Geschäftsprozessoptimierung - Bericht 2016

Anlage 1 zu TOP 5.1 
der Sitzung des Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen /  
Vergabe / Internationales am 03.07.2017 
Wie im Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation am 26.06.2017 ge-
wünscht, werden nachfolgend die Informationen zum Thema „Baugenehmigungsverfahren“ 
zusammengefasst und aktuell dargestellt. 
Diese betreffen die Punkte 21 - „Baugenehmigungsverfahren“, 22 - „Digitalisierung des Bau-
genehmigungsverfahrens“ und 23 – „Digitaler Prüfvermerk“ des GPO-Berichts 2016. 
Ausgangssituation: 
Als Ergebnis der GPO „Baugenehmigungsverfahren“ kann festgehalten werden, dass die am 
Verfahren Beteiligten verantwortungsbewusst mit ihren Aufgaben umgehen, sodass für die 
Verfahrensdauer nicht fachlich inhaltliche Aspekte primär ausschlaggebend sind. Vielmehr 
beeinflussen die zum Teil enorme Anzahl von Schnittstellen sowie die Antragsqualität die 
Dauer der Bescheidung. Diese Aspekte gilt es künftig zu verbessern. 
Als wesentliche Maßnahmen zur Optimierung der Einflussfaktoren sind im Ergebnis die In-
tensivierung der Antragsberatung (Punkt 21) sowie die Digitalisierung des Baugenehmi-
gungsverfahrens (Punkt 22) sowie der relevanten Geoinformationen (Punkt 23) zu nennen. 
Ziel: 
Mit der Intensivierung der Antragsberatung soll erreicht werden, dass Bürgerinnen und Bür-
ger sowie Fachkundige nach der Vorsprache bei der Bauaufsicht die Gewissheit darüber 
haben, alle notwendigen formellen und materiellen Informationen zur Vorbereitung des Bau-
vorhabens sowie über das Verfahren zu haben. 
Die Digitalisierung des Verfahrens bezieht sich auf die Einführung einer elektronischen Bau-
akte inklusive einer Vorgangsbearbeitung, sowie auf eine vollständige digitalisierte Abbildung 
des Verfahrens - von der Antragstellung bis zur Archivierung - inklusive der Bereitstellung 
erforderlicher Geoinformationen in digitaler Form (Digitaler Prüfvermerk). 
Wesentliche Maßnahmen: 
Zur Intensivierung der Antragsberatung werden derzeit u.a. folgende Maßnahmen umgesetzt 
und können somit kurzfristig einen Beitrag zur Steigerung der Antragsqualität leisten: 
• Errichten einer zentralen Anlaufstelle (Infotheke), 
• Ausbau der Räumlichkeiten der Antragsberatung (weiteres Beratungsbüro), 
• Erweiterter Zugriff auf das Geoinformationssystem, 
• Antragsannahme mit der Möglichkeit einer Direktprüfung, 
• Vorprüfung mit ggfs. kostenpflichtiger Zurückweisung eingehender Anträge, 
• Aushändigung einer Beratungsmappe mit einzelfallbezogenen Informationen. 
Neben Maßnahmen zur Intensivierung der Beratungsleistung bei der Bauaufsicht sollen mit 
den oben genannten Maßnahmen künftig ebenfalls höhere Erwartungen an die Architekten-
leistung gestellt werden. Entwurfsverfasserinnen und Entwurfsverfasser sollen dahingehend 
sensibilisiert werden, die Qualität der Antragsunterlagen zu verbessern. Daneben soll die 
Inanspruchnahme der Beratungsleistung bei der Bürgerberatung der Bauaufsicht vor der 
Antragstellung gefördert werden.

Für die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens sind u.a. folgende Maßnahmen ge-
plant: 
• Installation eines „Bauportals“ 
• Online-Antragstellung 
• Elektronische Bauakte 
• Elektronische Vorgangsbearbeitung 
• Elektronische Fachdienststellenbeteiligung 
• Digitaler Prüfvermerk (Auszug aus dem örtlichen Bau- und Planungsrecht) 
Entwurfsverfasser/-innen sollen die erforderlichen Grundstücksinformationen bereits vor 
Antragstellung im Rahmen der Planung des Bauprojektes beziehen. Es wäre mithin eine 
Schnellbewertung des Bauvorhabens möglich und eventuelle Fragestellungen und Prob-
lemlagen können mit den beteiligten Fachdienststellen vorab und letztlich frühzeitig ge-
klärt werden. 
Ein digitales Verfahren soll eine schnellere Bearbeitung ermöglichen sowie aufgrund einer 
parallelen Sachbearbeitung zu einer schnelleren Einbeziehung bzw. zu einer leichteren Ab-
stimmung aller relevanten Ämter in das Baugenehmigungsverfahren führen und somit einen 
reibungslosen Prozessverlauf unterstützen. 
Aktuell wird die technische Realisierbarkeit der angedachten Maßnahmen überprüft und 
konzeptioniert. Es zeichnet sich bereits schon jetzt ab, dass die Digitalisierung des Verfah-
rens voraussichtlich zu Investitionen in die bestehende Infrastruktur führen wird. 
Darüber hinaus bedeutet die Komplexität der technischen Änderungen für die Beschäftigten 
eine erhebliche Veränderung. Daher ist es umso wichtiger, die betroffenen Kolleginnen und 
Kollegen mit in den Veränderungsprozess einzubeziehen; denn je größer die Veränderung, 
desto größer ist der Informationsbedarf. Die Vorgehensweise wird einige Zeit in Anspruch 
nehmen. Sie ist jedoch wichtig, um einen nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.  
Wir bieten Ihnen an, die bisherigen Untersuchungsergebnisse detailliert im Unterausschuss 
Digitale Kommunikation und Organisation vorzustellen und weiterhin regelmäßig über den 
Verlauf des Projektes zu informieren.

Anlage 2 zu TOP 5.1 
der Sitzung des Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen /  
Vergabe / Internationales am 03.07.2017 
Wie im Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation am 26.06.2017 ge-
wünscht, wird mit nachfolgendem Sachstandsbericht die Projektentwicklung des „Bewerber-
managements“ (Punkt 3 des GPO-Berichts 2016) auf aktuellem Stand fortgeschrieben. 
 
Im ersten Quartal 2017 wurden die Ergebnisse der Marktsichtung und der interkommunalen 
Austauschprozesse in ein umfangreiches Lastenheft und einen Anforderungskatalog für ein 
nationales Vergabeverfahren überführt. 
Gegenüber der bisherigen Zeitplanung kam es zur Verzögerung, da die grundsätzliche Ent-
scheidung über eine verwaltungsinterne Lösung oder eine Hosting-Lösung des Verfahrens 
abgestimmt werden musste und die bisherigen Ergebnisse der gesamtstädtischen Verwal-
tungsstrukturreform in Verbindung mit der Weiterentwicklung des Amtes 11 im Lastenheft 
aufgegriffen wurden. Dabei wurde der Aspekt der Stärkung der Fachdienststellen berück-
sichtigt. Etwaige, zum jetzigen Zeitpunkt bekannte Überlegungen, wie das künftige Bewer-
bercenter, flossen ebenfalls in das Lastenheft mit ein. 
Die Arbeiten zum ausschreibungsreifen Lastenheft sind mittlerweile abgeschlossen, so dass 
im dritten Quartal 2017 mit einer Veröffentlichung der Ausschreibung und dem Abschluss 
des Vergabeverfahrens zu rechnen ist. 
Beginnend im vierten Quartal 2017 sind die Tests und Inbetriebnahme des im Vergabever-
fahren ausgewählten Bewerbermanagementsystems in die IV-technische Systemlandschaft 
der Stadt Köln, inklusive der Schnittstellen zu den bestehenden Verfahren wie beispielsweise 
SAP HCM, Doxis 4 (e-Personalakte) und Geva-Cockpit (Home-Einstellungstest) geplant. 
In 2018 ist die Produktivsetzung für die Piloten (Bewerbercenter und Amt für Feuerschutz, 
Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz) vorgesehen. In einem weiteren Schritt ist die ge-
samtstädtische Einführung und Nutzung des neuen Bewerbermanagementsystems geplant. 
Die Gebäudewirtschaft und die Bühnen der Stadt Köln haben ebenfalls Interesse bekundet 
die Software künftig mitzubenutzen.

Geschäftsführung  
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und 
Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 
Frau Mahmod 
Telefon:  (0221) 221 25001  
Fax       :  (0221) 221 26565 
E-Mail:  midia.mahmod@stadt-koeln.de 
Datum: 21.06.2017 
Auszug 
aus der Niederschrift der Sitzung des Ausschusses Allgemeine 
Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales vom 
27.03.2017 
öffentlich 
5.1 Geschäftsprozessoptimierung - Bericht 2016 
0654/2017 
 
Der Ausschuss hat vor Eintritt in die Tagesordnu ng beschlossen, die Mitteilung ohne 
Beratung in den Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation zu ve r-
weisen und anschließend im AVR zu behandeln.

Geschäftsprozessoptimierung 
Bericht 2016

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 2 
Inhaltsverzeichnis 
1. Wesentliche Entwicklungen 3 
2. Projekte 4 
Dezernat I – Allgemeine Verwaltung, Ordnung und Recht 4 
1. Aufbau eines Datenbestandes für das Vorrangnetz Schwerlasttransporte 
am Beispiel der Stadt Köln 4 
2. Betriebliches Vorschlagswesen 5 
3. Bewerbermanagement 6 
4. Bewohnerparken 7 
5. DV-Unterstützung Großveranstaltungen 8 
6. E-Gewerbe – elektronisches Gewerbe 10 
7. E-Ausländerakte – Elektronische Ausländerakte 12 
8. E-Personalakte – Elektronische Personalakte 14 
9. E-Payment – Elektronische Bezahlverfahren 15 
10. Optimierung der Verwarn- und Bußgeldsachbearbeitung 16 
11. Weiterentwicklung Output Management – Verlagerung von 
Arbeitsplatzdrucken 18 
12. Workflow Personalwirtschaft 19 
13. Vergabe 20 
14. Vertragsmanagement 22 
15. Zentrale Scanstelle 22 
Dezernat II – Finanzen 24 
16. Verbesserung der Qualität im Rechnungswesen 24 
Dezernat IV –Bildung, Jugend und Sport 25 
17. Beistandschaft 25 
18. Kinderbetreuung 26 
Dezernat V – Soziales, Integration und Umwelt 28 
19. Wohnungsbauförderung und -vermittlung 28 
Dezernat VI – Stadtentwicklung, Planen, Bauen und Verkehr 29 
20. Baummanagement 29 
21. Baugenehmigungsverfahren 30 
22. Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens 32 
23. Digitaler Prüfvermerk 34 
24. Unterstützung der Lager- und Fuhrparkverwaltung sowie des 
Friedhofswesens beim Amt für Landschaftspflege und Grünflächen 35 
3. Ausblick 37

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 3 
1. Wesentliche Entwicklungen 
Zukunftsweisende Projekte der Stadt Köln werden immer komplexer. Deshalb erfordern sie 
auf den unterschiedlichen Ebenen eine enge und zielorientierte Zusammenarbeit der jeweils 
zu beteiligenden Stellen.  
Zu den Akteuren gehören zum einen organisationsübergreifend Abteilungen, Ämter und 
Dezernate der Stadt Köln und zum anderen politische Entscheidungsträgerinnen, 
Entscheidungsträger, Vertreterinnen und Vertreter der Stadtgesellschaft sowie 
interkommunale Partnerinnen und Partner. Vor diesem Hintergrund ist eine ständige 
Weiterentwicklung der Stadtverwaltung und ihrer Geschäftsprozesse erforderlich. 
Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist für die Stadt Köln seit einigen Jahren ein Thema 
mit großer Bedeutung. Ziel ist es, Verwaltungsabläufe ganzheitlich zu betrachten und diese 
unter Berücksichtigung verschiedener Fachkompetenzen sowie innovativer Lösungen zur 
Verwaltungsmodernisierung weiterzuentwickeln und zu dokumentieren. 
Die in diesem Bericht unter 2. dargestellten Projekte werden gemeinsam vom Amt für 
Personal, Organisation und Innovation und dem Amt für Informationsverarbeitung sowie bei E-
Government-Themen mit der Dienststelle E-Government und Online-Dienste umgesetzt, 
natürlich zusammen mit den jeweiligen Fachdienststellen sowie bei Bedarf weiteren 
Projektbeteiligten. 
Auch im Jahr 2016 spielte der Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen zum Thema 
Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung von Prozessen eine wichtige Rolle. Inhaltlich 
lag der Schwerpunkt der interkommunalen Aktivitäten bei den Themen Prozesskatalog, 
Prozessmodelle und Prozessmanagement. Dazu wirkt die Stadt Köln unter anderem intensiv 
bei der Qualitätssicherung des Prozesskataloges der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für 
Verwaltungsmanagement mit und steuerte, gemeinsam mit dem Rhein-Erft-Kreis, ein 
Nutzungsszenario zum Bericht „Prozessmodelle erfolgreich nutzen – 18 Beispiel aus der 
kommunalen Praxis“ bei.  
In regelmäßigen Treffen, die auch von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für 
Verwaltungsmanagement initiiert wurden, wurden Best-Practice-Modelle und neue 
Entwicklungen des Prozessmanagements in den einzelnen Kommunen vorgestellt und 
diskutiert. Die im Arbeitskreis ausgetauschten Erfahrungen verbessern dabei das 
Geschäftsprozessmanagement in allen beteiligten Kommunen.  
Mit dem im Juli 2016 in Kraft getretenen E-Government Gesetz Nordrhein-Westfalen wurden 
nun auch die rechtlichen Weichen für die digitale Zukunft der Verwaltung in Nordrhein-
Westfalen gestellt. Das Gesetz soll dazu beitragen, die Verwaltung an die Anforderungen der 
digitalen Gesellschaft anzupassen, bürokratische Hürden abzubauen und die elektronische 
Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern medienbruchfrei zu ermöglichen. 
Das Inkrafttreten des neuen E-Government-Gesetzes NRW unterstützt die Stadt Köln bei der 
Umsetzung von Projekten, deren aktueller Sachstand in diesem Bericht vorgestellt wird. 
Beispielhaft sei die Einführung verschiedener elektronischen Akten, eines elektronischen 
Bezahlverfahrens, der elektronischen Rechnungsbearbeitung sowie der Einrichtung einer 
zentralen Scanstelle genannt.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 4 
2. Projekte 
Im Rahmen von GPO-Projekten werden gemeinsam mit den am Prozess beteiligten 
Fachdienststellen, den jeweiligen Personalräten sowie gegebenenfalls mit weiteren 
Projektbeteiligten die Zielsetzungen und der Verbesserungsprozesse erarbeitet, dokumentiert 
und umgesetzt. Insbesondere die Umsetzung des erarbeiteten Maßnahmenkatalogs für die 
Verbesserungen ist sehr zeitintensiv, so dass die Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung 
häufig mittelfristig, in den meisten Fällen erst langfristig Wirkung entfalten. 
Dieser Bericht schließt an den Bericht 2015 an, den Sie im Internet unter dem Link 
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/vo0050.asp?__kvonr=58671
 finden. 
Dezernat I – Allgemeine Verwaltung, Ordnung und Recht 
1. Aufbau eines Datenbestandes für das Vorrangnetz Schwerlasttransporte am 
Beispiel der Stadt Köln 
a. Projektbeschreibung: 
Das Projekt Aufbau eines Datenbestandes für das Vorrangnetz Schwerlasttransporte 
am Beispiel der Stadt Köln dient der IT-technischen Unterstützung und Optimierung 
des städtischen Genehmigungsprozesses von Großraum- und Schwertransporten. 
b. Ziele: 
− Durch die Optimierung des stadtinternen Genehmigungsprozesses werden 
Medienbrüche reduziert und der Gesamtprozess beschleunigt. 
− Durch die Bereitstellung von Fachinformationen für die Transportwirtschaft 
verringert sich der Prüfaufwand und die Bearbeitungsdauer, da mehr 
genehmigungsfähige Anträge bei der Genehmigungsbehörde eingehen. 
− Durch Bereitstellung von Fachinformationen kann die Investitionssteuerung 
(Erneuerung und Instandhaltung) bei der Sanierung der kommunalen und 
überregionalen Verkehrsinfrastruktur bei „Korridorstraßen“ verbessert werden. 
− Die Daten der Transportwirtschaft werden mit eingebunden, um ein 
vollständiges Datenbild zu erhalten. Daten der Stadt Köln werden in 
überregionalen und bundesweiten Informationssystemen bereitgestellt, zum 
Beispiel für das Integrationsnetz Straße (INS), den Mobilitätsdatenmarktplatz 
(MDM) oder die Anwendung VEMAGS Statik, um ein flächendeckendes 
Informationsnetz aufzubauen. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Die Arbeiten werden im Rahmen des Projektes „Großraum- und Schwertransporte“ 
des Ministeriums für Bauen, Wohnen, Stadtentwicklung und Verkehr des Landes 
Nordrhein-Westfalen auf Basis der 2015 von der Unterarbeitsgruppe „Open Data und 
Schwerlastnavigation“ (UAG 2) vorgelegten Projektskizze weitergeführt.  
Es wurde ein Vorrangnetz zur Bündelung des Großraum- und Schwerlastverkehrs 
entwickelt und mit den Stakeholdern abgestimmt. Für dieses im Endausbau auf 155 
Tonnen Fahrzeug-Gesamtgewicht ausgelegte Netz sollen alle 
genehmigungsrelevanten Strecken- und Bauwerksdaten auf aktuellem Stand 
elektronisch verfügbar gehalten werden, um so den Antrags- und

