Vorstellung einer Institution/eines Trägers der Integrationsarbeit : Bericht der Ombudsstelle für Flüchtlinge in Köln/Herr Zitzmann

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
/ 
562/5 
Vorlagen-Nummer  30.05.2017 
 1313/2017 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 19.06.2017 
 
Vorstellung einer Institution/eines Trägers der Integrationsarbeit : Bericht der Ombudsstelle 
für Flüchtlinge in Köln/Herr Zitzmann 
Zur Sitzung des Integrationsrates am 20.03.2017 stellte Herr Zitzmann die Arbeit der Ombudsstelle 
vor. Auf die im Vortrag getroffenen Kernaussagen sowie Rückfragen der Politik nimmt die Verwaltung 
wie folgt Stellung: 
Ansprechpartner für die Ombudsstelle 
Die Abteilung Wohnraumversorgung übernimmt die koordinierte Beantwortung aller Anfragen der 
Ombudsstelle, die das Amt für Wohnungswesen betreffen. Hierdurch ist eine direkte und zielgerichte-
te Kommunikation mit der Ombudsstelle sichergestellt, es gibt feste Ansprechpartner. Mit Stand vom 
19.04.2017 richtete die Ombudsstelle insgesamt 47 Fragen an die Abteilung Wohnraumversorgung. 
Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer liegt bei 5 Arbeitstagen.  
Die Beantwortung und Klärung der konkreten Einzelfälle erfolgt stets in Rücksprache mit allen Akteu-
ren. Die Rückmeldungen an die Ombudsstelle entsprechen den ermittelten Sachverhalten bei städti-
schen Mitarbeitern, beauftragten Trägern sowie Wachdienstunternehmen. Es erfolgt weder eine Zen-
sur noch eine Verschleierung von Sachverhalten. Die Stadtverwaltung pflegt einen offenen und ver-
trauensvollen Austausch mit der Ombudsstelle. 
 
Freier Zugang zu Flüchtlingsunterkünften 
Der freie Zutritt zu Flüchtlingsunterkünften für die Mitarbeiter der Ombudsstelle ist in stadteigenen und 
angemieteten Objekten durchweg gegeben. Sowohl die städtischen als auch die Mitarbeiter der trä-
gergeführten Einrichtungen sind über die Aufgabe und Rolle der Ombudsstelle informiert und gewäh-
ren daher uneingeschränkten Zugang. Jedoch soll der Besuch einer Unterkunft aufgrund der Rück-
sichtnahme gegenüber anderen Bewohnern zuvor mit dem/der zuständigen Sozialarbeiter/in abge-
stimmt werden. So kann bereits im Vorfeld sichergestellt werden, dass für die Mitarbeiter der Om-
budsstelle ein Raum für das vertrauliche Gespräch vorbereitet wird.  
Anders gestaltet sich die Situation bei dem Zugang zu einer Hotelunterbringung. In einem bekannten 
Fall wurde der Zutritt durch den Hotelbetreiber verweigert. Hierüber ist die Stadtverwaltung informiert 
worden und hat umgehend mit dem Hotelbetreiber Kontakt aufgenommen. 
Es besteht jedoch kein unmittelbares Vertragsverhältnis zwischen Hoteliers und der Stadt Köln. Die 
Hotels bieten ihre Betten der Stadt zur Unterbringung von Geflüchteten an und erhalten eine entspre-
chende Vermittlung. Hieraus entsteht ein mündlicher Beherbergungsvertrag zwischen dem Hotelier 
und dem Geflüchteten, der (über seinen Leistungsträger) auch grundsätzlich die Kosten der Unter-
bringung  trägt. Aus diesem Grund verfügt der Eigentümer über das alleinige Hausrecht. Die Hotels 
sind angehalten, ehrenamtlich Tätigen oder Personen anderer Institutionen (z. B. Willkommensinitiati-
ven, Ombudsstelle usw.)den Zutritt zu gewähren. Die Zusammenarbeit funktioniert in den überwie-
genden Fällen reibungslos. Soweit es zu erneuten Schwierigkeiten des uneingeschränkten Zutritts für 
Mitarbeiter der Ombudsstelle kommt, bittet die Stadtverwaltung um sofortige Kontaktaufnahme, um 
das Gespräch mit dem Hotelier suchen zu können. Eine Weisungsbefugnis gegenüber dem Hotelier 
besteht für die Verwaltung jedoch nicht. 
 
