Zweiter Jahresbericht zur Zertifizierung der Stadt Köln als familienfreundliches Unternehmen

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• Anlage 01 - Audit Jahresbericht 2021-2022

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  zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie Stadt Köln Auditor/Audito- Auditor*in: Frau Elena de Graat Datum: 20.06.2022 1 Dokumentation der Umsetzungsfortschritte Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in der Umsetzungsstruktur? Die neue Projektleitung von Bündnis „BerufLeben“ hat zum September 2021 die Arbeit aufgenommen. Die Stelle wurde zuvor fünf Monate von der Vorgängerin kommissarisch weitergeführt. Eine Mitarbeiter*innenstelle wurde zum November 2021 neu besetzt. Die zweite Stelle ist aktuell im Bewerber*innenverfahren. Ferner war auf Seiten des Personal- und Verwaltungsmanagements die zuständige Stelle im ersten Halbjahr 2021 einige Mo- nate lang nicht besetzt. Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in Ihrer Organisation, die für die Umsetzung der vereinbarten Ziele und Maßnahmen relevant waren? Das Projekt ist eine Kooperation zwischen dem Personal- und Verwaltungsmanagement und dem Amt für Gleichstellung von Frauen und Männern. Aufgrund einer neuen Dezernatsverteilung gehören, die beiden Ämter nun unterschiedlichen Dezernaten an. Das Amt für Gleichstellung von Frauen und Männern wechselte in das Dezernat II. Außerdem übernahm Dr. Monique Offelder zum 01.06.2021 die Leitung des Personal- und Verwaltungsmanagement. Welche Meilensteine bzw. Highlights wurden Ihrer Einschätzung nach im Berichtszeitraum erreicht? Die Möglichkeit des Mobilen Arbeitens hat sich noch einmal erweitert. Die Nutzung der flexiblen Arbeitsmöglichkeiten soll zukünftig die Regel darstellen. Die überarbeitete „Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeit“ befindet sich derzeit im Abstimmungsprozess. Das Strategiepapier „Führen in Teilzeit“ wurde Anfang 2022 im Rahmen von Workshops vorgestellt und anschließend im Intranet veröffentlicht. Um mehr Führungskräfte zu erreichen, sind weitere Workshops im Führungskräftenetzwerk für Som- mer 2022 geplant. Im Juni 2021 wurde das erste innerstädtische Väternetzwerk „stadtväter“, mit Unterstützung von conpadres (Väter gGmbH) gegründet. Aufgrund der Kooperation mit conpadres, beteiligte sich die Stadt Köln als Sponsorin an einer großen Trend- studie zum Thema „Zukunft Vereinbarkeit – Wie die kommende Elterngeneration Familie, Gesellschaft und Wirtschaft ver- ändern wird“. Das Väternetzwerk besitzt nun ein eigenes Aktionszeichen und plant innerhalb der Kerngruppe die Auftaktveranstaltung, um das Väternetzwerk stadtintern für alle (werdenden) Väter bekannt zu machen und ein Netzwerken zwischen den Teil- nehmenden zu ermöglichen. Weitere Maßnahmen zu Bewerbung des Netzwerks wie z. B. eine Online-Veranstaltung zum Thema Männergesundheit oder die Veröffentlichung eines Beitrags zum „Vater-Dasein“ in der Zeitschrift für Mitarbeitende „Stadt intern“ sind bereits erfolgt. Weitere sind in Planung. 20.06.2022 2 1. HF1: Arbeitszeit 1.1 Ziel: Weitere Flexibilisierung des Umgangs mit Arbeitszeit Messkriterium: Veränderte Handhabung von Arbeitszeit und deren Dokumentation; Ver- trauensarbeitszeit und Langzeitkonten sind geklärt und sofern möglich in der Umsetzungserprobung 1.1.1 Maßnahme: Überarbeitung der DV zur Gleitenden Arbeitszeit mit Aufhebung der Kernarbeitszeit und mit dem Fokus der Sicherstellung von kundenrelevanten Ser- vicezeiten Zielgruppe: alle Mitarbeitende Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Zur Bewältigung der mannigfaltigen Herausforderungen der Corona-Pandemie in den unter- schiedlichsten Bereichen, wurde die Kernarbeitszeit bereits zum ersten Lockdown befristet auf- gehoben. Außerdem wurde der Gleitzeitrahmen bis 21:00 Uhr ausgeweitet. Die Befristung bzw. Ausweitung gilt aktuell bis zum 30.06.2021. Beides stieß bei den Mitarbeitenden auf ein positi- ves Echo. Derzeit wird vom Personal- und Verwaltungsmanagement eine neue Dienstvereinbarung „Flexibilisierung der Arbeit“ erstellt, die die bisherigen Regelungen zu den Themen „Arbeit“ und „Arbeitszeit“ zusammenfügt. Die neue Dienstvereinbarung befindet sich aktuell im Abstimmungsprozess mit den Gremien. Die Richtlinie für die Anordnung von Über- und Mehrarbeitsstunden bleibt eigenständig. Sie wurde bereits überarbeitet und nun deutlich übersichtlicher gestaltet. Die Richtlinie ist zum 09.05.21 in Kraft getreten. Zum Thema „Mobiles Arbeiten“ siehe auch Punkt 3.1.4. Für die Stadt Köln ist eine zentrale Ausrichtung an den Interessen der Kund*innen von beson- derer Bedeutung. An die Stelle der Kernarbeitszeitregelung sollen daher Servicezeiten treten. Die Mitarbeitenden der Dienststellen sind während dieser Servicezeiten grundsätzlich für in- terne und externe Kund*innen und deren Bedürfnisse ansprechbar. Dies gilt unabhängig von der körperlichen Anwesenheit der einzelnen Mitarbeitenden vor Ort. Aus dienstlichen Gründen kann jedoch eine physische Anwesenheit weiterhin erforderlich sein. Umsetzungsschritte Bericht 2: Um die Aufgabenerledigung und die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs weiterhin zu gewähr- leisten, wurden die seit dem ersten Lockdown flexibilisierten und bewährten Arbeitszeitmaßnah- men verlängert. Die Verlängerung umfasst die Aufhebung der Kernarbeitszeit, die Flexibilisierung der Gleitzeitkonten sowie die Ausweitung des Gleitzeitrahmens bis 21 Uhr. Diese Maßnahmen gelten aktuell bis zum 30.06.2022 und werden nach wie vor von einer großen Zahl der Mitarbei- tenden genutzt. Die vom Personal- und Verwaltungsmanagement erstellte umfassende neue „Dienstvereinbarung zu Flexibilisierung der Arbeit“ befindet sich derzeit im Abstimmungsprozess. Sie soll möglichst bald ins Beteiligungsverfahren eingebracht werden. Mit dieser Dienstvereinbarung soll ein Regel- werk zur Verfügung stehen, das umfangreiche und finale Antworten auf Fragen zur Arbeitszeit liefern wird. Ausgenommen hiervon ist die Mobile Arbeit, die in einer separaten Dienstvereinba- rung bis Jahresende geregelt wird. 20.06.2022 3 Der Service und die Dienstleistungen für die Bürger*innen und Unternehmen unserer Stadt ste- hen nach wie vor im Fokus weiterer Entscheidungen. Derzeit wird geprüft, ob an die Stelle der Kernarbeitszeitregelung zukünftig Servicezeiten treten können. Unabhängig von der körperlichen Anwesenheit der einzelnen Mitarbeitenden vor Ort, wären die Mitarbeitenden während dieser Servicezeiten grundsätzlich für interne und externe Kund*innen und deren Bedürfnisse ansprech- bar. Aus dienstlichen Gründen könnte jedoch eine physische Anwesenheit in den