Implementierung eines Cash Pools

Dezernat, Dienststelle  
II/20 
 
Vorlagen-Nummer 
 0705/2023 
Freigabedatum 
09.03.2023  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Implementierung eines Cash Pools 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat beschließt die Einführung des Cash Pools entsprechend den in der Begründung die-
ser Vorlage beschriebenen Rahmenbedingungen und ermächtigt die Verwaltung, die eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtungen und Eigenbetriebe sukzessive nach einzelfallbezogener Prü-
fung an den Cash Pool anzubinden. 
 
Finanzausschuss 20.03.2023 
Rat 23.03.2023

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  8.300 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    7.140 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Es wird Bezug genommen auf die Mitteilungen 4039/2022 und 0876/2022. 
 
Inzwischen konnte die technische Testphase für die Einführung eines Cash -Pools abge-
schlossen werden und das Anbinden der ersten eigenbetriebsähnlichen Einrichtung an den 
Cash Pool wird vorbereitet.  
 
Für den geplanten Cash-Pool sind folgende Rahmenbedingungen relevant:  
 
a) Inanspruchnahmen von Liquidität - Dispositionslimite 
 
Integraler Bestandteil des Cash Pooling sind beidseitige Zahlungsströme, also Zuflüsse und 
Abflüsse. Dies kann dazu führen, dass die teilnehmenden Einheiten durch Inanspruchnahme 
von Liquidität eine Rückzahlungsverpflichtung gegenüber der Kernverwaltung begründen. 
Daher sollen bilaterale Vereinbarungen zwischen der Kernverwaltung und den teilnehmenden 
eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen eine individuelle Obergrenze für die Inanspruchnahme 
von Liquidität festlegen. 
 
Das Gesamtvolumen dieser Obergrenzen wird sich im Rahmen von EUR  150 Mio. bis 
EUR 200 Mio. bewegen. Die Einzellimite werden je nach eigenbetriebsähnlicher Einrichtung in 
einer Bandbreite von EUR 0,5 Mio. bis EUR 70 Mio. liegen. 
 
An dieser Stelle sei nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Cash Pool nicht zur

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Abwicklung von unregelmäßig anfallenden größeren Beträgen geeignet ist. Hierfür sind jeder-
zeit Sondervereinbarungen innerhalb des Liquiditätsverbundes möglich.  
 
Die Liquiditätstransfers zwischen eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Kernverwaltung 
finden insgesamt innerhalb der juristischen Person Stadt Köln statt; die eigenbetriebsähnli-
chen Einrichtungen sind zwar organi satorisch selbständig, besitzen aber keine eigene 
Rechtspersönlichkeit. Es handelt sich damit nicht um Kredite i.S.d. §  12 Abs. 1 Nr. 1 ZustO. 
Daher obliegt der Verwaltung die Einrichtung der Obergrenzen als laufendes Geschäft inner-
halb des Rahmens der Haushaltssatzung. Ein Beschluss des Rates, wie in bestimmten Fällen 
der Hingabe von Darlehen gegenüber Dritten, ist nicht notwendig. 
 
Die Einhaltung der Limite wird in der Verantwortung der teilnehmenden Einrichtungen liegen 
und ex post von der Kämmerei kontr olliert. Die Liquiditätsplanung und -disposition auf Ebene 
der teilnehmenden Einrichtungen verbleibt bei Einführung eines Cash Pooling - unter Beach-
tung der zur Verfügung stehenden Mittel und der üblichen Verfahrens- und Budgetrahmen - in 
deren selbständiger Verantwortung. Eine automatisierte Überwachung und Unterbindung des 
Ausgleichs der Konten bei Nichteinhaltung der festgelegten Limite ist aus technischen Grün-
den nicht möglich. Die Einhaltung der Limite wird jedoch einer täglichen, nachträglichen 
Überwachung im Wege manueller Kontrollen unterworfen, die sich jeweils auf die Zahlungs-
vorgänge des Vortages beziehen (ex post). Die Darstellung der Limitauslastung wird sich in 
einem Ampelsystem widerspiegeln, das je nach Auslastungsgrad verschiedene Eskalations-
prozesse auslöst. Zudem führt bei Überschreitung der Limite die Hinterlegung entsprechender 
Kontrollwerte im städtischen Rechnungswesen/Haushalt zu einer systemseitigen Meldung im 
Rahmen der Verbuchung der Zahlungsvorgänge.  
 
b) Konzept und Umsetzung 
 
Im Rahmen des Einführungsprojekts hat die Verwaltung interne Festlegungen, organisatori-
sche und teilweise in den SAP -Systemen ablaufende (automatisierte) Verfahren entwickelt. 
Dabei wurden auch Erkenntnisse aus fachlichen Austauschen mit anderen Kommunen (u.a. 
Essen, Dortmund) und dem Landschaftsverband Rheinland (LVR) berücksichtigt. 
 
