Sachstandsbericht zur Zentralbibliothek für Kunst und Kunstgeschichte (KunstBibliothek Köln, KuBi Köln)

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/VII/4 
 
05.10.2017 
Vorlagen-Nummer 
 2341/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Kunst und Kultur 10.10.2017 
 
Sachstandsbericht zur Zentralbibliothek für Kunst und Kunstgeschichte (KunstBibliothek 
Köln, KuBi Köln) 
Zum 01.05.2015 wurde die Kooperation zwischen der Stadt Köln und der Universität zu Köln über den 
gemeinsamen Betrieb der Zentralbibliothek für Kunst und Kunstgeschichte begründet. 
 
Unter dem Namen „Zentralbibliothek für Kunst und Kunstgeschichte“ (im folgenden „KunstBibliothek 
Köln“ oder „KuBi“) sollen die Bestände der KMB, die Kunst- und kunsthistorischen Bestände der USB 
und der Kunst- und kunsthistorischen Institute der Philosophischen und der Humanwissenschaftlichen 
Fakultät zum Zwecke der effizienteren Nutzung der wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Kapazitä-
ten zunächst virtuell zusammengefügt werden. 
 
In der Vereinbarung wurden die nachfolgenden Arbeitsschwerpunkte festgelegt: 
 
1. Wissenschaftliche Zusammenarbeit und gemeinsame Identifizierung und Durchführung von 
Forschungsförderungen und Drittmittelvorhaben  
2. Gemeinsamer Bestandsaufbau und Verzeichnung der Bestände in einem gemeinsamen Katalog 
der KunstBibliothek Köln. 
3. Erarbeiten einer gemeinsamen Benutzungsordnung und Verabschiedung innerhalb eines Kalen-
derjahres nach Inkrafttreten der Kooperationsvereinbarung 
4. Abstimmung bei Neuerwerbungen 
5. Regelungen der Personalangelegenheiten entsprechend der Anlage 1 der Kooperationsvereinba-
rung 
6. Beschreibung und Festlegung der jeweils zu erbringenden Dienstleistungen in einem Geschäfts-
verteilungsplan und Verabschiedung innerhalb eines Kalenderjahres nach Inkrafttreten der Ko-
operationsvereinbarung 
7. Gründung eines Beirats 
 
Der aktuelle Sachstand stellt sich wie folgt dar: 
 
1. Zu Punkt 1 „Wissenschaftliche Zusammenarbeit“ 
Zur Abstimmung der Arbeitsbereiche und um mögliche Überschneidungen bei zukünftigen Dritt-
mittelprojekten zu vermeiden, haben Herr Dr. Neuhausen (Direktor der USB) und Frau Dr. Purpus 
(Direktorin der KMB) Gespräche mit der USB Heidelberg und der SLUB Dresden, den Betreibern 
des von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderten Fachinformationsdienstes 
(FID) Kunst, Design und Fotografie, geführt. Für mögliche gemeinsame Drittmittelprojekte wurden 
Projektfelder eruiert und Gespräche mit möglichen Projektpartnern, sowie mit dem Dezernat für 
Forschungsmanagement der Universität Köln geführt. Gespräche mit möglichen Drittmittelgebern 
werden vorbereitet.

