Umsetzung der HH-Konsolidierungsmaßnahmen in den Stadtteilbüchereien

V/1075/2007 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Stadtbücherei 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Umsetzung der HH-Konsolidierungsmaßnahmen in den Stadtteilbüchereien 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
16.01.2008 Kulturausschuss Vorberatung 
22.01.2008 Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung Vorberatung 
13.02.2008 Hauptausschuss Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
 Es wird zur Kenntnis genommen, dass 
 
1. die Bücherei im Aaseemarkt mit der Unterstützung von Freiwilligen über den 31. Mai 2008 
hinaus fortgeführt wird. Die von der Stadtbüchrei im Rahmen des Kooperationsmodells zu 
erbringenden Fachleistungen erfordern einen durchschnittlichen wöchentlichen Zeitaufwand 
von 29,25 Stunden. Der Mehrbedarf von 10 Stunden gegenüber dem eingeplanten Aufwand 
von 19,25 Stunden wird in die Stellenplanberatungen 2008 eingebracht. 
2. in der Bücherei am Hansaplatz bis zum Jahresende 2007 kein Freiwilligenmodell zustande 
gekommen ist. 
3. der Vorschlag Nr. 132 aus dem Gutachten der Fa. Rödl und Partner termingerecht zum 
01.01.2008 umgesetzt wurde und die Öffnungszeiten in den Büchereien in Coerde, Kinder-
haus und Gievenbeck entsprechend verändert wurden. Damit wird Personal im Umfang von 
1,32 Stellen eingespart. 
4. sich die Kirchengemeinde St. Clemens Hiltrup nicht in der Lage sieht, die Stadtteilbücherei 
Münster-Hiltrup mit den beschlossenen Kürzungen weiterzubetreiben und daher um eine teil-
weise Rücknahme des Beschlusses bittet. 
 
II. Kosten/Folgekosten 
 
Zu I. 1: Gegenüber der Personalkostenplanung (19,25 Stunden wöchentlich) entstehen Mehr-
kosten in Höhe von 13.537 € jährlich. 
 
 
 
Begründung: 
 
Vorlagen-Nr.: 
V/1075/2007 
Auskunft erteilt: 
Frau  Rasche 
Ruf: 
492 42 00 
E-Mail: 
RascheM@stadt-muenster.de  
Datum: 
20.12.2007 
Öffentliche Beschlussvorlage

- 2 - 
V/1075/2007 
Zu 1. Bücherei im Aaseemarkt 
 
Im Jahr 2005 wurden im Rahmen der Vorlage 1065/2005 „Haushaltskonsolidierungs-
programm 2006“ bei der Stadtbücherei Spar maßnahmen in einem Umfang von insgesamt 
677.000 € für die Jahre 2006 ff. vorgeschlagen, darunter auch die Schließung der Bücherei 
im Aaseemarkt mit einem Einsparvolumen von 81.000 € im Budget der Stadtbücherei. 
 
Die Ratsvorlage 0042/ 2006 „Schließung der Zweigstelle der Stadtbücherei im Aaseemarkt“ 
wurde mit Ratsbeschluss vom 05.04.2006 dahingehend geändert, dass die Verwaltung be-
auftragt wurde, ein Kooperationsmodell mit Pfarrbüchereien, Schulen und anderen örtlichen 
Partnern sowie veränderten Öffnungszeiten als Grundlage für den Erhalt zu entwickeln. 
 
Aus den Reihen der Bürgerinitiative, die sich für den Erhalt der Bücherei eingesetzt hatte, 
bildete sich ein Förderverein. Demgegenüber zeigten weder die Schulen noch die Kirchen-
gemeinden Interesse an einem Kooperationsmodell. Die Stadtbücherei entwickelte dann in 
Zusammenarbeit mit den Gründungsmitgliedern des Fördervereins ein Teammodell, im 
Rahmen dessen die Aufgaben der Freiwilligen und der halben hauptamtlichen Mitarbeiterin 
definiert und die neuen Öffnungszeiten im Umfang von 15 Wochenstunden festgelegt wur-
den. Der Förderverein erklärte sich bereit, die Versicherungsfragen für die Freiwilligen zu klä-
ren und diese auch zu verpflichten – was insbesondere im Zusammenhang mit Gebührenge-
schäften und zur Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen unabdingbar war. 
 
Im Rahmen eines Auswahlverfahrens und anhand vereinbarter Auswahlkriterien wurden aus 
einer Zahl von über 40 Bewerberinnen und Bewerbern 19 Personen ausgewählt, von denen 
dann 16 die Arbeit aufnahmen. 
 
