1096/2023
Digitalisierung der Stadt Köln
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Beantwortung einer Anfrage (Ausschuss)
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Dezernat, Dienststelle IX/IX/2 Vorlagen-Nummer 14.04.2023 1096/2023 Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung öffentlicher Teil Gremium Datum Digitalisierungsausschuss 24.04.2023 Beantwortung einer Anfrage der Fraktion DIE LINKE nach § 4 der Geschäftsordnung Die Fraktion DIE LINKE stellt folgende Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates AN/0498/2023: Das Ziel 4.4 der Kölner Perspektiven 2030+ lautet: „Köln stärkt seine Rolle als Vorreiter in der Digitalisierung.“ Zur Digitalisierung gehört neben einer umfassenden Infrastruktur auch der Zugang zu eben dieser Infrastruktur, sowie die Ausbildung und die persönliche Einstellung der Menschen in der Stadt und der Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung. Digitalaffiner zu werden, kann man nicht von heute auf morgen erzwingen. Einige Menschen haben auf Grund ihres Alters oder ihres Lebenslaufs und ihrer Lebensumstände größere Hemmnisse dabei zu überwinden als andere. So hat auch in Köln noch lange nicht jede*r ein Smartphone in der Tasche und einen an das Internet angeschlossenen Rechner samt Drucker und Scanner in der Wohnung (wenn es eine solche überhaupt gibt). Dass solche Menschen dann Schwierigkeiten mit dem Umgang solcher ungewohnten Medien haben, falls sie sie wo- anders (Internetcafé, Familie, Freunde) nutzen können, ist einleuchtend. Auch innerhalb der Verwaltung gibt es Mitarbeiter*innen, die privat und bisher auch beruflich keine oder kaum Berührung mit der Digitalisierung und deren Möglichkeiten und Risiken ha- ben. Es scheint, dass in einigen Fachämtern gar die digitale Infrastruktur fehlt, weil die Fachämter und damit die Amtsleitung selbst über die eingesetzten Verfahren entscheiden. Vielleicht muss man innerhalb der Verwaltung auch bei der einen oder anderen Amtsleitung ansetzen und bei der Besetzung neben der rein fachlichen Kompetenz - wie bisher - auch die Bereit- schaft und Kompetenz zur Digitalisierung berücksichtigen. Erfreulicherweise kann man bei der Stadt Köln bereits relativ viele Antragsformulare online ausfüllen. Danach aber müssen sie privat irgendwie, irgendwo (nicht jede*r besitzt einen Dru- cker) ausgedruckt, unterschrieben, kuvertiert und an die Stadt gesandt werden. Eine medien- bruchfreie Antragstellung wäre hier durchaus wünschenswert. 2 Fragen: 1. Welche Maßnahmen werden innerhalb der Verwaltung zur digitalen Annäherung und Aus- bildung von a. Führungskräften b. Fachkräften c. Sachbearbeiter*innen unternommen? 2. Welche Maßnahmen werden von Seiten der Verwaltung bezüglich eines Zugangs zur digi- talen Infrastruktur (nicht nur WLAN, sondern auch Hardware) für die Menschen in der Stadt durchgeführt, geplant und erwogen? (z.B. städtische Terminals, Bürgerbüros, Hard- ware-Flohmarkt, Digitalausstattung von Bürgerhäusern und Bürgervereinen etc.) 3. Was unternimmt die Verwaltung um bezüglich Unterschriftenerfordernis auf Dokumenten und Anträgen für rechtliche Klarheit zu sorgen? 4. In welcher Form hat sich die Verwaltung bezüglich des Sachverhaltes unter 3. mit zustän- digen Ministerien auf Landes- und Bundesebene über eventuell notwendige Gesetzesan- passungen ins Benehmen gesetzt und wie waren die Ergebnisse? 