Bereitstellung von Schulsekretariatsstunden für die städtischen Grund-, Haupt- und Förderschulen, Realschulen und Gymnasien

V/0684/2008 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Schule und Weiterbildung 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Bereitstellung von Schulsekretariatsstunden für die städtischen Grund-, Haupt- und 
Förderschulen, Realschulen und Gymnasien                                                                                 
hier: Neuer Berechnungsmodus ab dem Schuljahr 2008/2009 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
02.09.2008 Ausschuss für Schule und Weiterbildung Bericht 
 
 
Bericht: 
 
1. Ausgangslage - Bisheriges Berechnungsverfahren  
 
 Bis einschl. des Schuljahres 2007/2008 wurde die Arbeitszeit der Schulsekretärinnen jähr-
lich anhand eines aufwendigen Berechnungsverfahrens ermittelt und neu festgesetzt. Das 
Berechnungssystem berücksichtigte sowohl die jeweils aktuellen Zahlen aus der Oktober-
Statistik sowie zusätzlich eine Vielzahl von Einzelkomponenten. Das System stammt aus 
den 80er Jahren und war nicht mehr händelbar, weil  
 
 - es kleinteilig eine Vielzahl von Einzelkomponenten berücksichtigte, die zum Teil nicht 
mehr nachvollziehbar waren und nicht eindeutig begründet werden konnten 
 
 - den einzelnen Schulformen eine Mindeststundenzahl garantiert wurde, deren Höhe 
nicht begründet werden konnte  
 
 - über die jeweils aktuell gültige Sekretariatsstundenzahl die Schulleitungen und Sekre-
tärinnen regelmäßig erst im Dezember des jeweiligen Jahres Gewissheit hatten. We-
gen der komplizierten Berechnung konnten die Schulen die ihnen zustehende Stun-
denzahl nicht selbst ermitteln. 
 
 Im Rahmen des Modellprojektes „Selbstständige Schule“ ist in den Jahren 2004/2005 eine 
Organisationsuntersuchung in den Schulsekretariaten durchgeführt worden, mit dem Ziel, 
sowohl die in den Schulsekretariaten zu erledigenden Aufgaben als auch deren zeitlichen 
Umfang zu ermitteln. In diesem Zusammenhang sollten Vorschläge zur quantitativen und 
qualitativen personellen Ausstattung der Schulsekretariate entwickelt und Erkenntnisse für 
den Einsatz von Schulverwaltungsassistenten gewonnen werden.  
Vorlagen-Nr.: 
V/0684/2008 
Auskunft erteilt: 
Herr Peppenhorst 
Ruf: 
492-4058 
E-Mail: 
Peppenhorst@stadt-muenster.de 
Datum: 
15.08.2008 
Öffentliche Berichtsvorlage

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 Das mit der Organisationsuntersuchung verbundene Ziel, Hinweise für eine geänderte (= 
bessere) Berechnungsmethode für die quantitative und qualitative Personalausstattung der 
Schulsekretariate zu erhalten, ist nicht erreicht worden. Mit den Ergebnissen der durchge-
führten Interviews ließ sich keine objektive und dem bisherigen Verfahren überlegene Be-
rechnungsformel für einen differenzierten Personalbedarf an den einzelnen Schulen ermit-
teln. 
 
 Die Arbeitswerte der 16 beteiligten Sekretariate wichen innerhalb der gebildeten Aufgaben-
blöcke in hohem Maße voneinander ab, ohne dass Zusammenhänge zwischen Maximal- 
und Minimalwerten einzelner Schulen erkennbar gewesen wären. Trotz einer differenzier-
ten Tätigkeitsbeschreibung gab es für die einzelnen Vorgänge Spannbreiten im Arbeitsauf-
wand von 50 und zum Teil über 100 Prozent.    
        