Dienststellen weiterhin erforderlich sein. Dies gilt insbesondere für bürgernahe Dienste. Stand: Umsetzung bis Bericht 3 1.1.2 Maßnahme: Flexibilisierung von Arbeitsbeginn und –ende - in Arbeitsbereichen mit Einsatzplänen Zielgruppe: Mitarbeitende in Bereichen wie z.B. Grünflächenbewirtschaftung, Call-Center, Kindertagesstätten, Verkehrsüberwachung, Ermittlungsdienst Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Einzelne Dienststellen haben sich bereits mit der Flexibilisierung der Arbeitszeit bei bestehenden Einsatzplänen auseinandergesetzt, z.B. wird im Grünflächenamt im Rahmen der Verwaltungsre- formprojekte das Projekt „Mein Amt“ bearbeitet. Themen dieses Projektes sind u. . a . . „Flexible Arbeitszeit/ Mobiles Arbeiten/ Auflösung der Kernarbeitszeit“. Aktuell wurde eine Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit in Verbindung mit dem Personalrat langfristig geändert. Dabei wurden die Zeiten an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ange- passt. Auch die unterschiedlichen Bereiche (Botanischer Garten, Forst etc.) wurden dabei in ihren Besonderheiten berücksichtigt. Das Amt Bürgerdienste trennt zwischen den Mitarbeitenden im Front-Office und den sonstigen eher klassischen Verwaltungsarbeitsplätzen. In letzt em Bereich hat sich das Amt Bürgerdienste bei der Flexibilisierung der Arbeitszeiten an die allgemeinen städtischen Corona bedingten Ände- rungen angepasst. Im Front-Office werden die Personalressourcen mithilfe einer Pers onaleinsatz- planungssoftware dem jeweiligen Anrufvolumen angepasst. Die Bühnen der Stadt Köln arbeiten in Schichtsystemen, die sich nach den Aufführungszeiten vor Ort richten und damit nach Zeiten, die abgedeckt werden müssen. Die Möglichkeit des Home- office und damit auch des flexiblen Arbeitens wurde trotzdem aktuell ausgebaut. Auch hand- werkliche Abteilungen wie die Kostümabteilung können zu Hause arbeiten. Aktuell wird bereits überlegt, wie dies auch nach der Corona-Pandemie umgesetzt werden kann. Umsetzungsschritte Bericht 2: Bei einzelnen Dienststellen wurden bereits Projekte zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bei beste- henden Einsatzplänen umgesetzt. Beispielsweise wurde das Verwaltungsreformprojekt „Mein Amt“ im Grünflächenamt abgeschlossen. Hierin enthalten waren die Festlegung amtsinterner Re- gelungen bezüglich der Ausgestaltung von Mobilem Arbeiten und der flexiblen Arbeitszeit (z.B. Auflösung der Kernarbeitszeit). Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie die Besonderheiten der unterschiedlichen Arbeitsbereiche wurden hierbei berücksichtigt. Auch in weiteren Dienststellen (Bürgerdienste, Bühnen) wurden Arbeitszeiten bedarfsorientiert flexibilisiert. Derzeit besteht auch in Arbeitsbereichen mit Einsatzplänen aufgrund der Corona-bedingten Ar- beitszeitmaßnahmen die Möglichkeit der Flexibilisierung der Arbeitszeit, sofern keine dienstlichen Gründe entgegenstehen. Stand: Maßnahme umgesetzt 20.06.2022 4 1.1.3 Maßnahme: Erwägung der Möglichkeit einer Erprobung von Vertrauensarbeitszeit Zielgruppe: Mitarbeitende in ausgewählten Bereichen Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitsystem, bei dem die Arbeitszeit bzgl. Lage und Vertei- lung nicht festgelegt ist. Arbeitgeber*innen verzichten hierbei auf die Kontrolle der Einhal- tung, da Mitarbeitende ihre Verpflichtungen zur Arbeitszeit- und Leistungserbringung eigenver- antwortlich regeln und erfüllen. Die Vertrauensarbeitszeit bietet somit den Mitarbeitenden sehr flexible Bedingungen. Dennoch besteht hierbei eine hohe Verantwortung auf Seiten der Führungskraft (z.B. Fürsorgepflicht, Gesundheitsschutz, Überwachung der Zielvereinbarung). Bei der Vertrauensarbeitszeit wird grundsätzlich auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet. Dies ist jedoch nur eingeschränkt möglich, da Arbeitgeber*innen gem. § 19 Abs. 2 ArbZG verpflichtet sind, mind. die über die normale tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (über 8 Stun- den; also Überstunden, Mehrarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit) zu erfassen. Diese Pflicht kann jedoch auf die Mitarbeitenden übertragen werden. In diesem Fall (Mitarbeitende führen selbst einen Nachweis) wäre die Vertrauensarbeitszeit möglich; würde aber somit keine „richtige“ Ver- trauensarbeitszeit darstellen. Vertrauensarbeitszeit setzt voraus, dass grundsätzliches Vertrauen auf allen Seiten besteht. Innerhalb eines Teams bzw. einer Abteilung müssen Absprachen über zeitlichen Ein- satz und gleichberechtigte Aufgabenverteilungen getroffen werden. Je nach Aufgabe kann es jedoch effektiv sein, dass nur das Ergebnis und nicht die hierfür aufgebrachte Zeit zählt („ergebnisorientiertes Arbeiten“). Aufgrund eines EuGH-Urteils von 2019 (14. Mai 2019, Az. C-55/18) müssen jedoch alle Ar- beitszeiten erfasst werden. Arbeitgeber*innen sind verpflichtet worden, ein System zur Erfassung der kompletten täglich geleisteten Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu schaffen. Dies gilt sowohl für Beschäftigte als auch für Beamt*innen. Die Entscheidung beruht auf der europäischen Arbeitszeit-Richtlinie (2003/88/EG) sowie auf der EU Grundrechte Charta, die allen Arbeitneh- menden das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten einräumt. Ermöglicht wird dadurch auch eine Kontrolle durch Arbeitsschutzbehörden, denn das Urteil fordert u.a. einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeit- nehmer*innen. Kritik an der Vertrauensarbeitszeit besteht u. a. daran, dass Mitarbeitende mehr arbeiten, als eigentlich zeitlich vorgesehen ist und Arbeitgeber*innen hieran „verdienen“ (sog. unbe- zahlte Mehrarbeit). Nach ausführlicher Abwägung wurde daher von der Stadt Köln entschieden, dies nicht wei- ter zu verfolgen. Umsetzungsschritte Bericht 2: Kein Eintrag Stand: Maßnahme gestrichen 20.06.2022 5 1.1.4 Maßnahme: Klärung von Möglichkeiten und Konditionen für - Arbeitszeitkonten, die längerfristig angelegt sind, um sich einige Monate Auszeit für privat-familiäre Angelegenheiten nehmen zu können - Langzeitkonten bspw. für einen vorgezogenen Austritt aus dem Erwerbsleben Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadt Köln Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ist derzeit die Einrichtung von Langzeitkonten mit einer mehr als einjährigen Laufzeit rechtlich unzulässig. Es sei denn, es handelt sich um spezielle Arbeitszeitkonten in Verbindung mit Altersteilzeit (sogenannte Vorruhestandskonten) oder Sabbatjahr-Modelle (sogenannte Sabbaticals). Die Landesregierung NRW hat angekündigt, Langzeitkonten mit längeren Laufzeiten auf Landesebene einführen zu wollen. Die Stadt Köln hat die Absicht, auf Basis