Sponsoringrichtlinie

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  Dezernat, Dienststelle II/30 3011-1280/2022 Be. Vorlagen-Nummer 25.11.2022 3908/2022 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 06.12.2022 Ausschuss Schule und Weiterbildung 23.01.2023 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 30.01.2023 Ausschuss Kunst und Kultur 31.01.2023 Jugendhilfeausschuss 31.01.2023 Sportausschuss 02.02.2023 Finanzausschuss 06.02.2023 Sponsoringrichtlinie Grundsätzlich haben Zuwendungen privater Unternehmen für die öffentliche Verwaltungen des Bundes, der Länder und Kommunen in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, vor allem aufgrund knapper Haushaltsmittel. Neben den klassischen Instrumenten wie Stiftung oder Spende ist auch das Sponsoring öffentlicher Aufgaben auf allen staatlichen Ebenen heu- te ein zulässiges und bedeutsames Finanzierungsmodell, das der Erhaltung und Verbesse- rung von Qualität und Quantität auch kommunaler Verwaltungseinrichtungen und -leistungen dienen kann. Die öffentliche Verwaltung muss dabei jedoch jeden Anschein von fremder Einflussnahme vermeiden. Sponsorenleistungen dürfen die allgemeine Aufgabenwahrnehmung und insbe- sondere die Vergabe öffentlicher Aufträge nicht beeinflussen. Die Stadt Köln hatte daher bereits seit 2001 mit den „Allgemeinen Rahmenbedingungen für Sponsoringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln (Sponsoringrichtlinie)“ verbindliche Regelungen für die Annahme einer Zuwendung normiert. Die erste Fassung vom 16.10.2001 war 2010 durch eine grundlegende Neufassung ersetzt worden. Diese wurde zuletzt 2015 in den Bereichen haushaltsmäßige und steuerliche Behandlung der Sponsoringleistung aktuali- siert. Im Rahmen des Projektes Compliance unter der Federführung des Amts für Recht, Vergabe und Versicherungen und Beteiligung des Personal- und Verwaltungsmanagements, des Rechnungsprüfungsamts und der Kämmerei ergab die Betrachtung der Regelungen, dass eine Novellierung wegen gesetzlicher Änderungen im Umsatzsteuerrecht erforderlich, aber auch im Übrigen geboten ist. Bei der Neufassung der Sponsoring-Richtlinie steht nunmehr insbesondere die Transparenz von Sponsoring im Bereich der Stadtverwaltung im Vordergrund der Regelungen. Dem wird zum Beispiel dadurch Ausdruck verliehen, dass die Verwaltung zukünftig jährlich einen Spon- soringbericht erstellen wird und dass eine unverhandelbare Transparenzklausel in die Spon- soringverträge aufgenommen wird. Die Laufzeit von Sponsoringverträgen soll auf zwei Jahre 2 begrenzt werden. Darüber hinaus gibt die Richtlinie den Dienststellen einen möglichst konkre- ten Handlungsrahmen vor. Der besonderen Stellung der Stadtverwaltung als Teil der öffentli- chen Hand folgend muss Sponsoring von Verwaltungsaufgaben besondere Bedingungen er- füllen: So haben Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Verwaltung immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Unter Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Gewährung von Geld, Sachmitteln, Dienstleistungen oder Know-how durch ein Unternehmen zur Förderung von Personen, Grup- pen und/oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozia- len, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschaftspolitischen Bereichen, mit der un- ternehmensbezogene Ziele der Werbung und der Öffentlichkeitsarbeit des Sponsors verfolgt werden (vgl. Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Sponsoring, Spenden und sonstige Schenkungen) vom 11.07.2003 - https://www.verwaltungsvorschriften-im- internet.de/bsvwvbund_07072003_O463414017.htm). Mit dem Sponsoring verfolgt der Sponsor neben werblichen Zwecken auch die Förderung des gesponserten Bereiches. Dieses unternehmerische Engagement kann die Durchführung von Verwaltungsaufgaben fördern. Dabei wird seitens der Stadtverwaltung auf vier wesentliche Grundsätze Wert gelegt: 1) Das Ansehen der Stadtverwaltung darf durch das Sponsoring keinen Schaden neh- men. 2) Unparteilichkeit und Unabhängigkeit der Verwaltung haben stets Vorrang. 3) Bei der Auswahl und der Durchführung der Sponsoringleistung ist vollständige Trans- parenz zu gewährleisten, sowohl seitens der Stadtverwaltung als auch des Sponsors. 4) Die Verwaltungsaufgabe steht immer im Vordergrund. Der Sponsor fördert; der Wer- beeffekt überlagert die Verwaltungsaufgabe nicht. Eine Sponsoringleistung darf seitens der Stadtverwaltung nicht angenommen werden, sollte durch das Sponsoring der Anschein einer Beeinflussung oder Parteilichkeit entstehen. Ferner darf ein Sponsoring nicht angenommen werden, wenn durch das Sponsoring die öffentlichen Vergaberegeln umgangen würden. Unzulässig ist das Sponsoring weiterhin, sollte die Förde- rung ausschließlich Einzelpersonen zu Gute kommen. Ein Sponsoring im Wege der Sachleis- tung darf ohne Klarheit über mögliche Folgekosten nicht abgeschlossen werden. Die Entscheidung über den Abschluss eines Sponsoringvertrages obliegt – wie bisher – in jedem Einzelfall den Dienststellen. Die Kämmerei ist vor Abschluss des Vertrages stets einzu- binden, um die steuerrechtliche Bewertung vorzunehmen. Das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen stellt einen Mustervertrag zur Verfügung, welcher zu benutzen ist. Sollte von den Musterklauseln abgewichen werden wollen, ist dies vor Abschluss des Vertrages mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen zu klären und entsprechend in der Verfügung zu begründen. Die Unterschriftsbefugnis – auch dies wie bisher – liegt bei den Dezernent*innen. Im Bereich Kunst und Kultur kann eine Delegation auf die Direktor*innen der Museen erfolgen. Nach Abschluss des Sponsoringvertrages ist dieser im Vertragsmanagementsystem zu hinter- legen. Ferner erhalten das Rechnungsprüfungsamt, der/die Antikorruptionsbeauftrage sowie die Kämmerei eine Kopie des Vertrages. Das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen fertigt jährlich einen Bericht über die Spon- soringleistungen des Vorjahres zur Eingabe in den öffentlichen Teil des Ausschusses Allge- meine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales und des Rechnungsprüfungs- ausschusses. Der Bericht enthält mindestens die Angaben über Namen der Sponsoren, die Höhe der jeweiligen Sponsoringleistung und die Beschreibung der jeweils geförderten Verwal- tungsaufgabe. Somit soll die größtmögliche Transparenz gewährleitet werden. Die Sponsoringrichtlinie gilt für die gesamte Kölner Stadtverwaltung. Sie wird nach Beratung im Verwaltungsvorstand nunmehr von der Oberbürgermeisterin in Kraft gesetzt. Ebenso wie die vorangegangenen Sponsoringrichtlinien fallen die Erarbeitung und der Erlass in den Auf- gabenbereich der Verwaltung. Nach der vom Rat beschlossenen Zuständigkeitsordnung der 3 Stadt ist eine Gremienzuständigkeit nur für den Abschluss von Sponsoringverträgen und auch dies erst ab einer Wertgrenze von 50.000,00 EURO gegeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 10 Zuständig- keitsordnung). Ab dieser Grenze ist der Rat für den Abschluss zuständig. gez StKin Prof. Dr. Diemert

• Mitteilung Ausschuss (Alte Beratungsfolge)

