Wartezeiten bei der städtischen Zulassungsstelle

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/34/341/2 
 
Vorlagen-Nummer  24.01.2020 
 0098/2020 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 27.01.2020 
 
Wartezeiten bei der städtischen Zulassungsstelle (AN/0021/2020) 
 
Nachdem die Zulassungsstelle rund 15 Jahre mit derselben Software gearbeitet hat, wurde in einem 
umfangreichen und zeitlich ambitionierten Projekt eine neue Software letztlich in der Zeit vom 
17.10.2019 bis 22.10.2019 in Betrieb genommen. Aufgrund der technischen Komplexität (z. B. 
Schnittstellen zum Kraftfahrtbundesamt, zum Kooperationspartner Rhein-Erft-Kreis, zu Bezahlverfah-
ren, zu Online-Diensten usw.) und der großen Datenvolumen des Altverfahrens konnte die letzte 
Phase der eigentlichen Inbetriebnahmen nur in einem kurzen Zeitfenster ohne Publikumsbetrieb ab-
gewickelt werden. Hierüber hat die Verwaltung intensiv berichtet (vgl. u. a. die Pressemitteilung vom 
10.10.2019, Anlage 1). 
Im Wissen um den bei einer Wiedereröffnung nach 3,5 Schließtagen zwangsläufig erhöhten Kunden-
andrang hat sich die Zulassungsstelle mit Blick auf den gebotenen Bürgerservice für die ersten Tage 
nach Inbetriebnahme über die regulär vorhandenen Schalter mit zehn zusätzlichen Schaltern aufge-
stellt.  
Danach steht wieder die Regelbesetzung für die Kundenbedienung bereit.  
 
Die CDU-Fraktion im Rat der Stadt Köln und die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen im Kölner Rat stel-
len folgende Anfragen: 
 
„Die Zulassungsstelle war in der Vergangenheit immer wieder einmal wegen ihrer Warteschlangen 
und den damit verbundenen langen Wartezeiten in den Schlagzeilen der Presse. Zuletzt vor wenigen 
Wochen nachdem für die Umstellung auf eine neue Software die Zulassungsstelle für ein paar Tage 
geschlossen war. Danach mussten laut Presse zehn zusätzliche Schalter eröffnet werden, um das 
angestaute Kundenaufkommen abarbeiten zu können. Vor diesem Hintergrund fragen wir: 
 
1.)  Wie lange sind die aktuellen Wartezeiten sowohl durchschnittlich als auch in den Spitzenzeiten? 
 
Antwort der Verwaltung zu 1.  
Für den Zeitraum 02.01.2020 bis einschließlich 16.01.2020 betragen die durchschnittlichen Wartezei-
ten 92 Minuten, wobei die längste durchschnittliche Wartezeit im Januar am Dienstag, 07.01.2020, 
137 Minuten betragen hat. 
 
2.) Ist durch Einführung der internetbasierten Beantragungsmöglichkeit von KFZ-Zulassungen ein 
Rückgang der vor-Ort-Beantragungen zu verzeichnen? Wenn ja, wirkt sich dies schon spürbar auf die 
Wartezeiten aus? 
 
Antwort der Verwaltung zu 2. 
Die internetbasierte Fahrzeugzulassung (i-KFZ) besteht aus 3 Stufen, bei der die 
 
Stufe 1 = Online-Außerbetriebsetzung bereits seit Januar 2015  
Stufe 2 = Online-Wiederzulassung seit Oktober 2017

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in Betrieb waren. Diese wurden zum 30.09.2019 im Hinblick auf die Einführung der Stufe 3 abge-
schaltet. 
  
Nach Einführung der ersten beiden Stufen verzeichnet die Verwaltung noch keine Auswirkungen auf 
die Wartezeiten. 
 
Mit Stufe 3 soll der Kunde in die Lage versetzt werden, neu erworbene Fahrzeuge online zuzulassen, 
ohne dafür die Zulassungsstelle aufsuchen zu müssen. Die Zulassungsstelle sendet dann dem Kun-
den die neuen Fahrzeugpapiere sowie die Siegelplaketten für die Kennzeichenschilder auf dem 
Postweg zu. 
 