Zu den Steuerungsinstrumenten im Sinne der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Be-
triebs des laufenden Cash Pools zählen u.a.: 
 
 Berechtigungskonzept zur IT-Anwendung Cash Pool Pro 
 Zuordnung von Rollen & Verantwortlichkeiten 
 Festlegung zu Limiten, Überwachung und Eskalationsverfahren 
 Regelmäßiges Reporting 
 Mustervereinbarung für teilnehmende Einheiten 
 
Zur Dokumentation der in der Konzept- und Testphase festgelegten Verfahren und der anzu-
wendenden Steuerungselemente nutzt die Verwaltung ein neu geschaffenes Handbuch Cash 
Pooling, das im Rahmen einer Dienstanweisung verbindlichen Charakter erhalten wird. Dane-
ben sind Festlegungen und Sachverhalte auch über Verfügungen, Gremienmitteilun gen/-
beschlüsse, Verträge und Vereinbarungen dokumentiert. 
 
Eine enge Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt hat stattgefunden.  
 
c) Abbildung im Haushalt  
 
Das Cash Pooling erfolgt auf der Basis des Runderlasses des Ministeriums für Inneres und 
Kommunales - 34-48.05.01/02 - 8/14 vom 16.12.2014 Nummer 3.2 „Liquiditätsverbund (Cash-
pooling). Danach ist sicherzustellen, dass die in §  5 Haushaltssatzung festgelegte Höhe der 
Liquiditätskredite durch das Cash Pooling nicht überschritten wird. Der in der Haushaltssat-
zung festgesetzte Höchstbetrag an Krediten zur Liquiditätssicherung wird unabhängig vom 
Cash Pooling täglich überwacht und im Rahmen eines Frühwarnsystems berichtet. Aktuell ist 
die festgelegte Höhe der Liquiditätskredite ausreichend. Anpassungen der Haushaltssatzung 
an die Regelung des Cash Poolings sind nicht erforderlich.

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Zum Ende des Haushaltsjahres werden alle Ein- und Auszahlungen aus dem Cash Pool aus-
gewiesen. Gleichzeitig wird, je nachdem, ob die teilnehmende Einheit einen positiven oder 
negativen Saldo aufweist, eine Forderung oder Verbindlichkeit in der Bilanz der Stadt Köln 
ausgewiesen.  
 
d) Kosten des Poolings 
 
Die mit dem Betrieb des Cash Pooling s bzw. konkret der Anwendung Cash Pool Pro in der 
vorgestellten Pooling-Struktur einhergehenden Sachkosten belaufen sich auf  
 
 einmalige Systemeinrichtung:  EUR 7.000 (netto) bzw. EUR 8.300 inkl. USt, 
 jährlich: ca. EUR 6.000 (netto) bzw. ca. EUR 7.140 inkl. USt. 
 
Die Sachkosten für den Betrieb der Anwendung Cash Pool Pro trägt die Kernverwaltung. Die 
Refinanzierung erfolgt aus der erwarteten Reduktion von Liquiditätskrediten, den damit ver-
bundenen niedrigeren Zinsaufwendungen bzw. aus den erfahrungsgemäß zu  erzielenden 
Marktvorteilen der Kernverwaltung bei der Liquiditätskreditaufnahme im Vergleich zu anderen 
Einrichtungen im Konzern.  
 
Die Mittel stehen im Haushalt 2023/2024 im Teilergebnisplan 1601 – Allgemeine Finanzwirt-
schaft in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen zur Verfügung. Das 
Dezernat Finanzen und Recht wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsverfahrens 
2025 ff. die Mittel innerhalb des dann jeweils zugewiesenen Budgets, ggf. durch Umschich-
tungen, vorsehen. 
 
e) Zeitschiene 
 
Die Test- und Konzeptionierungsphase ist abgeschlossen. Folgende weitere Schritte sind vor-
gesehen:  
 
 Pilot: Onboarding der ersten Einheit (q2/2023) 
 Start Echtbetrieb (q2/2023) 
 Evaluation Pilotbetrieb und ggfs. erforderliche Anpassung (q3/2023) 
 Zielphase: Sukzessive Einbindung der weiteren Einheiten (ab q3/2023) 
 
Die Verwaltung wird über den weiteren Fortgang und die Nutzung des Cash Pools berichten.