2008/0214
Dienstanweisung Vergaben
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anlage 2
24450 Zeichen
Fassung 2005
Wissenschaftsstadt Darmstadt
Dienstanweisung für Vergaben
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines 2
1.1 Geltungsbereich 2
1.2 Abgrenzung der Aufgaben 2
1.3 Interessenkonflikt 2
1.4 Geltende Vorschriften 2
1.5 Bereitstellung der Mittel 3
1.6 Wirtschaftlichkeit 3
2 Vergaben nach VOB 3
2.1 Vorbereitung der Vergabe 3
2.2 Ausschreibung 4
2.3 Öffnung der Angebote 4
2.4 Auftragserteilung 5
2.5 Änderungen des Bauvertrages 6
2.6 Sonderregelungen 7
3 Aufträge an Angehörige der Freien Berufe 8
3.1 Vergaben nach VOF 8
3.2 Freie Auftragserteilung 9
4 Vergaben nach VOL 10
5 Mehrkosten bei der Abwicklung von Aufträgen 11
6 Inkrafttreten 12
2
1 Allgemeines
1.1 Geltungsbereich
Diese Dienstanweisung regelt
• die Vergabeverfahren (einschließlich Ausschreibung) nach VOB, VOL und
VOF,
• die Erteilung von Aufträgen an Angehörige der Freien Berufe.
Sie umfasst jeweils das gesamte Verfahren von der Ausschreibung bis zur Auf-
tragserteilung.
1.2 Abgrenzung der Aufgaben
1.2.1 Soweit in dieser Dienstanweisung keine anderen Regelungen getroffen werden,
sind die städtischen Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe (mit Ausnah-
me des Klinikums und des EAD) verpflichtet, bei der Durchführung der in Ziff. 1
genannten Verfahren die Vergabe- und Beschaffungsstelle (im weiteren Text als
„Vergabestelle“ bezeichnet) zu beteiligen.
1.2.2 Das Fachamt bzw. die/der beauftragte Architektin/Architekt oder Ingeni-
eurin/Ingenieur hat bei der Fachplanung und der Aufstellung der Vergabe-
unterlagen die einschlägigen Technischen Vorschriften und Richtlinien zu be-
achten, während die Vergabestelle auf die Einhaltung der Verfahrensvor-
schriften (Teil A der Verdingungsordnungen) achtet.
1.3 Interessenkonflikt
Städtische Bedienstete, bei denen ein Interessenkonflikt nach § 16 VgV vor-
liegen kann, dürfen bei Vergaben und Auftragserteilungen nicht beteiligt sein.
1.4 Geltende Vorschriften
Bei der Ausschreibung und Vergabe sind folgende Vorschriften zu beachten:
1. die §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
2. die Vergabeverordnung (VgV)
3. die Nachprüfungsverordnung (NpV)
4. die Hessische Gemeindeordnung (HGO)
5. die Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der
Gemeinden (GemHVO)
6. die Vergabegrundsätze des Hessischen Ministeriums des Innern i. S. v.
§ 30 Abs. 2 GemHVO
7. die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
8. Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
9. die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
10. die Verordnung über die Honorare für Ingenieurleistungen der Architekten
und der Ingenieure (HOAI)
3
11. die Zusätzlichen und Besonderen Vertragsbedingungen der Wissen-
schaftsstadt Darmstadt
in der jeweils gültigen Fassung.
1.5 Bereitstellung der Mittel
Baumaßnahmen und andere Leistungen dürfen nur ausgeschrieben werden,
wenn die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und freigegeben
sind.
1.6 Wirtschaftlichkeit
Zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit ist die Dienstanweisung Bauinvestitions-
controlling zu beachten.1
2 Vergaben nach VOB
2.1 Vorbereitung der Vergabe
2.1.1 Die planende Stelle bestätigt den Abschluss der Planung mit dem Vermerk
„Planung abgeschlossen, zur Ausführung freigegeben“. Änderungen an der Pla-
nung dürfen danach nur noch aus wichtigen technischen Gründen mit Zustim-
mung des Fachamtes vorgenommen werden. Wesentliche Änderungen bedür-
fen der Genehmigung der Dezernentin/des Dezernenten. Änderungen aus ge-
stalterischen Gründen sind auf unabweisbare Ausnahmefälle beschränkt und
bedürfen der Zustimmung des Magistrats.
2.1.2 Festlegung der Vergabeart im nationalen Verfahren
2.1.2.1 Öffentliche Ausschreibung
Dies Verfahren ist anzuwenden, sofern nicht nach den o.a. Rechtsvorschriften
oder dieser Dienstanweisung ein anderes Verfahren zulässig oder zwingend ist.
2.1.2.2 Beschränkte Ausschreibung (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb)
Dies Verfahren ist bei Vergaben im Wert von bis zu 40.000,00 € zulässig.
2.1.2.3 Freihändige Vergabe
Dies Verfahren ist bei Vergaben im Wert von bis zu 10.000,00 € ohne förmli-
ches Verfahren und ohne Beteiligung der Vergabestelle zulässig. In diesen Fäl-
len ist die Angemessenheit des Preises durch Einholung von mindestens drei
vergleichbaren Angeboten (Preiseinziehung) zu prüfen. Unter den auf-
zufordernden Unternehmen ist – wenn möglich – zu wechseln.
Auf die Einholung von vergleichbaren Angeboten kann nur in Ausnahmefällen
verzichtet werden, wenn die Marktsituation dies nicht zulässt und für die Verga-
be weniger Unternehmen in Frage kommen oder die Vergabe ohne Wettbewerb
an ein bestimmtes Unternehmen erfolgen soll. Die Gründe hierfür sind einge-
hend schriftlich zu dokumentieren und aktenkundig zu machen.
1 Zzt. noch nicht in Kraft
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2.1.2.4 Ein Verzicht auf die öffentliche bzw. die beschränkte Ausschreibung / das Offe-
ne bzw. Nichtoffene Verfahren bei Vergaben über den in Ziff. 2.1.2.2 und 2.1.2.3
genannten Wertgrenzen ist nur in den in § 3 VOB/A genannten Fällen zulässig.
Die Gründe für die Wahl der Vergabeart sind eingehend schriftlich zu dokumen-
tieren und aktenkundig zu machen.
2.1.2.5 Für die Entscheidung nach Ziff. 2.1.2.4 sind zuständig:
• Bis 100.000,00 € entscheidet das Fachamt im Einvernehmen mit der Ver-
gabestelle.
• Über 100.000,00 € hat das Fachamt zusätzlich zur Stellungnahme der Ver-
gabestelle die Entscheidung des/der für das Fachamt zuständigen Dezer-
nenten/Dezernentin einzuholen.
• Über 500.000,00 € ist zusätzlich zur Stellungnahme der Vergabestelle die
Entscheidung des Magistrats einzuholen.
2.1.2.6 Bei den vorstehend genannten Wertgrenzen handelt es sich um Brutto – Be-
träge (einschl. Umsatzsteuer).
2.1.2.7 Für Zuschussmaßnahmen gelten die Bestimmungen des Zuschussgebers, so-
fern dieser niedrigere Wertgrenzen vorschreibt.
2.1.3 Auf der Grundlage der Planung nach Ziff. 2.1.1 erstellt die Projektleiterin/der
Projektleiter des Fachamtes oder die/der beauftragte freischaffende Archi-
tektin/Architekt bzw. Ingenieurin/Ingenieur die Vergabeunterlagen. Bei Ein-
schaltung Freischaffender prüft das Fachamt die Unterlagen auf Vollständigkeit
und Plausibilität.
Das Fachamt legt der Vergabestelle folgende Unterlagen vor:
• Leistungsbeschreibung,
• Leistungsverzeichnis (schriftlich und elektronisch)
• Technische Vorschriften
• Weitere für den Bieter erforderliche Unterlagen
• Veröffentlichungsvorschlag
• Ergebnis der geschätzten Kosten
• Ggf. Hinweise auf Zuschüsse Dritter.
Die Vergabestelle kann bei Bedarf weitere Unterlagen verlangen.
2.2 Ausschreibung
Die Vergabestelle führt die Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibung
durch. Soweit keine abweichenden Regelungen (z.B. durch Zuschussgeber) be-
stehen, erfolgt die Bekanntmachung in den in der VOB genannten Veröffentli-
chungsorganen.
2.3 Öffnung der Angebote
2.3.1 Die Vergabestelle führt die Öffnung der Angebote durch.
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2.3.2 Die Originale der eingereichten Angebote nebst Anlagen verbleiben bei der
Vergabestelle. Sie sind dort sicher zu verwahren. Kopien der Angebote sind an
das Fachamt bzw. über das Fachamt an die/den beauftragte/n Architek-
tin/Architekten bzw. Ingenieurin/Ingenieur weiterzuleiten. Von dort erfolgt die:
• rechnerische und fachtechnische Prüfung
• Aufstellung eines Preisspiegels und Wertung der Angebote
• Erarbeitung eines Vergabevorschlages
2.3.3 Danach gibt das Fachamt die Kopien der Angebote unter Beifügung des
Preisspiegels und des Vergabevorschlages sowie des vorbereiteten Auf-
tragsschreibens (mit Kopie für die Vergabestelle) und der vorbereiteten Ab-
sagekarten an die Vergabestelle zurück. Sofern sich gegenüber dem Angebot
Änderungen ergeben, sind diese zu erläutern.
