Abschluss einer Dienstvereinbarung über die Einführung und den Betrieb des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal

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Anlage 1
zur Dienstvereinbarung über die Einführung und den Betrieb
des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal

- vom PZS in LOGA®Zeitwirtschaft und/oder LOGA®-HCM Mitarbeiterportal verarbeitete Arten personenbezogener Daten der Beschäftigten -


I. Daten in LOGA®Zeitwirtschaft
Folgende Daten werden durch die Personalabteilung im Modul LOGA®-Zeitwirtschaft erfasst, gespeichert und verarbeitet:
Personalstatus (AZE-Teilnehmer/innen)
Zuordnung eines persönlichen Zeitprogramms (Persönliche Sollzeit)
Zuordnung zur Zeitwirtschaftsgruppe
Ausweisnummer (Chipnummer)
Zugelassene Buchungsterminals
Zeitprotokoll mit folgenden Angaben:Buchungstag, An- und Abwesenheitsbuchungen mit entsprechendem Fehlzeitensymbol, Fehlzeiten-Dauer, Ist-Zeit, Sollzeit, Pausen, Tagessaldo, Saldo, Differenzkonto, Vorholzeit, Wegezeit, Tagesprogramm, Zeitprogramm, Buchungsterminal

II.  Daten, über Terminalbuchungen oder AntragsverfahrenFolgende Daten werden aus LOGA®-Zeitwirtschaft, Terminalbuchungen oder Antragsverfahren im LOGA®-HCM-Mitarbeiterportal erfasst und angezeigt . 

Arbeitsplatz
1.1.   Anträge; eigene, offene, erledigte Anträge eines Mitarbeiters, einer Mitarbeiterin (Antragsteller/in, Antragsart, Zeitraum, Bearbeitungsstatus, Bearbeiter/in, Antragsdatum, Antragszeit bzw. Genehmigungszeit, Kommentar)
1.2    Kalender; Fehlzeitenübersicht (Datum und Art) des gesamten Jahres, untergliedert nach einzelnen Monaten.Urlaubsübersicht; Jahr, Übertrag Vorjahr, Zusatzurlaub, Gesamtanspruch, genommen, Urlaubsanträge, Resturlaub.

Zeitdaten
2.1    Anwesenheitsübersicht; Name, Vorname, Anwesenheitsstatus, Datum, Zeit, Fehlgrund, E-Mail-Adresse, Telefonnummer 
Kontenübersicht (nur für Vorgesetzte)
         Name, Personalnummer,, Organisationseinheit, Kostenstelle, Soll-Zeit, Ist-Zeit, Pause, Tagessaldo, Saldo, Differenzkonto, Vorholzeit, Wegezeit 
Zeitprotokoll; Buchungstag, An- und Abwesenheitsbuchungen, Fehlzeitensymbol, Fehlzeiten-Dauer, Sollzeit, Ist-Zeit, Pausen, Tagessaldo, Saldo, Differenzkonto , Vorholzeit, Wegezeit
Übersicht für Zeitbeauftragte zur Erfassung von KrankheitszeitenAngezeigt wird der Zeitraum aller Fehlzeiten, näher bezeichnet mit der Fehlzeitenart sind lediglich die zur Eingabe berechtigten Fehlzeiten.   



III. DateneinsichtFolgende Personen können Dateneinsicht in die jeweils aufgeführten Kategorien nehmen: 
Daten nach Ziffer I. und IIZeitwirtschaftssachbearbeiter/Zeitwirtschaftssachbear-beiterinnen der Personalabteilung, 
im Bedarfsfall beauftragte Personalratsvertreter/PersonalvertreterinnenDaten nach Ziffer II. 1 und 2 Mitarbeiter/Mitarbeiterin
Vorgesetzte des BeschäftigungsbereichsDaten nach Ziffer II. 1.2 und 3 Zeitbeauftragte1 des Beschäftigungsbereichs Daten nach Ziffer II. 1 bis 3Zeitbeauftragte2 des Beschäftigungsbereiches Anmerkung: Zeitbeauftragte2 sind befugt für Beschäftigte, die nicht über einen PC-Zugang verfügen, Zeitbuchungen vorzunehmen. Daher sind diese Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit erweiterten Einsichtsrechten ausgestattet.
IV. Dateneinsicht auf persönliche Daten aus LOGA®-PersonalabrechungMitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten im Mitarbeiterportal unter dem Button „Mitarbeiterdaten“ verschiedene aktuelle persönliche Daten und Vertragsdaten angezeigt. Diese Mitarbeiterdaten können durch Vorgesetze und Zeitbeauftragte nicht eingesehen werden.

