Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln - Bericht zum Risikomanagement

Bericht zum Risikomanagement 
 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum der Stadt Köln 
 
II/2024

Vorbemerkungen:  
 
Grundsätzlich können sich für das Veranstaltungszentrum aus folgenden Bereichen Risiken 
ergeben: 
 
- Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse G mbH und der KölnMusik Be- 
triebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
- Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
- Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlag en, Umweltschutz 
 
- Risiken aus Geld, Kapital und Liquidität 
 
- EDV-Risiken 
 
- Rechtliche Risiken 
 
 
 
 
Risikobericht: 
 
 
 
Risiken aus den Beteiligungen an der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der Koelnmesse GmbH 
 
Das Veranstaltungszentrum nimmt als reine Besitzgesellschaft geschäftliche Aktivitäten ledig- 
lich in Form von Verpachtungen von betriebsnotwendi gen Immobilien an die Betriebsgesell- 
schaften wahr. Da alle Gesellschaften ihre jährliche Pacht für die Betriebsobjekte und die Erb- 
baurechtsgrundstücke leisten, sind direkte wirtscha ftliche Folgen aus der Geschäftstätigkeit 
der Unternehmen auf das Veranstaltungszentrum einzi g aus der Ergebnisentwicklung der 
KölnMusik GmbH zu erwarten. 
 
Nach den Corona-bedingten Einschränkungen und wirtschaftlichen Folgewirkungen der Pan- 
demie knüpft die KölnMusik GmbH  inzwischen stetig an die wirtschaftliche Entwicklu ng der 
Jahre vor Corona an. Der Wirtschaftsplan 2024 der KölnMusik GmbH schließt mit einem Jah- 
resfehlbetrag von 6.242 Tsd. Euro ab. Bei den Planu ngen ging die Geschäftsführung bereits 
von einer weiteren Erholung der Nachfrage nach Einzelkarten und Abonnements aus. Im ers- 
ten Halbjahr 2024 wurden die Erlöserwartungen noch übertroffen. Aufwandsseitig zeichnen 
sich ebenfalls, wenn auch nur geringfügig, Verbesse rungen ab. Im Ergebnis liegt der Erwar- 
tungswert für das Geschäftsjahr 2024 mit 5.844 Tsd. € um 398 Tsd. € unter dem Planverlust. 
 
Der Wirtschaftsplan der Koelnmesse GmbH  sieht für das turnusbedingt grundsätzlich 
schwächere Geschäftsjahr 2024 einen Jahresfehlbetrag in Höhe von 0,6 Mio. Euro vor. Be- 
einflusst wird die Messebranche weiterhin durch Faktoren wie die instabile geopolitische 
Lage, Kostensteigerungen, Energiekrise und Fachkräftemangel.  
 
Die in der Planung für 2024 unterstellten Erlöse konnten im ersten Halbjahr nicht bei allen 
Messeveranstaltungen realisiert werden. Deutlich positive Entwicklungen sind allerdings bei 
den in- und ausländischen Tochtergesellschaften zu verzeichnen. 
 
Mit Beschluss vom 16.05.2024 hat der Rat die Betriebsleitung des Veranstaltungszentrums 
ermächtigt, einen Kaufvertrag zum Erwerb des Nordgeländes der Koelnmesse abzuschlie-

ßen. Der Kaufvertrag wurde am 05.07.2024 unterzeichnet. Der Übergang von Besitz, Nut- 
zungen und Lasten auf das Veranstaltungszentrum ist nach der vollständigen Zahlung des 
Kaufpreises am 09.08.24 erfolgt. Die Refinanzierung des Invests erfolgt über die Zahlung der 
von der Koelnmesse zu leistenden Pacht. Sämtliche Instandhaltungen sind künftig von der 
Koelnmesse zu leisten. Ein Risiko aus dem Invest für das Veranstaltungszentrum könnte 
sich aus einem Ausfall der Pachtzahlungen aufgrund signifikanter Beeinträchtigungen des 
Geschäftsmodells der Koelnmesse ergeben. Die Eintrittswahrscheinlichkeit eines solchen 
Szenarios ist jedoch bis auf Weiteres als gering zu klassifizieren. 
 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
Risikoquantifizierung:  4 
 
