actori 2020 & actori 2020 Tanz

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer  22.06.2021 
 2344/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 30.06.2021 
 
actori 2020 & actori 2020 Tanz  
 
Vorstellung der Ergebnisse der Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und 
Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln 
 
 
AUFTRAG AN ACTORI 
 
 
Der Auftrag an actori gemäß Beschluss des Betriebsausschuss Bühnen vom 19.06.2018 (1246/2018 
– Status Quo und Perspektiven der Bühnen Köln) lautete zusammengefasst wie folgt: 
 
Das actori-Gutachten aus dem Jahr 2014 ist mit folgendem Ziel fortzuschreiben: 
 
Das „Update“ der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung soll einen Weg aufzei-
gen, wie die Bühnen nach Abschluss des deutlich verl ängerten Interims strukturiert zu einem 
leistungsfähigen und effizienten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am Offenbachplatz 
entwickelt werden können.  
Neben den künstlerischen Zielen, sollen dabei folgende Parameter insbesondere Beachtung 
finden:  
 
a. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte 
b. Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur 
c. moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires  
d. modernes und effizientes Gebäude- und Anlagenmanagement  
 
Der Auftrag wurde sodann erweitert um eine Untersuchung zum Tanz auf Basis des Papiers „Konzept 
TanzKöln“ vom 11.09.2020. 
 
 
 
ERGEBNIS 
 
 
actori hat rund 20 Monate an dem Gutachten gearbeitet und das Ergebnis wird nun im Juni 2021 mit 
dem Titel  
 
actori 2020 & actori 2020 Tanz  
 
auf 556 Seiten vorgestellt. Das Gesamtgutachten enthält datenschutzrelevante Inhalte und ist daher 
nur für Gremienmitglieder einsehbar.

2 
 
 
 
PRÄSENTATION DER ERGBNISSE 
 
 
 Das Gutachten wird dem Betriebsausschuss Bühnen am 30.06.2021 in einer Sondersitzu ng von 
den Autoren Dr. Nora Pähler vor der Holte und Frank Schellenberg von der Firma actori GmbH 
präsentiert.  
 Im Termin wird den Ausschussmitgliedern ein gedrucktes Exemplar übergeben.  
 Als PDF hängt das Gutachten, einsehbar für Gremienmitglieder, dieser  Vorlage an (Anlage 2). 
Innerhalb des PDFs kann durch Verlinkung zu den einzelnen Kapiteln gelangt werden. 
 
 
 
MANAGEMENT SUMMARY 
 
 
Dem Gesamtgutachten ist eine Management Summary mit 31 Seiten (Seite 9 bis 40) vorangestellt. 
Die Management Summary ist dies er Mitteilung zusätzlich als separate, öffentlich einsehbare Anlage 
beigefügt (Anlage 1). 
 
 
 
HINTERGRUND 
 
 
BASIS DES AUFTRAGES AN ACTORI: 
 
Mit der Beschlussvorlage 1246/2018 legten die Bühnen dem Betriebsausschuss eine Status -Quo- 
und Perspektiven-Betrachtung hinsichtlich der vorhandenen 36 Bühnenstandorte vor. Der Beschluss 
beinhaltete den Auftrag an die Betriebsleitung der Bühnen ein Vergabeverfahren für eine Fortschrei-
bung des actori-Gutachtens aus dem Jahr 2014 vorzubereiten.  
 
 19.06.2018 1246/2018 Status Quo und Perspektiven der Bühnen Köln 
 
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/to0050.asp?__ktonr=251721 
 
 
KONKRETER AUFTRAG UND BEDARFSFESTSTELLUNG DURCH BETRIEBSAUSSCHUSS 
BÜHNEN: 
 
Mit Beschluss vom 26.03.2019 erkannte der Betriebsausschussbühnen den Bedarf für die Beauftra-
gung der externen Beratungsfirma actori zur Fortschreibung der „Wirtschaftlichkeits - und Organisati-
onsuntersuchung“ an und stimmte dem konkretisierten Prüfauftrag zu. 
 
 26.03.2019  0672/2019 Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits - und Organisationsunter-
suchung bei den Bühnen der Stadt Köln 
 
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/to0050.asp?__ktonr=271227 
 
 
ZWISCHENBERICHTE ZUM SACHSTAND: 
 
Im Betriebsausschuss Bühnen wurde regelmäßig über den aktuellen Projektstatus berichtet. Am 
08.10.2019 berichtete der Projektleiter Frank Schellenberg (actori) unter dem Tagesordnungspunkt 
5.2 „Sachstand zur Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits - und Organisationsuntersuchung der 
Bühnen Köln durch die Firma actori “ (3462/2019) mündlich. Ab dann erfolgten die Sachstandberichte 
in schriftlicher Form.

3 
 
 
 
 
 08.10.2019 3462/2019  
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=740702&type=do& 
 
 28.01.2020 0162/2020  
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=756814&type=do& 
 
 28.04.2020 1120/2020   
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=768095&type=do& 
 
 09.06.2020 1593/2020   
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=774296&type=do& 
 
 26.01.2021 0076/2021   
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=800279&type=do& 
 
 
gez.: Laugwitz-Aulbach

actori 2020 & actori 2020 Tanz
Juni 2021
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung der Bühnen Köln –ManagementSummary

|Juni 20212
Allgemeine Anmerkungen
Allgemeine Anmerkungen䡧Alle dargestellten Werte sind gerundet. Dies betrifft Zahlenwerte sowie Flächenangaben. Die jeweilige Gesamtsumme bildet sich immer aus den Originalwerten –aus diesem Grund können Differenzen zu den Einzelwerten dargestellter Beträge auftreten.䡧Die dargestellten Prozentwerte berechnen sich aus den exakten Werten und nicht aus den dargestellten gerundeten Werten.䡧In der Unterlage wird der Begriff „Besucher“ für eine bessere Lesbarkeit synonym mit dem Begriff „Besuche“ verwendet.䡧In der Unterlage wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint.
ALLGEMEINE ANMERKUNGEN

|Juni 20213
Abkürzungsverzeichnis
Abkürzungen Benchmarks<B (B St. Op.) = Staatsoper Unter den Linden<B (Kom. Op.) = Komische Oper Berlin<BO = Schauspielhaus Bochum<D = Deutsche Oper am Rhein<DA = Staatstheater Darmstadt<DD = Sächsische Staatstheater Dresden<E = Aalto Theater Essen <F = Städtischen Bühnen Frankfurt<H = Staatstheater Hannover <L = Oper und Schauspiel Leipzig<M = Staatstheater am Gärtnerplatz  <N = Schauspielhaus und Kammerspiele Nürnberg<S = Württembergische Staatstheater Stuttgart
ABKÜRZUNGEN
Abkürzungen<AfA = Absetzung für Abnutzung<AVA = Altersversorgungsabgabe<BIM = Building Information Modeling<BGS = Betreibergesellschaft<BKE = Betriebskostenerstattung<BKZ = Betriebskostenzuschuss<CAFM = Computer-AidedFacility Management<CRM = Customer-Relationship-Management<DV = Datenverarbeitung<FS = Freie Szene<GF = Geschäftsführung<GO = Gürzenich-Orchester <GS = Gastspiele<HB = Hauptbühne<KBB = Künstlerisches Betriebsbüro<KiOper = Kinderoper
<LA = Lenkungsausschuss<MA = Mitarbeiter<NP = Neuproduktion<ÖA = Öffentlichkeitsarbeit<OBP = Offenbachplatz<OH = Opernhaus<OJS = Oskar-Jäger-Straße<OPZ = Orchesterprobenzentrum<PB = Probebühne<SH = Schauspielhaus<SZ = Spielzeit<TD = Technische Direktion<VA = Veranstaltungen<VS = Vorstellungen<VZÄ = Vollzeitäquivalent<WA = Wiederaufnahme<WS = Workshop<ZBV = Zur besonderen Verfügung

|Juni 20214
Die Bezeichnungen actori 2014, actori 2020 und actori 2020 Tanz ordnen die Ausführungen eindeutig dem jeweiligen Gutachten zu
Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung der Bühnen Köln von actori im Jahr 2014 betrachtete die Spielzeit 2015/16
actori 2014
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung der Bühnen Köln von actori im Jahr 2020 betrachtet die erste vollständige Spielzeit nach der Sanierung (SZ 2024/25) mit Tanz als reinem Gastspielbetrieb actori 2020
actori 2020 TanzErweiterung der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung der Bühnen Köln von actori im Jahr 2020 um ein Szenario für den Ausbau des Tanzes betrachtet die erste vollständige Spielzeit nach der Sanierung (SZ 2024/25) mit einer ausgebauten Tanzsparte