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  Dezernat, Dienststelle II/30 3011-1280/2022 Be. Vorlagen-Nummer 25.11.2022 3908/2022 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 06.12.2022 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 30.01.2023 Sponsoringrichtlinie Grundsätzlich haben Zuwendungen privater Unternehmen für die öffentliche Verwaltungen des Bun- des, der Länder und Kommunen in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, vor allem aufgrund knapper Haushaltsmittel. Neben den klassischen Instrumenten wie Stiftung oder Spende ist auch das Sponsoring öffentlicher Aufgaben auf allen staatlichen Ebenen heute ein zulässiges und bedeutsa- mes Finanzierungsmodell, das der Erhaltung und Verbesserung von Qualität und Quantität auch kommunaler Verwaltungseinrichtungen und -leistungen dienen kann. Die öffentliche Verwaltung muss dabei jedoch jeden Anschein von fremder Einflussnahme vermeiden. Sponsorenleistungen dürfen die allgemeine Aufgabenwahrnehmung und insbesondere die Vergabe öffentlicher Aufträge nicht beeinflussen. Die Stadt Köln hatte daher bereits seit 2001 mit den „Allgemeinen Rahmenbedingungen für Sponso- ringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln (Sponsoringrichtlinie)“ verbindliche Regelungen für die Annahme einer Zuwendung normiert. Die erste Fassung vom 16.10.2001 war 2010 durch eine grundlegende Neufassung ersetzt worden. Diese wurde zuletzt 2015 in den Bereichen haushaltsmä- ßige und steuerliche Behandlung der Sponsoringleistung aktualisiert. Im Rahmen des Projektes Compliance unter der Federführung des Dezernats II Finanzen und Recht/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen und Beteiligung des Personal- und Verwaltungsmanagements, des Rechnungs- prüfungsamts und der Kämmerei ergab die Betrachtung der Regelungen, dass eine Novellierung we- gen gesetzlicher Änderungen im Umsatzsteuerrecht erforderlich, aber auch im Übrigen geboten ist. Bei der Neufassung der Sponsoring-Richtlinie steht nunmehr insbesondere die Transparenz von Sponsoring im Bereich der Stadtverwaltung im Vordergrund der Regelungen. Dem wird zum Beispiel dadurch Ausdruck verliehen, dass die Verwaltung zukünftig jährlich einen Sponsoringbericht erstellen wird und dass eine unverhandelbare Transparenzklausel in die Sponsoringverträge aufgenommen wird. Die Laufzeit von Sponsoringverträgen soll auf zwei Jahre begrenzt werden. Darüber hinaus gibt die Richtlinie den Dienststellen einen möglichst konkreten Handlungsrahmen vor. Der besonderen Stellung der Stadtverwaltung als Teil der öffentlichen Hand folgend muss Sponsoring von Verwal- tungsaufgaben besondere Bedingungen erfüllen: So haben Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Verwaltung immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Unter Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Gewährung von Geld, Sachmitteln, Dienstleistun- gen oder Know-how durch ein Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organi- sationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähn- lich bedeutsamen gesellschaftspolitischen Bereichen, mit der unternehmensbezogene Ziele der Wer- bung und der Öffentlichkeitsarbeit des Sponsors verfolgt werden (vgl. Allgemeine Verwaltungsvor- schrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Sponsoring, Spenden und sonstige Schenkungen) vom 11.07.2003 - https://www.verwaltungsvorschriften-im- 2 internet.de/bsvwvbund_07072003_O463414017.htm). Mit dem Sponsoring verfolgt der Sponsor neben werblichen Zwecken auch die Förderung des ge- sponserten Bereiches. Dieses unternehmerische Engagement kann die Durchführung von Verwal- tungsaufgaben fördern. Dabei wird seitens der Stadtverwaltung auf vier wesentliche Grundsätze Wert gelegt: 1) Das Ansehen der Stadtverwaltung darf durch das Sponsoring keinen Schaden nehmen. 2) Unparteilichkeit und Unabhängigkeit der Verwaltung haben stets Vorrang. 3) Bei der Auswahl und der Durchführung der Sponsoringleistung ist vollständige Transparenz zu gewährleisten, sowohl seitens der Stadtverwaltung als auch des Sponsors. 4) Die Verwaltungsaufgabe steht immer im Vordergrund. Der Sponsor fördert; der Werbeeffekt überlagert die Verwaltungsaufgabe nicht. Eine Sponsoringleistung darf seitens der Stadtverwaltung nicht angenommen werden, sollte durch das Sponsoring der Anschein einer Beeinflussung oder Parteilichkeit entstehen. Ferner darf ein Sponsoring nicht angenommen werden, wenn durch das Sponsoring die öffentlichen Vergaberegeln umgangen würden. Unzulässig ist das Sponsoring weiterhin, sollte die Förderung ausschließlich Ein- zelpersonen zu Gute kommen. Ein Sponsoring im Wege der Sachleistung darf ohne Klarheit über mögliche Folgekosten nicht abgeschlossen werden. Die Entscheidung über den Abschluss eines Sponsoringvertrages obliegt – wie bisher – in jedem Ein- zelfall den Dienststellen. Das Dezernat II Finanzen und Recht/Kämmerei ist vor Abschluss des Ver- trages stets einzubinden, um die steuerrechtliche Bewertung vorzunehmen. Das Dezernat II Finanzen und Recht/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen stellt einen Mustervertrag zur Verfügung, welcher zu benutzen ist. Sollte von den Musterklauseln abgewichen werden wollen, ist dies vor Ab- schluss des Vertrages mit Dezernat II Finanzen und Recht/Amt für Recht, Vergabe und Versicherun- gen zu klären und entsprechend in der Verfügung zu begründen. Die Unterschriftsbefugnis – auch dies wie bisher – liegt bei den Dezernent*innen. Im Bereich Kunst und Kultur kann eine Delegation auf die Direktor*innen der Museen erfolgen. Nach Abschluss des Sponsoringvertrages ist dieser im Vertragsmanagementsystem zu hinterlegen. Ferner erhalten das Rechnungsprüfungsamt, der/die Antikorruptionsbeauftrage sowie die Kämmerei eine Kopie des Vertrages. Das Dezernat II Finanzen und Recht/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen fertigt jährlich einen Bericht über die Sponsoringleistungen des Vorjahres zur Eingabe in den öffentlichen Teil des Aus- schusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales und des Rechnungsprü- fungsausschusses. Der Bericht enthält mindestens die Angaben über Namen der Sponsoren, die Hö- he der jeweiligen Sponsoringleistung und die Beschreibung der jeweils geförderten Verwaltungsauf- gabe. Somit soll die größtmögliche Transparenz gewährleitet werden. Die Sponsoringrichtlinie gilt für die gesamte Kölner Stadtverwaltung. Sie wird nach Beratung im Ver- waltungsvorstand nunmehr von der Oberbürgermeisterin in Kraft gesetzt. Ebenso wie die vorange- gangenen Sponsoringrichtlinien fallen die Erarbeitung und der Erlass in den Aufgabenbereich der Verwaltung. Nach der vom Rat beschlossenen Zuständigkeitsordnung der Stadt ist eine Gremienzu- ständigkeit nur für den Abschluss von Sponsoringverträgen und auch dies erst ab einer Wertgrenze von 50.000,00 EURO gegeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 10 Zuständigkeitsordnung). Ab dieser Grenze ist der Rat für den Abschluss zuständig. Gez. Prof. Dr. Diemert

• Anlage 1 Sponsoringrichtlinie mit Anlagen