2.3.4 Die Vergabestelle prüft die vorgelegten Unterlagen in verfahrensrechtlicher Hin-
sicht (VOB/A) und leitet dem Fachamt die Unterlagen mit ihrer Stellungnahme
wieder zu. Stimmt die Vergabestelle dem Vergabevorschlag des
Fachamtes nicht zu, ist die Entscheidung der für das Fachamt und die Ver-
gabestelle zuständigen Dezernentinnen/Dezernenten herbeizuführen.
2.4 Auftragserteilung
2.4.1 Der Auftrag ist durch die Amtsleitung des Fachamts zu erteilen. Bei einer Auf-
tragssumme über 110.000,00 € ist vorher auf der Vergabeniederschrift die Zu-
stimmung der zuständigen Dezernentin/des zuständigen Dezernenten einzuho-
len. Soweit der Auftrag einer Firma erteilt wird, die bei der Öffentlichen Aus-
schreibung die Mindestfordernde war, ist die Zustimmung der Dezernentin/des
Dezernenten erst bei einem Auftragsvolumen von mehr als 200.000,00 € erfo r-
derlich.
Soll ein gegenüber dem Angebot geänderter Leistungsumfang in Auftrag ge-
geben werden, ist auch nach Öffentlicher Ausschreibung unabhängig von der
Höhe der Auftragssumme die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten vor
Auftragserteilung erforderlich.
2.4.2 Das Fachamt hat bei Auftragserteilung von der beauftragten Firma folgende
Nachweise zu fordern:
• Erklärung über die pflichtgemäße Zahlung von Steuern und Beiträgen zur
Sozialversicherung,
• Entrichtung der Mitgliedsbeiträge an die Berufsgenossenschaft,
• Freistellungsbescheinigung.
Bestehen Zweifel an der Zuverlässigkeit der Erklärung des Auftragnehmers über
die Zahlung der Steuern, ist von diesem beim zuständigen Finanzamt die steu-
erliche Unbedenklichkeitsbescheinigung zu fordern.
2.4.3 Das Auftragsschreiben muss eindeutig und allen Beteiligten verständlich sein
und eine genaue Beschreibung des Auftrags enthalten. Die Ausführungsfristen
sind festzuhalten. Ergeben sich Änderungen gegenüber dem Angebot, sind die
in Auftrag zu gebenden Positionen des Leistungsverzeichnisses eindeutig zu
beschreiben. Entfallende Leistungen sind aufzuführen. Die Auftragssumme ein-
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schließlich Umsatzsteuer ist – ggf. unter Angabe eines gewährten Nachlasses –
zu nennen.
Ferner sind in dem Auftragsschreiben die dem Auftrag zugrunde liegenden All-
gemeinen, Besonderen und Zusätzlichen Vertragsbedingungen, die Bestandteil
der Vergabeunterlagen sind, nochmals aufzuführen.
2.4.4 Das Fachamt übersendet dem Revisionsamt eine Kopie des Auftragsschrei-
bens mit Kopien folgender Unterlagen:
• Submissionsniederschrift
• Preisspiegel
• Wertung der Angebote
• Vergabevorschlag
• Angebot des Auftragnehmers
• Stellungnahme der Vergabestelle, ggf. mit der Entscheidung der Dezernentin-
nen/Dezernenten
2.4.5 Bei einer Auftragssumme von mehr als 200.000,00 € hat die Vergabestelle vom
vorgesehenen Auftragnehmer die Vorlage der Urkalkulation zu verlangen. In den
Vergabeunterlagen ist auf deren Bindung als Kalkulationsgrundlage bei Nach-
tragsangeboten und Vertragserweiterungen hinzuweisen. Der Auftragnehmer
hat der Stadt die Urkalkulation im Verlauf des Vergabeverfahrens vorzulegen.
Sie ist gemeinsam zu versiegeln und wird bei der Vergabestelle sicher verwahrt.
Sie darf nur vom Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam geöffnet werden.
Die Urkalkulation ist nach der Schlusszahlung noch mindestens 5 Jahre aufzu-
bewahren. Das Fachamt informiert die Vergabestelle über die Termine der
Schlusszahlungen.
2.5 Änderungen des Bauvertrages
2.5.1 Erforderliche Änderungen oder Ergänzungen des Bauvertrages sind in schriftlich
zu vereinbarenden Nachträgen vorzunehmen, die sich insbesondere auf folgen-
de Sachverhalte erstrecken können:
• Überschreitung oder Unterschreitung des Mengenansatzes einer Position
um mehr als 10% (§ 2 Nr. 3 Abs. 2, 3 und 4 VOB/B)
• Änderung der Leistung (§ 2 Nr. 5 VOB/B)
• Zusätzliche Leistungen (§ 2 Nr. 6 VOB/B)
2.5.2 Die Nachträge sind zeitnah, möglichst vor Ausführung der Leistungen, ab-
schließend zu bearbeiten.
2.5.3 Die Nachtragsangebote sind von der Projektleiterin/dem Projektleiter des
Fachamtes bzw. der/dem beauftragten Architektin/Architekten bzw. Ingenieu-
rin/Ingenieur zu prüfen. Dabei ist insbesondere Stellung zu nehmen zu
• der Notwendigkeit des Nachtrages in technischer Hinsicht,
• den Voraussetzungen für den Nachtrag in bauvertraglicher Hinsicht,
• der Angemessenheit des Preises.
Sofern der Wert des Nachtragsauftrags über 10 % der Auftragssumme des
Hauptauftrags liegt oder mehr als 10.000,00 € beträgt, leitet das Fachamt das
Nachtragsangebot mit seiner Stellungnahme und seinem Vorschlag für die Er-
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teilung des Auftrags der Vergabestelle zu. Diese prüft das Nachtragsangebot,
ggf. unter Hinzuziehung des Fachamtes, der/des beauftragten Ar-
chitektin/Architekten bzw. Ingenieurin/Ingenieurs und des Auftragnehmers.
Unabhängig von dem Wert des Nachtragsauftrags kann das Fachamt die Ver-
gabestelle um Beratung bitten.
Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Fachamt und Verdingungsstelle ist
nach Ziffer 2.3.4 zu verfahren.
2.5.4 Das Fachamt erteilt den Nachtragsauftrag. Ziffer 3.4.7 DAH und Ziffer 2.4.1 die-
ser Dienstanweisung sind zu beachten.
Im Nachtragsauftrag ist darauf hinzuweisen, dass die vertraglichen Bestim-
mungen des Hauptauftrages gelten.
2.5.5 Das Fachamt hat das Revisionsamt über Nachtragsleistungen, die später nicht
mehr prüfbar sind, möglichst vor Ausführung der Arbeiten – ggf. fernmündlich –
zu informieren. Für die Übersendung des Nachtragsvertrages nebst Anlagen ist
Ziff. 2.4.4 anzuwenden.
2.6 Sonderregelungen
2.6.1 Stundenlohnarbeiten sind nach der VOB auf das geringste, unvermeidliche
Ausmaß zu beschränken und entsprechend nachzuweisen. Größere Stun-
denlohnarbeiten sind eingehend zu begründen.
2.6.2 Bei den nachfolgend aufgeführten Aufträgen dürfen in sich geschlossene Maß-
nahmen nicht in mehrere Abschnitte unterteilt werden (Kettenaufträge).
2.6.3 Kleinaufträge (Bestellschein-, Bestellkartenaufträge)
2.6.3.1 Das Fachamt ist berechtigt, Kleinaufträge bis zu einem Schätzwert von
3.000,00 € freihändig ohne Preisvergleich zu erteilen. Diese Vergabe erfolgt
schriftlich. Die Aufträge sind von der Amtsleitung oder von ihr ermächtigten Mit-
arbeiterinnen/Mitarbeitern (dem Revisionsamt namentlich gemeldet) zu unter-
schreiben. Der Auftrag wird an eine ausgewählte Firma mittels Bestellkarte bzw.
Bestellschein erteilt. Die Übermittlung des Auftrags durch Telefax ist zulässig.
2.6.3.2 Das Fachamt hat jährlich bis spätestens 01. März des Folgejahres eine Auf-
stellung der nach Ziffer 2.6.3.1 erteilten Aufträge zu erstellen. Aus dieser Auf-
stellung müssen die Auftragnehmer, die Projekte, die Auftrags- und Ab-
rechnungssummen sowie die auftraggebenden Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter her-
vorgehen. Dem Revisionsamt sind auf Verlangen Kopien zu übersenden.
2.6.4 Aufträge für Unterhaltungsmaßnahmen, Reparaturen, Wartungen u. ä.
2.6.4.1 Aufträge, die nach Jahresverträgen vergeben werden, sind schriftlich durch das
jeweilige Fachamt zu erteilen. Die Unterzeichnung erfolgt durch die nach Ziffer
2.6.3.1. Berechtigten.
2.6.4.2 Unternehmen, die Jahresverträge erhalten sollen, sind im Wettbewerbsverfahren
zu ermitteln. Dieses Verfahren ist mindestens in 3-jährigem Abstand durchzufüh-
ren. Die Federführung liegt beim Fachamt.