Management Summary –actori 2020

|Juni 20216
Vorbemerkungen actori 2020
䡧Vor dem Hintergrund der Verzögerung der Sanierung der BühnenKöln hat die Stadt Kölnim April 2019 die actori GmbH mit der Fortschreibung(im Folgenden bezeichnet als actori 2020) der im Jahr 2014 durchgeführten Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung(im Folgenden bezeichnet als actori 2014) beauftragt. Die Entscheidung zu dieser Fortschreibung wurde durch den Betriebsausschuss der Bühnen am 19.06.2018 getroffen.䡧Ziel dieser Fortschreibung bzw. des „Updates“ der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung ist, aufzuzeigen, wie die Bühnen nach Abschluss des deutlich verlängerten Interims strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizienten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am Offenbachplatz (OBP) entwickelt werden können. 䡧Die Fortschreibung in actori 2020 erfolgt auf Basis von actori 2014, dessen „optimiertes Betriebsszenario“ bereits grundsätzliche Parameter, wie zum Beispiel den Musterspielplan für die Zeit nach der Wiedereröffnung, festlegt. Die Hauptaufgabe der erneuten Untersuchung ist eine aktualisierte Ermittlung des benötigten Betriebskostenzuschusses (BKZ) für den laufenden Betrieb nach Beendigung der Sanierungsmaßnahmen. Dabei stehen insbesondere Veränderungen, die sich seit der Untersuchung im Jahr 2014 ergeben haben, im Fokus. 䡧Die einzelnen Projektschritte, Leitlinien und Auswirkungen wurden in verschiedenen Sitzungen des Lenkungsgremiums mit Vertretern der Bühnen Köln sowie in Workshops (WS) diskutiert und abgestimmt. Der Betriebsausschuss war in die Erarbeitung der Ergebnisse einbezogen (Berichte an den Betriebsausschuss erfolgten am 08.10.2019, 28.01.2020, 28.04.2020 und 09.06.2020). 䡧actori 2014 betrachtete die Spielzeit (SZ) 2015/16. Die Fortschreibung actori 2020 legt die erste vollständige Spielzeit nach der Sanierung, die SZ 2024/25, zugrunde. Die Betrachtungen bewerten einen eingeschwungenen Zielzustand –Aufwendungen, die durch Übergangslösungen oder ähnliches ausgelöst werden, sind nicht berücksichtigt.䡧Im Rahmen von actori 2014 wurden andere Theater als Benchmarks benannt, die für die Fortschreibung wieder zu vergleichenden Untersuchungen herangezogen wurden. Konkret sind dies die Städtischen Bühnen Frankfurt, die Sächsischen Staatstheater Dresden, die Württembergischen Staatstheater Stuttgart, die Oper und das Schauspiel Leipzig sowie das Schauspielhaus Bochum. Ergänzend werden an verschiedenen Punkten weitere Vergleichshäuserbetrachtet.
VORBEMERKUNGEN

|Juni 20217
Die Management Summary gibt in 11 Abschnitten eine Übersicht über die Untersuchung 
Marktentwicklungen
Optimierung der StandortsituationAnforderungsgerechte PersonalaufstellungNachhaltiger Erhalt der Infrastruktur
Anschluss und BenutzungszwangVeränderung der Vertragssituation
Qualitätssteigerung
Nächste Schritte und Ausblick
Übersicht über die Ergebnisse der Untersuchung Musterspielplan
Sonderthemen
Die Veränderung des BKZ erklärt sich aus 7 wesentlichen Veränderungen, die sich seit actori 2014 ergeben haben.
STRUKTUR DER MANAGEMENT SUMMARY

|Juni 20218
Übersicht über die Ergebnisse der Untersuchung
Spielbetriebsbezogener BKZ䡧Im Vergleich zu actori 2014 erhöht sich in actori 2020 der spielbetriebsbezogene BKZ um 6.060 TEUR von 72.769 TEUR auf 78.829 TEUR. Dies ist der BKZ, der notwendig ist, um den Spielbetrieb ab der SZ 2024/25 am Offenbachplatz zu ermöglichen. Weitere Aufwendungen wie Zinsen und Abschreibungen sowie projektbezogene Aufwendungen sind dort nicht enthalten und fallen zusätzlich an. -Nicht der gesamte ermittelte BKZ stellt einen Mehrbedarf dar, über den noch entschieden werden muss. Bereits 2019 wurde die Entscheidung für den Bezug neuer Werkstätten vom Rat der Stadt beschlossen. Über die sich daraus ergebenden Mehraufwendungen in Höhe von 746 TEUR wurde also bereits entschieden. Darüber hinaus können die Bühnen einen Teil des Zuschusses, den Sie vom Land NRW erhalten, zur Absenkung der Erhöhung des BKZ einsetzen.-Es verbleibt also ein Mehrbedarf für den BKZ, im Vergleich zu actori 2014, in Höhe von 3.079 TEUR, der gedeckt werden muss, um den Spielbetrieb der Bühnen in der Spielzeit 2024/25 am Offenbachplatz zu ermöglichen. -Eine Reduzierung des BKZ führt zu Einschnitten im vorgesehenen Spielplan.䡧Die Zuweisungen und Zuschüsse aller deutschen Theater sind seit der Spielzeit 2014/15 von 2.479 Mio. EUR bis zur Spielzeit 2017/18 um 7% auf 2.663 Mio. EUR angestiegen.Die Entwicklung des BKZ der Bühnen Köln seit actori 2014 (damalige BKZ-Berechnung für die Spielzeit 2015/16) zu actori 2020 (BKZ-Berechnung für die Spielzeit 2024/25)fälltmit einer Steigerungum 8%bezogenauf einen wesentlich längeren Zeitraum damit im Vergleich deutlich geringer aus. Der Kostendeckungsgrad der Bühnen Köln für die Spielzeit 2024/25 liegt über dem Kostendeckungsgrad im dt. Theatermarkt  und auch über dem für die SZ 24/25 prognostizierten Kostendeckungsgrad der Benchmarks. Das zeigt, dassdie Bühnen Kölntrotz steigendem BKZ im Vergleich zu anderen deutschen Theatern effizientersind. Zinsen und Abschreibungen䡧Für den Offenbachplatz fallen in den kommenden Jahrzehnten zuzüglich zum spielbetriebsbezogenen BKZ hohe Zinsen und Abschreibungen für die aktuellen Baukosten in Höhe von 618 Mio. EUR an. Dadurch entsteht eine durchschnittliche Zusatzbelastung pro Spielzeit in Höhe von rd. 21,6 Mio. EUR (bis zur Spielzeit 2062/63). 
ÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG

|Juni 20219
86,4
13,7
72,8
19,219,2
Die Differenz des benötigten BKZ zwischen actori 2014 und actori 2020 beträgt 6,1 Mio. EUR –der Mehrbedarf beträgt 3,1 Mio. EUR
93,4
14,6
72,8
6,131,631,6
Aufwendungen, Erträge und BKZ für die SZ 2024/25 actori 2014 (in Mio. EUR)1) Aufwendungen, Erträge und BKZ für die SZ 2024/25  actori 2020 (in Mio. EUR)1)
Aufwen-dungenErträge + Zuschüsse
Der BKZ hat sich im Vergleich zu actori 2014 um 6,1 Mio. EUR auf 78,8 Mio. EUR erhöht. Davon stellen 3,1 Mio. EUR einen Mehrbedarf dar.
+
Aufwen-dungenErträge + Zuschüsse
ÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG
1) Inflationskorrigiert auf die SZ 2024/25. 2) Annahme: Verstetigung des Landeszuschusses. Anmerkung: Alle Werte gerundet.
3,1
2,20,8Zuschuss NRW2)
Neue WerkstättenVerbleibenderMehrbedarf
Differenz BKZzwischen actori 2014 & actori 2020
Erträge aus dem SpielbetriebSpielbetriebsbezogener BKZAufwendungen für den SpielbetriebZinsen & Abschreibungen
106106 125125