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  1 Allgemeine Rahmenbedingungen für Sponsoringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln (Sponsoringrichtlinie) 1 Inhaltsübersicht Präambel I. Anwendungsbereich II. Begriff III. Grundsätze IV. Ausschlusskriterien V. Zuständigkeit VI. Sponsoringvertrag VII. Sponsoringbericht VIII. Haushaltsmäßige Behandlung der Sponsorenleist ung IX. Steuerliche Behandlung des Sponsorings X. Inkrafttreten Anlagen Anlage 1: Mustervertrag Anlage 2: Tausch / tauschähnlicher Umsatz Anlage 3: Entscheidungsbaum Sponsoring Umsatzsteuer Anlage 4: Entscheidungsbaum Sponsoring Ertragssteue r 1 Die Bezeichnung „Sponsor“ wird nachfolgend nicht gegendert. Sponsoren sind keine Privatpersonen. Eine Diskriminierung aufgrund des Geschlechts liegt daher nicht vor (s. II Richtlinie). 2 Präambel Sponsoring kann einen Beitrag zur wirtschaftlichen Erledigung von Verwaltungsauf- gaben leisten. Die Stadt Köln begrüßt daher unternehmerisches Engagement, Ver- waltungsaufgaben durch Zuwendungen im Rahmen von Sponsoring zu fördern. Auf- grund ihrer besonderen Stellung als Teil der öffentlichen Hand muss Sponsoring von Verwaltungsaufgaben aber besondere Bedingungen erfüllen: So haben Unabhängig- keit und Unparteilichkeit der Verwaltung immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Zudem ist seitens der Verwaltung die vollständige Transparenz des Spon- sorings sicherzustellen und seitens des Sponsors die vollständige Transparenz des Sponsorings zu akzeptieren. Im diesem Sinne regelt diese Sponsoringrichtlinie Grundsätze, Voraussetzungen und Abwicklung des Sponsorings bei der Stadt Köln. 3 I. Anwendungsbereich Die Sponsoringrichtlinie gilt für die gesamte Kölner Stadtverwaltung. Sie findet An- wendung auf Sponsoring durch die Gewährung von Geld, Sachmitteln, Dienstleistun- gen oder Know-how. Sonderregeln im Bereich des Schulsponsorings (z. B. § 99 SchulG NRW) bleiben unberührt. II. Begriff Unter Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Gewährung von Geld, Sachmit- teln, Dienstleistungen oder Know-how durch ein Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und / oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschafts- politischen Bereichen, mit der unternehmensbezogene Ziele der Werbung und der Öffentlichkeitsarbeit des Sponsors verfolgt werden (vgl. Allgemeine Verwaltungsvor- schrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Spon- soring, Spenden und sonstige Schenkungen) vom 11.07.2003 - https://www.verwal- tungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_07072003_O463414017.htm ). Daraus folgt: • Sponsoring beinhaltet Förderung und Werbung, • Sponsoring ist ein Austauschverhältnis (Förderung gegen Werbung), • Leistung des Sponsors (Förderung) und Leistung des Gesponserten (Werbung) entsprechen sich wertmäßig, • Sponsoren sind keine Privatpersonen, • Stadt Köln ist Gesponserte, nicht Sponsor. Sponsoring beinhaltet Förderung und Werbung Mit Sponsoring verfolgt der Sponsor nicht nur werbliche Zwecke für sein Unterneh- men, sondern auch die Förderung des gesponserten Bereichs. Der Förderaspekt ist das wesentliche Unterscheidungskriterium zwischen „reiner“ Werbung und Sponso- ring. 4 Sponsoring ist ein Austauschverhältnis Beim Sponsoring erwartet der Sponsor für seine Sponsoringleistung eine Gegenleis- tung des Gesponserten. Diese besteht in der Durchführung / Unterstützung von Wer- bemaßnahmen für den Sponsor (so genannte kommunikative Gegenleistung des Ge- sponserten). Das ist der Unterschied zur Spende und zum Mäzenatentum, wo Spen- der*innen / Mäzen*innen altruistisch handeln und keine Gegenleistung erwarten. Leistung des Sponsors und Leistung des Gesponserten entsprechen sich wertmäßig Beim Sponsoring entsprechen sich der Wert der Leistung des Sponsors und die Ge- genleistung des Gesponserten. Ungleichgewichte führen dazu, dass der überschie- ßende Teil gesondert zu bewerten ist. Sponsoren sind keine Privatpersonen Aus dem Zweck des Sponsorings für den Sponsor – positive Darstellung des Unter- nehmens, um damit seine Marktchancen zu verbessern – ergibt sich, dass als Privat- personen agierende Menschen in aller Regel keine Sponsoren sein können; Wer- bung und Öffentlichkeitsarbeit sind beim Sponsoring unternehmensbezogene Zwe- cke. Stadt Köln ist Gesponserte, nicht Sponsor Zweck des Sponsorings für den Sponsor ist, das Unternehmen in der öffentlichen Wahrnehmung positiv darzustellen, um so seine Marktchancen zu verbessern. Die Stadt Köln betreibt Öffentlichkeitsarbeit als reine Imagepflege, aber nicht, um ihre Marktchancen zu verbessern. III. Grundsätze 1. Das Ansehen der Stadt Köln darf keinen Schaden nehmen Das Sponsoring muss mit Werten und Zielen der Stadtverwaltung vereinbar sein. Sponsoringvereinbarungen dürfen nur im Interesse der Erledigung von Verwaltungs- aufgaben getroffen werden. 2. Unabhängigkeit und Unparteilichkeit Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Verwaltung haben immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Sponsoring darf nicht zu dem Anschein führen, dass der 5 Sponsor auf Verwaltungsentscheidungen Einfluss nimmt oder nehmen könnte. Ob, wie, wann und mit welchem Inhalt Verwaltungsaufgaben erledigt werden, entscheidet die Verwaltung unabhängig und unparteiisch. 3. Vollständige Transparenz Bei Auswahl und Durchführung von Sponsoringmaßnahmen ist vollständige Transpa- renz zu gewährleisten. Die Entscheidung für einen Sponsor muss objektiv und neut- ral getroffen werden und auf sachgerechten und nachvollziehbaren Erwägungen be- ruhen. Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist zu beachten. Die Finanzierung der (ge- sponserten) Verwaltungsaufgabe muss vollständig transparent sein. 4. Sponsoring fördert Für die Stadt Köln steht die jeweilige Verwaltungsaufgabe im Mittelpunkt. Akteur die- ser Verwaltungsaufgabe ist die Stadt Köln, der Sponsor ist (nur) Förderer / Unterstüt- zer. Der Werbeeffekt für den Sponsor darf die Wahrnehmung der Verwaltungsauf- gabe nicht überlagern. IV. Ausschlussgründe 1. Anschein der Beeinflussung oder Parteilichkeit Sponsoring ist ausgeschlossen, wenn der Sponsor inhaltlichen Einfluss auf Art und Weise der Umsetzung der Sponsoringmaßnahme verlangt. Sponsoring ist gleichfalls von vornherein ausgeschlossen, wenn der Anschein eines Interessenkonflikts entstehen könnte, weil ein durch den Vollzug von Gesetzen ge- prägtes Handeln der Verwaltung (hoheitliches Handeln) durch die Sponsoringleistung beeinflusst sein könnte. Ein solcher Anschein entsteht insbesondere, wenn der Sponsor während der Verhandlungen oder im Zeitpunkt des Abschlusses des Spon- soringvertrags - Adressat/Adressatin oder Antragstellerin/Antragsteller eines hoheitlichen Handelns im gesponserten Bereich ist, - Bewerberin/Bewerber um einen städtischen Auftrag im gesponserten Bereich ist, - Antragstellerin/Antragsteller oder Empfängerin/Empfänger einer städtischen Förderung im gesponserten Bereich ist, - planungsbeteiligt im gesponserten Bereich ist. 6 2. Sponsoring als Umgehungsgeschäft Sponsoring ist ausgeschlossen, wenn mit dem Sponsoring das Erfordernis einer öf- fentlichen Vergabe ausgehebelt wird. 3. Sponsoring zugunsten konkret benannter Beschäftigter Sponsorenleistungen, die Einzelpersonen der Stadtverwaltung fördern, sind gleich- falls unzulässig. Sponsoring im Zusammenhang mit Beschäftigten kommt nur für die Erfüllung übergeordneter Sachaufgaben, z. B. Weiterbildungsmaßnahmen in einem bestimmten Bereich, in Betracht. 4. Unklarheit über Folgekosten Ohne Klarheit über etwaige Folgekosten darf kein Sponsoring im Wege von Sachleis- tungen vereinbart werden. V. Zuständigkeit 1. Dezentrale Verantwortung Planung, Verhandeln und Durchführung von Sponsoringmaßnahmen erfolgen in de- zentraler Verantwortung. 2. Gremienvorbehalt Bei der Entscheidung über den Abschluss eines Sponsoringvertrags sind die Zustän- digkeitsordnung des Rates der Stadt Köln (https://www.stadt-koeln.de/politik-und-ver- waltung/stadtrecht/das-koelner-stadtrecht-nach-themen-rat-gremien?letter=Z ) sowie einschlägige Satzungen der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen sowie sonstiger Sondervermögen zu beachten. Entscheidungen in den Gremien erfolgen regelmäßig in öffentlicher Sitzung. 