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2. Zu Punkt 2 „Gemeinsamer Bestandsaufbau und Katalog der KunstBibliothek Köln“ 
a) „Gemeinsamer Bestandsaufbau“ 
Hinsichtlich des Bestandsaufbaus der KunstBibliothek Köln ist geplant, dass in der KMB als 
Präsenzbestand „sämtliche“ Literatur zur Kunst vorhanden ist, während die USB den Aus-
leihbestand zur Verfügung stellt. Hierfür wird die Erwerbung aufeinander abgestimmt und die 
USB bekommt Dubletten der KMB (nur wissenschaftliche Literatur) weitergereicht, um sie als 
Ausleihbestand einzuarbeiten. So verbessert sich die Literaturversorgung zur Kunst nicht nur 
durch einen verbesserten Präsenzbestand in der KMB, sondern auch durch einen verbesser-
ten Ausleihbestand in der USB.  
Während die gemeinsame Erwerbung mit der USB gute Fortschritte macht, ist dies mit der 
Bibliothek des Kunsthistorischen Instituts (KHI) nicht so schnell umsetzbar. Die Bibliothek des 
KHI ist – wie die KMB – eine Präsenzbibliothek, die die Literatur für die Studenten vor Ort am 
Studienort zur Verfügung stellt. Wegen der räumlichen Entfernung von KHI und KMB und weil 
die KMB auch nicht die räumlichen Kapazitäten hätte, um studentisches Arbeiten zu ermögli-
chen, wird es auch langfristig bei der Bibliothek des KHI und der KMB zahlreiche Doppelan-
schaffungen geben. Nichtsdestotrotz wurden Gespräche aufgenommen, um für die Zukunft 
Bestände in der KMB und im KHI auszuloten und abzustimmen, in denen verstärkt Dubletten 
vermieden werden könnten. 
b) „Katalog der KunstBibliothek Köln“ 
In der 2. Hälfte des Jahres 2016 wurde die Migration der Katalogdaten der Kunst- und Muse-
umsbibliothek der Stadt Köln in das Bibliothekssystem der Universitäts- und Stadtbibliothek 
Köln vorbereitet. In Zusammenarbeit von KMB und USB wurden die einzelnen Katalogisie-
rungskategorien, Lokal- und Erwerbungsdaten, besondere Abrufzeichen und andere Spezifika 
der KMB mit dem Bibliothekssystem der USB abgestimmt, damit keine Daten durch die Migra-
tion verlorengingen. Manche Daten mussten auch händisch aufbereitet werden, wie z.B. die 
Kontaktdaten der vielen Literaturtauschpartner der KMB. Parallel wurden die Kolleginnen und 
Kollegen der KMB in Schulungen auf die Arbeit mit dem Bibliothekssystem der USB vorberei-
tet. 
Ab dem 1.1.2017 wurden dann die annähernd 500.000 Katalogisate der KMB mit allen ihren 
Lokaldaten in das Bibliothekssystem der USB migriert. Die Migration selbst hat bis Mitte Feb-
ruar gedauert, da pro Tag nur eine gewisse Menge an Daten übertragen werden konnte. Seit-
dem wird an der Datenbereinigung gearbeitet, die sicherlich – da der normale Betrieb der KMB 
weiterlaufen muss – noch einige Monate dauern wird. Seit Januar 2017 katalogisieren die Kol-
leginnen und Kollegen der KMB im Bibliothekssystem der USB. 
Seit dem 10. Juli 2017 ist das gemeinsame Portal / der Katalog der KunstBibliothek Köln onli-
negestellt (http://www.kubi-koeln.de). Die Onlinestellung des Portals wird in phasenweise ge-
schehen, da einige Services der KMB neu in das Bibliothekssystem der USB eingebunden 
werden müssen, wie z.B. die gescannten Inhaltsverzeichnisse der Kunstzeitschriften, was 
noch etwas Zeit in Anspruch nehmen wird. Aber seit dem 10. Juli ist es in der ersten Phase 
möglich, alle Bestände der KuBi Köln gemeinsam zu recherchieren und an den jeweiligen 
Standort zu bestellen, wie auch – im selben Portal – nur auf die einzelnen Standortsbestände 
(USB, KMB, KHI) zuzugreifen. 
 