|Juni 202110
Aufwendungen und somit auch der BKZ steigen in den kommenden Jahren –Zinsen und Abschreibungen werden geringerÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG
Die Aufwendungen für den Spielbetrieb und somit auch der BKZ werden in den kommenden Spielzeiten aufgrund der Inflation sowie der Tariferhöhungen steigen. Die Belastung durch Zinsen und Abschreibungen dagegen werden in den kommenden Jahren abnehmen. 
Hochlauf Erlöse, Aufwendungen, BKZ, Zinsen und Abschreibungen bis SZ 34/35 [in Mio. EUR, gerundet] 
1515161617171818181819
7980818385878891929596
3232313130302929282828125127128130132133135137139141143
SZ 24/25SZ 25/26SZ 26/27SZ 27/28SZ 28/29SZ 29/30SZ 30/31SZ 31/32SZ 32/33SZ 33/34SZ 34/35
Anmerkung: Alle Werte gerundet. 
Spielbetriebsbezogener BKZErträge aus dem SpielbetriebZinsen & Abschreibungen
108 +2,2
BKZ Spielbetrieb + Zinsen &            Abschreibungen Stadt KölnZuschuss NRW
109 +2,2110 +2,2111 +2,2112 +2,2114 +2,2117 +2,2118 +2,2120 +2,2122 +2,2115 +2,2

|Juni 202111
Der Kostendeckungsgrad der Bühnen Köln ist höher als der Kosten-deckungsgrad im dt. Theatermarkt und bei den Benchmarks
15,8%Kostendeckungsgrad Bühnen Köln actori20141)
15,6%Kostendeckungsgrad Bühnen Köln actori20201)
DerKostendeckungsgradreduziertsichimVergleichzuactori2014um0,2%.UmdieseKostendeckungauchbeierhöhtenAufwendungenaufrechtzuerhalten,werdenimRahmendesGutachtensumfassendeundambitionierteAnforderungenandieBühnenundandiezukünftigenIntendantenhinsichtlichderErträgeausKarten(vor)verkaufundSponsoringgestellt.
1) Inflationskorrigiert auf die SZ 2024/25. Ermittlung als Erträge/Aufwendungen ohne Zinsen und Abschreibungen. Anmerkung: Alle Werte gerundet.   
17,2%Kostendeckungsgrad im dt. Theatermarkt SZ 17/18
19,0%Kostendeckungsgrad der Benchmarks SZ 17/18
DerKostendeckungsgradimdt.TheatermarktliegtbereitsinderSZ17/18unterdemderBühnenKölninderSZ24/25.DerKostendeckungsgradderBenchmarksliegtinderSZ17/18leichtüberdenBühnenKölnderSZ24/25,inderSZ24/25wirdermit16%voraussichtlichdarunterliegen.
18,0%Kostendeckungsgrad Bühnen Köln actori2020 inklusive Zuschuss NRWInklusiveder2.235TEURdesZuschussesNRWliegtderKostendeckungsgradderBühnenKölnbei18%.DiesistdieVergleichsgrößefürdenKostendeckungsgradimdt.TheatermarktundbeidenBenchmarks.
Der Kostendeckungsgrad der Bühnen Köln für die Spielzeit 2024/25 liegt über dem Kostendeckungsgrad im dt. Theatermarkt  und auch über dem für die SZ 24/25 prognostizierten Kostendeckungsgrad der Benchmarks. Dieser Vergleich lässt auf einen effizienten Betrieb der Bühnen Köln schließen und ist mit hohen  Anforderungen hinsichtlich der Erträge an die Bühnen Köln verbunden.

|Juni 202112
Der Musterspielplan für actori 2020 umfasst das optimierte Betriebsszenario aus actori 2014
Spielplan actori 2020
10151 VS + 26 VS Cäcilia Wolkenburg
183) 64) 377 VS + 12 GS
Vorstellungen2)NeuproduktionenWiederaufnahmenOper
SchauspielKinderoper1) 4 3 95 VS
– – 11 GS (22 VS)Tanz
7
1) Enthält auch Kammeropern, da Kammer-und Kinderoper im Aufwand vergleichbar sind. 2) Annahme von je einer zusätzlichen Vorstellung im Bereich Oper und Schauspiel aufgrund der ermittelten Effizienzsteigerung durch die neuen Werkstätten, siehe actori Werkstätten Gutachten 2017. 3) Davon 8 auf der großen Schauspielbühne und 10 auf den kleinen Schauspielbühnen. 4) Davon 3 auf der großen Schauspielbühne und 3 auf den kleinen Schauspielbühnen. Quelle: actori 2014, Angaben der Sparten Schauspiel und Oper. 
Musterspielplan䡧Mit dem ermittelten BKZ kann der Musterspielplan des optimierten Betriebsszenarios aus actori 2014 umgesetzt werden. Durch den Umzug der Werkstätten und eine damit einhergehende Effizienzsteigerung kann im Vergleich zu actori 2014 je eine zusätzliche Vorstellung im Bereich Oper und Schauspiel realisiert werden. 䡧Der Tanz wird in diesem Musterspielplan in Form von 11 Gastspielen (GS) mit 22 Vorstellungen (VS) berücksichtigt. 䡧Zur Realisierung des Spielplans werden die in actori 2014 festgelegten künstlerischen Budgets fortgeschrieben.䡧actori hat basierend auf dem Musterspielplan Empfehlungen für die Repertoire-Größen entwickelt:-Oper: 45-55 Produktionen -Kinderoper (KiOper): 8-10 Produktionen -Schauspiel: 15-35 Produktionen
MUSTERSPIELPLAN

|Juni 202113
Veränderungen des spielbetriebsbezogenen BKZ䡧Im Vergleich zu actori 2014 erhöhen sich die Erträge um 901 TEUR auf 14.561 TEUR (+7%). Die Erträge im Gesamttheatermarkt sind im Vergleich in den drei Jahren von der SZ 2014/15 zur SZ 2017/18 um 4% gestiegen.  䡧Die gesamten Aufwendungen erhöhen sich im Vergleich um 6.962 TEUR auf 93.391 TEUR (+8%). Die Aufwendungen im Gesamttheatermarkt sind im Vergleich dazu in den drei Jahren von der SZ 2014/15 bis zur SZ 2017/18 bereits um 7% gestiegen. 䡧Die Betrachtung der Entwicklung im Gesamttheatermarkt zeigt, dass seit actori 2014 Veränderungen eingetreten sind, die zu erhöhten Erträgen und Aufwendungen führen. Neben diesen generellen Marktentwicklungen haben sich zudem spezifische Veränderungen an den Bühnen Köln ergeben (wie z. B. die Konkretisierung der Vertragssituation hinsichtlich der Gastronomie), die ebenfalls die in actori 2014 angenommenen Erträge und Aufwendungen und somit auch den BKZ beeinflussen. 䡧Diese Gründe für die Veränderungen zwischen actori 2014 und actori 2020 lassen sich für die Bühnen in sieben wesentliche Kategorien einteilen:-Marktentwicklungen-Qualitätssteigerung-Optimierung der Standortsituation-Anforderungsgerechte Personalaufstellung-Nachhaltiger Erhalt der Infrastruktur-Veränderung der Vertragssituation-Anschluss und Benutzungszwang䡧Alle Erträge und Aufwendungen für die sich durch die genannten Gründe im Vergleich zu actori 2014 keine Veränderungen ergeben haben, werden fortgeschrieben.
Die Veränderungen der Erträge und Aufwendungen der Bühnen fallen geringer aus als die Entwicklung im Gesamttheatermarkt