Anwendung der EU-Aufnahmerichtlinie

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Die EU-Aufnahmerichtlinie für besonders schutzbedürftige Flüchtlinge wurde bislang nicht in nationa-
les Recht umgesetzt. Die Umsetzung ist daher bislang nicht verpflichtend. Es ist selbstverständlich, 
dass die Stadt im Rahmen ihrer Möglichkeiten dennoch versucht, eine Umsetzung möglichst vieler 
Punkte der EU-Aufnahmerichtlinie zu erwirken. 
Verbesserung der Zusammenarbeit 
Die Verwaltung sieht in der Initialisierung der Ombudsstelle nicht nur eine zusätzliche Anlaufstelle und 
Beratungsmöglichkeit für Geflüchtete. Mit der Arbeit der Ombudsstelle ist auch die Chance verbun-
den, das Verwaltungshandeln zum Wohle der Geflüchteten stetig zu verbessern und bestehende Ver-
fahrensabläufe zu hinterfragen und weiter zu optimieren.  
Beispielhaft ist hier der Fall der nicht erfolgten Unterbringung eines Jugendlichen nach Entlassung 
aus der Jugendhilfe zu nennen. Aufgrund der Intervention der Ombudsstelle wurden Verwaltungsab-
läufe geändert und fortan ein regelmäßiger Austausch zwischen der Jugendverwaltung und dem Amt 
für Wohnungswesen vereinbart, um solche Fälle künftig ausschließen zu können.  
Die Ombudsstelle wird in ihrer Arbeit umfassend durch die Sicherstellung eines schnellen Informati-
onsaustausches und Angeboten zu persönlichen Gesprächsterminen unterstützt. Angesprochene 
Sachverhalte konnten bisher schnell und unbürokratisch geklärt werden.  
 
Gez. Dr. Rau

Geschäftsführung  
Integrationsrat 
Frau Ehinger 
Telefon:  (0221) 0221/221-29580  
Fax       :  (0221) 0221/221-29166 
E-Mail:  Simone.Ehinger@STADT-KOELN.DE 
Datum: 12.04.2017 
Auszug 
aus dem Entwurf der Niederschrift der Sitzung des 
Integrationsrates vom 20.03.2017 
öffentlich 
 Vorstellung einer Institution / eines Trägers der Integrationsarbeit - Be-
richt der Ombudsstelle für Flüchtlinge in Köln/Herr Zitzmann 
 