der zu erwartenden gesetzlichen Landesregelungen, Langzeitkonten für die Mitarbeitenden zu schaffen. Umsetzungsschritte Bericht 2: Nachdem es bisher bereits Arbeitszeitkonten in Verbindung mit Altersteilzeit (sog. Vorruhestandskon- ten) sowie Sabbatjahr-Modelle (sog. Sabbaticals) gab, führt das seit dem 29.04.2022 gültige neue Gesetz zur Steigerung der Attraktivität des öffentlichen Dienstes in Nordrhein-Westfalen nun auch Langzeitkonten für Beamt*innen ein. Danach können Beamt*innen zukünftig langfristig Zeitguthaben ansparen und dieses zu einem späte- ren Zeitpunkt für zusammengefasste Freistellungszeiten verwenden. Die Stadt Köln hat die Absicht, die Bestimmungen zur Einrichtung von Langzeitkonten für tarifbeschäf- tigte Mitarbeitende sowie für Beamt*innen in der neuen „Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeit“ festzulegen. Stand: Umsetzung bis Bericht 3 20.06.2022 6 2. HF2: Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Optimierte Nutzung aller Stellenkontingente Messkriterium: Konzeption von Modellen zur Nutzung von unbesetzten Stellenanteilen, Dokumentation der Erprobung; Dokumentation der (Fort-)Schritte beim Aufbau des bereichsübergreifenden Mitarbeiterpools und einer Job-Sharing-Börse 2.1.1 Maßnahme: Entwicklung und Erprobung von dienststelleninternen Modellen / Konzepten zur Zusammen- fassung von (kleinen und kleinsten) „Stellenanteilen“ Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadt Köln Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: kein Eintrag Umsetzungsschritte Bericht 2: Das neue sowie die zukünftigen Stellenplanverfahren sehen die Möglichkeit der Nutzung von Stellen- anteilen zielführend zur Kompensation von Mehrbedarfen vor. Darüber hinaus sind unbesetzte Stellenanteile bereits heute in der gemeinsamen Praxis mit den Dienststellen Teil eines lösungsorientierten Ressourcenmanagements zur Sicherstellung der Aufga- benerledigung. Die Nutzung dieser Stellenanteile eröffnet den Dienststellen individuelle Handlungsspielräume, so dass das im Audit vereinbarte Ziel bereits mehr als erreicht wurde und darüber hinausgehend obsolet geworden ist. Stand: Maßnahme umgesetzt 2.1.2 Maßnahme: Ausweitung und Flexibilisierung von unterschiedlichen Modellen des Job-Sharings resp. Job-Splittings mit - Blick auf die Erfordernisse der Arbeitsbereiche und - Einrichtung einer Job-Sharing-Börse – auch für ein Führen mit VZ(-x) (= Teilzeit) Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadt Köln Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im Strategiepapier "Führen in Teilzeit" sind für 2021/2022 Handlungsstrategien von flexibleren und kreativeren Arbeitszeitmodellen aufgeführt. Umsetzungsschritte Bericht 2: Kein Eintrag Stand: Umsetzung bis Bericht 3 20.06.2022 7 2.2 Ziel: Ergänzungen im Gesundheitsmanagement Messkriterium: Dokumentation der gesundheitsfördernden Maßnahmen in Form von Einrichtung neuer bzw. zusätzlicher Sozialräume 2.2.1 Maßnahme: Überprüfung der Möglichkeit zur Einrichtung von Sozialräumen Zielgruppe: Alle Mitarbeitende (auch in Bereichen wie Museum, Bühnen etc.) Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Aktuell sind in Bestandsgebäuden durch die Büroknappheit, Sozialräume nur vereinzelt umsetzbar. Hierzu siehe auch 3.1.5. Die Stadt Köln plant jedoch in allen neu angemieteten Gebäuden Sozialräume in Form von Meeting- und Kreativräumen einzurichten. Umsetzungsschritte Bericht 2: Sozialräume, Meeting- und Kreativräume werden bei der Flächenkonzeption und Raumplanung von neu angemieteten Gebäuden berücksichtigt. Stand: Maßnahme umgesetzt 3. HF3: Arbeitsort 3.1 Ziel: Bewusster Umgang mit und Flexibilisierung von Mobilem Arbeiten/Homeoffice Messkriterium: Dokumentation - des technischen Ausbaus zur Umsetzung von Videokonferenzen, - teaminterne Klärung von „Spielregeln“ im Umgang mit Mobilem Arbeiten - der stellenbezogenen Klärung von arbeitsortflexiblen Aufgabenanteilen - der Klärung der Flexibilisierung von individuellen Arbeitszeiten bei Mobilem Arbeiten - Auseinandersetzung mit Büro -Sharing-Möglichkeiten und evtl. Erstellung von Konzeptideen 3.1.1 Maßnahme: Schrittweiser Ausbau der telekommunikativen Möglichkeiten in allen Bereichen und Dienststel- len - konsequenter Ersatz von Hard- und Software- Ausstattung nur noch durch mobile Geräte - zur weiteren Erleichterung des Mobilen Arbeitens inkl. - der Durchführung von Videokonferenzen in allen Bereichen - mit dem Angebot einer diesbezüglichen Anschaffungs -Beratung Zielgruppe: Alle Bereiche der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im Rahmen der Corona-Pandemie hat sich im Verwaltungsbereich das Homeoffice stark ausgeweitet. Waren im März 2020 noch 3.300 Homeofficezugänge (ca. 17 %) registriert, so stieg diese Zahl bis Mai 2021 auf 15.340 (ca. 73 %). 20.06.2022 8 Telefon- und Videokonferenzen sind auf breiter Fläche in den Büroalltag integriert. Das Ange- bot von Videokonferenztools ist aktuell auf zwei Anbieter "Circuit" und "BigBlueButton" ausge- weitet worden. Infolgedessen sind zahlreiche Arbeitsplätze mit Webcams und integriertem Mikrofon innerhalb der Dienststellen ausgestattet worden. Dies soll noch weiter ausgebaut werden. Die Einrichtung von Flex- und Kreativbüros setzt die Anschaffung von mobilen Endgeräten voraus, siehe hierzu auch 3.1.5. Stand: Maßnahme umgesetzt 3.1.2 Maßnahme: Verpflichtung für alle Teams mit allen Mitarbeitenden DV-kompatible, ergänzende „Spielregeln zum Mobilen Arbeiten“ zu vereinbaren und zu dokumentieren – Schwerpunkte sind hierbei: - Respekt für Grenzen der Erreichbarkeit und zugleich - allseitige Bereitschaft zu auftragserforderlicher Flexibilität. Als Unterstützung werden ein Handlungsleitfaden sowie eine Checkliste im Intranet zur Verfügung gestellt. Zielgruppe: Alle Bereiche der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Bereits im April 2020 wurden hierzu praktische Tipps zum Arbeiten im Homeoffice veröffent- licht. Diese bieten eine gute Basis für individuelle Regelungen in den verschiedenen Teams. Eine Dokumentation der einzelnen Teamvereinbarungen wurde nicht eingefordert. Anlage Bericht 1: Datei der Homeoffice-Tipps Stand: Maßnahme umgesetzt 3.1.3 Maßnahme: Im Vorwege der Ausschreibung aller Stellen: - Klärung, ob und wenn ja, welche Tätigkeitsanteile bei dieser Stelle Home-Office-tauglich sind und - unter welchen Voraussetzungen dies realisiert werden kann. Übernahme eines Standardsatzes zum Mobilen Arbeiten in die Stellenausschreibung bzw. Begründung (in der Phase der Beteiligung von Gremien und I/1) warum Mobiles Arbeiten nicht möglich ist. Als Unterstützung werden ein Handlungsleitfaden sowie eine Checkliste im Intranet zur Verfügung