|Juni 202114
Marktentwicklungen verändern die Erlöse und Aufwendungen der Bühnen –Qualitätssteigerung ist kostenneutral
Marktentwicklungen䡧Seit actori 2014 haben sich wesentliche Marktentwicklungen im Theatermarkt ergeben. Dies macht Anpassungen der Erlöse aus Kartenverkauf, der Erlöse und Aufwendungen aus Kartenvorverkauf und der Aufwendungen für Marketing/Vertrieb an diese Entwicklungen notwendig. Insgesamt erhöhen sich die zu erzielenden Erlöse um 1.384 TEUR und die entstehenden Aufwendungen um 1.063 TEUR. 䡧Die Analyse der Benchmark-Häuser zeigt eine Erhöhung des durchschnittlichen Kartenerlöses seit actori 2014. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, werden die durchschnittlichen Kartenerlöse der Bühnen in den kommenden Jahren auf das Niveau der Benchmark-Häuser angehoben und steigen somit stärker als in actori 2014 angenommen.䡧Durch die Digitalisierung findet eine zunehmende Verlagerung des Ticketverkaufs in den Online-Bereich statt. Um dieser Ent-wicklung gerecht zu werden, planen die Bühnen auf Basis der Entscheidung des Betriebsausschusses am 28.04.2020 ein eigenes Ticketing-System einzuführen, um die Vorverkaufsgebühren für Online-Tickets in Zukunft nicht mehr an einen Fremdanbieter abführen zu müssen. Mit der Einführung des neuen Ticketsystems und durch die höheren Kartenerlöse erhöhen sich sowohl die Erlöse als auch die Aufwendungen für den Kartenvorverkauf.䡧Die Analyse der Benchmark-Häuser zeigt einen sichtbaren Trend in Form einer 5%-igen Steigerung der jährlichen Aufwendungen für Marketing/Vertrieb. Dies ist z. B. durch eine steigende Anzahl an Kommunikationskanälen zu erklären. Um auch in Zukunft einen angemessenen Umfang an Marketing-und Vertriebsaktivitäten gewährleisten zu können, wird eine Anpassung des Budgets für Marketing/Vertrieb aus actori 2014 an den Trend der Benchmark-Häuser vorgenommen.Qualitätssteigerung䡧Es wird eine räumliche Zusammenführung der Mitarbeiter (MA) des Gürzenich-Orchesters (GO) und der Bühnen an einen Standort angestrebt, die zu Synergieeffekten führt. 
MARKTENTWICKLUNGEN QUALITÄTSSTEIGERUNG

|Juni 202115
Die Bühnen Köln werden nach dem Interim nur noch 5 Standorte betreiben 
Optimierung der Standortsituation 䡧Für die Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung hat der Betriebsausschuss Bühnen für eine Optimierung der Standortsituation folgende Zielsetzungen vorgegeben:-Möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte -Synergieeffekte durch gezielte Standort-Kombination-Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur-Moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires䡧Basierend auf verschiedenen evaluierten Szenarien und in Abstimmung mit den Bühnen empfiehlt actori für die Bühnen zukünftig folgende Standorte: -Der Offenbachplatz wird als Hauptspielstätte genutzt und das Orchesterprobenzentrum (OPZ) verbleibt an der Stolberger Str. (beide Standorte stehen im Sondervermögen der Bühnen).-Das Depot wird als Außenspielstätte für das Schauspiel genutzt. Dort werden auch die externen Probebühnen (PB) sowie die Fundus-und Lagerflächen untergebracht, um möglichst viele Synergiepotenziale zu heben.-Die externen Büroarbeitsplätze werden in direkter Nähe zum Offenbachplatz Am Alten Posthof untergebracht. -Die neuen Werkstätten in Kalk werden durch eine neue Logistikhalle in direkter Nachbarschaft ergänzt, um dort Teile des Repertoires unterzubringen. Das restliche Repertoire wird auf dem Containerstellplatz in der Vitalisstr. gelagert. 䡧Diese Standortkombination bietet die höchste Chance zur Erschließung von Synergien, da viele Nutzungen an wenigen Standorten gebündelt werden können. Zudem kann am Depot die gelungene Etablierung als Schauspiel-Standort genutzt werden.䡧Durch die Optimierung der Standortsituation konnten die aktuell im Interim bestehenden 36 Mietverträge für Standorte der Bühnen auf 5 Standorte für die Zeit ab der SZ 2024/25 reduziert werden.
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION

|Juni 202116
actori hat die Standortempfehlung gemeinsam mit den Bühnen auf Basis einer Szenarienanalyse vorgenommen
䡧Die Empfehlung für die zukünftigen Standorte hat actori gemeinsam mit den Bühnen vorgenommen und hierfür Standortszenarien entwickelt und bewertet, mit dem Ziel, die externen Flächenbedarfe (rechtsrheinische Spielstätte, Büroarbeitsplätze, Probebühnen sowie Fundus-und Lagerflächen) unterzubringen und die bestmögliche Flächennutzung sicherzustellen. 䡧Für die rechtsrheinische Spielstätte hat actori zunächst Optionen einer optimierten Standortnutzung evaluiert und eine Entscheidungsgrundlage über den Standort der rechtsrheinischen Spielstätte (Halle Kalk oder Depot) geschaffen. Dabei zeigte sich, dass die Entscheidung über die rechtsrheinische Spielstätte auch nach Einbezug aller Aspekte nicht losgelöst von einem größeren Kontext und weiteren Analysen erfolgen kann. Ein komplexes System aus den Rahmenbedingungen der Standortanalyse (z. B. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte und möglichst hohe Synergieeffekte), Kosten, Risikofaktoren und auch der zeitlichen Realisierbarkeit verschiedener Szenarien haben wesentlichen Einfluss auf die Auswahl der rechtsrheinischen Spielstätte. Daher wurde ein integriertes Vorgehen mit vier Szenarien unter Einbezug der Wahl der rechtsrheinischen Spielstätte gewählt. 䡧Es wurde das Szenario ausgewählt, für welches aktuell diehöchste Planungssicherheit besteht und welches somit eine fundierte Berechnungsgrundlage für den BKZ ermöglicht. Gleichzeitig bleibt dabei für die Bühnen und die Stadt auch die notwendige Flexibilität erhalten, die Entscheidung über eine dauerhafte rechtsrheinische Spielstätte in einem größeren Kontext und zu einem späteren Zeitpunkt zu treffen. So ist die Standortentscheidung besonders vor dem Hintergrund noch ausstehender Entscheidungen und notwendiger Analysen bezüglich des Standorts Kalk aktuell nur begrenzt kalkulierbar. Daher ist eine Nutzung der Halle Kalk nicht vorgesehen. 䡧Die vorgenommene Optimierung der Standortsituation, die kein Teil von actori 2014 war, da die Standorte als gesetzt betrachtet worden sind, führt zu veränderten Aufwendungen in verschiedenen Bereichen: Fremdvergaben, Energie, Grundbesitzabgaben, Bewachung, Gebäudereinigung und Mieten. Insgesamt erhöhen sich die Aufwendungen somit um 2.071 TEUR (inkl. 746 EUR Mehraufwendungen im Bereich Mieten für die neuen Werkstätten, über die bereits entschieden wurde).
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION

|Juni 202117
Legende:SpielstättenBürosProbebühnen/-zentrumWerkstättenFundus-und Lagerflächen
Nach dem Interim wird die Anzahl der Standorte auf 5 reduziert –dies bedeutet eine deutliche Reduktion des logistischen Aufwands
Standortsituation nach dem Interim
Anmerkung: Die Standorte beinhalten nicht die Gästewohnungen der Bühnen Köln. Quelle: Liegenschaftsdatenblätter der Bühnen Köln,lfd. aktuelle Mietverträge 16.10.2019. Interviews mit den Bühnen Köln. 
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION
䡧Vor dem Interim bestanden ins-gesamt 7 Standorte䡧Während des Interims gibt es 36 Mietverträgefür Standorte der Bühnen an 18 Orten in Köln
In den Reihen
OffenbachplatzAm Alten Posthof 3
Depot
Vitalisstr. 228
Stolberger Str.

|Juni 202118
Eine Überprüfung der Flächen zeigt Bedarfe an Büroflächen sowie Lager-und Fundusflächen auf
Aufgrund von Veränderungen in der Bauplanung sowie strukturellen Veränderungen in den letzten Jahren wurden verschiedene Flächenbedarfe überprüft und die extern benötigten Flächenbedarfe ermittelt. Für die Deckung der ermittelten Bedarfe wird eine Standortanalyse durchgeführt.
Externer BüroflächenbedarfExterner Probebühnen-bedarfExterner Fundus-und Lagerflächenbedarf
Bedarf von insgesamt 41 Büroarbeitsplätzen außerhalb des Offenbachplatzes
Kein Bedarf für zusätzliche Probebühne für die Oper, wenn Tanz im Umfang von 11 Gastspielen, daher weiterhin nur Bedarf an zwei externen Probebühnen für das Schauspiel
Bedarf von ca. 7.250 m2 an externen Fundus-und Lagerflächen über die bereits feststehenden Standorte hinaus
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION

|Juni 202119
Die Flächen für verschiedene Arten von Nutzungen werden nach dem Interim an unterschiedlichen Standorten verortet
SpielstätteFundus-und LagerflächenProbebühne
Nutzungen &           benötigte FlächeCa. 1.500 -2.300 m2Ca. 500 -800 m2pro ProbebühneCa. 5.000 m2
1) Ggf. besteht die Möglichkeit, am Offenbachplatz 1 weitere Flächen anzumieten –dies ist nicht in die Betrachtung miteinbezogen. Quelle: Nutzungs-und Funktionskonzept Hallen Kalk, Liegenschaftsdatenblätter Bühnen Köln, Interviews mit den Bühnen Köln.
Standort 
Depot am Carlswerk
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION
Büroarbeitsplätze
Ca. 960 m2              (41 Arbeitsplätze)
Am Alten Posthof 31)

