Neue Datenschutz-Grundverordnung

Umsetzung der DSGVO - Anlage zur Vorlage 3137/2017 
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OB/7 Beauftragter für den Datenschutz  
Zusammensetzung der interdisziplinären Projektgruppe  
   
OB/7 Beauftragter für den Datenschutz  
Projektgruppe 
zur 
Umsetzung 
der EU-
DSGVO bei 
der Stadt Köln 
Amt f. 
Info.- 
verarb. 
Daten- 
schutz-
beauftr. 
IT-
Sicherh.- 
Beauftr. 
Büro 
OB GPR 
Pers.-/ 
Orga.- 
Amt 
Vertr. d. 
Dezer- 
nate 
Umsetzungsverantwortung 
obliegt verantwortlicher 
Stelle bzw. Verantwortlichen 
fach-/ inhaltliche 
 Koordination 
IT-sicherheitstechn. 
Umsetzung 
Federführung als Verantwortlicher im Wege der 
vertrauensvollen 
Zusammenarbeit 
operationale  
Verantwortung 
organisatorische 
Begleitung 
IT-technische 
Umsetzung

Umsetzung der DSGVO - Anlage zur Vorlage 3137/2017 
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OB/7 Beauftragter für den Datenschutz  OB/7 Beauftragter für den Datenschutz  
Dauer der interdisziplinären Projektgruppe (gesamt) 
Entw. Verfahrensmodell/ Piloten 
Umsetzung Verfahrensmodell (Roll-Out gesamt) 
Bestandsaufnahme/ Evaluation 
01/2018 05/2018 07/2017 09-10/ 
2017 Mitte 03/2017 
Projektphasen mit Zeitbezug 
Projekt- 
phase 1 
Projekt- 
phase 2

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/7 
 
Vorlagen-Nummer 18.10.2017 
 3137/2017 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 06.11.17 
 
 
 
Neue Datenschutz-Grundverordnung 
 
 
 
Vorbemerkung 
 
Die sogenannte „Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz na-
türlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenver-
kehr“ (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) wurde am 14.04.16 durch das europäische 
Parlament verabschiedet. Ziel ist insbesondere mit ausgewogener Berücksichtigung aller 
Grundrechte, ein einheitliches Datenschutzniveau bei gleichzeitiger Offenheit für zukünftige 
technologische und wirtschaftliche Entwicklungen zu schaffen. 
 
Die DSGVO ist am 25.05.16 in Kraft getreten und erlangt verbindliche Geltung ab dem 
25.05.18. Die somit eingeräumte Übergangsfrist von zwei Jahren ist für die gleichsam von 
der Verordnung umfassten öffentlichen und nicht öffentlichen Bereiche zu nutzen, um die 
erforderlichen Umsetzungsarbeiten durchzuführen. Von entscheidender Bedeutung für eine 
erfolgreiche Umsetzung der DSGVO sind hierbei die konstruktiv offene Haltung der (kommu-
nalen) Entscheidungsträger, die zielorientierte Aufstellung der internen Organisation sowie 
die Entwicklung eines operativen und funktionsfähigen Vorgehensmodells. 
 
Einen ersten Bericht über die Umsetzung der DSGVO bei der Stadt Köln haben der Unter-
ausschuss digitale Kommunikation und Organisation sowie der Ausschuss allgemeine Ver-
waltung und Rechtsfragen/ Vergabe/ Internationales im Rahmen der Vorstellung des „Sach-
standsberichtes Datenschutz bei der Stadt Köln“ im März 2017 erhalten (s. Mitteilung unter 
Session-Nr. 0565/2017).

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In der gemeinsamen Anfrage AN/1473/2017 bitten die CDU-Fraktion und Fraktion Bündnis 
90/ Die Grünen um Beantwortung nachfolgender Fragen: 
 
1. Wie bereitet sich die Stadt Köln auf die neue europäische Datenschutz-
Grundverordnung vor? Welche Vorbereitungen hat die Verwaltung hinsichtlich der Um-
setzung der neuen europäischen Datenschutzverordnung bisher getroffen bzw. was ist 
zu welchem Zeitpunkt beabsichtigt? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Auf Initiative des behördlichen Datenschutzbeauftragten hat sich der Stadtvorstand 
(jetzt Verwaltungsvorstand) bereits Anfang 2017 mit der Thematik beschäftigt und eine 
interdisziplinäre Projektgruppe zur Umsetzung der DSGVO bei der Stadt Köln eingerich-
tet (Zusammensetzung s. Anlage) sowie dem Vorschlag zur Umsetzung in zwei Phasen 
zugestimmt. In der ersten Phase wurde bis Juli 2017 das entwickelte Vorgehensmodell 
mit den für die Umsetzung erforderlichen Prüfkriterien sowie einer den Prüfprozess 
standardisierenden Web-Anwendung von drei Pilotämtern erfolgreich getestet. 
 
Der Verwaltungsvorstand hat einen entsprechenden Bericht hierzu im August 2017 zur 
Kenntnis genommen und die Fachdienststellen beauftragt, den verpflichtenden Umset-
zungsprozess mit dem entwickelten Vorgehensmodell in eigener fachlicher Verantwor-
tung durchzuführen. Der Beauftragte für den Datenschutz wurde gebeten, das Verfah-
ren weiterhin intensiv fach-inhaltlich zu begleiten. 
 