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2.6.5 Aufträge für Pflege- und Unterhaltungsmaßnahmen an Grünanlagen
2.6.5.1 Aufträge für Pflege- und Unterhaltungsmaßnahmen, die nach Jahresverträgen
vergeben werden, sind schriftlich durch das jeweilige Fachamt zu erteilen. Bei
Auftragssummen über 50.000,00 € ist vorher auf der Vergabeniederschrift die
Zustimmung der zuständigen Dezernentin/des zuständigen Dezernenten einzu-
holen. Dieses Verfahren ist mindestens in 3-jährigem Abstand durchzuführen.
Die Federführung liegt beim Fachamt.
2.6.5.2 Ziffer 2.6.3.2 ist sinngemäß anzuwenden.
3 Aufträge an Angehörige der Freien Berufe
3.1 Vergaben nach VOF
3.1.1 Bei Auftragssummen ab 200.000,00 € (Gesamtvergütung ohne Umsatzsteuer)
ist das Vergabeverfahren nach VOF durchzuführen. Zur Abgrenzung gegenüber
der Ausschreibung nach VOL ist § 2 Abs. 2 letzter Satz VOF zu beachten.
3.1.2 Über die Art des Vergabeverfahrens nach § 5 VOF entscheidet das Fachamt im
Einvernehmen mit der Vergabestelle. Das Verhandlungsverfahren ohne vorheri-
ge Vergabebekanntmachung nach § 5 Abs. 2 VOF ist vom Fachamt besonders
zu begründen.
3.1.3 Das Fachamt bereitet die Vergabeunterlagen vor und übersendet diese mit den
erforderlichen Angaben für die Bekanntmachung im Amtsblatt der EG an die
Vergabestelle. Das beschleunigte Verfahren nach § 14 Abs. 1 VOF bedarf be-
sonderer Begründung durch das Fachamt. Die Gründe für dieses Verfahren sind
in der Bekanntmachung anzugeben.
3.1.4 Der Vergabestelle obliegt die Durchführung des Vergabeverfahrens ein-
schließlich Fristenkontrolle und Veröffentlichung im Amtsblatt der EG sowie den
nationalen Veröffentlichungsorganen.
3.1.5 Das Fachamt führt die Auswahl der Bewerber sowie die Verhandlung mit den
ausgewählten Bewerbern durch.
3.1.6 Vor Erteilung des Auftrags erstellt das Fachamt den Vergabevorschlag und den
Entwurf des Auftragsschreibens im Einvernehmen mit der Vergabestelle. Die
Bekanntmachung über den erteilten Auftrag nach § 17 VOF sowie die Absagen
an die nicht berücksichtigten Bewerber nach § 13 VgV erteilt die Vergabestelle.
Die Auftragserteilung erfolgt nach Ziff. 3.2.2 und 3.2.3.
3.1.7 Sofern vorstehend keine anderen Regelungen getroffen sind, gelten für die Zu-
sammenarbeit zwischen Fachamt und Vergabestelle sowie für die Information
des Revisionsamts die Bestimmungen über die Vergaben nach VOB.
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3.2 Freie Auftragserteilung
3.2.1 Die nachfolgenden Bestimmungen gelten, soweit keine Pflicht zur Ausschrei-
bung nach VOF besteht.
3.2.2 Verträge an Angehörige der Freien Berufe bis zu einem Honorar von 10.000,00
€ (brutto) können durch die Amtsleitung des Fachamts abgeschlossen werden.
Bei Verträgen mit einem Honorar über 10.000,00 € bis 100.000,00 € unte r-
zeichnet der/die Dezernent/Dezernentin oder die Amtsleitung mit Zustimmung
des/der Dezernenten/Dezernentin.
3.2.3 Bei Verträgen mit einem Honorar über 100.000,00 € unterzeichnen der
Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin und der Fachdezernent
oder die Fachdezernentin unter Beifügung des Dienstsiegels (§ 71 Abs. 2
HGO).
3.2.4 Die Fachämter sind verpflichtet, über alle erteilten Aufträge jährlich bis zum 01.
März des Folgejahres eine Aufstellung zu erstellen. Diese hat die Namen der
Beauftragten, die Projekte, den jeweiligen Planungsumfang sowie die Auftrags-
und Abrechnungssummen zu enthalten. Dem Revisionsamt sind auf Verlangen
Kopien zu übersenden.
3.2.5 Aufträge sind grundsätzlich nach Mindestsätzen der jeweiligen Gebühren- oder
Honorarordnungen u. ä. zu vergeben, soweit diese keine andere Regelung vor-
sehen.
Abweichungen von der Vergabe nach Mindestsätzen sind schriftlich eingehend
zu begründen. Bei der Einholung der erforderlichen Genehmigungen ist darauf
ausdrücklich hinzuweisen. Bei Aufträgen über einem Wert von 10.000,00 € ist
hierzu die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten einzuholen.
3.2.6 Zeithonorare nach Stundensätzen sind auf das geringste, unvermeidliche Aus-
maß zu beschränken. Aufträge mit einem Zeithonorar über 10.000,00 € sind der
Dezernentin/dem Dezernenten zur Entscheidung vorzulegen. Dies gilt nicht bei
Gutachten, die im Rahmen der Beweissicherung (z. B. zur Feststellung von Bau-
oder Planungsmängeln) eingeholt werden. Im übrigen ist Ziffer 3.2.5 sinngemäß
anzuwenden.
3.2.7 Die Vergabestelle hält für die Technischen Ämter Vertragsmuster für die Verträ-
ge mit Angehörigen der Freien Berufe vor und aktualisiert diese. Die Vergabe-
stelle hat die aktuellen Vertragsmuster jeweils dem Revisionsamt zu übersen-
den.
Die Fachämter können darüber hinaus in Fragen der Vertragsgestaltung, des
Vertragsinhalts und der Honorarermittlung die Beratung der Vergabestelle in
Anspruch nehmen.
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4 Vergaben nach VOL
4.1 Leistungen nach der VOL sind durch die Vergabestelle auszuschreiben, sofern
diese nicht die Fachämter generell oder im Einzelfall zur Ausschreibung er-
mächtigt.
Derzeit bestehen folgende generelle Delegationen:
a) Hauptamt – Organisationsabteilung: Gebäudereinigung, Kopierer, Faxge-
räte.
b) Hauptamt – Abt. IUK: PC mit Zubehör, Netzwerk.
c) Amt für Brand- und Katastrophenschutz: eigene Fahrzeuge des Amtes.
d) EAD: Eigene Fahrzeuge und Fahrzeuge für die städt. Ämter (ohne c).
e) Schulamt: Ersatz- und Ergänzungsbeschaffung von Schulausstattungen (Mö-
bel, AV-Geräte, Turn- und Sportgeräte)
Die Leistungsbeschreibung erstellt das zuständige Fachamt.
4.2 Die Bestimmungen der Ziffer 2. sind sinngemäß mit folgenden Abweichungen
anzuwenden:
Für folgende zentral zu beschaffende Artikel und Gegenstände führt die Ver-
gabestelle eine jährliche Ausschreibung durch, sofern die Beschaffung nicht ge-
nerell oder im Einzelfall delegiert wird:
• Produktgruppe 01: Büro- und Zeichenmaterial
• Produktgruppe 02: Reinigungsmaterial
• Produktgruppe 03: Elektromaterial
• Produktgruppe 06: Bindearbeiten, Stempel- und Schilderanfertigungen
• Produktgruppe 07: Büromöbel und –einrichtungen
• Produktgruppe 13: Dienst- und Schutzkleidung, Textilien, Gardinen
Die Typisierung erfolgt durch die Vergabestelle in Abstimmung mit den
Fachämtern.
Bei den vorstehend aufgeführten Produktgruppen können die Fachämter ihre
Aufträge im vorgegebenen Rahmen (Preislisten) selbst erteilen. Ebenso liegt
die Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Lieferung, die vollständige
Rechnungsbearbeitung sowie die Bearbeitung von Reklamationen beim
Fachamt
2.
4.3 Für Neueinrichtungen von städtischen Gebäuden und Betriebseinrichtungen er-
folgt die Bekanntmachung der Ausschreibung durch die Vergabestelle. Das
Leistungsverzeichnis ist von dem zuständigen Fachamt zu erstellen.
4.4 Festlegung der Vergabeart:
Bei der Wahl der Vergabeart gilt Ziff. 2.1.2 mit folgenden Änderungen:
4.4.1 Beschränkte Ausschreibung bis zu einem Auftragsvolumen von 20.000,00 €.
2 Die bisher vorgeschriebene Preisbescheinigung entfällt.
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4.4.2 Freihändige Vergabe mit Einholung von mindestens 3 Vergleichsangeboten bis
zu einem Auftragsvolumen von 5.000,00 €.
4.4.3 Freihändige Vergabe ohne Vergleichsangebote bis zu einem Auftragsvolumen
von 1.000,00 €, wenn die geforderten Preise angemessen und ortsüblich sind.
4.5 Bei Erteilung von Aufträgen bis zu 20.000,00 € erfolgt die Unterzeichnung des
Auftrags durch die zuständige Amtsleitung, bei höheren Beträgen durch den De-
zernenten / die Dezernentin oder durch die Amtsleitung mit Genehmigung des
Dezernenten / der Dezernentin.
Soweit der Auftrag einer Firma erteilt wird, die bei der Öffentlichen Aus-
schreibung die Mindestfordernde war, ist die Zustimmung der Dezernentin/des
Dezernenten erst bei einem Auftragsvolumen von mehr als 100.000,00 € erfo r-
derlich.
