Projekt zur Optimierung der Verwaltung in Schulen

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DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Schule und Weiterbildung 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Projekt zur Optimierung der Verwaltung in Schulen 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
21.04.2009 Ausschuss für Schule und Weiterbildung Bericht 
 
 
 
Bericht: 
 
Die Arbeit in den Schulsekretariaten ist ständig ändernden Rahmenbedingungen ausgesetzt. Der 
flächendeckende Einsatz Neuer Technologien, Änderungen im Anmeldeverfahren zur Jahr-
gangsstufe 1 und 5 , konsequenter Einsatz von Schulverwaltungssoftware, Ganztagsangebote in 
Schulen, Umstellung auf achtjährige Gymnas ien oder die zunehmende Eigenständigkeit der 
Schulen seien nur als wenige Beispiele genannt. Außerdem werden die Aufgaben in den Schulen 
unterschiedlich durchgeführt und führen somit zu Reibungs- und Qualitätsverlusten. Die genann-
ten Umstände können häufig nur über das persönliche Engagement in den Schulsekretariaten 
aufgefangen werden, dass inzwischen jedoch seine Grenzen erreicht hat. 
 
Als Ergebnis eines komplexen Abstimmungsprozesses zwischen dem Amt für Schule und Wei-
terbildung,  den Schulsekretärinnen sowie dem Personal- und Organisationsamt sollen deshalb 
die Schulverwaltungsbereiche wie folgt verändert und optimiert werden: 
 
• Elektronische Infoboards („elektronische schwarze Bretter“) 
Angedacht ist, dass alle weiterführenden Schulen die für Schüler/innen und Lehrer/innen vor-
gesehenen Informationen künftig nicht mehr in Papierform über schwarze Bretter sondern 
elektronisch über sog. Infoboards bereitstellen. Der Großteil der Daten generiert sich dabei 
aus dem vorhandenen Datenbestand (z.B. Stundenplanprogramm) und ein weiterer Teil wird 
individuell eingepflegt.  
 
• Optimierung der Formulare 
Die vorhandenen Formulare werden weiter standardisiert und den Schulen über den Internet-
auftritt des Amtes für Schule und Weiterbildung (Infomanagement) zur Verfügung gestellt. 
Vorlagen-Nr.: 
V/0204/2009 
Auskunft erteilt: 
Herr Heise 
Ruf: 
492 40 35 
E-Mail: 
HeiseW@stadt-muenster.de 
Datum: 
13.03.2009 
Öffentliche Berichtsvorlage

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• Austauschplattform für Schulsekretärinnen 
Die Schulsekretärinnen erhalten über das städt. Intranet eine eigene Austauschplattform. Hier 
können Informationen für alle Schulsekretärinnen durch die Verwaltung aber insbesondere 
durch die Schulsekretärinnen selber eingestellt werden. 
 
• Terminverwaltung 
Die Terminverwaltung wird künftig nicht mehr in Papierform sondern über das städtische Pro-
gramm Group-Wise durchgeführt. Dieses Programm sieht einen Einblick in sämtliche Kalen-
der der Nutzer in der Schulverwaltung vor und bietet die Möglichkeit einer reibungslosen 
Terminverwaltung. 
 
• Datenverwaltung 
Die Daten werden künftig in der Schule zentral und nicht mehr individuell je PC verwaltet. Alle 
Nutzer in der Schulverwaltung können auf die Daten zugreifen. Die Möglichkeit der Datenab-
lage „persönlicher“ Daten bleibt bestehen. 
 
• Schuletatverwaltung 
Das Programm zur Verwaltung des Schuletats wird optimiert. Das Programm wird die Mög-
lichkeit zur Verwaltung verschiedener Budgets bieten. 
 
• Aktenplan 
In allen Schulsekretariaten wird ein Aktenplan entwickelt. Dieser dient dazu, die Aktenverwal-
tung transparent zu machen. 
 
• Handbuch für Schulsekretärinnen 
Ein Handbuch für Schulsekretärinnen wird entwickelt. Hier werden fundamentale Informatio-
nen gesammelt und gebündelt. So werden z.B. der Aktenplan, eine Anleitung im Erste-Hilfe-
Fall, das Telefonverzeichnis usw. sich hier wiederfinden.  
 
Das in der Anlage beigefügte „Projekt zur Optimierung der Verwaltung in Schulen“ ist als ein ers-
ter Schritt definiert. Nach der Umsetzung dieses Projektes wird dieses evaluiert und weitere 
Handlungsschritte werden entwickelt. Zu gegebener Zeit wird der Ausschuss für Schule und Wei-
terbildung informiert. 
 
 
I.V. 
 
 
 
 
Dr. Hanke 
Stadträtin 
 
 
Anlage: 
 
Projekt zur Optimierung der Verwaltung in Schulen

1 
1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020 Jahr 
E ntw icklung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DER 
OBERBÜRGERMEISTER

2 
SUMMARY Projekt zur Optimierung der Verwaltung in Schulen 
 
Die erste Anlaufstelle in einer Schule ist im Regel fall das Schulsekretariat. Somit wird der erste 
gewonnene Eindruck einer Schule durch das Schulsekr etariat geprägt und ist damit auch ein 
Aushängeschild der Schule. Die Verwaltung in Schule n (Schulverwaltung) umfasst aber nicht nur das 
klassische Schulsekretariat sondern auch die Schull eiter/innen, die stellvertr. Schulleiter/innen, 
Oberstufenkoordinatoren/innen (usw.). Es sind hochk omplexe, sensible und stark belastete 
Arbeitsplätze in Schulen.  
 