3 Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: Zu 1. Welche Maßnahmen werden innerhalb der Verwaltung zur digitalen Annäherung und Ausbildung von a) Führungskräften b) Fachkräften c) Sachbearbeiter*innen unternommen? Mit dem „Kölner Kompetenz Modell (KKM)“ formuliert die Stadt Köln als Arbeitgeberin die Anforderungen an die Mitarbeitenden und Führungskräfte, damit die gesamte Stadtverwaltung heute und in Zukunft ihre Aufgaben erfolgreich und bestmöglich erfül- len kann. Die „Digitale Kompetenz“ ist eine Kompetenz aus dem Kompetenzbereich der Verän- derungsfähigkeit. Sie ist auf jeder einzelnen Stelle unterschiedlich stark von den Mitar- beitenden gefordert. Bereits bei der Ausschreibung von vakanten Stellen für berufserfahrene Bewerbende wird mit den im Anforderungsprofil geforderten Kompetenzen eine digitale Erfahrung und Grundfertigkeit erfragt und – wo es erforderlich ist – auch zwingend vorausgesetzt. Bei erkennbaren Bedarfen können die umfangreichen Lern- und Qualifizierungsange- bote der Personalentwicklung beansprucht werden. Die städtische Personalentwick- lung sieht Instrumente, Maßnahmen und Projekte into-the-job (begleitend bei der Ein- führung in eine Aufgabe oder Funktion), on-the-job (zur individuellen Entwicklung der Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsplatz) und off-the-job (zur Entwicklung von Kompeten- zen und Fähigkeiten außerhalb des Arbeitsplatzes) vor. In den diesjährigen Lernangeboten sind über 30 Seminarangebote zu den Themen „IT- Schulungen“ und „fachliche IT Schulungen“ enthalten. Hierzu zählen Basisschulungen wie die Seminare „Der Computerarbeitsplatz- für Einsteiger*innen“, „Städtischer Com- puterarbeitsplatz- Praxiswissen“ oder Basisschulungen zu Word, Excel, Outlook und Power Point, aber auch Aufbauschulungen und Schulungen zu Fachprogrammen. Für besondere Berufsgruppen (z. B. DZB (dezentrale Benutzer*innenbetreuung) und Personen, die hardwaretechnische Änderungen vornehmen) sind zudem Pflichtsemi- nare vorgesehen. Das Gleiche gilt für Schulungen zu speziellen Fachanwendungen in den Fachabteilungen. In diesem Jahr wird die Personalentwicklung zudem einen weiteren wichtigen Schritt Richtung Zukunft gehen und ein E-Learning Angebot als neue Lernform pilotieren. Hierdurch wird ein noch direkteres Lernen ermöglicht. So möchte die Personalentwick- lung einen Beitrag dazu leisten, dass Lernen immer mehr „on demand“ - also auf Abruf - erfolgen kann. Mit dem Ziel, die Basis für ein effizientes, rechtssicheres und modernes Verwaltungs- handeln zu schaffen, wird derzeit die Einführung einer „Allgemeinen E- Verwaltungsakte“, also einer digitalen Aktenführung, erfolgreich vorangetrieben. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte ergänzt das vorhandene städtische Dokumenten- management mit elektronischen Akten (E-Akten) wie zum Beispiel der E- Ausländerakte, der E-Wohngeldakte oder der E-Personalakte um eine behördenweite Basisakte. Interne Geschäftsgänge können zukünftig vollständig digital abgewickelt werden. Die Allgemeine E-Verwaltungsakte wurde agil entwickelt und 2021 in einem Pilotbereich erfolgreich produktiv gesetzt. Seit 2022 erfolgt neben der Weiterentwicklung die 4 schrittweise städtische Einführung, so dass die Allgemeine E-Verwaltungsakte künftig allen Dienststellen der Stadtverwaltung zur Verfügung steht. Der stadtweite Roll-out läuft in drei Phasen ab und wird Ende 2025 abgeschlossen sein. Bei der Implementierung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte werden die Mitarbeiten- den durch Informationsveranstaltungen und Schulungsvideos qualifiziert. Vor allem mit Blick auf die Digitalisierung ist es eine entscheidende Aufgabe der ge- samten Stadtverwaltung