Personalentwicklungskonzept - Implementierung einer Stellen- und Personalbörse -

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Personalentwicklungskonzept



- Implementierung einer

Stellen- und Personalbörse -
Vorbemerkungen

Das Regierungspräsidium Darmstadt hat mit Verfügung vom 21.07.2008 die aufsichtsbehördlichen Genehmigungen für den am 18.12.2007 von der Stadtverordnetenversammlung beschlossenen Haushalt 2008 sowie für die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe der Wissenschaftsstadt Darmstadt erteilt. Die Haushaltssatzung 2008 und der Haushaltsplan 2008 sind mit der Veröffentlichung der aufsichtsbehördlichen Genehmigung rückwirkend zum 01.01.2008 in Kraft getreten.

Das Regierungspräsidium hat seine Genehmigung mit zahlreichen Auflagen verbunden. Die insgesamt 13 Auflagen wirkten sich auf die Ausführung des Haushaltsplanes 2008 sowie auf die Aufstellung der Haushalte der Folgejahre aus. Das Gleiche galt für die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe. Zur Begründung führte das Regierungspräsidium Darmstadt unter anderem an, „dass sich die Haushalts- und Finanzlage der Wissenschaftsstadt Darmstadt im Haushaltsjahr 2008 gegenüber dem Vorjahr weiterhin problematisch darstellt. Für den Ergebnishaushalt wird bei unveränderten Hebesätzen der Realsteuern ein negatives Jahresergebnis in Höhe von 21,6 Mio. EUR prognostiziert. Wegen diesem neuen Fehlbedarf sowie der bis zum Ende der kameralen Bewirtschaftungsperiode am 31.12.2007 schon entstandenen und überwiegend mit Kassenkrediten zu finanzierenden Deckungslücke von fast 200 Mio. EUR besteht weiterhin eine Kassenkreditermächtigung in Höhe von 300 Mio. EUR. Diese Größenordnung zeigt in besonderem Maße die prekäre Haushaltslage. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass die Gegenfinanzierung der Defizite zur Liquiditätssicherung bei weiter steigendem Zinsniveau am Kapitalmarkt zu enormen zusätzlichen Belastungen führen kann.“ 

Die bisherigen Konsolidierungsbemühungen seien grundsätzlich zu begrüßen, reichen jedoch aus Sicht des Regierungspräsidiums Darmstadt nicht aus und müssen daher deutlich verstärkt werden. Hierbei seien besonders im Bereich des weiter steigenden Schuldendienstes und der hohen Belastungen durch Personalkosten geeignete Maßnahmen zu ergreifen. 

Vor dem Hintergrund der prekären Haushalts- und Finanzlage der Stadt Darmstadt hält die Aufsichtsbehörde die Fortführung bereits eingeleiteter bzw. die Inangriffnahme weiterer restriktiver Maßnahmen für unabdingbar.


Personal- und Versorgungsaufwendungen der Jahre 2008 und 2009

2.1.	Haushaltsplan 2008

Im Haushaltsplan 2008 wurden die Personalaufwendungen mit 77.566.690 EUR und die Versorgungsaufwendungen mit 12.419.500 EUR, inklusive der Pensions- und Beihilferückstellungen in Höhe von 1.499.940 EUR, veranschlagt. Die Personal- sowie Versorgungsaufwendungen des Kernhaushaltes betragen laut Haushaltsplan 2008 somit insgesamt 89.986.190 EUR.

Personalaufwendungen 2008					77.566.690 EUR
Versorgungsaufwendungen 2008				12.419.500 EUR
Personal- u. Versorgungsaufwend. Kernhaushalt 2008	89.986.190 EUR

Der Handlungsleitfaden zur Personalkostenkonsolidierung (Magistrats-Vorlage Nr. 2007/0621 vom 20.11.2007) gab für 2008 die Erbringung einer Einsparung im Personalbereich in Höhe von 2,2 Mio. EUR vor. Von den Dezernaten bzw. Ämtern/Verwaltungsstellen wurde bis Anfang Juni 2008 ein Betrag in Höhe von 2.201.354 EUR eingespart. Damit war die Einsparvorgabe im Personalbereich im Juni 2008 bereits voll erfüllt. Der Magistrat hat den Ergebnissen der Personalkostenkonsolidierung 2008 (Vorlage-Nr. 2008/0282) am 25.06.2008 zugestimmt. Die Stadtverordnetenversammlung hat die Vorlage am 19.08.2008 zur Kenntnis genommen.

2.2.	Nachtragshaushalt 2008

Aufgrund der Tariferhöhung 2008 sowie anderer unvorhergesehener Maßnahmen im Personalbereich weist der Nachtragshaushalt 2008 einen Mehrbedarf im Personalbereich im Jahr 2008 in Höhe von 2,5 Mio. EUR aus (Personalaufwendungen: 2.459.460 EUR, Versorgungsaufwendungen: 40.540 EUR).

2008 mussten zwingend weitere Einsparungen bei den Personalaufwendungen vorgenommen werden. Auch in Gesprächen mit dem Regierungspräsidium wurde von dort deutlich darauf hingewiesen, dass zusätzlich zu der bereits erbrachten Einsparung für das Jahr 2008 in Höhe von 2,2 Mio. EUR weitere Einsparungen in Höhe der Tarifsteigerung erwartet werden.