 
 
 
Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
US-Lease  
 
Die aus der gemeinsam mit der Koelnmesse GmbH am 19. September 2002 im Zusammen- 
hang mit der US Cross-Border Transaktion mit dem amerikanischen Investor abgeschlosse- 
nen Leasing-Gesamtvereinbarung auch für das Veranstaltungszentrum als Vertragspartner 
resultierenden Verpflichtungen bestehen gegenüber dem Vorjahr unverändert fort. Von be- 
sonderer Bedeutung ist hier die Verpflichtung der beiden Vertragsparteien Koelnmesse 
GmbH und Stadt Köln - eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt 
Köln, bei Eintritt bestimmter Ereignisse (im Vertrag “Equity Collateral Trigger Event“ genannt) 
weitere Sicherheiten stellen zu müssen. In diesem Zusammenhang sieht der Vertrag z.B. 
das Absinken des Ratings der Bundesrepublik unter AA bei Standard & Poor’s oder Aa2 bei 
Moody’s oder den Eintritt einer wesentlichen Vertragsverletzung als mögliches, eine Sicher- 
heit auslösendes Ereignis vor. Im Jahre 2004 ist mit der Herabstufung der Bonität des Lan- 
des Nordrhein-Westfalen ein solches “Trigger Event“ eingetreten, das den Investor berech- 
tigt, eine Dienstbarkeit im Grundbuch eintragen zu lassen. Die Eintragung erfolgte 2008. 
Auswirkungen auf das Veranstaltungszentrum und den operativen Messebetrieb ergeben 
sich hieraus nicht. 
 
Darüber hinaus verpflichten die abgeschlossenen Verträge die Stadt Köln, im Falle einer In- 
solvenz der Koelnmesse GmbH ihr in den Erbbaurechtsverträgen abgesichertes Heimfall- 
recht auszuüben. Weiterhin bestehen Berichtspflichten bei Änderungen und Umstrukturierun- 
gen der den Verträgen zugrundeliegenden Rahmenbedingungen. Dem Investor, dem Trus- 
tee und den Darlehensgebern sind jährlich Pflichterfüllungsbescheinigungen nebst Anlagen 
(Auszug aus dem Haushaltsplan, Jahresabschluss der GmbH) vorzulegen. Für die sich hie- 
raus ergebenden Verpflichtungen in den Folgejahren wurde bereits im Jahresabschluss 2002 
eine entsprechende Rückstellung gebildet.  
 
Die bestehenden Berichts- und Verhaltenspflichten werden in enger Abstimmung mit der 
Koelnmesse GmbH nach- und eingehalten. 
 
Bisher sind keine zusätzlichen Verpflichtungen oder Risiken aus der Cross-Border-Transak- 
tion für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung entstanden und momentan auch nicht ersicht- 
lich. Vielmehr konnte in 2019 der Fremdkapitalanteil der Transaktion (A-Payment Underta- 
king Agreement und B-Payment-Undertaking Agreement) vorzeitig vorfälligkeitsentschädi- 
gungsfrei vollständig getilgt werden. Dies führt zu einer dauerhaften Minimierung etwaiger 
Risiken aus dem US-Lease-Geschäft.

Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung. 
 
Risikoquantifizierung:  4 
 
 
Betriebsprüfung 
 
Derzeit finden steuerliche Betriebsprüfungen für die Jahre 2005-2008, 2009-2011 und 2012-
2015 statt. Für die Jahre 2016-2019 ist eine Betriebsprüfung angeordnet, diese hat jedoch 
noch nicht begonnen. 
 