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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
17.03.2009 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I/II  an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Hauptamt  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2009/0114 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Abschluss einer Dienstvereinb arung über die Einführung und den Betrieb 
des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal 
 
 
Vorlage vom: 10. 3.2009 
 
Beschlussvorschlag: 
Der Magistrat nimmt von dem Entwurf der Dienstvereinbarung über die Einführung und den Betrieb des 
LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal Kenntnis und stimmt dem Abschluss 
der Dienstvereinbarung zu.  
 
 
Anlagen: Dienstvereinbarung Zeitwirtschaft 
Dienstvereinbarung Zeitwirtschaft -Anlage 1- 
Dienstvereinbarung Zeitwirtschaft -Anlage 2- 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

2 
... 
 
 
Begründungsseite zur Magistratsvorlage vom 10. März 2009
 
 
 
Der vorliegende Dienstvereinbarungsentwurf regelt die Einführung und den Betrieb 
des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal und ersetzt die bisher für den 
Pilotbetrieb des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal geltende 
Dienstvereinbarung.  
 
Die Dienstvereinbarung wurde von der Arbeitsgruppe Zeitwirtschaft entwickelt. Mitglieder dieser 
Arbeitsgruppe sind Vertreterinnen/Vertreter des Hauptamtes (Abteilung IUK, Organisationsabteilung, 
Personalabteilung, Allgemeine Verwaltungsabteilung), der Personalräte, der Frauenbeauftragten 
sowie der Personal- und Organisationsentwicklung. Die breite Beteiligung der Fachbereiche und 
Personalvertretungen stellt sicher, dass sowohl die Belange der Dienststelle, als auch die Interessen 
der Beschäftigten Berücksichtigung gefunden haben. Die Arbeitsgruppe wird die Umsetzung durch 
regelmäßige Reflexion begleiten und erforderliche Anpassungen in die Wege leiten.  
 
Darmstadt, den 10. März 2009        Anlagen 
 
I/II/110-4 
 
 
 
 
 
 
Walter Hoffmann     Wolfgang Glenz 
Oberbürgermeister     Bürgermeister

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über die Einführung und den Betrieb
des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal
zwischen
der Wissenschaftsstadt Darmstadt,
vertreten durch den Oberbürgermeister,
und
dem Gesamtpersonalrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt,
vertreten durch die Vorsitzende


§ 1 Geltungsbereich und Gegenstand
Diese Dienstvereinbarung regelt Einführung, Betrieb und Änderung des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft sowie den Zugriff auf Funktionen der Zeitwirtschaft über das LOGA®-HCM Mitarbeiterportal, insgesamt Personalzeitwirtschaftssystem, kurz: „PZS“ genannt.
Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beamtinnen und Beamte, Auszubildende, Anwärterinnen und Anwärter, Praktikantinnen und Praktikanten (im Folgenden: Beschäftigte) der Wissenschaftsstadt Darmstadt sowie ihrer Eigenbetriebe außer dem Klinikum Darmstadt und dem EAD.
Es gelten die Begriffsbestimmungen des Hessischen Datenschutzgesetzes in der jeweils gültigen Fassung.
Das PZS wird so eingerichtet und betrieben, dass die durch Gesetz, Tarifvertrag und Dienstvereinbarung geltenden Regelungen zur Arbeitszeit umgesetzt werden können. 