3. Unterschriftsbefugnis Die Unterzeichnung von Sponsoringverträgen obliegt dem / der zuständigen Beige- ordneten. Davon abweichend 7 a) richtet sich die Unterschriftsbefugnis bei Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnli- chen Einrichtungen sowie sonstigen Sondervermögen nach der jeweiligen Betriebs- satzung; b) kann der / die Beigeordnete für Kunst und Kultur die Unterschriftsbefugnis auf Di- rektoren / Direktorinnen der Museen der Stadt Köln generell oder in bestimmten Fäl- len übertragen. VI. Sponsoringvertrag 1. Schriftform Jeder Sponsoringvertrag ist schriftlich abzuschließen. Wegen der Bedeutung des Sponsorings für Transparenz und Ansehen der Stadt Köln bedeutet Schriftform, dass beide Vertragsparteien den Vertrag handschriftlich unterzeichnen. Die handschriftliche Unterzeichnung des Sponsoringvertrags kann (nur) durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§ 126a BGB). 2. Verwendung des städtischen Musters Zum Abschluss des Sponsoringvertrags ist regelmäßig das städtische Muster (An- lage 1) zu verwenden. Änderungen sind mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versi- cherungen (30) abzustimmen. 3. Transparenz Die Transparenzklausel im Mustervertrag (Anlage 1) ist unverhandelbar. Jeder Sponsor, der Verwaltungsaufgaben der Stadt Köln fördert, trägt damit seiner- seits aktiv dazu bei, dass gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Köln vollständige Transparenz über die Finanzierung bei der Erledigung von Verwaltungs- aufgaben gewährleistet ist. 4. Vor Abschluss: Abstimmung / Information a) Abstimmung: Jeder Sponsoringvertrag muss vor Abschluss mit dem Sachgebiet Steuerberatung der Kämmerei (203/1) abgestimmt werden. Eine Ausnahme gilt für Sponsoringverträge der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähn- 8 lichen Einrichtungen, soweit die steuerrechtliche Prüfung durch deren eigene Steuer- beratung erfolgt. Für die steuerrechtliche Prüfung durch das Sachgebiet Steuerberatung der Kämme- rei (203/1) sind fünf Werktage einzuplanen. b) Beachtung der Dienstanweisung für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Köln http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/imperia/md/content/aemteron- line/13/sk_284_21_dienstanweisung_f%C3%BCr_kommunikations-__presse-__me- dien_und_%C3%96ffen.pdf. 5. Nach Abschluss: Information / Dokumentation a) Information Unverzüglich nach Abschluss des Sponsoringvertrags erhalten - Kämmerei, Sachgebiet Steuerberatung der Kämmerei (203/1), - Rechnungsprüfungsamt (14) und - Antikorruptionsbeauftragte/r der Stadt Köln (14/1) eine Kopie des Vertrags. b) Dokumentation Unverzüglich nach Abschluss ist der Sponsoringvertrag im Vertragsmanagementsys- tem der Stadt Köln zu archivieren. 6. Verfügung In der Verfügung, mit der der Sponsoringvertrag dem / der Unterzeichnungsberech- tigten (s. o., V.) zur Unterzeichnung vorgelegt wird, ist festzuhalten, dass - Ausschlussgründe (s. o., IV) nicht vorliegen, - die Abstimmung mit der Abteilung Steuerberatung der Kämmerei, 203, (s. o., VI., 4) stattgefunden und - die Information / Dokumentation (s.o., VI., 5) n ach Unterzeichnung veranlasst wird. Entsprechendes gilt für eine gegebenenfalls erforderliche Gremienvorlage. 7. Weitere Inhalte des Vertrags Im Übrigen wird auf die Erläuterungen zum Mustervertrag (Anlage 1) Bezug genom- men. 9 VII. Sponsoringbericht Die Verwaltung (30, Amt für Recht Vergabe und Versicherungen) berichtet einmal jährlich in öffentlicher Sitzung dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfra- gen / Vergabe /Internationales und dem Rechnungsprüfungsausschuss über alle im Vorjahr abgeschlossenen Sponsoringverträge. Der Bericht beinhaltet mindestens: - Namen der Sponsoren, - Höhe der jeweiligen Sponsoringleistung, - Beschreibung der jeweils geförderten Verwaltungsaufgabe. VIII. Buchhalterische und haushaltsmäßige Behandlung der Spon- soringleistung Mittel aus Sponsoringmaßnahmen sind zweckgebunden und als solche bei dem je- weiligen Fachbereich zu buchen. Sie sind dem gesponserten Zweck zuzuführen. Sponsoringleistungen sind als zweckgebundene Zuwendungen bis zu ihrer Inan- spruchnahme (zweckentsprechenden Verwendung) als Verbindlichkeiten (sog. erhal- tene Anzahlungen) auszuweisen. Sie werden erst bei Verwendung als Ertrag ge- bucht. In der Haushaltsplanung werden für Sponsoringmaßnahmen erwartete Erträge/Ein- zahlungen und zu leistende Aufwendungen/Auszahlungen in gleicher Höhe berück- sichtigt. Für Sponsoringverträge, die im laufenden Haushaltsjahr neu abgeschlossen werden, können zusätzliche Erträge/Einzahlungen zur Finanzierung der Mehraufwen- dungen/-auszahlungen zur Verfügung gestellt werden. Eine zusätzliche – über die Regelungen der unechten Deckung hinausgehende – Bereitstellung von Aufwands- und/oder Auszahlungsermächtigungen zu Lasten des städtischen Haushalts ist im Zusammenhang mit Sponsoringmaßnahmen grundsätzlich nicht zulässig. Es sei denn, der Rat, der zuständige Fachausschuss oder die Stadtkämmer*in entscheiden dies im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten. Nähere Erläuterungen zu der buchhalterischen Behandlung von Sponsoring sind den entsprechenden Ausführungen in den Buchungsinformationen unter dem Kapitel „Sponsoring“ auf der Finanzwissensplattform der Kämmerei zu entnehmen. 10 Link zur Finanzwissensplattform: Startseite - Finanz-Wissensplattform (stadt-koeln.de) Link direkt zu den Buchungsinformationen: Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) IX. Steuerliche Behandlung des Sponsorings Der Sponsoringvertrag legt die Leistung des Sponsors und die Leistung des Gespon- serten fest. Sein Inhalt ist entscheidend für die steuerliche Behandlung der vereinbar- ten Sponsoringleistungen. Die richtige Einordnung der steuerlichen Behandlung des Sponsorings ist daher wichtig für die Vertragsverhandlungen, um Folgekosten zu Lasten des städtischen Haushaltes zu vermeiden. 1. Abgrenzung zu Spenden Für eine Systematisierung der steuerlichen Behandlung der Leistungen von Sponsor und Gesponsertem ist es zunächst erforderlich, eine definitorische Abgrenzung von Sponsoringmaßnahmen zu den steuerlich anders zu wertenden Spenden vorzuneh- men. Zuwendungen eines Dritten sind als Spenden (§ 10b Einkommensteuergesetz [EStG], §§ 51-68 Abgabenordnung [AO]) zu behandeln, wenn sie zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke freiwillig erbracht werden, also kein Entgelt für eine be- stimmte Leistung des Empfängers sind und nicht in einem tatsächlichen wirtschaftli- chen Zusammenhang mit dessen Leistungen stehen. Sie können beim Spender steuerlich geltend gemacht werden. Im Gegensatz hierzu erfolgt eine Sponsoringmaßnahme im Rahmen eines gegensei- tigen Vertrages und bedingt eine Gegenleistung des Gesponserten. Der Sponsor er- bringt seine Leistung in der Regel nur, weil er sich dadurch einen wirtschaftlichen o- der sonstigen Nutzen für sein Unternehmen verspricht. 2. Steuerliche Behandlung beim Sponsor Der Sponsor wird regelmäßig den Abzug seiner Aufwendungen als Betriebsausga- ben anstreben, da diese den steuerpflichtigen Gewinn seines Unternehmens in voller 11 Höhe mindern. Für die Berücksichtigung der Aufwendungen als Betriebsausgaben ist es nicht erforderlich, dass die Leistungen des Sponsors wirtschaftlich notwendig, üb- lich oder zweckmäßig sind. Der Sponsor muss lediglich wirtschaftliche Vorteile, die in der Sicherung oder Erhöhung seines unternehmerischen Ansehens liegen können, bezwecken. Ein Abzug als Betriebsausgabe ist mithin auch dann noch möglich, wenn die Geld- oder Sachleistung des Sponsors und die erstrebten Werbeziele für das Un- ternehmen nicht gleichwertig sind. Nur bei einem krassen Missverhältnis zwischen den Leistungen des Sponsors und dem erstrebten wirtschaftlichen Vorteil ist der Be- triebsausgabenabzug zu versagen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG). 