Aufgrund des im Nachtragshaushalt 2008 ausgewiesenen Mehrbedarfs im Personalbereich wurde die Einsparvorgabe bei den Personal- und Versorgungsaufwendungen im Kernhaushalt um 2 Mio. EUR erhöht, so dass von einer Vorgabe im Haushaltsjahr 2008 in Höhe von nunmehr insgesamt 4,2 Mio. EUR auszugehen war.

Die Dezernate wurden mit Schreiben vom 19.09.2008 aufgefordert, weitere Einsparvorschläge im Personalbereich zu unterbreiten. Über die Ergebnisse der weiteren Einsparungen im gesamten Jahr 2008 wurde der Magistrat in einer separaten Vorlage (Nr. 2009/0080) vom 25.02.2009 in Kenntnis gesetzt.

2.3.	Personal- und Versorgungsaufwendungen 2009

Im Hinblick auf die Auflagen der Aufsichtsbehörde zur Genehmigung der Haushalte 2007 und 2008 wurde im Vorfeld der Aufstellung des Haushaltsplanes 2009 die Obergrenze des Gesamtansatzes für die Personal- und Versorgungsaufwendungen des Kernhaushaltes und des Eigenbetriebes IDA auf insgesamt 99 Mio. EUR festgelegt.

Im Haushaltsplan 2009 sind die Personal- und Versorgungsaufwendungen des Kernhaushaltes mit insgesamt 91.265.940 EUR veranschlagt. Diese setzen sich zusammen aus 79.040.720 EUR für Personalaufwendungen sowie 12.225.220. EUR für Versorgungsaufwendungen (inklusive Pensions- und Beihilferückstellungen in Höhe von 1.465.000 EUR).

Personalaufwendungen 2009					79.040.720 EUR
Versorgungsaufwendungen 2009				12.225.220 EUR
Kernhaushalt 2009 insgesamt				91.265.940 EUR

Im Wirtschaftsplan 2009 des Eigenbetriebes IDA sind Personal- und Versorgungsaufwendungen in Höhe von 8.681.370 EUR veranschlagt.

Da in der Gesamtsumme von 91.265.940 EUR des Kernhaushaltes die nichtausgabewirksamen Ansätze der Pensions- und Beihilferückstellungen in Höhe von 1.465.000 EUR enthalten sind, wird die Vorgabe von 99 Mio. EUR für die kassenwirksamen Aufwendungen eingehalten.

Personal- u. Versorgungsaufwendungen lt. HHPlan 2009			91.265.940 EUR
Bereinigungen für Rückstellungen	–     1.465.000 EUR
Personal- und Versorgungsaufwendungen Kernhaushalt 2009 		89.800.940 EUR


Personal- und Versorgungsaufwendungen Kernhaushalt 2009 		89.800.940 EUR
Personal- u. Versorgungsaufwendungen lt. Wirtschaftsplan IDA 2009	  8.681.370 EUR
Kernhaushalt und IDA 2009 insgesamt					98.482.310 EUR

Gemäß den Anmerkungen zur Stellenplanvorlage 2009 wären bei einer ganzjährigen Besetzung aller im Stellenplan 2009 aufgeführten Stellen (Kernhaushalt und IDA) und unter Berücksichtigung der zum Planungszeitpunkt voraussehbaren Vakanzen 2009 Personal- und Versorgungsaufwendungen in Höhe von 104.803.940 EUR zu veranschlagen.

Personal- u. Versorgungsaufwendungen Kernhaushalt u. IDA 2009
(gerundet)									99.000.000 EUR
abzügl. Finanzvolumen laut Stellenplanvorlage 2009	– 104.803.940 EUR
	–     5.803.940 EUR

Aufgrund der Festlegung einer Obergrenze bei dem Ansatz der Personal- und Versorgungsaufwendungen sind 2009 allein zur Erreichung der Obergrenze des Haushaltsansatzes Einsparungen von rund 5,8 Mio. EUR zu erbringen. Diese Einsparungen führen aber lediglich zu einer Erhaltung des Status Quo und sind im Haushaltsansatz 2009 bereits enthalten.

Gemäß Verfügung der Aufsichtsbehörde vom 05.06.2007 sind die Personal- und Versorgungsaufwendungen ab dem Haushaltsjahr 2007 und bis auf weiteres auf einen Höchstwert von 96 Mio. EUR zu begrenzen. Das Regierungspräsidium lässt bei dieser Vorgabe Tariferhöhungen gänzlich außer Acht. Um der Auflage des RP Rechnung zu tragen, sind daher über den Betrag von 5,8 Mio. EUR hinaus zwingend weitere Einsparungen im Personalbereich erforderlich.. Die hiernach notwendige Einsparung würde sich 2009 auf insgesamt auf rd. 8,8 Mio. EUR belaufen:

Vorgabe des RP								96.000.000 EUR
abzügl. Finanzvolumen laut Stellenplanvorlage 2009		– 104.803.940 EUR
	–     8.803.940 EUR

Der RP ist darüber hinaus der Auffassung, dass die Stadt ihre Personal- und Versorgungsaufwendungen mittelfristig, d. h. innerhalb der nächsten 3 – 4 Jahre, auf einen Höchstwert von 90 Mio. EUR zu begrenzen habe. Auch bei dieser Vorgabe ist nochmals darauf hinzuweisen, dass das Regierungspräsidium die Tariferhöhungen völlig außer Acht lässt. Bezogen auf das Haushaltsjahr 2009 wären dies Einsparungen von insgesamt rd. 14,8 Mio. EUR:

Vorgabe des RP								90.000.000 EUR
abzügl. Finanzvolumen laut Stellenplanvorlage 2009	– 104.803.940 EUR
	–   14.803.940 EUR

Gegenüber dem Regierungspräsidium muss gefordert werden, die Tariferhöhungen zukünftig bei den Vorgaben zu berücksichtigen. Alles andere führt zu unrealistischen Vorgaben.