5 Mehrkosten bei der Abwicklung von Aufträgen
5.1 Sobald erkennbar wird, dass über- oder außerplanmäßige Ausgaben notwendig
werden, ist nach Ziffer 3.4.7 DAH zu verfahren.
5.2 Ist erkennbar, dass die Summe der genehmigten Mittel überschritten wird, so ist
– falls nicht bereits nach Ziffer 3.4.7 DAH erforderlich –
1. bei einer Überschreitung um mehr als 10 %, sofern dieser Betrag höher ist
als 20.000,00 €, oder
2. unabhängig vom Prozentsatz bei einer Überschreitung von mehr als
50.000,00 €
die Entscheidung des Magistrats herbeizuführen.
Werden diese Grenzwerte nicht erreicht, ist bei einer Überschreitung von mehr
als 10.000,00 € die Stadtkämmerin/der Stadtkämmerer zu unterrichten. Eine
etwaige amts- oder dezernatsinterne Unterrichtungsregelung bleibt unberührt.
5.3 Werden genehmigte Vorhaben nicht in dem geplanten Ausmaß ausgeführt, z. B.
um die genehmigte Kostensumme nicht zu überschreiten, ist ebenfalls die Zu-
stimmung des Magistrats einzuholen.
5.4 Ohne Rücksicht auf die in Ziff. 5.2 genannten Beträge und Prozentsätze hat das
Fachamt die Genehmigung des Magistrats für alle Änderungswünsche des
künftigen Nutznießers – hierzu zählen auch städtische Ämter, Verwaltungsstellen
und Einrichtungen – einzuholen. Dies gilt auch dann, wenn die Änderungswün-
sche im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel erfüllt werden könnten.
5.5 Um Sachzwänge zu vermeiden, ist die Entscheidung des Magistrats einzuholen,
bevor rechtlich bindende Verpflichtungen gegenüber Dritten (Bauunternehmer,
andere Auftragnehmer) eingegangen werden.
In Eilfällen ist die/der für das Fachamt zuständige Dezernentin/Dezernent zu in-
formieren, die/der ggf. die Entscheidung der Oberbürgermeisterin/des
12
Oberbürgermeisters nach § 70 Abs. 3 HGO einholt.
6 Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am 01.08.2005 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt
treten die bisherige Dienstanweisung vom 02.05.1997 sowie die Rundverfügung
Nr. 20 vom 22.09.2004 außer Kraft.
Darmstadt, den 06.09.2005
DER MAGISTRAT
Gez. Walter Hoffmann
Walter Hoffmann
Oberbürgermeister
2008/0214
8248 Zeichen
Magistratsvorlage Eingang Magistrats- geschäftsstelle: 20.05.2008 Beteiligt vor Magistratsbeschlussfassung: Dezernat I Hauptamt Vergabe- und Beschaffungsstel- le Schulamt Straßenverkehrs- und Tiefbau- amt Grünflächen- und Umweltamt EAD IDA Amt: Revisionsamt an den Magistrat zur Kenntnis zur Beschlussfassung an die Stadtverordnetenversammlung OBW zur Befassung zur Kenntnis zur Beschlussfassung zur abschließenden Beschluss- fassung Fachausschuss OBW bei abschl. Beschluss- fassung Magistrat Nichtöffentlich: Verteiler: IV VI 14 203 Vorlage-Nr. 2008/0214 Magistratsbeschluss-Nr. Betreff: Dienstanweisung Vergaben Vorlage vom: 29. 4.2008 Beschlussvorschlag: 1. Dem beigefügten Entwurf einer Dienstanweisung für Vergaben – Fassung 2008 – wird zugestimmt. 2. Die Vorlage ist der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnisnahme vorzulegen. Anlagen: DA Vergaben 08 Entwurf DA Vergaben 2005 Datenschutzrelevante Anlage: Beschluss des Magistrats vom 2 ... 3 ... Begründung zur Magistratsvorlage vom 29.4.2008: In den vergangenen Jahren gab es immer wieder Hinweise von Seiten der Bieter, insbeson- dere der Handwerksbetriebe, dass das von den öffentlichen Auftraggebern anzuwendende Vergaberecht zu kompliziert sei. Insbesondere wurde vorgetragen, dass der mit der Durch- führung öffentlicher und beschränkter Ausschreibungen verbundene Aufwand in keinem an- gemessenen Verhältnis zu den wirtschaftlichen Vorteilen bei Auftraggebern und Bietern ste- he. Das Land Hessen hat mit einem Gemeinsamen Runderlass vom 01.11.2007 (StAnz. 48/2007 Seite 2386 ff.) u. a. auch auf diese Hinweise reagiert und die Freigrenzen für frei- händige Vergaben gegenüber der vorher geltenden Regelung erheblich angehoben. Diese Vergabefreigrenzen betragen: a) Für Liefer- und Dienstleistungen bis zu 20.000,00 € je Auftrag, b) Bei Bauvorhaben bis zu 50.000,00 € je Fachlos/Gewerk Der Erlass ist, soweit es um die Vergabefreigrenzen geht, für die Gemeinden nicht verbind- lich, wird ihnen jedoch zur Anwendung empfohlen. Die eingangs erwähnten Hinweise sind auch an die politisch Verantwortlichen der Stadt he- rangetragen worden. Aus diesem Grunde haben die Dezernenten I, IV und VI am 26.02.2008 entschieden, dass die Projektgruppe Dienstanweisung Vergaben unter Vorsitz des Revision- samtes neu aktiviert wird mit dem Ziel, die Freigrenzen zu überarbeiten und flankierende Maßnahme zum Schutz der Beschäftigten in die Dienstanweisung aufzunehmen. Ferner hat die Stadtverordnetenversammlung in ihrer Sitzung am 18.03.2008 den nachfol- gend zitierten Antrag einer Fraktion in geschäftsordnungsmäßige Behandlung gegeben: Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen, der Magistrat wird aufgefordert, dafür Sorge zu tragen, dass die Vergaberichtlinien für städt. Aufträge umgehend ange- passt werden und die Höchstgrenze für die so genannte „freihändige Vergabe“ auf 50.000,00 € bei Bauvorhaben und bei Liefer- und Dienstleistungen auf 20.000,00 € heraufgesetzt wird. Aufgrund der oben erwähnten Entscheidung der Dezernenten hat die Projektgruppe Dienst- anweisung Vergaben unverzüglich ihre Tätigkeit aufgenommen. In der Projektgruppe haben unter Federführung des Revisionsamtes folgende Ämter und Eigenbetriebe mitgearbeitet: Für den Bereich VOB: • Vergabe- und Beschaffungsstelle • Eigenbetrieb Immobilienmanagement Darmstadt • Straßenverkehrs- und Tiefbauamt • Grünflächen- und Umweltamt • Eigenbetrieb Abfallwirtschaft und Stadtreinigung. 4 ... Für den Bereich VOL: • Hauptamt – Organisationsabteilung • Hauptamt – Abt. IUK • Vergabe- und Beschaffungsstelle • Schulamt • Eigenbetrieb Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Die Überarbeitung der Dienstanweisung der Stadt Darmstadt aus dem Jahr 2005 führt zu folgenden Erleichterungen des Vergabeverfahrens: 1. Die Freigrenzen für freihändige Vergaben werden analog denen des Landes Hessen erheblich angehoben a) für Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem Auftragsvolumen von 20.000,00 € (seither bis zu 5.000,00 €), b) bei Bauvorhaben bis zu einem Auftragsvolumen von 50.000,00 € (seither bis zu 10.000,00 €). Die Freihändige Vergabe soll ohne förmliches Verfahren und ohne Beteiligung der Vergabestelle erfolgen. Die Angemessenheit des Preises ist in der Regel durch Ein- holung von 3-5 vergleichbaren Angeboten zu prüfen. Auf Ziffer 2.1.2.2 und 4.4.2 des Entwurfs wird verwiesen. Im Hinblick auf die Begründung des o. a. Fraktionsantrags ist klarzustellen, dass die ausschließliche Berücksichtigung ortsansässiger Bieter nach Ziffer 2.2 (3) des Erlas- ses nicht zulässig ist. 2. Ferner wurden bei der Überarbeitung einige Probleme und Zweifelsfragen beseitigt, die sich bei Ausführung der Dienstanweisung 2005 in der Praxis ergeben haben. Hierbei handelte es sich jedoch um geringfügige Änderungen, weil sich die Dienst- anweisung 2005 in der Praxis bewährt hat. 3. Hinsichtlich der oben erwähnten „flankierenden Maßnahmen“ zum Schutz der Be- diensteten hat die Projektgruppe insbesondere Regelungen anderer Körperschaften, die die Neuregelung schon umgesetzt hatten (u. A. Frankfurt am Main und Landkreis Darmstadt-Dieburg), zum Vergleich herangezogen. Hierbei ergab sich, dass die be- stehende Dienstanweisung 2005 solche Regelungen bereits in großem Umfang ent- hält. Dabei handelt es sich vor allem um abgestufte Entscheidungs- u. Zustimmungs- regelungen, etwa nach Höhe des Auftragswertes. Hierzu wird verwiesen auf Ziffer 2.1.2.5, 2.1.4.3, 2.4.1, 2.4.2, 2.5.3, 4.5 und 5.2. 4. Neben der Erhöhung der Freigrenzen wurde ferner in den Entwurf der Dienstanwei- sung eine Regelung aufgenommen, wonach bei freihändigen Vergaben in der Regel auf ein Leistungsverzeichnis verzichtet und stattdessen ein Leistungsprogramm er- stellt werden kann (vgl. Ziffer 2.1.4.2). Bei öffentlichen und beschränkten Ausschrei- bungen ist dagegen weiterhin eine Baubeschreibung in Form eines Leistungsver- zeichnisses (Ziffer 2.1.4.1) erforderlich. 5 ... 