3. Zu Punkt 3 „gemeinsame Benutzungsordnung“ 
Die Benutzungsordnung wurde mit dem Rechtsamt der Stadt Köln, den drei Museen (Wallraf-
Richartz-Museum & Fondation Corboud, Museum Ludwig, Museum für Angewandte Kunst Köln), 
dem Kunsthistorischen Institut der Universität Köln und der Universitäts- und Stadtbibliothek der 
Universität Köln abgestimmt. Z.Z. liegt die Benutzungsordnung zur letzten Prüfung im Justitiariat 
der Universität. Sobald die Zustimmung vom Justitiariat der Universität vorliegt, wird dem Rat eine 
Beschlussvorlage zu der Benutzungsordnung unterbreitet. 
 
4. Zu Punkt 4 „Abstimmung bei Neuerwerbungen“ 
Die Zusammenarbeit von USB und KMB konkretisiert sich zunehmend. So betreut die KMB seit 
2016 das Fachreferat Kunstgeschichte der USB, wodurch eine bessere Erwerbungsabstimmung 
möglich geworden ist. Um eine wirklich gemeinsame Erwerbung von USB und KMB mit abge-
stimmten Geschäftsgängen durchzuführen, war es zunächst notwendig, die Daten in einem einzi-
gen Bibliothekssystem zusammenzuführen. Nachdem dies nun vollzogen ist (mit Ausnahme der

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noch notwendigen Datenbereinigungen) fehlen „nur“ noch gemeinsame Gespräche/Ab- und Zu-
stimmungen der Verwaltungen von Universität und Stadt Köln, damit die USB die KMB in der for-
malen Erwerbung (Bestellung, Rechnungs- und Mahnwesen, Scannen von Inhaltsverzeichnissen 
von Monographien, Vorkatalogisierungen) unterstützen könnte. Diese Abstimmungen gestalten 
sich auf Grund einer Vielzahl von steuerlichen und kameralistischen Vorgaben als sehr komplex. 
 
5. Zu Punkt 5 „Regelungen der Personalangelegenheiten“ 
Das Bundesfinanzministerium hat das Umsatzsteuerrecht jPdöR (§§ 2, 2b UStG) neu geregelt im 
Bereich der Unternehmereigenschaft von juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Es gilt 
derzeit die Übergangsregelung des § 27 Absatz 22 UStG, spätestens ab dem 1. Januar 2021 
muss die Neuregelung des § 2b UStG angewendet werden. Die Zentrale Projektorganisation und 
-leitung obliegt Kämmerei der Stadt Köln. Im Rahmen des Projekts müssen alle Dienststellen ihre 
Leistungen auf Steuerpflichtigkeit überprüfen. 
Aktuell wird die steuerliche Wirksamkeit der Kooperationsmaßnahmen zwischen KMB und Uni-
versität geprüft. In Abstimmung beider Kooperationspartner wurde inzwischen von der Universität 
eine externe Steuerberatung beauftragt. Sobald das Gutachten vorliegt, wird dem Rat eine Be-
schlussvorlage zu den ggf. veränderten Bedingungen der ursprünglichen Kooperationsvereinba-
rung unterbreitet. 
 
6. Zu Punkt 6 „Dienstleistungen in einem Geschäftsverteilungsplan“ 
Für die Erstellung eines Geschäftsverteilungsplans wird auf das Gutachten der externen Steuer-
beratung gewartet. Bisher wurden alle Vorschläge für eine gemeinsame formale Erwerbung von 
Kämmerei und Steueramt mit Hinweis auf die nicht geklärte Körperschaftsfrage für die KunstBibli-
othek Köln und der unterschiedlichen Unterhaltsträger (Land und Stadt) verworfen. 
 
7. Zu Punkt 7 „Beirat“ 
Die Mitglieder des Wissenschaftlichen Beirats der KuBi Köln konnten in gemeinsamer Abstim-
mung ernannt werden. Ein erstes Treffen des Wissenschaftlichen Beirates befindet sich in der 
terminlichen Abstimmung und soll noch in diesem Jahr stattfinden. Im Anschluss daran wird auch 
der Beirat der KuBi Köln erneut zusammenkommen. 
 
 
gez. Laugwitz-Aulbach