Stellungnahme zum Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts der Stadt Köln zum 31.12.2019 (

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle II/20 Vorlagen-Nummer 31.08.2022 2790/2022 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Finanzausschuss 05.09.2022 Rechnungsprüfungsausschuss 06.09.2022 Stellungnahme zum Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts der Stadt Köln zum 31.12.2019 (2617/2022) Die Verwaltung bedankt sich beim Rechnungsprüfungsamt für die gute und konstruktive Zusammen- arbeit bei der Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt Köln zum 31.12.2019 und insbesondere für die Möglichkeit, Nacharbeiten im Bereich der Forderungen durchführen zu kön- nen. Die Ausführungen im Prüfbericht (2617/2022) haben den Stand von Anfang des Jahres 2021. Aller- dings waren im Bereich der Forderungen Nacharbeiten durch die Verwaltung notwendig. Die Prüfung der Nacharbeiten wurde im April 2022 aufgenommen und im Mai 2022 abgeschlossen. Auf Grund der Entwicklung bis heute sind im Folgenden zum besseren Verständnis und zur Einordnung die aktuel- len Sachstände ausgewählter Themenfelder kurz dargestellt. Dabei wird jeweils auf die Gliederungs- ziffer und die Seite des Berichtes referenziert. Zu den Punkten  4.1.5 Grundbesitz (Seite 6),  4.1.6 Straßenvermögen (Seite 6 f.) und  5.1.2 Prüfergebnis zum Risikomanagementsystem, internen Kontrollsystem und Tax Compliance Management System (Seiten 41 ff.) wird auf die Mitteilung in der gleichen Sitzung des RPAu verwiesen (2765/2022). Zu Punkt  5.2.7.1 Prüfergebnis zu Bilanzposition 1.2.8 Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau (Seiten 14 f.) wird darauf hingewiesen, dass im Jahresabschluss 2019 ca. 40% der bestehenden Anlagen im Bau aus dem Amt für Straßen und Radwegebau zuzuordnen sind. Deren Behandlung ist grundsätzlich Teil des Projektes „Bewertung Straßenvermögen“ (siehe 4.1.6) und somit in Bearbeitung. Zu den wei- teren Details wird ebenfalls auf die Mitteilung in der gleichen Sitzung des RPAu verwiesen (2765/2022). 2 Darüber hinaus sei zu weiteren Punkten aus dem Prüfbericht folgendes angemerkt: a) 4.2.4 Verbuchung von Aufwand gegen Ertrag und umgekehrt (Seite 8) Aus Sicht der Verwaltung sind drei Fallvarianten zu unterscheiden:  Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten  Verrechnung mit den rechtlich unselbstständigen Stiftungen und den Betrieben gewerblicher Art  Korrekturen (insbesondere aufgrund der Vorsysteme) Grundsätzlich sind Forderungen und Verbindlichkeiten gegen einen Debitor bzw. Kreditor zu buchen. Eine (natürliche oder juristische) Person ist daher derzeit in den technischen Systemen separat als Kreditor und Debitor anzulegen. Die buchungstechnische Abbildung von Aufrechnungen ist daher nicht trivial und würde im jetzigen System einen zusätzlichen, nicht vertretbaren Verwaltungsaufwand nach sich ziehen. Die Verwaltung hat daher als vorübergehende Lösung für Fälle, bei denen Aufwand und Ertrag zu buchen und gegeneinander „aufzurechnen“ sind, den Weg über den Buchungssatz „Aufwand an Ertrag“ festgelegt, um dem Bruttoprinzip gerecht zu werden und die Ergebnisrechnung zutreffend darzustellen. Erst nach Umstellung des heutigen SAP-Systems auf das S4/HANA (Produk- tivsetzung voraussichtlich 2027) wird eine Überführung der heutigen Kreditoren- und Debitoren- stammsätze zu Einheitsgeschäftspartnern und eine Neukonzeption der Aufrechnung möglich sein. Zu den anderen Fallvarianten ist ein Austausch zwischen der Kämmerei und dem Rechnungsprü- fungsamt vorgesehen. b) 5.2.6.1 Prüfergebnis zu Inventuren in den Bilanzpositionen 1.2.6 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge und 1.2.7 Betriebs- und Geschäftsausstattung (Seiten 12 f.) Die Inventurrichtlichtlinie und der Leitfaden werden zum Jahresabschluss 2023 überarbeitet und ver- öffentlicht. Hinsichtlich der Ausführungen des Berichtes, dass die Weisungsbefugnis aufgrund der Rolle als zent- rale Inventurleitung bei Bedarf stärker umzusetzen ist, wird die Verwaltung im Rahmen der nächsten Jahresabschlüsse zusätzliche Unterlagen für das Rechnungsprüfungsamt zur Verfügung stellen, um die Wahrnehmung der Weisungsbefugnis noch deutlicher aufzuzeigen. c) 5.4 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände (Seiten 18 ff.) Die Verwaltung wird durch die Prüfbemerkungen in dem Vorhaben bestärkt, ein (neues) Forderungs- konzept zu erstellen, das u. a. Grundsatzregeln für die Einzel- und Pauschalwertberichtigung von Forderungen und deren technische Umsetzung festlegt. Geplant ist, zur nächsten halbjährlichen Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss (siehe auch oben genannte Vorlage 2765/2022) im ersten Quartal 2023 ein Grobkonzept entwickelt zu haben. Über dieses Projekt soll fortan in den Mitteilungen berichtet werden. Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass der Anteil der ungeprüft in die Bilanz übernommenen Forderungen im Rahmen der Nacharbeiten im Prüffeld Forderungen von rund 67% auf einen einstel- ligen Prozentsatz reduziert werden konnte. Das RPA hat weiterhin die Feststellung getroffen, dass für einen Forderungsbestand von 366,6 Mio. € keine Zuordnung zu den betreffenden Geschäftsbereichen (technische Kennung von Dienststellen oder Dienststellenteilen) möglich ist. Innerhalb der Jahresabschlussarbeiten 2020 sind die ausste- henden Zuordnungen in die zutreffenden Geschäftsbereiche bisher im Wesentlichen buchhalterisch umgesetzt worden. 3 d) 5.9.1 Prüfergebnis zu Bilanzposition 3.4 Sonstige Rückstellungen nach § 37 Abs. 5 und 6 KomHVO (Seiten 30 ff.) Das Verfahren hinsichtlich des Unterhaltsvorschussgesetzes ist im Rahmen der Nacharbeiten zum Jahresabschluss 2019 aufgegriffen worden. Seit April 2021 gibt es dazu beim Amt für Soziales, Arbeit und Senioren eine datenbankgestützte Antragsverwaltung, die es ermöglicht, genauere Daten zur Rückstellungsbildung zu ermitteln. Die Unterlagen wurden dem Rechnungsprüfungsamt zur Verfü- gung gestellt. e) 5.13 Prüfergebnis zur Umsetzung der gesetzlichen Änderungen – Pflichtvorschriften (Seiten 43 ff.) Unter Punkt 6 (Seite 44) ist aufgeführt, dass eine Grundsatzverfügung für die Behandlung von Jahre- süberschüssen noch nicht vorliegt und 2021 erstellt werden sollte. Die erforderliche Regelung ist sei- tens der Verwaltung im Mai 2022 erfolgt. Die Verwaltung wird die konstruktive Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt fortsetzen und an der Verbesserung der Qualität der Jahresabschlüsse weiter kontinuierlich arbeiten. Für die Unterstützung des Rechnungsprüfungsamtes in diesem Prozess bedankt sich die Verwaltung bei allen Beteiligten. Gez. Prof. Dr. Diemert