5. Die vorstehend dargestellten Erleichterungen des Vergabeverfahrens dürfen nicht dazu führen, dass illegalen Praktiken Vorschub geleistet wird. Hierauf wird auch im Erlass vom 01.11.2007 hingewiesen. Dieses Ziel hatte die Stadt schon bisher in ihren Vergabebestimmungen nachdrücklich verfolgt. Der Forderung wird insbesondere Rechnung getragen durch • Einschaltung einer von den die Aufträge vergebenden Ämtern u. Eigenbetrie- ben unabhängigen Vergabe- und Beschaffungsstelle. • Die ausführliche Dokumentation und Begründung aller entscheidenden Schrit- te im Vergabeverfahren (s. Ziffer 2.1.5 und 2.4.5 des Entwurfs). • Eine Dokumentation der Aufträge, die ohne Beteiligung der Vergabestelle er- teilt werden (siehe Ziffer 2.6.4 und Anlage 2). Diese sollen zunächst den Ver- antwortlichen (Amts- bzw. Betriebsleitungen) die Kontrolle ermöglichen. Fer- ner erhalten die Vergabestelle und das Revisionsamt auf Verlangen Kopien. • Abgestufte Entscheidungs- und Zustimmungsregelungen (s. o. Ziffer 3.) Die Dienstanweisung sieht schon in ihrer Fassung 2005 vor, dass die Originale der einge- reichten Angebote bei der Vergabestelle verbleiben (Ziffer 2.3.2), während die Fachämter lediglich Kopien erhalten. Auch dies soll illegalen Praktiken vorbeugen. Bereits in der Magist- ratsvorlage Nr. 0464 vom 29.06.2005 wird dazu ausgeführt, dass die Vergabe- und Beschaf- fungsstelle dies bisher aus personellen Gründen und mangels geeigneter Räumlichkeiten nicht umsetzen konnte. Z. Zt. wird geprüft, ob es möglich ist, die Unterlagen nicht zu kopie- ren, sondern einzuscannen, was zumindest das Raumproblem lösen würde. Mit der Vorlage des Entwurfs der Neufassung der Dienstanweisung, die zum 1.07.2008 in Kraft treten soll, wird zugleich dem eingangs erwähnten Beschluss der Stadtverordnetenver- sammlung vom 18.03.2008 Rechnung getragen (§ 19 Abs. 3 der Geschäftsordnung für die Stadtverordnetenversammlung). Daher ist die Dienstanweisung der Stadtverordnetenver- sammlung zur Kenntnis zu geben. Darmstadt, 29.04.2008 14 Walter Hoffmann Dieter Wenzel Dr. Dierk Molter Oberbürgermeister Stadtrat Stadtrat
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Dienstanweisung für Vergaben
Inhaltsverzeichnis
TOC \o "1-2" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc193247285" 1 Allgemeines PAGEREF _Toc193247285 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247286" 1.1 Geltungsbereich PAGEREF _Toc193247286 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247287" 1.2 Abgrenzung der Aufgaben PAGEREF _Toc193247287 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247288" 1.3 Interessenkonflikt PAGEREF _Toc193247288 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247289" 1.4 Geltende Vorschriften PAGEREF _Toc193247289 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247290" 1.5 Bereitstellung der Mittel PAGEREF _Toc193247290 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc193247291" 1.6 Wirtschaftlichkeit PAGEREF _Toc193247291 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc193247292" 1.7 Wertgrenzen PAGEREF _Toc193247292 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc193247293" 2 Vergaben nach VOB PAGEREF _Toc193247293 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc193247294" 2.1 Vorbereitung der Vergabe PAGEREF _Toc193247294 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc193247295" 2.2 Ausschreibung PAGEREF _Toc193247295 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc193247296" 2.3 Öffnung der Angebote PAGEREF _Toc193247296 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc193247297" 2.4 Auftragserteilung PAGEREF _Toc193247297 \h 5
HYPERLINK \l "_Toc193247298" 2.5 Änderungen des Bauvertrages PAGEREF _Toc193247298 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc193247299" 2.6 Sonderregelungen PAGEREF _Toc193247299 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc193247300" 3 Aufträge an Angehörige der Freien Berufe PAGEREF _Toc193247300 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc193247301" 3.1 Vergaben nach VOF PAGEREF _Toc193247301 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc193247302" 3.2 Freie Auftragserteilung PAGEREF _Toc193247302 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc193247303" 4 Vergaben nach VOL PAGEREF _Toc193247303 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc193247304" 4.1 Zuständigkeitsregelung PAGEREF _Toc193247304 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc193247305" 4.2 Besondere Bestimmungen PAGEREF _Toc193247305 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc193247306" 4.3 Neueinrichtungen PAGEREF _Toc193247306 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc193247307" 4.4 Festlegung der Vergabeart: PAGEREF _Toc193247307 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc193247308" 4.5 Auftragserteilung PAGEREF _Toc193247308 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc193247309" 5 Mehrkosten bei der Abwicklung von Aufträgen PAGEREF _Toc193247309 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247310" 5.1 Über- oder außerplanmäßige Ausgaben PAGEREF _Toc193247310 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247311" 5.2 Entscheidung des Magistrats PAGEREF _Toc193247311 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247312" 5.3 Reduzierung des Auftragsumfangs PAGEREF _Toc193247312 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247313" 5.4 Änderungswünsche des künftigen Nutzers PAGEREF _Toc193247313 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247314" 5.5 Vermeidung von Sachzwängen PAGEREF _Toc193247314 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc193247315" 6 Inkrafttreten PAGEREF _Toc193247315 \h 10
Anlage 1 Übersicht über die Vergabearten 11
Anlage 2 Muster für die Erfassung der Aufträge nach Ziff. 2.6.4 12
1 Allgemeines
1.1 Geltungsbereich
1.1.1 Diese Dienstanweisung regelt
die Vergabeverfahren (einschließlich Ausschreibung) nach VOB, VOL und VOF,
die Erteilung von Aufträgen an Angehörige der Freien Berufe.
Sie umfasst jeweils das gesamte Verfahren von der Ausschreibung bis zur Auftragserteilung.
1.1.2 Diese Dienstanweisung gilt für alle städtischen Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe mit Ausnahme des Klinikums und des EAD. Für den Eigenbetrieb Immobilienmanagement Darmstadt gilt die Dienstanweisung mit der Maßgabe, dass an die Stelle der Regelungen über Entscheidungs- und Unterschriftsbefugnisse die Regelungen in der Betriebssatzung treten.
1.2 Abgrenzung der Aufgaben
1.2.1 Soweit in dieser Dienstanweisung keine anderen Regelungen getroffen werden, sind die in Ziff. 1.1.2 genannten Dienststellen verpflichtet, bei der Durchführung der in Ziff. 1.1.1 genannten Verfahren die Vergabe- und Beschaffungsstelle (im weiteren Text als Vergabestelle bezeichnet) zu beteiligen.
1.2.2 Das Fachamt bzw. die/der beauftragte Architektin/Architekt oder Ingenieurin/ Ingenieur hat bei der Fachplanung und der Aufstellung der Vergabeunterlagen die einschlägigen Technischen Vorschriften und Richtlinien zu beachten, während die Vergabestelle auf die Einhaltung der Verfahrensvorschriften (Teil A der Verdingungsordnungen) achtet.
1.3 Interessenkonflikt
Städtische Bedienstete, bei denen ein Interessenkonflikt nach § 16 VgV vorliegen kann, dürfen bei Vergaben und Auftragserteilungen nicht beteiligt sein.
1.4 Geltende Vorschriften
Bei der Ausschreibung und Vergabe sind folgende Vorschriften in ihrer jeweils gültigen Fassung zu beachten:
die §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
die Vergabeverordnung (VgV)
die Nachprüfungsverordnung (NpV)
die Hessische Gemeindeordnung (HGO)
das Hessische Vergabegesetz (HVgG)
die Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden (GemHVO)
die Vergabegrundsätze des Hessischen Ministeriums des Innern i. S. v.§ 30 Abs. 2 GemHVO
die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
die Verordnung über die Honorare für Ingenieurleistungen der Architekten und der Ingenieure (HOAI)
die Zusätzlichen und Besonderen Vertragsbedingungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt
1.5 Bereitstellung der Mittel
Baumaßnahmen und andere Leistungen dürfen nur ausgeschrieben werden, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und freigegeben sind.
1.6 Wirtschaftlichkeit
Bei allen Vergaben ist auf sparsame und wirtschaftliche Ausführung zu achten.
1.7 Wertgrenzen
Bei allen in der Dienstanweisung genannten Wertgrenzen handelt es sich um Netto Beträge (ohne Umsatzsteuer).
2 Vergaben nach VOB
2.1 Vorbereitung der Vergabe
2.1.1 Die planende Stelle bestätigt den Abschluss der Planung mit dem Vermerk Planung abgeschlossen, zur Ausführung freigegeben. Änderungen an der Planung dürfen danach nur noch aus wichtigen technischen Gründen mit Zustimmung des Fachamts vorgenommen werden. Wesentliche Änderungen bedürfen der Genehmigung der Dezernentin/des Dezernenten. Änderungen aus gestalterischen Gründen sind auf unabweisbare Ausnahmefälle beschränkt und bedürfen der Zustimmung des Magistrats.