3. Steuerliche Behandlung beim Gesponserten (Stadt Köln) mit Anwendung der Umsatzsteuerreform (UStReform) nach § 2b UStG ab 01.01.2023 3.1 Umsatzsteuerliche Ausführungen: Mit Umsetzung der UStReform ist die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand los- gelöst von der ertragsteuerlichen Beurteilung der Betriebe gewerblicher Art (BgA) zu betrachten. Die Stadt Köln unterliegt als juristische Person des öffentlichen Rechts ab 01.01.2023 nach § 27 Nr. 22a UStG grundsätzlich der Umsatzbesteuerung, so- bald sie auf privatrechtlicher Grundlage tätig ist. Vor diesem Hintergrund ist für die umsatzsteuerliche Beurteilung maßgebend, ob ein umsatzsteuerbarer Leistungsaustausch vorliegt. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn sich die Vertragsparteien in einem gegenseitigen privatrechtlichen Vertrag zur Erbrin- gung von Leistungen verpflichtet haben. Dies ist beim Sponsoring in der Regel der Fall. Die jeweils einzeln zu beurteilenden Sponsoring Leistungen können unterschiedliche Steuerpflichten auslösen. a) Aktive Mitwirkung an Werbeleistungen Jeder Sponsoringvertrag, der eine aktive Mitwirkung seitens der Stadt Köln bzw. des jeweiligen Sponsors beinhaltet, unterliegt zumindest in Teilleistungen der Umsatzsteuerpflicht. Es fehlt eine entsprechende Mitwirkung, wenn der Ge- sponserte z. B. auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen, in Ausstellungskatalo- gen oder in anderer Weise auf die Unterstützung durch einen Sponsor ohne 12 besondere Hervorhebung lediglich hinweist. Zusätzlich darf auch der Sponsor in seiner Werbung nicht über Hinweise auf den Gesponserten hin- ausgehen. Die unter IX.4 angefügte Liste zeigt beispielhaft die Einordnung der Leistung des Gesponserten. Sie dient lediglich als grobe Richtlinie für geplante Maß- nahmen. Aktive Werbeleistungen unterliegen generell der Umsatzsteuerpflicht und sind grundsätzlich mit dem vollen Steuersatz von z. Zt. 19 % zu versteuern, es sei denn andere gesetzliche Bestimmungen führen zu einer Umsatzsteuerbefrei- ung (§ 4 UStG) bzw. zu einer Steuerermäßigung (§ 12 Abs. 2 UStG) Beispiel: Werden neben den Werbeleistungen auch Eintrittskarten zu Veranstaltungen gewährt, die nicht dem allgemeinen Steuersatz unterliegen, ist die auf die Ein- trittsberechtigung entfallende Zahlung des Sponsors entsprechend zu berück- sichtigen (steuerfreier Umsatz bzw. 7 % USt). Dies trifft auch auf Lieferungen von Gegenständen zu, die unter die Anlage 2 zu § 12 Abs. 2 UStG fallen z. B. die Überlassung von Katalogen. Hier findet auch der ermäßigte Steuersatz Anwendung. Um nachträgliche Belastungen auf Seiten der Stadt Köln zu vermeiden, ist die Umsatzsteuer bei den Vertragsverhandlungen mit zu berücksichtigen und in den Vertrag mit aufzunehmen. In der Regel sind die Vertragspartner (Sponsoren) im Rahmen ihrer Unterneh- mereigenschaft zum Vorsteuerabzug berechtigt, so dass die zu zahlende Um- satzsteuer keinen zusätzlichen Kostenfaktor für den Sponsor darstellt. b) Passive Mitwirkung an Werbeleistungen Bei einer „passiven Mitwirkung“ wird regelmäßig von einer sogenannten Dul- dungsleistung ausgegangen: Hierbei wird seitens der Finanzverwaltung aus Billigkeitsgründen angenommen, dass kein Leistungsaustausch vorliegt, wenn 13 die Stadt Köln als Empfänger von Zuwendungen lediglich auf die Unterstüt- zung durch den Sponsor hinweist. Dies gilt auch, sobald dem Sponsor gestat- tet wird, selbst zu Werbezwecken oder zur Imagepflege auf seine Leistungen an die Stadt Köln hinzuweisen und die Stadt Köln selbst an der Maßnahme nicht aktiv beteiligt ist. Hiervon abzugrenzen ist, wenn dem Sponsor das ausdrückliche Recht einge- räumt wird, die Sponsoringmaßnahmen im Rahmen eigener Werbung zu ver- markten. c) Erbringung mehrerer Sponsoringleistungen im Allgemeinen Erbringt die Stadt Köln im Rahmen eines einheitlichen Sponsoringvertrags nicht steuerbare, steuerfreie und/ oder steuerpflichtige Gegenleistungen an den Sponsor, sind die Sponsoringeinnahmen entsprechend aufzuteilen, wenn ein nachvollziehbarer Aufteilungsmaßstab erkennbar ist. Dies ist dann der Fall, wenn in dem Sponsoringvertrag verschiedene, voneinander abgrenzbare und teilbare Einzelleistungen dem Grunde und der Höhe nach vereinbart wor- den sind und der Vertrag nicht erkennen lässt, dass nur eine Gesamtleistung gewollt ist. d) Erbringung von Leistungen als nichtsteuerbare Innenumsätze Einnahmen aus Tätigkeiten innerhalb der Kernverwaltung, an eigenbetriebs- ähnliche Einrichtungen, Eigenbetriebe oder an umsatzsteuerliche Organschaf- ten unterliegen grundsätzlich nicht der Versteuerung, da es sich hierbei um nicht steuerbare Innenumsätze handelt. e) Vorsteuerabzug Auf Seiten der Stadt Köln stellt sich eine Vorsteuerabzugsmöglichkeit unter- schiedlich je nach der tatsächlichen Verwendung der Leistung dar und ist nur in Absprache mit 203/1 bzw. den jeweiligen Steuerberatungen zu verwirkli- chen. f) Erhalt von Sachleistungen- und Dienstleistungen Erbringt der Sponsor eine Sach- bzw. eine Dienstleistung handelt es sich um einen Tausch- bzw. tauschähnlichen Umsatz. 14 Weitere Ausführungen (auch die im Vertrag zu berücksichtigende Umsatzsteu- erklausel) sind in der Anlage 2 enthalten. 3.2 Steuerliche Behandlung beim Gesponserten (Stadt Köln) hinsichtlich der Ertragssteuerpflicht Eine Ertragsbesteuerung der öffentlichen Hand ist grundsätzlich nur dann gegeben, wenn sich die juristische Person des öffentlichen Rechts aktiv am Wirtschaftsleben (unternehmerisch) beteiligt und sich außerhalb des Hoheitsbereichs bewegt. Die Be- reiche, in denen die Stadt Köln sich ertragsteuerlich wirtschaftlich betätigt und in Wettbewerb zu anderen Unternehmen tritt, werden als sogenannte „ Betriebe ge- werblicher Art“ (BgA) geführt. Nach der Definition in § 4 Abs. 1 Körperschaftsteuer- gesetz (KStG) sind BgA alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dienen und sich innerhalb der Gesamtbetäti- gung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben. Die Absicht, Gewinn zu er- zielen und die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr ist nicht erforder- lich. Aus Vereinfachungsgründen bestimmt die Finanzverwaltung das Vorliegen einer herausgehobenen wirtschaftlichen Tätigkeit von einigem Gewicht anhand von Um- satzgrenzen. So liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine Tätigkeit von eini- gem wirtschaftlichen Gewicht vor, wenn der aufgrund dieser Tätigkeit erzielte Umsatz nachhaltig 45.000 € übersteigt. Weitere Einrichtungskriterien sind zu beachten, die jedoch eine Prüfung durch 203/1 erfordern. Die Betriebe gewerblicher Art stellen ertragsteuerlich selbständige Besteuerungs- subjekte mit eigenen Gewinnermittlungen dar. Ein am Jahresende ermittelter Gewinn unterliegt grundsätzlich der Körperschaft-, Gewerbe- und Kapitalertragsteuer- pflicht . a) Aktive Mitwirkung an der Werbeleistung aa) Aktive Mitwirkung an der Werbeleistung in einem körperschaftsteuer- pflichtigen Betrieb gewerblicher Art Ertragsteuerlich stellen die Einnahmen aus dem Sponsoringvertrag Betriebs- 15 einnahmen des BgA dar und fließen in die Gewinnermittlung ein. Ein pauscha- ler Betriebsausgabenabzug