2.4.	Fazit

Unter der Annahme, dass pro Beschäftigter bzw. Beschäftigtem im Jahr im Schnitt rd. 40.000 EUR an Personalkosten aufzuwenden sind, entsprechen Einsparungen in Höhe von:

  5,8 Mio. EUR	145 Beschäftigten
  8,8 Mio. EUR	220 Beschäftigten
14,8 Mio. EUR	370 Beschäftigten.

Demgegenüber stellt sich die natürliche Fluktuation im Zeitraum 2004 bis 2008 wie folgt dar:




Datenmaterial aus:	 Personalabrechnungsverfahren LOGA

Die Statistik weist die Anzahl der Personalabgänge (inklusive Anwärter/innen, Auszubildende, Praktikanten/innen, Aushilfen, etc.) im Zeitraum 2004 bis 2008 unterteilt nach den Merkmalen „weiblich/männlich“ aus.

Die Zahlen basieren auf einer Auswertung aus dem Personalabrechnungsverfahren LOGA. Unterjährige Personalabgänge sind im jeweiligen Jahr berücksichtigt.

Der Anstieg an Personalabgängen im Jahr 2005 resultiert aus der Verlagerung von Personal in den Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen zum 01.01.2005. Durch die Gründung des Eigenbetriebes Immobilienmanagement Darmstadt (IDA) zum 01.01.2008 und damit einhergehenden Personalverlagerungen zum Stichtag 31.12.2007 kommt es 2007 zu einem starken Anstieg an Personalabgängen.
Dies bedeutet in der Summe pro Jahr:
2004		72 Beschäftigte
2005		223 Beschäftigte (davon 117 Beschäftigte, die zum Eigenbetrieb                                                  Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen                                                 verlagert wurden; natürliche Fluktuation somit:                                                  106 Beschäftigte)
2006		98 Beschäftigte
2007		347 Beschäftigte (davon 249 Beschäftigte, die zum Eigenbetrieb IDA                                                  verlagert wurden; natürliche Fluktuation somit:                                                  98 Beschäftigte)
2008		108 Beschäftigte

Lässt man die Personalverlagerungen zum Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen sowie Eigenbetrieb IDA unberücksichtigt, so lag die Fluktuation im Schnitt der letzten 5 Jahre bei 96 Beschäftigten pro Jahr.

Zu beachten ist, dass sich dieses Delta entsprechend der Anzahl der Neueinstellungen reduziert.

Hieraus wird deutlich, dass selbst dann, wenn – ohne Aufgabenkritik – alle Stellen gestrichen würden, die aufgrund natürlicher Fluktuation pro Jahr frei werden, noch nicht einmal ¾ des Einsparvolumens von 5,8 Mio. EUR zur Erhaltung des Status Quo erreicht würde.


3.	Maßnahmen

Ohne den massiven Abbau von Stellen (planmäßigen und überplanmäßigen) ist es nicht möglich, die Personalaufwendungen in dem Maße zu reduzieren, wie dies aufgrund der dargestellten Haushaltssituation und der Auflagen des Regierungspräsidiums erforderlich ist. Um zu einer Reduzierung der Personalaufwendungen zu gelangen, ohne betriebsbedingte Kündigungen auszusprechen, sind im Wesentlichen zunächst folgende Maßnahmen erforderlich:

Dokumentation und Analyse (Aufgabenkritik) der freiwilligen und pflichtigen Leistungen/Aufgaben

Wie im Handlungsleitfaden zur Personalkostenkonsolidierung ausgeführt, ist es für eine effektive und effiziente Konsolidierung des städtischen Haushaltes unter Berücksichtigung der Bedarfe und der politischen Zielvorgaben erforderlich,

zunächst alle Leistungen der Stadt Darmstadt sowie deren Aufwendungen und Erträge zu ermitteln und den Bereichen der freiwilligen und pflichtigen Leistungen zuzuordnen (Dokumentation),
hinsichtlich der freiwilligen Leistungen politische Entscheidungen zu treffen, bei welchen freiwilligen Leistungen das Leistungsspektrum zukünftig reduziert angeboten werden soll bzw. welche der freiwilligen Leistungen zukünftig wegfallen sollen (Aufgabenkritik hinsichtlich des Zwecks, d. h. des „Ob“),
die Ausgestaltung sowie personelle Ausstattung der Bereiche mit freiwilligen Leistungen unter Konsolidierungsgesichtspunkten zu untersuchen (Aufgabenkritik hinsichtlich des Vollzugs, d. h. des „Wie“),
die Ausgestaltung, Ermessensspielräume sowie personelle Ausstattung der Bereiche mit Pflichtleistungen unter Konsolidierungsgesichtspunkten zu untersuchen (Aufgabenkritik hinsichtlich des Vollzugs, d. h. des „Wie“).

Die Dokumentation der städtischen Leistungen wurde im Rahmen eines Projektes durchgeführt. Die Federführung oblag der Organisationsabteilung, wobei eine Unterstützung und enge Verzahnung von und mit der Personal- und Organisationsentwicklung sowie der Finanzverwaltung stattfand.