Ab September 2006 wurde mit der Schulung der Freiwilligen begonnen. Die Grundlagen-
schulungen – insbesondere im Ausleih- und Recherchemodul des EDV-Systems - fanden in 
der Zentrale statt. So dann folgten erste praktische Unterweisungen in der Bücherei im Aa-
seemarkt bei Echtbetrieb. 
 
Die hauptamtliche Mitarbeiterin besuchte eine sechstägige Schulung der Freiwilligenagentur 
Münster zum Freiwilligenmanagement. Insgesamt wurden seitens der Stadtbücherei für Vor-
bereitungen und Schulungen 660 Personalarbeitsstunden (= 17 Arbeitswochen oder 0,4 Stel-
len) bis zum Start des Modells am 02.01.2007 aufgewandt. Alle Betroffenen haben diese 
Aufgaben unter Verdichtung ihrer laufenden Aufgaben erledigt. 
 
Schon bald stellte sich im Alltag heraus, dass es den Freiwilligen angesichts der wenigen 
wöchentlichen Einsatzstunden nicht möglich ist,  Routine zu erlangen. Alle Arbeitsabläufe in 
der Stadtbücherei vom Medieneinkauf über die Recherche und die Ausleihe bis zum Mahn-
wesen werden in einem integrierten hochkomplexen EDV-System abgewickelt. Fehler wirken 
sich im gesamten System aus und belasten die Betriebsabläufe an anderer Stelle. Sie kön-
nen für die Kunden erhebliche Konsequenzen haben bis hin zur öffentlich-rechtlichen Voll-
streckung.  
 
Es sind laufend Nachschulungen erforderlich. Für alle komplexen Fragestellungen muss die 
hauptamtliche Mitarbeiterin während der gesamten Öffnungszeit im Publikumsbereich anwe-
send sein. Für Hintergrundarbeiten steht ebenso wenig Zeit zur Verfügung wie für die monat-
lich stattfindenden Teamsitzungen, die der Informationsweitergabe, der Auffrischung von 
Wissen, dem Austausch zwischen den Freiwilligen und der Klärung auftretender Fragen so-
wie der Dienstplangestaltung dienen. 
 
Innerhalb eines Kontingents von 19,25 Stunden für die professionelle Fachkraft war und ist 
das zuvor beschriebene Arbeitsvolumen nicht zu bewältigen. Um das Modell nicht von vorn-
herein scheitern zu lassen, ist für die hauptam tliche Kraft Mehrarbeit im erforderlichen Um-
fang angeordnet und geleistet worden. Eine durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit von

- 3 - 
V/1075/2007 
29,25 Stunden hat sich dabei als notwendig herauskristallisiert. Hierdurch konnte eine Ar-
beitssituation geschaffen werden, die sowohl die hauptamtliche Mitarbeiterin als auch für die 
Freiwilligen in die Lage versetzte, die anfallenden Arbeiten zu erledigen und das laufende 
Ausleihgeschäft zu bewältigen. 
 
Im Zeitraum von Januar bis November 2007 wurden 57.000 Ausleihen erzielt. Während die 
Öffnungszeiten zum 01.01.2007 um 60 % reduziert wurden, sank die Zahl der Ausleihen nur 
um 30 % im Vergleich zum Vorjahr.  
 
In ersten Feedbackgesprächen nach einem halben Jahr sagten alle Freiwilligen, dass sie die 
Arbeit in der Bücherei völlig unterschätzt hätten und zwar im Hinblick auf die Komplexität der 
Arbeitsvorgänge, auf die ungewohnte körperliche Belastung und die Anforderungen der 
Kunden. Die meisten wünschten sich weiterhin begleitende Schulungen und wiesen auf die 
enorme Wichtigkeit der monatlichen Teambesprechungen hin, damit Informationsfluss und 
gegenseitiger Austausch gewährleistet sind.  
 
Seitens der Kunden wird in erster Linie die 60-prozentige Kürzung der Öffnungszeiten kriti-
siert. Wegen des verdichteten Besucheraufkommens werden Zeiten vermisst, in denen man 
in Ruhe in der Bibliothek lesen, arbeiten und im Internet recherchieren kann. 
 
Sowohl die Stadtbücherei als auch der Förderverein bewerten das hohe Engagement und 
die große Lernbereitschaft der Freiwilligen als sehr positiv. 
 
Alle Beteiligten beurteilten den Aufwand für das Modell als sehr hoch, sowohl was den Schu-
lungsbedarf als auch den laufenden Betreuungsbedarf betrifft.  
 
Trotz der insgesamt zurückhaltenden Bewertung waren sich Stadtbücherei und Förderverein 
einig, dass das Modell fortgesetzt werden soll. Mit Ausnahme von einer Person wollen auch 
alle Freiwilligen unter den derzeitigen Rahmenbedingungen weitermachen. 
 