§ 2 Zweckbestimmung
Mit dem PZS werden personenbezogene Daten der Beschäftigten nur zu den folgenden Zwecken verarbeitet:
Erfassung der An- und Abwesenheitszeiten der Beschäftigten
Beantragung und Genehmigung von Abwesenheitszeiten
Beantragung und Genehmigung der Bewertung von Anwesenheitszeiten außerhalb des gel-tenden Arbeitszeit- bzw. Gleitzeitrahmens
Beantragung und Genehmigung von Arbeitszeitkorrekturen durch Beschäftigte
Führung der Arbeitszeitkonten
Ermittlung und Aufbereitung (z.B. Bewertung)  von Anwesenheits- und/oder Fehlzeiten für das Personalabrechnungssystem
Information der Beschäftigten über ihre persönlichen Arbeitszeiten
Erstellung von Statistiken gem. Anlage 2
Datenerhebung entsprechend der DV über die Einführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements gem. § 84 (2) SGB IX
Erhebung und Bewertung von Krankheitszeiten hinsichtlich Entgeltfortzahlungsansprüchen.
Das PZS wird nicht zur Kontrolle des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten einge-setzt, sofern nachfolgend nichts anderes geregelt ist.


§ 3 Erfassung und Genehmigung von An- und Abwesenheitszeiten
Die Erfassung von Kommen- und Gehenzeiten erfolgt an Zeiterfassungsterminals und PCs, die zugänglich sein müssen. Die Standorte der Zeiterfassungsterminals werden vor der Installation mit der zuständigen Personalvertretung einvernehmlich geregelt und im Handbuch für das Gleitzeitportal dokumentiert. Die Beschäftigten werden informiert an welchen Zeiterfassungsgeräten zu buchen ist.
Alle Beschäftigten sind verpflichtet, das Betreten und Verlassen des Dienstgebäudes am Zeiterfassungsgerät zu buchen. Für Dienstgänge muss das Zeiterfassungsgerät betätigt werden, es sei denn, die jeweilige Amts-, Betriebs- oder Verwaltungsstellenleitung hat eine entsprechende Ausnahmegenehmigung hierzu erteilt. Die Informationspflicht gegenüber der/dem Vorgesetzten bleibt davon unberührt. Pausen müssen nur bei Verlassen des Dienstgebäudes gebucht werden. Wird das Dienstgebäude nicht verlassen, muss eine Pause nur gebucht werden, wenn die Mindestpausenregelung überschritten wird (diese beträgt z.Zt. bei mehr als 6 Stunden 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden zusätzlich 15 Minuten). 
Bei Erfassung der Arbeitszeit am PC wird den Beschäftigten automatisch durch das PZS eine angemessene Wegezeit auf deren Zeitkonto gutgeschrieben. Die Wegezeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche werden im Handbuch aufgeführt. Vor der Aufnahme im Handbuch werden die Zeiten mit der zuständigen Personalvertretung einvernehmlich geregelt.
Sofern das Zeiterfassungsgerät nicht bedient werden kann (z.B. Fortbildung, Dienstreise) oder der Chip vergessen wurde und dadurch keine Arbeitszeit registriert werden konnte, muss der Umfang der Arbeitszeit unverzüglich von der/dem Beschäftigten nachgebucht werden.
Abwesenheitszeiten (z. B. Krankheit), die nicht von den Beschäftigten erfasst werden können, sind unverzüglich von der/dem Zeitbeauftragten am PZS zu erfassen. 
Vorgesetzte sind verpflichtet, vorliegende Anträge der Beschäftigten (z.B. Urlaub, Zeitkorrektur) unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen, zu bearbeiten.
Nachträgliche Änderungen an erfassten Zeitdaten und Zeitsalden müssen hinsichtlich des Benutzers, der die Änderung eingegeben hat, sowie der Zeit und des Anlasses nachvollziehbar sein. Dies ist, soweit möglich, durch automatische Protokollierung sowie durch Hervorhebung der Änderungen im Zeitprotokoll der Beschäftigten zu gewährleisten.