Diese flächendeckende Umsetzung der DSGVO hat im September 2017 begonnen und 
stellt die zweite Phase des beschlossenen Umstellungsprozesses dar. Eine übersichtli-
che Darstellung der Projektstruktur mit den zeitlichen Dimensionen ist der beigefügten 
Anlage zu entnehmen. 
 
Die Umstellungsarbeiten auf der Ebene der Fachdienststellen laufen bisher planmäßig. 
 
Parallel zu der operativen Umsetzung in den Fachdienststellen werden die bestehenden 
datenschutzrechtlichen und IT-sicherheitstechnischen Konzepte auf ihre Konformität zu 
den Regelungen der DSGVO überprüft. Ziel ist es insbesondere, das Datenschutzma-
nagement der Stadt Köln abschließend so weiter zu entwickeln, dass jederzeit der 
Nachweis des rechtmäßigen Handelns nach der DSGVO erbracht werden kann (= An-
forderung zur sogenannten „Accountability“). Eine wesentliche Rolle wird hierbei u.a. 
die Überarbeitung der „Dienstanweisung Datenschutz für die Stadt Köln“ spielen. 
 
 
2. Ist ein Ressourcenaufbau beim städtischen Datenschutzbeauftragten geplant? Wenn ja, 
in welchem Umfang? 
 
Im Zusammenhang mit dem „Sachstandsberichtes Datenschutz bei der Stadt Köln“ (s. 
Mitteilung unter Session-Nr. 0565/2017) wurden neben der qualitativen Erfassung des 
Ist-Zustandes auch aktuelle Entwicklungstendenzen - u.a. die Umsetzung des DSGVO - 
beschrieben, die dazu geführt haben, in einem ersten Schritt eine weitere Stelle zuzu-
setzen, die gleichzeitig eine dauerhafte Stellvertretung des Datenschutzbeauftragten 
gewährleisten soll. Diese Stelle ist bewertet nach BesGr. A14 LBesG NRW bzw. 
EntgGr. 14 TVöD und befindet sich derzeit im Besetzungsverfahren.

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Die Notwendigkeit einer weiteren Stelle im gehobenen Dienst soll in einem zweiten 
Schritt geprüft werden. 
 
 
3. In welcher Form werden einzelne Dezernate/Dienststellen in die Umsetzung miteinbe-
zogen? 
 
Nach Beschluss des seinerzeitigen Stadtvorstandes zum grundsätzlichen Vorgehen bei 
der Umsetzung der DSGVO Anfang 2017 wurden die Leitungskräfte der Fachdienststel-
len im Rahmen regelmäßiger Besprechungen mit den Fachbeigeordneten, des Stadtdi-
rektors und der Stadtkämmerin durch den Beauftragten für den Datenschutz über die 
DSGVO und das bevorstehende Vorgehen informiert. 
 
Vertreter/innen aller Dezernate sind institutionalisierter Bestandteil der den Umset-
zungsprozess begleitenden interdisziplinären Projektgruppe DSGVO (s. Antwort zu Ziff. 
1) und werden hier regelmäßig über den Stand sowie weitere Schritte in dem Projekt in-
formiert. 
 
Alle städtischen Beschäftigten können sich auf der Intranet-Seite des Beauftragten für 
den Datenschutz neben anderen hilfreichen Hinweisen auch über die DSGVO und de-
ren Umsetzung informieren (s. hierzu 
http://kp1ua090/intranet/themen/datenverarbeitung/datenschutz/umsetzung/index.html). 
 
Im Zuge der zweiten Umsetzungsphase erfolgen sukzessive seit September 2017 de-
zernatsweise Einweisungsschulungen der von den Fachdienststellen für die Umsetzung 
benannten Beschäftigten. Hierbei wird durch den Beauftragten für den Datenschutz das 
Vorgehensmodell mit den operativen Prüftätigkeiten sowie die Funktionsweise der für 
die standardisierte Dokumentation der Prüfergebnisse entwickelten Web-Anwendung 
erläutert. 
 
Die Umsetzung erfolgt in originärer Zuständigkeit durch die Fachdienststellen. Laufende 
begleitende Hilfestellung wird durch den Beauftragten für den Datenschutz sicherge-
stellt. 
 
 
Nachbemerkung 
 
Die Stadt Köln übernimmt in ihren geschilderten Umsetzungsbemühungen derzeit sowohl 
NRW- als auch bundesweit die Führungsrolle in dem Prozess. Dies führt zu einer Vielzahl 
von Anfragen um Mitarbeit z.B. im Städtetag NRW, im Deutschen Städtetag oder in der Kon-
taktgruppe der unabhängigen Datenschutzbeauftragten der Länder, die gemeinsam mit Ver-
tretern der Landesinnenministerien den Umsetzungsprozess für den öffentlichen Bereich un-
terstützt.  
 
Darüber hinaus liegen Einladungen für Vorträge z.B. aus dem Thüringer Ministerium für Inne-
res und Kommunales gemeinsam mit der Landesbeauftragten für den Datenschutz und die 
Informationsfreiheit Thüringen vor, um das Vorgehen in Köln dortigen Kommunalvertretern/ 
innen vorzustellen. 
 
gez. Reker