Die bis zum 16.10.2019 in der Zulassungsstelle eingesetzte Software konnte die Funktionen, die für 
eine internetbasierte Kfz-Zulassung Stufe 3 benötigt werden, nicht aufweisen. 
Erst über die neu eingeführte Software ist die grundsätzliche technische Plattform für die 3. Stufe der 
internetbasierten KFZ-Zulassung vorhanden. Allerdings hat der Bundesgesetzgeber die zusätzlichen 
technischen Details und genauen Anforderungen für die 3. Stufe im letztlich sehr verzögert abgelau-
fenen und mehrfach von 2016 an zeitlich geschobenen Gesetzgebungsverfahren so spät definiert, 
dass alle Softwareanbieter die je erforderlichen IT-Entwicklungsarbeiten ebenfalls erst spät angehen 
konnten. Dies gilt auch für den Vertragspartner der Stadt Köln. In der Folge steht erst seit der Jah-
reswende 2019/2020 das benötigte (Zusatz-) Modul zur Verfügung. Es wird derzeit intensiv getestet 
und geprüft. Im Anschluss daran, voraussichtlich zum Ende des I. Quartals 2020, wird die eigentliche 
Inbetriebnahme erfolgen, womit dann für die KFZ-Halterinnen die Möglichkeit real gegeben ist, die 
Zulassung von Kraftfahrzeugen online durchzuführen. 
Über den genauen Starttermin wird die Verwaltung informieren. 
 
Für eine online-Zulassung gemäß Stufe 3 benötigen die Privatkunden prinzipiell alle zum Fahrzeug 
gehörenden Unterlagen wie zum Beispiel: 
 
- Zulassungsbescheinigung Teil I (Fahrzeugschein) bei Gebrauchtfahrzeugen 
- Zulassungsbescheinigung Teil II (Fahrzeugbrief) bei Gebrauchtfahrzeugen 
- Nachweis über gültige Hauptuntersuchung bei Gebrauchtfahrzeugen 
- Sonstige zum Fahrzeug gehörende Unterlagen, die der Verkäufer (Händler) der Kundin bzw. 
dem Kunden mitgegeben hat, zum Beispiel EU-Konformitätserklärung (COC-Papier)  
 
sowie 
 
- Einen neuen elektronischen Personalausweis (nPA) mit aktivierter Online-Ausweisfunktion 
(eID) inklusive der persönlichen PIN-Nummer 
- Ein PC mit Kartenlesegerät oder einem Smartphone mit freigeschalteter NFC-Funktion auf 
denen die Software „AusweisApp2“ installiert ist 
- Nummer der elektronischen Versicherungsbestätigung (eVB-Nummer) 
- Bankdaten für das SEPA-Lastschriftverfahren (Kfz-Steuer) 
- Bezahlung der Verwaltungsgebühren per ePayment  
 
 
3.) Wie sieht der aktuelle Bearbeitungsprozess von der Vorkontrolle bis zur abschließenden Vo r-
gangssachbearbeitung aus? In diesem Zusammenhang sollte erläutert werden, aus welchen Gründen 
zu welchem Zeitpunkt eine Wartemarke vergeben wird. Außerdem sollte dargestellt werden, ob es 
technisch möglich ist, eine Wartemarke für die Vorkontrolle zu ziehen und anschließend mit derselben 
Wartemarke auch in die konkrete Zulassung bei Vollständigkeit der Unterlagen zu wechseln.“ 
 
Antwort der Verwaltung zu 3. 
Der Workflow in der Zulassungsstelle sieht für Privatkunden seit Jahren unverändert wie nachfolgend 
dargestellt aus und hat sich – wie auch in anderen Zulassungsstellen – grundsätzlich bewährt. 
 
a.) Privatkunde, der vorab einen Termin (online oder über die 221-0) vereinbart hat: 
Pünktlich zum Termin erscheinender Kunde betritt die Eingangshalle und sieht über die in der

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Eingangshalle der Zulassungsstelle und auch in den Ladenlokalen außerhalb der Zulassungs-
stelle vorhandenen Monitore und der Leinwand, welchen Schalterplatz er direkt ohne Weg 
über die Anmeldung aufsuchen kann. Am Schalter erfolgt dann die eigentliche bzw. vollstän-
dige Bearbeitung. 
 
b.) Privatkunde, der ohne Termin die Eingangshalle betritt: 
Kunde wendet sich an die Kräfte des Anmeldebereichs; die Servicekräfte klären die konkreten 
Anliegen, (z. B. Neuzulassung, Ummeldung etc.) und die Vollständigkeit der jeweils benötigten 
Unterlagen. 
 
