Kulturantwicklungsplanung: Sachstand Raummanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/VII/2 
 
Vorlagen-Nummer  04.03.2021 
 0809/2021 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Kunst und Kultur 27.04.2021 
 
Kulturantwicklungsplanung: Sachstand Raummanagement 
Die Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen bittet die Verwaltung um Informationen über den aktuellen 
Sachstand des geplanten Raummanagements (KEP): 
 
1. Welche Unternehmensberatung wurde mit welchen konkreten Aufgaben beauftragt? 
 
Für die Erstellung eines Konzeptes, das Art und Umfang eines Raumanagements erläutert und unter 
anderem Aussagen zu der Organisationsform, den Folgekosten und der notwendigen Personalaus-
stattung trifft, ist eine entsprechende Expertise und Erfahrung im Bereich der Unternehmensplanung 
und -beratung erforderlich, zumal im Laufe des KEP-Prozesses immer wieder auch eine Anbindung 
des Raummanagements außerhalb der Verwaltung gefordert wurde. 
Anfang 2020 wurden in einem ersten Vergabeverfahren fünf Unternehmensberatungen zu einem An-
gebot für die Erstellung eines Konzeptes für das Raummanagement aufgefordert. Da keines der Un-
ternehmen ein Angebot abgab, wurde die Vergabe im März 2020 aufgehoben. 
Daraufhin wurde in einem zweiten Schritt Ende Mai 2020 die Pricewaterhouse Coopers GmbH (PwC), 
erfolgreich zu einem Einzelangebot aufgefordert und mit der Erarbeitung eines Konzeptes für ein 
zentrales Kulturraumanagement beauftragt. PwC hat eine besondere Expertise für das Projekt, da 
das Unternehmen bereits durch das Kulturamt (41) im April 2020 mit der Konzeption und Moderation 
eines Handlungskonzeptes für die „Integration von Kreativräumen in der Stadtentwicklung“ beauftragt 
wurde. Die Ergebnisse dieses Prozesses sind wichtige Grundlage für die Erstellung eines Konzeptes 
zur Installierung eines zentralen Raummanagements für Räume mit kultureller Nutzung. Da das Pro-
jekt von 41 zahlreiche Schnittstellen und Parallelen zu dem zentralen Raummanagement aufzeigt, 
war es überaus sinnvoll die Betreuung beider Projekte in eine Hand zu legen, da so das Know-how 
gebündelt und optimiert werden konnte.  
 
In der Leistungsbeschreibung für die Angebotsanfrage an PwC wurden folgende Punkte für das zu 
erstellende ausschreibungsfähige Konzept festgelegt:  
1. Erarbeitung eines Vorschlages für die Organisationsstruktur des Raummanagements, in dem 
neben den verschiedenen Ämtern und Dienststellen der städtischen Verwaltung (u. a. Dezernat für 
Kunst und Kultur/Planungsreferat, Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster, Dezernat für 
Stadtentwicklung, Planen und Bauen) die Akteure der Freien Kultur gleichberechtigt einbezogen wer-
den.  
2. Erarbeitung eines Vorschlags, wie das Raummanagement organisiert werden kann, ohne 
dass es in der Stadtverwaltung angesiedelt ist. In diesem Vorschlag sollen auch die Vor- und Nachtei-
le einer solchen Organisationstruktur, sowie die damit zusammenhängenden möglichen Probleme 
dargestellt werden.  
3. Entwurf für die Erstellung und Pflege eines auf bestehenden städtischen Verzeichnissen (Lie-
genschaftskataster) aufbauenden Katasters in Form einer Datenbank, die die städtischen Räume, die 
für Kunst und Kultur grundsätzlich nutzbar sind, ermittelt und verzeichnet. Die Datenbank soll Instru-
ment für die Recherche und Vermittlung der verzeichneten Räumlichkeiten sein.  
4. Ermittlung von Ansprechpartnern und Vermittlern, die die Suche und Findung entsprechender

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Räumlichkeiten durchführen können.  
5. Recherche ob und wie ein entsprechendes Raummanagement in anderen Städten und Kom-
munen realisiert wurde und inwieweit diese für das Kölner Projekt Vorbildcharakter haben könnten. 
6. Ermittlung der notwendigen Personal- und Technikausstattung (Hardware und Software) für 
die dauerhafte Betreuung und Pflege des Raummanagements, inklusive der Erstellung, Pflege und 
dauerhaften Betreuung der Datenbank. 
7. Ermittlung der Kosten beziehungsweise Folgekosten für Personal, Material, Technik (Software 
und Hardware für Datenbank) für den dauerhaften Erhalt des Raummanagements, inklusive der Er-
stellung, Pflege und dauerhaften Betreuung der Datenbank. 
8. Erstellung eines Zeitplanes für die Umsetzung des Konzeptes.  
9. Es wird erwartet, dass der zuständige Projektleiter Referenzen im Bereich des Raumma-
nagement nachweisen kann. Dabei ist es wünschenswert, dass die Referenzen aus unterschiedlichen 
Kulturbereichen, wie z. Bsp. städtischen Institutionen, Freier Szene, Musik oder Theater stammen.  
Es wird erwartet, dass das Unternehmen Referenzen im Bereich NGOS (non-governmental organisa-
tions) und im Bereich Nachhaltigkeit hinsichtlich Lebensqualität, Gemeinwesen, Öffentlichem Raum 
und Ökologie nachweisen kann.  
  