Dabei wurden alle städtischen Leistungen in fünf Kategorien eingeteilt:
Freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben ohne Bindung
Freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben mit Bindung (Vertrag, Magistratsbeschluss)
Pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben
Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung bzw. Auftragsangelegenheiten
Funktionsaufgaben

Bei den freiwilligen Selbstverwaltungsaufgaben bestimmt die Gemeinde, ob sie die Aufgaben wahrnehmen will und wie sie sie erfüllen will. Sie entscheidet also über das „Ob“ und „Wie“ der Aufgabenerfüllung.

Im Unterschied zu den freiwilligen Selbstverwaltungsaufgaben sind die Gemeinden bei den pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben durch Bundes- oder Landesgesetze oder durch Rechtsverordnungen zur Erledigung dieser Aufgaben verpflichtet. Die Gemeinden haben somit kein Entschließungsermessen, da die Entscheidung des „Ob“ bereits durch den Gesetzgeber getroffen ist. Lediglich hinsichtlich der Art und Weise, also das „Wie“ der Aufgabendurchführung, können sie alleinverantwortlich entscheiden.

Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung sind solche Aufgaben, zu deren Erfüllung die Gemeinden gesetzlich verpflichtet sind. Die Verpflichtung bezieht sich dabei jedoch nicht nur auf das „Ob“ der Aufgabenerfüllung, wie bei den pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben, sondern im Gegensatz zu diesen auch auf das „Wie“. Das staatliche Weisungsrecht im Rahmen der Fachaufsicht kann jedoch nicht unbeschränkt ausgeübt werden. Die Weisungen sollen sich vielmehr auf allgemeine Anordnungen beschränken und in der Regel nicht in die Einzelausführung eingreifen.

Auftragsangelegenheiten infolge bundesrechtlicher Regelungen sind staatliche Aufgaben, die der Bund und die Länder den Gemeinden zur Ausführung übertragen haben. Im Gegensatz zu den Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung behalten sich Bund und Länder gegenüber den Gemeinden ein unbeschränktes bis in die Einzelheiten gehendes fachliches Weisungsrecht vor.

Unter den Funktionsaufgaben sind die Aufgaben der Querschnittsämter zu verstehen, die für andere städtische Organisationseinheiten erbracht werden.

Nachdem die städtischen Leistungen in die vorgenannten Kategorien eingruppiert wurden, hat der Magistrat von der Dokumentation der städtischen Leistungen mit Magistratsvorlage vom 23.02.2009 (Nr. 2009/0090) Kenntnis genommen. 

In einem nächsten Schritt werden die jeweilige Aufwendungen und Erträge der Leistungen dargestellt. Dadurch erhalten die Dezernenten und die städtischen Gremien ein weiteres Instrument, um zu entscheiden, welche Leistungen zukünftig
nicht mehr oder
nicht mehr in der bisherigen Art und Weise
wahrgenommen werden sollen. Diese Bereiche der Stadtverwaltung werden sodann im Rahmen der Aufgabenkritik hinsichtlich des Vollzugs, d. h. des „Wie“ daraufhin untersucht, wie durch Optimierung der Arbeitsabläufe Einsparungen, insbesondere im Bereich der Personalaufwendungen möglich sind.

Implementierung einer Stellenbörse sowie einer Personalbörse

Ziel der Implementierung einer Stellenbörse sowie einer Personalbörse ist die weitere Modernisierung des städtischen Personalmanagements sowie die sozialverträgliche Reduzierung der Personalaufwendungen.


4.	Stellenbörse

Um eine Übersicht über alle Stellen zu erhalten, die aktuell bereits frei sind sowie innerhalb der nächsten 5 Jahre frei werden, wird eine Stellenbörse gebildet. Hierfür werden diejenigen Stellen ermittelt, die innerhalb eines Zeitraumes von 5 Jahren z. B. durch das Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze sowie durch den Ablauf von Zeitverträgen frei werden.

Die Stellenbörse wird tabellarisch dargestellt und beinhaltet folgende – zuvor geprüfte und festgestellte – Aussagen:

In welchem Dezernat, Amt/Verwaltungsstelle/Abteilung/Sachgebiet ist die Stelle bisher angesiedelt?
Stellennummer
bisherige Stellenausweisung
frei seit / ab …..
bisherige Stellenbeschreibung
Wird die Stelle zukünftig gestrichen oder mit einem ku-/kw-Vermerk versehen?
Ab wann ist die Wiederbesetzung möglich? Hierbei werden die Wiederbesetzungssperre und Freigaben durch das Regierungspräsidium Darmstadt berücksichtigt.
Zukünftige / vorgesehene Stellenausweisung (EG …, A ….)
Jahrespersonalkosten der Stelle

Die Stellenbörse wird von der Personalabteilung und Organisationsabteilung im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten geführt und fortlaufend aktualisiert.

5.	Personalbörse

Das Ziel der Implementierung einer Personalbörse ist die effektive und effiziente Vermittlung der Beschäftigten – Tarifbeschäftigte und Beamte/innen –, die derzeit

überplanmäßig beschäftigt sind (Beschäftigte mit kwü-Stellen),
aus einer Beurlaubung zurückkehren,
einen Umsetzungsantrag gestellt oder
keine (adäquate) Einsatzmöglichkeit vor Ort (mehr) haben

auf die in der Stellenbörse geführten und zur (Wieder-)Besetzung freien Stellen. Hierbei wird der Schwerpunkt auf die Kompetenzen, das Entwicklungspotential, die weitere Qualifizierung sowie Wünsche der Beschäftigten der Personalbörse gerichtet und mit den Gegebenheiten abgestimmt.