und vor allem der Führungskräfte, die Mitarbeitenden in die- sem ständigen Veränderungsprozess zu begleiten und bedarfsgerecht zu unterstützen. Zu 2. Welche Maßnahmen werden von Seiten der Verwaltung bezüglich eines Zugangs zur digitalen Infrastruktur (nicht nur WLAN, sondern auch Hardware) für die Menschen in der Stadt durchgeführt, geplant und erwogen? (z.B. städtische Terminals, Bürgerbüros, Hardware-Flohmarkt, Digitalausstattung von Bürger- häusern und Bürgervereinen etc.) In Köln bieten gerade die Bürgerzentren ein breites Angebot, um den Bürger*innen den Zugang zur digitalen Infrastruktur zu ermöglichen, konkret: Bürgerzentrum Alte Feuerwache (Innenstadt): Das Bürgerzentrum Alte Feuerwache hilft Geflüchteten und auch Kindern, den Zugang zum Internet zu ermöglichen. Dazu finden diverse Kurse statt. Aktuell kann kein freies WLAN angeboten werden, da das WLAN Netz sehr veraltet ist. Im letzten Jahr konnte über ein „Neustart Programm“ die komplette Hardware für ein modernes WLAN Netz beschafft werden. Dazu ist ein offener Zugang für den Innenhof und für die Gebäude des Bürgerzentrums Alte Feuerwache vorgesehen. Um das neue Netz in Betrieb zu nehmen, ist noch eine professionelle Verkabelung notwendig. Hier- für wird gerade nach Finanzierungsmöglichkeiten gesucht. Quäker Nachbarschaftsheim (Innenstadt): Im Quäker Nachbarschaftsheim gibt es DV Angebote für verschieden Altersgruppen. Angeboten werden Handykurse/Tablet-Kurse und ein offenes Internetcafé im Seni- or*innenbereich. Im Kinder und Jugendbereich gibt es folgende Angebote: Computerführerschein für Kids - Surfschein für Kids (sicheres Surfen im Internet) - Youtube AG - Spieletester - Minecraft AG - Hardwarelabor (Instandsetzen von gebrauchten Geräten für bestimmte Einsatz- zwecke) - Sonderveranstaltung z.B. Gaming Day (AK E-Sports Köln) - Musikproduktion im Jugendbereich. In der Einrichtung steht ein 3-D Drucker zu Nutzung zur Verfügung. Für alle Pro- grammbereiche steht eine interaktive Spielwand zu Verfügung. Das Haus verfügt über „free Wifi“ für alle Besucher*innen des Hauses. Insbesondere durch das Projekt „Zugänge erhalten – Digitalisierung stärken“ der Stif- tung Wohlfahrtspflege NRW konnten im Jahr 2021/2022 die digitale Infrastruktur und die digitale Kompetenz der Besucher*innen und der Mitarbeiter*innen des Quäker Nachbarschaftsheim verbessert werden. Bei Bedarf ist die Ausleihe von Hardware (Tablet, Router etc.) möglich. Bürgerzentrum Deutz: Das Bürgerzentrum verfügt auf Nachfrage über einen Zugang zu einem W-LAN- Internetzugang. Dieser wird aufgrund der schlechten Zugangsleitungen im Haus nicht 5 öffentlich beworben, da er recht störanfällig ist. Ein Antrag zur Erhöhung der Daten- breite auf ein Giga-Byte-Netz liegt seit 15 Monaten bei NetCologne und wartet auf sei- ne Bearbeitung. Daher sind beispielsweise aktuell Liveübertragungen von Veranstal- tungen mit hauseigenen Ressourcen nicht möglich. Das Bürgerzentrum Deutz verfügt durch eine Kooperation mit dem Zentrum für Bildung und Kultur e.V. über einen Computerraum mit 10 Computerarbeitsplätzen und Beamer sowie eine Leinwand für Computerkurse für alle Generationen. Durch eine Kooperation mit der Fachstelle für Jugend- und Medien-Kultur NRW finden regelmäßig Spieletester*innengruppen im Bürgerzentrum Deutz statt, deren Ergebnis- se auf der Plattform „Spieleratgeber NRW“ veröffentlicht werden. Das Bürgerzentrum Deutz unterstützt das „Digitale Patenprojekt“ mit personellen Res- sourcen der Bundesfreiwilligen in der Einrichtung. Hier wird Senior*innen