Abwicklung von Nachträgen bei 26 Gebäudewirtschaft - Sachstandsbericht gemäß Beschluss zu TOP 14.3 aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VI/26 Vorlagen-Nummer 1656/2019 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 18.06.2019 Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 01.07.2019 Abwicklung von Nachträgen bei 26 Gebäudewirtschaft - Sachstandsbericht gemäß Beschluss zu TOP 14.3 aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 Mit Beschluss des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 wurde die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln dazu aufgefordert, zur Junisitzung 2019 einen Sachstandsbericht zum Umsetzungs- stand bei der Abwicklung von Nachträgen vorzulegen. Dieser Berichtspflicht kommt die Gebäudewirt- schaft der Stadt Köln hiermit nach. Der Prüfbericht zur Abwicklung von Nachträgen bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln aus dem Jahr 2017 sowie die darin enthaltenen Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes wurden den Beschäf- tigten über die betriebseigene Informationsplattform (Teamseite 26) zugänglich gemacht. Parallel wurden sämtliche Führungskräfte noch einmal aufgefordert, die Bearbeitung der Nachträge enger zu begleiten. Die Notwendigkeit, das interne Regelwerk der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln hinsichtlich des Um- gangs mit Nachträgen zu präzisieren und eine entsprechende Handlungsanweisung zu erstellen wur- de erkannt. Die externen Berater (Valetis / dchp)*, welche sowohl eine Prozessoptimierung als auch den Aufbau einer effektiven Organisationsstruktur zum Ziel haben, haben aufgrund der Bedeutung des Themas ein eigenes Teilprojekt „Nachtragsmanagement“ eingerichtet. Auch der damalige Prüfbe- richt wurde von den externen Beratern ausgewertet. Im Rahmen des Teilprojekts wurde auch der Pilotprozess zum Nachtragsmanagement des Amtes für Straßen und Verkehrsentwicklung (Amt 66) durch die externen Berater betrachtet und es wurden diverse Gespräche hierzu geführt. Zurzeit wird eruiert, inwieweit dieser Prozess auf die Gebäudewirtschaft übertragen werden kann. Der Verwaltungsvorstand ist zwischenzeitlich über die geplante Fusionierung des Zentralen Vergabe- amts (Amt 27) mit dem Rechtsamt (Amt 30) informiert worden. Damit einhergehend soll künftig die gesamte Nachtragsbearbeitung dezentral in den Dienststellen wahrgenommen werden. In dem Kon- text ist angedacht, dass die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln anteilmäßig Stellen und Personal aus dem bisherigen Bestand des Zentralen Vergabeamtes erhalten soll. Diese neuerliche Entwicklung hat zur Folge, dass die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln kurzfristig einen neuen Sollprozess für die Nachtragsabwicklung entwickeln und dafür entsprechende Strukturen schaffen muss. Die Überlegungen hierzu haben gerade erst begonnen. Ziel ist es, mit dem neuen Sollprozess ebenfalls eine Handlungsanweisung für die Beschäftigten zu erstellen, um künftig eine einheitliche und rechtskonforme Nachtragsbearbeitung zu gewährleisten. Nach einem angemessen Erfahrungszeitraum –avisiert sind hier 12 Monate- wird die Gebäudewirt- schaft der Stadt Köln dem Rechnungsprüfungsausschuss abschließend Bericht erstatten. 1 Resultiert aus dem Maßnahmenpaket zur Stärkung un d Optimierung der Gebäudewirtschaft gemäß Ratsbeschluss vom 28.09.2017. Für Details wird auf den Zwischenbericht aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 verwiesen (Vorlagen Nr. 0150/2019).