Sachstandsbericht: Entwicklung eines Service-Portals auf Basis des Ratsinformationssystems (Modellkommune Open Government des Bundes)

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle I/I/D2 Vorlagen-Nummer 07.06.2018 1731/2018 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.06.2018 Sachstandsbericht zum Projekt "Entwicklung eines Service-Portals auf Basis des Ratsinforma- tionssystems (Modellkommune Open Government des Bundes)“ Hintergrund Die Stadt Köln wurde vom Bundesministerium des Innern (BMI) in Zusammenarbeit mit dem Deut- schen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag und dem Deutsche Städte- und Gemeindebund im Mai 2017 im Rahmen eines bundesweiten Wettbewerbs als eine von neun Modellkommunen für O- pen Government in Deutschland ausgewählt1. Jede der neun Modellkommunen erhält eine Förderung vom BMI in Höhe von max. 50.000 €. Zur Ergebnissicherung soll ein Leitfaden für kommunales Open Government gemeinsam erstellt und vom BMI veröffentlicht werden. Die Abschlussveranstaltung mit Vorstellung der Ergebnisse ist für das Frühjahr 2019 vorgesehen. Zielsetzung Als Maßnahme der Stadt Köln im Rahmen der Modellkommune soll das Ratsinformationssystem zu einem umfassenden Serviceportal mit erweiterten und nutzerorientierten Funktionen ausgebaut wer- den. Das Vorhaben ist Bestandteil der Verwaltungsreform und wird als Reformprojekt unter Federfüh- rung von Dezernat I entwickelt und umgesetzt. Als Basis dienen offene Daten, die aus dem Kölner Ratsinformationssystem generiert und über die OParl-Schnittstelle produktiv eingebunden werden sollen (der OParl-Standard definiert eine Webserviceschnittstelle, die den anonymen, lesenden Zu- griff auf öffentliche Inhalte aus parlamentarischen Informationssystemen ermöglicht). 2 Kern des geförderten Projektansatzes ist im Sinne des Open Government die modellhafte Erprobung einer neuen Herangehensweise der Anwendungsentwicklung: Das Anforderungsprofil für das neue Serviceportal soll in einem offenen Prozess gemeinsam mit der Zivilgesellschaft und weiteren Akteu- ren bzw. potentiellen Nutzergruppen entwickelt werden. Als Ergebnis soll die Informationsqualität und der öffentliche Informationszugang für den Bereich Stadtpolitik verbessert und die Transparenz politischer Entscheidungsprozesse erhöht werden. Der entscheidende Vorteil der Nutzung offener Daten für dieses Vorhaben ist die Möglichkeit, hersteller- unabhängige Lösungen zu entwickeln. 1 https://www.verwaltung- innovativ.de/DE/E_Government/Modellkommune_Open_Government/modellkommune_open_gov_node.html 2 siehe: https://oparl.org/ 2 Bisherige Aktivitäten (Überblick) Anforderungserhebung aus Sicht von Nutzergruppen Stufe 1: Nutzerabfragen Im Zeitraum von Juni 2017 bis Januar 2018 wurden im Rahmen von vier Veranstaltungen3 erste An- forderungen an das Serviceportal aus der Perspektive unterschiedlicher Nutzergruppen erhoben und anschließend geclustert. Aus Nutzersicht zeichneten sich folgende Schwerpunkte für erweiterte Ser- vicefunktionen ab:  Push-Dienste nach Themen, Orten und Neuheiten (z.B. Abo, Newsletter, E-Mail, SMS)  Kartenbasierte und themenbezogene Suche  Übersichtliches Design und intuitives Handling des Portals  Features zur Webseitenpersonalisierung  Kommentierungsmöglichkeit für Vorlagen  Transparentere Dokumentation von Beschlüssen und ihrer Historie Stufe 2: Design Thinking Zur weiteren Vertiefung der erhobenen Anforderungen wird in Stufe 2 „Design Thinking“ als Methode eingesetzt. Design Thinking ist eine teamorientierte Innovationsmethode, die Kreativität systematisch entwickelt und die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt stellt. Der Einstieg erfolgte am 15. Mai 2018 in einem Workshop für Verwaltungsmitarbeiter/innen. Ziel der Veranstaltung war es, ausgehend von typisierten potentiellen Nutzern (Personas), Anforderungen an die Servicefunktionen aus unterschiedlichen Nutzerperspektiven zu definieren und zu visualisieren. Die Ergebnisse sollen anschließend auf ihre Umsetzbarkeit geprüft werden. Danach sollen sie in Form eines Vorführmodells noch einmal mit den Nutzergruppen Bürgerschaft und Politik rückgekop- pelt und final zu einem Lastenheft verdichtet werden. Softwareseitige Sondierungen In der ersten Sondierungsphase wurden Gespräche mit dem Hersteller des Kölner