in Höhe von 25 % der Einnahmen ist nicht zu be- anstanden. bb) Aktive Mitwirkung an der Werbeleistung in einem gemeinnützigen Be- trieb gewerblicher Art (gBgA) Der gemeinnützige Betrieb gewerblicher Art (gBgA) ist grundsätzlich von der Ertragsteuerpflicht befreit, soweit seine Tätigkeiten mit dem Satzungszweck vereinbar sind (z. B. Zweckbetrieb). Betätigungen, die außerhalb des Sat- zungszweckes liegen, werden in einem sogenannten „wirtschaftlichen Ge- schäftsbetrieb“ (wGB) erfasst, der ertragsteuerlich ein eigenes Besteue- rungssubjekt mit eigener Gewinnermittlung darstellt, z. B. der Betrieb einer Ca- feteria im Museum. Ein wGb entsteht gemäß § 64 Abs. 3 AO, wenn pro Kalen- derjahr die Einnahmen aller wGb den Betrag von 45.000 € (brutto) überschrei- ten. Ist dies ohnehin oder durch die Sponsoringverträge der Fall, stellen die Erträge aus dem Sponsoring Betriebseinnahmen des wGb dar. Es besteht hierbei die Möglichkeit einer pauschalierten Gewinnbesteuerung in Höhe von 15% der Einnahmen (§ 64 Abs. 6 Nr. 1 AO). Soweit die Einnahmen die Umsatzgrenze nicht übersteigen, sind sie ertrag- steuerlich irrelevant. cc) Aktive Mitwirkung an der Werbeleistung außerhalb eines BgA Nach den vorgenannten Ausführungen stellt die aktive Mitwirkung an Werbe- leistungen eine wirtschaftliche Tätigkeit dar. Sie führt aber nur dann zu einer Ertragssteuerpflicht, wenn die Voraussetzungen eines BgA vorliegen (siehe IX.3.2.). Beispiel für aktive Mitwirkung außerhalb eines bestehenden BgA: Auf die Internetseite der Stadt Köln wird eine Verlinkung auf die Seite des 16 Sponsors geschaltet. Die Stadt erhält dafür Sponsorengelder in Höhe von je- weils 50.000 € für drei Jahre. Sobald der gesponserte Bereich der Auffassung ist, dass die jeweilige Grenze z. B durch einen einmaliges Überschreiten von 130.000 € oder durch nachhal- tiges Überschreiten von 45.000 € (Dauer von drei Jahren) überschritten wird, ist umgehend 203/1 zu kontaktieren. Die körperschaftsteuerrechtlichen Konse- quenzen sind rückwirkend zu ziehen. b) Passive Mitwirkung an einer Werbeleistung aa) Passive Mitwirkung bei einem bestehenden körperschaftsteuerpflichti- gem BgA Soweit sich ein bestehender körperschaftsteuerpflichtiger BgA zusätzlich im Rahmen der Vermögensverwaltung betätigt, gehören diese Betätigungen den- noch zum Gegenstand des BgA, wenn für die Erbringung der Sponsoringleis- tung Wirtschaftsgüter des BgA überlassen werden. Zum Beispiel wird einer Agentur das Recht überlassen, an einem Fahrzeug eines BgA Werbung anzu- bringen. Diese Leistung lässt sich dann nicht einer außersteuerlichen Sphäre zuordnen und die Erträge sind in die Gewinnermittlung des BgA mit einzube- ziehen. bb) Passive Mitwirkung bei einem bestehenden gemeinnützigen BgA Bei einem gBgA sind vereinbarte Leistungen, die keine aktive Mitwirkung des gBgA voraussetzen, nicht dem ertragsteuerpflichtigen wirtschaftlichen Ge- schäftsbetrieb zuzuordnen. Von einer passiven Tätigkeit ist jedoch nicht aus- zugehen, wenn dem Sponsor das ausdrückliche Recht eingeräumt wird, die Sponsoringmaßnahme im Rahmen eigener Werbung zu vermarkten. cc) Erbringung von zusätzlichen steuerbaren Sponsoringleistungen bei ei- nem bestehenden gemeinnützigen BgA Soweit andere – nicht als Werbeleistungen anzusehende – Leistungen zusätz- lich vereinbart werden, z.B. Eintrittsberechtigungen für Bühnenveranstaltun- gen, erfolgt eine andere steuerliche Zuordnung. In Zweifelsfällen ist auch hier eine Absprache mit 203/1 empfehlenswert. 17 dd) Passive Mitwirkung an der Werbeleistung außerhalb eines BgA Die Betätigung der Stadt Köln bewegt sich innerhalb der Vermögensverwal- tung. Es entsteht keine Ertragsteuerpflicht. Beispiel: Eine Gärtnerei pflegt die Grünfläche einer Verkehrsinsel. Die Stadt Köln ge- stattet dem Sponsor das Aufstellen eines Namensschildes ohne besondere Hervorhebung. ee) Erbringung mehrerer Sponsoringleistungen im Allgemeinen Erbringt die Stadt Köln im Rahmen eines einheitlichen Sponsoringvertrages passive und aktive Gegenleistungen an den Sponsor, sind die Sponsoring Ein- nahmen entsprechend aufzuteilen, wenn ein nachvollziehbarer Aufteilungs- maßstab erkennbar ist. Dies ist dann der Fall, wenn in dem Sponsoringvertrag verschiedene, voneinander abgrenzbare und teilbare Einzelleistungen dem Grunde und betragsmäßig der Höhe nach vereinbart worden sind und der Ver- trag nicht erkennen lässt, dass nur eine Gesamtleistung gewollt ist. Andern- falls ist von einer einheitlichen Leistung des Gesponserten auszugehen. Be- gründet in diesem Fall mindestens eine Leistung der Stadt Köln eine Steuer- pflicht, werden sämtliche Einnahmen aus dem Sponsoringvertrag bei Über- schreitung der BgA Grenze ertragssteuerpflichtig. ff) Erhalt von Sachleistungen- und Dienstleistungen Erbringt der Sponsor eine Sach- bzw. eine Dienstleistung handelt es sich um einen Tausch- bzw. tauschähnlichen Umsatz. Weitere Ausführungen sind in der Anlage 2 Tausch und tauschähnlicher Um- satz enthalten. 3.3. Steuerliche Besonderheiten bei Vertragsabschlüssen mit ausländischen Sponsoren Bei der Rechteüberlassung von Urheberrechten, Nutzungsrechten u.ä. sind insbe- sondere auch die Ausführungen zu § 50a EStG beim Abschluss von Sponsoring Ver- einbarungen mit ausländischen Unternehmern zu beachten. Weitere Ausführungen finden Sie hierzu auf der Finanzwissensplattform. 18 Zusätzlich sind insbesondere die gesetzlichen Regelungen des § 13b UStG (bei Dienstleistungen) und § 4 Nr. 1 UStG (bei Sachleistungen) einzuhalten. 19 4. Aufstellung: Leistungen mit „aktiver“ bzw. „passiver“ Mitwirkung Leistungen mit „aktiver“ Mitwirkung: Schaltung von Anzeigen des Sponsors im Programmheft - reine Werbeanzeigen - Sponsorenanzeigen Internetverlinkung auf die Seite des Sponsors Product Placement (werbewirksame Integration eines Produktes des Sponsors in den Ablauf einer Kulturveranstaltung, z.B. als Requisite, Kostüm o.ä.) Absatz von Produkten des Sponsors im Rahmen einer kulturellen Veranstaltung durch das Personal der gesponserten Kultureinrichtung Grußwort des Sponsors unter Einbeziehung von sponsorenbezogenen Themen Standvermietung, z.B. am Tag der offenen Tür Trikot- oder Bandenwerbung Bloße Namensnennung, Emblem oder Logo des Sponsors auf Plakaten, Veranstal- tungshinweisen, Ausstellungskatalogen, Programmheften (mit besonderer Hervorhebung) z. B optische Hervorhebung eines Sponsors gegen- über anderen Sponsoren bzw. an exponierten Stellen Einräumung eines ausdrücklichen Rechts zur Vermarktung für Sponsor Nennung eines Werbeslogans Lautsprecherdurchsagen 20 Leistungen mit „passiver“ Mitwirkung: Bloße Namensnennung, Emblem oder Logo des Sponsors auf Plakaten, Veranstal- tungshinweisen, Ausstellungskatalogen, Programmheften (ohne besondere Hervorhebung) Namensnennung des Sponsors in einem Grußwort bzw. einer Einleitung oder Danksagung Namensnennung des Sponsors bei Eröffnungsreden und im Interview Einladungskarten zu Veranstaltungen des Gesponserten weisen auf die Unterstüt- zung des Sponsors hin Namensnennung des Sponsors in Hörfunk- und Presseberichten Grußwort eines Sponsors bei einer Eröffnungsveranstaltung Teilnahme eines Sponsors an einer Pressekonferenz Zeitungsbericht mit Foto des Sponsors Bezeichnung als „offizieller Sponsor/Lieferant/Ausstatter“ der gesponserten Körper- schaft Durchführung von Veranstaltungen des Sponsors in den Räumlichkeiten des Ge- sponserten Organisation einer Premierenfeier, einer Vernissage mit Künstlern, Sondervorfüh- rungen/Sonderführungen, Durchführung einer Preview für Gäste des Sponsors je- weils ohne Werbemaßnahmen des Sponsors Hinweis des Gesponserten, dass ein angekauftes Bild o.