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 5 
Genehmigungsprozess zu vereinfachen, notwendige Investitionen zu steuern und die 
Daten über Informationssysteme zur Verfügung zu stellen. 
Die Daten sollen, sofern rechtlich möglich, den Beteiligten möglichst flächendeckend 
zur Verfügung gestellt werden. Hierzu fanden diverse Gespräche mit Straßen.NRW 
und dem Projekt Mobil-im-Rheinland statt. Hier mussten unter anderem noch 
technische Entwicklungen bei den Partnern abgewartet werden. Daneben werden 
bereits viele Daten auf dem Open-Data-Portal der Stadt Köln angeboten. 
Das im Rahmen des Projektes aufgebaute Know-how bezüglich der 
Datenaufbereitung und der grafischen Darstellung in Informationssystemen wird auch 
in anderen Digitalisierungsprojekten genutzt. 
d. Ausblick: 
Die für das Jahr 2017 geplanten Maßnahmen zielen darauf ab, zusammen mit den 
beteiligten Partnern Straßen.NRW und Mobil-im-Rheinland weitere vorhandene 
Fachinformationen elektronisch zur Verfügung zu stellen.   
Daneben werden die Diskussionen in den Themenbereichen LKW-Navigation und 
Baustellenmanagement mit externen Partnern intensiviert und ausgebaut. 
In Fortentwicklung des abgestimmten Entwurfs des Vorrangnetzes soll dieser dann in 
die politische Diskussion gegeben werden. 
2. Betriebliches Vorschlagswesen  
a. Projektbeschreibung: 
Das Betriebliche Vorschlagswesen möchte Kenntnisse und Erfahrungen der 
Beschäftigten mobilisieren, um sie für eine leistungsfähige, moderne Verwaltung 
nutzbar zu machen. 
Neben der Akquise neuer Vorschläge betreut die Geschäftsstelle des Betrieblichen 
Vorschlagswesens die Einreicherinnen und Einreicher und bindet alle notwendigen 
Stellen ein, die zur Bewertung eines Vorschlages notwendig sind. 
b. Ziele: 
− Primäres Ziel des Projektes ist die ressourcenschonende Gestaltung des 
Geschäftsprozesses. Eine geeignete IT-Unterstützung ist dabei genauso im 
Fokus wie die Reduzierung der Schnittstellen und Medienbrüche. 
− Die Verbesserungsvorschläge sollen für die Beschäftigten zukünftig 
transparent bearbeitet werden. 
− Die entstehenden Freiräume sollen anschließend dafür genutzt werden, die 
Umsetzung der Verbesserungsvorschläge stärker zu forcieren. In der Summe 
sollen alle Maßnahmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren, mehr 
qualitativ gute Verbesserungsvorschläge einzureichen. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Auf der Grundlage der bestehenden Soll-Konzeption für eine Neuausrichtung des 
Betrieblichen Vorschlagswesens hat sich als geeignetste Lösung für eine technische 
Unterstützung ein eigenentwickeltes Verfahren auf der Basis einer bestehenden 
Anwendung herausgestellt. Erste Überlegungen für eine Umsetzung wurden zu 
diesem Zweck getroffen. Das Projekt konnte wegen höherer Prioritäten bei anderen 
übergreifenden Projekten nicht fortgeführt werden.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 6 
d. Ausblick: 
Die Überlegungen zum Betrieblichen Vorschlagswesen stehen in engem 
Zusammenhang mit der Neuausrichtung des Amtes für Personal, Organisation und 
Innovation. In diesem Kontext ist nun auch die konsequente Umsetzung der neuen 
Konzeption des Betrieblichen Vorschlagswesens vorgesehen. 
3. Bewerbermanagement 
a. Projektbeschreibung: 
Die Stadt Köln bildet in bis zu 35 Berufsfeldern aus, von der klassischen 
Verwaltungsausbildung über Ausbildungen in der Informationstechnik, im 
Bauingenieurswesen, bis hin zu Berufen wie Forstwirtin oder Forstwirt, Fotografin 
oder Fotograf etc. Das Amt für Personal, Organisation und Innovation bearbeitet im 
Ausbildungsbereich jährlich etwa 7.000 Bewerbungen.  
Dazu kommen eine große Anzahl an externen Initiativbewerbungen, Bewerbungen für 
extern ausgeschriebene Stellen sowie für das Freiwillige ökologische Jahr und für 
Schülerpraktika. Neben diesen Bewerbungen gehen auch Bewerbungen direkt bei 
den Fachdienststellen ein.  
Insgesamt gibt es rund 12.000 Bewerbungen ohne den Ausbildungsbereich. Rechnet 
man diesen dazu, kommt man auf rund 19.000 externe Bewerbungen. Weiterhin 
berücksichtigt werden müssen dann noch mal zusätzlich 2.000 stadtinterne 
Bewerbungen. 
Das zurzeit verwendete IT-Verfahren entspricht nicht den Anforderungen an ein 
modernes Bewerbermanagementsystem und wird vom Hersteller nicht mehr 
weiterentwickelt sowie gewartet. Es muss daher kurz- bis mittelfristig durch eine 
zukunftsfähige Lösung ersetzt werden, die auch den Anforderungen der 
Bewerberinnen und Bewerbern an eine attraktive Arbeitgeberin entgegen kommt. 
b. Ziele: 
− Die elektronische Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern soll 
unterstützt werden. Dadurch  können Einsparungen durch Verringerungen des 
Postverkehrs, Beschleunigung und Vereinfachung der Verfahren sowie eine 
Verkürzung der Durchlaufzeiten erzielt werden. 
− Eine standardisierte Bearbeitung und Bündelung von Bewerbungen wird 
ermöglicht. 
− Die Aktenhaltung wird durch die Einführung der elektronischen Bearbeitung 
verringert, gleichzeitig werden interne Kommunikationswege beschleunigt. 
− Es werden neue Rekrutierungswege durch Intensivierung der Online-
Bewerbung erschlossen. 
− Eine effizientere Stellenbesetzung wird durch eine ämterübergreifende 
Verteilung guter Bewerbungen (Bewerberpool) ermöglicht. 
− Die Dokumentation und Transparenz der Prozesse wird verbessert. 
− Es werden umfassende Auswertungsmöglichkeiten geschaffen. 
− Es ist geplant, durch entsprechende Schnittstellen, eine medienbruchfreie 
Übernahme der Bewerberdaten in die Personaladministration und - zukünftig - 
in die elektronische Personalakte zu ermöglichen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 7 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Um die Anforderungen an das zu beschaffende Fachverfahren zu ermitteln, haben 
das Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz sowie das Amt für 
Personal, Organisation und Innovation gemeinsam auf Basis einer IST-
Prozessaufnahme sowohl die notwendigen Verfahrensschritte als auch die 
Prozessbeteiligten erfasst. Dabei wurden die Prozesse für verschiedene 
Beschäftigtengruppen separat aufgenommen.  
Für den zukünftigen SOLL-Prozess wurde ein modulares Verfahren entwickelt. 
Mithilfe dieses Verfahrens können die unterschiedlichen Anforderungen der diversen 
Bewerbungen abgebildet werden. Der SOLL-Prozess wurde mit den Beteiligten 
abgestimmt. Die Anforderungen werden im Lastenheft abgebildet.  
Anschließend erfolgte eine gründliche Marktsichtung im Rahmen von 
interkommunalen Austauschprozessen sowie durch Besuche von Fachmessen und 
Erfahrungsaustausche mit städtischen Kooperationspartnern. 
Derzeit wird ein Lastenheft durch die projektbeteiligten Dienststellen erstellt, das die 
Anforderungen an das einzuführende Bewerbermanagement in funktioneller und 
technischer Hinsicht darstellt. 
d. Ausblick: 
Aktuell wird die Ausschreibung vorbereitet. In einem nächsten Schritt soll dann das 
Vergabeverfahren im 1. Quartal 2017 durchgeführt werden.  
Im 3. Quartal 2017 soll das neue Verfahren für den Bereich der Ausbildungsleitung 
eingeführt werden. Sodann ist eine weitere Pilotierung in den Bereichen 
Personaleinsatz und dem Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und 
Katastrophenschutz vorgesehen. Perspektivisch werden für die gesamte 
Stadtverwaltung im Stellenbesetzungsverfahren einheitliche Prozesse und Standards 
definiert und gebündelt.  
Das neue Bewerbermanagementsystem wird für die genannten Piloten zeitnah in 
2017 umgesetzt, sodass Prozessverbesserungen realisiert und knappe Ressourcen 
effektiver sowie effizienter eingesetzt werden können.  
4. Bewohnerparken 
a. Projektbeschreibung: 
Die bisherige Bewohnerparken-Anwendung (Online-Formular mit manueller 
Bearbeitung durch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter) wird durch eine 
neue, integrierte Anwendung abgelöst. Beantragung, Bezahlung und Ausdruck soll in 
einem Vorgang medienbruchfrei ermöglicht werden. Eine Vorsprache beim 
Kundenzentrum ist im Regelfall nicht mehr erforderlich. 
b. Ziele: 
− Durch ein IT-unterstütztes Antragsverfahren ergeben sich Verbesserungen im 
Bürgerservice, wie zum Beispiel der Wegfall von persönlichen Vorsprachen.  
− Durch optimierte Prozessabläufe werden Warte- und Bearbeitungszeiten 
reduziert. 
− Die online gestützten Angebote der Stadt Köln werden ausgeweitet.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 8 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Mit der stetigen Neuausweisung von Bewohnerparkgebieten nimmt die Zahl der 
Anträge auf einen Bewohnerparkausweis (Neuanträge und Verlängerungen) weiter 
zu. Gingen im Jahr 2015 rund 56.000 Anträge ein, waren es 2016 bereits über 58.000 
Anträge. 
Die Parkausweise werden in den Kundenzentren ausgestellt. Im Rahmen der 
Organisationsuntersuchung Kundenzentren hat sich das Produkt - auch aufgrund 
geringer rechtlicher Beschränkungen - als besonders geeignet für ein Online-Angebot 
herauskristallisiert. Auf Grundlage des entwickelten SOLL-Konzeptes mit integrierter 
E-Payment- und print@home-Lösung wurde eine Marktsichtung vorgenommen. 
Bürgerinnen und Bürger sollen ihren Ausweis danach bequem von zu Hause aus 
bezahlen und ausdrucken können. 
Der Bedarf für die Ablösung der vorhandenen, aber technisch mittlerweile veralteten 
Softwarelösung wurde im November 2015 vom Rechnungsprüfungsamt anerkannt.  
Das Ergebnis der durchgeführten Marktsichtung ergab, dass das Produkt 
„Bewohnerparken“ der regio iT geeignet ist, um die gestellten Anforderungen zu 
erfüllen. Zurzeit findet eine vertragliche Klärung statt. Im Dezember 2016 wurde 
bereits mit dem Aufbau der Testumgebung begonnen. Eine enge Abstimmung 
innerhalb des Projektteams ist sichergestellt. 
d. Ausblick: 
Nach derzeitigem Zeit-/Maßnahmenplan wird von einer produktiven Bereitstellung der 
neuen Lösung zur Jahresmitte 2017 ausgegangen. Die Zielerreichung hängt 
wesentlich von den Ergebnissen der Testphase und der Geschwindigkeit der 
Umsetzung der noch zu entwickelnden Zusatzanforderungen durch regio iT ab. 
5. DV-Unterstützung Großveranstaltungen 
a. Projektbeschreibung: 
Die Stadt Köln ist zuständig für die Genehmigung von Veranstaltungen auf 
öffentlichem Straßenland sowie öffentlichen Sport- und Grünflächen. Innerhalb der 
Stadtverwaltung sind dabei unterschiedliche Dienststellen für die Genehmigung 
zuständig. Im Rahmen des Genehmigungsverfahrens werden neben innerstädtischen 
Dienststellen weitere öffentliche und private Stellen beteiligt. 
Generell verursachen gerade Großveranstaltungen und Großereignisse eines hohen 
Koordinations- und Beteiligungsaufwand. Gleichzeitig sind die 
Sicherheitsanforderungen an Veranstaltungen gestiegen und bedürfen der 
gemeinsamen Anstrengung von öffentlichen und privaten Stellen, um für die 
Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen reibungslosen und möglichst gefahrlosen 
Ablauf der Veranstaltung sicherzustellen. 
Um alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen und zeitnah 
handlungsfähig zu machen sowie die getroffenen Maßnahmen revisionssicher zu 
dokumentieren, sollen mit Hilfe einer IT-unterstützten Lösung die grundsätzlich vier 
Phasen eines solchen Ereignisses abgewickelt, bearbeitet und ausgetauscht werden: 
Beantragung, Genehmigung, Durchführung, Nachbereitung