Zunächst werden die überplanmäßig Beschäftigten, die Rückkehrer/innen aus Beurlaubung sowie die Beschäftigten, die einen Umsetzungsantrag gestellt haben, in die Personalbörse aufgenommen. Hierbei handelt es sich um eine fiktive Börse, d. h. die vorgenannten Beschäftigten bleiben bis zu einer Vermittlung in ihren jeweiligen Ämtern, Verwaltungsstellen bzw. Eigenbetrieben. 

Nachdem die Dokumentation der städtischen Leistungen abgeschlossen ist, wird von den Dezernenten und den städtischen Gremien zu entscheiden sein, welche der Aufgaben – unter Berücksichtigung der Bedarfe und der politischen Zielvorgaben – zukünftig nicht mehr bzw. nicht mehr in der bisherigen Art und Weise wahrgenommen werden sollen.

Diejenigen Beschäftigten, die bislang Aufgaben erfüllt haben, die zukünftig nicht mehr bzw. nicht mehr in der bisherigen Art und Weise wahrgenommen werden sollen (z. B. durch (Um-)Organisationsmaßnahmen), werden von den Amts- und Verwaltungsstellenleitungen dem Hauptamt benannt. Hierbei kann es sich um Beschäftigte mit Planstellen oder um überplanmäßige Beschäftigte, d.h. Beschäftigte mit kwü-Stellen handeln. Dieser Personenkreis wird ebenfalls in die Personalbörse aufgenommen, um in einen adäquaten anderen Aufgabenbereich (unter Mitnahme der eigenen Stelle) bzw. in eine Planstelle vermittelt zu werden.

Die Feststellung von Personalüberhang erfolgt zudem auch von der Organisationsabteilung – auf der Grundlage durchgeführter Organisationsuntersuchungen, insbesondere Bedarfsanalysen. Soweit die Dezernenten bzw. städtischen Gremien hierüber entschieden haben, erfolgt auch in diesem Falle die Aufnahme in die Personalbörse nach Benennung der Mitarbeiter/innen durch die Amts- und Verwaltungsstellenleitungen.

Mit allen Beschäftigten der Personalbörse werden einzelne Personalentwicklungsgespräche geführt. Ziel dieser Gespräche ist es, gemeinsam herauszuarbeiten, welche (Fach-)Kompetenzen, Stärken für bestimmte Aufgabengebiete sowie Wünsche hinsichtlich eines zukünftigen Einsatzgebietes bestehen. Die Personalentwicklungsgespräche werden von der Personal- und Organisationsentwicklung geführt und die Ergebnisse dokumentiert (Personalprofil).

Die weitere Vorgehensweise richtet sich nach den Ausführungen in der Ziffer 6.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personal- und Organisationsentwicklung erhalten die Berechtigung, Personalakten einzusehen. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden eingehalten.

Die Personalbörse wird tabellarisch dargestellt und beinhaltet folgende Aussagen:

Name
Vorname
Geburtsdatum
Entgelt-/Besoldungsgruppe
Stellennummer
Dezernat
Amt/Verwaltungsstelle/Abteilung/Sachgebiet
überplanmäßig (ja/nein)
Rückkehr aus Beurlaubung ab /seit ….
Umsetzungsantrag seit …
keine (adäquate) Einsatzmöglichkeit (mehr) seit ….
Personalprofil
zukünftiger Einsatzbereich

Die Personalbörse ist fortlaufend zu aktualisieren. Mit Ausnahme der Personalprofile wird die Aktualisierung der Personalbörse von der Personalabteilung vorgenommen. Die Personalprofile werden von der Personal- und Organisationsentwicklung eingestellt.


6.	Verfahrensablauf bei (Wieder-)Besetzung einer Stelle

Soweit die Wiederbesetzung einer Stelle der Stellenbörse möglich ist, richtet sich die weitere Verfahrensweise danach, ob eine Stellenausschreibung zu erfolgen hat oder nicht.

Nach der zwar gekündigten, aber aufgrund der Fortwirkungsklausel fortwirkenden Dienstvereinbarung zum Stellenbesetzungsverfahren bei der Stadtverwaltung Darmstadt vom 24.04.1995 werden die zur (Wieder-)Besetzung vorgesehenen Stellen grundsätzlich verwaltungsintern ausgeschrieben. Von dieser Regelung können folgende Stellen ausgenommen werden:
Stellen der Tarifbeschäftigten der Entgeltgruppen EG 1 bis EG 3 TVöD,
Stellen der Beamten/innen im mittleren Dienst von A 5 bis A 6 BBesG,
Stellen der Beamten/innen im gehobenen Dienst von A 9 bis A 10 BBesG.
Darüber hinaus kann der Magistrat in begründeten Fällen im Einvernehmen mit dem Personalrat und der Frauenbeauftragten von der Regelung, Stellen grundsätzlich internen auszuschreiben, absehen.