Die Arbeit in den Schulsekretariaten hat sich in de n vergangenen Jahren durch einen 
unterschiedlichen Arbeitsstil und unterschiedliche Vorgaben durch Schulleitungen entwickelt und ist 
zur Gewohnheit bzw. zum Alltag  gewordenen. Darüber  hinaus haben die äußeren Einflüsse durch 
Landesvorgaben und Vorgaben des jeweiligen Schulträ gers die Arbeit in den Schulverwaltungen 
beeinflusst. Somit arbeiten Schulsekretariate recht  unterschiedlich. Nur in ganz wenigen Fällen ist 
eine Standardisierung feststellbar. 
 
Eine derart starke Heterogenität führt zu Reibungs-  und somit Qualitätsverlusten. Diese werden in der 
Regel durch großes persönliches Engagement in den S chulsekretariaten ausgeglichen. Es ist aber 
erkennbar, dass dieses Engagement seine Grenzen err eicht hat. Darüber hinaus ist der gezielte 
Personaleinsatz nur sehr erschwert und eine Personalplanung fast gar nicht möglich.  
 
Erste Schritte in eine Homogenität sind über den Medienentwicklungsplan der Stadt Münster und über 
eine einheitliche Arbeitsplatzbeschreibung angegang en worden. Über den Medienentwicklungsplan 
wurden u.a. alle Schulverwaltungen nach einem einhe itlichen Standard mit Neuen Technologien 
ausgestattet worden. Alle PC sind untereinander ver netzt und über das städt. Netz an das Internet 
angeschlossen. Darüber hinaus erhalten alle Schulen  einen technischen und einen inhaltlichen 
Support zu Fragen zu Officeprodukten und dem Schulverwaltungsprogramm des Landes NRW Schild. 
Über festgelegte Austauschroutinen erhalten alle Sc hulen über die Stadt Münster eine aktuelle 
Technologie. In Zusammenarbeit mit den Schulsekreta riaten wurde eine einheitliche 
Arbeitsplatzbeschreibung entwickelt, die alle Aufga ben aus den Schulsekretariaten beinhaltet und 
verbindlich ist. 
 
Die Stadt Münster hat erkannt, dass die Umsetzung d es Medienentwicklungsplanes und die 
einheitliche Arbeitsplatzbeschreibung die ideale Gr undlage für ein Projekt zur Optimierung der 
Verwaltung in Schulen darstellt und hat daher im Jahr 2008 beschlossen, dieses Projekt aufzulegen.  
 
Im Rahmen dieses Projektes werden die gesamtstädtis chen Anforderungen wie z.B. 
Arbeitsplatzwechsel, Einsatz von sog. Springerkräft en, Standardisierung sowie die individuellen 
Arbeitsmethoden und Arbeitsstile berücksichtigt. Da rüber hinaus gab und gibt es eine enge 
Abstimmung mit den Schulsekretärinnen.  
 
Als Ergebnis eines komplexen Abstimmungsprozesses m it den Beteiligten (Schulsekretärinnen, 
Personal- und Organisationsamt) sollen in einem meh rjährigen Projektzeitraum die 
Schulverwaltungsbereiche wie folgt verändert werden: 
 
• Elektronische Infoboards („elektronische schwarze Bretter“) 
Angedacht ist, dass alle weiterführenden Schulen di e für Schüler/innen und Lehrer/innen 
vorgesehenen Informationen künftig nicht mehr in Pa pierform über schwarze Bretter sondern 
elektronisch über sog. Infoboards bereitstellen. De r Großteil der Daten generiert sich dabei aus 
dem vorhandenen Datenbestand (z.B. Stundenplanprogr amm) und ein weiterer Teil wird 
individuell eingepflegt.  
 
• Optimierung der Formulare 
Die vorhandenen Formulare werden weiter standardisi ert und den Schulen über den 
Internetauftritt des Amtes für Schule und Weiterbildung (Infomanagement) zur Verfügung gestellt. 
 
• Austauschplattform für Schulsekretärinnen 
Die Schulsekretärinnen erhalten über das städt. Int ranet eine Austauschplattform, um für alle 
Schulsekretärinnen interessante Informationen bereit zu stellen. 
• Terminverwaltung 
Die Terminverwaltung wird künftig nicht mehr in Pap ierform sondern über das städtische 
Programm Group-Wise durchgeführt. Dieses Programm sieht einen Einblick in sämtliche Kalender

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der Nutzer in der Schulverwaltung vor und bietet di e Möglichkeit einer reibungslosen 
Terminverwaltung. 
 
• Datenverwaltung 
Die Daten werden künftig zentral in der Schule verw altet. Alle Nutzer in der Schulverwaltung 
können auf die Daten zugreifen. Die Möglichkeit der  Datenablage „persönlicher“ Daten bleibt 
bestehen. 
 
• Schuletatverwaltung 
Das Programm zur Verwaltung des Schuletats wird opt imiert. Das Programm wird die Möglichkeit 
zur Verwaltung verschiedener Budgets bieten. 
 
• Aktenplan 
In allen Schulsekretariaten wird ein Aktenplan entw ickelt. Dieser dient dazu, die Aktenverwaltung 
transparent zu machen. 
 
• Handbuch für Schulsekretärinnen 
Ein Handbuch für Schulsekretärinnen wird entwickelt . Hier werden fundamentale Informationen 
gesammelt und gebündelt. So werden z.B. der Aktenpl an, eine Anleitung im Erste-Hilfe-Fall, das 
Telefonverzeichnis usw. sich hier wiederfinden.  
 