das Handy oder das Tablet erklärt, damit es gut und sicher genutzt werden kann. Das Bürgerzentrum verfügt aktuell über 3 I-Pads, welche Senior*innen zu Testzwe- cken entliehen werden können, um herauszufinden, ob diese Medium für sie einen Nutzwert hat. Die Arbeitsplätze wurden in der Zeit der Pandemie für den Einsatz in Videokonferen- zen ertüchtigt. Diese Technik wird auch jetzt für die Netzwerk- und Zielgruppen- Kommunikation in vielfältiger Weise genutzt. („Digitale Zirkusarbeit“, „digitale Spiele- abende“, „digitale Netzwerktreffen“, etc.). Bürgerzentrum Nippes (Altenberger Hof): Das Bürgerzentrum Nippes bietet kostenloses WLAN für alle Nutzer*innen. Als offenes Haus haben auch alle anderen Besucher*innen des Bürgerzentrums Nippes Zugang zum WLAN während der Öffnungszeiten. Während der Corona-Pandemie wurden im Rahmen einer Förderung durch Dritte Lap- tops für die Mitarbeitenden angeschafft, so dass ein flexibles Arbeiten im Homeoffice ermöglicht wurde, um auch weiterhin den Bürger*innen im digitalen Austausch bera- tend zur Seite zu stehen. Ebenfalls im Rahmen einer Förderung wurden Tablets finanziert, um pandemiebeding- te Einschränkungen und die Folgen fehlender sozialer Kontakte wie z. B. psychische und physische Erkrankungen abzumildern. Diese können bei Bedarf für einen begrenz- ten Zeitraum entliehen werden, um auch erste Schwellenängste abzubauen. Um gerade auch Senior*innen den digitalen Einstieg zu ermöglichen, werden neben den technischen Geräten auch Bedienungsanleitungen, kostenlose virtuelle Sprech- stunden sowie präventiv Präsenzschulungen angeboten. Aus dieser Entwicklung ist ein Angebot in Form einer Digitalsprechstunde für Senior*innen verstetigt worden, wel- ches zweimal die Woche in Zusammenarbeit mit ehrenamtlich Engagierten im Bürger- zentrum Nippes stattfindet. Bei der Sprechstunde werden i. d. R. an den eigenen End- geräten konkrete Fragestellungen wie z. B. spezielle Apps bearbeitet. Das Angebot ist ebenfalls kostenlos. Die Möglichkeit zur Entleihung von Tablets besteht weiterhin, soll- ten keine eigenen Geräte vorhanden sein. Bürgerzentrum Chorweiler: Es gibt im ganzen Gebäude den Hot Spot der Stadt Köln, in den man sich einwählen kann. Er hält 4 Stunden. Danach ist eine erneute Anmeldung erforderlich. Für die Senior*innen bietet das Bürgerzentrum Chorweiler einmal wöchentlich einen Computerkurs an. Dort werden Tablets eingesetzt, die der Förderverein des Bürger- zentrums Chorweiler incl. Software beschafft hat. Im Kinder- und Jugendbereich hat das Bürgerzentrum Chorweiler einen PC, der nicht an das städt. Netz angeschlossen ist. Hierfür gibt es einen eigenen Internetzugang über Net Cologne. Er wird für die 6 Hausaufgabenhilfe und die Berufsberatung eingesetzt bzw. bei Bedarf für weitere An- gebote. Bürgerzentrum Finkenberg: Zur Vermittlung und Stärkung der digitalen Kompetenzen findet 1x im Monat ein offe- ner „Digi-Treff“ für ältere Menschen statt, der durch die ehrenamtlichen Digital- Botschafter*innen aus Porz unterstützt wird. Zudem wird der Zugang zu Netz und Technik durch offene Arbeitsbereiche in einem Gemeinschaftsraum mit freiem WLAN ermöglicht, eine kostenlose PC-Nutzung mit In- ternetzugang sowie 10 Tablets, die in Kursen genutzt und ausgeliehen werden kön- nen. Bürgerhaus Kalk: Das Bürgerhaus Kalk stellt ein Gast-WLAN mit eigenem Passwort zur Verfügung, das von den Besucher*innen genutzt werden kann, wenn Sie dort Veranstaltungen, Ta- gungen etc. durchführen. Bürgerzentrum Vingst: Im Bürgerzentrum Vingst gibt es für alle Besucher*innen