RIS (Fa. SOMA- COS) und der Open Knowledge Foundation (OKF)4 geführt. Die OKF war maßgeblich an der Ent- wicklung des OParl-Standards beteiligt, entwickelt diesen weiter und betreibt das kommunenübergrei- fende Portal „Politik bei uns“5, das als Pilotprojekt für kommunales Open Government vom Land NRW gefördert wurde. Ziel von „Politik bei uns“ ist es, Politik vor Ort für Einwohner/innen transparent zu machen. Der OParl-Standard wird zurzeit von drei RIS-Herstellern unterstützt (cc e-gov, SOMACOS und Sternberg). Aktuell nutzen 47 Verwaltungen die Plattform, darunter ist jedoch noch keine, die wie Köln das RIS von SOMACOS einsetzt. Test und Analyse OParl-Schnittstelle In den von der Verwaltung durchgeführten internen Tests der OParl-Schnittstelle wurden Probleme mit der Datenvalidität festgestellt, die nach jetzigem Stand eine Produktivsetzung vorerst ausschlie- ßen. Die Verwaltung lässt daher zurzeit die Programmierung der von SOMACOS für Köln bereitgestellten OParl-Schnittstelle durch einen externen Experten der OKF testen und auf Fehler analysieren. In den bisher vollzogenen Testschritten wurden bereits signifikante strukturelle Mängel in der Programmie- rung festgestellt. Die abschließenden Testergebnisse mit konkreten Korrektur-Empfehlungen für den Hersteller werden Mitte Juni 2018 vorliegen. Einschätzung der technischen Umsetzungsoptionen 3 Leitlinienprozesss Bürgerbeteiligung/Gespräch mit Netzaktivisten (26.06.17); Wahlsalon zur Landtagswahl NRW (07.07.17); „KölnDigital“ öffentlich (17.10.17); „KölnDigital“ verwaltungsintern (25.01.18) 4 https://okfn.de/ 5 https://politik-bei-uns.de/ 3 Drei grundsätzliche Lösungsansätze für die technische Umsetzung der oben beschriebenen Features für das Serviceportal wurden im Projektrahmen geprüft: 1) Integration in „Politik bei uns“ Die Anforderungen (Lastenheft) werden nach erfolgter Ertüchtigung der OParl–Schnittstelle in Koope- ration mit der OKF als kölnspezifische Weboberfläche im Portal „Politik bei uns“ umgesetzt. Dieses zusätzliche Serviceangebot soll neben dem bestehenden Session-Bürgerinfo vorgehalten und in ge- eigneter Weise damit verlinkt werden. 2) OParl-Client für Session Beauftragung des Herstellers, einen den Anforderungen entsprechenden OParl-Webclient zu entwi- ckeln und über geeignete Schnittstellen in das Session-Umfeld zu integrieren. 3) Proprietäre Weiterentwicklung von Session Alle Anforderungen werden durch den Hersteller proprietär in der Software Session umgesetzt. Eine fundierte Bewertung dieser Optionen kann erst nach Vorliegen der kompletten Testergebnisse der OParl-Schnittstelle und nach Evaluierung der Ergebnisse der kollaborativen Anforderungsentwick- lung (Machbarkeitsanalyse) erfolgen. Weiteres Vorgehen Als Fazit der bisher erzielten Zwischenergebnisse ist Folgendes festzuhalten: Der eingeschlagene Weg zur offenen und iterativen Anwendungsentwicklung des Serviceportals im Rahmen der Modellkommune hat sich bewährt und ist konsequent fortzuführen. In Abhängigkeit vom abschließenden Ergebnis des Tests der OParl-Schnittstelle sind dann kurzfristig die Schritte zur Fehlerbehebung einzuleiten. Parallel zur den oben genannten „großen“ Lösungsoptionen wird zurzeit als kurzfristige Teillösung ein Szenario zur Einbindung einer kartenbasierten und thematischen Suche in das RIS über eine Schnitt- stelle zur städtischen Geo-Infrastruktur getestet (Proof of Concept). Diese Teillösung könnte zukünftig auch unter Politik bei uns öffentlich verfügbar gemacht werden. Die Ergebnisse der Nutzerabfragen und des Design Thinking sollen bis zum Herbst 2018 verdichtet und zu einem Lastenheft als Basis für die anschließende Programmierung zusammengefügt werden. Daraus ergibt sich der folgende aktualisierte Fahrplan: Aktualisierter Projektfahrplan Juni 2018 Abschluss der OParl-Fehleranalyse und Weitergabe der Korrektu- rempfehlungen an SOMACOS. Juni 2018 Ergebnis: Proof of Concept RIS/GIS (Georeferenzierung) Juli 2018 Erstellung eines Vorführmodells auf Basis der Ergebnisse des Design Thinking Workshops. Juni – September 2018 Rückkopplung und Verfeinerung mit Nutzergruppen (Bürgerschaft, Politik) auf Basis des Modells. Oktober 2018 Lastenhefterstellung in Kooperation mit der Open Knowledge Foundation (OKF). ab Dezember 2018 Portal-Programmierung Gez. Dr. Keller