|Juni 202120
Kalk vs. Depot: Entscheidung zwischen etablierter Spielstätte oder dem Versuch einen neuen Standort langfristig zu entwickeln
䡧Die Nutzung als Außenspielstätte bedeutet eine vollkommen neue Etablierung beim Besucher.䡧Aber die erfolgreiche Etablierung als Außenspielstätte könnte im Kontext des Gesamtkonzeptes der Halle Kalk zu einer positiven stadtpolitischen Entwicklung und Aufwertung des Standortes führen. Eine Entscheidung für die Halle Kalk ist eine stadtpolitische Entscheidungfür die Entwicklung des Stadtteils Kalk.
䡧Das Depot am Carlswerk hat sich als Interimsspielstätte bewährt und erfüllt alle Voraussetzungen für eine langfristige Nutzung.Eine Entscheidung für das Depotist eine Befürwortung für eine beim Publikum beliebte und etablierte Spielstätte.
Depot am Carlswerk
Halle Kalk
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION

|Juni 202121
Grundsätzlich lassen sich beide Standorte erfolgreich als Spielstätte am Markt etablierenQuantifizierung im ScoringQualitative Kriterien
21
23
2
3
2
Halle Kalk           Depot           
231
Qualitative Kriterien2
33
EntwicklungspotenzialSoziodemografische Struktur
Öffentliche Wahrnehmung
Attraktivität des Umfelds
Besucherpotenzial
Standort-identität
Charakter d. unmittelbaren UmgebungStandort-image
Besucher-auswirkungNachhaltigkeit der Besucherverankerung
Ambiente des Hauses, Akustik, Komfort
2
1
5
Infrastruktur PKWInfrastruktur ÖVPNVerkehrs-infrastruktur3
Funktionalität 4
䡧Der Vergleich der Spielstätten zeigt, dass bei beiden eine erfolgreiche Etablierung als Außenspielstätte möglich ist. 䡧Bei der Halle Kalk ist eine Neuetablierung der Spielstätte von Grund auf nötig, die aber wesentlich zur Stadtentwicklung des Stadtteils Kalk beitragen kann.䡧Das Depot am Carlswerk stellt eine beim Publikum  bereits etablierte und beliebte Option für die Außenspielstätte dar und erfüllt alle Voraussetzungen für eine langfristige Nutzung. 
2
3
32
3
3
Funktiona-lität und Ambiente
3
3
3
3

|Juni 202122
Bei der Bündelung am Depot werden dort alle Flächen genutzt und es kann das höchste Ausmaß an Synergien erschlossen werden 
Beispielhafte zukünftige        Flächennutzung Depot am Carlswerk
Anmerkung: Die aktuelle Situation im Interim umfasst weitere Flächen in der Schanzenstr. 36, 38 und 39, die zukünftig nicht benötigt und folglich vernachlässigt werden. Darstellung ohne Freiflächen. Quelle: lfd. aktuelle Mietverträge 16.10.2019, Liegenschaftsdatenblätter der Bühnen Köln, Übersichtsplan Carlswerk. 
OPTIMIERUNG DER STANDORTSITUATION
䡧Das Depot bietet die höchste Chance zur Erschließung von Synergien, da alle Nutzungen an einem Standort gebündelt werden können. 䡧Es ermöglicht die Anknüpfung an die erfolgreich gelungene Etablierung des Depots als Schauspiel-Standort und es ist keine neue Etablierung des Spielortes erforderlich.䡧Zudem istfür die Halle Kalk eine Sanierung zwingend notwendig, bevor eine Nutzung als Außenspielstätte möglich ist. Aufgrund dieser Sanierung kann die Halle Kalk perspektivisch erst ab 2030 genutzt werden. 䡧Bei langfristiger Nutzung des Depots besteht allerdings ein Risiko, da Flächen nicht im Eigentum der Bühnen Köln stehen. Hier ist zunächst Planungssicherheit herzustellen. Es besteht in diesem Szenario die Chance der unabhängigen Entwicklung der Halle Kalk für Freie Szene (FS) oder Tanz. actori empfiehlt die Bündelung von Außenspielstätte, Probebühnen und Fundusflächen am Depot. 
Spielstätte Schauspiel in Depot 2 (inkl. Lager für laufenden Betrieb) (ca. 2.300 m2)              Probebühnen(ca. 1.600 m2)                            Lager (ca. 5.000 m2)Annahme: Fläche im Depot erhöht  sich durch Umbau auf 8.900 m2

|Juni 202123
actori hat die für die Spielzeit 2024/25 anforderungsgerechte Personalaufstellung ermittelt
Veränderungen durch eine anforderungsgerechte Personalaufstellung䡧actori hat die für die Spielzeit 2024/25 notwendige und anforderungsgerechte Personalaufstellung (z. B. durch den Einsatz vonBenchmarking) ermittelt. 䡧Seit actori 2014 haben sich die Rahmenbedingungen verändert:-Fachkräftemangel-Gesetzesänderungen, z. B. mehr Dokumentationspflichten-Veränderungen der Arbeitswelt, z. B. im Bereich Personalentwicklung -Anschluss und Benutzungszwang, z. B. im Bereich SAP-Strukturelle Entwicklung der Kinderoper-Neue Erkenntnisse über die Auswirkungen einer Sanierung, z. B. geringere Effizienz in der Haustechnik䡧Basierend auf diesen Veränderungen kann in acht Abteilungen ein Mehrbedarf an Personal gegenüber der Untersuchung von 2014 festgestellt werden: Geschäftsführende Direktion, Marketing/Öffentlichkeitsarbeit (ÖA), Kinderoper, Technische Leitung/Dekorationswerkstätten, Ton/Video, Gebäudemanagement, Allgemeine Verwaltung sowie bei den Auszubildenden. 䡧Insgesamt ergibt sich eine Erhöhung um 12,6 Vollzeitäquivalente (VZÄ) zuzüglich einer Erhöhung im Bereich der Auszubildenden um 9,0 VZÄ. Die Aufwendungen im Bereich Personal steigen durch die Veränderungen um 1.992 TEUR. 
ANFORDERUNGSGERECHTE PERSONALAUFSTELLUNG

|Juni 202124
Veränderte Rahmenbedingungen erzeugen Mehrbedarfe in verschiedenen Personalbereichen (1/2)
1) 1,0 VZÄ aus Bereich Marketing/ÖA wird in actori 2020 auf die Geschäftsführende Direktion verschoben, daher 6,0 VZÄ im BereichGF und 9,5 VZÄ im Bereich Marketing/ÖA. Quelle: actori 2014, Interviews mit den Bühnen Köln, Vergleich Personal actori 2014 und Status quo Bühnen 2019.
VZÄ actori 2014 VZÄ actori 2020BegründungGeschäfts-führende Direktion3,9 VZÄ6,0 VZÄ1)(+1,1 VZÄ)Mehrbedarf einer Referentenstellen zur Bewältigung aktueller Her-ausforderungen wie z. B. die Veränderungen der Arbeitswelt sowie Erhöhung in der Innenrevision aus arbeitsrechtlichen Gründen.Marketing/ÖA8,5 VZÄ9,5 VZÄ1)(+2,0 VZÄ)Mehrbedarf aufgrund des steigenden Aufwandes durch deutliche Erhöhung der Anzahl Kommunikationskanäle in den vergangenen Jahren, u. a. durch Social Media. 
Kinderoper9,6 VZÄ12,7 VZÄ(+3,1 VZÄ)Mehrbedarf aufgrund der strukturellen Entwicklung der Kinderoper in den letzten Jahren, u. a. komplexere Stücke sowie aufwendigere Bühnen und Kostüme, welche durch Preise auch entsprechend gewürdigt werden (z. B. durch den OPER!AWARD 2019).Technische Leitung/ Dekorations-werkstätten2,0 + 45,9 VZÄ4,0 + 46,9 VZÄ(+3,0 VZÄ)Mehrbedarf aufgrund des erhöhten Aufwandes, u. a. im Bereich Arbeitssicherheit, Nachweisführung, Konformitätsbewertung, Dokumentation und Gefährdungsbeurteilung. Vgl. dazu Eurocodes, Maschinenrichtlinie, Bauprodukterichtlinie und nationale Umsetzungen wie z. B. das Produktsicherheitsgesetz.Ton/Video16,5 VZÄ18,5 VZÄ(+2,0 VZÄ)Mehrbedarf aufgrund des erhöhten Aufwandes und des gestiegenen Bedarfs im Bereich Video durch die Veränderung der Rolle des Me-diums auf der Bühne und im Marketing in den vergangenen Jahren.
Folgende Personalbereiche werden nach Überprüfung angepasst ANFORDERUNGSGERECHTE PERSONALAUFSTELLUNG