freien Zugang zu WLAN. Es gibt dort einen EDV Raum, wo kostenfrei Zugang zu PCs möglich ist. Zudem gibt es ein Videosystem, mit Möglichkeit zur Teilnahme an Videomeetings zu Veranstaltun- gen etc. Das Bürgerzentrum Vingst bietet kostenfreie Kurse „Email - erste Schritte“ für interes- sierte Bürger*innen an. (Alles rund um Digitalisierung - Smartpho- ne/PCs/Tabletts/Notebooks). Weiterhin werden Einzelhilfen bei Themen rund um die Digitalisierung – Übermittlung von Dokumenten an Behörden, Registrierung zu online Serviceplattformen (z. B. Job- center, Stadt Köln), aber auch im Rahmen von Bewerbungstrainings (online Bewer- bung, Emailadresse einrichten etc.) angeboten. Bürgerhaus „MüZe“ in Köln-Mülheim Im Bürgerhaus MüZe in Köln Mülheim läuft seit Oktober 2022 das Projekt „Digitale Medien als Lernorte für Familien mit Migrations- und Fluchterfahrung“. Das Projekt „Digitale Medien als Lernorte für Familien mit Migrations- und Fluchterfah- rung“ hat das übergeordnete Ziel, Medienkompetenz bei Familien mit Migrations- und Fluchterfahrung sowie aus sozial benachteiligten Lebenslagen zu fördern und zu stär- ken. Die verändernden gesellschaftlichen Rahmenbedingungen hin zu neuen digitali- sierten Lern- und Medienformaten stellt insbesondere Familien in benachteiligten So- zialräumen vor neue Herausforderungen, weshalb durch das Projekt Familien im si- cheren Umgang mit digitalen Medien empowert (ertüchtigt) werden, neue Räume für gemeinsame Eltern-Kind Trainings rund um das Thema digitale Medienbildung einge- richtet und die Förderung von neuen Lernorten der digitalen partizipatorischen Bildung geschaffen werden. Somit zielt das Projekt im Gesamten auf die sichere Begleitung von verändernden Erziehungs- und Bildungsprozessen der Eltern und deren Kinder. Das Projekt umfasst wöchentliche Digitale Medien Kurse für Erwachsene und Kinder und Eltern-Kind- Workshops sowie Familienausflüge im Bereich der Medienbildung. Die Teilnehmenden haben während der Kurse die Möglichkeit, Laptops, die für das Projekt zur Verfügung stehen, zu nutzen. Das Projekt wird von der Rheinenergie Stiftung Familie gefördert. 7 Zu 3. Was unternimmt die Verwaltung um bezüglich Unterschriftenerfordernis auf Do- kumenten und Anträgen für rechtliche Klarheit zu sorgen? Die Verwaltung prüft im Rahmen der Prozessdigitalisierung die Notwendigkeit der Un- terschrift auf Anträgen. Formulare beziehungsweise Anträge ohne Unterschriftserfor- dernis werden ohne Unterschriftenfeld online bereitgestellt und können durchgängig online übermittelt werden. Daneben wurden und werden Handreichungen für die Fachverwaltung, beispielsweise bei Widersprüchen erarbeitet und ständig der aktuel- len Rechtsprechung angepasst. Zu 4. In welcher Form hat sich die Verwaltung bezüglich des Sachverhaltes unter 3. mit zuständigen Ministerien auf Landes- und Bundesebene über eventuell not- wendige Gesetzesanpassungen ins Benehmen gesetzt und wie waren die Er- gebnisse? Die Verwaltung hat in den letzten 15 Jahren an jeder Abfrage der kommunalen Spit- zenverbände bzw. an jedem Normenscreening seitens Bund oder Land NRW zum Ab- bau von Formerfordernissen (persönliche Vorsprache, Unterschriften und Papierform) teilgenommen und sich stets für den Abbau der Formerfordernisse eingesetzt, um eine einfachere unkomplizierte Antragstellung zu ermöglichen. Gemäß § 3a VwVfG NRW ist es bereits heute möglich, Unterschriften elektronisch zu ersetzen. Die Verwaltung setzt sich zudem bei Bund und Land dafür ein, die Digitaltauglichkeit von Gesetzen stärker zu betonen