Der Vorsitzende Herr Keltek bittet Herrn Zitzmann, die Arbeit der Ombudsstelle kurz vorzu-
stellen.  
Herr Zitzmann unterteilt seinen Vortrag in  
- Auftrag und Arbeitsweise der Ombudsstelle,  
- Erläuterungen zum 1. Tätigkeitsbericht,  
- weitere Entwicklungen im 1. Quartal 2017, insbesondere bzgl. des aktuellen Fallaufkom-
mens,  
- Empfehlungen der Ombudsstelle  
- sowie Erfahrungen im Rahmen der unabhängigen Beschwerdebearbeitung und daraus 
abgeleitete Anforderungen.  
Die Ombudsstelle wurde auf Grundlage der Beschlüsse des Rates der Stadt Köln von Mai 
bzw. Juni 2016 eingerichtet. Personell ist sie mit zwei halben Fachkraftstellen und einer hal-
ben Verwaltungsstelle ausgestattet. Durch die Auslage von Flyern in den Flüchtlingsunter-
künften wurde auf die Arbeit der Ombudsstelle aufmerksam gemacht.  
Herr Zitzmann erläutert, dass der Rat der Ombudsstelle den Auftrag erteilt habe, hinsichtlich 
der Unterbringung und Betreuung von Flüchtlingen ein neutrales und einrichtungsunabhän-
giges Beratungs- und Bewertungsverfahren einzurichten. Insbesondere seien die Problem-
felder Gewalt, sexuelle Übergriffe, Diskriminierung und Verletzungen der Menschenwürde zu 
betrachten. Die Ombudsstelle solle unabhängig von Verwaltung sowie von denjenigen Per-
sonen, die operativ in diesem Feld tätig sind, agieren. Er verweist in diesem Zusammenhang 
darauf, dass auch eine fachliche Unabhängigkeit in der Aufgabenwahrnehmung gegenüber 
dem Rechtsträger, also dem Kölner Flüchtlingsrat, vorliege. Der Auftrag der Ombudsstelle 
sei die Tatsachenermittlung sowie die Bewertung der Anliegen der Betroffenen bzw. der 
Hinweisgeber vor. Es solle gleichzeitig auch das Wohl der Betroffenen berücksichtigt wer-
den; dies bedeute, dass auch eine Weitervermittlung der Betroffenen in Beratungs- und 
Hilfsangebote erfolge. Die wesentliche Aufgabe der Ombudsstelle sei es, mögliche 
Schwachstellen im Unterbringungs- und Betreuungssystem zu identifizieren und darauf hin-
zuweisen.  
Im ersten Berichtszeitraum (4. Quartal 2016) gab es 37 Beschwerdefälle. 28 von 37 dieser 
Fälle fielen in den Aufgabenbereich der Ombudsstelle. In der Regel seien daraufhin Aus-

