Abwicklung von Nachträgen bei 26 Gebäudewirtschaft - Sachstandsbericht gemäß Beschluss zu TOP 14.3 aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 
 1656/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 18.06.2019 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 01.07.2019 
 
Abwicklung von Nachträgen bei 26 Gebäudewirtschaft - Sachstandsbericht gemäß Beschluss 
zu TOP 14.3 aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 
Mit Beschluss des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 wurde die Gebäudewirtschaft 
der Stadt Köln dazu aufgefordert, zur Junisitzung 2019 einen Sachstandsbericht zum Umsetzungs-
stand bei der Abwicklung von Nachträgen vorzulegen. Dieser Berichtspflicht kommt die Gebäudewirt-
schaft der Stadt Köln hiermit nach. 
Der Prüfbericht zur Abwicklung von Nachträgen bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln aus dem 
Jahr 2017 sowie die darin enthaltenen Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes wurden den Beschäf-
tigten über die betriebseigene Informationsplattform (Teamseite 26) zugänglich gemacht. Parallel 
wurden sämtliche Führungskräfte noch einmal aufgefordert, die Bearbeitung der Nachträge enger zu 
begleiten.  
Die Notwendigkeit, das interne Regelwerk der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln hinsichtlich des Um-
gangs mit Nachträgen zu präzisieren und eine entsprechende Handlungsanweisung zu erstellen wur-
de erkannt. Die externen Berater (Valetis / dchp)*, welche sowohl eine Prozessoptimierung als auch 
den Aufbau einer effektiven Organisationsstruktur zum Ziel haben, haben aufgrund der Bedeutung 
des Themas ein eigenes Teilprojekt „Nachtragsmanagement“ eingerichtet. Auch der damalige Prüfbe-
richt wurde von den externen Beratern ausgewertet. Im Rahmen des Teilprojekts wurde auch der 
Pilotprozess zum Nachtragsmanagement des Amtes für Straßen und Verkehrsentwicklung (Amt 66) 
durch die externen Berater betrachtet und es wurden diverse Gespräche hierzu geführt. Zurzeit wird 
eruiert, inwieweit dieser Prozess auf die Gebäudewirtschaft übertragen werden kann.  
Der Verwaltungsvorstand ist zwischenzeitlich über die geplante Fusionierung des Zentralen Vergabe-
amts (Amt 27) mit dem Rechtsamt (Amt 30) informiert worden. Damit einhergehend soll künftig die 
gesamte Nachtragsbearbeitung dezentral in den Dienststellen wahrgenommen werden. In dem Kon-
text ist angedacht, dass die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln anteilmäßig Stellen und Personal aus 
dem bisherigen Bestand des Zentralen Vergabeamtes erhalten soll. 
Diese neuerliche Entwicklung hat zur Folge, dass die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln kurzfristig 
einen neuen Sollprozess für die Nachtragsabwicklung entwickeln und dafür entsprechende Strukturen 
schaffen muss. Die Überlegungen hierzu haben gerade erst begonnen. 
Ziel ist es, mit dem neuen Sollprozess ebenfalls eine Handlungsanweisung für die Beschäftigten zu 
erstellen, um künftig eine einheitliche und rechtskonforme Nachtragsbearbeitung zu gewährleisten. 
Nach einem angemessen Erfahrungszeitraum –avisiert sind hier 12 Monate- wird die Gebäudewirt-
schaft der Stadt Köln dem Rechnungsprüfungsausschuss abschließend Bericht erstatten. 
 
1 Resultiert aus dem Maßnahmenpaket zur Stärkung un d Optimierung der Gebäudewirtschaft gemäß  
Ratsbeschluss vom 28.09.2017. Für Details wird auf den Zwischenbericht aus der Sitzung des  
Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.02.2019 verwiesen (Vorlagen Nr. 0150/2019).