Eine analytisch zu entwickelnde Arbeitsbemessung ist damit aufgrund der organisatori-
schen und personellen Bedingungen nicht erreichbar.   
 Das Amt für Schule und Weiterbildung und das Personal- und Organisationsamt haben 
deshalb gemeinsam pragmatisch einen neuen Berechnungsmodus für die Bereitstellung 
der Schulsekretariatsstunden entwickelt und sich dabei von folgenden Rahmenbedingun-
gen leiten lassen: 
         
 - Orientierung an den derzeit vorhandenen Stunden 
 
 - Begrenzung auf wenige, am Besten nur eine Komponente 
 
 - Transparenz  
 
 - Gleichbehandlung 
 
 Dabei wurde die von beiden Ämtern entwickelte Arbeitsplatzbeschreibung für Schulsekretä-
rinnen, die unter Beteiligung einer Arbeitsgruppe mit den Sprecherinnen der Schulsekretä-
rinnen und einigen beteiligten Schulleitungen der selbstständigen Schulen erarbeitet wor-
den ist, mit berücksichtigt.  
 
2. Neuer Berechnungsmodus ab dem Schuljahr 2008/2009 
 
 Unter Berücksichtigung der vorgenannten Rahmenbedingungen ist ein Rechenmodell ent-
standen, das auf folgenden Komponenten basiert: 
 
 - Gesamtschülerzahl der Schule 
 
 - Berücksichtigung nachunterrichtlicher Betreuungsangebote einschl. Ganztagsbetrieb 
 
 - soziales Umfeld im Grundschulbereich 
 
 Bei der letztgenannten Komponente wurde das soziale Umfeld der Grundschulen in folgen-
de Kategorien eingeteilt: 
 
 - Kategorie 1   kaum belastet 
 
 - Kategorie 2   mittel belastet 
 
 - Kategorie 3   stark belastet

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 Für die Einstufung der Grundschulen in diese Kategorien wurden folgende Faktoren 
zugrunde gelegt: 
 
 - Ergebnisse der Schuleingangsuntersuchungen des Gesundheitsamtes 
 
 - Erkenntnisse der Schulpsychologischen Beratungsstelle 
 
 - Erkenntnisse des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
- Zahl der Befreiungen von der Zahlung des Elternbeitrages für die Offene Ganztags-
schule 
 
(Anmerkung: Diese kategorisierte Einteilung der Grundschulen wird auch bei der Verteilung 
des Innovations- und Förderbudgets der Offenen Ganztagsschule zugrunde gelegt.)  
Im Vergleich Haupt- und Förderschulen zu den Realschulen kann festgestellt werden, dass 
der Schüleranteil mit Migrationshintergrund in diesen Schulformen deutlich höher ist als in 
den Realschulen.  
Die sich daraus ergebenden vermehrten Elternkontakte und die immer wichtiger werdende 
Zusammenarbeit mit Einrichtungen der Jugendhilfe stellen eine erhebliche Belastung der 
Sekretariate in den Haupt- und Förderschulen dar. 
Durch eine höhere Stundenpauschale wurde hierfür im neuen Berechnungssystem ein 
Ausgleich geschaffen. 
Ergänzend zu den vorgenannten Berechnungskomponenten sind an drei Schulen zusätzli-
che Stunden für anerkannte, über den üblichen Schulbetrieb hinausgehende Aktivitäten 
zugestanden worden. Im Einzelnen sind dieses: 
 - Geistschule: 
  Stundenzuschlag in Höhe von 4 Stunden für die Erstintegration der ausländischen 
Schüler/innen, die diese Schule für alle anderen Schulen übernimmt 
 
 - Richard-von-Weizsäcker-Schule: 
  Stundenzuschlag in Höhe von 4 Stunden aufgrund ihres stadtzentralen Angebotes 
 
 - Pascal-Gymnasium: 
  Stundenzuschlag in Höhe von derzeit 7 Stunden zur Umsetzung der sportbetonten 
Schule bzw. Sportschule 
 
 Die einzelnen Berechnungsformeln je Schulform sind in der Anlage dargestellt.  
 
3. Auswirkungen  
 
 Nach der neuen Berechnungsmethode ergibt sich für die Schulsekretariate insgesamt im 
Vergleich mit den heutigen Ist-Stunden eine Stundenerhöhung in Höhe von rd. 50 Stunden.  
 
 Auf der Grundlage der neuen Berechnungsmethode gibt es eine Vielzahl von „Gewinner-
schulen“, die mehr Sekretariatsstunden erhalten. Insgesamt müssen 8 Schulen jedoch zum 
Teil erhebliche Stundenreduzierungen hinnehmen. 
 
 Die Stundenreduzierungen im Grund- und Hauptschulbereich sind im Wesentlichen auf den 
Rückgang der Schülerzahlen zurückzuführen.