Wesentliche Prüfungsfeststellungen aus den laufenden Betriebsprüfungen ergeben sich ins- 
besondere mit Blick auf eine Grundstückstransaktion. Demnach wird die Entnahme des 
Grundstückes MesseCitySüd aus dem steuerlichen Betriebsvermögen für das Jahr 2008 an- 
genommen. Auf Basis der Annahmen der Betriebsprüfung wird die Grundstücksentnahme zu 
einem Veräußerungsgewinn führen, für den Gewerbesteuer in Höhe von 150 Tsd. Euro an- 
fallen würde. In dieser Höhe zzgl. Zinsen wurden im Jahresabschluss 2020 in Abstimmung 
mit dem Wirtschaftsprüfer vorsorglich Rückstellungen gebildet. Von Seiten der Betriebslei- 
tung werden die von der Betriebsprüfung unterstellten Entnahmewerte jedoch für zu hoch 
gehalten. Vor diesem Hintergrund hat die Betriebsleitung in Absprache mit der Steuerbera- 
tungsgesellschaft Einspruch gegen die Bewertung des Grundstückes eingelegt. Dieser 
wurde seitens der Finanzverwaltung zurückgewiesen und der angenommene Entnahmewert 
erhöht. Dies hätte eine Erhöhung der zu zahlenden Gewerbesteuer auf 349 Tsd. Euro und 
eine Körperschaftssteuerbelastung von 62 Tsd. Euro, jeweils zuzüglich Zinsen, zur Folge. 
Die Betriebsleitung hat, der Empfehlung der Steuerberatungsgesellschaft folgend, Klage ge- 
gen die Einspruchsentscheidung erhoben, um eine Belastung des Veranstaltungszentrums 
mit den von der Finanzverwaltung geforderten Steuernachzahlungen zu vermeiden und um 
ggf. kostenintensivere Folgen der steuerlichen Bewertung für nachfolgende Betriebsprüfun- 
gen zu verhindern. 
 
Risikoverantwortlich ist der geschäftsführende Betriebsleiter. 
 
Risikoquantifizierung:  5 
 
 
 
Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
Der Zustand der Anlagen, die sich im Vermögen des Veranstaltungszentrums befinden, wird 
von der Koelncongress GmbH (Gürzenich, Flora, Tanzbrunnen) sowie von der KölnMusik 
GmbH bzw. der städtischen Gebäudewirtschaft überwacht. Handlungsbedarf wird von dort 
dem Veranstaltungszentrum gemeldet.  
 
Hinsichtlich des Gebäudekomplexes Museum Ludwig/Philharmonie ist eine Generalsanie- 
rung nach 2030 beabsichtigt. Bis zu dieser Generalsanierung werden alle Maßnahmen er- 
griffen, das Gebäude betriebsbereit zu halten. 
 
Investitions-/Instandhaltungsbedarf, der nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen wurde, ist der- 
zeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich ist der geschäftsführende Betriebsleiter. 
 
Risikoquantifizierung:  1

Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
Risiken hinsichtlich der Finanzierung des Veranstaltungszentrums sind derzeit nicht erkenn- 
bar, solange die Stadt Köln ausreichende Zuschüsse bzw. Verlustausgleich leistet. Nur damit 
kann das Veranstaltungszentrum in seiner derzeitigen Struktur seinen Verpflichtungen dau- 
erhaft nachkommen. Werden Jahresfehlbeträge wie bisher durch Entnahmen aus der Kapi- 
talrücklage ausgeglichen, sinkt das Eigenkapital kontinuierlich. Die Thematik ist in Abstim- 
mung mit der Stadt Köln zu überwachen. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
 
EDV-Risiken 
 
 
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PKF hat im November 2014 die IT-Risikoindikatoren des 
Veranstaltungszentrums überprüft und lediglich in wenigen Teilbereichen Risiken in nicht sig- 
nifikanter Größenordnung festgestellt, die jedoch keine unmittelbaren Auswirkungen auf das 
wirtschaftliche Ergebnis des Veranstaltungszentrums haben.  
Trotz Einbettung der IT des Veranstaltungszentrums in die IT-Struktur der Stadt Köln sind al- 
lerdings kurzzeitige Ausfälle mit geringfügigen finanziellen Auswirkungen nicht grundsätzlich 
auszuschließen. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
Risikoquantifizierung:  1  
 
 
 
 
Rechtliche Risiken 
 
Rechtliche Risiken sind derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung.