§ 4 Zulässige Verarbeitungen personenbezogener Daten
Im PZS werden die in Anlage 1 genannten personenbezogenen Datenarten erfasst, ge-speichert und verarbeitet. Die im PZS verwendeten Abwesenheitsarten werden vor der Umsetzung mit dem zuständigen Personalrat vereinbart und im Handbuch für das Gleitzeitportal dokumentiert.
Die/der zuständige Sachbearbeiter/in des Hauptamtes-Personalabteilung darf jederzeit folgende Auswertungen aus dem Modul LOGA® Zeitwirtschaft erstellen: - Auswertungen personenbezogener Daten, die zur Fehlerbehebung des LOGA®-Moduls   Zeitwirtschaft unerlässlich sind. Sie werden dem zuständigen Personalrat unverzüglich  angezeigt. - Auswertungen personenbezogener Daten, die zu Revisionszwecken und/oder zu Zwecken   der Personalabrechnung unerlässlich sind (z.B. Ermittlung von Entgeltfortzahlungsan-  sprüchen, Ermittlung von Zeitzuschlägen).  
Über die Auswertungen in Absatz 2 hinaus dürfen nur die in Anlage 2 aufgeführten sonstigen Auswertungen personenbezogener Daten sowie Fehlzeitenstatistiken der Beschäftigten aus dem Modul LOGA®-Zeitwirtschaft erstellt werden. Pro Auswertung ist die Häufigkeit oder der Anlass der Erstellung und der Verteilerkreis in Anlage 2 aufzuführen. Jeweils ein Muster/Andruck der ersten Seite ist einsehbar bei der Personalabteilung aufzubewahren. Zur Erstellung von Auswertungen, die weder unter Absatz 2 fallen noch in Anlage 2 aufgeführt sind und für die noch keine Genehmigung des Gesamtpersonalrats vorliegt, muss zunächst die Zustimmung der jeweils zuständigen Personalvertretung eingeholt werden. 
Zugriffsberechtigte Vorgesetzte dürfen einzelfall- und anlassbezogen über das LOGA®-HCM Mitarbeiterportal Einsicht in die gespeicherten An- und Abwesenheitszeiten, die Arbeitszeitkonten und den hinterlegten Kalender der ihnen zugewiesenen Beschäftigten nehmen. Dies gilt auch für Kommen- und Gehenzeiten. 
Aus dem LOGA®-HCM Mitarbeiterportal heraus dürfen auch manuell keine personenbezogenen Daten in PC-Software wie z.B. Microsoft Excel übertragen und weiterverarbeitet werden. Die Speicherung personenbezogener Daten aus dem LOGA®-HCM Mitarbeiterportal heraus auf lokale Datenträger (Download) ist ausgeschlossen. 
Aus dem LOGA®-Modul Zeitwirtschaft heraus werden keine personenbezogenen Daten über Schnittstellen an andere IT-Systeme bzw. von anderen IT-Systemen übergeben. 