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 9 
Aus Gründen der Einheitlichkeit und zur Vermeidung eventueller Medienbrüche soll 
diese Lösung durchgängig für die Verwaltung aller Arten von Veranstaltungen 
eingesetzt werden. 
b. Ziele: 
− Durch die prozessuale Festlegung einzuhaltender Mindeststandards bei der 
Genehmigung von Großveranstaltungen wird eine Risikominimierung für die 
Teilnehmerinnen und Teilnehmer beziehungsweise die Besucherinnen und 
Besucher erreicht.  
− Es findet eine Prozessbeschleunigung durch die durchgängige Nutzung 
elektronischer Kommunikationsmittel statt. 
− Die Transparenz wird durch eine bessere Dokumentation und 
Nachvollziehbarkeit gesteigert. 
− Es besteht Revisionssicherheit der bei der Genehmigung zugrunde liegenden 
Genehmigungsvoraussetzungen und Sicherheitsanforderungen. 
− Durch die Einführung von standardisierten Abläufen beziehungsweise 
Prozessen, soweit veranstaltungsbezogen möglich, wird das jeweilige 
Verfahren vereinfacht. 
− Der Abstimmungsaufwand wird durch die Schaffung einer gemeinsamen 
Informationsplattform minimiert. 
− Alle zur Verfügung stehenden Informationen aus den verschiedenen 
Fachverfahren werden zur Verfügung gestellt und damit Doppelarbeiten 
vermieden. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Im Rahmen der Prozessaufnahme wurde festgestellt, dass aufgrund der 
Verschiedenartigkeit der Veranstaltungen nur ein allgemeingültiger – notgedrungen 
gröberer – Prozessablauf dargestellt werden kann, der je nach einzelner 
Veranstaltung individuell angepasst werden muss. 
Für die Fachanwendung bedeutet dies, dass diese die Möglichkeit bieten muss, auch 
einen Workflow flexibel auszugestalten. Darüber hinaus soll sie eine Unterstützung 
nicht nur in administrativen Funktionalitäten sondern auch in Bezug auf geografische 
Informationen enthalten.  
Nachdem die Dienststellen, die bei den Genehmigungsprozessen in erster Linie 
beteiligt werden, diverse Lösungen und Ansätze anderer Kommunen und Anbieter 
gesichtet und bewertet haben, wurde mit der Stadt Duisburg ein Vertrag 
abgeschlossen, der die probeweise Nutzung der dortigen Eigenentwicklung für ein 
halbes Jahr umfasst.  
Im Rahmen dieses Probebetriebes wurden zunächst die Veranstaltungen zur 
Eröffnung des Straßenkarnevals 2016 am 4. Februar 2016 testweise abgebildet. 
Dabei stellte sich heraus, dass die Software die in sie gesetzten Erwartungen nicht 
erfüllen kann. Nach Einschätzungen des Koordinierungsgremiums wird die Software 
den Anforderungen der Stadt Köln nicht gerecht.  
Eventuelle andere Fachverfahren sind - auch nach erneuter Recherche durch das 
Amt für Informationsverarbeitung - auf dem Markt nicht vorhanden, so dass seitens 
des Bereiches „Straßen- und Grünflächennutzungen, Veranstaltungsservice, 
Drehgenehmigungen“ die Suche nach einer geeigneten Software eingestellt wurde.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 10 
Stattdessen wird das Amt für Informationsverarbeitung zusammen mit dem 
zuständigen Bereich über eine Projektskizze ein neues Entwicklungsprojekt 
abstimmen. Grundsätzlich ist eine Eigenlösung vorgesehen, die unterschiedliche bei 
der Stadt Köln eingesetzte IT-Lösungen und Informationsquellen verbindet und 
gegebenenfalls noch zusätzlich notwendige Anwendungen in eine Gesamtlösung 
integriert. 
Das Amt für Informationsverarbeitung wird zudem über den Dachverband 
Kommunaler IT-Dienstleister (KDN) versuchen, auch andere Kommunen für eine 
Beteiligung an der Entwicklung der Lösung zu gewinnen. 
Parallel zur Bewertung der Duisburger Lösung wurde im Bereich „Straßen- und 
Grünflächennutzungen, Veranstaltungsservice, Drehgenehmigungen“ ein zentraler 
Ansprechpartner für Großveranstaltungen geschaffen. Der Bereich ist zurzeit mit zwei 
Stellen ausgestattet und  betreibt seit dem 1. Januar 2016 zusätzlich ein erhöhtes 
Risikomanagement in der Rolle als fiktive Veranstalterin. Der zentrale 
Ansprechpartner hat sich bei der Genehmigung von Großveranstaltungen bewährt. 
d. Ausblick: 
Da kein geeignetes Fachverfahren zur Dokumentation von Großveranstaltungen 
gefunden werden konnte, wird das Projekt, wie oben beschrieben, unter der 
Bezeichnung „Verwaltung von genehmigungspflichtigen Veranstaltungen" neu 
aufgelegt. Eine Wiederaufnahme in die GPO-Berichterstattung erfolgt im Rahmen 
einer Evaluierung bei Einführung der geplanten Eigenlösung. 
6. E-Gewerbe – elektronisches Gewerbe 
a. Projektbeschreibung: 
Das Amt für öffentliche Ordnung, insbesondere die Gewerbemeldestelle, sowie 
weitere Dienststellen nutzen für die prozessorientierte Bearbeitung und Verwaltung 
der Gewerbeangelegenheiten wie Meldungen, Anträge, Genehmigungen, Erlaubnisse 
etc. das Fachverfahren „migewa“. Darüber hinaus wird weiteren Dienststellen und 
Ämtern in der Verwaltung ein individueller, rechtebasierter Lesezugriff auf die 
Gewerbedaten ermöglicht. 
Jährlich werden regelmäßig rund 192.500 Gewerbeanmeldungen an bis zu 11 
Empfangsstellen übermittelt. Hier soll eine elektronische, automatisierte und 
medienbruchfreie Übertragung ermöglicht werden.  
Hinzu kommen insgesamt 21.000 Auskünfte aus dem Gewerberegister der Stadt 
Köln, wovon 2.500 private und gewerbliche Auskunftsersuchen gebührenpflichtig 
sind. 18.500 gebührenfreie Auskünfte werden jährlich anderen Behörden zur 
Verfügung gestellt. Diese Auskünfte werden bisher aus dem Fachverfahren migewa 
von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter ausgedruckt und per Post 
zugestellt. In einem ersten Schritt soll den Behörden ein elektronisches 
Auskunftsportal zu Verfügung gestellt werden. Dies ermöglicht den angeschlossenen 
Behörden, ihre Abfrageergebnisse direkt weiter zu verarbeiten. 
Weiterhin soll den Gewerbetreibenden die Möglichkeit geboten werden, ihre 
Gewerbemeldung im Internet zu erfassen. Die hierfür notwendigen Meldeformulare 
und Beiblätter werden automatisch erzeugt und die Daten im Hintergrund ohne 
Medienbruch in den Posteingang des Fachverfahrens übertragen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 11 
b. Ziele: 
− Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Übertragung der 
Gewerbemeldedaten an empfangsberechtigte Stellen wird umgesetzt. 
− Elektronische Übertragungs- und Kommunikationswege werden durchgängig 
genutzt, hierdurch erfolgt eine Optimierung der Arbeitsabläufe die zu einer 
Prozessbeschleunigung und -optimierung führen.  
− Sowohl die Auskunftsersuchen externer Stellen als auch der Bürgerservice 
werden über das Stadt Köln-Portal verbessert, da erstmalig eine 
Onlineanwendung hierfür zur Verfügung steht. 
− Die Datenqualität steigt. 
− Ein automatisierter Austausch der Gewerbeanfragen zwischen den 
Kommunen wird ermöglicht. 
− Die Transparenz, Kommunikation und Dokumentation werden verbessert. 
− Eine Kostenersparnis durch Wegfall von Druck- und Papier- sowie 
Portokosten wird realisiert. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Das Inkrafttreten der Gewerbeanzeigeverordnung am 1. Januar 2015 und 
gewerberechtliche Verordnungen erforderten mehrere Updates des Fachverfahrens 
im Jahr 2016. 
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat für die elektronische 
Übermittlung der Daten an die Empfangsstellen eine Spezifikation „XGewerbe“ 
erarbeitet und Ende November 2015 als einzusetzenden Standard zum 1. Januar 
2016 veröffentlicht. Alternativ galt für eine Übergangsfrist von einem Jahr die 
Papierform. 
Mit einem Update des Fachverfahrens migewa wurde die Voraussetzung geschaffen, 
die Gewerbemeldedaten gemäß der Gewerbeanzeigeverordnung nach der neuen 
Spezifikation an die Meldeempfänger zu versenden. Durch weitere Updates des 
Fachverfahrens wurde in 2016 dieser Prozess ständig optimiert. 
Empfangsbereite Meldeempfänger, die sich im Deutschen 
Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) registriert und somit ihre 
Empfangsbereitschaft über XGewerbe signalisiert haben (Handwerkskammer, 
Industrie- und Handelskammern, Deutsche gesetzliche Unfallversicherung , 
Statistische Landesämter, Mess- und Eichämter, Zollverwaltung sowie das 
Landesamt für Natur-, Umwelt und Verbraucherschutz) können somit über einen 
elektronischen Übertragungsweg von der Stadt Köln Daten erhalten. Der 
Papierversand entfällt hierdurch. 
Die beiden Online-Module zur Erfassung der Gewerbemeldungen durch den 
Gewerbetreibenden, „eMeldung“, und zur Bearbeitung von privaten und gewerblichen 
Auskunftsersuchen sowie von Behörden, „eAuskunft“, wurden in einer Testumgebung 
implementiert. Tests haben stattgefunden, Entwicklungs- und Änderungswünsche 
wurden formuliert und umgesetzt. 
Seit dem November 2016 wird eine Pilotierung der Online-Auskünfte (eAuskunft) für 
Behörden mit der IHK und HWK erfolgreich durchgeführt. 
Seit dem 27. November 2016 haben alle auskunftsersuchenden Behörden die 
Möglichkeit, sich bei der Gewerbemeldestelle der Stadt Köln registrieren zu lassen