Dezernat, Dienststelle  
II/II/2 
 
Vorlagen-Nummer 09.09.2024 
 2618/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 23.09.2024 
 
Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln 
hier: Bericht zum Risikomanagement 
  
Die Betriebsleitung hatte den Ausschuss in der Sitzung am 07.09.2015 über das neu einge-
richtete Risikomanagement unterrichtet (Vorlage-Nr. 2442/2015). Seitdem erfolgt nach Bedarf, 
mindestens jedoch einmal jährlich eine Berichterstattung über die Einschätzung potenzieller 
Risiken. 
 
Mit der als Anlage 1 beigefügten Dokumentation wird die Risikolage zum Stichtag 30.06.2024 
abgebildet. Die im Vorjahresbericht noch aufgezeigten Risiken infolge der wirtschaftlichen 
Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Veranstaltungs- und Kongressbereich haben 
sich deutlich abgeschwächt. 
 
Zum besseren Verständnis wurde als Anlage 2 der Leitfaden zum Risikomanagement der ei-
genbetriebsähnlichen Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln nochmals beigefügt. 
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert

Leitfaden zum Risikomanagement 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
 
„Veranstaltungszentrum Köln der Stadt 
Köln“ 
 
 
 
 
 
 
 
Juni 2015

Anforderungen an ein Risikomanagementsystem: 
 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist der Betrieb der Kölner Phil- 
harmonie, des Gürzenichs der Stadt Köln, des Veranstaltungsgebäudes Flora Köln 
sowie des Tanzbrunnens und des Theaters am Tanzbrunnen auf dem Gelände des 
Rheinparks im Wege von Gesamt- und Einzelverpachtungen. Dabei ist bei dem be- 
trieb dieser Veranstaltungen vorrangig einer an den Interessen aller Bevölkerungs- 
kreise orientierten Nutzung Rechnung zu tragen. 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist des Weiteren auf dem Mes- 
segelände in Köln-Deutz und Köln-Mülheim: 
1. Die Anmietung und der Betrieb der nördlichen Messehallen Nr. 6 bis 9 im Wege 
der Gesamt- und Einzelverpachtung bzw. -vermietung, 
2. der Betrieb der südlichen Messehallen 1 bis 5 sowie 10 und 11 im Wege der Ein- 
räumung von Erbbaurechten an den für den Betrieb dieser Hallen benötigten 
Grundstücken 
 
Die Stadt Köln kann sich über die eigenbetriebsähnliche Einrichtung an Gesellschaf- 
ten beteiligen, die die in Abs. 3 und 4 bezeichneten Veranstaltungsstätten und Mes- 
sehallen betreiben.  
 
Im Rahmen dieses Gesellschaftszwecks hält das Veranstaltungszentrum Anteile an 
der Koelnmesse GmbH, der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der KölnKongress GmbH. 
Es vermietet bzw. verpachtet Immobilien an KölnKongress (Gürzenich, Flora, Tanz- 
brunnen) und an KölnMusik (Philharmonie). Außerdem überlässt das Veranstal- 
tungszentrum der Koelnmesse durch Einräumung von Erbbaurechten die Grundstü- 
cke der südlichen Messehallen. 
 
Die wirtschaftliche Betätigung des Veranstaltungszentrums als „Besitzgesellschaft“ 
erstreckt sich somit lediglich auf die Vermietung und Verpachtung der von den „Be- 
triebsgesellschaften“ bewirtschafteten Grundstücke und Gebäude. In Anbetracht des 
Gegenstandes des Veranstaltungszentrums und der kommunalpolitischen Ausrich- 
tung der Betriebsgesellschaften ist das Veranstaltungszentrum eine dauerdefizitäre 
Einrichtung und aufgrund seiner Struktur auf Zuschüsse der Stadt Köln angewiesen.  
 