kunftsersuchen an das Amt für Wohnungswesen gestellt worden. Die meisten dieser Fälle 
konnten innerhalb des Berichtszeitraums abgeschlossen werden.  
17 der 37 Fälle seien in den Berichtszeitraum (1. Quartal 2017) überführt worden. Die Haupt-
themen waren den Kategorien „Turnhalle/ Notaufnahme“ und „besondere Schutzbedürftig-
keit“ (d.h. unbegleitete Minderjährige, Schwangere, Behinderte, traumatisierte Personen so-
wie Opfer von Gewalt, Folter oder Verstümmelung) zuzuordnen. Abhilfe bei Beschwerden 
konnte lediglich bei einzelnen Fällen geschaffen werden; auf grundsätzlicher Ebene sei dies 
jedoch selten gelungen. Herr Zitzmann führt hier das Beispiel eines unbegleiteten Minderjäh-
rigen an, der zwar schlussendlich zu einem Elternteil in ein anderes Bundesland ziehen 
konnte, aber das grundsätzliche Problem der Beschränkung der Wohnsitznahme hierdurch 
nicht gelöst worden konnte. 
Im 1. Quartals 2017 war eine leichte Zunahme der Fälle zu verzeichnen. Zu den 17 aus dem 
vorigen Quartal übernommenen seien 40 neue Fälle hinzugekommen  
Seitens der Ombudsstelle wurde eine Empfehlung zur Beendigung der Unterbringung in 
Turnhallen abgegeben, zumindest aber sollte eine Definition der Anforderungen zur Unter-
bringung von besonders schutzbedürftige Personen in Hallenunterkünften erstellt werden 
(z.B. Gestaltung von Rückzugsorten, Anforderungen an eine besondere Qualifikation des 
Personals etc.).  
Die Turnhallenplätze würden zwar sukzessive abgebaut, eine Definition hinsichtlich der er-
forderlichen Anforderungen sei aber noch nicht vorgenommen worden, da es an wohl an 
entsprechenden Ressourcen fehle. Problematisch sei aus diesem Grunde auch, die prakti-
sche Umsetzung der im Rahmen der Mindeststandards vom Rat beschlossenen Verlegung 
aus gesundheitlichen Gründen binnen einer Woche.  
Die Ombudsstelle rate daher dringend dazu, die notwendigen Ressourcen zu schaffen bzw. 
sicherzustellen, dass erst gar keine Unterbringung besonders schutzbedürftiger Personen in 
Turnhallen erfolge.  
Eine weitere wichtige Empfehlung beziehe sich auf die Umsetzung der EU-
Aufnahmerichtlinie. Die Empfehlung umfasse die Erstellung einer Konzeption zur systemati-
schen Feststellung der Schutzbedürftigkeit und der besonderen Bedürfnisse der schutzbe-
dürftigen Personen gem. der Artikel 21 und 22. Die Bundesrepublik Deutschland habe es 
versäumt, die Richtlinie bis Juli 2015 umzusetzen. Da Bund und Land keine zusätzlichen 
Mittel zur Umsetzung bereitstellten, müsse die Kommune jetzt eigentlich selber tätig werden. 
Der Ombudsstelle sei bislang jedoch keine Umsetzung der o. g. Empfehlung bekannt. Im 
Sozialausschuss sei mitgeteilt worden, dass dies in der Verantwortung der sozialen Dienste 
in den Unterkünften liege. Ein darüber hinaus gehendes Verfahren gebe es aber offenbar 
nicht. Herr Zitzmann zieht als Fallbespiel den Fall eines politisch verfolgten und traumatisier-
ten Flüchtlings heran, bei dem es ab Zeitpunkt des Vorliegens des Attestes ca. 4 Monate 
gedauert habe, bis eine Veränderung der Unterbringung erfolgte. Dieser Einzelfall belege, 
dass es kein entsprechendes System gebe, welches kurzfristige Verbesserungen möglich 
mache. Hierzu sei dann auch die Kooperation mit weiteren Fachstellen, wie z. B. dem The-
rapiezentrum für Folteropfer erforderlich.  
Auch ein Konzept zur Weiterentwicklung alternativer Unterbringungsmöglichkeiten bzw. eine 
weitere Konkretisierung der mit den Mindeststandards beschlossenen Definition der kindge-
rechten Umgebung fehle noch. Dieser Schritt sei notwendig, um die Unterbringungssituation 
für die Menschen mit besonderem Schutzbedarf wesentlich zu verbessern.  
Herr Zitzmann benennt folgend weitere Empfehlungen der Ombudsstelle an die Verwaltung: 
transparente Regularien (kindgerechte Informationen in Unterkünften), klare Übersichtsdar-
stellungen hinsichtlich der Zuständigkeiten/ Beschwerdemöglichkeiten, Regelungen zur Ab-
meldung bei Abwesenheiten und Bereitstellung amtsinterner Richtlinien und Bescheidmus-
ter.  
Die flächendeckende Umsetzung dieser Empfehlungen sei nach Kenntnis von Herrn Zitz-
mann noch nicht erfolgt.  
Im Bereich der Krankenversorgung werde bei den gesetzlichen Krankenkassen die Über-
nahme der Dolmetscherkosten ausgeschlossen, da diese nicht Teil der Krankenversorgung 
seien. Im Einzelfall habe hier das Sachgebiet AsylbLG Lösungen zusagt. Hinsichtlich einer 
Empfehlung zum Thema „Obdachlosigkeit vermeiden“ (konkret: „Unterbringungsverweige-
rung ausschließen“ in Verbindung mit „Vorsorge treffen zur Vermeidung von Obdachlosigkeit