2.1.2 Festlegung der Vergabeart im nationalen Verfahren
2.1.2.1 Kleinaufträge bis zu einem Schätzwert von 5.000,00 ¬ :freihändig ohne Preisvergleich und ohne Beteiligung der Vergabestelle. Der Auftrag wird an eine ausgewählte Firma schriftlich mittels Bestellkarte bzw. Bestellschein erteilt. Die Übermittlung des Auftrags durch Telefax ist zulässig.
2.1.2.2 Vergaben im Wert von bis zu 50.000,00 ¬ Freihändige Vergabe ohne förmliches Verfahren und ohne Beteiligung der Vergabestelle. Die Angemessenheit des Preises ist durch Einholung von 3 bis 5 vergleichbaren Angeboten (Preiseinziehung) zu prüfen. Davon sollen wenigstens 1 bis 2 Bieter nicht am Ort der Ausführung ansässig sein. Unter den aufzufordernden Unternehmen ist wenn möglich zu wechseln.
Auf die Einholung von vergleichbaren Angeboten kann nur in Ausnahmefällen verzichtet werden, wenn die Marktsituation dies nicht zulässt und für die Vergabe weniger Unternehmen in Frage kommen oder die Vergabe ohne Wettbewerb an ein bestimmtes Unternehmen erfolgen soll. Die Gründe hierfür sind eingehend schriftlich zu dokumentieren und aktenkundig zu machen.
2.1.2.3 Beschränkte Ausschreibung (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb):
In den in § 3 VOB Teil A genannten Fällen.
2.1.2.4 Öffentliche Ausschreibung:
In allen anderen Fällen.
2.1.2.5 Ein Verzicht auf die öffentliche bzw. die beschränkte Ausschreibung / das Offene bzw. Nichtoffene Verfahren bei Vergaben über den in Ziff. 2.1.2.1 und 2.1.2.2 genannten Wertgrenzen ist eingehend schriftlich zu dokumentieren und aktenkundig zu machen.
Für diese Entscheidung sind zuständig:
Bis 100.000,00 ¬ entscheidet das Fachamt im Einvernehmen mit der Vergabestelle.
Über 100.000,00 ¬ hat das Fachamt zusätzlich zur Stellungnahme der Vergabestelle die Entscheidung des/der für das Fachamt zuständigen Dezernenten/Dezernentin einzuholen.
Über 500.000,00 ¬ ist zusätzlich zur Stellungnahme der Vergabestelle die Entscheidung des Magistrats einzuholen.
2.1.2.6 Für Zuschussmaßnahmen gelten die Bestimmungen des Zuschussgebers.
2.1.3 Auf der Grundlage der Planung nach Ziff. 2.1.1 erstellt die Projektleiterin/der Projektleiter des Fachamts oder die/der beauftragte freischaffende Architektin/ Architekt bzw. Ingenieurin/Ingenieur die Vergabeunterlagen. Bei Einschaltung Freischaffender prüft das Fachamt die Unterlagen auf Einhaltung der VOB sowie auf Vollständigkeit und Plausibilität.
2.1.4 Leistungsbeschreibung
INCLUDEPICTURE "http://www.vob-online.de/pic/bauo/_dot.gif" \* MERGEFORMATINET 2.1.4.1 Bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen ist die Leistung durch eine allgemeine Darstellung der Bauaufgabe (Baubeschreibung) und ein in Teilleistungen gegliedertes Leistungsverzeichnis zu beschreiben.
2.1.4.2 Bei freihändigen Vergaben ist die Leistung in der Regel durch ein Leistungsprogramm darzustellen. Das Leistungsprogramm umfasst eine Beschreibung der Bauaufgabe, aus der die Bewerber alle für die Entwurfsbearbeitung und ihr Angebot maßgebenden Bedingungen und Umstände erkennen können und in der sowohl der Zweck der fertigen Leistung als auch die an sie gestellten technischen, wirtschaftlichen, gestalterischen und funktionsbedingten Anforderungen angegeben sind.
2.1.4.3 Abweichungen von den Bestimmungen in Ziff. 2.1.4.1 und 2.1.4.2 sind nachvollziehbar zu begründen und von der Amtsleitung zu genehmigen.
2.1.5 Das Fachamt legt der Vergabestelle folgende Unterlagen vor:
Leistungsbeschreibung,
Leistungsverzeichnis oder ggf. Leistungsprogramm (schriftlich und elektronisch)
Technische Vorschriften
Weitere für den Bieter erforderliche Unterlagen
Veröffentlichungsvorschlag
Geschätzte Kosten
Bestätigung der Mittelfreigabe unter Angabe der Kostenstelle
Ggf. Hinweise auf Zuschüsse Dritter.
Die Vergabestelle kann bei Bedarf weitere Unterlagen verlangen.
2.2 Ausschreibung
Die Vergabestelle führt die Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibung durch. Soweit keine abweichenden Regelungen (z.B. durch Zuschussgeber) bestehen, erfolgt die Bekanntmachung in den in der VOB genannten Veröffentlichungsorganen sowie in der Hessischen Ausschreibungsdatenbank.
2.3 Öffnung der Angebote
2.3.1 Die Vergabestelle führt die Öffnung der Angebote durch.
2.3.2 Die Originale der eingereichten Angebote nebst Anlagen verbleiben bei der Vergabestelle. Sie sind dort sicher zu verwahren. Kopien der Angebote sind an das Fachamt bzw. über das Fachamt an die/den beauftragte/n Architektin/Architekten bzw. Ingenieurin/Ingenieur weiterzuleiten. Von dort erfolgt die:
rechnerische und fachtechnische Prüfung
Aufstellung eines Preisspiegels und Wertung der Angebote
Erarbeitung eines Vergabevorschlages
2.3.3 Danach gibt das Fachamt die Kopien der Angebote unter Beifügung des Preisspiegels und des Vergabevorschlages sowie des vorbereiteten Auftragsschreibens (mit Kopie für die Vergabestelle) und der vorbereiteten Absagekarten an die Vergabestelle zurück. Sofern sich gegenüber dem Angebot Änderungen ergeben, sind diese zu erläutern.
2.3.4 Die Vergabestelle prüft die vorgelegten Unterlagen in verfahrensrechtlicher Hinsicht (VOB/A) und leitet dem Fachamt die Unterlagen mit ihrer Stellungnahme wieder zu. Stimmt die Vergabestelle dem Vergabevorschlag des Fachamts nicht zu, ist die Entscheidung der für das Fachamt und die Vergabestelle zuständigen Dezernentinnen/Dezernenten herbeizuführen.
2.4 Auftragserteilung
2.4.1 Die Aufträge nach Ziff. 2.1.2.1 sowie nach 2.1.2.2 sind von der Amtsleitung oder von ihr ermächtigten Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern (dem Revisionsamt namentlich gemeldet) zu unterschreiben.
2.4.2 In allen anderen Fällen erteilt die Amtsleitung des Fachamts den Auftrag. Bei einer Auftrags-summe über 110.000,00 ¬ hat das Fachamt vorher auf der Vergabeniederschrift die Zustimmung der zuständigen Dezernentin/des zuständigen Dezernenten einzuholen. Soweit der Auftrag an einen Bieter erteilt wird, der bei einer Öffentlichen Ausschreibung der Mindestfordernde war, ist die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten erst bei einem Auftragsvolumen von mehr als 200.000,00 ¬ erforderlich. Nach Unterzeichnung durch die Dezernentin oder den Dezernenten hat das Fachamt eine Ausfertigung der Vergabeniederschrift der Vergabestelle zuzuleiten.
Soll ein gegenüber dem Angebot geänderter Leistungsumfang in Auftrag gegeben werden, ist auch nach Öffentlicher Ausschreibung unabhängig von der Höhe der Auftragssumme die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten vor Auftragserteilung erforderlich.
2.4.3 Das Fachamt hat bei Auftragserteilung von der beauftragten Firma folgende Nachweise zu fordern:
Erklärung über die pflichtgemäße Zahlung von Steuern und Beiträgen zur Sozialversicherung,
Entrichtung der Mitgliedsbeiträge an die Berufsgenossenschaft,
Freistellungsbescheinigung.
Bestehen Zweifel an der Zuverlässigkeit der Erklärung des Auftragnehmers über die Zahlung der Steuern, ist von diesem beim zuständigen Finanzamt die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung zu fordern.
2.4.4 Das Auftragsschreiben muss eindeutig und allen Beteiligten verständlich sein und eine genaue Beschreibung des Auftrags enthalten. Die Ausführungsfristen sind festzuhalten. Ergeben sich Änderungen gegenüber dem Angebot, sind die in Auftrag zu gebenden Positionen des Leistungsverzeichnisses eindeutig zu beschreiben. Entfallende Leistungen sind aufzuführen. Die Auftragssumme einschließlich Umsatzsteuer ist ggf. unter Angabe eines gewährten Nachlasses zu nennen.