gestellt. Zielgruppe: Alle Stellenausschreibungen der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im ersten Umsetzungsschritt wurde ein Standardsatz zum Mobilen Arbeiten in die Stellenaus- schreibungen aufgenommen. Er lautet: "Wir bieten familienfreundliche und flexible Arbeitszei- ten und –formen, die auch mit Mobilem Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Belange und per- sönlichen Voraussetzungen kombiniert werden können". Dieser Standardsatz wird seit April 2021 verbindlich bei Stellenausschreibungen eingesetzt. Zur Bewältigung der Coronakrise hat sich das Arbeiten im Home-Office stark ausgeweitet, so dass sich dieses Ziel bereits überholt hat. Siehe hierzu auch 3.1.4. Stand: Maßnahme umgesetzt 20.06.2022 9 3.1.4 Maßnahme: Erwägung der Möglichkeit die bestehende DV zur Telearbeit im Hinblick auf die Handhabung von individuell gewählten Telearbeitszeiten und deren Dokumentation (über den vorhandenen Arbeitszeitrahmen hinaus) zu flexibilisieren Zielgruppe: Alle Beschäftigten, insbesondere jene mit Anteilen von Mobilem Arbeiten Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Die Voraussetzung zur Nutzung an den flexiblen Arbeitsmöglichkeiten soll zukünftig den Regelfall darstellen. Ausnahmen von diesem Regelfall bedürfen einer Begründung. Sofern keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und die Aufgabenstellung keine Anwesenheit er- fordert, soll auch Mobiles Arbeiten unter Beachtung rechtlicher bzw. tarifrechtlicher Regelungen grundsätzlich allen Mitarbeitenden der Stadt Köln angeboten werden. Die Arbeitsschutzbestim- mungen bleiben unberührt. Ein Rechtsanspruch auf Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes besteht nicht. Umsetzungsschritte Bericht 2: Aktuell können 17.526 Mitarbeitende (inkl. Eigenbetriebe) vollumfänglich am Mobilen Arbeiten teilnehmen. 21.649 Kolleg*innen (ohne Eigenbetriebe) haben sich für „cPort“ registriert (Stand: 31.01.2022). Sie können somit, auch ohne „klassischen Büro-Arbeitsplatz“, vom privaten Endge- rät aus auf Informationen der Dienststellen („IntraNet“) und einen individuellen dienstlichen E- Mail-Account zugreifen. Zukünftig soll die Nutzung der flexiblen Arbeitsmöglichkeiten (z.B. „Mobiles Arbeiten“) den Regel- fall darstellen. Diese Regelung soll für alle Mitarbeitenden gelten, sofern keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und die Aufgabenstellung keine Anwesenheit erfordert. Für Dienstleis- tungen, die beratungsintensiv sind und bei denen der persönliche Kontakt besonders wichtig ist (sogenannte „bürgernahe Dienste“), wird weiterhin eine persönliche Vorsprache ermöglicht. In Bezug auf die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten sind grundsätzlich rechtliche bzw. tarifrechtliche Regelungen zu beachten. Die Arbeitsschutzbestimmungen (z.B. Arbeits- und Pausenzeiten) blei- ben unberührt. Ein Rechtsanspruch auf Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes besteht nicht. Stand Umsetzung bis Bericht 3 3.1.5 Maßnahme: Überlegungen zu Rahmenbedingungen für die mögliche Umsetzung von Büro-Sharing-Modellen und ggfls. Entwicklung von Konzepten mit Pilotämtern unter - Einbezug der Mitarbeitenden, - Vereinbarkeit mit den Gegebenheiten vor Ort und Nutzung der frei werdenden Räumlichkeiten bspw. - als „Flexible Offices“ im Stadtgebiet für (telearbeitende) Einzelne oder - als Meeting- oder Kommunikations-Räume - als Sozialräume - als Eltern-Kind-Zimmer Zielgruppe: Alle Bereiche der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im September 2020 beteiligten sich 6.789 Mitarbeitende aus allen Ämtern an einer Umfrage zum Mobilen Arbeiten. Von den 6.789 Befragten gaben 86 % an, auf einen festen Schreib- tisch verzichten zu wollen, wenn sie häufiger als zweimal im Home-Office arbeiten würden. Die Stadt Köln strebt an, zukünftig eine nach Jahren gestaffelte Bürosharing-Quote einzuführen. Es ist angedacht, die dadurch frei werdenden Räume als Kommunikationsflächen, wie z. B. Mee- tingpoints und Sozialräume, zu nutzen. Eine genaue Quotierung wurde noch nicht vorgenom- men. 20.06.2022 10 Umsetzungsschritte Bericht 2: Zum Thema „Neues Arbeiten“ werden aktuell verschiedene Projekte wie z. B. „Neue Raumkon- zepte“ und „Arbeitsplatzmodelle“ initiiert. Weiterhin wurde im Mai ein Programm zum Thema „In- novative Räumlichkeiten“ gestartet. Mit Hilfe moderner Methoden aus dem neuen Format „New Work“ befindet sich dieses Konzept aktuell in der Entwicklung. Auch das Thema Desksharing wird bei der Stadt Köln in einzelnen Bereichen bereits umgesetzt, so z.B. ab Sommer 2022 im Bereich des Bewerbercenters. Stand Umsetzung bis Bericht 3 4. HF4: Information und Kommunikation 4.1 Ziel: „Bündnis BerufLeben“ - gebündelt und übersichtlich Messkriterium: Im Intranet ist ein Portal zu Themen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie verfügbar, das stetig erweitert, aktualisiert und spezifiziert wird. 4.1.1 Maßnahme: Schrittweise Entwicklung und Aufbau eines Intranet-Portals zu Themen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit einer übersichtlichen Darstellung aller vorhandenen und im Verlauf der nächsten Zeit zu realisierenden, familienbewussten und mitarbeitendenorientierten Angebo- ten. Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: Ein Konzept für den Aufbau eines Portals z u Vereinbarkeitsthemen ist erarbeitet und soll zeitnah umgesetzt werden. Im ersten Schritt soll auf einer zentralen Themenseite möglichst nutzerorien- tiert alle inhaltlichen Informationen gebündelt zur Verfügung gestellt werden. Mit Blick auf die breite Spannweite der Themenfelder wird sich der gesamte Aufbau über einen längeren Zeitrah- men erstrecken. Die Seite mit dem Namen „Familie & BerufLeben“ wird unter der Rubrik Personal eingebunden. Zudem erstellen die am Bündnis BerufLeben beteiligten Ämter (I/1 und 11) jeweils eine Unterseite im Intranet zum Bündnis BerufLeben. Diese dienen zur Information über das Bündnis, der Vorstellung des Teams und anderen Themen, wie z.B. den Jahresberichten. Eine Umsetzung des Intranetportals ist noch in 2021 geplant. Umsetzungsschritte Bericht 2: Das aktuelle Intranetportal zu den Vereinbarkeitsthemen wurde im dritten Quartal in 2021 imple- mentiert und seit dem sukzessiv ergänzt, zuletzt mit der Seite „Führen in Teilzeit“. Es ist vorgese- hen das neue Intranetportal basierend auf dem Layout der Arbeitgeberinmarke „Wir machen Köln“ umzugestalten. Alle Vereinbarkeitsthemen sollen dann unter der Seite von Bündnis Beruf- Leben angezeigt werden. So soll ein einheitliches, gebündeltes und übersichtliches Portal zu al- len Vereinbarkeitsthemen entstehen. Aktuell wird der Entwurf mit den beteiligten Ämtern abge- stimmt. Das neue Portal soll voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2022 veröffentlicht wer- den. Stand Umsetzung bis Bericht 3 4.2 Ziel: Ausbau der Kommunikationsformate und Etablierung einer Willkommenskultur Messkriterium: Beratungsstelle ist eingerichtet und personell besetzt; Dokumentation von exemplarischen Beratungen für unterschiedlichen Belange; Netz- werkangebote gemacht, Akzeptanz und Fortführung dokumentiert; Prü- fung von Willkommens-Paket und Hospitanz-Angebot erfolgt, ergeb- nisentsprechendes Fortfahren dokumentiert. 