§ 5 Löschfristen  
Die im PZS gebuchten Zeitwirtschaftsdaten sind Grundlage für die Personalabrechnung. Eine Löschung dieser Daten hat Einfluss auf die Personalabrechnung und erfolgt daher nur im Zusammenhang mit der Löschung der Abrechnungsdaten nach den gesetzlichen Regelungen. 
Verantwortlich für die fristgerechte Löschung der personenbezogenen Daten ist die Leitung der Personalabteilung.
Auswertungen nach § 4 Abs. 2 und 3 dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie zur Aufgabenerledigung benötigt werden. Nach Abschluss der Arbeiten sind die Auswertungen unverzüglich zu vernichten.
§ 6 Maßnahmen des Datenschutzes
Es werden alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und zur Umsetzung dieser Vereinbarung getroffen und im Rahmen des Verfahrensverzeichnisses nach § 6 HDSG dokumentiert.
Zugriffsberechtigungen zum administrativen Bereich des PZS werden nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung eingerichtet. Zeitbeauftragte sowie Vorgesetzte erhalten Zugriffsberechtigungen auf Mitarbeiterdaten über das LOGA®-HCM Mitarbeiterportal nur, soweit dies zur Erfüllung ihrer Vorgesetzten- und/oder Arbeitsaufgabe erforderlich ist.
Die Einrichtung und/oder Änderung der notwendigen Zugriffsberechtigung (Art und Umfang) wird schriftlich, mittels eines entsprechenden Vordrucks, von der jeweiligen Amtsleitung beim Hauptamt-Personalabteilung beantragt (Ausnahme: Festlegung der Vorgesetztenvertretung).
Die Anträge werden von der Leitung des Hauptamtes-Personalabteilung geprüft. Genehmigte Anträge setzt die Zeitwirtschaftssachbearbeiterin oder der Zeitwirtschaftssachbearbeiter des Hauptamtes-Personalabteilung im System um. Der zuständige Personalrat erhält eine Kopie der genehmigten Anträge. 
Die Zugriffsberechtigungen werden in prüfbarer Form dokumentiert. Jede Benutzerin, jeder Benutzer erhält eine eigene passwortgeschützte Benutzerkennung. Zeitwirtschaftssachbearbeiterinnen bzw. Zeitwirtschaftssachbearbeiter des Hauptamtes-Personalabteilung dürfen nicht gleichzeitig Zeitbeauftragte sein. 
Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird durch das PZS revisionssicher protokolliert. Protokolldaten, die älter als 12 Monate sind, dürfen nicht mehr gegen Beschäftigte verwendet werden. Auswertungen der Protokolldaten erfolgen lediglich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs sowie der Fehlerbehebung durch die dazu autorisierten Personen.
Alle Benutzer des PZS werden über die relevanten datenschutzrechtlichen Bestimmungen und über die Regelungsinhalte dieser Dienstvereinbarung gegen Unterschrift informiert.
Das Verfahrensverzeichnis zum PZS nach § 6 HDSG einschließlich des Ergebnisses der Vorabkontrolle gemäß § 7 Abs. 6 HDSG werden dem Gesamtpersonalrat zur Einsicht übergeben.
Sofern das PZS von einem externen Dienstleister im Auftrag der Wissenschaftsstadt Darmstadt betrieben oder gewartet wird, wird dieser im Rahmen der schriftlichen Weisungen gemäß § 4 Abs. 2 HDSG unter Berücksichtigung der Inhalte dieser Dienstvereinbarung verpflichtet. Die Weisungen werden dem Gesamtpersonalrat zur Einsicht übergeben. 
§ 7 Einweisung und Information der Beschäftigten
Die Beschäftigten werden über die Art ihrer mit dem PZS verarbeiteten personenbezogenen Daten informiert, bevor der Betrieb des PZS auf die Organisationseinheit, in der sie tätig sind, ausgeweitet wird. Darüber hinaus wird ihnen ein Handbuch zugänglich gemacht, in dem die unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeiten beschrieben sind. 
Beschäftigte werden auch über die Art der Verbuchung von Arbeits- und Pausenzeiten ent-sprechend den gesetzlichen, tariflichen und sonstigen Regelungen unterrichtet.
Über das LOGA®-HCM Mitarbeiterportal können sich die Beschäftigten über die zu ihrer Person gespeicherten Daten informieren, insbesondere über den aktuellen Stand ihres Arbeitszeitkontos und ihren Urlaubsanspruch. Weiterhin können sie ausgewählte persönliche Daten aus dem Personalabrechnungssystem LOGA®-Payroll einsehen („Mitarbeiterdaten – persönliche und vertragliche Daten“). Beschäftigte, die keine Möglichkeit haben ihre Zeitdaten über das LOGA®-HCM Mitarbeiterportal einzusehen, erhalten von der/ dem zuständigen Vorgesetzten monatlich einen Ausdruck ihres Zeitprotokolls. 
Zeitbeauftragte der einzelnen Organisationseinheiten erhalten eine ausführliche interne Un-terweisung. Sie sind Ansprechpartner für die Beschäftigten. 