6.1.	Verfahren bei Durchführung einer Stellenausschreibung

Soweit nach den vorgenannten Ausführungen eine Stellenausschreibung durchzuführen ist, sieht die weitere Verfahrensweise wie folgt aus:

6.1.1.	Beschäftigte, die nicht der Personalbörse angehören

Beschäftigte, die nicht der Personalbörse angehören, können sich – wie bisher auch – auf die interne Stellenausschreibung bewerben, soweit sie an der Stelle interessiert sind. Das weitere Verfahren richtet sich nach der jeweils gültigen Dienstvereinbarung.

6.1.2.	Beschäftigte, die der Personalbörse angehören

Beschäftigte, die der Personalbörse angehören, können sich auf die interne Stellenausschreibung bewerben, soweit sie an der Stelle interessiert sind. Unabhängig davon, ob sich die Beschäftigten der Personalbörse aus eigenem Entschluss auf die Stellenausschreibungen bewerben, wird im Rahmen jedes Stellenbesetzungsverfahrens ein Abgleich aller Personalprofile der Personalbörse mit dem jeweiligen Stellenprofil durchgeführt, um festzustellen, wer für die Stelle grundsätzlich geeignet wäre. Dieser Abgleich wird gemeinsam von einer/einem Vertreter/in der Personalabteilung, der Organisationsabteilung und der Personal- und Organisationsentwicklung durchgeführt. Die in Frage kommenden Beschäftigten werden von der Personalabteilung angeschrieben und gebeten, sich auf die Stelle zu bewerben. Die Bewerbungsverfahren sind entsprechend der jeweils gültigen Dienstvereinbarung unter den dort benannten Beteiligungsrechten zu führen.

Soweit sich die angeschriebenen Beschäftigten bewerben und die Planstelle erhalten, werden sie in der Personalbörse nicht mehr geführt.

Soweit sich die angeschriebenen Beschäftigten bewerben, die Stelle jedoch aufgrund fehlender Kompetenz nicht erhalten, sind in Absprache mit den Beschäftigten ggf. Qualifizierungsmaßnahmen zu ergreifen.

Bewerben sich die angeschriebenen Beschäftigten nicht auf die Stelle, müssen sie dies gegenüber dem Hauptamt – Personalabteilung begründen. Im Bedarfsfall sind in einem Gespräch Lösungsmodelle herauszuarbeiten sowie ggf. Qualifizierungsmaßnahmen durchzuführen.

Die Entwicklung der Beschäftigten steht im Vordergrund und geht Zuweisungen zu anderen Ämtern/Verwaltungsstellen sowie weiteren individuellen Lösungen zunächst vor.

Soweit trotz Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen eine Vermittlung in andere Aufgabenbereiche bzw. Planstellen nicht zum Erfolg führen, werden weitere individuelle Lösungen (wie z. B. Altersteilzeit, vorzeitiger Ruhestand, etc.) geprüft. Entsprechendes gilt, soweit Qualifizierungsmaßnahmen nicht zumutbar sind oder zumutbaren Maßnahmen von Seiten der Beschäftigten nicht zugestimmt werden.

Die Ergreifung arbeits- bzw. dienstrechtlicher Maßnahmen bleibt hiervon unbenommen.

6.2.	Verfahren ohne Durchführung einer Stellenausschreibung

Soweit nach der jeweils gültigen Dienstvereinbarung zum Stellenbesetzungsverfahren von einer Stellenausschreibung abgesehen wird, findet ebenfalls ein Abgleich aller Personalprofile der Personalbörse mit dem jeweiligen Stellenprofil statt, um festzustellen, wer für die Stelle grundsätzlich geeignet wäre. Dieser Abgleich wird wiederum gemeinsam von einer/einem Vertreter/in der Personalabteilung, der Organisationsabteilung und der Personal- und Organisationsentwicklung durchgeführt.

Die Personalabteilung informiert die hiernach in Frage kommenden Beschäftigten und teilt ihnen mit, dass sie sich bei den jeweiligen Ämtern/Verwaltungsstellen vorstellen mögen. Den jeweiligen Ämtern/Verwaltungsstellen werden die Namen der in Frage kommenden Beschäftigten ebenso mitgeteilt, wie den zuständigen Personalvertretungen, Frauenbeauftragten und ggf. (Gesamt-)Schwerbehindertenvertretung. Die Ämter/Verwaltungsstellen vereinbaren sodann Vorstellungstermine mit diesen Beschäftigten.

Sobald die Beschäftigten die Stelle erhalten und in Planstellen eingegliedert werden, werden sie in der Personalbörse nicht mehr geführt.

Soweit sich die Beschäftigten vorstellen, die Stelle jedoch aufgrund fehlender Kompetenz nicht erhalten, sind in Absprache mit den Beschäftigten ggf. Qualifizierungsmaßnahmen zu ergreifen.

Stellen sich die angeschriebenen Beschäftigten nicht vor, müssen sie dies gegenüber dem Hauptamt – Personalabteilung begründen. Im Bedarfsfall sind in einem Gespräch Lösungsmodelle herauszuarbeiten sowie ggf. Qualifizierungsmaßnahmen durchzuführen.

Die Entwicklung der Beschäftigten steht im Vordergrund und geht Zuweisungen zu anderen Ämtern/Verwaltungsstellen sowie weiteren individuellen Lösungen zunächst vor.

Soweit trotz Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen eine Vermittlung in andere Aufgabenbereiche bzw. Planstellen nicht zum Erfolg führen, werden weitere individuelle Lösungen (wie z. B. Altersteilzeit, vorzeitiger Ruhestand, etc.) geprüft. Entsprechendes gilt, soweit Qualifizierungsmaßnahmen nicht zumutbar sind oder zumutbaren Maßnahmen von Seiten der Beschäftigten nicht zugestimmt werden.

