Bedarfsfeststellung zum Wechsel auf ein zukunftsfähiges Bibliotheksmanagementverfahren bei der Stadtbibliothek

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/43 
 
Vorlagen-Nummer 
 0476/2020 
Freigabedatum 28.05.2020 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung zum Wechsel auf ein zukunftsfähiges Bibliotheksmanagementverfahren 
bei der Stadtbibliothek 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf für ein zukunftsfähiges Bibliotheksmanagementsystem an und 
beauftragt die Verwaltung mit der Einleitung eines Vergabeverfahrens. 
 
Zunächst soll die Eignung eines entsprechenden Verfahrens getestet werden. Falls der Test erfolg-
reich verläuft, soll der Betrieb der Stadtbibliothek auf das neue Bibliotheksmanagementsystem umge-
stellt werden. Für die Umstellung und Nutzung des neuen Systems während der darauffolgenden 6 
Jahre werden voraussichtliche Kosten in Höhe von 1 Mio. € netto bzw. 1,2 Mio. € brutto entstehen, 
die zum wesentlichen Teil bereits im aktuellen Haushalt und der mittelfristigen Finanzplanung verfüg-
bar sind. Ein dementsprechend langer Vertragszeitraum erscheint aus wirtschaftlichen Gründen an-
gezeigt. Die Wartungs- und Pflegekosten für das bisherige System, entfallen voraussichtlich ab dem 
Jahr 2022. 
 
Im Haushalt 2020/2021 stehen Mittel für die durchschnittlichen Kosten für einen entsprechenden Test 
und die Betriebszeit für das erste Jahr in Höhe von voraussichtlich 180.000 € zur Verfügung. 
 
Beschlussalternative: 
 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf, auf ein zukunftsfähiges Bibliothekssystem umzustellen, nicht an. 
Die Risiken mit den in der Vorlage geschilderten Konsequenzen werden getragen. Bei einem Ausfall 
der Datenbank oder zentraler Funktionen ist eine Aufrechterhaltung des Betriebes bei der Stadtbiblio-
thek Köln nicht mehr möglich. Die Anlaufzeit für die Wiederaufnahme durch einen alternativen Anbie-
ter ist aufgrund der Komplexität der aufeinander abgestimmten Hard- und Softwaremodule schwer 
abzuschätzen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass ein gesicherter Produktivbetrieb für Mitarbei-
tende und Bibliothekskunden erst nach mehreren Monaten wieder möglich ist und damit die Kernfunk-
tion der Stadtbibliothek Köln nicht mehr aufrechterhalten werden kann. 
Darüber hinaus ist das aktuelle Bibliotheksmanagementsystem -im Gegensatz zur angestrebten 
cloudbasierten Lösung- besonders auch in Krisensituationen über ortsunabhängige mobile Arbeits-
plätze (z.B. für Home Office) nicht erreichbar. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 09.06.2020

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme   1,2 Mio. € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: s. Finanzierung 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.      € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Die Stadtbibliothek beabsichtigt, das derzeit eingesetzte Bibliotheksmanagementsystem (bibliotheka-
risches IT-Fachverfahren, englisch library management system, LMS) durch ein innovatives, zeitge-
mäßes und zukunftsfähiges Produkt zu ersetzen. Das LMS bildet nahezu alle Organisationsprozesse 
bei der Stadtbibliothek ab. Von der Medienbeschaffung über die Ausleihe (mittels RFID1-
Selbstbedienung ) bis zur Präsentation im virtuellen Bibliothekskatalog steuert das LMS neben der 
zentralen Datenhaltung alle bibliothekarischen Prozesse. Anbieter von Bibliotheksmanagementsys-
temen bedienen diese Basisfunktionen ebenso wie Schnittstellen zu externen Systempartnern, bei-
spielsweise Anbietern von RFID-Selbstbedienungsgeräten. 
Seit 1992 setzt die Stadtbibliothek als LMS ein Produkt einer nach mehreren Eigentümerwechseln 
nun kanadischen Firma ein. Im Rahmen des letzten Eigentümerwechsels gab es auch einen Strate-
giewechsel hinsichtlich der angebotenen Produktpalette. In den letzten Jahren reduzierte sich sowohl 
der Kundenstamm als auch die Mitarbeiterzahl der Firma beträchtlich. Außerdem hält die kanadische 
Entwicklungsabteilung nur noch wenige Entwickler für das bei der Stadtbibliothek eingesetzte Fach-
                                                 
1 RFID (englisch radio-frequency identification, „Identifizierung mit Hilfe elektromagnetischer Wellen“) Diese 
Technologie wird bei der Stadtbibliothek Köln bereits seit 2012 für unterschiedliche Selbstbedien ungsfunktionen 
genutzt.