|Juni 202125
Veränderte Rahmenbedingungen erzeugen Mehrbedarfe in verschiedenen Personalbereichen (2/2)
Quelle: actori 2014, Interviews mit den Bühnen Köln, Vergleich Personal actori 2014 und Status quo Köln 2019.
VZÄ actori 2014 VZÄ actori 2020Begründung
Gebäude-management29,0 VZÄ34,5 VZÄ(+5,5 VZÄ)Mehrbedarf aufgrund geringerer zu erwartender Effizienz durch eine Sanierung in der Haustechnik, der Sicherstellung einer kontinuierlichen Instandhaltung und Modernisierung von Anlagen und Gebäuden, zur Vermeidung von Kosten für externe Kuriere sowie zur Besetzung von Schichten laut Arbeitszeitgesetz.Allgemeine Verwaltung 32,7 VZÄ34,6 VZÄ(+1,9 VZÄ)Mehrbedarf durch den Kontrahierungszwang zur Nutzung von SAP, der eine Admin-Stelle notwendig macht. Zudem erhöhter Bedarf zur Verwaltung des nach dem Interims erhöhten Anlagevermögens sowie erhöhter Bedarf im Bereich der Personalentwicklung. Aus-zubildende15,0 VZÄ24,0 VZÄ(+9,0 VZÄ)Der Ausbau der Ausbildung stellt einen strategischen Ansatz zur Vorbeugung des Fachkräftemangels dar, welcher in den letzten Jahren besonders im Bereich Herrenschneiderei, Schuhmacherei und Elektriker zugenommen hat. Altersteilzeit6,0 VZÄ0,0 VZÄ(-6,0 VZÄ)Reduzierung, da die Altersteilzeitstellen zukünftig nicht mehr in dieser Form geführt und somit nicht berücksichtigt werden müssen.
Folgende Personalbereiche werden nach Überprüfung angepasst ANFORDERUNGSGERECHTE PERSONALAUFSTELLUNG

|Juni 202126
Weitere wesentliche Veränderungen zu actori 2014 beeinflussen ebenfalls den BKZ
Nachhaltiger Erhalt der Infrastruktur䡧Die Stadt Köln hat in den vergangenen Jahren erhebliche Summen in die Sanierung investiert. Aufgrund der Höhe dieser Investitionen empfiehlt actori, zukünftig ausreichend Mittel für den nachhaltigen Erhalt der Infrastruktur bereitzustellen. Die gestiegenen Sanierungsaufwände (+13%) im gesamten Theatermarkt zeigen, dass der nachhaltige Erhalt der Infrastruktur in der Vergangenheit in Deutschland systematisch vernachlässigt worden ist und nun zu hohen Einmalinvestitionen führt –um einer solchen Situation in Köln für die Zukunft vorzubeugen, sollte kontinuierlich in die bauliche Infrastruktur investiert werden.Die Benchmark-Analyse zeigt, dass hierfür eine Erhöhung der Aufwendungen um 1.226 TEUR für den kleinen Bauunterhalt im Vergleich zu 2014 notwendig ist. Veränderung der Vertragssituation䡧Das nach actori 2014 durchgeführte Vergabeverfahren für die Gastronomie hat das Ergebnis erbracht, dass durch die notwendige Quersubventionierung für eine gute und qualitativ hochwertige Versorgung nur 2% Umsatzpacht für die Bühnen zu realisieren sind. Dies führt zu um 111 TEUR reduzierten Erträgen aus Gastronomie im Vergleich zu actori 2014.䡧Aufgrund der Verzögerung der Sanierungsarbeiten mussten die Wartungsverträge für den Offenbachplatz z. T. neu verhandelt werden und führen zu einer Erhöhung der Aufwendungen um 79 TEUR in diesem Bereich.Anschluss und Benutzungszwang䡧Seit 2016 wurde der Anschluss der Bühnen Köln an den städtischen Dienstleister, das Amt für Informationsverarbeitung, deutlich ausgebaut. Dieser Anschluss an die Stadt, der sich zum Teil durch einen Kontrahierungszwang bzgl. SAP erklärt, begründet eineSteigerung der Aufwendungen um 558 TEUR im Bereich EDV im Vergleich zu actori 2014. 
NACHHALTIGER ERHALT DER INFRASTRUKTURVERÄNDERUNG D. VERTRAGSSITUATION
ANSCHLUSS UND BENUTZUNGSZWANG

|Juni 202127
Sonderthemen: actori hat die Möglichkeit eines Gästehauses evaluiert, das Gebäudemanagement und Anschlüsse an die Stadt analysiert,…
Sonderthemen: actori hat neben den Kernfragestellungen im Rahmen des Prüfauftrags drei Sonderthemen evaluiert sowie die Auswirkungen auf das Gürzenich-Orchester im Gutachten adressiert䡧Prüfung der Option eines eigenen Gästehauses für die Bühnen Köln -Eine Analyse der Übernachtungskosten für die Unterbringung von Gastkünstlern der Bühnen Köln zeigt, dass die Kosten seit der Spielzeit 2016/17 stetig auf insgesamt 714 TEUR (SZ 2018/19) gestiegen sind. Dieser Kostenanstieg ist auf die Inflationsrate, höhere Übernachtungskosten und -zahlen zurückzuführen. -Im Sinne einer langfristigen Reduktion der Übernachtungskosten hat actori drei mögliche Optimierungsmaßnahmen zur Gästeunterbringung identifiziert und evaluiert: den Kauf bzw. Bau einer Immobilie, die Anmietung von Wohnungen in Köln oder die Kooperation mit Hotels. -Obwohl die dritte Option der Hotelkooperationen sich im Rahmen der Analyse als die teuerste der drei Optionen zeigt, wird sievon actori empfohlen, da Gäste flexibel und mit minimalem Personal-und Verwaltungsaufwand untergebracht werden können. Sie wird aktuell von den Bühnen Köln bereits genutzt und sollte in Zukunft systematischer verwaltet werden, um die Konditionen zu verbessern. 䡧Analyse der Tätigkeiten im Gebäudemanagement und Prüfung der Möglichkeiten der Anbindung an städtische Systeme-Die Tätigkeiten des Gebäudemanagements der Bühnen Köln sind zum Teil an städtische Systeme angebunden und nutzen z. B. dort bestehende Rahmenverträge. Ob für weitere Tätigkeiten des Gebäudemanagements die Möglichkeit einer solchen Anbindung besteht, wurde im Rahmen der Untersuchung überprüft sowie die Auswirkungen für actori 2020 abgeleitet.-Die Evaluation hat ergeben, dass über die bereits bestehenden Anbindungen aktuell keine weiteren Anbindungen erfolgen sollen, dies aber perspektivisch vorstellbar ist, wenn aktuell noch im Entwicklungsprozess befindliche Systeme bei der Stadt ausgereift sind (z. B. im Bereich Computer-Aided Facility Management (CAFM)). Hierfür ist eine Einbindung der Bühnen in den Entwicklungsprozess der Stadt denkbar. Für actori 2020 werden zukünftig geplante Tätigkeiten und Anbindungen hinsichtlich Personalausstattung und Aufwendungen nicht berücksichtigt. 
SONDERTHEMEN

|Juni 202128
…gemeinsam mit der Unternehmensberatung TCW einen Logistikworkshop durchgeführt…
䡧Logistikworkshop mit TCW-Im Rahmen der Untersuchung haben TCW und actori gemeinsam einen Logistik-Workshop sowie den dazugehörigen Interviewtag durchgeführt. In diesem Logistikworkshop wurden interaktiv Logistikszenarien, Lager-und Logistiksysteme und Ansätze zur Digitalisierung sowie Katalogisierung diskutiert. -Dabei wurde festgestellt, dass der Reifegrad des Logistikkonzepts außerhalb des Offenbachplatzes ausbaufähig ist und der Evaluierung von weiteren Konzepten hinsichtlich der Standorte, der technischen Tauglichkeit und der Kosten bedarf. Dabei ist auch eine hohe Flexibilität des Lagerkonzeptes zu erreichen. Dies erfordert die Durchführung einer Wirtschaftlichkeits-bewertung (Business-Case-Betrachtung) von verschiedenen Lagerszenarien, welche die verschiedenen Optionen der einzelnen Handlungsfelder widerspiegeln. -Zudem kann für die Bühnen Köln eine übergreifende IT-Lösung für einen reibungsfreien Logistikablauf von Nutzen sein. Eine höhere Digitalisierung kann insbesondere die Kenntnis, wo welche Elemente gelagert sind, verbessern. Eine Erhöhungder Automatisierung und deren Nutzen für die einzelnen Bereiche bei den Bühnen Köln sind im Detail zu prüfen. 
SONDERTHEMEN
Anmerkung: TCW ist eine Unternehmensberatung mit dem Schwerpunkt Logistik und Technologie-Management mit Sitz in München.

