Beantwortung zu TOP 3.1 der Sitzung am 11.06.18

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle OB/OB/7 Vorlagen-Nummer 28.08.2018 2773/2018 Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung öffentlicher Teil Gremium Datum Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 10.09.2018 Beantwortung zu TOP 3.1 der Sitzung am 11.06.18 In der Sitzung des Unterausschusses digitale Kommunikation und Organisation am 11.06.18 wurden folgende Fragen zu TOP 3.1 - Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU- Datenschutzgrundverordnung zum 25.05.18 gestellt: Gab es bereits Auskunftsersuchen an die Stadt Köln und wie wird damit umgegangen? Das Auskunftsrecht richtet sich nach Art. 15 DSGVO. Dort findet sich auch ein Katalog über die In- formationen, die der Verantwortliche dem Betroffenen beauskunften muss. Auf Basis dessen hat der Datenschutzbeauftragte den Fachdienststellen als jeweils Verantwortliche ein standardisierendes Formular zur Verfügung gestellt, das diese bei an sie gerichtete Auskunftsersuchen verwenden kön- nen. Wird das Auskunftsersuchen an den Datenschutzbeauftragten selbst gerichtet, wird dieses an die zuständigen Fachdienststellen weitergeleitet. Sind mehrere Dienststellen betroffen, koordiniert der Datenschutzbeauftragte die Auskunftsersuchen zentral. Es gab bereits mehrere diesbezügliche Auskunftsbegehren, die sich u.a. auch auf alle bei der Stadt vorgehaltenen Daten bezogen haben. Hierbei ist zu beachten, dass das Auskunftsrecht nach § 12 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen – den Art. 15 DSGVO konkretisierend - voraussetzt, dass die betreffende Person Angaben macht, die das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglicht. Sofern das Auskunftsersuchen jedoch nicht präzisiert wird, werden unter Berücksichti- gung eines angemessen Aufwands seitens des Datenschutzbeauftragten diejenigen Fachdienststel- len um Auskunft gebeten, die am ehesten erwarten lassen, dass personenbezogene Daten vorgehal- ten werden. Wie erfolgt der sichere Datenaustausch mit freien Trägern, insbesondere vor dem Hintergrund des Austausches personenbezogener Daten? Derzeit werden bei der Stadtverwaltung die Voraussetzungen für die nachhaltige Etablierung entspre- chender Verschlüsselungstechnologien (S/MIME und PGP) geschaffen. Kurzfristig werden Gesprä- che seitens der Stadtverwaltung mit den freien Trägern bezüglich des weiteren Vorgehens geführt. Gez. Reker