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 Im Gymnasialbereich ist der Stundenrückgang im Wesentlichen auf den Wegfall der 60 
Sockelstunden (Real-, Haupt-, Förderschulen hatten 17 Sockelstunden und die Grundschu-
len 8 Stunden) zurückzuführen. Dieses hat jedoch zur Konsequenz, dass etwa gleich große 
Gymnasien und Realschulen im Sekundarstufen I-Bereich gleiche Stundenzahlen erhalten. 
Die bisherige Benachteiligung der Realschulen gegenüber gleich großen Gymnasien wurde 
damit aufgehoben.  
  
 Die Abendrealschule und das Abendgymnasium erhielten nach der alten Berechnungsme-
thode bereits Stundenpauschalen, die sich nach der neuen Methode durch die Anpassung 
an die übrigen Schulen verringern. Von den Schulleitungen der Abendschulen wurde in der 
Zwischenzeit darauf hingewiesen, dass die auf dieser Basis errechneten Sekretariatsstun-
den nicht ausreichen, da die Abendschulen im Vergleich zu den Tagesschulen andere und 
z. B. unter Berücksichtigung des Semesterbetriebes wesentlich mehr Aufgaben wahrneh-
men. 
 
Das Amt für Schule und Weiterbildung und das Personal- und Organisationsamt haben 
daraufhin mit den Schulleitungen beider Abendschulen ein Gespräch bezüglich der wahr-
zunehmenden Aufgaben geführt. Grundlage hierfür war u. a. die erarbeitete Stellenbe-
schreibung für die Schulsekretariate der Schulen.  
 
 Nach dem Ergebnis dieser Gespräche nehmen die Abendschulen im Wesentlichen die 
gleichen Aufgaben wahr, wie die Tagesschulen; aufgrund des Semesterbetriebes sind die-
se jedoch zum Teil umfangreicher. Dabei muss jedoch berücksichtigt werden, dass an den 
Abendschulen keine Betreuungs- / Förderangebote im Anschluss an den Unterricht ange-
boten werden. An den Tagesschulen nehmen die damit verbundenen Aufgaben nach An-
gabe der Schulsekretärinnen und Schulleitungen 10 % der Arbeitszeit in Anspruch.  
 
 Die Verwaltung bleibt mit beiden Schulleitungen bezüglicher einer ausreichenden Schulsek-
retariatsstundenzuweisung im Gespräch. 
 
 4. Anpassung der Sekretariatsstunden / Umsetzung / Stufenfolge 
 
 Die Sekretärinnenstunden wurden erstmals zum 01.07.2008 nach der neuen Berech-
nungsmethode ermittelt und angepasst. Die neuen Stunden werden stufenweise wie folgt 
umgesetzt: 
 
 - sofort bei Veränderungen bis zu 4 Stunden 
 
 -  innerhalb von 2 Jahren bei Veränderungen bis zu 8 Stunden  
   (einmal 4 Stunden +    Rest) 
 
       -           innerhalb von 3 Jahren bei Veränderungen bis zu 12 Stunden  
       (zweimal 4 Stunden + Rest) 
 
- innerhalb von 4 Jahren bei Veränderungen über 12 Stunden  
         (dreimal 4 Stunden + Rest) 
 
 
 Jährlich werden maximal 4 Stunden nach oben oder unten umgesetzt.

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 Die für den Ganztagsbetrieb zur Verfügung gestellten Sekretariatsstunden wurden nicht 
analytisch ermittelt; sie orientieren sich an dem Besitzstand der vorhandenen förmlich ein-
gerichteten Ganztagsschulen. Auch die neuen, im Aufbau befindlichen Ganztagsschulen, 
werden entsprechend behandelt. Kurz- bis mittelfristig wird dieser Pauschalstundenansatz 
auf den Prüfstand gestellt. Es ist damit nicht ausgeschlossen, dass die zurzeit festgesetzte 
Größenordnung von 8 Stunden für Ganztagsschulen vorübergehend gewährt und nicht 
grundsätzlich für die Zukunft so festgeschrieben ist.  
 
 
 
I.  V.  
gez. 
 
 
 
Dr. Hanke 
Stadträtin 
 
 
 
 
Anlage: 
Grundlagen der Sekretariatsstundenberechnung