Unabdingbar für eine Fortsetzung des Modells ist jedoch, dass die Arbeitszeit der hauptamt-
lichen Fachkraft dauerhaft um 10 Stunden auf 29,25 Stunden erhöht wird. 
 
Zu 2. Bücherei am Hansaplatz 
 
Am 07.03.2007 hat der Kulturausschuss zum Vorschlag Nr. 131 des Gutachtens der Fa. 
Rödl und Partner beschlossen, die Zweigstelle der Stadtbücherei am Hansaplatz nach dem 
gleichen Modell wie im Aaseemarkt zu betreiben. Sollte dieses Konzept nicht bis Ende des 
Jahres erfolgreich umgesetzt werden können, wird die Bücherei geschlossen. 
 
Anders als in der Aaseestadt gab es im Hansav iertel zunächst keinerlei Initiativen zur Grün-
dung eines Fördervereins noch gab es eine signifikante Zahl von Personen, die ernsthaft In-
teresse an einer freiwilligen Tätigkeit zeigten. Gespräche mit Vertretern von Schulen, Kir-
chengemeinden und Kindertageseinrichtungen verliefen im Hinblick auf ein Freiwilligenmo-
dell ebenso ergebnislos wie die Bemühungen der politischen Vertreter im Stadtviertel. Erst 
im Dezember fand sich eine kleine Gruppe interessierter Bürger und Bürgerinnen zusam-
men, um hier tätig zu werden. Es fehlt hier jedoch noch an Strukturen für ein zielgerichtetes 
Vorgehen. 
 
Da bis zum Jahresende 2007 ein Konzept mit Ehrenamtlichen nicht zustande gekommen ist, 
ist die Bücherei am Hansaplatz entsprechend dem Beschluss des Kulturausschusses zu 
schließen. Arbeitsverträge laufen zum 31.07.2008, so dass mit Beginn der Sommerpause in 
den Zweigstellen der Stadtbücherei am 21.07.2008 die Bücherei geschlossen wird. 
 
Selbst bei einem Zustandekommen eines Freiwilligenmodells gilt auch hier, dass eine Fach-
kraft mit nur 19,25 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit nicht ausreichend ist. Ferner ist zu be-

- 4 - 
V/1075/2007 
rücksichtigen, dass sämtliche Fixkosten wie Mieten, Erwerbungsmittel für neue Bücher und 
Medien und die Kosten für die Informationstechnologie gleichbleiben. Die Einnahmen decken 
aufgrund der reduzierten Inanspruchnahme nicht mehr die Sachausgaben. 
 
Zu 3. 
 
Aufgrund der Reduzierung um 1,32 Personalstellen im Bereich der Zweigstellen Coerde, 
Kinderhaus und Gievenbeck-Auenviertel wurden dort zum 01.01.2008 die Öffnungszeiten 
den veränderten Personalkapazitäten angepasst. In den beiden geringer frequentierten Bü-
chereien in Coerde und Kinderhaus wird zukünftig nicht nur Mittwochvormittag sondern der 
ganze Mittwoch geschlossen sein. Den Anregungen gem. § 24 GO NW Nr. 86/2007 und 
100/2007 konnte somit nicht gefolgt werden. 
 
In der Bücherei im La Vie, die weiterhin starke Besucher- und Ausleihzuwächse verzeichnet, 
wird eine Mittagspause eingeführt. Auf einen wöchentlichen Schließungstag wird verzichtet. 
 
Zu 4. 
 
In Umsetzung des vom Rat beschlossenen Vorschlags Nr. 136 der Fa. Rödl und Partner 
wurden die Verträge mit den Kirchengemeinden St. Michael und St. Clemens über den Be-
trieb von Stadtteilbücherei zum 31.12.2008 gekündigt. 
 
Während die Bücherei St. Michael bereits die prognostizierten Mehreinnahmen erzielt und 
nach der derzeitigen Lage die Kürzungen kompensieren kann, sieht sich die Kirchengemein-
de St. Clemens Hiltrup hierzu nicht in der Lage. Die Kirchengemeinde hat einen Antrag ge-
stellt, dass die Kürzung um ca. 50 % zurückgenommen wird. Im Gegenzug dazu ist sie be-
reit, einen Festzuschuss im Umfang vom 80.000 € für die nächsten fünf Jahre zu akzeptie-
ren. Das bedeutet eine Reduzierung der Sparvorgabe um 11.000 €. Die Kirchengemeinde 
wird dann die beiden Fachkräfte auf 1,5 Stellen weiterbeschäftigen und die derzeitigen Öff-
nungszeiten von 32,5 Stunden wöchentlich für diesen Zeitraum garantieren. 
 
 
 
i. V. 
 
gez. 
 
Dr. Hanke