bzw. diese explizit aufzunehmen. Dies senkt die Komplexität in der Entwicklung elektronischer Verfahren und erhöht zugleich die Rechtssicherheit bei den Verantwortlichen. Als Ergebnis zu den bisherigen Bemühungen der Verwaltung ist festzustellen, dass die Fachministerien des Bundes und des Landes NRW an den bestehenden Formerfor- dernissen festhalten. Insgesamt ist festzuhalten, dass der Politik, der Stadtspitze sowie den Fachdienststellen in Köln zur Beratung, Unterstützung und Umsetzung der jeweiligen Bedarfe und Anforderungen im IT- und Digitalisierungskontext die Verwaltung mit der Stabsstelle Digitalisierung und dem Amt für Informationsverarbeitung als professionelle zentrale Einheiten zur Verfügung steht. Neue, große, für die Verwaltung strategisch bedeutende Vorhaben werden innerhalb der Ver- waltung gemeinsam geplant und realisiert. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um Ausstat- tungsbedarf zur digitalen Infrastruktur oder um den Einsatz einer Fachsoftware oder sonstige Vorhaben im Kontext Digitalisierung und/ oder IT handelt. Besonders in den vergangenen drei Pandemiejahren wurde so beispielsweise die mobile Ausstattung der Mitarbeitenden als Basis für Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten in den verschiedensten Bereichen erheblich ausge- baut. Zudem konnten für den Bereich des Kölner Gesundheitsamtes kurzfristig Lösungen er- folgreich programmiert bzw. eingekauft und ertüchtigt werden, die für die Bewältigung des Pandemiegeschehens von essentieller Wichtigkeit waren. Neben den einzelnen Projekten schafft die Verwaltung die für die Digitalisierung notwendigen strukturellen Voraussetzungen, welche als Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Digitali- sierung erforderlich sind (Digitales Rahmenwerk - Digital Framework), weitergeführt und suk- zessive umgesetzt. Dazu zählen beispielsweise: eine „Zahlstrategie“ (Gesamtstädtische Betrachtung der Zahlmöglichkeiten unter Ein- beziehung neuer Zahlmethoden) die Schaffung und Weiterentwicklung von Strukturen für den Themenkomplex „Elekt- ronische Akte“ die Optimierung des gesamtstädtischen Datenmanagements die „Dienstanweisung für Geodatenverarbeitung“ das Thema „Barrierefreiheit“ 8 ein Projektmonitoring die Strategie zur elektronischen Kommunikation. Im Rahmen der Budgetierung wurde auch die Verantwortlichkeit, ob eine Ausstattung mit Hard- und Softwareprodukten erfolgt, innerhalb der Verwaltung dezentralisiert und in die Hän- de der einzelnen Dienststellen gelegt. Allerdings verfügt die Verwaltung über ein breites Lö- sungs- und Produktportfolio, um die gemeldeten Bedarfe mit standardisierten Lösungsansät- zen abzudecken. Wird der Bedarf nicht durch das Portfolio abgedeckt, werden neue standar- disierte Lösungen geschaffen bzw. eingekauft und für die Bedarfsträger ertüchtigt, so dass das Standardportfolio sukzessive erweitert wird. Zudem befindet sich aktuell in der Verwaltung ein stadtweites Lizenzmanagement im Aufbau. Die Verwaltung verzeichnet seit Jahren einen steigenden Bedarf bei der Realisierung von digi- talen bzw. IT-Projekten. In vielen Fällen ist daher aufgrund der personellen Ausstattung eine Ad-hoc Umsetzung nur schwer möglich. Die Projekte werden nach den Vorgaben eines quali- fizierten Projektmanagements geplant und zur Umsetzung gebracht. Gez. Haack
Beratungsverlauf (1)
Beschluss: Kenntnis genommen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- 1096/2023
- Typ
- Beantwortung einer Anfrage (Ausschuss)
- Datum
- 14.04.2023
- Erstellt
- 31.03.2023 11:03