Mit dem Einstieg in dieses Projekt soll ein erster Schritt in Richtung Standardisierung im 
Schulverwaltungsbereich erfolgen. Dabei kann sicher lich noch nicht das Idealbild eines 
Sekretariatsarbeitsplatzes erreicht werden, welches  langfristig alle Schulsekretariatsarbeitsplätze in  
Schulen standardisiert und identisch vorsehen könnt e. Dieses würde voraussetzen, dass 
insbesondere die Rahmenbedingungen in allen Schulen  gleich sind, wie z.B. Kinder, Eltern, 
Schulprofile, Lehrkräfte, Schulleitungen usw. Die Q ualitätsverbesserung kann nur bis zu einem 
gewissen Grad erreicht werden. Weitergehende Veränd erungen würden voraussichtlich ins Gegenteil 
umschlagen und zu einer Qualitätsminderung bzw. mehr Arbeitsaufwand führen.   
 
Insgesamt verfolgt das Projekt das Ziel, die Qualit ät in den Schulverwaltungen zu verbessern und 
natürlich die Attraktivität der Arbeitsplätze in de n Schulsekretariaten zu sichern und auszubauen. Aus  
personalwirtschaftlicher Sicht bietet dieses Projek t langfristig eine bessere Perspektive für den 
Personaleinsatz und die Personalplanung.

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Inhaltsverzeichnis 
 
 
 
 
• Einführung Seite 4 
 
  
• Hintergrund und Ziele des Projektes in Münster Sei te 5 
  
o Hintergrund 
o Einsatz Neuer Technologien 
o Arbeitsabläufe in den Schulsekretariaten 
o Voraussetzungen zur Zielerreichung 
o Projektbegleitung / Partner  
 
 
• Ausgangslage Seite 7 
 
o Historie 
o Entwicklungsstand in Münster 
 
 
• Prozessbeschreibung Seite 9 
 
o Vorgaben / Ziele 
o Arbeitsgrundsätze 
 
 
• Projektidee Seite 10 
 
o Interviews mit den Schulen 
o Auswertung der Interviews 
o Was könnte verändert werden? 
o Priorisierung der Maßnahmen und Aktivitäten  
 
 
• Denkbare Perspektiven Seite 12

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Einführung  
 
 
Veränderung und Wandel als permanente Vorgänge. Die s ist für die Schulen seit jeher ein Fakt. In 
den vergangenen Jahren sind neue und umfangreiche A ufgaben auf die Schulen zugekommen. 
Beispielhaft genannt werden können: 
 
• der Ausbau schulischer Ganztangsangebote mit seine n großen Herausforderungen, 
• die komplexe Integration neuer, zukunftsweisender Medien in den Unterricht und in die 
Schulverwaltung, 
• die über Jahre hinweg zu vollziehende Umstellung a uf achtjährige Gymnasien, 
• eine eigenständige Budgetverwaltung, 
• schulscharfe Einstellung von Lehrkräften, 
• zusätzliche Übernahme von Verwaltungsaufgaben wie z.B. Berechnung von Mutterschutzfristen 
und Dienstzeiten für Lehrkräfte, 
• die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht für an d er Schule tätige Lehrkräfte. 
 
Wohin sich die Schulen und mit ihnen die Schulsekre tariate in den kommenden Jahren bewegen 
werden, ist durch die aktuellen Entwicklungen vorgezeichnet. Künftig werden Schulen noch stärker als 
eigenständige Bildungseinrichtungen wahrgenommen we rden, die sich als solche in 
freundschaftlicher, aber dennoch bestimmter Konkurr enz zu anderen Schulen befinden. Die 
gewachsenen Freiheiten bei der pädagogischen Profil ierung und der Ausbau außerunterrichtlicher 
schulischer Angebote eröffnen hierfür neuen inhaltl ichen Spielraum. Schulen werden ihre 
Qualitätsziele selbst definieren und damit ihren pädagogischen Weg selbst bestimmen. 
 
Die größere Eigenständigkeit und Eigenverantwortlic hkeit bedeutet aber auch, dass Schulleitungen 
vor Ort neben der Sicherstellung des Unterrichts im mer komplexere Leitungs- und 
Administrationsaufgaben zu leisten haben (verwalten, organisieren, managen). Das wirkt sich direkt in 
den Schulsekretariaten durch eine schleichende oder  formelle Umverteilung von 
Verwaltungsaufgaben aus. Die Tätigkeiten in den Sch ulsekretariaten, die ursprünglich als reine 
Sekretariatsunterstützung für die Schulleitung und zur Abwicklung der Aufgaben des Schulträgers 
(äußere Schulangelegenheiten) konzipiert war, entwi ckelt sich (bzw. hat sich bereits entwickelt) zu 
einer qualitativ anspruchsvolleren Verwaltungstätig keit mit koordinierenden und organisatorischen 
Schwerpunkten. 
 
Dieses erfordert ein neues Bild und eine veränderte  Qualifizierung der Schulverwaltung. 
Wünschenswert ist hier, den administrativen/organis atorischen Bereich der Leitung einer Schule auf 
den Arbeitsplatz der Schulverwaltungsassistenz aus dem Kreis der Schulsekretärinnen zu 
konzentrieren, um so die Schulleitung für ihre eige ntliche Aufgabe, nämlich der Personalführung und 
Schulentwicklung zu entlasten. 
 
Unabhängig von dieser weiteren Qualifizierung ist es aber auch erforderlich, Schulsekretärinnen in die 
Lage zu versetzen, ihre originären Aufgaben optimal zu erledigen. 
 