2.4.5 Das Fachamt übersendet dem Revisionsamt eine Kopie des Auftragsschreibens mit Kopien folgender Unterlagen:
Submissionsniederschrift
Preisspiegel
Wertung der Angebote
Vergabevorschlag
Angebot des Auftragnehmers
Stellungnahme der Vergabestelle, ggf. mit der Entscheidung der Dezernentinnen/Dezernenten
2.4.6 Bei einer Auftragssumme von mehr als 200.000,00 ¬ hat die Vergabestelle von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, die Vorlage der Urkalkulation zu verlangen. In den Vergabeunterlagen ist auf deren Bindung als Kalkulationsgrundlage bei Nachtragsangeboten und Vertragserweiterungen hinzuweisen. Der Auftragnehmer hat der Stadt die Urkalkulation im Verlauf des Vergabeverfahrens vorzulegen. Sie ist gemeinsam zu versiegeln und wird bei der Vergabestelle sicher verwahrt. Sie darf nur vom Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam geöffnet werden. Die Urkalkulation ist nach der Schlusszahlung noch mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Das Fachamt informiert die Vergabestelle über die Termine der Schlusszahlungen.
2.5 Änderungen des Bauvertrages
2.5.1 Erforderliche Änderungen oder Ergänzungen des Bauvertrages sind in schriftlich zu vereinbarenden Nachträgen vorzunehmen, die sich insbesondere auf folgende Sachverhalte erstrecken können:
Überschreitung oder Unterschreitung des Mengenansatzes einer Position um mehr als 10% (§ 2 Nr. 3 Abs. 2, 3 und 4 VOB/B)
Änderung der Leistung (§ 2 Nr. 5 VOB/B)
Zusätzliche Leistungen (§ 2 Nr. 6 VOB/B)
2.5.2 Die Nachträge sind zeitnah, möglichst vor Ausführung der Leistungen, abschließend zu bearbeiten.
2.5.3 Die Nachtragsangebote sind von der Projektleiterin/dem Projektleiter des Fachamts bzw. der/dem beauftragten Architektin/Architekten bzw. Ingenieurin/Ingenieur zu prüfen. Dabei ist insbesondere Stellung zu nehmen zu
der Notwendigkeit des Nachtrages in technischer Hinsicht,
den Voraussetzungen für den Nachtrag in bauvertraglicher Hinsicht,
der Angemessenheit des Preises.
Sofern der Wert des Nachtragsauftrags über 10 % der Auftragssumme des Hauptauftrags liegt oder mehr als 50.000,00 ¬ beträgt, leitet das Fachamt das Nachtragsangebot mit seiner Stellungnahme und seinem Vorschlag für die Erteilung des Auftrags der Vergabestelle zu. Diese prüft das Nachtragsangebot, ggf. unter Hinzuziehung des Fachamts, der/des beauftragten Architektin/Architekten bzw. Ingenieurin/Ingenieurs und des Auftragnehmers.
Unabhängig von dem Wert des Nachtragsauftrags kann das Fachamt die Vergabestelle um Beratung bitten.
Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Fachamt und Vergabestelle ist nach Ziffer 2.3.4 zu verfahren.
2.5.4 Das Fachamt erteilt den Nachtragsauftrag. Ziffer 3.4.7 DAH und Ziffer 2.4.1 dieser Dienstanweisung sind zu beachten. Im Nachtragsauftrag ist darauf hinzuweisen, dass die vertraglichen Bestimmungen des Hauptauftrages gelten.
2.5.5 Das Fachamt hat das Revisionsamt über Nachtragsleistungen, die später nicht mehr prüfbar sind, möglichst vor Ausführung der Arbeiten ggf. fernmündlich zu informieren. Für die Übersendung des Nachtragsvertrages nebst Anlagen ist Ziff. 2.4.5 anzuwenden.
2.6 Sonderregelungen
2.6.1 Stundenlohnarbeiten sind nach der VOB auf das geringste, unvermeidliche Ausmaß zu beschränken und entsprechend nachzuweisen. Größere Stundenlohnarbeiten sind eingehend zu begründen.
2.6.2 Bei Kleinaufträgen dürfen in sich geschlossene Maßnahmen nicht in mehrere Abschnitte unterteilt werden (Kettenaufträge).
2.6.3 Aufträge nach Jahresverträgen.
2.6.3.1 Aufträge, die nach Jahresverträgen vergeben werden, sind schriftlich durch das jeweilige Fachamt zu erteilen. Bei Auftragssummen über 50.000,00 ¬ ist vorher auf der Vergabeniederschrift die Zustimmung der zuständigen Dezernentin/des zuständigen Dezernenten einzuholen. Die Unterzeichnung erfolgt durch die nach Ziffer 2.4.1 Berechtigten.
2.6.3.2 Unternehmen, die Jahresverträge erhalten sollen, sind im Wettbewerbsverfahren zu ermitteln. Die Federführung liegt beim Fachamt. Dieses Verfahren ist mindestens in 3-jährigem Abstand durchzuführen. Im Vertrag kann sich die Stadt das Recht vorbehalten, den Vertrag jährlich bis zu einer Dauer von maximal 5 Jahren zu verlängern.
2.6.4 Das Fachamt hat die Aufträge, die ohne Beteiligung der Vergabestelle erteilt werden, bis spätestens 01. März des Folgejahres listenmäßig zu erfassen. Die Aufstellung muss mindestens die in Anlage 2 aufgeführten Angaben enthalten. Dem Revisionsamt und der Vergabestelle sind auf Verlangen Kopien zu übersenden.
3 Aufträge an Angehörige der Freien Berufe
3.1 Vergaben nach VOF
3.1.1 Bei Auftragssummen ab 206.000,00 ¬ (Gesamtvergütung ohne Umsatzsteuer) ist das Vergabeverfahren nach VOF durchzuführen. Zur Abgrenzung gegenüber der Ausschreibung nach VOL ist § 2 Abs. 2 letzter Satz VOF zu beachten.
3.1.2 Über die Art des Vergabeverfahrens nach § 5 VOF entscheidet das Fachamt im Einvernehmen mit der Vergabestelle. Das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Vergabebekanntmachung nach § 5 Abs. 2 VOF ist vom Fachamt besonders zu begründen.
3.1.3 Das Fachamt bereitet die Vergabeunterlagen vor und übersendet diese mit den erforderlichen Angaben für die Bekanntmachung im Amtsblatt der EG an die Vergabestelle. Das beschleunigte Verfahren nach § 14 Abs. 1 VOF bedarf besonderer Begründung durch das Fachamt. Die Gründe für dieses Verfahren sind in der Bekanntmachung anzugeben.
3.1.4 Der Vergabestelle obliegt die Durchführung des Vergabeverfahrens einschließlich Fristenkontrolle und Veröffentlichung im Amtsblatt der EG sowie den nationalen Veröffentlichungsorganen.
3.1.5 Das Fachamt führt die Auswahl der Bewerber sowie die Verhandlung mit den ausgewählten Bewerbern durch.
3.1.6 Vor Erteilung des Auftrags erstellt das Fachamt den Vergabevorschlag und den Entwurf des Auftragsschreibens im Einvernehmen mit der Vergabestelle. Die Bekanntmachung über den erteilten Auftrag nach § 17 VOF sowie die Absagen an die nicht berücksichtigten Bewerber nach § 13 VgV erteilt die Vergabestelle. Die Auftragserteilung erfolgt nach Ziff. 3.2.2 und 3.2.3.
3.1.7 Sofern vorstehend keine anderen Regelungen getroffen sind, gelten für die Zusammenarbeit zwischen Fachamt und Vergabestelle sowie für die Information des Revisionsamts die Bestimmungen über die Vergaben nach VOB.
3.2 Freie Auftragserteilung
3.2.1 Die nachfolgenden Bestimmungen gelten, soweit keine Pflicht zur Ausschreibung nach VOF besteht.
3.2.2 Verträge an Angehörige der Freien Berufe bis zu einem Honorar von 10.000,00 ¬ (brutto) können durch die Amtsleitung des Fachamts abgeschlossen werden. Bei Verträgen mit einem Honorar über 10.000,00 ¬ bis 100.000,00 ¬ unterzeichnet der/die Dezernent/Dezernentin oder die Amtsleitung mit Zustimmung des/der Dezernenten/Dezernentin.
3.2.3 Bei Verträgen mit einem Honorar über 100.000,00 ¬ unterzeichnen der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin und der Fachdezernent oder die Fachdezernentin unter Beifügung des Dienstsiegels (§ 71 Abs. 2 HGO).
3.2.4 Die Fachämter sind verpflichtet, über alle erteilten Aufträge jährlich bis zum 01. März des Folgejahres eine Aufstellung zu erstellen. Diese hat die Namen der Beauftragten, die Projekte, den jeweiligen Planungsumfang sowie die Auftrags- und Abrechnungssummen zu enthalten. Dem Revisionsamt sind auf Verlangen Kopien zu übersenden.
3.2.5 Aufträge sind nach Mindestsätzen der jeweiligen Gebühren- oder Honorarordnungen u. ä. zu vergeben, soweit diese keine andere Regelung vorsehen. Abweichungen von der Vergabe nach Mindestsätzen sind schriftlich eingehend zu begründen. Bei der Einholung der erforderlichen Genehmigungen ist darauf ausdrücklich hinzuweisen. Bei Aufträgen über einem Wert von 10.000,00 ¬ ist hierzu die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten einzuholen.