§ 8 Beteiligungs- und Kontrollrechte der Personalvertretung
Der Gesamtpersonalrat sowie die zuständigen örtlichen Personalräte werden über alle ge-planten Änderungen des PZS so rechtzeitig informiert, dass sie noch Alternativen in die Planung einbringen können. Alle relevanten Unterlagen sind unaufgefordert zu übergeben.
Der Gesamtpersonalrat und die örtlichen Personalräte sind berechtigt, die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung jederzeit zu überprüfen. Dazu ist ihnen die Möglichkeit zu gewähren, beim Hauptamt-Personalabteilung Einsicht in den aktuellen Systemzustand des Moduls LOGA®-Zeitwirtschaft zu nehmen und auf Wunsch auch die hinterlegten Arbeitszeitmodelle zu überprüfen.
Zur Kontrolle der geltenden Arbeitszeitregelungen erhält der jeweils zuständige örtliche Personalrat pseudonymisierte Auswertungen (siehe Anlage 2). Werden in Einzelfällen Verstöße gegen die Arbeitszeitbestimmungen festgestellt, wird auf Anforderung des Personalrats die Person benannt und das persönliche Zeitkonto der/des Beschäftigten von dem dazu bestimmten Mitglied des örtlichen Personalrats beim Hauptamt-Personalabteilung eingesehen. Diese anlassbezogenen Kontrollen sind zu protokollieren. 
§ 9 Verfahren bei Verstößen
Im Falle einer missbräuchlichen Nutzung des PZS leitet der Arbeitgeber unverzüglich tech-nische oder organisatorische Maßnahmen ein, sodass eine Wiederholung ausgeschlossen ist.
Daten und Kenntnisse, die der Arbeitgeber unter Verletzung der Regelungen dieser Verein-barung erwirbt, dürfen gegen die betroffenen Beschäftigten nicht verwendet werden. Perso-nelle Maßnahmen, die aufgrund solchermaßen unzulässig erworbener Daten und Kenntnisse getroffen werden, sind unwirksam.
Wenn ein konkreter, begründeter Verdacht auf gravierende Missachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen oder der missbräuchlichen Nutzung des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft oder des LOGA®-HCM Mitarbeiterportals durch eine Beschäftigte oder einen Beschäftigten vorliegt und die Angelegenheit mit dieser/diesem nicht anderweitig geklärt werden kann, ist nach vorheriger Zustimmung des zuständigen Personalrats eine personenbezogene Einsichtnahme in die gespeicherten Daten sowie eine Auswertung möglich. Der/die Beschäftigte ist zuvor zu unterrichten und zu den Auffälligkeiten zu hören. Es soll zunächst versucht werden, den Verdacht auch ohne Auswertung oder Einsichtnahme auszuräumen. Von einer vorherigen Unterrichtung der/des Beschäftigten ist abzusehen, wenn dadurch die Aufklärung wesentlich erschwert oder verhindert wird, bzw. wenn der Verdacht auf strafbare Handlungen dies nicht sinnvoll erscheinen lässt.Die personenbezogene Auswertung oder Einsichtnahme ist durch die Amts-, Betriebs- oder Verwaltungsstellenleitung schriftlich beim Hauptamt-Personalabteilung zu beantragen. Sie erfolgt durch die/den Zeitwirtschaftssachbearbeiter/in des Hauptamtes-Personalabteilung nach entsprechender Genehmigung. Der zuständige Personalrat kann zu dieser Auswertung eine Vertreterin oder einen Vertreter entsenden.
§ 10 Inkrafttreten, Laufzeit, Änderung und Kündigung
Diese Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Quartalsende gekündigt werden. Sie wirkt nach bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung, die diese Vereinbarung ersetzt.
Die Anlagen 1 und 2 sind Teil dieser Dienstvereinbarung. Sie können nur mit schriftlicher Zustimmung des Gesamtpersonalrats verändert werden.
Die Änderung oder Neueinrichtung eines Workflow im PZS (z.B. für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder für Zeitkorrekturen) erfordert die Zustimmung des Gesamtpersonalrates. Eine Verwendung des PZS zu Zwecken der Zugangskontrolle erfordert die Zustimmung des Gesamtpersonalrats und eine ergänzende Regelung zu dieser Dienstvereinbarung. 
Ergibt sich aus der Anwendung des PZS neuer Regelungsbedarf oder stellt eine Vertragspartei die Verletzung von Regelungen dieser Vereinbarung fest, so wird auf ihren Antrag hin mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt. 
Sollten einzelne  Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, so bleiben die übrigen Teile der Vereinbarung unberührt. Anstelle der rechtsunwirksamen Bestimmungen gelten  die gesetzlichen oder tariflichen Vorschriften. Im Übrigen wird die Bestimmung durch eine solche ersetzt, die der gewollten möglichst nahekommt.