20.06.2022 11 4.2.1 Maßnahme: Einrichtung einer koordinierenden / wegweisenden Beratungsstelle für alle Fragen rund um die Vereinbarkeit: bspw. zu - Möglichkeiten der DV-kompatiblen Gestaltung von Arbeitszeit oder Arbeitsort für die Dienststellen - Unterstützung bei persönlichen Herausforderungen der Vereinbarkeit von privaten und beruflichen Erfordernissen für Kolleginnen und Kollegen ->„Plötzlich Pflege“, „Elternzeit – wie geht’s?“, „Eltern geworden – Was melde ich wo?“ Zielgruppe: Alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im Projektteam Bündnis BerufLeben sind aktuell zwei Mitglieder mit einer zertifizierten Coaching-Ausbildung eingesetzt. Im ersten Jahr fragten vermehrt Mitarbeitende um Beratungen zu Homeoffice, Teilzeitkarrieren und Führen in Teilzeit an. Für die Themen rund um d i e Eltern- zeit wird aktuell das Fachwissen aufgebaut. Dementsprechend kann sich zum jetzigen Zeit- punkt zu allen allgemeinen Fragen rund um die Vereinbarkeitsthemen an das Projektteam ge- wandt werden. Für spezifische Fragen wird an einer Übersicht des Beratungsnetzwerkes in Köln gearbeitet. Zu dieser Maßnahme ist das Bündnis BerufLeben in der fortlaufenden Um- setzung. Umsetzungsschritte Bericht 2: Aus Kapazitätsgründen wurde die Umsetzung bis zu Bericht 3 verschoben. Für die Kolleginnen und Kollegen steht das Intranetportal mit ergänzenden Informationen zur Verfügung. Zudem in- formiert die Willkommensmappe über die Vereinbarkeitsthemen. Stand Umsetzung bis Bericht 3 4.2.2 Maßnahme: Unterstützung von Netzwerken von Mitarbeitenden mit Vereinbarkeitsthemen z.B. - Aufbau eines Väternetzwerkes (z. B. „Mittags-Stammtisch“ für Väter) - Beurlaubtentreffen (Eltern und Pflegende) Zielgruppe: Alle mit Interesse an einem stadtverwaltungsinternen Austausch zu Vereinbarkeitsthemen (Väter / Elternzeitler*innen / Pfle- gende) Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Zur Unterstützung des Aufbaus eines städtischen Väternetzwerkes, wurde die Väter gGmbH als begleitender Dienstleister engagiert. Zunächst war vorgesehen, im Januar 2021 einen Präsenz- workshop durchzuführen, der nun aufgrund der Hygieneeinschränkungen durch Corona im Mai/Juni 2021 in zwei digitalen halbtägigen Formaten umgesetzt wird. Der hierauf aufbauende Strategie- workshop ist für Juli 2021 geplant. Auch die Treffen von Beurlaubten in Elternzeit waren als Präsenztreffen für November und Dezember 2020 vorbereitet, konnten aber aufgrund des zweiten Lockdowns in dieser Form nicht durchgeführt werden. Mit dem Videokonferenztool BigBlueButton, das die Stadt Köln im Frühjahr 2021 eingekauft hat, wird die aktive digitale Umsetzung mit einer größeren Teilnehmer*innenzahl möglich, so dass auch Datenschutzbestimmungen vollständig berücksichtigt werden können. Aktuell sind vier Veran- staltungen im Juni 2021 fest terminiert. Gleichzeitig beinhalten die Beurlaubtentreffen auch eine Nutzer*innenanlyse für das zu erstellende Drei-Phasen-Konzept. 20.06.2022 12 Umsetzungsschritte Bericht 2: Mit der Unterstützung von „conpadres“ (Väter gGmbH), wurde im Juni 2021 die Kerngruppe des Väternetzwerks der Stadt Köln gegründet. Im Anschluss folgte ein Strategieworkshop zur Ermittlung der nächsten Schritte. Neben der Bestimmung eines Leitbilds und des Na- mens „stadtväter“, erhielt das Netzwerk sein eigenes Aktionszeichen. Aktuell trifft sich die Kerngruppe regelmäßig, um den Ausbau des Netzwerks voranzutrei- ben. Das Netzwerk wird sukzessiv durch verschiedene Maßnahmen bekannt gemacht (Online Veranstaltung „Wissen to go“, Beitrag in der „Stadt intern“). Eine Auftaktveranstaltung befin- det sich derzeit in der Planung und wird voraussichtlich Ende August 2022/Anfang Septem- ber 2022 stattfinden. Ein Konzept zum Väternetzwerk befindet sich in der Fertigstellung. Im Juni 2021 fanden vier Beurlaubtentreffen im Onlineformat statt. Neben dem Austausch, der Vorstellung der Audit Maßnahmen und Ziele, fand eine Nutzer*innenanalyse statt. Hier wurden die Teilnehmenden zu den verschiedenen Phasen (vor Beginn der Beurlaubung, während der Beurlaubung und zum Wiedereinstieg in das Berufsleben) befragt. Ziel war es zu ermitteln, was in den drei Phasen vermisst wurde bzw. fehlte und was sich die Beurlaub- ten für die Zukunft wünschen. Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für die Entwick- lung eines Beurlaubtenkonzepts. Siehe auch Punkt 6.1.1. Stand: Maßnahme umgesetzt 4.2.3 Maßnahme: PRÜFUNG : Konzeption eines kompakten Willkommens-Pakets mit persönlicher Paten-Einführung (=Optimierung des Einbindungs- und Einarbeitungs-Prozesses) ggf. ergänzt um Hospitationen in unterschiedlichen Bereichen (=vormals bewährte Praxis zur internen fachlichen Vernetzung) Zielgruppe: Alle bei der Stadtverwaltung (wieder-) Neu-Einsteigenden und Paten-Kolleg*innen Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Mit einer gut funktionierenden Willkommenskultur soll erreicht werden, dass sich neue Kol- leg*innen bei der Stadt Köln willkommen fühlen. Hierfür wurde ein Maßnahmen- und Metho- denpaket geschnürt, um neuen Mitarbeitenden ab dem Zeitpunkt der Zusage zur Einstellung bis 100 Tage nach Arbeitsbeginn einen angenehmen Start und einen optimalen Eingliederungs- prozess in der neuen Arbeitsumgebung zu bereiten. Das Konzept Willkommenskultur bei der Stadt Köln enthält Informationen und Empfehlungen für einen erfolgreichen Onboarding-Pro- zess. Zur Begrüßung erhalten neue Mitarbeitende bereits seit März 2020 eine Willkommens- mappe mit weitreichenden Informationen über die Stadt Köln. Das Konzept zur Willkommens- kultur soll als fester Bestandteil bei der Einführung neuer Mitarbeitender unterstützen. Es um- fasst - neben der Willkommensmappe - drei weitere Bausteine, die im städtischen Intranet für alle Mitarbeitenden verfügbar sind und den Einarbeitungsprozess unterstützen. • Ein Willkommenskonzept für die Dienststellen zur Information, Inspiration und Orientierung. • Ein Konzept zur Einarbeitung von Mitarbeitenden in den Dienststellen (inklusive eines Modells zur Übernahme von Patenschaften, unterstützender Checklisten, Gesprächsleitfäden und E-Mail-Vorlagen). • Umfangreiche Informationen und Tipps von A-Z für neue Mitarbeitende. 