Einführung der elektronischen Vergabe in der Vergabe- und Beschaffungsstelle

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
15.07.2009 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat IV Hauptamt an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Vergabe- und 
Beschaffungsstelle  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
 
Vorlage-Nr. 2009/0200  
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Einführung der elektronischen Vergabe in der Vergabe- und Beschaffungsstelle 
 
Vorlage vom: 13.07.2009 
 
Beschlussvorschlag: 
1. Der Magistrat stimmt der Einführung der elektronischen Vergabe unter Verwendung der Software 
„abc-upload“ und abc-connect“ des Staatsanzeiger-Verlages Hessen zu. 
2. Die notwendigen Haushaltsmittel für die jährlichen Wartungskosten (ca. 300,- €) werden unter der 
Kostenstelle 203-010-1000, Sachkonto 672100 Softwaregebühren, bereitgestellt. 
 
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

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... 
 
Begründungsseite zur Magistratsvorlage vom 13.07.2009 
 
 
Zum 01.01.2010 wird gemäß EU-Richtlinie die elektronische Vergabe für alle ausschreibenden 
Stellen zwingend vorgeschrieben. 
 
Mit der elektronischen Vergabe werden verschiedene Kernziele verfolgt. Zum einen führt dieser 
Weg zu mehr Transparenz und Verfahrenssicherheit bei der öffentlichen Auftragsvergabe, zum 
anderen gibt sie dem Wettbewerb neue Impulse und eröffnet günstigere Geschäftsprozesse sowohl 
in den Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung. Den Firmen wird es so ermöglicht, mit 
reduziertem Aufwand an öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen teilzunehmen. Für 
potentielle Auftragnehmer ergeben sich Vorteile, wie die kostenfreie Recherche öffentlicher 
Ausschreibungen, die Möglichkeit des Downloads von Vergabeunterlagen und ein Programm, das 
es Bietern ermöglicht, Leistungsverzeichnisse im GAEB-Standard auszufüllen und in digitaler Form 
zu versenden. Die Anwendung selbst ist einfach und verringert durch die Vollständigkeits- und 
Plausibilitätsprüfung für die Bieter das Risiko wegen formeller Fehler vom Vergabeverfahren 
ausgeschlossen zu werden. 
 
Drei verschiedene Systeme wurden in die engere Wahl genommen:  
/square4 AVA-Online von Fa. VentaSoft  
/square4 ELViS vom Subreport Verlag  
/square4 abc-upload/abc-connect vom Staatsanzeiger-Verlag Hessen 
 
Die Vergabe- und Beschaffungsstelle hat sich nach eingehenden Betrachtungen und 
Erkundigungen bei anderen Stadtverwaltungen für die Software „abc-upload“ und „abc-connect“ des 
Staatsanzeiger-Verlages Hessen entschieden. 
 
Die Software des Staatsanzeiger-Verlages wird von der Vergabe- und Beschaffungsstelle 
favorisiert, da hier die elektronische Vergabe in zwei Abschnitten in den laufenden Arbeitsprozess 
integriert werden kann, keine Lizenzkosten anfallen und auch das Land Hessen diese Software 
bereits nutzt. 
 
Bisher werden die Vergabeunterlagen für öffentliche Ausschreibungen gegen Gebühr per 
Verrechnungsscheck bei der Vergabe- und Beschaffungsstelle von den Bietern angefordert. Die 
Bieter erhalten die Unterlagen in zweifacher Ausfertigung in Papierform per Postversand. Die 
Kopien der Unterlagen werden von den Fachämtern geliefert und bei der Vergabe- und 
Beschaffungsstelle vorgehalten.  
 
Künftig werden die Vergabeunterlagen durch die elektronische Vergabe, ebenso gegen Gebühr, 
digital zur Verfügung gestellt. Die Zahlung dieser Gebühr erfolgt durch die Bieter per Überweisung 
direkt an den Staatsanzeiger-Verlag. 
Die Bieter können die Unterlagen in Zukunft herunterladen, digital bearbeiten und einreichen oder 
selbst ausdrucken und schriftlich einreichen. Die Unterlagen können auch nach wie vor in 
Papierform direkt beim Staatsanzeiger-Verlag angefordert werden, dort werden sie ausgedruckt und 
versandt. Somit entfallen für die Fachämter die Kopier- und Papierkosten und für die Vergabe- und 
Beschaffungsstelle die Scheckbearbeitung.

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... 
Für die Nutzung der Software fallen keine Lizenzgebühren an, es werden lediglich Wartungskosten 
in Höhe von ca. 100,- € pro Jahr und Arbeitsplatz (ca. 3 Arbeitsplätze notwendig) erhoben. Ein 
Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von einem Jahr ermöglicht bei Bedarf einen Wechsel auf andere 
Systeme. 
 
Darmstadt, 13.07.2009 
203-Eg/We, Nst. 3151 
 
 
Der Dezernent I     Der Dezernent IV 
 
 
 
Walter Hoffmann     Dr. Dierk Molter 
Oberbürgermeister     Stadtrat