|Juni 202129
…sowie die Auswirkungen auf das Gürzenich-Orchester betrachtet
Auswirkungen auf das Gürzenich-Orchester<Die Untersuchung wirkt sich an verschiedenen Stellen auch auf das Gürzenich-Orchester (GO) aus.<Der Einsatz des Gürzenich-Orchesters basiert auf dem Opernspielplan des optimierten Betriebsszenarios aus actori 2014 mit folgenden Rahmenbedingungen: 121 Planstellen, Bespielung des Orchestergrabens mit einer maximalen 12er Besetzung, Einsatz von Fremdorchestern für zwei Neuproduktionen (NP) und einer Wiederaufnahme (WA) (v. a. für Barock-/zeitgenössische Produktionen) sowie zwei große und zwei kleine Kinderopern.䡧Hinsichtlich des Standortes haben sich die Bühnen und das GO zur Qualitätssteigerung für eine gemeinsame Unterbringung der Arbeitsplätze ausgesprochen:-Bei anderen Opernorchestern ist eine Unterbringung an der Oper ebenfalls üblich und führt zu engerer Verbindung zwischen Klangkörper und Haus (z. B. in Stuttgart und Frankfurt).-Hierfür würden zusätzlich zu den Arbeitsplätzen in der Notenbibliothek 24 Arbeitsplätze benötigt, was einen zusätzlichen Büroflächenbedarf von 15 Arbeitsplätzen bedeutet (ursprünglich 9 Arbeitsplätze in den Räumlichkeiten der Bühnen geplant). 䡧Es wird somit eine räumliche Zusammenführung der Mitarbeiter des GO und der Bühnen angestrebt, die zu Synergieeffekten führt. Das GO würde seinen aktuellen externen Standort dann aufgeben. Dies erhöht die Erlöse aus Betriebskostenerstattung (BKE) des GO und die Aufwendungen im Bereich Mieten in gleichem Umfang und ist somit für den BKZ der Bühnen neutral.
SONDERTHEMEN
AUSWIRKUNGEN AUF DAS GÜRZENICH-ORCHESTER

|Juni 202130
Nächste Schritte zur Umsetzung der Untersuchung und Ausblick auf weitere strategische Fragestellungen
Nächste Schritte und Ausblick䡧actori hat die für die Realisierung des Gutachtens zu diskutierenden und zu entscheidenden Schritte und Fragen ermittelt sowie einen Ausblick auf die zukünftigen strategischen Fragestellungen für die Bühnen erarbeitet:-Umsetzung der in actori 2014 vorgeschlagenen Optimierungsmaßnahmen und Stellhebel, die bisher noch nicht umgesetzt worden sind, wie z. B. Ausbau des Großkundenvertriebs-Umsetzung der Preissteigerung zur Erreichung des Benchmark-Niveaus-Büroflächen: Entscheidung, welche Büroarbeitsplätze auf die Flächen Am Alten Posthof ausgelagert werden sollen-Entwicklung und Etablierung eines Prozesses zur Entscheidung über das vorzuhaltende Repertoire -Überprüfung der Machbarkeit der entwickelten Standortszenarien -Umsetzung der Absichtserklärung für den Standort Depot, da sich auf dieser Basis schon im Interim Einsparpotenziale ergeben -Fortsetzung der bereits begonnenen Neuorganisation im Bereich Personal-Anpassung des BKZ auf Basis des actori Gutachtens-Entwicklung eines umfassenden Logistikkonzepts, z. B. basierend auf den im Logistikworkshop entwickelten Ansätzen-Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie䡧Die Bühnen haben im Laufe der Untersuchung bereits erste Schritte in Richtung der Realisierung des Gutachtens eingeleitet undsich in diesem Rahmen bereits für eine Abmietung der alten Werkstätten an der Oskar-Jäger-Straße entschieden.䡧Für die Umsetzung der im Rahmen des Gutachtens erarbeiteten Zielstruktur werden weitere Aufwendungen für die Bühnen Köln entstehen, die aufgrund ihrer temporären Natur in actori 2020 nicht berücksichtigt sind. Hierbei handelt es sich um projekt-bezogene Aufwendungen, wie z. B. Aufwendungen zur Ersteinrichtung der neuen Logistikhalle in Kalk oder die Erstellung einer Machbarkeitsstudie für das Depot.
NÄCHSTE SCHRITTE UND AUSBLICK

Management Summary –actori 2020 Tanz

|Juni 202132
Vorbemerkungen und Ausgangssituation actori 2020 Tanz
䡧In Hinblick auf die Umsetzung desdurch dieVerwaltung an die BühnenvorgegebenenPrüfauftrages„Konzeptionelle Entwicklung einer festen ‘Intendanz TanzKöln’ ab 2023 inkl. Prüfung des Standortes Depot in Mülheim für eine gemeinsame Nutzung der Bühnen der Stadt Köln und der Freien Szene ab 2023“ hat actori die Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits-und Organisationsuntersuchung (actori 2020) um ein Szenario für den Ausbau des Tanzes erweitert (im Folgenden bezeichnet als actori 2020 Tanz).䡧Die Darstellungen und Ausarbeitungen in actori 2020 Tanz basieren auf dem von den Bühnen Köln erarbeiteten Konzept TanzKöln.䡧actori 2020 Tanz untersucht die Auswirkungen des Ausbaus des Tanzes auf den BKZ. Es sieht dabei für die Bühnen Köln die Erhaltung des Gastspielbetriebs aus actori 2020 sowie die Erweiterung des Tanzes zu einerproduzierenden Sparte mit eigenem Ensemble und eigener Intendanz (im Folgenden als Eigene Kompanie bezeichnet) vor.䡧Darüber hinaus wird auch die Einbindung der Freien Szene und der hierfür notwendige Zuschuss betrachtet.䡧Für den Tanz wird eine eigene externe Spielstätte benötigt. Der vorgegebene Prüfauftrag sowie das Konzept TanzKöln sehen hierfür das Depot 1 in Mülheim vor. actori konnte diese Vorgabe nach Überprüfung der Eignung der Halle Kalk für den Tanz bestätigen und empfiehlt eine Verankerung der Eigenen Kompanie der Bühnen Köln sowie der Freien Szene am Depot 1. Das Schauspiel soll wie in actori 2020 vorgesehen weiterhin das Depot 2 als Außenspielstätte nutzen. Die in actori 2020 für das Depot vorgesehenen weiteren Nutzungen werden im Falle eines Ausbaus des Tanzes an anderen Standorten untergebracht (Vgl. hierzu Kapitel I.2). 䡧Für den Betrieb des Depot 1 als Tanzspielstätte soll eineBetreibergesellschaft (BGS) gegründetwerden, die mit eigenem Personal zentrale Aufgaben übernehmen soll und somit in actori 2020 Tanz einbezogen wird. 䡧actori 2020 Tanz betrachtet wie actori 2020 die erste vollständige Spielzeit nach der Sanierung, die SZ 2024/25. Die Berechnungen bewerten auch hier einen eingeschwungenen Zustand –Aufwendungen, die durch Übergangslösungen oder ähnliches ausgelöst werden, sind nicht berücksichtigt. 
VORBERMERKUNGEN UND AUSGANGSITUATION
Anmerkung: Das Konzept TanzKöln ist dem Gutachten als Anlage beigefügt.