Damit dieses Ziel erreicht werden kann, sollen folg ende Handlungsfelder unter Einbeziehung der 
Schulen überprüft werden: 
 
• Bewirtschaftung des Schulhaushalts im Rahmen der B eschlüsse der Schulkonferenz im 
Auftrag der Schulleitung 
 
• Einkaufs- und Auftragsabwicklung, 
 
• Ressourcenverbrauchsmanagement (Lehrmittel, Lernmi ttel, Büromaterial u. a.), 
 
• Geschäftsprozessoptimierung einschließlich der Aut omatisierung und Digitalisierung von 
Verwaltungsvorgängen (z. B. bei Statistikpflichten), 
 
• Organisation schulischer Ganztagesangebote (außeru nterrichtliche Betreuung, Mittagessen, 
Kooperationen mit Schulfördervereinen und externen Partnern),

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• Fortbildungsmaßnahmen für Schulsekretärinnen, 
 
• Gestaltung und Verwaltung von Zeugnisvordrucken, 
 
• Kooperationen mit anderen Schulen im Verwaltungsbe reich, 
 
• Kommunikation zwischen Schulen und Schulträger, 
 
• Öffentlichkeitsarbeit. 
 
 
Hintergrund und Ziele des Projektes in Münster 
 
 
Hintergrund 
 
Im Amt für Schule und Weiterbildung liegen Erkenntn isse vor, dass in den Schulverwaltungen sich 
zwar Vorgänge wiederholen aber kaum nach einem städ teeinheitlichen Verfahren durchgeführt 
werden. Genau an dieser Stelle setzt dieses Projekt  an. Häufig wiederkehrende Aufgaben, die sich in 
allen städtischen Schulen mehr oder weniger gleich vorfinden, sollen standardisiert werden. Darüber 
hinaus sollen in den Schulverwaltungen solche Arbei tsplattformen gebildet werden, die überwiegend 
zumindest innerhalb der Schulformen identisch sind.  
 
Damit die o.a. Handlungsfelder erreicht werden, sollen zwei große Handlungsfelder optimiert werden: 
 
• der Einsatz Neuer Technologien 
 
• die allgemeinen Arbeitsabläufe in den Schulsekretariat en. 
 
In beiden Handlungsfeldern wurden Möglichkeiten gesehen , durch Standardisierung eine weitere 
Optimierung der Schulverwaltung zu erreichen. 
 
Einsatz Neuer Technologien 
 
Die Stadt Münster hatte sich bereits frühzeitig für  eine IT-Ausstattung der Schulsekretariate 
entschieden. Neben der reinen Ausstattung mit Neuen  Technologien benötigen die 
Schulverwaltungen jedoch auch allgemein verbindlich e Standards zu deren Nutzung, z.B. durch 
verbindliche Standardformulare für einen optimalen Einsatz.  
 
Arbeitsabläufe in den Schulsekretariaten 
 
Auf der Basis der neuen Arbeitsplatzbeschreibung fü r die Schulsekretariate könnte durch eine 
sorgfältige Planung und Organisation die Arbeit in den Schulverwaltungen qualitativ verbessert 
werden.  
 
Die zu entwickelnden Projektideen werden in einer Pilotphase an folgenden Schulen getestet: 
 
• Martin-Luther-Schule (Grundschule), 
• Hauptschule Wolbeck (Hauptschule), 
• Johann-Conrad-Schlaun-Gymnasium (Gymnasium). 
 
Voraussetzungen zur Zielerreichung 
 
Um die Zielsetzung zur Optimierung und Standardisie rung in Schulverwaltungen zu erreichen, sollen 
bei der Projekterstellung folgende Aspekte beachtet werden: 
 
• Die Umsetzung des Projektes erfolgt stufenweise. 
• Die Umsetzungen in den Schulverwaltungen werden ev aluiert. 
• In Abhängigkeit von den Ergebnissen der Evaluation  wird das Projekt angepasst. 
• Alle Schulverwaltungen verfügen über eine standard isierte Hardwareausstattung. 
• Alle Schulverwaltungen werden von einem technische n Dienstleister betreut. 
• Die Hardware ist untereinander und mit dem Schultr äger vernetzt.

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• Das Anforderungsprofil der Schulverwaltungen ist a ufgrund unterschiedlicher Schulformen, 
unterschiedlicher Schulleitungen, Lehrerschaft, Grö ße der Schule, Elternschaft und 
Schülern/innen mit unterschiedlichen sozialen Herkünften sehr differenziert. 
• Es ist bekannt, dass die EDV-Kenntnisse in den Sch ulverwaltungen sind sehr heterogen sind.  
• Die Bereitschaft zu Veränderungen in Schulverwaltu ngen ist vorhanden. 
• Die Bereitschaft zu Veränderungen muss bei den Sch ulleitungen erreicht werden. 
 
 
Projektbegleitung / Partner 
 
Die Erfahrungen aus der Erarbeitungsphase des Medienentwicklungsplanes haben gezeigt, dass eine 
gezielte Beteiligung notwendig ist, um solch ein Pr ojekt dieser komplexen Art auch letztendlich 
durchführen zu können. Dabei wird insbesondere der Vorteil gesehen, dass die von der Umsetzung 
betroffenen Schulverwaltungen die Möglichkeit haben , ihren eigenen Arbeitsplatz mit zu gestalten. 
Darüber hinaus ist es wichtig, auch das Personal- u nd Organisationsamt an den 
Grundsatzentscheidungen zu beteiligen um zu gewährl eisten, dass die gesamtstädtische Sichtweise 
mit berücksichtigt wird.  
 