Auch in Anbetracht dieser Rahmenbedingungen kommt einem konsistenten Risiko- 
managementsystem eine hohe Bedeutung zu. Zweck des Risikomanagements ist die 
frühzeitige Erkennung risikobehafteter Entwicklungen und damit die Verbesserung 
von Möglichkeiten zur Gegensteuerung. Wesentliches Ziel des Risikomanagements 
ist die bestmögliche Erhaltung des Wertes der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln.

Risikodefinition  
 
Im Verständnis des Veranstaltungszentrums sind Risiken 
 
alle Ereignisse und mögliche Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Ver- 
anstaltungszentrums, die sich negativ auf die Erreichung der Ziele des Veran- 
staltungszentrums auswirken können. 
 
 
Risikopolitische Grundsätze 
 
- Identifikation 
 
Die Risiko-Identifikation ist Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Gewinnung der Ri- 
sikoinformationen muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, mindestens jedoch 
einmal jährlich. Bei aktuellen Entwicklungen ist außerhalb des Turnus die Betriebslei- 
tung zu informieren (adhoc). Bezüglich der Beteiligungsgesellschaften sind deren 
Risikoinformationen regelmäßig auszuwerten. 
 
- Bewertung 
 
Die Risiken müssen bewertet werden mit der Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens 
sowie ihrer möglichen Schadenshöhe. Danach können sie in wichtige und weniger 
wichtige Risiken eingestuft werden, so dass auch eine effiziente Risikobearbeitung 
möglich ist. Um dies zu ermöglichen, werden die Risiken in folgende Bewertungs- 
matrix eingeordnet:

Das Bewertungskriterium „Höhe der Auswirkung“ orientiert sich an den Folgen für 
das im Wirtschaftsplan prognostizierte Jahresergebnis des Veranstaltungszentrums. 
Als „gering“ einzustufen sind demnach Risiken, die sich auf das Jahresergebnis mit 
unter 200 T€ auswirken können, „mittel“ sind Risiken mit einem Abweichungspotenti- 
al von 500 T€ und „hoch“ sind solche, die das Jahresergebnis mit mehr als 500 T€ 
belasten können. 
 
- Steuerung 
 
Soweit Risiken nicht vermeidbar sind, müssen ihnen entsprechende Gegensteue- 
rungsmaßnahmen zugeordnet werden, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Die 
Mechanismen aus Satzung, Dienstanweisungen etc. zur Überwachung insbesondere 
des Wirtschaftsplans sind wichtige Elemente des Risikomanagements. 
 
- Verantwortung 
 
Verantwortlich für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses ist der ge- 
schäftsführende Betriebsleiter des Veranstaltungszentrums. Er wird dabei unterstützt 
durch die kaufmännische Leitung. Für einzelne Risiken werden darüber hinaus ver- 
antwortliche Personen benannt, denen die laufende Beobachtung und bedarfsweise 
Kommunikation obliegt. 
 
- Kommunikation 
 
Der Betriebsausschuss ist über Risiken, die einen akuten Handlungsbedarf auslösen, 
nach deren Identifikation in seiner nächsten Sitzung, ggf. auch außerhalb von Sit- 
zungen kurzfristig (adhoc), in geeigneter Form zu unterrichten. 
 
- Dokumentation 
 
Das Risikomanagement muss transparent sein. Sowohl die Verfahren zur Risikoer- 
kennung sowie die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation gilt 
auch als Nachweis gegenüber dem Betriebsausschuss und dem Wirtschaftsprüfer. 
 
- Aktualisierung 
 
Das Risikomanagement-System ist in regelmäßigen Abständen dahingehend zu 
überprüfen, ob es den Bedingungen der rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbe- 
dingungen des Veranstaltungszentrums noch angemessen ist und ggf. angepasst 
oder verbessert werden kann.