Die Ergreifung arbeits- bzw. dienstrechtlicher Maßnahmen bleibt hiervon unbenommen.


7.	Verfahrensablauf bei vorübergehendem Personalmehrbedarf der Ämter/Verwaltungsstellen

Die Ämter/Verwaltungsstellen melden ihren vorübergehenden Personalmehrbedarf, z. B. aufgrund langfristiger Erkrankung von planmäßigen Beschäftigten, zeitlich befristeten Projekten, etc. beim Hauptamt – Personalabteilung. Diese Meldungen werden dort gebündelt und zunächst zwischen Personalabteilung, Organisationsabteilung sowie Personal- und Organisationsentwicklung in regelmäßigen Besprechungen analysiert. Ggf. sind weitere Personen (wie z. B. Vertreter/innen der Fachämter, Personalvertretungen, Frauenbeauftragten, (Gesamt-)Schwerbehindertenvertretung) zu den Gesprächen hinzuzuziehen. Das Hauptamt stellt sodann fest, ob ein berechtigter Bedarf vorliegt. Soweit dieser festgestellt ist, findet ein Abgleich mit allen Personalprofilen der Personalbörse statt, um festzustellen, wer diesen Bedarf grundsätzlich abdecken könnte. Dieser Abgleich wird wiederum gemeinsam von einer/einem Vertreter/in der Personalabteilung, der Organisationsabteilung und der Personal- und Organisationsentwicklung durchgeführt.

Die Personalabteilung informiert die hiernach in Frage kommenden Beschäftigten und teilt ihnen mit, dass sie sich bei den jeweiligen Ämtern/Verwaltungsstellen vorstellen mögen. Den jeweiligen Ämtern/Verwaltungsstellen werden die Namen der in Frage kommenden Beschäftigten ebenso mitgeteilt, wie den zuständigen Personalvertretungen, Frauenbeauftragten und ggf. (Gesamt-)Schwerbehindertenvertretung. Die Ämter/Verwaltungsstellen vereinbaren sodann Vorstellungstermine mit diesen Beschäftigten.

Die Beschäftigten, die den vorübergehenden Personalmehrbedarf sodann abdecken werden, werden weiterhin in der Personalbörse geführt.

Im Weiteren gilt Ziffer 6.2. analog.

8.	Weitere Maßnahmen zur Reduzierung der Personalaufwendungen

In diesem Zusammenhang sind ergänzend auf folgende Maßnahmen hinzuweisen:

Budgetierung der Personalaufwendungen

Aus Sicht der Personal- und Organisationsentwicklung können die Personalaufwendungen zusätzlich zu dem Vorgenannten nur gesenkt werden, wenn diese bezogen auf die Dezernate budgetiert werden. Der Einsatz der Personalkostenbudgetierung (PKB) kann zu einer erweiterten Eigenverantwortung, insbesondere einer erweiterten Ressourcenverantwortung führen. Ziel der PKB ist die effektive und effiziente Steuerung und somit auch Senkung der Personalaufwendungen. Grundlagen für eine PKB sind neben einer transparenten Datengrundlage entsprechende Rahmen- und Zielvereinbarungen im Sinne der gesamtstädtischen strategischen Zielvorgaben. Im Rahmen des Reorganisationsprozesses im Dezernat V soll hierzu als erster Schritt ein abgestimmtes Verwaltungscontrolling implementiert werden. 

Leistungsabhängige Übernahme der Nachwuchskräfte
Aus Sicht der Personal- und Organisationsentwicklung ist es auch vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung eminent wichtig, weiterhin auszubilden. Die feste bzw. befristete Übernahme ist von den Bedarfen der Ämter und Leistungen der Nachwuchskräfte während der Ausbildungs-/Vorbereitungszeit abhängig.

Grundsätzlich keine Stellenbesetzung mit externen Bewerbern/innen
Diese in der Kernverwaltung gängige Praxis wird fortgeführt. Im Gegenzug dazu muss aus Sicht der Personal- und Organisationsentwicklung auf die Weiterqualifizierung des vorhandenen Personals ein erhöhtes Augenmerk gerichtet werden, um die Leistungsbereitschaft der Stadtverwaltung zu erhalten und zukünftigen, sich ändernden Anforderungen auch weiterhin gerecht werden zu können. Aus Konsolidierungsgesichtspunkten schreiben zukünftig auch alle Eigenbetriebe der Stadt – inklusive Klinikum (vorbehaltlich einer Änderung der Rechtsform), EAD sowie die Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen – alle dort freien Stellen zunächst stadtintern aus. Davon sind nur solche Stellen ausgenommen, die aus Gründen fehlender Ausbildung, Studium etc. innerstädtisch nicht besetzt werden können.

Einhaltung der 12-monatigen Stellenbesetzungssperre
Das Regierungspräsidium Darmstadt hat in verschiedenen Gesprächen deutlich gemacht, dass den von der Stadt zur Genehmigung vorgelegten Anträgen auf Ausnahmen von der Wiederbesetzungssperre zukünftig in der Regel nicht entsprochen werden wird. Die an den RP weitergeleiteten Anträge auf sofortige Wiederbesetzung sind von Seiten der Stadt auf ein absolutes Minimum zu begrenzen.