 
Ausgangslage 
 
 
 
Historie 
 
Mit Gründung der Initiative „Schulen ans Netz“ im J ahr 1996 wurde der Startschuss zur Anbindung 
aller Schulen an das Internet gegeben. Die Stadt Mü nster hat als Schulträger die finanziellen 
Rahmenbedingungen für die technische Ausstattung de r Schulen - auch der Schulsekretariate - 
gegeben. Gleichwohl fehlte trotz dieses finanzielle n Rahmens ein technisches Projekt, welches den 
Ressourceneinsatz steuert und optimiert. Die indivi duellen Ausstattungen der Schulen führten im 
Ergebnis zu einem IT-technischen Wildwuchs. Die Sta dt Münster erkannte die sich daraus 
ergebenden Probleme und legte im Jahr 2003 einen Me dienentwicklungsplan auf, der ein 
Ausstattungs- und BetreuungsProjekt für den pädagog ischen Bereich und die Schulverwaltung 
vorsieht. Darüber hinaus wurde in einen langwierige n Prozess die bisherige Arbeitsplatzbeschreibung 
der Schulsekretärinnen den aktuellen Bedürfnissen angepasst. Daneben wurden die Fortbildungen für 
Schulsekretärinnen optimiert.  
 
Die vorgenannten Optimierungen standen als einzelne  Maßnahmen eher isoliert nebeneinander. Mit 
diesem Projekt soll der gesamte Arbeitsbereich und das Arbeitsumfeld in den Blick genommen 
werden.  
 
Entwicklungsstand in Münster 
 
a) Technische Ausstattung 
 
• Technische Ausstattung auf einem aktuellen Stand 
 
Über den Medienentwicklungsplan sind inzwischen all e städtischen Schulen (ausgenommen 
Berufskollegs) über den Medienentwicklungsplan der Stadt Münster mit aktueller Hardware 
ausgestattet. Darüber hinaus haben alle PC in den S chulen einen Zugang zum Internet und die 
Schulverwaltung einen Zugang zum Intranet der Stadt  Münster. Selbstverständlich verfügen auch 
die Berufskollegs über eine zeitgemäße Hardwareauss tattung. Derzeit gibt es Überlegungen, die 
Schulverwaltungen der Berufskollegs an den Medienentwicklungsplan anzubinden. 
• Einheitliche Ausstattungsstandards für Schulsekret ärinnen 
Grundsätzlich können sich die Schulen aus einem sta ndardisierten Hardwarekatalog völlig frei 
bedienen, weil eine zentrale Vorgabe der Hardwareau sstattung nicht den individuellen 
Ansprüchen der Schulen gerecht geworden wäre. Dies galt auch für den gesamten Bereich der 
Schulverwaltung, also auch für die städtischen Mita rbeiterinnen in den Schulsekretariaten. Dies 
führte z.B. dazu, dass städtische Arbeitsplätze in den Schulen anders konfiguriert waren als die 
übrigen städtischen Arbeitsplätze in der Verwaltung . Im Zuge der Reinvestition wird dies jedoch 
geändert und die Schulsekretärinnen erhalten ihre H ardwareausstattung nach dem festgelegten 
Standard nach dem Medienentwicklungsplan der Stadt Münster, bzw. nach dem gleichen

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Standard wie die Arbeitsplätze in der Verwaltung de r Stadt Münster. Somit werden langfristig alle 
Schulsekretärinnen eine identische Hardwareausstattung haben.  
• Festgelegte Austauschroutinen 
 
Der Medienentwicklungsplan beinhaltet keine einmali ge Ausstattung mit Hardware sondern einen 
regelmäßigen Austausch, so werden z.B. PC nach 4 ½ Jahren ausgetauscht. Somit verfügen die 
Schulen immer über aktuelle Hardware. 
• Software in der Schulverwaltung 
 
Auch die Software ist identisch mit den Arbeitsplätzen in der Verwaltung der Stadt Münster. Einzig 
das Landesprogramm Schild zur Verwaltung der Schüle r/innendaten ist zusätzlich installiert. Die 
Software in den Schulverwaltungen wird regelmäßig angepasst. 
 
• Vernetze Schulverwaltung in der Schule 
 
Die PC sind nicht nur mit den Internet bzw. mit dem  Intranet der Stadt Münster verbunden, 
sondern auch untereinander vernetzt, so dass die Mö glichkeit zur zentralen Datenverwaltung 
besteht. Die Netzstruktur ist dabei bei allen Schulen identisch.  
 
b) Betreuung  
• Betreuung der Schulsekretärinnen 
Im Amt für Schule und Weiterbildung gibt es für all e Schulsekretärinnen einen festen 
Ansprechpartner, der den Personaleinsatz koordinier t und für die Schulsekretärinnen eine 
verlässliche Anlaufstelle für deren Sorgen und Nöte ist.  
• Arbeitskreis der Schulsekretärinnen 
Es gibt einen Arbeitskreis der Schulsekretärinnen. Besetzt ist dieser mit dem für 
Schulsekretärinnen zuständigen Sachbearbeiter und e iner Schulsekretärin je Schulform, die in 
ihrer Funktion aus nicht vom Amt für Schule und Wei terbildung bestimmt sondern aus dem 
eigenen Kreis der Schulsekretärinnen gewählt wurde.  In diesem Arbeitskreis werden alle Themen 
behandelt, die alle schulsekretariatsrelevanten The men behandelt. So wurde in diesem 
Arbeitskreis z.B. auch die Arbeitsplatzbeschreibung  der Schulsekretärinnen mit erarbeitet und 
beschlossen.  
• Technischer Support 
 
Neben der Ausstattung erhalten die Schulen noch ein en technischen Support. Wurde dieser 
Dienst in den vergangenen Jahren noch von ungeschul ten Lehrern/innen durchgeführt, so 
übernimmt das jetzt geschultes Fachpersonal des tec hnischen Dienstleisters der Stadt Münster, 
die citeq. Dazu gehört z.B. auch eine Hotline, wo P robleme der Schulen zeitnah gelöst werden. 
Spezielle Programme ermöglichen einen Zugriff auf sämtliche PC in der Schulverwaltung. 
 