Darmstadt, den 





Walter Hoffmann						Heidi Schecker
Oberbürgermeister						Vorsitzende Gesamtpersonalrat
 Pseudonymisierung bedeutet, dass der Name oder ein anderes Identifikationsmerkmal durch ein Pseudonym, z.B. eine mehrstellige Zahlenkombination ersetzt wird. 

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zur Dienstvereinbarung über die Einführung und den Betrieb
des LOGA®-Moduls Zeitwirtschaft und LOGA®-HCM Mitarbeiterportal


Zulässige Auswertungen personenbezogener Daten der Beschäftigten

Neben den nach § 4 Abs. 2 zulässigen Auswertungen sowie den zu Revisionszwecken oder zu Zwecken der Personalabrechnung notwendigen Auswertungen sind folgende Auswertungen aus dem LOGA®-Modul Zeitwirtschaft zulässig:
Im Mitarbeiterportal angezeigte Auswertungen
Diese im Mitarbeiterportal angezeigten Informationen für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, Zeitbeauftragte und Vorgesetzte sind nicht veränderbar, in andere Systeme übertragbar oder elektronisch auswertbar.
ZeitprotokollPersonenbezogene Tages-, Wochen-, Monatsbuchungen und –summen. Das Protokoll dient zur persönlichen Information für Beschäftigte sowie als Information für Vorgesetzte im Bedarfsfall.
Übersicht über den An-/Abwesenheitsstatus für VorgesetzteDie Übersicht dient als Information für die Vorgesetzten über die aktuell anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.  
Kontenübersicht VorgesetzteDie Übersicht zeigt den Saldo an und dient für Vorgesetzte zur Überwachung der Arbeitszeitkonten.  
Übersicht über Abwesenheitszeiten  Übersicht über alle von Zeitbeauftragten gebuchten und/oder im HCM-Mitarbeiterportal beantragte, genehmigte, abgelehnte oder stornierte Fehlzeiten (z.B. Urlaub, Fortbildung, Dienstbefreiung, krank) zur Information für die Beschäftigten und zur Personaleinsatzplanung für die Vorgesetzten sowie als Hilfsmittel für die Sachbearbeitung durch Zeitbeauftragte. 
Kalender bzw. Jahresübersicht über gebuchte Abwesenheitszeiten  Kalenderübersicht über alle von Zeitbeauftragten gebuchten und/oder im HCM-Mitarbeiterportal beantragten und/oder genehmigte Fehlzeiten (z.B. Urlaub, Fortbildung, Dienstbefreiung, krank) zur Information für die Beschäftigten und zur Personaleinsatzplanung für die Vorgesetzten sowie als Hilfsmittel für die Sachbearbeitung durch Zeitbeauftragte. 