3 
verfahren bereit. Dies wirkte sich bereits in den vergangenen Jahren durch stark verringerte Innovati-
onskraft sowie eine verlangsamte Auftragsabwicklung aus. 
Bereits 2006 hatte die Stadtbibliothek aus den oben genannten Gründen versucht, den Anbieter zu 
wechseln. In einer Art Innovationspartnerschaft sollte zusammen mit dem damaligen deutschen 
Marktführer ein modernes und wegweisendes Produkt für den deutschsprachigen Bibliotheksmarkt 
entwickelt werden. Die Firma konnte jedoch während des langwierigen Prozesses die Mindestanfor-
derungen nicht erfüllen, sodass der Vertrag in beiderseitigem Einvernehmen gekündigt werden muss-
te. Trotz des Scheiterns konnte mit dem bisherigen Anbieter ein Folgevertrag ausgehandelt werden, 
welcher bis heute besteht.  
Auch wenn der langjährige Systempartner bis heute die Softwarepflege für das LMS übernimmt, hat 
das Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit des Produkts und in das Unternehmen erheblich abgenom-
men. Für die nächsten Jahre ist zu erwarten, dass die erfahrenen und langjährigen Ansprechpartner 
aus Altersgründen wechseln bzw. gegebenenfalls reduziert werden, so dass mit erheblichen Ein-
schränkungen nicht nur im Bereich der Softwareweiterentwicklung, sondern insbesondere im Bereich 
Softwarepflege zu rechnen ist. Diesbezüglich kann nicht ausgeschlossen werden, dass bei einem 
Ausfall der Datenbank oder zentraler Funktionen eine Aufrechterhaltung des Betriebes stark gefähr-
det ist. 
Hinzu kommt, dass sich durch den gesellschaftlichen Wandel der zukünftige Bedarf der Stadtbiblio-
thek hinsichtlich der benötigten Software stark verändert hat. Neben Basisfunktionen wie Erwerbung, 
Ausleihe und Katalog sowie der Forderung nach einer gehosteten bzw. cloud-basierten Lösung für 
einen ortsunabhängigen LMS-Zugang wird es von der Stadtbibliothek als unbedingt notwendig erach-
tet, dass das vom zukünftigen Systempartner angebotene Produkt zusätzliche Voraussetzungen er-
füllt, sodass den Bürgerinnen und Bürgern folgende Neuerungen und Leistungen angeboten werden 
können: 
• Ein wichtiger Teil des Strategiekonzeptes der Stadtbibliothek Köln ist, die Zentralbibliothek und 
die Zweigstellen als dritte Orte (Ort neben Arbeit und Zuhause) zu etablieren. Der damit einher-
gehende Wechsel von der Bestandsorientierung hin zur Kundenorientierung wurde bereits seit 
einigen Jahren begonnen und drückt sich durch attraktive und erfolgreiche Bibliotheksräume aus 
(z.B. Bibliothek in Kalk). Dieser Wechsel konnte mit dem LMS bisher noch nicht vollständig voll-
zogen werden, da das aktuelle LMS sowie die meisten verfügbaren Systeme sich in erster Linie 
am Bibliotheksbestand und den damit zusammenhängenden Prozessen orientieren. Die Stadt-
bibliothek ist auf der Suche nach einem LMS, welches den Nutzer in den Vordergrund rückt. Da-
bei sollen etwa die Interaktionsmöglichkeiten zwischen der Stadtbibliothek und den Bibliotheks-
kund*innen stark erweitert werden. Vorgesehen ist ein Kundenportal, welches zusätzlich zu den 
bisher bereitgestellten Funktionen (Verlängerung, Kontoeinsicht) erweiterte Angebote wie bei-
spielsweise die Integration von Social Media Funktionen, das Buchen bzw. Bezahlen von Veran-
staltungen (Event-Management) ebenso erlaubt wie eine nutzergesteuerte Beteiligung am Be-
standsmanagement (z.B. Patron Driven Aquisition2 oder Social Media Funktionen3). 
• Neben dem Bibliotheksbestand vor Ort bietet die Stadtbibliothek zunehmend digital verfügbare 
Medien an. Teile der digitalen Angebote sind zwar im Bibliothekskatalog vorhanden, für die Zu-
kunft ist jedoch eine nahtlose Integration weiterer digitaler Angebote mit den Medienangeboten 
vor Ort anzustreben. Alle Angebote der Stadtbibliothek Köln sollen über ein Kunden-Portal4 ver-
fügbar und zu erreichen sein. Neben einem zentralen Suchindex5 gilt es diesbezüglich einen Zu-
                                                 