• Inhaltlicher Support für Office und Schild  
 
Inhaltlich werden die Schulen bei Fragen zu Office von der citeq und bei Fragen zu dem 
Programm Schild vom Amt für Schule und Weiterbildun g unterstützt. Beide Ämter haben dazu 
eine Hotline (s.o.) eingerichtet. 
 
• Vordrucke / Onlineverfahren 
 
Das Amt für Schule und Weiterbildung hat zentrale D okumentenvorlagen entwickelt, die von allen 
Schulverwaltungen eingesetzt werden können. Auch das Anmeldeverfahren für Grundschulen und 
weiterführende Schulen wurde über ein Onlineverfahr en umgestellt. Dies soll mittelfristig auch bei 
den Berufskollegs über das Programm „Schüler Online“ realisiert werden.

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c) Fortbildungen 
 
• Fortbildungen in Word und Excel 
 
Die Schulsekretärinnen können alle auf speziell vor gehaltene Fortbildungen in Word und Excel 
zugreifen. Darüber hinaus erhalten alle neuen Schul sekretärinnen ein festgelegtes 
Fortbildungspaket.  
 
• Fortbildungen in Schild 
 
Obwohl es sich um ein Programm des Landes NRW hande lt, bietet der Schulträger regelmäßig 
Grundkurse an. Diese Fortbildungen sind allerdings auf städt. Personal beschränkt.  
• Workshops zu Schild 
 
Neben Workshops zu ausgesuchten Themen werden den S chulsekretärinnen auch offene 
Workshops angeboten. 
 
d) Organisation 
 
• Qualifizierungsprogramm für künftige Schulsekretär innen 
 
Mitarbeiter/innen, die erstmals in einem Schulsekre tariat eingesetzt werden, erhalten 
grundlegende Kenntnisse zur Arbeit in einem Schulse kretariat, ein Kommunikationstraining zu 
modernen Umgangsformen und bei Bedarf IT-Schulungen. 
 
• Einheitliche Arbeitsplatzbeschreibung 
 
Wie schon o.g. haben alle Schulsekretärinnen eine e inheitliche Grundstruktur der 
Arbeitsplatzbeschreibung. Die verschiedenen Ausrichtungen der Schulen, z.B. OGTS, finden sich 
in der Arbeitsplatzbeschreibung wieder. 
 
 
 
Prozessbeschreibung 
 
 
 
Vorgaben / Ziele 
 
In einer gemeinsamen Abstimmung  mit dem Arbeitskre is der Sprecherinnen der Schulsekretärinnen 
und dem Personal- und Organisationsamt  wurden folgende Ziele formuliert 
 
• Optimierung des Einsatzes Neuer Technologien 
• Konsequenter Einsatz Neuer Technologien 
• Einheitliche Standards in den Schulverwaltungen 
• Projektentwicklung unter Berücksichtigung untersch iedlicher persönlicher Arbeitsstile und 
individueller Anforderungen der Schulen („nicht standardisierbar“) 
 
Arbeitsgrundsätze 
 
Folgende Arbeitsgrundsätze wurden zugrunde gelegt: 
 
• Die gesamtstädtischen Anforderungen (z.B. Arbeitsp latzwechsel, Einsatz von sog. 
Springerkräften, Standardisierung) sollten Berücksichtigung finden. 
• Die individuellen Arbeitsmethoden und Arbeitstile sollten berücksichtigt werden. 
• Enge Abstimmung mit den Schulsekretärinnen.

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Projektidee  
 
Interviews mit den Schulen 
 
Mit folgenden Schulen wurden Interviews vor Ort geführt: 
 
• Martinischule 
• Ludgerusschule Hiltrup 
• Paul-Gerhardt-Schule Hiltrup 
• Michaelschule 
• Hauptschule Wolbeck 
• Waldschule Kinderhaus 
• Realschule Wolbeck 
• Johann-Conrad-Schlaun-Gymnasium 
 
Auf der Grundlage der Arbeitsplatzbeschreibung der Schulsekretärinnen wurde ein Fragebogen 
entwickelt. Die darin aufgeführten Tätigkeiten wurd en nach der Möglichkeit der Umsetzung per EDV 
geprüft. Alle Schulsekretärinnen wurden vorab über den Inhalt des Gespräches informiert bzw. 
vorbereitet, so dass auch die Möglichkeit gegeben w ar, sich von dieser Arbeitsplatzbeschreibung zu 
lösen um über mögliche Vorschläge der Schulsekretärinnen zu diskutieren.  
 
Auswertung der Interviews 
 
Sämtliche Interviews waren von Offenheit und Sachli chkeit geprägt. Die vorhandene Fachkompetenz 
machte die Gesprächsführung sehr einfach. Nach den ersten Gesprächen wurde sehr schnell 
deutlich, dass eine Vergleichbarkeit der Arbeitsplätze nicht möglich ist, da die Schulverwaltungen eine 
sehr heterogene Struktur haben. Die Gründe dafür li egen in den unterschiedlichen Arbeitsmethoden, 
unterschiedlicher Schulform, Lehrerschaft, Größe de r Schule, Elternschaft und Schüler/innen mit 
unterschiedlichen sozialen Herkünften und Schulen i n sozialen Brennpunkten. Es kristallisierte sich 
dementsprechend schnell heraus, dass Standardisieru ngen im Schulsekretariatsbereich nicht 
uneingeschränkt möglich sind.  
 