ä. mit Unterstützung des Sponsors erworben wurde. Vergabe von Ehrenkarten in geringem Umfang an den Sponsor Abbildung von Kunstwerken zu werblichen Zwecken auf den Produkten des Sponsors Vgl. dazu auch den „Entscheidungsbäume Sponsoring“ (Anlagen 3 und 4). 21 5. Schlussanmerkung Aufgrund der Mannigfaltigkeit der Leistung, die eine gesponserte Körperschaft erbrin- gen kann, ist eine pauschale Klassifizierung von steuerpflichtigen und steuerfreien bzw. steuerunschädlichen Leistungen nicht möglich. Es ist vielmehr erforderlich, je- den einzelnen Fall unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen steuerlich ge- sondert zu beurteilen. Vor diesem Hintergrund können der Entwurf des beigefügten Mustervertrages (s. An- lage 1) sowie die unter IX.4 aufgeführte Liste zur steuerlichen Einordnung bestimmter Tätigkeiten nur als Grundlage für die vorbereitenden Gespräche mit möglichen Sponsoren dienen. X. Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt mit Wirkung zum 01.01.2023 in Kraft. Sie ersetzt die Allgemeinen Rahmenbedingungen für Sponsoringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln vom 09.06.2015 Köln, Anlage 1 Sponsoringvertrag zwischen der Stadt Köln, … (Dienststelle, Adresse) - im Folgenden Gesponserte genannt - und … 1 - im Folgenden Sponsor genannt - Präambel 2 Beispiel: Die Gesponserte plant für den Zeitraum vom … bis … eine Ausstellung mit dem Titel … Der Sponsor begreift die Unterstützung von Kunst und Kultur als Teil seiner Unter- nehmensphilosophie und verspricht sich von einer werbewirksamen Förderung der Ausstellung eine Erhöhung seines unternehmerischen Ansehens. Zu diesem Zweck vereinbaren die Parteien Folgendes: § 1 Leistung des Sponsors Der Sponsor erbringt für die in § 2 genannten Gegenleistungen der Gesponserten folgende Leistung 3: … § 2 Gegenleistung des Gesponserten Die Gesponserte verpflichtet sich, auf die Förderung durch den Sponsor in folgender Weise hinzuweisen 4: … … … … § 3 Laufzeit / Kündigung (1) Dieser Vertrag beginnt mit Unterzeichnung des V ertrags durch beide Parteien und endet … 5 (2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung des V ertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein Recht zur fristlosen Kündigung besteht insbesondere dann, wenn a) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen ihr obliegende wesentliche ver- tragliche Verpflichtungen verstoßen hat und den Verstoß trotz Abmahnung mit angemessener Fristsetzung nicht innerhalb der gesetzten Frist abstellt. Einer vor- herigen Abmahnung bedarf es nicht, wenn sie zwecklos oder der zur Kündigung berechtigten Vertragspartei nicht zumutbar ist; b) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen gesetzliche Vorschriften, die für die Durchführung dieses Vertrags unmittelbar oder mittelbar von Bedeutung sind oder gegen die guten Sitten verstoßen hat. Für den Fall einer Kündigung verzichten beide Seiten auf Rückforderungen be- reits gewährter Leistungen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. § 4 Nebenkosten Soweit in diesem Vertrag nichts Abweichendes vereinbart ist, trägt jede Partei die mit ihren Verpflichtungen aus diesem Vertrag verbundenen Kosten selbst. § 5 Haftung Die Haftung der Vertragsparteien richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. § 6 Zahlung / Umsatzsteuer (1) Sämtliche nach § 1 vorgesehenen Geldleistungen sind binnen 30 Tagen nach Zugang der separat auszustellenden Rechnungen zu begleichen. (2) Falls die vereinbarten Geldleistungen der Umsat zsteuer unterliegen sollten, wird die gesetzliche Umsatzsteuer zuzüglich Zinsen nach § 233a Abgabenordnung dem Sponsor nachträglich in Rechnung gestellt. 6 § 7 Keine Ausschließlichkeit Die Gesponserte ist berechtigt, weitere Verträge mit anderen Sponsoren abzuschlie- ßen. 7 § 8 Wohlverhalten, Unterrichtung, Transparenz, Rücktritt 8 (1) Die Vertragsparteien verpflichten sich einander zu gegenseitigem Respekt, Wohl- verhalten und Loyalität. Jede Vertragspartei ist gehalten, auf die schutzwürdigen Interessen des anderen Vertragspartners, insbesondere auf dessen Ruf und An- sehen, Rücksicht zu nehmen. Dies gilt auch nach Beendigung des Vertrags fort. (2) Die Vertragsparteien werden sich gegenseitig um gehend über alle Umstände, die für die Durchführung dieses Vertrags von Bedeutung sind, unterrichten. (3) Dem Sponsor ist bekannt, dass sich die Gesponse rte als Teil der öffentlichen Hand zu vollständiger Transparenz und Offenheit im Umgang mit Sponsoringleis- tungen verpflichtet sieht und aufgrund gesetzlicher oder vergleichbarer Bestim- mungen (z. B. Entscheidungen des Rates der Stadt Köln) auch verpflichtet ist. Dem Sponsor ist bekannt, dass etwaig erforderliche Entscheidungen politischer Gremien über den Sponsoringvertrag in öffentlicher Sitzung getroffen werden. Ihm ist auch bekannt, dass der Gesponserte jährlich einen öffentlich zugängli- chen Sponsoringbericht erstellt, in dem die Namen von Sponsoren, deren Sponsorenleistungen und der jeweilige Gegenstand des Sponsorings zusam- mengestellt werden. Der Sponsor anerkennt und unterstützt ausdrücklich Transparenz und Offenheit des Sponsorings im Sinne der vorstehenden Grundsätze. (4) Zwischen den Vertragsparteien besteht Einverneh men darüber, dass mit dem Sponsoring nicht der Anschein entstehen darf, dass das hoheitliche Handeln der Gesponserten durch Sponsorenleistungen beeinflusst wird oder werden könnte. Der Sponsor versichert daher ausdrücklich, dass er im Zeitpunkt des Vertrags- schlusses weder Adressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshandelns im gesponserten Bereich ist oder für ihn erkennbar wäh- rend der Dauer dieses Vertrags werden könnte. Er verpflichtet sich, der Gespon- serten unverzüglich mitzuteilen, wenn er während der Dauer dieses Vertrags Ad- ressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshan- delns im gesponserten Bereich wird. Die Gesponserte hat das Recht, von diesem Vertrag mit sofortiger Wirkung zu- rückzutreten, wenn der Sponsor während der Dauer dieses Vertrags Adressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshandelns wird. Der Rücktritt bedarf der Schriftform. § 9 Schlussbestimmungen (1) Nebenabreden bestehen nicht. (2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedü rfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. (3) Soweit einzelne Teile dieser Vereinbarung unwir ksam sein sollten oder unwirk- sam werden, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung insgesamt nicht beeinträch- tigt. Beide Vertragsparteien vereinbaren schon jetzt, dass sie in diesem Falle die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame solche ersetzen, die dem wirt- schaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung nahe kommt oder entspricht. Köln, ………………. …………., ………………. (Datum) (Ort) (Datum) Gesponserte Sponsor In Vertretung / Im Auftrag 9 __________________ __________________ 1 Hier sind der vollständige Name (z. B. Gesellscha ft für Bauen und Wohnen mbH, Verein für Bauen und Wohnen e. V.) und Adresse des Sponsors einzufügen. Die- ser ist vom Sponsor selbst zu liefern bzw. in seiner Richtigkeit zu bestätigen. 2 Eine dem Sponsoringvertrag vorangestellte Präambe l ist nicht zwingend notwen- dig. Sie ist aber zu empfehlen, um das Förderinteresse des Sponsors zu unter- streichen. 