bei Entlassung aus der Jugendhilfe“ durch Abstimmung zwischen Wohnungs- und Jugend-
amt) gab es in Einzelfällen Probleme. Eine Klärung sei jedoch zusagt worden. Hinsichtlich 
einer Empfehlung zu Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter des Wachdienstes sei kein 
Umsetzungsfortschritt bekannt.  
Herr Zitzmann berichtet, dass die unabhängige Beschwerdebearbeitung sowie der notwen-
dige Zugang zu Unterbringungseinrichtungen überwiegend gut funktionierten. Lediglich in 
einem Einzelfall habe es Probleme gegeben, da kein vertrauliches Gespräch mit den Be-
wohnern und Bewohnerinnen zugelassen worden sei.  
Immer noch problematisch sei der Zugang zu Informationen über die Mitarbeiter*innen der 
Wachdienste. Sie seien z. T. offensichtlich angehalten worden, der Ombudsstelle keine di-
rekten Auskünfte zu geben. Auch über so genannte Wachbucheinträge habe die Ombuds-
stelle keine Auskünfte erhalten. Gleiches gelte für amtsinterne Richtlinien.  
Es habe einen Fall gegeben, in dem eine Beschwerdeführerin eine sexuelle Belästigung aus 
Angst vor rechtlichen Konsequenzen nicht thematisieren wollte. Als Grund hierfür wurde an-
gegeben, dass in einem anderen Fall einer Bewohnerin von Seiten eines Wachdienst-
Mitarbeiters Konsequenzen angedroht worden wären. 
Um eine unabhängige Recherche durch die Ombudsstelle zu ermöglichen, sei ein ungehin-
derter Zugang zu Unterkünften notwendig (Wachdienstmitarbeiter sollten erneut entspre-
chende Anweisungen erhalten). In die vertraglichen Regelungen mit gewerblichen Betreibern 
sollte ein entsprechender Passus aufgenommen werden. Ggf. sollte auch ein Einblick in 
Wachbucheinträge oder amtsinterne Richtlinien möglich sein. Herr Zitzmann teilt mit, dass 
sich die Ombudsstelle insgesamt eine Intensivierung der Kommunikation mit der Flüchtlings-
koordination und den Fachämtern wünsche und bedankt sich für die Aufmerksamkeit.  
RM Herr Joisten bedankt sich für den detaillierten Vortrag und bittet die Verwaltung, zu den 
genannten Punkten, zu denen kein Umsetzungsstand bekannt sei, Stellung zu nehmen. 
Auch bittet er die Verwaltung um Erläuterung, warum nicht überall ein ungehinderter Zugang 
zu den Unterkünften möglich sei. Dies sei existenziell wichtig für die Arbeit einer unabhängig 
arbeitenden Ombudsstelle. Zu deren Arbeit gehöre im Rahmen der Sachverhaltungsaufklä-
rung auch die Einsicht in Wachbucheinträge.  
RM Frau Hoyer bittet um Erläuterung des Punktes „Unterbringungsverweigerung ausschlie-
ßen“ im Rahmen der Vermeidung von Obdachlosigkeit.  
RM Herr Erkelenz erkundigt sich, ob es auch religiös motivierte Konflikte in Unterkünften 
gebe.  
RM Frau Tokyürek fragt, warum 17 Fälle in den nächsten Berichtszeitraum überführt wurden. 
Weiter erkundigt sie sich bzgl. des Falles der sexuellen Belästigung und Androhung von 
rechtlichen Konsequenzen nach der Einhaltung der Geheimhaltungspflicht bzw. dem Daten-
schutz in den Wohnheimen.  
Herr Zitzmann beschreibt zunächst zwei Einzelfälle zum Thema Unterbringungsverweige-
rung.  
Ein aus der Jugendhilfe entlassener 18-Jähriger spricht beim Tagesdienst des Wohnungs-
amtes vor und wird dort abgewiesen. Er erhebt Klage vor dem Verwaltungsgericht und wird 
daraufhin untergebracht. Eine weibliche Person wird aus ihrer ursprünglichen Unterkunft 
(Hotel) aufgrund eines Konfliktes abgemeldet. Sie meldet sich beim Wohnungsamt. Dieses 
verweist sie an das Sozialamt. Das Sozialamt hat zu diesem Zeitpunkt aber geschlossen, da 
die dort angesiedelte Fachstelle Wohnen freitags keine Öffnungszeiten habe. Eine Unter-
bringung erfolgte nicht.  
Es gebe religiös motivierte Konflikte verschiedenster Art. Beispielsweise gab es den Fall ei-
ner zum Christentum übergetretenen Konvertitin, die sich Anfeindungen des Wachpersonals 
ausgesetzt sah. Es gebe aber auch Fälle von religiös motivierter Probleme von Bewohnern 
untereinander.  
Die 17 in das 1. Quartal 2017 übernommenen Beschwerdefälle wurden zum Teil erst kurz 
vor Ende des ersten Zeitraums gemeldet; in einigen Fällen sei die Abklärung der Sachlage 
und deren Lösung schwierig; für einige Fälle gebe es schlicht keine Lösung.  
Bzgl. des Themas Einhaltung des Datenschutzes/Geheimhaltung teilt Herr Zitzmann mit, 
dass sich die Bewohnerinnen und Bewohner gerade bei schlechten Erfahrungen untereinan-
der über solche eigentlich dem Datenschutz unterliegenden Fälle austauschten.

