Beantwortung der schriftlichen Anfrage von Herrn Dr. Litvinov aus der Sitzung des Integrationsrates vom 22.02.2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
V/5000 JC 
 
Vorlagen-Nummer 27.03.2018 
 0923/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 16.04.2018 
 
Beantwortung der schriftlichen Anfrage von Herrn Dr. Litvinov zur "Einführung der 
elektronischen Akte im Jobcenter Köln" 
Zur schriftlichen Anfrage von Herrn Dr. Litvinov aus der Sitzung des Integrationsrates vom 22.02.2018 
legt die Verwaltung dem Integrationsrat die in der Anlage beigefügte Antwort des Jobcenter Köln vor.  
 
Anlage 
 
gez. Dr. Rau

Schriftliche Anfrage von Herrn Dr. Litvinov zur „Einführung der elektronischen Akte 
im Jobcenter Köln“  
 
Beantwortung einer schriftlichen Nachfrage aus der Sitzung des Integrationsrates 
vom 22.02.2018  
 
 
Wortlaut der Anfrage: 
Ab März 2018 führt das Jobcenter Köln die elektronische Akte ein. Dies soll sowohl zur Ver-
besserung und Beschleunigung der Auskunft als auch zur Verringerung  der Aufbewahrungs-
kapazitäten führen. Welchen Einfluss wird aber diese Einführung auf die Kunden und auf die 
Zusammenarbeit zwischen den Kunden und den Sachbearbeitern haben, ist ungewiss.  
 
Deswegen bitte ich Sie, die folgenden Fragen zu beantworten: 
 
1.  Wird es für Kunden des Jobcenters möglich sein, den „elektronischen“ Schriftwechsel 
mit den zuständigen Sachbearbeitern zu führen, z.B. per E-Mail Anträge zu stellen, Mit-
teilungen oder Antworten zu senden? 
2.  Werden die Sachbearbeiter den Kunden die Einladungen, Aufforderungen oder Verwal-
tungsakten auch auf elektronischem Wege zustellen? 
3.  Wird solche Korrespondenz als rechtskräftig anerkannt? Wenn „Ja“ – wodurch? 
4.  Werden die E -Mail-Adressen von zuständigen Sachbearbeitern den Kunden bekannt 
gegeben? Wenn „Ja“ – auf welche Art und Weise? 
 
Antwort des Jobcenter Köln: 
Zum 05.03.2018 hat das Jobcenter Köln die elektronische Akte (eAkte) eingeführt. Damit ist 
sie dem Grunde nach „nur“ ein Dokumenten-Management-System (DMS), das die interne 
Ablage bzw. Aufbewahrung strukturiert und bis zu einem gewissen Grad einer verbesserten 
internen Kommunikation dienen soll. 
Die gestellten Fragen greifen jedoch vollständig Themen auf, die die Einführung der eAkte 
nicht verändern. Die eAkte ersetzt grob gesagt die Papierakte, sie ist das digitale Abbild der 
heutigen Papierakte und der Korrespondenz zwischen Kundinnen und Kunden und dem 
Jobcenter.

Zu 1) 
Auch nach Einführung der eAkte ist es für die Kundinnen und Kunden des Jobcenter Köln 
selbstverständlich, wie bisher auch schon möglich, unter Beachtung des Datenschutzes 
„elektronischen“ Schriftwechsel mit den zuständigen Mitarbeitenden zu führen, z.B. per E-
Mail Mitteilungen zu zusenden oder Unterlagen einzureichen, soweit diese nicht ausnahms-
weise im Original vorgelegt werden müssen. Auch Antragsunterlagen können von Kundin-
nen und Kunden per E-Mail übermittelt werden. Die Leistungen nach dem SGB II werden 
auf Antrag erbracht. Die Antragstellung ist dabei an keinerlei Form gebunden, sie kann also 
u.a. auch in elektronischer Form erfolgen.  
Etwas anderes gilt allerdings für Vorgänge, für die das Gesetz die Schriftform vorgesehen 
hat, z.B. für die Einlegung eines Widerspruches. Hier gilt nach § 36a SGB X, dass die an-
geordnete Schriftform durch die elektronische Form nur dann ersetzt werden kann, wenn 
das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Sig-
naturgesetz versehen ist. Insoweit bedarf es in Fällen mit Schriftformerfordernis also auch 
zukünftig der Einreichung schriftlicher Dokumente durch die Kundinnen und Kunden. 
Anträge in Gänze online zu stellen und auch online die Bescheide zu erhalten, wird zukünf-
tig sicherlich ermöglicht. Hier sind entsprechende Planungen der Agentur für Arbeit ange-
stoßen worden. 
 
Zu 2) + 3) 
Ebenso wie in der Vergangenheit werden Einladungen, Schreiben und Verwaltungsakte 
weiterhin mit den bisherigen IT-Verfahren (ALLEGRO, ATV, BK-Text) erstellt und papierge-
bunden versandt, lediglich die interne Ablage wird, statt in einer Papierakte, digitalisiert er-
folgen. Diesbezüglich erfolgen durch die Einführung der eAkte keinerlei spürbaren Ände-
rungen für die Kundinnen und Kunden. Da Verwaltungsakte weiterhin papiergebunden zu-
gestellt werden, bestehen keine Bedenken hinsichtlich der Rechtskraft.  
 
Zu 4) 
Die Einführung der eAkte ändert nichts an der Position des Jobcenter Köln zur Bekannt-
gabe von Mitarbeitendendaten, z.B. E-Mail-Adressen. Grundsätzlich sind auf allen zentra-
len Vordrucken die zuständigen Teampostfächer angegeben und zur Kommunikation nutz-
bar.  
 
gez. Wagner