PwC hat auf Grundlage dieser Punkte eine erste Konzepterstellung erarbeitet. Durch die enge Ver-
bindung zu dem oben erwähnten Projekt bei 41 wurde für die endgültige Konzepterstellung des 
Raummanagements ein von 41 und einem Sprintteam (mit Mitarbeitenden aus 15, 23, 61,65, VII/2) 
erarbeiteter Statusbericht zur „Integration von Kreativräumen in der Stadtentwicklung“ abgewartet. 
Dieser wurde Mitte Dezember in einer ersten Rohfassung vorgelegt. Daraufhin flossen die hier erar-
beiten Themenfelder und Aufgabengebiete in das Konzept ein. Auf dieser Grundlage werden die Auf-
gaben, Stellenplanung und die anfallenden Kosten konkretisiert und gegebenenfalls erweitert.  
Hinsichtlich der endgültigen Vorschläge für die Organisations- bzw. Rechtsform des Raummanage-
ments sind juristische Empfehlungen erforderlich, die noch ausstehen.  
 
 
2. Wie weit ist die Erstellung einer Best-Practice-Analyse gediehen und auf welchen konkreten 
Vorgaben beruht diese? 
 
Die Best-Practice-Analyse ist abgeschlossen. Untersuchungsgegenstände waren die Hamburger 
Kreativ Gesellschaft GmbH und das Kompetenzteam Kultur- und Kreativwirtschaft der Stadt Mün-
chen. Dabei standen folgende Aspekte, die für ein Raummanagement der Stadt Köln von Relevanz 
sind, im Fokus der Analyse:  
• Organisationsstruktur: Rechtsform, Weisungsgebundenheit gegenüber der Stadtverwaltung, etc. 
• Prozesse: Finden und Anbieten von Räumlichkeiten, Analyse von Angebot und Nachfrage, Verwal-
tungsaufwand, Vertragsabschlüsse, etc. 
• Inhalt: Zielgruppen, zielgruppenzentrierte Inhalte, Nutzungsintensität, Medien, Formate, Nachfra-
gesituation, etc. 
• Personalstruktur: Anzahl der Mitarbeitenden, Qualifikationen, etc. 
• Tools und Systeme: Software, Applikationen, etc. 
• Gesamtkosten: Software, Personal, Verwaltung, etc. 
 
Die Best-Practice-Analyse wird zunächst dem KEP-Lenkungskreis vorgestellt und dann dem Aus-
schuss Kunst und Kultur zur weiteren Beratung und Entscheidung über das weitere Vorgehen vorge-
legt. 
 
 
3. Welche Anregungen sind aus dem verwaltungsinternen Prozess und welche aus dem Betei-
ligungsverfahren aufgenommen worden? 
 
In dem Beteiligungsverfahren, das im Vorlauf der KEP die Bedarfe und Wünsche der Kölner Kulturak-
teure abgefragt hat, wurde immer wieder der Bedarf nach einem Kulturraummanagement geäußert, 
das städtische und nicht städtische Räume, die für Kunst und Kultur nutzbar sind identifiziert und de-
ren Nutzung koordiniert und verwaltet. Daraufhin entschloss man sich die Konzepterstellung für ein 
solches Management als Maßnahme in die KEP aufzunehmen. Die Verwaltung übernahm die Aufga-
be, mittels einer Vergabe eine Unternehmensberatung damit zu beauftragen, ein umsetzungsfähiges

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Konzept für ein solches Raummanagement zu erarbeiten. In Rücksprache mit den Sprecher*innen 
des KulturNetzes erstellte die Verwaltung die Leistungsbeschreibung für die Angebotsanforderung 
(vgl. Frage 1.). Natürlich ist die Konzeptionierung des Raummanagements auch eng mit dem verwal-
tungs-internen Prozesses zur Erstellung des Statusberichts zu den Kreativräumen in der Stadtent-
wicklung verzahnt. Da die PwC sowohl die Erstellung des Statusberichts als auch die Konzeptionie-
rung des Raummanagements begleitet hat, waren beide Prozesse optimal miteinander verzahnt. So 
kann u.a. gewährleistet werden, dass Besonderheiten der Struktur der Kölner Stadtverwaltung mit 
den Ergebnissen der Best-Practice-Analyse abgeglichen werden und so ein, für Köln passgenauer 
Zuschnitt, des Raummanagements erstellt werden kann.  
 
 
4. Daran schließt sich noch die Frage an, ob es zu der Video-Sitzung des Begleitgremiums 
vom 26.06.2020 ein Protokoll und eine Teilnehmerliste gibt. Bisher haben wohl weder die Teil-
nehmer ein solches Protokoll erhalten, noch ist es auf der Website des KEP einzusehen.  
 
Diese Frage betrifft das bei 41 angesiedelte Projekt Erstellung eines „Handlungskonzepts zur Integ-
rierung von Kulturquartieren und kulturellen Raumbedarfen in die Stadtentwicklung“. Auch wenn die 
bei den Projekte eng verbunden sind handelt es sich hier um zwei unterschiedliche Maßnahmen. 
Während das Projekt von 41 die Inhalte und Umsetzungsmöglichkeiten von Handlungsempfehlungen 
für die Stadtentwicklung erarbeitet, wird das von PwC erstellte Konzept konkrete Vorschläge und 
Empfehlungen für die Aufstellung eins Raummanagements als Anlauf- und Kommunikationsstelle der 
Kulturschaffenden in Köln geben und zwar hinsichtlich der Aufgabenfelder, der personellen und finan-
ziellen Ausstattung und der Organisations- bzw. Rechtsform.  
Das Kulturamt wird das Protokoll wiederum an die Teilnehmer*innen des Begleitgremiums versenden. 
Gleichsam befinden sich die Ergebnisse des Statusberichts zu den Kulturräumen in der Stadtentwick-
lung in der internen Endabstimmung sowie der rechtlichen Prüfung. Es ist zu erwarten, dass dem 
Begleitgremium in den nächsten Wochen Ergebnisse zur Kommentierung vorgelegt werden können. 
 
 
Gez. Laugwitz-Aulbach