IRM Herr Abeke bittet um Erläuterung der Unstimmigkeiten bzgl. der Transparenz der Arbeit 
der Ombudsstelle und fragt nach der Unterstützung der Fachämter bei der Arbeit der Om-
budsstelle. Weiterhin möchte er wissen, ob es bereits ein Feedback bzgl. der im Sozialaus-
schuss besprochenen Punkte gab. 
IRM Herr Litvinov fragt, bis wann die genannten Empfehlungen von der Verwaltung umge-
setzt werden können.  
IRM Frau Giurano möchte wissen, wie viele konkrete Fälle von sexueller Belästigung es gibt. 
Darüber hinaus möchte sie wissen, ob es einen Mangel an Dolmetschern gibt und wenn ja, 
ob diese finanzielle Gründe habe.  
RM Herr Yurtsever erkundigt sich, ob das geplante Gespräch zur Verbesserung der Zusam-
menarbeit von Sozialamt und Job Center bereits stattgefunden habe.  
Herr Zitzmann beantwortet die Frage zu den Unstimmigkeiten bzgl. der Transparenz der Ar-
beit der Ombudsstelle, dahingehend, dass es immer noch Probleme gebe bei der Frage, an 
welcher Stelle Informationen eingeholt werden könnten und das die Ombudsstelle keinen 
direkten Zugang zu Auftragnehmern der Stadt Köln habe bzw. deren Mitarbeiter angewiesen 
wurden, keine Informationen herauszugeben. Auch wurden bei der Verwaltung angefragte 
Unterlagen und Materialien nicht ausgehändigt. Die Ombudsstelle habe aufgrund dessen 
eine entsprechende Empfehlung ausgesprochen.  
Ein Feedback zu den im Sozialausschuss besprochenen Punkten habe Herr Zitzmann nicht 
erhalten, habe jedoch den Flüchtlingskoordinator Herrn Oster um ein Gespräch gebeten, 
was noch nicht stattgefunden habe.  
Auf Frau Giuranos Frage nach der Anzahl der Fälle sexueller Übergriffe wird mitgeteilt, dass 
es einen Fall im ersten Quartal gegeben habe und auch Fälle im Bereich Homo- und Trans-
phobie bekannt seien. Ein weiterer Fall aus dem zweiten Quartal werde, wie zuvor bereits 
erwähnt, auf ausdrücklichen Wunsch der Betroffenen nicht auf diese Weise kategorisiert. 
Auch gebe es einen weiteren Fall, in welchem die Übergriffe jedoch nicht in einer Kölner Un-
terkunft stattgefunden hätten.  
In diesem Zusammenhang erläutert Herr Zitzmann nochmals kurz die Aufgabe der Ombuds-
stelle, lediglich Tatsachen zu ermitteln und sich nicht parteilich für eine bestimmte Person 
einzusetzen. Die Ombudsstelle erfülle nicht die Funktion von Beratungsstellen wie z.B. agis-
ra e. V. 
Auf Nachfrage ergänzt Herr Zitzmann, dass sich die Sprachkompetenz der Ombudsstelle auf 
die Sprachen Englisch, Französisch und Türkisch erstrecke. Darüber hinaus würden Dolmet-
scher eingesetzt.  
Das Gespräch zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Sozialamt und Job Center habe 
bereits stattgefunden.  
Die Verwaltung Herr Dr. Rau teilt mit, dass man die zahlreichen Fragen an die Verwaltung 
ausführlich und daher schriftlich beantworten wolle.