3 Die Leistung des Sponsors kann sein - Zahlung einer Geldsumme, - Sachleistungen, - Dienstleistungen - Know-how. Dieser Mustervertrag geht vom häufigsten Anwendungsfall der Zahlung einer Geldsumme aus. 4 Die Gegenleistung des Gesponserten kann zum Beisp iel sein - Namensnennung und Logo des Sponsors auf Plakaten , in Broschüren, Programmheften, - Erwähnung des Sponsors in Eröffnungsreden, Inter views, Statements, - Nennung des Sponsors bei allen PR-Maßnahmen, - Präsens des Sponsors bei Pressekonferenzen, - Ermöglichung eines Info-Standes des Sponsors, - Gewährung von kostenlosen Eintrittskarten, Katal ogen, - Ermöglichung der Teilnahme an Sponsorenempfang, - Ermöglichung eines exklusiven Besuchs der gespon serten Veranstaltung (z. B. Ausstellung) mit geladenen Gästen des Spons ors. 5 Das Sponsoring ist zu befristen. Dies geschieht, indem entweder a) das Sponsoring auf eine zeitlich abgrenzbare Ei nzelmaßnahme der Stadt Köln (z. B. Ausstellung, Veranstaltung) bezogen oder b) eine Laufzeit vereinbart wird. Bei einer Laufzeitvereinbarung soll diese zwei Jahre nicht überschreiten. 6 Bei tauschähnlichen Umsätzen ist in Abstimmung mi t der Abteilung Steuerbera- tung der Kämmerei (203/1) eine gesonderte Regelung aufzunehmen. 7 Gegebenenfalls kann hier auf Wunsch des Sponsors auch sogenannte Bran- chenexklusivität vereinbart werden: Es steht der Gesponserten frei, weitere Sponsoringverträge mit gleichberechtigten Sponsoren abzuschließen, die keine Wettbewerber des Sponsors sind. 8 § 8 ist unverhandelbar. Sponsoren, die die Grunds ätze der Stadt Köln zu Trans- parenz und Offenheit des Sponsorings nicht akzeptieren (können), kommen als Sponsoren städtischer Maßnahmen nicht in Betracht. 9 Der Zusatz richtet sich danach, wer den Sponsorin gvertrag unterzeichnet. Für die Verwaltung allgemein gilt, dass Beigeordnete mit dem Zusatz „In Vertretung“, alle übrigen Beschäftigten mit dem Zusatz „Im Auftrag“ zeichnen. Sonderregelungen ergeben sich aus Betriebssatzungen der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnli- chen Einrichtungen. Anlage 2 Tausch- und tauschähnlicher Umsatz Definition: Ein Tausch liegt nach der gesetzlichen Definition vor, wenn das „Entgelt“ für die Lieferung in einer Lieferung besteht (§ 3 Abs. 12 Satz 1 UStG). Bei einem tauschähnlichen Umsatz besteht das „Entgelt“ für eine sonstige Leistung in einer Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 3 Abs. 12 Satz 2 UStG). Falls zum Tausch oder tauschähnlichen Umsatz zusätzlich Geldleistungen als Entgelt vereinbart werden, spricht man von Tausch oder tauschähnlichen Umsätzen „ mit Baraufgabe“. Beispiele für Tausch (nur bei Gegenständen): • Kataloge gegen Kataloge Beispiele für tauschähnliche Umsätze: • Sanierung eines Daches durch Energieversorger für die Überlassung einer Dachfläche zum Betrieb einer Photovoltaikanlage • Überlassung eines Fahrzeugs gegen „werbewirksames“ Parken am Straßenrand Tausch mit Baraufgabe Neukauf eines Fahrzeugs mit Inzahlungnahme des Altfahrzeugs zuzüglich Geldzahlung für den Restkaufpreis. Leistungsaustausch (Abschn. 1.1 Abs. 1 UStAE): Voraussetzung für den Leistungsaustausch ist, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen Leistung bzw. Lieferung und der vereinbarten Gegenleistung besteht. Eine Verbindung des Leistungsaustauschs besteht für beide Vertragsparteien (Unternehmer) in der Tatsache, dass die jeweilige Leistung in Erwartung der Gegenleistung erbracht wird. Bemessungsgrundlage Umsatzsteuer: Für das Sponsoring sind die wechselseitig zu erbringenden Lieferungen und /oder Leistungen jeweils einzeln seitens der Dienststelle in Entgelt zu bewerten. Entgelt ist alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich der Umsatzsteuer. Beim Tausch oder den tauschähnlichen Umsätzen gilt der Wert jedes Umsatzes als Entgelt für den anderen Umsatz (§ 10 Abs. 2 Satz 2 UStG). Erbringt der Sponsor eine unentgeltliche Leistung, stellt der subjektive Wert dieser Sach- bzw. Dienstleistung das Entgelt für die Werbeleistung der Stadt Köln dar. Die Höhe der vom Sponsorgeber erbrachten Leistung ist von diesem zu benennen. Der subjektive Wert ist derjenige Wert, den die Stadt Köln einer Leistung beimisst, die sie sich verschaffen will und deren Wert dem Betrag entspricht, den sie zu diesem Zweck aufzuwenden bereit ist. Dieser Wert umfasst alle Ausgaben einschließlich Nebenleistungen, die die Stadt Köln aufwendet, um die fragliche Leistung zu erhalten. Soweit der Betrag nicht ermittelt werden kann, ist dieser zu schätzen. Hierbei ist jeder Umsatz einzeln zu bewerten, da hieraus ggfls. unterschiedliche Steuersätze resultieren können. Die zu zahlende Umsatzsteuer bleibt hierbei unberücksichtigt (§ 10 Abs. 2 Satz 3 UStG). Anlage 2 Steuerentstehung: Der Zeitpunkt der Entstehung der Steuer der Stadt Köln ist durch die Steuerberatung festzulegen. Passus Sponsoringvertrag für Tausch- und tauschähnliche Umsätze : Hinsichtlich der von den Parteien zu erbringenden Leistungen liegt ein Tausch nach § 3 Abs. 12 UStG vor, welcher der Umsatzsteuer unterliegt. oder Hinsichtlich der von den Parteien zu erbringenden Leistungen liegen tauschähnliche Umsätze nach § 3 Abs. 12 UStG vor, die der Umsatzsteuer unterliegen. und Die Parteien haben über die Netto-Wert-Beträge der jeweiligen Leistung wechselseitig Rechnungen zuzüglich Umsatzsteuer ausstellen. Auf die Zahlung des Nettobetrages wird verzichtet. Die Umsatzsteuer wird geschuldet. Vorsteuer: Auf Seiten der Stadt Köln stellt sich eine Vorsteuerabzugsmöglichkeit unterschiedlich dar. Die Zulässigkeit richtet sich nach der tatsächlichen Verwendung der Dienst- oder Sachleistung. Die Berücksichtigung eines evtl. Vorsteuerabzugs ist mit 203/1 abzustimmen. Entscheidungsbaum Sponsoring für Umsatzsteuer ► kein Vorsteuer- abzug möglich Vorsteuerabzug ggfls. möglich: ► bei tatsächlicher Verwendung im unternehmerischen Bereich Achtung bei Gegenständen nur bei unternehmerischer Mindestnutzung von 10% kein Vorsteuerabzug: ► bei tatsächlicher Verwendung im Hoheitsbereich ► für steuerfreie Tätigkeiten Einnahmen aus Sponsoringleistungen aktive Tätigkeit * passive Tätigkeit * Umsatzsteuer: allgemeiner Steuersatz 19%; ggfls. aufgrund anderweitiger Bestimmungen Umsatzsteuerbefreiung, Steuerermäßigung bzw. nichtsteuerbarer Innenumsatz möglich Umsatzsteuer: nicht steuerbar • * vgl. beispielhafte Übersicht • Stand 01.01.2023 • Anlage 3 Entscheidungsbaum Sponsoring für Erträge ► Ertragsteuer- pflicht ► keine Ertragsteuer- pflicht ► keine Ertragsteuer- pflicht ► keine Ertragsteuer- pflicht ► keine Ertragsteuer- pflicht ► Ertragsteuer- pflicht im Rahmen eines (neuen) BgA ► Ggflls Pauschaler Betriebsaus- gabenabzug 25 % der Einnahmen ► Körperschaft- steuerpflicht ► Gewerbe- steuerpflicht ► ggf. Pauschal- versteuerung 15% der Einnahmen) Einnahmen aus Sponsoringleistungen aktive Tätigkeit * passive Tätigkeit * im Rahmen eines bestehenden BgA im Rahmen eines bestehenden BgA (Überlassung WG des BgA) außerhalb eines bestehenden BgA außerhalb eines BgA gBgA BgA gBgA** BgA** Einnahmen aller wGB dieses gBgA < 45.000 € Sponsoring Einnahmen < 45.000 €*** Sponsoring Einnahmen >45.000 €*** Sponsoring Einnahmen Einnahmen aller wGB dieses gBgA > 45.000 € ► Ertragsteuer- pflicht im Rahmen dieses BgA ► ggf pauschaler Betriebsaus- gabenabzug 25% der Einnahmen • * vgl. beispielhafte Übersicht ** bei besonderer Rechtevergabe an den Sponsor gelten die Hinweise zur USt unter „aktive Tätigkeit“/ „im Rahmen eines bestehenden BgA “ ***neue Umsatzgrenze BgA von 45.000 € ab 2022 Stand 01.01.2023 • Anlage 4