Über Auswertungsgenerator LOGA®–Scout zu erzeugende Auswertungen:
Auswertungen werden ausschließlich beim Hauptamt-Personalabteilung bei Bedarf erstellt und weiter verarbeitet. Sofern eine Weiterleitung an andere Stellen außerhalb des Hauptamtes-Personalabteilung erfolgt, ist dies gesondert aufgeführt. 
ChipabfrageAuswertung nach Bedarf. Zuordnung bei Verlust des Chips oder bei Änderung der Buchungsberechtigung. 
ZeitprogrammeAuswertung nach Bedarf. Einrichtung und Prüfung individueller Zeitprogramme (Arbeitszeitmodelle). 
ResturlaubAuswertung jährlich und ggf. nach Bedarf.Ermittlung des Resturlaubs und Prüfung des Übertrags aufs Folgejahr. Weiterleitung anonymisierter Daten an die Finanzverwaltung (Rückstellungen NSK).Weiterleitung pseudonymisierter Daten an den zuständigen Personalrat.  
Urlaubsanspruch SchwerbehinderungAuswertung jährlich, ggf. weitere nach Bedarf. Prüfung des Urlaubsanspruchs nach dem SGB IX (Schwerbehinderte/Gleichgestellte).
Urlaubsanspruch TV-Beschäftigte ab 50Auswertung jährlich sowie nach Bedarf.Umsetzung der städtischen Sonderregelung (Jahresurlaubsanspruch 33 Tage). 
Arbeitszeitregelung Beamtinnen/Beamte ab 50Auswertung jährlich sowie nach Bedarf.Umsetzung der Arbeitszeitreduzierung für Beamtinnen und Beamte ab 50. 
Genehmigter UrlaubAuswertung bei Bedarf. Problem bzw. Fehlerbehebung bei monats- bzw. jahresübergreifendem Urlaub. 
Monatlicher Saldenstand Auswertung monatlich, zusätzlich bei Bedarf.Fehlerbehebung (hohe Zeitschulden weisen i.d.R. auf fehlende Buchungen oder fehlende Genehmigungen hin, die zeitnah behoben/entschieden werden müssen). Weiterleitung ggf. an Vorgesetze. 
Fehlende An- bzw. AbwesenheitsbuchungAuswertung monatlich, zusätzlich bei Bedarf.  Fehlende KOMMEN/GEHEN-Buchungen. Weiterleitung an Vorgesetzte zur Bereinigung.
Buchungsprüfung  Auswertung monatlich, zusätzlich bei Bedarf. Prüfung von für das System unlogischen Buchungen zur Fehlerbereinigung.  Weiterleitung an Vorgesetzte zur Klärung und ggf. Berichtigung.    
10 Stunden-ÜberschreitungAuswertung monatlich.Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Schutzvorschriften. Weiterleitung an Vorgesetze sowie pseudonymisiert an zuständigen Personalrat.
Mutterschutz/Elternzeit Auswertung monatlich, zusätzlich bei Bedarf.
Auflösung Differenzkonto, Zeitgutschriften a) Differenzkonto:  Auswertung monatlich, zusätzlich bei Bedarf.Fehlerbehebung bei Anwesenheit an einem Tag mit Fehlzeit (z.B. Urlaub). Weiterleitung an zuständigen Personalrat.b) Zeitgutschriften: Auswertung bei BedarfFehlerbehebung und Kontrolle von manuellen Eingaben durch Zeitwirtschaftssachbearbeiterinnen/Zeitwirtschaftssachbearbeiter des Hauptamtes-Personalabteilung, z.B. Zeitgutschrift Betriebsausflug, Heinerfest, Sollarbeitszeit Berufsschule, Rücknahme VHZ.
Prüfung DienstbefreiungenAuswertung halbjährlich, zusätzlich bei Bedarf. Einhaltung der Höchstgrenzen, z.B. Erkrankung des Kindes, Bildungsurlaub.Mitteilung an Vorgesetzte bei Überschreitungen.
Krank Auswertung monatlich. Prüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs. 
Krankenstatistik Auswertung jährlich.Anonymisierte Krankheitsdaten nach Fehltagen (bis 3 Tage, 4-42, 43 und mehr Tage) bezogen auf Geschlecht, Beschäftigtengruppen und Beschäftigungsbereiche. Weiterleitung an Deutschen Städtetag, Magistrat, Gesamtpersonalrat, Personal- und Organisationsentwicklung)
Betriebliches EingliederungsmanagementMonatliche AuswertungDaten nach § 84 Abs. 2 SGB IX  Weiterleitung an Vorgesetzte sowie zuständigen Personalrat.
FortbildungsstatistikJährliche Auswertung.Anonymisierte Daten (Fortbildungstage bezogen auf Beschäftigtengruppen, Geschlecht und Kostenstellen). Weiterleitung an Personal- und Organisationsentwicklung. 
Überwachung AmpelkontoAuswertung monatlich.Monatlicher Saldenstand bei Erreichen der Gelb-Phase.Weiterleitung pseudonymisiert an zuständigen Personalrat und ggf. an Vorgesetzte. 


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