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 12 
und somit online ihr Auskunftsersuchen zu stellen. Auskünfte können automatisiert 
erstellt werden, so dass der arbeitsaufwendige Papierversand durch die 
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Gewerbemeldestelle für circa 18.500 
Vorgänge pro Jahr sukzessive entfallen kann. 
d. Ausblick: 
Folgende Erweiterungen des Fachverfahrens und der Online-Umgebung sind geplant: 
− Stichtagsumstellung für den elektronischen Versand der Gewerbemeldedaten 
an empfangsberechtigte Behörden nach der neuen Spezifikation XGewerbe 
des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zum 1. Mai 2017 
(gesetzlich verpflichtend) 
− Sukzessiver Aufbau der Online-Module: 
 Umsetzung der Online-Auskünfte für gewerbliche Auskunftsersuche 
(1. Quartal 2017) 
 Umsetzung der Online-Auskünfte für private Auskunftsersuchende 
(1. Quartal 2017) 
 Umsetzung der Online-Gewerbemeldung für An-, Um- und 
Abmeldungen 
(2. Quartal 2017) 
− Anbindung von E-Payment und der Online-Ausweisfunktion eID 
(2. Quartal 2017 - in Abhängigkeit von dem Vorliegen der erforderlichen 
Schnittstellen) 
7. E-Ausländerakte – Elektronische Ausländerakte 
a. Projektbeschreibung: 
Im Ausländerwesen werden neben den elektronisch im Fachverfahren gespeicherten 
Daten sehr umfangreiche Papierakten geführt. Die papierbasierte Aktenhaltung soll 
mithilfe des bereits bei der Stadt Köln im Einsatz befindlichen 
Dokumentenmanagementsystem Köln-DMS in eine elektronische Aktenhaltung 
überführt werden. 
Die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Ausländerakte bietet diverse 
Optimierungsmöglichkeiten sowohl für die Verwaltung, als auch für die beteiligten 
Einwohnerinnen und Einwohner, die sich durch weitere Maßnahmen noch weiter 
ausbauen lassen. Durch eine elektronische Aktenführung wird die Basis geschaffen, 
auch den Austausch der Akten mit anderen Beteiligten (zum Beispiel anderen 
Ausländerbehörden oder Gerichten) in elektronischer Form zu gestalten. 
b. Ziele: 
− Der Raumbedarf wird verringert (der aktuelle Aktenbestand umfasst circa 
5.000 Regalmeter).  
− Die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten werden durch optimierte 
Prozessabläufe reduziert. 
− Durch Einbindung elektronischer Workflows werden Papier- und Druckkosten 
reduziert.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 13 
− Jederzeit online verfügbare Ausländerakten ermöglichen im Vergleich zu 
Papierakten Ad-hoc-Vorsprachen ebenso wie eine schnellere Reaktion auf 
Informations- und Gefährdungslagen. 
− Ein paralleler und ortsunabhängiger Zugriff auf Ausländerakten wird möglich. 
− Die Aktenstrukturen werden vereinheitlicht und so eine optimierte 
Suchmöglichkeiten nach Akten und Akteninhalten geschaffen. 
− Ein effektiver elektronischer Aktenversand wird ermöglicht. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Im Jahr 2016 haben die beteiligten Ämter im Rahmen des Bedarfsprüfungsverfahrens 
zunächst einen Ratsbeschluss herbeigeführt, auf dessen Basis die benötigten 
Haushaltsmittel zur Verfügung gestellt werden konnten.  
Der bereits in 2015 im Rahmen der Vorprojektphase erstellte Prototyp im 
Dokumentenmanagementsystem Köln-DMS wurde vom Amt für 
Informationsverarbeitung in intensiver Zusammenarbeit mit der Fachabteilung 
weiterentwickelt. So wurde sukzessive eine an den Anforderungen der Nutzerinnen 
und Nutzer orientierte, gesetzeskonforme und sichere E-Akten-Arbeitsumgebung für 
das Ausländerwesen geschaffen.  
Die Anforderungen zur Digitalisierung der Papierakten der Verwaltung hat das Amt für 
Informationsverarbeitung in 2016 erhoben und in ein Lastenheft für eine 
Ausschreibung überführt. Dieses stellt die Basis für eine Abfrage zur Bündelung der 
Bedarfe weiterer Partner des Dachverbandes kommunaler IT-Dienstleister (KDN) dar. 
Durch die Bündelung der Digitalisierungsvolumen mehrerer Partner dieses 
Dachverbandes können voraussichtlich wirtschaftliche Synergien erzielt werden. Über 
die aktive Teilnahme der Stadt Köln am Unterarbeitskreis elektronische-
Ausländerakte sowie im Arbeitskreis Vorgangsmanagement des Dachverbandes 
kommunaler IT-Dienstleister (KDN) konnte eine Standardisierung für den Austausch 
von elektronischen Ausländerakten abgestimmt werden. Auf Initiative der Stadt Köln 
wurde im Kontakt mit dem zuständigen Verwaltungsgericht eine gemeinsame Lösung 
für die Weitergabe der elektronischen Akten abgestimmt. 
d. Ausblick: 
Nachdem die elektronische Ausländerakte nun final abgestimmt und getestet worden 
ist, wird in 2017 die elektronische Postverteilung mit Anschluss an die Zentrale 
Scanstelle umgesetzt. Sollte sich eine Verschiebung des Starttermins der Zentralen 
Scanstelle ergeben, werden als Übergangsmöglichkeit Scankapazitäten in der 
Dienststelle eingerichtet.  
Die produktive Nutzung der elektronischen Ausländerakte in der Fachdienststelle ist 
ab 1. Juli 2017 vereinbart. 
Nach der erfolgreichen Einführung der elektronischen Ausländerakte ist als weiteres 
Projekt die Einführung einer elektronischen Einbürgerungsakte vorgesehen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 14 
8. E-Personalakte – Elektronische Personalakte 
a. Projektbeschreibung: 
Personalakten der Stadt Köln sollen zukünftig elektronisch geführt werden. 
Verbesserte Zugriffsmöglichkeiten sowie eine optimierte und schnellere Gestaltung 
der Prozesse des Personalservice sollen dabei sowohl den Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeitern des Amtes für Personal, Organisation und Innovation als auch den 
dezentralen Stellen die laufende Bearbeitung erleichtern. 
Perspektivisch können hiervon alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 
Stadtverwaltung profitieren, denn die Digitalisierung der Personalakten bietet zudem 
neue Möglichkeiten für eine spätere Anbindung an den Personal-Kiosk und der damit 
verbundenen internen elektronischen Antragsverfahren. 
b. Ziele: 
− Es werden Standards für zukünftige E-Akten-Projekte geschaffen (Module 
Posteingangsbearbeitung, Scanprozess, etc.). 
− Durch vollständig digital vorliegende Dokumente werden die 
Zugriffsmöglichkeiten optimiert (Mehrfachzugriff, Mobiles Arbeiten etc.) und 
die Zugriffs-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten reduziert. 
− Durch die Einbindung elektronischer Workflows werden die Papier- und 
Druckkosten verringert. 
− Durch das Scannen und die anschließende Vernichtung der in Papierform 
nicht mehr benötigten Unterlagen wird der Bedarf an Büroraumflächen 
reduziert. 
− Eine einheitliche Aktenstruktur durch vorgegebene Register vereinfacht den 
Prozess zusätzlich. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Die für die elektronische Personalakte bereitgestellten Funktionalitäten wurden in 
2016 zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Amtes für Personal, 
Organisation und Innovation ausgiebig getestet und weiterentwickelt.  
Ebenfalls in 2016 wurde der elektronische Postworkflow von der (zukünftigen) 
Zentralen Scanstelle bis zur Aufnahme der dort digitalisierten Dokumente in die 
elektronische Personalakte erarbeitet. 
Noch in der Abstimmung mit dem Gesamtpersonalrat befindet sich das 
Berechtigungskonzept, welches die Zugriffsrechte auf die elektronische Personalakte 
regelt. 
d. Ausblick: 
Für Anfang 2017 ist die europaweite Ausschreibung eines Rahmenvertrages zur 
Digitalisierung der rund 19.000 Bestandsakten geplant. Die hierfür notwendige 
Zustimmung zur Vergabe externer Scandienstleistungen wurde im Dezember 2016 im 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen, Vergabe und Internationales 
eingeholt. 
Parallel mit der Digitalisierung des laufenden Personalaktenbestandes wird mit der 
elektronischen Personalaktenbearbeitung begonnen. Die digitalisierten „Altakten“ 
werden in die neue, elektronische Personalakte mit aufgenommen und können - nach 
erfolgter Qualitätskontrolle - vernichtet werden.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 15 
Der entsprechende Prototyp des elektronischen Postworkflows wird der 
Arbeitsgruppe Anfang 2017 vorgestellt und dann getestet. 
Angestrebt wird, die digitale Aktenführung innerhalb von sechs bis neun Monaten 
sukzessive auf alle betroffenen Teams beim Amt für Personal, Organisation und 
Innovation auszuweiten.  
9. E-Payment – Elektronische Bezahlverfahren 
a. Projektbeschreibung: 
Viele Dienstleistungen, die den Kundinnen und Kunden der öffentlichen Verwaltung 
angeboten werden, sind gebührenpflichtig. Werden diese Leistungen im Rahmen von 
E-Government im Internet zur Verfügung gestellt, so müssen auch geeignete 
Zahlungsverfahren bereitgestellt werden. 
Die Einführung von E-Payment als Synonym für alle Systeme und Verfahren, um auf 
elektronischem Wege zu zahlen, ist hier ein unverzichtbarer Baustein für den 
bedarfsgesteuerten Ausbau der Online-Dienste bei der Stadt Köln. 
b. Zielerreichung: 
− Es wird eine medienbruchfreie Verarbeitung und damit effiziente elektronische 
Abwicklung der Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht. 
− Der Bürgerservice wird durch die Erreichbarkeit der Stadtverwaltung 
unabhängig von Öffnungszeiten verbessert. Es findet eine Anpassung  an die 
Lebenswirklichkeit der Bürgerschaft statt. 
− Es erfolgt eine Prozessbeschleunigung für zusätzliche Serviceangebote im 
Internet. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Das Projekt ist abgeschlossen. 
Das Projekt zur Einführung einer modular einsetzbaren Online-Bezahlplattform mit 
Integration in die städtischen Finanzprozesse wurde erfolgreich abgeschlossen. Ziel 
des Projektes war die Einführung einer elektronischen Bezahlkomponente, die als 
Basis-Modul in alle von der Stadt Köln betriebenen Online-Geschäftsprozesse 
integriert werden kann. 
Nach dem Beitritt des Dachverbandes kommunaler IT Dienstleister (KDN) zur 
Entwicklergemeinschaft der ePayBL (der E-Payment-Lösung und Eigenentwicklung 
des Bundes und der Länder Nordrhein-Westfalen, Brandenburg, Bayern, Baden-
Württemberg und Sachsen) wurde die ePayBL in Betrieb genommen. 
Die automatisierte Verbuchung von Zahlungseingängen, als Grundlage für die 
Anbindung weiterer Fachverfahren, wurde umgesetzt. 
In der ämterübergreifenden Arbeitsgruppe zur Geschäftsprozessoptimierung wird 
abgestimmt, welche Fachverfahren an ePayBL angebunden werden. 
Im Rahmen einer Stadtvorstandsvorlage wurde entschieden, dass die anfallenden 
Nutzungsentgelte nicht an die Bürgerinnen und Bürger weitergegeben werden. 
Die Anbindung weiterer Fachverfahren erfolgt schrittweise. Im Januar 2017 nimmt die 
Fachanwendung „Feinstaubplakette“ den Produktivbetrieb auf. Die Software der 
Stadtbibliothek wird zurzeit ertüchtigt, bestimmte Gebührenzahlungen online über 
ePayBL abzuwickeln. Darüber hinaus steht die Ablösung beziehungsweise

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 16 
Einführung einiger Online-Services an, wie zum Beispiel Urkundenservice, 
Bewohnerparken oder Gewerbeanmeldung online. Hier wird E-Payment von Beginn 
an mitgeplant. 
Neben den bereits angebotenen Bezahlarten (Kreditkarte und Giropay) werden 
sukzessive weitere Bezahlarten (PayPal, PayDirekt etc.) über ePayBL zur Verfügung 
gestellt. 
10. Optimierung der Verwarn- und Bußgeldsachbearbeitung 
a. Projektbeschreibung: 
Die Verwarn- und Bußgeldbearbeitung im Amt für Öffentliche Ordnung soll sowohl 
unter aufbau- als auch ablauforganisatorischen Aspekten optimiert werden. 
Betrachtet wird in dem Projekt der gesamte Prozess von der Feststellung einer 
Ordnungswidrigkeit bis zur Zahlung eines Verwarn- beziehungsweise Bußgeldes. 
Das Gesamtprojekt ist thematisch in mehrere Teilprojekte aufgeteilt, von denen 
zwischenzeitlich bereits einige ganz beziehungsweise größtenteils abgeschlossen 
sind (zum Beispiel die Zusammenführung getrennter Bereiche, die Harmonisierung 
des Gesamtprozesses sowie die Implementierung einer elektronischen-Akte). 
b. Ziele: 
− Durch die Produktivsetzung der elektronischen Akte inklusive Archivierung 
sowie Online-Erfassungen erfolgt eine Prozessbeschleunigung, da die 
Durchlauf- sowie Bearbeitungszeiten verkürzt werden.  
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Mit Organisationsverfügung von Juni 2014 wurden die bisher vom Amt für öffentliche 
Ordnung an verschiedenen Stellen wahrgenommene Verwarn- und 
Bußgeldbearbeitung in der Abteilung Bußgeldstelle zusammengeführt. Im Zuge der 
Fusion war zwingend die räumliche Zusammenführung der betroffenen Bereiche 
erforderlich, die bisher in drei Dienstgebäuden an den Standorten Deutz, Porz und 
Kalk untergebracht waren. Anfang Januar 2016 konnten die umfangreichen, 
raumorganisatorischen Maßnahmen umgesetzt und alle betroffenen Bereiche im 
Stadthaus Deutz untergebracht werden. Das Teilprojekt „Änderung der 
Aufbauorganisation“ ist damit abgeschlossen. 
Auf Basis eines harmonisierten Gesamtprozesses wird auch der Technikeinsatz 
verbessert.  
Die Funktionen der elektronischen Akte und des Scannens mit OCR-Code stehen 
in dem in der Verwarn- und Bußgeldbearbeitung eingesetzten Fachverfahren „SC-
OWI“ zur Verfügung. Eine offizielle Nutzung ist erst möglich, wenn die Kölner 
Richterschaft dem kompletten Prozess der Bearbeitung zugestimmt hat. Die 
Abstimmung mit der Kölner Richterschaft steht derzeit noch aus, da der Teilprozess 
„Scannen“ noch nicht abschließend umgesetzt ist. 
Die Tests zum Scannen hatten gezeigt, dass ein dezentrales Scannen nicht sinnvoll 
ist, da die Bearbeitung von Arbeitsspitzen nicht sichergestellt werden konnte. Daher 
wurde entschieden, das Scannen zentral zu erledigen. Die hierfür notwendigen 
organisatorischen Maßnahmen wurden inzwischen umgesetzt. Mit der Besetzung 
aller Stellen wird das Scannen der gesamten Eingangspost endgültig realisiert 
werden können. Es wird erwartet, dass Mitte 2017 die Kölner Richterschaft zu einer

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 17 
Praxisvorstellung der elektronischen-Akte inklusive Scannen eingeladen wird.  
Die Produktivsetzungen der elektronischen-Akte sowie des Scannens sind für das  
3. Quartal 2017 geplant.  
Weiterhin wurde der Technikeinsatz in der mobilen Erfassung von 
Ordnungswidrigkeiten optimiert. Bisher wurden ausschließlich 
Verkehrsordnungswidrigkeiten mit Hilfe von mobilen Datengeräten erfasst. Diese 
entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik, so dass keine Online-
Erfassung möglich ist und weitere Geräte zur Beweissicherung mitgeführt werden 
müssen (Handys, Digitalkameras).  
Zukünftig werden statt kostenintensiver Spezialgeräte Smartphones mit 
entsprechender Software sowohl im Verkehrs- als auch im Ordnungsdienst 
eingesetzt. 
Hierdurch sollen folgende Optimierungen realisiert werden:  
− vollautomatisierten Datenerfassung 
− Erweiterung des Nutzerkreises 
− Zukunftsfähigkeit der eingesetzten Technik 
− Prozessbeschleunigung 
− Auflösung von Medienbrüchen 
− Qualitätssteigerung der Aufgabenerledigung (Nutzung von Mehrwertdiensten 
wie Mail, Wikis, Auskünfte aus anderen IT-Fachverfahren etc.) 
− Verbesserung der Mitarbeiterorientierung 
Auf Basis eines Ratsbeschlusses wurde die notwendige Software Ende 2015 
ausgeschrieben. Das Ausschreibungsverfahren hat sich durch eine langwierige 
Teststellung erheblich verzögert. Der Zuschlag konnte daher erst am 11.November 
2016 erteilt werden. 
Da zwischenzeitlich der Ordnungsdienst deutlich personell aufgestockt wurde, ist 
zudem eine erneute Bedarfsfeststellung für zusätzliche Hardware erforderlich. Diese 
wird gegenwärtig (Stand: Januar 2017) durch das Amt für öffentliche Ordnung initiiert. 
d. Ausblick: 
Die Produktivsetzung der elektronischen Akte in der Verwarn- und 
Bußgeldbearbeitung wird nach notwendiger Abstimmung mit der Kölner Richterschaft 
voraussichtlich im 3. Quartal 2017 erfolgen.  
Die mobile Erfassung per Smartphone wird im Rahmen eines in Wellen gestaffelten 
Rollouts ab Juli 2017 bei der Verkehrsüberwachung beginnen. Zur Sicherstellung des 
laufenden Betriebs wurde der Servicevertrag für die derzeit noch im Einsatz 
befindlichen Erfassungsgeräte vorsorglich bis Dezember 2017 verlängert.  
In Abhängigkeit der endgültigen Produktivsetzung der elektronischen Akte werden 
weitere Optimierungen initiiert:  
− Online-Service-Dienste für Bürgerinnen und Bürger, Firmen sowie 
Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte 
− Mobiles Arbeiten von zu Hause für die Innendienstkräfte zur 
Personalgewinnung und -erhaltung