3.2.6 Zeithonorare nach Stundensätzen sind auf das geringste, unvermeidliche Ausmaß zu beschränken. Aufträge mit einem Zeithonorar über 10.000,00 ¬ sind der Dezernentin/dem Dezernenten zur Entscheidung vorzulegen. Dies gilt nicht bei Gutachten, die im Rahmen der Beweissicherung (z. B. zur Feststellung von Bau- oder Planungsmängeln) eingeholt werden. Im übrigen ist Ziffer 3.2.5 sinngemäß anzuwenden.
3.2.7 Die Vergabestelle hält für die Technischen Ämter Vertragsmuster für die Verträge mit Angehörigen der Freien Berufe vor und aktualisiert diese. Die Vergabestelle hat die aktuellen Vertragsmuster jeweils dem Revisionsamt zu übersenden.
Die Fachämter können darüber hinaus in Fragen der Vertragsgestaltung, des Vertragsinhalts und der Honorarermittlung die Beratung der Vergabestelle in Anspruch nehmen.
4 Vergaben nach VOL
Zuständigkeitsregelung
Leistungen nach der VOL sind durch die Vergabestelle auszuschreiben, sofern diese nicht die Fachämter generell oder im Einzelfall zur Ausschreibung ermächtigt.
Derzeit bestehen folgende generelle Delegationen:
Hauptamt Organisationsabteilung: Kopierer, Faxgeräte
Hauptamt Abt. IUK: PC mit Zubehör, Netzwerk
Feuerwehr: eigene Fahrzeuge des Amtes
EAD: Fahrzeuge für die städt. Ämter (ohne Feuerwehr)
IDA: Gebäudereinigung
Schulamt: Ersatz- und Ergänzungsbeschaffung von Schulausstattungen (Möbel, AV-Geräte, Turn- und Sportgeräte)
Die Leistungsbeschreibung erstellt das zuständige Fachamt.
Besondere Bestimmungen
Die Bestimmungen der Ziffer 2. sind sinngemäß mit folgenden Abweichungen anzuwenden:
4.2.1 Für folgende zentral zu beschaffende Artikel und Gegenstände führt die Vergabestelle alle zwei Jahre eine Ausschreibung für Rahmenverträge durch, sofern die Beschaffung nicht generell oder im Einzelfall delegiert wird.
Produktgruppe 01: Büro- und Zeichenmaterial
Produktgruppe 02: Reinigungsmaterial
Produktgruppe 03: Elektromaterial
Produktgruppe 06: Bindearbeiten, Stempel- und Schilderanfertigungen
Produktgruppe 07: Büromöbel und einrichtungen
4.2.2 Für die Produktgruppen 01, 06 und 07 erstellt die Vergabestelle die Leistungsverzeichnisse. Für die Produktgruppen 02 und 03 erstellen die Fachämter bzw. Eigenbetriebe die Leistungsverzeichnisse in Abstimmung mit der Vergabestelle.
Für die Produktgruppe 13: Dienst- und Schutzkleidung erstellt der EAD das Leistungsverzeichnis und führt die Ausschreibung durch.
4.2.3 Die Bieter sind zu verpflichten, bei Bestellungen außerhalb des Leistungsverzeichnisses den Nachlass zu gewähren, der im Rahmenvertrag vereinbart worden ist.
4.2.4 Bei den vorstehend aufgeführten Produktgruppen erteilen die Fachämter ihre Aufträge im vorgegebenen Rahmen (Preislisten) selbst. Ebenso liegt die Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Lieferung, die vollständige Rechnungsbearbeitung sowie die Bearbeitung von Reklamationen beim Fachamt.
4.3 Neueinrichtungen
Für Neueinrichtungen von städtischen Gebäuden und Betriebseinrichtungen ist das Leistungsverzeichnis von dem zuständigen Fachamt zu erstellen. Die Bekanntmachung der Ausschreibung erfolgt durch die Vergabestelle.
4.4 Festlegung der Vergabeart:
Bei der Wahl der Vergabeart gilt Ziff. 2.1.2 mit folgenden Änderungen:
4.4.1 Freihändige Vergabe ohne Vergleichsangebote bis zu einem Auftragsvolumen von 2.000,0 !3456MNOPlmnopq|}~ ¼½ùíÜùÕÍÈÀ¸´¸§´§|wmwbm]m§|§´ hO2Æj}hÈ\cUjhsU hshs@CJOJQJaJ'jhshÈ\c>*B*UphÿhÔz~hs0JejhÔz~hs0JeUhsjhsUhV~Éhf)5 hØl"5hV~ÉhØl"5h=iih%xì jh=iihØl"UmHnHuhf)hf)5CJaJh=iihØl"! !45ôR «
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4.4.2 Freihändige Vergabe mit Einholung von 3 bis 5 Vergleichsangeboten bis zu einem Auftragsvolumen von 20.000,00 ¬ .
4.4.3 Beschränkte Ausschreibung in den nach der VOL Teil A zulässigen Fällen.
4.4.4 Öffentliche Ausschreibung in allen anderen Fällen.
Auftragserteilung
Bei Erteilung von Aufträgen bis zu 20.000,00 ¬ unterzeichnet die zuständige Amtsleitung den Auftrag, bei höheren Beträgen der Dezernent / die Dezernentin oder die Amtsleitung mit Genehmigung des Dezernenten / der Dezernentin.
Soweit der Auftrag einer Firma erteilt wird, die bei der Öffentlichen Ausschreibung die Mindestfordernde war, ist die Zustimmung der Dezernentin/des Dezernenten erst bei einem Auftragsvolumen von mehr als 100.000,00 ¬ erforderlich.
5 Mehrkosten bei der Abwicklung von Aufträgen
5.1 Über- oder außerplanmäßige Ausgaben
Sobald erkennbar wird, dass Über- oder außerplanmäßige Ausgaben notwendig werden, ist nach Ziffer 3.4.7 DAH zu verfahren.
5.2 Entscheidung des Magistrats
Ist erkennbar, dass die Summe der genehmigten Mittel überschritten wird, so ist falls nicht bereits nach Ziffer 3.4.7 DAH erforderlich
bei einer Überschreitung um mehr als 10 %, sofern dieser Betrag höher ist als 20.000,00 ¬ , oder
unabhängig vom Prozentsatz bei einer Überschreitung von mehr als 50.000,00 ¬
die Entscheidung des Magistrats herbeizuführen.
Werden diese Grenzwerte nicht erreicht, ist bei einer Überschreitung von mehr als 10.000,00 ¬ die Stadtkämmerin/der Stadtkämmerer zu unterrichten. Eine etwaige amts- oder dezernatsinterne Unterrichtungsregelung bleibt unberührt.
5.3 Reduzierung des Auftragsumfangs
Werden genehmigte Vorhaben nicht in dem geplanten Ausmaß ausgeführt, z. B. um die genehmigte Kostensumme nicht zu überschreiten, ist ebenfalls die Zustimmung des Magistrats einzuholen.
5.4 Änderungswünsche des künftigen Nutzers
Ohne Rücksicht auf die in Ziff. 5.2 genannten Beträge und Prozentsätze hat das Fachamt die Genehmigung des Magistrats für alle Änderungswünsche des künftigen Nutzers hierzu zählen auch städtische Ämter, Verwaltungsstellen und Einrichtungen einzuholen. Dies gilt auch dann, wenn die Änderungswünsche im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel erfüllt werden könnten.
5.5 Vermeidung von Sachzwängen
Um Sachzwänge zu vermeiden, ist die Entscheidung des Magistrats einzuholen, bevor rechtlich bindende Verpflichtungen gegenüber Dritten (Bauunternehmer, andere Auftragnehmer) eingegangen werden. In Eilfällen ist die/der für das Fachamt zuständige Dezernentin/Dezernent zu informieren, die/der ggf. die Entscheidung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters nach § 70 Abs. 3 HGO einholt.
6 Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am 01.07.2008 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt tritt die Dienstanweisung vom 06.09.2005 außer Kraft.
Darmstadt, den
DER MAGISTRAT
Walter Hoffmann
Oberbürgermeister
Anlage 1
Übersicht über die Vergabearten
VergabeartVOB/AVOL/AVOFAnzahl
Angebote bzw. BieterFreihändige Vergabebis 5.000,- ¬ bis 2.000,- ¬ -1bis 50.000,- ¬ bis 20.000,- ¬ -3 bis 5Beschränkte Ausschreibungentsprechend
VOB/A, § 3entsprechend
VOL/A, § 3-3 bis 7Öffentliche Ausschreibungbis
5.150.000,- ¬ bis
206.000,- ¬ --Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahrenab
5.150.000,- ¬ ab
206.000,- ¬ ------Verhandlungsverfahrenab
5.150.000,- ¬ ab
206.000,- ¬ ab
206.000,- ¬ -Anlage 2
Muster für die Erfassung der Aufträge nach Ziff. 2.6.4
Die Tabellen sind in Excel oder einem Format, dass die Auswertung in Excel ermöglicht zu erstellen.
ProjektleiterBauvorhabenGewerkVergabeartAnzahl d. AngeboteAuftragnehmerAuftragssummeAuftragsdatumBauzeitKostenstelle
Zzt. nach einer Entscheidung des EUGH nur eingeschränkt anzuwenden.
Entwurf, Stand 28.04.2008
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Beratungsverlauf (1)
Details
- Vorlagen-Nr.
- 2008/0214
- Typ
- Magistratsvorlage
- Datum
- 29.04.2008
- Erstellt
- 29.09.2026 00:00