20.06.2022 13 Zukünftig sollen die genannten vier Bausteine konsequent stadtweit umgesetzt werden. Der Onboarding-Prozess wird zudem stetig mithilfe von Evaluationsbögen durch die neuen Mit- arbeitenden bewertet. Die Rückmeldungen sind überwiegend positiv. Die Anregungen sind Ausgangspunkt für künftige Weiterentwicklungen. Zudem sind Innovationsformate, wie Im- pulsvorträge durch Keynote-Speaker sowie Onboarding-Days für neue Mitarbeitende geplant. Stand: Maßnahme umgesetzt 5. HF5: Führung 5.1 Ziel: Weiterentwicklung der Führungskompetenzen der Kolleg*innen mit Führungsaufgaben zum Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie Messkriterium: Dokumentation - der Gelegenheiten und Veranstaltungen, bei denen Aspekte der Vereinbarkeit an Führungskräfte heran getragen wurden und - der Implementierung von Kommunikationswegen zum Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie 5.1.1 Maßnahme: Erste Information an alle Beigeordneten, alle Amtsleitungen und deren Stellvertretungen im Rah- men des Amtsleitungstages am 9.6.2020 über generelle Ziele und Maßnahmen der strategischen Partnerschaft „Bündnis BerufLeben“ und Ausblicke auf die Auditierung „berufundfamilie“ Zielgruppe: Oberbürgermeisterin, alle Beigeordneten, Amtsleitungen und Stellvertretungen, Stabsstellen Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: In Anbetracht der Rahmenbedingungen aufgrund der Corona-Pandemie konnte der Amtsleitungstag nicht wie geplant in Präsenz stattfinden. Die Auditziele wurden daher über das Intranet an alle Mitarbeitenden gleichermaßen kommuniziert und bekannt gemacht. Siehe hierzu auch Punkt 5.1.2. Stand: Maßnahme gestrichen 5.1.2 Maßnahme: Schrittweise Fortsetzung der internen, einheitlichen Kommunikationskampagne und Einbindung aller Mitarbeitenden mit Führungsaufgaben, Information über die Ziele aus dem Auditierungs- prozess und die aktuellen Maßnahmen in allen Dezernatsrunden mittels der allen Führungskräf- ten zur Verfügung gestellten ausgearbeiteten Präsentation (top – down) Zielgruppe: Alle städtischen Führungskräfte und Mitarbeitende Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: Auch eine Top-Down-Strategie fiel den neuen Rahmenbedingungen zum Opfer. Die Auditziele wurden daher über das Intranet direkt an alle Mitarbeitenden gleichermaßen kommuniziert und bekannt gemacht. In Zuge dessen wurden eine Handoutmappe mit Präsentation und Hintergrundinformationen sowie ein Erklärvideo für alle im Intranet hinterlegt. Stand: Maßnahme umgesetzt 20.06.2022 14 5.1.3 Maßnahme: Festigung des Themas Vereinbarkeit von Beruf und Familie in der Grundhaltung der städtischen Führungskräfte: - Einbindung des Themas im neuen Beurteilungsverfahren - Einbindung des Themas in die Personal- und Klimagespräche Zielgruppe: Alle städtischen Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Mit dem Kölner Kompetenzmodell werden die Kompetenzen beschrieben, die für eine erfolgrei- che Aufgabenerledigung, heute und in Zukunft, erforderlich sind. Die Stadt Köln definiert mit dem Kölner Kompetenzmodell ihre Anforderungen an Führungskräfte und Mitarbeitende. In der für Führungskräfte besonders relevant erachteten Kompetenz „Förderung von Individualität und Vielfalt“ ist die Verhaltensbeschreibung „Fördert und unterstützt bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie“ verankert. Das Kölner Kompetenzmodell bildet auch die Basis für die Entwicklung eines neuen Beurteilungs- systems und die Anpassung der Personal - und Klimagespräche. Somit ist ein wichtiger Grundstein bereits gelegt. Umsetzungsschritte Bericht 2: Das Kölner Kompetenzmodell (KKM) ist haltungsgebend für alle Mitarbeitenden der Stadtverwal- tung. Die Verhaltensanker im KKM stellen ein gemeinsames Verständnis der jeweiligen Kompe- tenz her und geben Orientierung, welche Anforderungen die Stadt Köln konkret an Ihre Füh- rungskräfte und Mitarbeitende stellt. In der für Führungskräfte besonders relevanten Kompetenz „Förderung von Individualität und Vielfalt“ ist definiert: "Unterstützt Frauen und Männer bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie". Aktuell wird die städtische Personalbeurteilung neukonzipiert. Das KKM ist Basis für die Entwick- lung des neuen Beurteilungssystems und die Anpassung bestehender Gesprächsformate, wie das Personal- und Klimagespräch. Stand: Umsetzung Bericht 3 5.2 Ziel: Realisierung von weiteren VZ(-x)-Führungspositionen (Führen in Teilzeit) Messkriterium: Dokumentation von Konzept und durchgeführten Aktivitäten sowie entsprechenden Stellenbesetzungen und zugehörigen Erfahrungen 5.2.1 Maßnahme: Weiterentwicklung von Führung in VZ( -x) (=Teilzeitkarrieren) s. auch HF 2.1 - Unterstützung der Dienststellen bei individuellen Lösungswegen zur Führung in VZ(-x) (=Teilzeit) - Teilzeitführungs-Checkliste zur (Vorab-) Selbstreflexion und Prüfung - Networking-Möglichkeiten für Führungskräfte VZ( -x) (in Teilzeit) schaffen Ziel- gruppe: potentielle und aktuelle Führungskräfte in VZ(-x) (=Teilzeit) Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Ein umfangreiches Strategiepapier zu "Führen in Teilzeit" wurde auf der Grundlage von drei Work- shops erstellt. Diese setzten sich aus Teilnehmenden verschiedener Pilotämter zusammen. Darüber hinaus gehörten die Teilnehmenden folgenden Personengruppen an: - Mitarbeitende von Führungskräften in Teilzeit - Führungskräfte in Teilzeit - Führungskräfte von Führungskräften in Teilzeit 20.06.2022 15 Aus den hier gewonnenen Erkenntnissen wurden die Handlungsfelder identifiziert, die im o. g. Konzept aufgenommen wurden. Integrierte Checklisten zur Eigenanalyse und Analyse der jeweiligen Führungspositionen unter- stützen die Umsetzung. Das Strategiepapier wird in Form einer Online-Broschüre mit digital ausfüll- baren Checklisten allen Mitarbeitenden im Intranet zur Verfügung gestellt. Eine Veröffentlichung und die damit zusammenhängende Marketingstrategien befinden sich in der aktuellen Umsetzung. Es sind auf Anfrage individuelle Workshops mit verschiedenen Dienststellen vorgesehen. Umsetzungsschritte Bericht 2: Im Januar und Februar 2022 wurden insgesamt drei Workshops mit ca. 60 Teilnehmenden durchgeführt, um das Strategiepapier „Führen in Teilzeit“ vorzustellen, sowie mögliche Vorurteile abzubauen und Lösungsvorschläge an die Hand zu geben. Anschließend wurde eine Intranet- seite zum Thema „Führen in Teilzeit“ mit der Online-Broschüre und einem Video veröffentlicht. In dem Video befragt eine Kinderreporter*in Führungskräfte zu „ Führen in Teilzeit“ bei der Stadt Köln. Im Sommer 2022 sollen weitere Workshops im Führungskräftenetzwerk der Stadt Köln