Mit der systematischen und flächendeckenden Ausstat tung der Schulsekretärinnen mit Neuen 
Technologien wurde im Jahr 1999 angefangen. Die  Sc hulsekretariate, die bereits vor diesem Termin 
über Hardware verfügten, wurden über den sog. Schuletat finanziert. Die Hardware wurde seit diesem 
Zeitpunkt ausschließlich für Anwendungen in Word be nutzt. Erst mit der Ausstattung über den 
Medienentwicklungsplan änderte sich dies ein wenig.  Jetzt wurde häufiger das städtische 
Mailprogramm benutzt und erste Vordrucke vor Ort en twickelt. Standardisiert ist grundsätzlich das 
Anmeldeverfahren der Grundschulen und der weiterfüh renden Schulen, die Abwicklung des sog. 
Schuletats über eine Excel-Anwendung und die Nutzun g des vom Land NRW zur Verfügung 
gestellten Schulverwaltungsprogrammes Schild. In di esem Zusammenhang wurde nochmals deutlich, 
dass zwar die Hardware eingesetzt wird, aber häufig  sehr ineffizient. So haben z.B. viele Schulen 
eigene Vordrucke entwickelt. Hier gibt es sicherlic h gute Ansätze, um weitere Standards in den 
Schulen zu schaffen.  
 
Was könnte verändert werden? 
 
Die Idealvorstellung ist, dass sämtliche städtische n Arbeitsplätze in den Schulen gleich sind. Es sind  
jedoch die äußeren Einflüsse, die diese Idealvorste llung nicht realisierbar machen. Die erste Stufe in  
diesem Projekt ist bereits durch Ausstattungen, For tbildungen usw. (siehe Entwicklungsstand in 
Münster) erbracht. Diese Projektidee ist daher nur eine weitere Stufe.  
 
1. Elektronische Infoboards lösen in Schulen die so g. Schwarzen Bretter in Aulen und 
Lehrerzimmern ab. Bisher werden Informationen noch in Papierform über die Schwarzen Bretter 
zur Verfügung gestellt. Dies hat zur Folge, dass di e Daten immer händisch dort abgelegt werden 
müssen. Künftig werden Informationen für Lehrer/inn en im Lehrerzimmer über ein Infoboard 
elektronisch abgebildet. Ein Infoboard ist nichts anderes als ein Bildschirm, der mit Daten aus dem 
Schulverwaltungsnetz gespickt wird. Gleiches kann k ünftig für Schüler/innen in Aulen oder Foren 
geschehen. Über das Verwaltungsnetz der Schule werd en dann die Daten auf den Infoboards 
abgebildet. Hier als Beispiel seien nur die Vertretungspläne genannt.

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2. Die Formulare für Schulen werden optimiert. Derz eit werden über das Infomanagement den 
Schulen verschiedenen Formulare angeboten. Z.Zt. kö nnen diese jedoch noch nicht per PC 
ausgefüllt werden. Dies soll sich dahingehend änder n, so dass die Schulen künftig die Formulare 
online ausfüllen können. Da der Aufwand für die Ums tellung der Formulare jedoch relativ groß ist, 
wird dies noch einige Zeit in Anspruch nehmen. 
 
3. Den Schulen wird eine Austauschplattform angebot en. Bereits im Intranet gibt es verschiedene 
Foren, wo man sich zu unterschiedlichen Themenberei chen austauschen kann. Eine 
Austauschplattform für Schulsekretärinnen gibt es j edoch noch nicht. Hier könnten z.B. selbst 
entwickelte Tabellen oder Vordrucke eingestellt wer den um diese für andere nutzbar zu machen. 
Der Schulträger könnte dies Forum dazu nutzen, um e igene Vordrucke oder auch Informationen 
hier einzustellen. Damit wäre das regelmäßige Aufru fen des Forums für Schulsekretärinnen 
verpflichtend.  
 
4. Der Group-Wise-Kalender soll intensiver genutzt werden. Terminabstimmungen werden immer 
noch über den Papierkalender vorgenommen. Der elekt ronische Kalender mit all seinen 
Möglichkeiten wird kaum genutzt. Der Abstimmungsauf wand für die Schulsekretärinnen ist daher 
verhältnismäßig groß, da es keine transparente Term inabstimmung gibt und das bisherige 
Verfahren eigentlich noch über den wöchentlichen Ab gleich der Papierkalender erfolgt. Z.Zt. 
werden die Dienstanweisungen für den Einsatz Neuer Technologien für nicht städtisches Personal 
in Schulen angepasst. Die Nutzung des Kalenders sol l dabei eine besondere Berücksichtigung 
finden. Sollte die Evaluation der Testphase ergeben , dass bezogen auf die Nutzung von Group-
Wise noch Fortbildungsbedarf besteht, wird es hierzu ein separates Fortbildungspaket geben. 
 
5. Daten werden künftig zentral abgelegt. Häufig is t es so, dass die Daten auf dem persönlichen 
Laufwerk der Schulsekretärin abgelegt werden. Damit ist ausgeschlossen, dass weitere Personen 
über die Daten verfügen können. Über das Verwaltung snetzwerk der Schule könnten aber alle in 
der Schulverwaltung Tätigen über die Daten verfügen . Auch für Springerkräfte wäre diese 
Einstellung ideal, da der Großteil der Daten für al le verfügbar ist. Der PC der Schulsekretärin wird 
künftig so eingestellt, dass grundsätzlich erst das  zentrale Laufwerk H zum Abspeichern von 
Daten angeboten wird. Selbstverständlich kann auch weiterhin im Laufwerk J abgespeichert 
werden. Dies muss jedoch beim Speichervorgang entsprechend immer wieder eingestellt werden. 
 