2 Patron Driven Acquistion: Modul für die kundengesteuerte Erwerbung. Anschaffungswünsche können einfach 
und online an die Bibliothek übermittelt werden.  
3 Social Media Funktionen: Das LMS beinhaltet umfassende Social Media Funktio nen. Das Teilen von nutze r-
generierten Inhalten wie Rezensionen, Tags, Bewertungen und Listen ist ebenso möglich wie die Integration der 
Social Media Aktivitäten in das Kundenportal.  
4 Multiple Bibliotheksanwendung, in welcher Medienangebot, Dienste und Fun ktionen integriert und zudem b e-
nutzerspezifisch angepasst und über eine Weboberfläche bereitgestellt werden.  
5 Ein zentraler Suchindex ermöglicht die Recherche über einen Suchschlitz in allen Medien, die die Stadtbibli o-
thek zusammen mit weiteren Anbietern digitaler Medienangebote den Kund*innen zur Verfügung stellt.

4 
gang über Single-Sign-On6 zu ermöglichen. 
• Des Weiteren soll im Funktionsumfang der Software das Bestandsmanagement (Statistik und 
Business Intelligence7) ebenso integriert sein wie ein Marketing Tool zur externen Kommunikati-
on mit den Bibliothekskund*innen.  
• Die Stadtbibliothek beabsichtigt, die IT-Aufwände im Bereich der bibliothekarischen Zusatzsoft-
ware zu reduzieren. Die Beschaffung und der Betrieb teilweise kostenintensiver und pflegeauf-
wändiger Zusatzsoftware sowie Schnittstellen (z.B. für Eventmanagement oder Controlling) sol-
len minimiert werden. Ziel ist es, diese Zusatzsoftware nicht nur zu ersetzen sondern in den LMS-
Strukturen integriert anzubieten.  
• Die Stadtbibliothek setzt neben der Bibliotheksmanagementsoftware Hard- und Software weiterer 
externer Partner ein. Beispielsweise werden über RFID-Selbstbedienungsgeräte die Ausleihe 
und das Bezahlen von Gebühren abgewickelt. Außerdem sollen über die RFID-Technik beste-
hende Angebote ausgebaut sowie zukünftig weitere Angebote ermöglicht werden, wie z.B. die 
Ausleihe von mobilen Endgeräten oder der Zugang zu Bibliotheksräumen über sichere RFID-
Kundenkarten. Hierfür sind ebenso die entsprechenden Schnittstellen zu bedienen wie für den 
Austausch von Katalogdaten, wobei eine möglichst effektive und wirtschaftliche Verfahrensweise 
anzubieten ist. 
• Die Stadtbibliothek sucht nach einem starken Partner, mit einer zukunftssicheren Unternehmens-
struktur, einhergehend mit einer entsprechend großen Entwicklungs- und Supportabteilung. 
Ein geeigneter Anbieter soll in einem europaweiten Vergabeverfahren ermittelt werden. 
 
 
Finanzierung: 
Ohne Umstellung auf ein zukunftsfähiges Bibliotheksmanagementverfahren drohen mittelfristig Si-
cherheitsmängel und Ausfälle bis hin zum zeitweisen kompletten Systemausfall. Die Maßnahme ist 
daher unabweisbar und unaufschiebbar. Die bestehenden erfolgreichen Strukturen der Stadtbiblio-
thek Köln werden durch die Umstellung langfristig gesichert und die Nutzung des zukünftigen Verfah-
rens ist im Rahmen der Bewältigung zukünftiger Krisen sowie bei Systemproblemen im Alltagsbetrieb 
eine wichtige Basis durch den dann jederzeit möglichen externen Zugriff (u. a. Homeoffice). 
 
Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigte Aufwandsermächtigung in Höhe von rund 180.000 € 
für das Haushaltsjahr 2021 stehen im Teilergebnisplan 0418 - Stadtbibliothek, Teilplanzeile 13 – Auf-
wendungen für Sach- und Dienstleistungen bereit. Im Rahmen der weiteren Finanzplanung für die 
Jahre 2022-2026 beläuft sich der zusätzliche Finanzierungsbedarf auf rund 515.000€ für 5 Jahre. 
Nach Abschluss des Vergabeverfahrens sollen die für die einzelnen Jahre erforderlichen Summen 
entsprechend eingeplant werden. 
 
Dezernat VII wird im Rahmen des Haushaltsaufstellungsprozesses 2022 ff. innerhalb des dann zu-
gewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel vorsehen. 
                                                 
6 Single-Sign-On: Nach einer einmaligen Authentifizierung an einem Arbeitsplatz kann auf alle Rechner und 
Dienste, für die eine Berechtigung vorliegt, vom selben Arbeitsplatz aus zugegriffen wer den, ohne sich an den 
einzelnen Diensten jedes Mal zusätzlich anmelden zu müssen.  
7 Business Intelligence: Das LMS beinhaltet neben einer Berichtsfunktion auch eine Funktion, mit der komplex e-
re Anfragen statistischer Daten mit professioneller Aufbereitung auch unter Einbeziehung externer Quellen e r-
möglicht werden.

5 
 
Der Finanzbedarf für den Systemwechsel verteilt sich wie folgt auf die Haushaltsjahre: 
 
 
Jahr Gesamtbedarf LMS 
davon aus eige-
nen Mitteln ge-
deckt 
davon zusätzlicher 
Bedarf 
2021          178.500,00 €     178.500,00 €                         -   €  
2022          131.495,00 €     100.000,00 €          31.495,00 €  
2023          182.070,00 €     100.000,00 €          82.070,00 €  
2024          226.100,00 €     100.000,00 €       126.100,00 €  
2025          238.000,00 €     100.000,00 €       138.000,00 €  
2026          238.000,00 €     100.000,00 €       138.000,00 €  
Gesamt      1.194.165,00 €     678.500,00 €       515.665,00 €  
 
Die Deckung aus eigenen Mitteln i. H. v. 100.000 € jährlich resultiert aus den entfallenden Unterhal-
tungskosten für das derzeit eingesetzte Bibliotheksmanagementsystem. 
 
Begründung der Dringlichkeit: 
Der Wechsel auf ein zukunftsfähiges Bibliotheksmanagementsystem ist mit der Durchführung eines 
entsprechenden Vergabeverfahrens und einer Prüfung der notwendigen Funktionen sehr zeitaufwän-
dig. Angesichts der drohenden Konsequenzen, die in der Begründung umfassend erläutert worden 
sind, muss das Verfahren so zeitnah wie möglich gestartet werden. Aufgrund der Dauer verwaltungs-
interner Abstimmungsprozesse sowie krisenbedingten Besonderheiten konnte die Vorlage nicht mehr 
fristgerecht eingereicht werden. Bei einer Verschiebung in die nächste Sitzungsfolge wäre die Umset-
zung der notwendigen Maßnahmen im anvisierten Zeitrahmen nicht mehr gewährleistet.

14

13.05.2020
142/2

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Einführung eines neuen Bibliotheksmanagementverfahrens bei der Stadtbibliothek
(142/25/08/20)

hier: Bedarfsfeststellung, Beschlussvorlage, Vorlagen-Nr. 0476/2020
Voraussichtliche Auftragssumme: 1.000.000,- € netto / 1.200.000,- € brutto

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich beziehe mich auf die mir am 11.05.2020 zugegangene Beschlussvorlage 0476/2020 zur
Bedarfsfeststellung durch den Ausschuss Kunst und Kultur.

Der Bedarf und die Erfordernisse an eine leistungsfähige und zukunftsfähige Software zur
Ablösung des seit 1992 eingesetzten Bibliotheksmanagementsystems mit einem entspre-
chend zuverlässigen Anbieter sind ausführlich und umfassend dargestellt.

Gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 11.05.2020 bestehen keine Bedenken.
Mit freundlichen Grüßen