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 18 
11. Weiterentwicklung Output Management – Verlagerung von Arbeitsplatzdrucken 
a. Projektbeschreibung: 
Das Drucken und Versenden von Dokumenten soll bei den Zentralen Diensten als 
zentrale Kommunikationsschnittstelle zu einer zukunftsfähigen Lösung 
weiterentwickelt werden. Dabei steht insbesondere eine Verlagerung von 
Arbeitsplatzdrucken in den zentralen Druck beziehungsweise in alternative 
Ausgangskanäle unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen im Fokus. 
b. Ziele: 
− Ziel ist eine zukunftsfähige und wirtschaftliche Lösung für den zentralen 
Druck, etwa durch Reduzierung von Portokosten. 
− Druckausgaben sollen durch Nutzung alternativer Lösungsansätze wie 
webbasierte Darstellungsformen vermieden werden. 
c. Projektentwicklung: 
Es handelt sich um ein neues Projekt. 
Auf Basis der Ergebnisse des Projektes Massendruck, das im Jahr 2015 
abgeschlossen werden konnte, wurde ein neues Projekt aufgelegt, das prioritär die 
Verlagerung von Arbeitsplatzdrucken in den zentralen Druck zum Ziel hat. 
Aktuell werden nach einer Erhebung der Zentralen Dienste jährlich ungefähr zwei 
Millionen Briefsendungen - Standardbriefe - durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 
der Verwaltung von Hand verarbeitet. Dies umfasst die folgenden Arbeitsschritte: 
− Ausdruck des Schriftstückes vor Ort am Arbeitsplatz (per lokalem Drucker / 
Netzwerkdrucker / Multifunktionsgerät) 
− manuelle Kuvertierung durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter 
− Übergabe an die dienststelleninterne Poststelle 
− Abholung durch Fahrer der Zentralen Dienste 
− manuelle Frankierung durch die Zentralen Dienste 
Zu ihrer Entlastung sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, 
auch die am Arbeitsplatz von Hand verarbeitete Briefsendungen durch eine 
softwaregestützte Lösung weitestgehend automatisiert in der Druckerei auszudrucken 
und weiterverarbeiten zu lassen. Im Rahmen der Druckaufbereitung wird das 
Schriftstück dabei mit einer DV-Freimachung versehen, einer Möglichkeit für die 
Stadtverwaltung, die Portogebühren elektronisch zu entrichten und Portorabatte zu 
erzielen. 
Die Akzeptanz und Machbarkeit dieser Lösung, die wie ein weiterer Druckertreiber 
am Arbeiterplatz verwendet werden kann, wurde mit interessierten Dienststellen 
getestet. Insgesamt nahmen 47 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter am Test 
teil, gedruckt wurden während des Testzeitraums rund 42.000 Briefe. Weitere 
Dienststellen haben bereits ihr Interesse an einer Nutzung bekundet. 
Die Lösung hat sich im Ergebnis bewährt und soll stadtweit eingeführt werden. 
d. Ausblick: 
Im 1. Quartal 2017 wird die Bedarfsprüfung für die Erweiterung der eingesetzten 
Fachanwendung um zusätzliche Module auf den Weg gebracht, die Beschaffung und 
Inbetriebnahme ist für März 2017 geplant.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 19 
Gleichzeitig werden die Voraussetzungen für eine stadtweite Einführung geschaffen, 
wie etwa die Weiterentwicklung einheitlicher Vorgaben für das Erstellen städtischer 
Schreiben, die zukünftig auch Weißräume für die Steuerungszeichen der 
Kuvertiermaschinen vorsehen müssen.  
Darüber hinaus sollen auch weitere Möglichkeiten der Prozessbeschleunigung wie 
etwa die Prüfung alternativer Ausgabe- beziehungsweise Versandkanäle für die 
Hauspost betrachtet werden. 
12. Workflow Personalwirtschaft 
a. Projektbeschreibung: 
Mit dem Projekt Personal-Kiosk wurde in einem ersten Schritt eine Plattform für 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschaffen, die es ermöglicht, Anträge wie zum 
Beispiel den Urlaubsantrag elektronisch zu stellen und diese anschließend 
umfänglich elektronisch in einem Workflow innerhalb der Fachanwendung SAP 
abzubilden. 
In einem neuen Teilprojekt soll nun ein elektronischer Workflow außerhalb von SAP 
geschaffen werden. Insbesondere werden weitere Nutzergruppen wie die 
Personalsachbearbeitung eingebunden. Auf eigenen Plattformen werden neue 
Workflowfunktionalitäten zur Verfügung gestellt und unterschiedliche Systeme auf 
einer einheitlichen Datenbasis miteinander verbunden. 
b. Ziele: 
− Die Druck- und Papierkosten sowie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten 
werden durch den Workflow verringert.  
− Die Datenerfassung wird ebenso auf ein Minimum reduziert. 
− Die postalische Versendung der Anträge zur weiteren Bearbeitung entfällt. 
c. Projektentwicklung: 
Es handelt sich um ein neues Projekt. 
Die Geschäftsabläufe innerhalb der Personalwirtschaft der Stadtverwaltung Köln sind 
häufig von manuellen Tätigkeiten, Medienbrüchen und redundanter Datenerfassung 
gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Anträge oft 
am Computer als Formulare ausfüllen, diese dann ausdrucken und weiterleiten. Diese 
Anträge müssen dann später in der Personalsachbearbeitung erfasst werden, um 
dann wiederum ausgedruckt an die gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligten versandt 
zu werden, um deren Beteiligungsrechte sicherzustellen. Die im Anschluss erneut auf 
Papier eingehenden Antworten werden durch die Personalsachbearbeitung am 
Computer erfasst, Verfügungen und Bescheide gefertigt, anschließend ausgedruckt 
und zur Akte genommen beziehungsweise an die Antragstellerinnen und Antragsteller 
versandt. 
Mit dem Teilprojekt Workflow Personalwirtschaft soll ein Workflow entwickelt werden, 
der einen Antrag auf Änderung der Arbeitszeit abbildet. Neben der Antragstellung soll 
es möglich sein, den Anträgen Anlagen beizufügen und Bewilligungszeiträume über 
eine Wiedervorlage nachhalten zu können. Der Bearbeitungsstand der Anträge soll 
transparent dargestellt werden. Alle an dem jeweiligen Vorgang Beteiligten werden im 
Workflow mit eingebunden. So soll auch die Beteiligung von Personalvertretung,

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 20 
Gesamtschwerbehindertenvertretung und dem Amt für Gleichstellung von Frauen und 
Männern künftig verbindlich auf elektronischem Weg erfolgen. Bewilligungs- und 
Ablehnungsbescheide sollen elektronisch erstellt und abschließend in die 
elektronische Personalakte überführt werden. 
In Arbeitsgruppenterminen hat das Amt für Personal, Organisation und Innovation 
unter Beteiligung diverser Ämter einen SOLL-Prozess erarbeitet und modelliert. Auf 
Grundlage des Prozesses wurden erste Datenblätter inklusive technischer 
Rahmenbedingungen und Szenarien für die Programmierung des Workflows 
erarbeitet. 
d. Ausblick: 
Das Projekt Workflow Personalwirtschaft stellt einen weiteren Baustein des 
Gesamtprojektes Personal-Kiosk dar und erschließt mit der Personalsachbearbeitung 
einen weiteren Nutzerkreis. Es bildet mit seinem modularen Aufbau das Modell für 
weitere Prozesse außerhalb von SAP. Zudem stellt die Optimierung der internen 
Prozesse eine wesentliche Veränderung im Entwicklungsprozess zu einer modernen 
Verwaltung dar. 
Die Programmierung des Workflows startet im 1. Quartal 2017. 
Mit der Bedarfsfeststellung für den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für SAP-
Lizenzen (4162/2016) hat der Rat darüber hinaus in seiner Sitzung vom 20. 
Dezember 2016 die Voraussetzungen für die Bereitstellung einer Vielzahl weiterer 
Funktionalitäten wie zum Beispiel dem elektronischen Gehaltsstammblatt geschaffen, 
dessen Projektierung bereits für 2017 angedacht ist. 
Bei einem erfolgreichen Projektabschluss ist die Einbindung weiterer elektronischer 
Workflows in Planung. Denkbar sind Prozesse, wie die Antragstellung auf 
Sonderurlaub, Fortbildung, Mobiles Arbeiten oder das Stellenbesetzungsverfahren. 
13. Vergabe 
a. Projektbeschreibung: 
Das Projekt umfasst die Betrachtung der Prozesse von der Bedarfsentstehung bis zur 
Bedarfsdeckung bei Bauleistungen und ist Bestandteil des Maßnahmenpakets zur 
Verfahrensbeschleunigung von VOB-Projekten (Ratsbeschluss vom 15. Mai 2012). 
b. Zielerreichung 
− Der Gesamtprozess wird durch die elektronische Abwicklung von Vergaben 
beschleunigt. 
− Die Einführung klarer Schnittstellenregelungen zwischen den Fachämtern, 
dem Zentralen Vergabeamt sowie dem Rechnungsprüfungsamt führen zu 
effektiveren Prozessen, einer höheren Transparenz sowie zu klaren 
Kommunikationswegen.  
− Die Antikorruptionsziele werden durch transparente Prozesse im Rahmen der 
elektronischen Unterstützung von Vergaben sowie klaren Zuständigkeiten 
gesichert. 
− Es erfolgt eine dauerhafte Kostenersparnis durch den Wegfall von Druck-, 
Papier- und Portokosten.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 21 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Das Projekt ist abgeschlossen. 
An der Umsetzung des vom Rat am 15. Mai 2012 beschlossenen Maßnahmenpakets 
zur Verfahrensbeschleunigung der politischen Beratung und Beschlussfassung sowie 
des verwaltungsinternen Maßnahmenpakets zur Beschleunigung von 
Baumaßnahmen wird nach wie vor gearbeitet. 
Zur Umsetzung der Maßnahmen zur Verfahrensbeschleunigung der politischen 
Beratung und Beschlussfassung sind Änderungen vor allem in der 
Zuständigkeitsordnung notwendig. Die weitere Entwicklung im Hinblick auf die 
Änderung der Zuständigkeitsordnung bleibt abzuwarten. 
Die elektronische Abwicklung von Vergaben wurde flächendeckend eingeführt.  
Die speziellen Schulungsangebote für mit Baumaßnahmen betraute 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden weiterhin im Rahmen des allgemeinen 
städtischen Fortbildungsangebotes angeboten. Zusätzlicher Fortbildungsbedarf 
wurde nicht geäußert. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aufgrund der 
Arbeitssituation nicht in der Lage sind an den meist mehrtätigen Seminaren 
teilzunehmen, wird die Durchführung von Mikroseminaren als alternative 
Lösungsmöglichkeit geprüft.  
Das ergänzend angebotene Projekt-Coaching wurde in den Pilotprojekten 
fortgeführt. Das individuell auf die jeweiligen Projekte zugeschnittene Projekt-
Coaching wurde von den Fachdienststellen sehr unterschiedlich genutzt. Trotz des 
variierenden Umfangs wurde das Bauprojektcoaching von den Teilnehmenden 
durchweg als sehr positiv und hilfreich empfunden. Das Bauprojektcoaching zeigt sich 
wichtig speziell in Projekten mit heterogenen Akteuren, in welchen eine Moderation 
zur Schaffung einer gemeinsamen Grundlage besonders von Bedeutung ist. Der 
Pilotversuch hat aber auch gezeigt, dass die Faktoren, die das Bauprojektcoaching in 
einigen Fällen erschwert haben, wie fehlende Ressourcen und hohe Fluktuation, auch 
den Erfolg der Bauprojekte als solche beeinträchtigen. 
Die die bisherigen Vergaberichtlinien der Stadt Köln ersetzende Kölner 
Vergabeordnung (KVO) berücksichtigt die Änderungen der Vergaberechtsnovelle von 
2016 und regelt klar die Schnittstellen zwischen den Zuständigkeiten der 
Fachämter und dem Zentralen Vergabeamt. Zudem wurde die verwaltungsinterne 
Regelung zur Einbindung des Zentralen Vergabeamtes durch eine Entscheidung des 
Stadtvorstandes modifiziert. Die Wertgrenzen wurden in Bezug auf die beiden 
Vergabearten „freihändige Vergaben“ und „Angebotsbeiziehungen“ erheblich 
angehoben. Hierdurch wird den Fachdienststellen mehr Freiraum gewährt, Vergaben 
in eigener Zuständigkeit zu bearbeiten. 
Die Bedarfsprüfungsrichtlinie wurde in diesem Jahr ebenfalls überarbeitet und 
kürzer, klarer und verständlicher gefasst. Eine Mitzeichnung des Amtes für Personal, 
Organisation und Innovation (bei Fremdpersonal) ist jetzt nicht mehr gefordert, 
lediglich eine Ausfertigung der Bedarfsprüfungsdokumentation muss zur 
Kenntnisnahme übersandt werden. 
Nach der Realisierung der digitalen Vergabedurchführung soll jetzt auch der einem 
Vergabeprozess vorangehende Bedarfsprüfungsprozess bei Leistungen 
beziehungsweise Dienstleistungen digital abgewickelt werden. Der durchgeführte 
Pilotversuch war erfolgreich und wird ausgeweitet.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 22 
Weiterhin arbeitet die Verwaltung an einem Konzept zur Modifizierung der 
Regelungen zur Bedarfsfeststellung für Liefer- und Dienstleistungen. 
Die Weiterentwicklung der Vergabeprozesse erfolgt im Rahmen der laufenden 
Organisation. 
14. Vertragsmanagement 
a. Projektbeschreibung: 
Das Vertragsmanagement umfasst alle planerischen und organisatorischen 
Tätigkeiten beziehungsweise Teilprozesse im Zusammenhang mit einem Vertrag: von 
der Planung über die Verhandlung, den Abschluss, die Durchführung, das Controlling 
bis hin zu seiner Archivierung. 
Ziel ist insbesondere ein umfassender und stets aktueller Überblick über die stadtweit 
bestehenden Vertragswerke sowie über die vertragsrelevanten Termine und Fristen. 
b. Ziele: 
− Durch die Digitalisierung wird eine höhere Transparenz des Verfahrens 
erreicht, so dass das Risikomanagement verbessert wird, indem Prozess- 
sowie Schadensersatzrisiken minimiert werden. 
− Die Prozesse werden durch die Digitalisierung beschleunigt.  
− Ein Berichtswesen sowie die Bilanzerstellung werden durch die Digitalisierung 
der Vertragsdaten vereinfacht. 
− Die Druck- und Lagerkosten werden reduziert. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
In 2016 wurde die Dienstanweisung erstellt, welche sich zurzeit in der Abstimmung 
befindet. Neben funktionalen Erweiterungen der Vertragsmanagementlösung 
(beispielsweise die Erfassung von Nachträgen) wurde die Einführung im Rahmen der 
Pilotierung von fünf Anwendungen des Vertragsmanagements in unterschiedlichen 
Dienststellen vorbereitet sowie die Bereitstellung von übergreifenden 
Zugriffsmöglichkeiten für Controllingzwecke realisiert.  
d. Ausblick: 
Ab 2017 erfolgt, wie vom Stadtvorstand beschlossen, die weitere Einführung der 
Lösung in allen Dienststellen der Stadt Köln. Eine Einführungsreihenfolge wird hierzu 
Anfang 2017 über die Dezernate abgestimmt. 
15. Zentrale Scanstelle 
a. Projektbeschreibung: 
Die elektronische Akte und die elektronische Vorgangsbearbeitung gewinnen auch 
bei der Stadt Köln immer mehr an Bedeutung. Im Hinblick auf die Anforderungen an 
eine rechts- und revisionssichere Digitalisierung von Papier-Posteingängen ist die 
Auseinandersetzung mit dem Thema Scanstelle unumgänglich. Um Standards zu 
setzen und die Kosten möglichst minimal zu halten, sollen nicht verschiedene 
Scanstellen in den Dienststellen, die mit elektronischen Akten arbeiten, sondern eine 
zentrale Scanstelle installiert werden, die, wie der Postservice auch, bei den 
Zentralen Diensten angebunden wird. Hier wäre gegebenenfalls auch die