stattfinden. Zudem ist vorgesehen in der Mitarbeitenden Zeitschrift „Stadt intern“ Interviews von Führungskräften, die in Teilzeit arbeiten, zu veröffentlichen. Das Amt für Gleichstellung von Frauen und Männern unterstützt bei individuellen Anfragen zum Thema Führen in Teilzeit. Stand: Maßnahme umgesetzt 6. HF6: Personalentwicklung 6.1 Ziel: Systematische Förderung von Beschäftigten in VZ(-x) (= Teilzeit) Messkriterium: Dokumentation der - Förderung familienengagierter Beschäftigter mit VZ(-x) (= Teilzeit) - Fortbildungsangebote in familienkompatiblen Zeit-Blöcken - Umsetzung des Drei-Phasen-Konzepts 6.1.1 Maßnahme: Förderung von Karrieren mit unterschiedlichen Arbeitszeitvolumen (Teilzeit-Karrieren) und deren gleichberechtigte Teilhabe an Fortbildungen - auch von Beurlaubten in Elternzeit - ggf. Erprobung des Angebots von Kinderbetreuung im Bedarfsfall (s. auch Punkt 8.1.1 Einkauf eines Familienservices) Zielgruppe: Alle Beschäftigten mit einem Arbeitszeitumfang VZ(-x) (=Teilzeitbeschäftigte) Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Diese Thematik wird auch im Zusammenhang mit der Erstellung des Drei -Phasen-Konzepts aufgegrif- fen. Siehe auch 6.1.3. Umsetzungsschritte Bericht 2: Informationen zu Teilzeitkarrieren finden sich unter dem Punkt „Führen in Teilzeit“ 5.2.11. und Informa- tionen zum Thema Fortbildungsprogramm werden unter Punkt 6.1.2 aufgeführt. Stand Umsetzung bis Bericht 3 20.06.2022 16 6.1.2 Maßnahme: Erprobung erster Schritte von Fortbildungsangeboten in kompatiblen Zeitblö- cken für VZ(-x) (=Teilzeitkräfte) Zielgruppe: Alle Beschäftigten mit einem Arbeitszeitumfang VZ(-x) Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Neben vielen Halbtags-Seminaren wie z.B. Rückengesundheit, Medienarbeit und Fachschulungen gibt es Seminare, die explizit auf mehrere halbe Tage verteilt sind, um auch Teilzeitkräften eine Teilnahme zu ermöglichen. Z.B.: • Training Stark im Stress (3x ½ Tag) • Vereinbarkeit von Beruf und Pflege (2x ½ Tag) • Spezielle Seminare für Mitarbeitende im Schulsekretariat (2x ½ Tag) Darüber hinaus wird geprüft, inwieweit das Angebot für Seminare in kompatiblen Zeitblöcken noch erweitert werden kann. Neu konzipiert sind Angebote zu aktuell stark nachgefragten Themen, die auch digital abgebildet werden können. In zielgruppenorientierten Zeitblöcken werden nunmehr auch folgende Seminare angeboten: • Anti-Ärger-Kurs • Videokonferenzen souverän moderieren • Telefonkonferenzen professionell organisieren und moderieren In kurzer Zeit konnten hierfür 37 Durchführungen vereinbart werden. Umsetzungsschritte Bericht 2: Das Fortbildungsprogramm für die städtischen Mitarbeitenden umfasst eine ganze Reihe an Se- minarangeboten, die in teilzeitfreundlichem und -kompatiblem Umfang angeboten werden. Im Zuge der Weiterentwicklung des Programms für das Jahr 2022 werden von insgesamt 17 neuen Seminarangeboten 8 ebenfalls in teilzeitfreundlichen Formaten angeboten. Darüber hin- aus gibt es unterjährig zahlreiche mehrstündige oder halbtägige Wissens- und Impulsformate z.B. auch der Verwaltungsreform, des betrieblichen Gesundheitsmanagements, des Rechtsamtes und des Amtes für Gleichstellung von Frauen und Männern. Ferner schreitet die Digitalisierung von Lerneinheiten weiter voran. Aufgrund ihrer örtlichen und zeitlichen Unabhängigkeit stellen sie gleichfalls ein besonderes Fortbildungsangebot für Teilzeitkräfte dar. Beispielsweise gibt es für Führungskräfte ein mit Begleitmaterial versehenes Lernvideo zum Thema Personal- und Entwicklungsgespräch. Der Aufruf zu einem Videowettbew- erb unter den Mitarbeitenden war zudem sehr erfolgreich. Im Ergebnis stehen hierdurch zahl- reiche neue, kreative wie gewinnbringende „Wissenshappen“ zur Verfügung und digitales Lernen erfreut sich größerer Akzeptanz. Diese Entwicklung wird auch weiterhin forciert. Stand: Maßnahme umgesetzt 6.1.3 Maßnahme: Entwicklung und schrittweise Umsetzung eines Drei-Phasen-Konzepts zum Umgang mit zeitlich befristeten Freistellungen unter Berücksichtigung von - Micro-Beschäftigung, - Qualifikations-Updates für Langzeit-Freigestellte Zielgruppe: Alle Beschäftigten mit familienbedingter Freistellungszeit Umsetzung bis: Bericht 2 20.06.2022 17 Umsetzungsschritte Bericht 1: Im Rahmen der vier digitalen Beurlaubtentreffen wird jeweils eine Nutzer*innenana- lyse durchgeführt, die in das 3-Phasen-Konzept mit einfließt. Siehe auch 4.2.2. Umsetzungsschritte Bericht 2: Die Ergebnisse aus der Nutzer*innenanalyse der Beurlaubtentreffen (siehe 4.2.2) sind Grundlage für das Drei-Phasen-Konzept, das aktuell von einer Arbeitsgruppe entwickelt wird. Stand Umsetzung bis Bericht 3 7. HF7: Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen In diesem Handlungsfeld wurden keine Ziele und Maßnahmen vereinbart. 8. HF8: Service für Familien 8.1 Ziel: Bedarfsgerechter Ausbau der Betreuungsangebote für Nachwuchs Messkriterium: Dokumentation der Realisierungsschritte bzgl. - Einkauf eines Familienservices - Anschaffung von Spielekoffern - betrieblich unterstützter Regel-Kinderbetreuung 8.1.1 Maßnahme: Einkauf eines Familienservices für die Beratung und Unterstützung der Betreuung von Kindern Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: Es wurde eine aufwändige Marktrecherche durchgeführt, die Inhalte zum Vergabeverfahren sind aktuell in der internen Abstimmung. Umsetzungsschritte Bericht 2: Aus Kapazitätsgründen und aufgrund der Komplexität der Aufgabe, wurde die Umsetzung bis zu Bericht 3 verschoben. Stand Umsetzung bis Bericht 3 8.1.2 Maßnahme: Anschaffung von Spielekoffern, mit denen ein Kind in einem akuten Betreuungsnotfall im eigenen Büro für eine Weile beschäftigt werden kann – mit Angeboten für unterschiedliche Altersgruppen bis Grundschulalter Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln mit Kindern im betreuungsbedürftigen Alter Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: Ein Prototyp des Spielekoffers wurde vom Projektteam "Bündnis BerufLeben" bestückt und zur Ansicht zur Verfügung gestellt. Es wurde darauf geachtet, dass der gesamte Inhalt über das stadtinterne Einkaufssystem bestellt werden kann, somit wird allen Dienststellen eine verein- fachte Anschaffung ermöglicht. Für den Umgang mit dem Spielekoffer wurde eine Anleitung so- wie ein Hygienekonzept erstellt. Ein Marketingkonzept zur Veröffentlichung wurde bereits erstellt, wird aber erst umgesetzt, sobald die Rahmenbedingungen das Mitbringen eines Kindes in die Büroräume wieder ohne gesund- heitliche Bedenken zulassen. Stand: Maßnahme umgesetzt 20.06.2022 18 8.1.3 Maßnahme: Aufbau eines betrieblichen Angebotes / Kontingentes an Kita-Betreuungsplätzen bzw. Beleg- plätzen für Kinder