Refinanzierung fremder Aufgaben durch eigenes Personal
Durch die vorübergehende Übernahme von Aufgaben, für z. B. andere Kommunen oder Landkreise, könnte die Stadt einen Teil ihrer Personalaufwendungen der Personalbörse durch zusätzliche Erträge refinanzieren. Voraussetzung dafür ist, dass für diese „Zusatzaufgaben“ keine neuen Stellen geschaffen werden, sondern diese von den Beschäftigten der Personalbörse wahrgenommen werden.

Die Rechte der Personalvertretungen, Frauenbeauftragten und (Gesamt-)Schwerbehindertenvertretung sind gewahrt.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden eingehalten.
















Stand: 18.05.2009		Seite  PAGE 11 von  NUMPAGES 14

Personal- und Organisationsentwicklung





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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
27.05.2009 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat II Hauptamt an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Personal- und Orga-
nisationsentwicklung  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. Beschluss-
fassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2009/0070 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Personalentwicklungskonzept 
- Implementierung einer Stellen- und Personalbörse - 
 
Vorlage vom: 18.05.2009 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Dem beiliegenden Entwurf zur Implementierung einer Personal- und Stellenbörse im Rahmen des Per-
sonalentwicklungskonzeptes wird zugestimmt. 
 
 
Anlagen: Personalentwicklungskonzept - Stellen- und Personalbörse - 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

2 
... 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 18.05.2009  
 
Das Regierungspräsidium Darmstadt hat mit Verfügung vom 21.07.2008 die aufsichtsbehördlichen 
Genehmigungen für den Haushalt 2008 sowie für die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe der Wis-
senschaftsstadt Darmstadt erteilt und mit zahlreichen Auflagen verbunden. Zur Begründung führt 
das Regierungspräsidium unter anderem aus, dass besonders im Bereich der hohen Belastungen 
durch Personalkosten geeignete Maßnahmen zu ergreifen seien. Dabei seien die bisherigen Konso-
lidierungsbemühungen grundsätzlich zu begrüßen, diese reichten jedoch nicht aus und müssten 
daher deutlich verstärkt werden.  
 
Das beigefügte Personalentwicklungskonzept – Implementierung einer Stellen- und Personalbörse 
– zeigt auf, wie vor dem Hintergrund der im Haushaltsplan 2009 sowie im Wirtschaftsplan 2009 des 
Eigenbetriebs Immobilienmanagement Darmstadt (IDA) veranschlagten Personal- und Versor-
gungsaufwendungen und unter Berücksichtigung der Prämisse, keine betriebsbedingten Kündigun-
gen auszusprechen, die Personalaufwendungen mittel- bis langfristig reduziert werden können.  
 
Hierbei werden die Personal- und Versorgungsaufwendungen 2009 zunächst dem Finanzvolumen 
der Stellenplanvorlage 2009 sowie den Vorgaben des Regierungspräsidiums Darmstadt gegen-
übergestellt.  
 
Sodann wird den ermittelten Einspargrößen die natürliche Fluktuation der Jahre 2004 bis 2008 ge-
genübergestellt. Dabei wird deutlich, dass selbst dann, wenn – ohne Aufgabenkritik – alle Stellen 
gestrichen würden, die aufgrund natürlicher Fluktuation im Schnitt pro Jahr frei werden, noch nicht 
einmal ¾ des Einsparvolumens von 5,8 Mio. EUR zur Erhaltung des Status Quo erreicht würde. 
 
Um zu einer Reduzierung der Personalaufwendungen zu gelangen, ohne betriebsbedingte Kündi-
gungen auszusprechen, sind im Wesentlichen folgende Maßnahmen erforderlich: 
 
1. Dokumentation und Analyse (Aufgabenkritik) der freiwilli gen und pflichtigen Leistun-
gen/Aufgaben 
2. Implementierung einer Stellen- und Personalbörse 
 
Das beiliegende PE-Konzept legt seinen Schwerpunkt auf die Implementierung einer Stellen- und 
Personalbörse. Ziel der Implementierung ist die weitere Modernisierung des städtischen Personal-
managements sowie die sozialverträgliche Reduzierung der Personalaufwendungen. Durch die 
Implementierung der Stellen- und Personalbörse findet eine effektive und effiziente Vermittlung der 
Beschäftigten der Personalbörse auf die in der Stellenbörse geführten und zur (Wieder-) Besetzung 
freien Stellen statt. Die Art und Weise der Vermittl ung ist in dem Konzept näher ausgeführt. 
 
Darüber hinaus sind auch weitere Maßnahmen zur Reduzierung der Personalaufwendungen be-
nannt: 
 
• Budgetierung der Personalaufwendungen  
• Leistungsabhängige Übernahme der Nachwuchskräfte 
• Grundsätzlich keine Stellenbesetzung mit externen Bewerbern/innen  
• Einhaltung der 12-monatigen Stellenbesetzungssperre 
• Refinanzierung fremder Aufgaben durch eigenes Personal 
 
Die Rechte der Personalvertretungen, Frauenbeauftragten und (Gesamt-)Schwerbehinderten-
vertretung sind gewahrt.

3 
... 
 
Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden eingehalten. 
 
 
Darmstadt, den 18.05.2009 
 
 
Der Dezernent I      Der Dezernent II 
 
 
 
 
Walter Hoffmann      Wolfgang Glenz 
Oberbürgermeister      Bürgermeister