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 23 
Digitalisierung von Bestandsakten vorstellbar, was in diversen Einführungsprojekten 
ebenfalls Kosten einsparen könnte. 
b. Ziele: 
− Es werden für die Digitalisierung von Post-Papiereingängen bei der Stadt Köln 
Standards entwickelt. 
− Durch die Bereitstellung eines standardisierten Posteingangs-Workflows wird 
die Einführung neuer elektronischer Akten unterstützt. 
− Es wird fachliches Know-how aufgebaut und vorgehalten, um die 
Beauftragungen von externen Scan-Dienstleistungen zu vermeiden. 
− Es findet eine Kostenminimierung durch Vermeidung von mehreren 
dezentralen Scanstellen statt, wobei diese in Ausnahmefällen sicherlich 
notwendig sind. 
− Es werden Zeit und Kosten bei der Einführung neuer elektronischer Akten 
durch Nutzung von dann vorhandenen Strukturen und Prozessen eingespart. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Die zentrale Scanstelle wird im Laufe des Jahres 2017 in Betrieb gehen, die 
notwendigen Personal- und Raumbedarfe für den sukzessiven Start in enger 
Verzahnung mit den bei der Stadt Köln geplanten E-Akten-Projekten befinden sich in 
der Abstimmung. Die notwendigen Scanner für den Start des Scanbetriebs sind 
beschafft.  
Der Ausschreibungstext für die zu besetzenden Stellen in der zentralen Scanstelle 
wird zurzeit erstellt. Die Ausschreibung erfolgt, wenn die räumlichen Bedingungen für 
den Start der zentralen Scanstelle gegeben sind. Die erforderlichen Räume für die 
erste Phase (elektronische Rechnung, elektronische Personalakte) sind zurzeit noch 
belegt und werden möglichst kurzfristig zur Verfügung gestellt.  
Im Rahmen des nationalen IT-Gipfels wurden zwei Arbeitsgruppen zur 
Konzeptionierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eingerichtet. Die Stadt Köln 
wurde in beiden Arbeitsgruppen durch das Amt für Informationsverarbeitung vertreten 
sowie in der Arbeitsgruppe der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für 
Verwaltungsmanagement zusätzlich durch das Amt für Personal, Organisation und 
Innovation. 
Um den rechtskonformen und gerichtsfesten Umgang mit der elektronischen-Akte 
sicherzustellen, hat die Stadt Köln in der Arbeitsgruppe unter Leitung der Vitako 
(Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.) mitgearbeitet. 
Gemeinsam mit anderen Kommunen, öffentlichen IT-Dienstleistern, dem 
Bundesministerium des Innern sowie Vertreterinnen und Vertretern der 
Privatwirtschaft und der Justiz wurde hier eine Musterverfahrensbeschreibung für 
typische kommunale Scan-Szenarien erarbeitet. In einer Gruppe unter Leitung der 
Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement wurde eine 
Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente erstellt. Die endgültigen 
Ergebnisse werden derzeit unter den Beteiligten abgestimmt. Sie sollen danach auch 
bei der Stadt Köln und für die elektronische Personalakte Anwendung finden.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 24 
d. Ausblick: 
Der Start der zentralen Scanstelle hängt maßgeblich von der Bereitstellung von 
Räumen ab. Sobald ein Termin für den Bezug der Räume für die zentrale Scanstelle 
bekannt ist, erfolgt die Ausschreibung für die Besetzung der dafür notwendigen 
Stellen. Im Anschluss daran werden zeitversetzt die Scan-Arbeiten für die Projekte 
elektronische Personalstelle, elektronische Rechnungsbearbeitung, elektronische 
Ausländerakte und elektronische Verwarn- und Bußgeldakte übernommen. Im Zuge 
der Aufgabenausweitung werden sich weiter Raumbedarfe ergeben. Die 
Schulungsunterlagen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Scanstelle 
werden erstellt. 
Dezernat II – Finanzen 
16. Verbesserung der Qualität im Rechnungswesen 
a. Projektbeschreibung: 
Dem kommunalen Rechnungswesen stehen neue Herausforderungen bevor. 
Zum einen ergeben sich diese aus Initiativen der Europäischen Union zum digitalen 
Binnenmarkt, insbesondere der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung 
bei öffentlichen Aufträgen, zum anderen lassen sich aus einer elektronischen 
Verarbeitung beziehungsweise Weiterverarbeitung der Rechnungen im Sinne eines 
ganzheitlichen E-Governments Optimierungspotenziale für die Verwaltung 
erschließen. 
Die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung wird in einem Maße auf 
die Finanzbereiche, ihre Organisation und deren Strukturen einwirken, dass eine 
ganzheitliche Betrachtung des Rechnungswesens erforderlich ist. 
b. Ziele: 
− Das Rechnungswesen ist so gestaltet, dass die gesetzlichen Vorgaben, 
insbesondere zum Jahresabschluss, zur Rechnungslegung und zum  
E-Government, eingehalten werden. 
− Eine Standardisierung und die damit verbundene Optimierung von Abläufen 
im Rechnungswesen reduzieren bislang nicht quantifizierbare Aufwände. 
− Eine technikunterstützte und medienbrucharm gestaltete Bearbeitung lassen 
für den städtischen Haushalt finanzielle Vorteile (Realisierung Skonti, 
Prozesskosten bei Rechnungsbearbeitung und Belegprüfung) entstehen. 
− Zur Minderung der Scankosten sowie einer weiteren Reduzierung der 
Erfassungsaufwände wird darauf hingewirkt, den Anteil an elektronisch 
eingehenden Rechnungen stetig zu erhöhen. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
In Zusammenarbeit mit einer repräsentativen Gruppe von Fachleuten wurde die 
derzeitige Bearbeitung von Eingangsrechnungen visualisiert, analysiert und 
Optimierungsansätze diskutiert. Die gewonnenen Erkenntnisse werden zunächst 
dafür genutzt, eine Vereinheitlichung der Rechnungsbearbeitung abzustimmen. 
Ferner wurde als Vorbereitung für die Einführung einer SAP-integrierten 
elektronischen Rechnungsbearbeitung mit Workflow-Funktionalitäten eine erste 
elektronische Unterstützung für die Bearbeitung der Rechnungen als Interimslösung