von städtischen Mitarbeitenden im Stadtgebiet u.a. mittels der Förderung von Großtagespflegen Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln mit Kindern im betreuungsbedürftigen Alter Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzungsschritte Bericht 1: Das betriebliche Angebot von Kontingentplätzen ist mit einem Kita-Neubau, freiwerdenden Plät- zen in einer bestehenden Kita und zwei innenstadtnahen Großtagespflegen für U3-Kinder in Planung. Die ersten Plätze, voraussichtlich in einer Großstagespflege, sollen noch in 2021 besetzt werden. Umsetzungsschritte Bericht 2: Gemeinsam mit dem Familienbüro des Amtes für Kinder, Jugend und Familie hat das Bündnis BerufLeben ein Betreuungsangebot für die Kinder von Mitarbeitenden aufgebaut. Im Januar 2021 startete die erste betriebliche Großtagespflege „Kölner Stadtspatzen“ am Alter Markt. Seit Feb- ruar 2022 gibt es zudem betriebseigene Kita-Plätze in dem Stadtgebiet Kalk. Im Mai 2022 öffnete die nächste Großtagespflege in Deutz. Das Angebot an Betreuungsplätzen wird zukünftig noch weiter ausgebaut. Stand: Maßnahme umgesetzt 8.2 Ziel: Bedarfsorientierte Angebote zur Unterstützung von Pflegebedarfen Messkriterium: Dokumentation der Realisierungsschritte bzgl. - Unterstützungsservice in Pflegefragen - Überprüfung des Einsatzes von Pflegekoordinator*innen 8.2.1 Maßnahme: Einkauf der Serviceleistungen eines Familienservices für die Beratung und Unterstützung in Pflegefragen Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln mit unterstützungs- und/oder pflegebedürftigen Angehörigen Umsetzung bis: Bericht 1 Umsetzungsschritte Bericht 1: Es wurde eine aufwändige Marktrecherche durchgeführt, die Inhalte zum Vergabeverfah- ren sind aktuell in der internen Abstimmung. Hiernach wird das Vergabeverfahren einge- leitet. Umsetzungsschritte Bericht 2: Aus Kapazitätsgründen wurde die Umsetzung bis zu Bericht 3 verschoben. Stand Umsetzung bis Bericht 3 20.06.2022 19 8.2.2 Maßnahme: Prüfung der Möglichkeit des Einsatzes von Pflegekoordinator*innen in Kooperation mit dem Projektteam BerufLeben Zielgruppe: Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Köln mit unterstützungs- und/oder pflegebedürftigen Angehörigen Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: kein Eintrag Umsetzungsschritte Bericht 2: Kein Eintrag Stand Umsetzung bis Bericht 3 8.3 Ziel: Bedarfsgerechter Ausbau eines Location-Services Messkriterium: Location-Service erwogen und ergebnisentsprechende Umsetzung 8.3.1 Maßnahme: Prüfung der Möglichkeiten zur Unterstützung von neuen Mitarbeitenden durch eines Location-Service inkl. - eines Job-Angebots für Partner*in bei der Stadt Köln (Duale Karrieren) oder Kooperations- partnern (z.B. Stadtwerkekonzerne, Bündnispartner „Mit Frauen in Führung“) und - weiteren Infrastruktur-Informationen zu Sport, Freizeit, Kinderbetreuung, Schulen bspw. seitens eines Familienservices Zielgruppe: Alle Interessent*innen resp. neu zuziehende*n Mitarbeitende*n und ihr*e Angehörige*r Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzungsschritte Bericht 1: kein Eintrag Umsetzungsschritte Bericht 2: Kein Eintrag Stand Umsetzung bis Bericht 3

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle II/03 Vorlagen-Nummer 20.09.2022 2940/2022 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 24.10.2022 Ausschuss für die Gleichstellung von Frauen und Männern 31.10.2022 Zweiter Jahresbericht zur Zertifizierung der Stadt Köln als familienfreundliches Unternehmen Im Rahmen einer strategischen Partnerschaft erarbeiten das Personal- und Verwaltungsmanagement sowie das Amt für Gleichstellung von Frauen und Männern seit 2019 gemeinsam Wege, um die Ver- einbarkeit von Beruf und Familie bei der Stadt Köln weiter fortzuentwickeln. Zu diesem Zweck ist ein Projektteam „Bündnis BerufLeben“ eingerichtet worden. Im ersten Schritt wurde die Stadtverwaltung Köln zum 30. Mai 2020 von der berufundfamilie Service GmbH als familienfreundliches Unternehmen zertifiziert. Der Auditierungsprozess ist ein strategisches Managementinstrument zur Optimierung einer familienbewussten Personalpolitik. Unter Einbindung von Mitarbeitenden sowie Führungskräften aus der gesamten Stadtverwaltung wurden in Workshops die Bedürfnisse der Belegschaft herausgearbeitet und darüber eine dreijährige Zielvereinbarung mit 29 Maßnahmen abgeschlossen. Das Bündnis BerufLeben erstellt hierzu jährlich einen Bericht. Im zweiten Jahr der Auditierung als familienfreundliches Unternehmen konnten sieben Maßnahmen aus der Zielvereinbarung zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Leben umgesetzt wer- den. Insgesamt sind zum jetzigen Zeitpunkt 13 der 29 Maßnahmen (45 %) vollständig realisiert wor- den. Zwei Maßnahmen (6,9 %) wurden mangels Umsetzbarbarkeit bereits im ersten Bericht gestrichen (z.B. der Wunsch der Belegschaft nach Vertrauensarbeitszeit). Aktuell sind 11 der 29 Maßnahmen (38 %) in Bearbeitung. So können nun 17.526 Mitarbeitende voll- umfänglich am Mobilen Arbeiten teilnehmen und 21.649 Kolleg*innen haben sich für „cPort“ regis- triert. Um die Mitarbeitenden besser über die an sie gerichteten Maßnahmen zu informieren, wurde das Intranetportal des Bündnis BerufLeben sukzessive ergänzt und im Laufe des Jahres, basierend auf dem Design der Kampagne „Wir machen Köln!“, umgestaltet. Besonders hervorzuheben ist die Gründung des ersten innerstädtischen Väternetzwerks „stadtväter“. Durch regelmäßige Treffen der Kerngruppe wird das Netzwerk weiter gestärkt und für die Bekannt- machung bei allen Mitarbeitenden fand Ende August ein Kick-off-Event statt. Zudem wurde das Strategiepapier „Führen in Teilzeit“ fertiggestellt. Zur Implementierung des Konzep- tes fanden 2022 mehrere innerstädtische digitale Workshops statt. Auch das Fortbildungsangebot für die Mitarbeitenden umfasst inzwischen, neben teilzeitfreundlichen Seminaren, nun auch vermehrt E- Learnings wie z. B. Lernvideos oder digitale „Wissenshappen“. Das Angebot an betriebseigenen Kinderbetreuungsplätzen konnte im Berichtsjahr ausgeweitet wer- den und wird sehr gut angenommen. Inzwischen stehen an drei zentralen Standorten Kita- bzw. Großtagespflegeplätze zur Verfügung. Es ist geplant, weitere Standorte auszubauen. 2 Das neue Gesetz zur Steigerung der Attraktivität des öffentlichen Dienstes in Nordrhein-Westfalen, sieht nun auch Langzeitarbeitskonten für Beamt*innen vor, sodass mit der neuen „Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeit“ die Einrichtung der Langzeitkonten für tarifbeschäftigte Mitarbeitende sowie für Beamt*innen mittelfristig vorgesehen ist. Der umfassende 2. Jahresbericht der Auditierung ist als Anlage 01 beigefügt. Gez. Prof. Dr. Diemert