerinnen und Bürger dadurch feste Ansprechpartnerinnen und An-
sprechpartner. Darüber hinaus sind die Bearbeitung von Anträgen und Widersprüchen in der Hand 
eines gemeinsamen Teams. Auf diese Weise werden Bürgerservice und Bürgernähe optimal geför-
dert.