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 25 
konzipiert. Dies dient zum einen der Optimierung des Massengeschäfts der 
Rechnungsbearbeitung sowie einer Vereinheitlichung der Arbeitsweise und zum 
anderen zur Realisierung der gesetzlich verpflichtenden Annahme elektronischer 
Rechnungen. 
Die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist als eine umzusetzende 
Maßnahme in das Projekt zur Verbesserung der Qualität im Rechnungswesen 
eingebettet. 
Neben der elektronischen Rechnungsbearbeitung wurde eine Reihe von Maßnahmen 
zur Steigerung der Akzeptanz und Verbesserung der Personalentwicklung im 
Rechnungswesen ausgearbeitet. 
Parallel finden erste Überlegungen zu einer optimierten Organisation des städtischen 
Rechnungswesens statt. 
d. Ausblick: 
Die Einführung der elektronischen Unterstützung für die Bearbeitung von 
Rechnungen soll ab Frühjahr 2017 sukzessive bei den städtischen Dienststellen 
implementiert werden. Gleichzeitig erfolgen die erforderlichen organisatorischen 
Anpassungen in den Dienststellen sowie eine Einführung in die Verfahrensweisen. 
Zudem werden die Erarbeitung der derzeitigen Arbeitsweise, die 
Optimierungsansätze sowie die Erfahrungen aus der Einführung des neuen 
Verfahrens dafür genutzt, eine Soll-Konzeption für die vollintegrierte Lösung zu 
erarbeiten. Zeitgleich werden die technischen Anforderungen festgelegt sowie eine 
Marktsichtung von geeigneten Softwareprodukten durchgeführt. 
Dezernat IV –Bildung, Jugend und Sport 
17. Beistandschaft 
a. Projektbeschreibung: 
Eltern oder Elternteile, in deren Obhut ein minderjähriges Kind lebt, können einen 
Antrag stellen, dass das Jugendamt eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter (einen 
sogenannter Beistand) zur Feststellung der Vaterschaft und beziehungsweise oder 
zur Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen beruft. Außerdem können sie 
Beratungs- und Unterstützungsleistungen in diesen Bereichen sowie in Fragen der 
Ausübung der elterlichen Sorge und des Umgangsrechts in Anspruch nehmen.  
Im Rahmen einer in der Beistandschaft durchgeführten Organisationsuntersuchung 
wurde festgestellt, dass zum Beispiel für die Fertigung von Rückstandsberechnungen 
und Anspruchsabrechnungen durch Software-Einsatz der Aufwand reduziert werden 
kann, was in diesem Arbeitsschritt zur Reduzierung des Personalbedarfs führt. 
Hinzu kommt, dass das eingesetzte Fachverfahren nicht mehr dem heutigen Stand 
der Technik entspricht und abgelöst werden muss. 
Der Funktionsumfang der neuen Software soll durch digitalisierte Fallbearbeitung zu 
einer Entlastung der Beschäftigten führen und die Bearbeitung in Teilbereichen 
beschleunigen, zum Beispiel durch die Durchleitung von Unterhaltszahlungen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 26 
b. Zielerreichung: 
− Es findet eine Risikominimierung durch die Abschaffung einer überholten und 
mit Risiken behafteten BS2000-Lösung (Ablösung des Altverfahrens AV-Ass) 
statt. 
− Die in der 2010 stattgefundenen Organisationsuntersuchung festgelegten 
Optimierungspotentiale werden realisiert.  
− Die Prozessqualität steigt unter anderem durch eine Verkürzung von 
Bearbeitungszeiten. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Das GPO-Projekt ist abgeschlossen. 
Mit der Umstellung der letzten Beistandschaft der neun Bürgerämter im März 2016 
konnte das Altverfahren AV-Ass in diesem Bereich abgeschaltet werden. 
Die von der AKDN-sozial bereitgestellte Software „FMG SGB VIII“ wird in der 
Beistandschaft seit März 2016 vollumfänglich genutzt. So steht den Beiständen eine 
automatisierte Rückstandsberechnung und Ersatzanspruchsberechnung sowie eine 
Vordruckverwaltung zur Verfügung. Die Durchleitung von Unterhaltszahlungen wurde 
im Bearbeitungsbereich der Beistandschaften so weit wie möglich automatisiert. 
Zwischenzeitlich konnte die automatisierte Anpassung der Sollstellungen aufgrund 
von Änderungen beim Kindergeld oder der Düsseldorfer Tabelle umgesetzt werden. 
An der Urkundenerstellung über das „FMG SGB VIII“ sowie der Anbindung der 
Software „Gutdeutsch“ zur Unterhaltsberechnung wird aktuell im Rahmen der 
Weiterentwicklung der Software gearbeitet. 
Die Weiterentwicklung des Themas erfolgt im Rahmen der laufenden 
Organisationsarbeit. 
18. Kinderbetreuung 
a. Projektbeschreibung: 
Das Gesamtprojekt „Kinderbetreuung“ ist gekennzeichnet durch ein gestiegenes 
Beschwerdeaufkommen im Bereich des Kindergartenaufnahmeverfahrens und der 
damit einhergehenden negativen öffentlichen Wahrnehmung bei gleichzeitig 
angespannter Personalsituation. Zudem gestaltet sich die Kindergartenplatzvergabe 
unübersichtlich, da es immer wieder zu Mehrfachanmeldungen durch die Eltern 
kommt. Deshalb wurde in einem ersten Schritt vereinbart, dass die Teilprozesse 
„Kindergartenanmeldung durchführen“ beziehungsweise „Betreuungsplätze 
vergeben“ und alle hierzu erforderlichen Verwaltungsaufgaben betrachtet werden. 
b. Ziele: 
− Die Effizienz bei der verwaltungsmäßigen Abwicklung der Anträge von Eltern 
zur Betreuung ihrer Kinder wird gesteigert. 
− Medienbrüche werden vermieden. 
− Zur Prozessoptimierung erfolgt eine größtmögliche Automatisierung der 
Bearbeitung. 
− Der Bürgerservice wird optimiert, insbesondere durch die Steigerung der 
Transparenz.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 27 
− Die Bürgerzufriedenheit steigt durch eine möglichst frühzeitige 
Planungssicherheit für alle Beteiligten. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Zu Beginn des Projektes wurde die Stadt Wuppertal beauftragt, eine Softwarelösung 
mit mehreren Teilmodulen zu entwickeln, die die interne Verwaltungsarbeit rund um 
den Bereich der Kinderbetreuung optimiert. Die entwickelte Softwarelösung KiT-Office 
wurde mit den Modulen Elternbeiträge, Verpflegung, Tagespflege, 
Tagespflegezuschüsse und Vormerkliste am 8. Mai 2015 produktiv gesetzt, sodass 
bereits im Kindergartenjahr 2015 eine optimierte Verwaltungsarbeit ermöglicht 
werden konnte. Bis Ende des 1. Quartals 2016 verfolgte die Stadt Köln in 
Zusammenarbeit mit der Stadt Wuppertal die Weiterentwicklung und 
Produktivsetzung des Moduls Betriebskosten. 
Ein weiterer entscheidender Teil des Gesamtprojektes ist die Entwicklung, 
Inbetriebnahme und Einführung der Software Little Bird, so wie mit 
Dringlichkeitsentscheidung im November 2014 beschlossen. Little Bird ist eine 
webbasierte Anwendung zur Kita-Platzvergabe und -verwaltung. Eltern können ihr 
Kind beziehungsweise ihre Kinder über eine Internetplattform, das Elternportal, bei 
ihrem Wunschkindergarten vormerken lassen und ersparen sich so den Weg zur und 
über die Verwaltung. Eltern können so bei bis zu fünf Kindergärten Vormerkungen für 
ihr Kind vornehmen. Die Kindergartenleitung kann direkt in Little Bird, im sogenannten 
Verwaltungsportal den Neuvertrag abschließen, welcher anschließend automatisch 
an das Jugendamt übertragen wird. Die nicht benötigten Vormerkungen werden 
gecancelt, so dass eine Mehrfachbelegung nicht mehr möglich ist. Der Prozess der 
Kita-Platzvergabe wird dadurch wesentlich transparenter und somit optimiert. 
In regelmäßigen Sitzungsterminen und Workshops wurden die hierfür hohen 
Anforderungen an die Software Little Bird von der Stadt Köln und den freien Trägern 
für eine gemeinsame Nutzung definiert und abgestimmt.  
Hierbei handelt es sich für die Stadt Köln um Grundfunktionalitäten, die erforderlich 
sind, damit eine übergreifende Nutzung der Software reibungslos funktioniert. 
Aufgrund der Größe und Komplexität der Strukturen im Stadtgebiet Köln ergaben sich 
jedoch weitere Anforderungen, deren Umsetzung einen höheren zeitlichen Aufwand 
zur Folge hatte. Die Realisierung der notwendigen hohen Voraussetzungen für einen 
gemeinsamen Start mit den freien Trägern und den städtischen Kita-Leitungen nimmt 
nach wie vor mehr Zeit in Anspruch. 
In einem ersten Zwischenschritt wurde jedoch in 2016 bereits das Modul 
„Kindertageseinrichtungen in Köln“ online geschaltet. Eltern können sich über die 
Internetseite der Stadt Köln einen Überblick über die Betreuungsplätze verschaffen 
und Informationen über ihre Wunscheinrichtungen sammeln. 
d. Ausblick: 
Der Termin für die Liveschaltung des Verwaltungsportals von Little Bird wird daher 
voraussichtlich im Frühjahr 2017 sein und für das Elternportal zum Beginn des 
Bildungsjahres 2017. Vormerkungen über das zentrale Anmeldeverfahren Little Bird 
sind voraussichtlich für das Kita-Jahr 2018/2019 möglich.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 28 
Die Produktivsetzung des bidirektionalen Austauschs der Vertragsdaten aus Little 
Bird mit dem städtischen Verwaltungsverfahren Kit-Office ist in Planung und wird 
nach Liveschaltung der weiteren Module vorangetrieben. Dies ermöglicht den 
fließenden Übergang dieser Daten aus Little Bird nach Kit-Office zur dortigen 
Elternbeitragsbescheidung. 
Dezernat V – Soziales, Integration und Umwelt 
19. Wohnungsbauförderung und -vermittlung 
a. Projektbeschreibung: 
Für die Verwaltung geförderter Wohnungen, Bestands- und Besetzungskontrollen, 
Ausstellung von Wohnberechtigungen, Erfassung von wohnungssuchenden 
Haushalten und Wohnungsvermittlung wird bei der Stadt derzeit die Software Wowe 
eingesetzt. 
Da diese Software auf BS2000 basiert, muss sie wegen der bevorstehenden 
Ablösung des Großrechners auf eine andere Plattform gestellt werden. Die im 
Rahmen einer Ausschreibung des Dachverbands Kommunaler IT-Dienstleister (KDN) 
ausgewählte Software umfasst neben den Modulen Wohnberechtigung, 
Wohnungsvermittlung sowie Bestands- und Besetzungskontrolle ebenfalls Module zur 
Umsetzung der Wohnungsbauförderung, Wohnungsaufsicht, Mietpreiskontrolle und 
Zweckentfremdung, die bei Bedarf aktiviert werden können. 
b. Zielerreichung: 
− Es findet eine Risikominimierung durch die Abschaffung einer überholten und 
mit Risiken behafteten BS2000-Lösung statt. 
− Die Schnittstellenunterstützung und Standardisierung in der neuen Software 
vermeidet Redundanzen und ermöglicht eine schnellere, barrierearme 
Fallbearbeitung. 
− Die zukünftige Betriebsfähigkeit wird durch den Einsatz zeitgemäßer Software, 
die die Anforderungen an E-Government erfüllt, gesichert. 
− Die neue Softwarelösung bietet die Möglichkeit, weitere als lediglich die in der 
abzulösenden Software vorhandenen Module abzubilden, was zukünftig eine 
Ablösung weiterer Anwendungen möglich macht. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Das GPO-Projekt ist abgeschlossen. 
Die Kölner Testumgebung wurde einer umfangreichen Testphase unterzogen. Hierbei 
sind Zugriffs-, Rollen-, Formular- sowie weitere fachliche und technische Tests 
engmaschig durchgeführt worden. Sämtliche Tests sind unter der Federführung der 
Stadt Köln detailliert dokumentiert und anschließend zusammen mit dem 
Softwareentwickler KSU-Soft GmbH und der Stadt Köln sukzessive ausgewertet 
worden, so dass passgenaue Lösungsmaßnahmen ergriffen werden konnten. 
Der infrastrukturelle Verbindungsweg zwischen den Städten Köln und Bonn wurde 
durch Architektur- und Infrastrukturexperten beider Städte den Anforderungen 
entsprechend ausgebaut und ebenso wie auch die fachlichen und technischen 
Funktionalitäten der Software mehreren Belastungstests unterzogen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 29 
Eine umfangreiche Schulungsphase von rund 100 zu schulenden 
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern begleitete den Einführungsprozess und 
schaffte zudem eine hohe Akzeptanz im Fachamt. Die Einrichtung eines neuen, 
modernen Designs der Anwendung unterstützte ebenfalls die Akzeptanz im Fachamt. 
Nach der finalen Grundeinrichtung des Produktivsystems konnten noch zwei die 
Produktivsetzung vorbereitende Datenmigrationen erfolgreich konvertiert werden. 
Zudem war es der Stadt Köln möglich, gemeinsam mit der Stadt Bonn und dem 
Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister (KDN) eine Leistungsvereinbarung über 
den Betrieb der Anwendung in Bonn abzuschließen. 
Durch die termingerechte Einhaltung sämtlicher zeitkritischer Meilensteine konnte die 
Softwarelösung zum zugesicherten Termin am 29. Dezember 2016 erfolgreich den 
Sachbearbeitungen im Produktivumfeld zur Verfügung gestellt werden. 
Nach erfolgreichem Produktiv-Einsatz der neuen Softwarelösung sind in 2017 im 
Rahmen des laufenden Betriebs noch vereinzelte Nacharbeiten, unter anderem zur 
Abschaltung der bisherigen BS2000-Lösung, erforderlich. 
Dezernat VI – Stadtentwicklung, Planen, Bauen und Verkehr 
20. Baummanagement 
a. Projektbeschreibung: 
Die Stadt Köln ist Eigentümerin mehrerer Tausend Bäume an Straßen, auf 
Verwaltungsgrundstücken, Fiskalgrundstücken sowie in Park- und Forstflächen. Für 
die Verkehrssicherung dieser Bäume ist die Stadt Köln verantwortlich. Dazu kommt 
die Verkehrssicherungspflicht für im Privatbesitz befindlichen Naturdenkmäler sowie 
die vertraglich übernommene Verkehrssicherungspflicht für Dritte. Diese 
Zuständigkeiten sind auf diverse Dienststellen verteilt. Dabei schwankt die Anzahl der 
durch die Dienststellen zu betreuenden Bäume erheblich. 
Zur Sicherstellung der Verkehrssicherungspflicht und zum Erhalt und zur 
Weiterentwicklung des Kölner Grüns ist es erforderlich, ein entsprechendes 
Fachverfahren einzuführen. Außerdem sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor 
Ort mit Mobilgeräten ausgestattet werden, um Zugang zu allen relevanten 
Informationen zu haben und aktuelle Erkenntnisse direkt in das System einzupflegen. 
b. Ziele: 
− Die Verkehrssicherung verbessert sich durch die Erfassung aller Baumdaten, 
da so Risiken früher erkannt werden können. 
− Es werden alle notwendigen Baumdaten in einem Verfahren gebündelt und 
zur Verfügung gestellt. Das führt zu einem einheitlichen Informationsstand 
aller für die Verkehrssicherungspflicht zuständigen Dienststellen. 
− Eine effektivere Bearbeitung wird durch die Nutzung von Mobilgeräten 
möglich. 
− Es wird ein stadtweit einheitliches Fachverfahren genutzt, so dass keine 
Redundanzen entstehen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 30 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung aus dem letzten Bericht): 
In Zusammenarbeit mit dem Amt für Landschaftspflege und Grünflächen wurden die 
bestehenden Prozesse aufgenommen und ein SOLL-Konzept entwickelt. Die 
Prozesse und das SOLL-Konzept wurden in einem Workshop weiteren interessierten 
Dienststellen vorgestellt. Im Rahmen des Workshops wurde mit allen Beteiligten 
Einvernehmen darüber hergestellt, alle relevanten Baumdaten in einem zentralen 
Baummanagementsystem zu pflegen. Dieses Verfahren soll vom Amt für 
Landschaftspflege und Grünflächen beschafft und betreut werden. 
Die Anforderungen des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen und den 
weiteren beteiligten Dienststellen sind in ein Lastenheft eingeflossen. Das Lastenheft 
sowie die erstellte Bewertungsmatrix befinden sich zurzeit in Abstimmung zwischen 
dem Fachamt und dem Amt für Informationsverarbeitung. 
d. Ausblick: 
Die Ausschreibung wird für Ende des 1. Quartals 2017 angestrebt. Die Einführung 
des neuen Fachverfahrens ist für Ende 2017 geplant. 
21. Baugenehmigungsverfahren 
a. Projektbeschreibung: 
Im Baugenehmigungsverfahren wird das Bauaufsichtsamt der Stadt Köln - in 
Zusammenarbeit mit rund 20 Ämtern und externen Stellen - als untere staatliche 
Bauordnungsbehörde tätig. Die bedeutende Anzahl von Ämtern führt im Ergebnis zu 
einem hohen Koordinations- und Beteiligungsaufwand. 
Die stetige Stadtentwicklung in einer räumlich dicht besiedelten und kontinuierlich 
wachsenden Stadt wie Köln, stellt die Stadtverwaltung mit Blick auf die 
Zukunftsfähigkeit im Baubereich vor eine große Herausforderung. Es bedarf mithin 
der gemeinsamen Anstrengung aller Beteiligten, um für Bauinteressierte einen 
reibungslosen und rechtssicheren Ablauf des Verfahrens zu gewährleisten. 
Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung werden die gesamtstädtischen 
Verfahrensabläufe des Baugenehmigungsverfahrens sowie die Struktur des 
gesamten Themenbereiches betrachtet, mit dem Ziel effizienter Arbeitsabläufe unter 
Berücksichtigung der Schnittstellen zu den beteiligten Dienststellen. Hierbei wird die 
Möglichkeit geprüft, das gesamte Genehmigungsverfahren (Beantragung, 
Bescheidung, Nachbereitung) weitgehend elektronisch durchzuführen. 
b. Ziele: 
− Das Genehmigungsverfahren wird in seiner Gesamtheit mit Hilfe von 
optimierten Prozessabläufen beschleunigt sowie die Qualität der Beratung 
gesteigert.  
− Durch die Definition von klaren Schnittstellen wird die Transparenz im 
laufenden Prozess erhöht und der Bürger- und Unternehmensservice sowie 
die Zusammenarbeit der beteiligten Dienststellen verbessert.  
− Durch die Ausweitung online gestützter Angebote in der Antragsstellung sowie 
der Einführung der elektronischen Bauakte wird der Bürgerservice verbessert 
und der Prozess effektiver gestaltet.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 31 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung aus dem letzten Bericht): 
Die Betrachtung des Baugenehmigungsverfahrens im Rahmen der 
Geschäftsprozessoptimierung ist abgeschlossen. Der Ergebnisbericht ist gefertigt und 
befindet sich derzeit in der verwaltungsinternen Abstimmung. 
Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass das Baugenehmigungsverfahren, auch 
durch eine Vielzahl von stadtinternen Vereinbarungen und Regelungen, fachlich-
inhaltlich gut aufgestellt und geregelt ist. 
Für die Verfahrensdauer sind daher nicht fachlich inhaltliche Aspekte primär 
ausschlaggebend. Vielmehr beeinflussen die zum Teil enorme Anzahl von 
Schnittstellen sowie die Antragsqualität die Dauer der Bescheidung. Diese Aspekte 
gilt es künftig zu verbessern. Als wesentliche Maßnahmen zur Optimierung der 
Einflussfaktoren sind im Ergebnis die Intensivierung der Antragsberatung sowie 
die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens zu nennen. 
Intensivierung der Antragsberatung 
Ziel der Optimierung der Antragsberatung ist es, dass fachunkundige Bürgerinnen 
und Bürger sowie Fachkundige nach der Vorsprache bei der Bauaufsicht die 
Gewissheit darüber haben, alle notwendigen Informationen über die Antragstellung 
beziehungsweise das Verfahren erhalten zu haben. Architektinnen und Architekten 
sollen die erforderlichen formellen und materiellen Informationen zur Vorbereitung 
des Bauvorhabens bekommen.  
Neben Maßnahmen zur Intensivierung der Beratungsleistung bei der Bauaufsicht 
(zum Beispiel erweiterten Zugriff auf das Geoinformationssystem, Antragsannahme 
mit der Möglichkeit einer Direktprüfung, Aushändigung einer Beratungsmappe mit 
einzelfallbezogenen Informationen), werden künftig ebenfalls höhere Erwartungen an 
die Architektenleistung gestellt. Für nicht prüffähige Anträge wird eine 
Ergänzungsempfehlung erstellt. Sollten die Nachforderungen allerdings nicht 
vollständig oder fristgemäß erfüllt werden, soll im Anschluss der Antrag 
kostenpflichtig zurückgewiesen werden. Durch diese Vorgehensweise sollen 
Entwurfsverfasserinnen und Entwurfsverfasser dahingehend sensibilisiert werden, die 
Qualität der Antragsunterlagen zu verbessern. Daneben soll die Inanspruchnahme 
der Beratungsleistung bei der Bürgerberatung der Bauaufsicht vor der Antragstellung 
gefördert werden. 
Herzstück der Antragsberatung werden künftig ein weiteres Beratungsbüro sowie 
eine „Infotheke“ sein, durch die die angebotene Beratungsleistung auch optisch und 
räumlich entsprechend angeboten werden kann. 
Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens 
Im Hinblick auf Umfang und Komplexität wird die Thematik in einem neuen Projekt 
fortgeführt und ist unter Punkt 22 beschrieben. 
d. Ausblick: 
Aktuell wird an der sukzessiven Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen gearbeitet. 
Die bereitgestellten Stellen konnten besetzt werden; das Personal wird aktuell 
eingearbeitet. 
Ein Architekt zur Umsetzung der baulichen Maßnahmen wurde beauftragt und die 
Baugenehmigung erteilt, so dass der Umbau bis Juni 2017 vollendet und somit das 
Verfahren zur Optimierung der Antragsberatung vollständig realisiert sein sollte.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 32 
22. Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens 
a. Projektbeschreibung: 
Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung des Baugenehmigungsverfahrens 
(siehe Punkt 21) wurde das größte Optimierungspotenzial in der Digitalisierung des 
Verfahrens gesehen. Dies bezieht sich nicht allein auf die Einführung einer 
elektronischen Bauakte inklusive einer Vorgangsbearbeitung, sondern auf eine 
vollständige digitalisierte Abbildung des Verfahrens - von der Antragstellung bis zur 
Archivierung - inklusive der Bereitstellung erforderlicher Geoinformationen in digitaler 
Form. 
In Bezug auf die notwendigen Geoinformationen geht es insbesondere um die 
Ausstellung des sogenannten „Prüfvermerkes“. Aus diesem ergeben sich alle für das 
Bauvorhaben relevanten bauplanungs-, bauordnungs- sowie baunebenrechtlichen 
Aspekte. Das Verfahren zur Ausstellung des „Prüfvermerks“ ist mit einem erheblichen 
Aufwand verbunden. Ziel ist es daher, dass der „Prüfvermerk“ künftig automatisiert 
erstellt wird. Perspektivisch sollten diese Informationen aus dem 
Geoinformationssystem den Architektinnen und Architekten beziehungsweise den 
Bürgerinnen und Bürgern online zur Verfügung gestellt werden. Die konkreten 
Umsetzungsmodalitäten erarbeitet das Amt für Informationsverarbeitung aktuell im 
Rahmen des Teilprojektes „Digitaler Prüfvermerk“ (siehe Punkt 23). 
Die Einführung einer elektronischen Bauakte wird eine schnellere Bearbeitung 
ermöglichen und somit zu einer deutlichen Reduzierung der bisherigen 
Genehmigungszeiten durch Wegfall unnötiger Transport- und Liegezeiten sowie 
aufgrund einer parallelen Sachbearbeitung zu einer schnelleren Einbeziehung 
beziehungsweise zu einer leichteren Abstimmung aller relevanten Ämter in das 
Baugenehmigungsverfahren führen.  
b. Ziele: 
Mit Blick auf die aktuelle Situation sind mit dem Projekt folgende Zielsetzungen 
verbunden: 
− Es soll ein durchgängiges, medienbruchfreies, performantes, ergonomisches 
und mit allen notwendigen Informationen ausgestattetes elektronisches 
System für die Bauaufsicht wie auch die am Baugenehmigungsverfahren 
Beteiligten (zum Beispiel Fachdienststellen, Entwurfsverfasserinnen und 
Entwurfsverfasser sowie Bürgerinnen und Bürger) realisiert werden.  
− In diesem Kontext soll insbesondere die elektronische Bauakte inklusive einer 
Vorgangsbearbeitung sowie die Möglichkeit einer Online-Antragstellung 
(zunächst für „einfache“ Bauvorhaben) eingesetzt werden. 
− Die elektronische Bauakte wird eine schnellere Bearbeitung ermöglichen und 
somit zu einer deutlichen Reduzierung der bisherigen Genehmigungszeiten 
durch Wegfall unnötiger Transport- und Liegezeiten sowie aufgrund einer 
parallelen Sachbearbeitung zu einer schnelleren Einbeziehung 
beziehungsweise zu einer leichteren Abstimmung aller relevanten Ämter in 
das Baugenehmigungsverfahren führen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 33 
c. Projektentwicklung: 
Es handelt sich um ein neues Projekt. 
Zurzeit werden die Baugenehmigungsvorgänge bei der Stadt Köln noch als 
papiergebundene Akten geführt. Der Vorgang besteht hauptsächlich aus den 
Anträgen des Bauherrn, der Bauherrin, den Bauplänen, den Stellungnahmen der 
beteiligten Fachdienststellen, den Genehmigungen und Auflagen, den 
bauaufsichtlichen Schreiben und gegebenenfalls eingelegter Rechtsmittel. Er stellt 
somit den Status des einzelnen Objektes dar und ist für die Beurteilung des 
vorliegenden Bauvorhabens unabdingbar. 
Aufgrund der Papierform können die Beteiligungsverfahren nur zeitraubend 
eingeleitet werden, da entweder noch weitere Papierexemplare bei den 
Entwurfsverfasserinnen, Entwurfsverfasser angefordert oder kopiert werden müssen 
oder die Stellungnahmen der zu beteiligenden Stellen nur nacheinander eingeholt 
werden können. Dies hindert eine beschleunigte Sachbearbeitung oder schnelle 
qualifizierte Auskunft zum Vorgang. 
Ein wesentlicher Meilenstein wird demnach die Realisierung einer elektronischen 
Fachstellenbeteiligung sein. Mit ihr könnten alle zugriffsberechtigten Personen im 
Rahmen ihrer Aufgabe unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen 
Bestimmungen auf die elektronische Bauakte zugreifen beziehungsweise direkt den 
aktuellen Sachstand nebst den digitalisierten Dokumenten einsehen sowie die 
angeforderten Stellungnahmen digital abgeben. Voraussetzung hierfür ist, dass auch 
die Anträge und Anlagen digital eingereicht werden können. Verschiedene 
Umsetzungsmöglichkeiten werden bereits im Rahmen einer Übergangsregelung 
geprüft. Ziel ist es perspektivisch, dass Anträge sowie Bauvorlagen online eingereicht 
werden können. 
Um die Einführung einer elektronischen Bauakte angehen zu können, sind zunächst 
verschiedene Fragestellungen vorab zu klären.  
Hierbei handelt es sich insbesondere um: 
• rechtliche Rahmenbedingungen, 
• fachlich-organisatorische Aspekte sowie 
• technische Gesichtspunkte. 
Es kann bereits zum jetzigen Zeitpunkt festgestellt werden, dass eine vollständige 
Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens hohe Anforderungen an die 
bestehende IT-Infrastruktur stellt. Die konkreten Rahmenbedingungen sowie im 
Weiteren die notwendigen Anforderungen, Funktionalitäten, Schnittstellen zu 
Fachanwendungen werden aktuell mit den Kolleginnen und Kollegen bei der 
Bauaufsicht und Vertretern des örtlichen Personalrates des Dezernates für 
Stadtentwicklung, Planen und Bauen sowie Kollegen des Amtes für 
Informationsverarbeitung ermittelt beziehungsweise definiert. 
d. Ausblick: 
In einem ersten Schritt wird mit den Kolleginnen und Kollegen der Bauaufsicht 
zunächst weiterhin ein Katalog an erforderlichen Funktionalitäten und Anforderungen 
an die informationstechnische Ausgestaltung erarbeitet. Parallel werden hierzu auch 
die Wünsche der beteiligten Fachdienststellen abgefragt. Um den Anforderungen der 
Kunden und Kundinnen an das Baugenehmigungsverfahren gerecht zu werden, ist 
nochmals ein Termin mit einer Vertreterinnen beziehungsweise Vertretern der