6. Die Schulen verwalten ihren sog. Schuletat auton om und per Online-Banking. Gleichwohl müssen 
die Schulen sich nach den Beschaffungsgrundsätzen d er Stadt Münster richten und einen 
Verwendungsnachweis führen. Dazu hat das Amt für Sc hule und Weiterbildung den Schulen eine 
teilautomatisierte Datei auf Excel-Basis zur Verfügung gestellt. Hier wurde jedoch schnell deutlich, 
dass viele Schulen noch weitere Listen zur Budgetve rwaltung führen. Die Datei wird daher 
angepasst und verbessert, damit z.B. mit dieser Dat ei mehrere Konten verwaltet werden können 
oder gar Konten für Fachbereiche angelegt werden können.  
 
7. Die Untersuchung der Schulsekretariate beschränk te sich nicht alleine auf eine Optimierung durch 
den Einsatz von EDV. Daher soll künftig in jedem Se kretariat ein sog. Aktenplan geführt werden. 
Eine zentrale Vorgabe eines Aktenplanes wird es z.Zt. nicht geben. Ein Muster wird aber vom Amt 
für Schule und Weiterbildung als Empfehlung angebot en. Somit ist die Aktenablage für alle in der 
Schulverwaltung tätigen transparent und nachvollzie hbar. Dies insbesondere mit Blick auf evt. 
Ausfallzeiten von Schulsekretärinnen, bei Stellennachbesetzungen und für Springerkräfte. 
  
8. Ein Handbuch für Schulsekretärinnen wird entwick elt. In diesem Zusammenhang hatte es bereits 
im Arbeitskreis der Schulsekretärinnen Vorarbeiten gegeben. Es sollte grundlegende 
Informationen oder wiederkehrende Termine beinhalte n. Darüber hinaus weitere Informationen 
sowie Erläuterungen zu notwendigen Arbeitsschritten . Das Handbuch sollte nicht in Papierform 
erstellt werden. Auch andere Ämter können dort Info rmationen einstellen. Federführend für Inhalt 
und Pflege ist das Amt für Schule und Weiterbildung. 
 
Priorisierung der Maßnahmen und Aktivitäten 
 
Maßnahmen können nur realisiert werden, wenn zumind est die gleichen technischen 
Voraussetzungen vorliegen. Dies ist im Fall der Ber ufskollegs zumindest z.Zt. noch nicht gegeben, 
denn diese sind nicht über den Medienentwicklungspl an ausgestattet. Derzeit gibt es jedoch 
Überlegungen, auch Schulverwaltungen der Berufskoll egs nach dem Standard des

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Medienentwicklungsplanes auszustatten. Die Schulver waltungen der Berufskollegs bleiben daher bei 
einem Teil der Maßnahmen vorerst außen vor. 
 
Es verbleiben jedoch fünf unterschiedliche Schulfor men mit insgesamt 85 verschiedenen Schulen. 
Hinzu kommt noch, dass in einigen Schulen nicht ein  sondern zwei oder gar drei 
Schulsekretariatsplätze inkl. unterschiedlicher Arb eitsstile vorgehalten werden. Dies unterstreicht nu r 
die Problematik der Umsetzung des o.g. GrundProjekt es. Daher ist eine Umsetzung nur in kleinen 
Stufen möglich. Einige Punkte des Projektes stellen  im eigentlichen Sinne nur eine Optimierung des 
Vorhandenen dar. In den folgend beschriebenen Schritten sollte daher das Projekt umgesetzt werden: 
 
1. Die Infoboards gehören eigentlich nicht in eine Priorisierungsliste, da das Amt für Schule und 
Weiterbildung bereits mit der Umsetzung begonnen hat.  
2. Die Nutzung des Group-Wise-Kalenders. 
3. Zentrale Datenablage. 
4. Aktenplan 
5. Haushaltsprogramm 
6. Austauschplattform für Schulsekretariate 
7. Formularwesen. Dies steht zwar an 7. Stelle, jed och sollte aufgrund des damit verbundenen 
Arbeitsaufwandes frühzeitig mit ersten Formularen begonnen werden. 
8. Handbuch 
 
 
Denkbare Perspektiven 
 
 
Das Idealbild eines Sekretariatsarbeitsplatzes ist mit diesem Projekt sicherlich noch nicht erreicht. 
Gleichwohl hat das Amt für Schule und Weiterbildung bereits mit dem Vorhandenen relativ viel und die 
im Projekt bezeichnete erste Stufe erreicht. Mit di esem Projekt soll vorerst nur eine weitere Stufe 
konkret definiert und umgesetzt werden. Zum jetzige n Zeitpunkt ist es sicherlich noch zu früh, um zu 
weiteren Stufen oder zu denkbaren Perspektiven konkret zu werden. Erfahrungen aus der Umsetzung 
der zweiten Stufe werden für weitere Überlegungen benötigt (Evaluation). 
 
Ein Projekt wird u.a. darüber definiert, dass es einen Anfang und ein Ende hat. Mit der Umsetzung der 
zweiten Stufe kann das Projektende definiert werden . Gleichwohl wird das Amt für Schule und 
Weiterbildung die Weiterentwicklung der Schulsekret ariate als laufenden und lebendigen Prozess 
weiter betreiben. 
 
I.A. 
 
 
gez. 
Heise