- Bei Unvollständigkeit der Unterlagen wird der Kunde gebeten, mit vollständigen Unterlagen 
erneut vorzusprechen und hierzu sinnvollerweise das Terminvereinbarungsangebot zu nutzen. 
 
- Bei Vollständigkeit der Unterlagen erfolgt die Ausgabe einer „Wartemarke“ sowie gegebe-
nenfalls die Aufnahme einer Mobilfunkrufnummer für den evtl. gewünschten SMS-
Benachrichtigungsservice.  
Mit dem Aufruf der Wartemarke sehen die Kunden über die o. g. Anzeigengeräte visuell den 
konkret zugeteilten Schalterplatz, welchen sie dann aufsuchen. Am Schalterplatz erfolgt die 
eigentliche bzw. vollständige Bearbeitung. 
 
Bei Nutzung des SMS-Benachrichtigungsservices erhält der Kunde 15 Minuten vor dem vo-
raussichtlichen Aufruf der Wartemarke eine entsprechende Ankündigung. Das Aufrufsystem 
selbst berechnet auf der Basis der vorhandenen Vor-Kunden, deren Anliegen und der aktuel-
len mittleren Bearbeitungszeiten die voraussichtliche Aufrufzeit.  
 
Die Ausgabe der Wartemarken für den konkreten Schalterplatz bzw. die darüber sichergestell-
te Bearbeitung erfolgt durch das Personal des Anmeldebereichs strikt nach Reihenfolge der 
vorsprechenden Kunden. 
 
Über die o. g. Wartemarken hinaus gibt es in der Zulassungsstelle keinerlei andere „Vorab-
Wartemarken“ o. ä. 
 
 
Gez. Dr. Keller

16.1.2020 KFZ-Zulassungsstelle geht mit neuer Sofiware online - Stadt Köln
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KFZ-Zulassungsstelle geht mit neuer Software
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Donnerstag, 10. Oktober 2019, 16:56 Uhr
Drei Arbeitstage U mstell ungsarbeiten
Von Donnerstag, 17. Oktober 2019, ab 12 Uhr bis einschließlich Dienstag, 22. Oktober 2019, wird in
der Kölner .Kft"..(Kl:-A"ftf-ahßeJ.9)-Zulassungsstelle zur Vorbereitung auf die internetbasierte KtA
(Kf-aftf.ahr.ZeUS)-Zulassung eine neue Software installiert.
Aufgrund der technische.n Komplexität und des großen Datenvolumens - Köln verwaltet Daten zu
rund 2,9 Millionen Fahzeugen - kann parallel zu dieser Umstellung keine Publikumsbedienung
erfolgen. Für diesen Zeitraum werden auch keine Terminanfragen angenommen. Es ist zu erwarten,
dass es in den ersten Tagen nach der Schließphase zu einem hohen Kundenandrang kommen wird.
Die Zulassu ngsstelle empfiehlt dahei die Max-Glomsda-Straße entweder möglichst vor dem 17,
Oktober 2019 oder erst wieder ab 28. Oktober zolg zu besuchen.
Auch in den neun Kundenzentren in den Stadtbezirken und in den Zulassu ngsstellen des Rhein-Erft-
Kreises können im Umstellungszeitraum keine Zulassungsangelegenheiten für Kölner
Fa h rz eughalterinnen und Fahrzeughalter bearbeitet werden.
Zusätzlich weist die Stadt Köln darauf hin, dass es eventuell in den ersten Tagen nach der
Wiederaufnahme des Betriebs am 23. Oktober 2OL9, zu Beeinträchtig ungen bei verschiedenen
Online-Prod u kten, zum Beispiel Abmeldung und / oder Wiederzulassung eines Fahrzeuges,
Wu nsch kennzeichenreservierung, Beantragung eines Bewoh nerpa rkausweises, kommen kann. Auch
ist möglicherweise die Bearbeitung von Zu lassungsangelegenheiten im Rahmen der erweiterten
Kooperation mit dem Rhein-Erft-Kreis dann noch nicht wieder mÖglich.
Alle Infos zu Öffnungszeiten der Zulassungsstelle werden tagesaktuell auf den Internetseiten der
Stadt Köln veröffentlicht.
stadt Köln
Stadt Köln - Amt für Presse- und öffentllchkeltsarb€it
Inoe Schürmann
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