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 34 
Architektenkammer vorgesehen. Mit diesen Erkenntnissen wird im Anschluss eine 
zukunftsfähige IT-Infrastruktur sowie eine konkrete Kostenaufstellung und 
Finanzplanung festgelegt. In diesem Kontext wird dann auch entschieden werden, ob 
die bisherige Fachanwendung GekoS weiterhin eingesetzt werden kann oder eine 
andere Software-Lösung getroffen werden muss. Ein Ergebnis hierzu sollte bis zum 
Ende des zweiten Quartals vorliegen. 
Aufgrund der Veränderungsintensität und der Komplexität des Verfahrens ist es 
angedacht, im Rahmen einer Pilotphase zunächst mit geeigneten „kleineren“ 
Bauanträgen zu beginnen. Ein konkreter Zeitrahmen hierzu wird nach Abschluss der 
technischen Auswirkungen abgestimmt. 
23. Digitaler Prüfvermerk 
a. Projektbeschreibung: 
Einhergehend mit dem Wachstum der Stadt Köln wird zur Beschleunigung und 
Automatisierung der Entscheidungsprozesse die Verwendung von georeferenzierten 
Daten sowie planungs- und entscheidungsunterstützenden Systemen immer 
wichtiger.  
Die Geoinformationssysteme der städtischen Unternehmen und Dienststellen 
enthalten jeweils separat wertvolle Datenbestände, auf die in übergreifenden 
Planungsprozessen zugegriffen werden muss. 
So muss beispielsweise jedes Bauvorhaben individuell, entsprechend seiner Lage, 
betrachtet und beurteilt werden. Dazu sind auf Basis der verfügbaren 
Geoinformationen in einem Prüfvermerk Kriterien wie Bau- und Bodenrecht (zum 
Beispiel Flurbereinigungsgebiet, Planfeststellungsverfahren), 
Nutzungsbeschränkungen (wie etwa Wasserschutzgebiet, vermutete 
Bodenbelastung) oder Eigentumsverhältnisse auszuwerten und zu dokumentieren. 
Die benötigten Geodaten müssen derzeit in einem aufwendigen Prozess aus 
verschiedenen analogen und digitalen Datensammlungen der Stadt und ihrer Partner, 
vielfach manuell, zusammengeführt und in einem konventionellen Prüfvermerk 
dokumentiert werden.  
Wesentliche Voraussetzung zur erfolgreichen Optimierung dieses komplexen 
Verfahrens und des Prüfvermerks ist es, die relevante Geoinformationen zu 
identifizieren und digitalisiert zentral nutzbar beziehungsweise wiederverwendbar zu 
machen. 
Die Kernidee des Projektes beinhaltet den Ansatz, mittels einer Retrieval-Anwendung 
die vorhandenen Datenbestände, gegebenenfalls über die Schaffung eines zentralen 
Auskunftsdatenbestandes, technisch so zu entwickeln, dass die im Kontext des 
Digitalen Prüfvermerks zentral nutzbar gemachten Daten auch für andere Szenarien 
zum Nutzen der Stadt Köln und ihrer Partner im Stadtwerkekonzern erschlossen 
werden können (zum Beispiel im Kontext der Genehmigung und Durchführung von 
Schwerlasttransporten, Baustellenmanagement, Kabelmanagement). 
Die erfolgreiche Realisierung des Projektes stellt somit einen weiteren wichtigen 
Baustein zu der vom Stadtvorstand beschlossenen städtischen Digitalisierung dar.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 35 
b. Ziele: 
− Die Digitalisierung der Stadtverwaltung wird um einen wesentlichen Prozess 
erweitert. 
− Die Sachbearbeitung wird durch schnelle, medienbruchfreie Recherche 
verbessert sowie erleichtert. 
− Es findet eine Verbesserung des Bürgerservices durch schnellere 
Sachbearbeitung statt. 
c. Projektentwicklung: 
Es handelt sich um ein neues Projekt. 
Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung des Baugenehmigungsverfahrens 
(siehe Punkt 21) wurde neben den Optimierungspotentialen des 
Baugenehmigungsverfahrens als solches (siehe Punkte 21 und 22) ein weiteres 
Optimierungspotenzial in der Einführung des digitalen Prüfvermerkes gesehen. 
Die technische Realisierbarkeit des digitalen Prüfvermerks wurde vom Amt für 
Informationsverarbeitung im Rahmen eines Proof-of-Concept auf Basis zweier voll 
funktionsfähiger Prototypen nachgewiesen.  
Bei der stadtweiten Umsetzung der Grundidee muss im Einzelfall geprüft werden, ob 
die organisatorischen Rahmenbedingungen angepasst werden müssen. So erfordert 
der Prüfvermerk zum Beispiel einen vollständigen flächen- und themenabdeckenden 
aktuellen Datenbestand, auch in Fachbereichen, welche Fachdaten lediglich anfrage- 
beziehungsweise vorgangsbezogen erheben und aktualisieren. 
d. Ausblick: 
Für 2017 ist die Herbeiführung eins Stadtvorstandsbeschlusses zur Einführung des 
Digitalen Prüfvermerks auf Basis der Prototypen vorgesehen. Danach soll die 
angestrebte Lösung ausgestaltet, getestet und produktiv gesetzt werden.  
Außerdem sind weitere Digitalisierungen von Datenbeständen nach einheitlichen 
Standards geplant (Neudigitalisierungen, Aktualisierungen). 
Perspektivisch werden diese Informationen aus den Geoinformationssystemen den 
Architektinnen und Architekten beziehungsweise den Bürgerinnen und Bürgern online 
zur Verfügung gestellt werden. 
In einer ausgeweiteten Testphase soll die Lösung schließlich in anderen Szenarien 
zum Einsatz kommen. 
24. Unterstützung der Lager- und Fuhrparkverwaltung sowie des Friedhofswesens 
beim Amt für Landschaftspflege und Grünflächen 
a. Projektbeschreibung: 
Beim Amt für Landschaftspflege und Grünflächen wurden zunächst die Möglichkeiten 
für eine technische Unterstützung der Lager- und Fuhrparkverwaltung evaluiert. 
Daraufhin erfolgte in 2015 die Beschaffung der neuen Softwarelösung „LIS“, welche 
bereits in weiten Teilen eingeführt wurde. Der Personalrat hat der Einführung der 
neuen Software LIS zugestimmt.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 36 
b. Ziele: 
− Der Gesamtprozess wird durch optimierte Prozessabläufe und angepasste IT-
Unterstützung qualitativ verbessert und beschleunigt. 
− Die technische Unterstützung der Lager- und Fuhrparkverwaltung führt zu 
einer höheren Transparenz des gesamten Bereiches. 
− Die Ermittlung von steuerungsrelevanten Aussagen zum Fahrzeug- und 
Maschinenpark wird ohne aufwendige Zusatzerfassungen möglich. 
− Investitionsentscheidungen können belegt werden. 
− Die Zuordnung von relevanten Kosten pro Fahrzeug und Maschine wird 
ermöglicht. 
− Es gibt fundierte Aussagen zur Reparaturhäufigkeit und 
Werkstattleistungen von Fahrzeugen und Maschinen. 
− An Wartungsterminen wird automatisiert erinnert. 
− Es wird eine Inventur ohne hohen manuellen Aufwand möglich. 
c. Projektentwicklung (Fortschreibung seit dem letzten Bericht): 
Neben der Inbetriebnahme der Software LIS mit den zwei Modulen „Fuhrpark“ und 
„Lagerverwaltung“ sowie verschiedenen Hardware-Komponenten erfolgte in 2016 die 
Migration bereits vorhandener Datenbestände und die manuelle Erfassung von 
Fahrzeugen, Maschinen, Geräten sowie Lagerbeständen innerhalb der 
entsprechenden Module. Somit sind nun alle Fuhrpark- und Lagerinformationen 
elektronisch verfügbar. In 2016 fanden bereits entsprechende Schulungen für die 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Grünflächenamtes statt, so dass diese in die 
Lage versetzt wurden, das System nutzen zu können. Unterstützend werden mobile 
Lesegeräte eingesetzt, welche die Lagerbestände per Barcode erfassen können. 
d. Ausblick: 
Für die weitere Optimierung in der Lager- und Fuhrparkverwaltung wird bis Mitte 2017 
ein weiteres Modul der Software LIS (Auftragsverwaltung) in Betrieb genommen. 
Hiermit erfolgt die elektronische Erfassung und Verbuchung aller bislang 
papiergebundenen Reparaturaufträge und Werkstattleistungen.

Geschäftsprozessoptimierung – Bericht 2016  Seite 37 
3. Ausblick 
Künftig werden die Aktivitäten der Verwaltung weiterhin darauf gerichtet, die Digitalisierung 
zu forcieren, damit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen Verwaltungsangelegenheiten 
einfach, schnell und ortsunabhängig erledigen können. Zudem trägt die Digitalisierung 
dazu bei, die Organisation „Stadt Köln“ zu modernisieren und ihre Abläufe effizienter und 
ergebnisorientierter zu gestalten. 
Mit der Einführung des Servicekonto.NRW wird es bei Online-Angeboten möglich sein, die 
Identität einer Person auch elektronisch zu prüfen. Auch für die Stadt Köln ist geplant, 
mithilfe dieser Komponente künftig Online-Services anzubieten, bei denen eine 
verbindliche Identifizierung des Kommunikationspartners erforderlich ist. Entsprechende 
Services sind nun sukzessive zu erschließen, technisch umzusetzen und den Bürgerinnen, 
Bürgern und Unternehmen zur Verfügung zu stellen.  
Das volle Potential von Online-Angeboten wird ferner nur dann gänzlich ausgeschöpft, 
wenn auch die verwaltungsinternen Prozesse durchgängig und bereichsübergreifend 
gestaltet sowie digital abgebildet sind und eine medienbruchfreie Aktenablage möglich ist. 
Eine Umsetzung dieses Vorhabens wird sukzessive erfolgen können. 
Mit dem Instrument eines strategischen Prozessmanagements können hierbei - 
ausgehend von der bestehenden Angebotspalette - die erfolgskritischen Kernprozesse für 
die Verwaltung identifiziert und priorisiert werden. Kriterien für die Festlegung dieser 
erfolgskritischen Kernprozesse ist in erster Linie ihr Beitrag zur Erreichung der 
strategischen Zielsetzung der Stadtspitze. Ein Prozessmanagement dient insofern der ziel- 
und wirkungsorientierten Steuerung und Ausrichtung der Verwaltung. Künftige Projekte 
werden sich folglich daran messen lassen müssen, welchen Beitrag sie zur Steigerung der 
Kunden- beziehungsweise Bürgerzufriedenheit, der Effizienz von Prozessen oder der 
Innovationskraft leisten. 
Zur Unterstützung der Steuerungs- und Entscheidungsprozesse wird für die 
Stadtverwaltung Köln insofern ein Prozessmanagement implementiert, mit dem künftige 
Optimierungsprojekte priorisiert werden sollen und die erforderlichen zentralen 
Steuerungsinformationen abgerufen werden können. 
Neben einem strategischen Ansatz ist auch ein auf den einzelnen Prozess gerichtetes 
Prozessmanagement erforderlich. Insbesondere die Digitalisierung von Prozessen setzt 
voraus, dass erforderliche Optimierungen und Veränderungen der Abläufe zeitnah 
fortgeschrieben werden. Hierfür muss sichergestellt sein, dass die Prozesse die 
Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen klar definieren. 
Zudem muss eine Gesamtverantwortung für die prozessbezogene bereichsübergreifende 
Zusammenarbeit an einer Stelle verankert sein, damit eine aktive Steuerung und 
Optimierung sowie ein ganzheitliches Controlling und damit auch Messung der 
Zielerreichung des Prozesses gewährleistet ist. 
Für die Stadtverwaltung Köln sind insofern die Prozesse noch stärker als bisher 
bereichsübergreifend zu definieren und einheitliche Verantwortliche zu bestimmen. Als 
Steuerungsinstrument für die Prozessbeteiligten werden alle Informationen zu den 
Prozessen und den daraus resultierenden Produkten an zentraler Stelle und in geeigneter 
Weise zusammengefasst.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/112/4 
 
Vorlagen-Nummer  30.03.2017 
 0654/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 03.07.2017 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 26.06.2017 
Rechnungsprüfungsausschuss 06.07.2017 
 
Geschäftsprozessoptimierung - Bericht 2016 
Der beigefügte Bericht zur Geschäftsprozessoptimierung für das Jahr 2016 wird dem Ausschuss zur 
Kenntnis gegeben. 
 
 
 
gez. Dr. Keller