|Juni 202133
Ein Ausbau der Tanzsparte würde einen Mehrbedarf von 5,1 Mio. EUR bedeuten, der sich auf Eigene Kompanie und Freie Szene verteilt
Mehrbedarf spielbetriebsbezogener BKZ䡧Im Vergleich zu actori 2020 erhöht sich in actori 2020 Tanz der BKZ um 5.094 TEUR auf 83.924 TEUR.䡧Die Aufwendungen entstehen im Wesentlichen durch den notwendigen Aufbau im Bereich Personal in Höhe von 53,9 VZÄ.䡧Weitere Aufwendungen entstehen unter anderem dadurch, dass durch den Ausbau des Tanzes umfangreiche zusätzliche Flächenbedarfe, vor allem für Spielstätte und Probebühne, aber auch für weitere Flächen wie z. B. ein Studio, Arbeitsräume und Büroarbeitsplätze, entstehen. 䡧Die Flächen am Depot werden zwischen Schauspielsparte und Betreibergesellschaft aufgeteilt –Zuständigkeiten hinsichtlich des Betriebs der Spielstätte am Depot (z. B. Hausbewirtschaftung) müssen klar geregelt werden. Auch über die Rechtsform für die Betreibergesellschaft ist noch zu entscheiden –als öffentlich-rechtliche Rechtsform empfiehlt sich der Eigenbetrieb und im privatrechtlichen Bereich die (g)GmbH. 䡧Der entstehende Mehrbedarf teilt sich dabei auf die beiden Akteure, die Eigene Kompanie der Bühnen und die Freie Szene auf. Mehrbedarf Eigene Kompanie der Bühnen Köln䡧Der für die Eigene Kompanie der Bühnen Köln ermittelte BKZ-Mehrbedarf beläuft sich auf 4.105 TEUR. 䡧Der ermittelte Mehrbedarf für die Eigene Kompanie der Bühnen Köln kann bei Verstetigung der Fördermittel aus dem Programm “Neue Wege“ des Landes NRW um 226 TEUR auf 3.879 TEUR reduziert werden.䡧Im Vergleich zu vor dem Interim und im Interim werden die Standorte nach dem Interim auch mit Ausbau des Tanzes deutlich reduziert –mit dem Ausbau des Tanzes sind nach dem Interim 6 Standorte vorgesehen. Mehrbedarf Freie Szene䡧Der für die Freie Szene ermittelte BKZ-Mehrbedarf beläuft sich auf 989 TEUR. 䡧Es ist vorgesehen, dass der Freien Szene am Depot 1 ein Auftrittsort mit entsprechenden Flächen zur Verfügung gestellt wird und die hierfür entstehenden Kosten durch den BKZ abgedeckt werden. Weitere finanzielle Unterstützungen für die Freie Szene, wie z. B. die Bereitstellung künstlerischer Budgets sind nicht vorgesehen und in den Aufwendungen nicht inkludiert. 
ÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG

|Juni 202134
Ein Ausbau der Tanzsparte würde einen zusätzlichen BKZ von 5,1 Mio. EUR bedeuten –bei einem Mehrbedarf von insgesamt 4,9 Mio. EUR
99,2
15,3
78,8
5,131,631,6
Aufwendungen, Erträge und BKZ für die SZ 2024/25 actori 2020 (in Mio. EUR)1) Aufwendungen, Erträge und BKZ für die SZ 2024/25 actori 2020 Tanz (in Mio. EUR)1)
Aufwen-dungenErträge + Zuschüsse
Der BKZ würde sich im Vergleich zu actori 2020 um 5,1 Mio. EUR auf 83,9  Mio. EUR erhöhen. Davon stellen 4,9 Mio. EUR einen Mehrbedarf dar.
93,4
14,6
72,8
6,131,631,6
Aufwen-dungenErträge + Zuschüsse
1) Inflationskorrigiert auf die SZ 2024/25. 2) Annahme: Verstetigung des Landeszuschusses. Anmerkung: Alle Werte gerundet. 
+ 3,1
Zuschuss NRW2)
Neue WerkstättenVerbleibenderMehrbedarf
Differenz BKZzwischen actori 2014 & actori 20202,20,8
Der BKZ hat sich im Vergleich zu actori 2014 um 6,1 Mio. EUR auf 78,8 Mio. EUR erhöht. Davon stellen 3,1 Mio. EUR einen Mehrbedarf dar.
4,9
0,2Zuschuss NRW “Neue Wege“2)VerbleibenderMehrbedarf
Differenz BKZzwischen actori 2020 & actori 2020 Tanz
+
ÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG
Erträge aus dem SpielbetriebSpielbetriebsbezogener BKZAufwendungen für den SpielbetriebZinsen & Abschreibungen
125125 131131

|Juni 202135
actori 2020 Tanz: Aufwendungen und somit auch der BKZ steigen in den kommenden Jahren –Zinsen und Abschreibungen werden geringer
Die Aufwendungen für den Spielbetrieb und somit auch der BKZ werden in den kommenden Spielzeiten aufgrund der Inflation sowie der Tariferhöhungen steigen. Die Belastung durch Zinsen und Abschreibungen dagegen werden in den kommenden Jahren abnehmen. Anmerkung: Alle Werte gerundet.
ÜBERSICHT ÜBER DIE ERGEBNISSE DER UNTERSUCHUNG
Hochlauf Erlöse, Aufwendungen, BKZ, Zinsen und Abschreibungen bis SZ 34/35 [in Mio. EUR, gerundet] 
1516171718181919191920
848587889092949698101102
3232313130302929282828131133134136138140142144146148150
SZ 24/25SZ 25/26SZ 26/27SZ 27/28SZ 28/29SZ 29/30SZ 30/31SZ 31/32SZ 32/33SZ 33/34SZ 34/35
113 +2,2    +   0,2
Spielbetriebsbezogener BKZErträge aus dem SpielbetriebZinsen & AbschreibungenZuschuss NRWZuschuss NRW „Neue Wege“
114 +2,2    +   0,2
115 +2,2    +   0,2
116 +2,2    +   0,2
118 +2,2    +   0,2
119 +2,2    +   0,2
121 +2,2    +   0,2
123 +2,2    +   0,2
124 +2,2    +   0,2
126 +2,2    +   0,2
128 +2,2    +   0,2
BKZ Spielbetrieb + Zinsen &            Abschreibungen Stadt Köln

|Juni 202136
Mit 4,9 Mio. EUR zusätzlichem BKZ kann ein umfassendes Programmvon der Eigenen Kompanie und der Freien Szene realisiert werden
Eigene Kompanie der Bühnen Köln 䡧Mit dem ermittelten zusätzlichen BKZ für die Eigene Kompanie in Höhe von 3.879 TEUR kann eine eigene Tanzkompanie realisiert werden, die pro Spielzeit zwei Neuproduktionen und eine Wiederaufnahme mit insgesamt 40 Vorstellungen auf die Bühne bringt. Zudem werden 14 weitere Veranstaltungen (VA), z. B. im Bereich Bildung & Vermittlung, angeboten. 䡧Die Eigene Kompanie wird 20 Tänzer umfassen und soll zeitgenössisch ausgerichtet sein sowie durch eine eigene Intendanz (als weiterer Betriebsleiter) künstlerisch geleitet werden. Darüber hinaus soll die Kompanie auch tourfähig sein, um die Tanzstadt Köln national sowie international zu repräsentieren.䡧Die in actori 2020 vorgesehen 11 Tanz-Gastspiele mit 22 Vorstellungen bleiben auch beim Ausbau des Tanzes erhalten.Freie Szene 䡧Mit dem ermittelten zusätzlichen BKZ in Höhe von 989 TEUR kann ein umfassendes Programm aus Residenz, Gastspielen, Festivalssowie Vermittlungsformaten der Freien Szene am Depot einen Aufführungsort finden. 䡧Für das Residenzprogramm ist eine Neuproduktion und eine Wiederaufnahme mit 12 Vorstellungen pro Spielzeit vorgesehen. 䡧Darüber hinaus werden 4 Gastspiele mit insgesamt 10 Vorstellungen sowie verschiedene Festivalsmit ebenfalls insgesamt  10 Vorstellungen realisiert. Das Depot kann somit Spielort bereits etablierter NRW-weiter Festivals (z. B. Impulse, tanz nrw) werden. VorstellungenNeuproduktionenWiederaufnahmen2 1 40 VSEigene Kompanie1 1 32 VSFreie Szene
Veranstaltungen14 VA4 VA
MUSTERSPIELPLAN

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