Archiventwicklungsplan (2020 - 2025) für das Stadtarchiv

Anlage A zur V/0959/2019 
Kurzüberblick 
Das Stadtarchiv soll durch die Aufstellung eines Archiventwicklungsplans (2020 - 2025) die mittel-
fristig anstehenden Aufgaben benennen, priorisieren und kalkulierbar machen. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Ziel soll eine möglichst große Transparenz von Aufgabenstellung, Lösungsvorschlägen und fi-
nanziellen Konsequenzen sein. 
Am 30.08.2018 hat das Stadtarchiv unter TOP 5 der Sitzung des Kulturausschusses 
(V/0569/2018) Aufgaben, Projekte und Perspektiven des Stadtarchivs Münster vorgestellt und die 
größten fachlichen Herausforderungen den personellen und organisatorischen Rahmenbedin-
gungen gegenübergestellt. In der anschließenden Diskussion kamen Fragen nach Kennzahlen 
und Vergleichen zu Stadtarchiven vergleichbarer Größe auf. Die Erstellung eines Archiventwick-
lungsplans soll diese Zahlen liefern und entsprechende Vergleiche ermöglichen. 
 
 
 Beispiel: 
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: Nr. der PG Bezeichnung der PG 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja X Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja X Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja X Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja X Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja X Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja X Nein   
 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
X überwiegend 
freiwillig 
 vollständig frei-
willig 
Die Führung eines Kommunalarchivs ist eine pflichtige Aufgabe:  
- Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein -
Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) nach § 10.  
- Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebührenordnung vom 
6.3.1993 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Keine unmittelbare Relevanz.

V/0959/2019 
V/0959/2019 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Archiventwicklungsplan (2020 - 2025) für das Stadtarchiv 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   21.11.2019 Kulturausschuss Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
Der Kulturausschuss beauftragt das Stadtarchiv mit der Aufstellung eines Archiventwicklungsplans, 
mit dem die mittelfristig anstehenden Aufgaben benannt, priorisiert und kalkulierbar gemacht werden 
sollen. Ziel soll eine möglichst große Transparenz von Aufgabenstellung, Lösungsvorschlägen und 
finanziellen Konsequenzen sein. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
Für die Archiventwicklungsplanung sind keine zusätzlichen Finanzmittel notwendig.  
 
 
Begründung: 
Das Archivgesetz NRW macht die Unterhaltung eines Stadtarchivs zu einer kommunalen Pflichtau f-
gabe und benennt einen verpflichtenden Aufgabenkanon, nämlich: 
„Unterlagen zu erfassen, zu bewerten, zu übernehmen und das übernommene Archivgut sachgemäß 
zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, 
für die Nutzung bereitzustellen sowie zu veröffentlichen.“ 
 
Durch die Archivierung soll auf kommunaler Ebene der grundgesetzlich zuges icherten Forschungs-
freiheit entsprochen und eine dauerhafte Nachvollziehbarkeit des politischen und Verwaltungsha n-
delns ermöglicht werden. Auf diese Weise fördern Kommunalarchive das demokratische Bewusstsein 
einer Stadtgesellschaft. Wie bei Gesetzen üblic h, fordert der normative Rahmen dazu auf, ihn durch 
die Verwaltungstätigkeit mit Inhalt zu füllen. Dabei ist es gerade für Kommunalarchive wichtig, die 
Gesamtheit des städtischen Lebens in den Blick zu nehmen und für zukünftige Generationen e r-
forschbar zu machen. Neben der amtlichen Überlieferung gilt es auch, Überlieferung aus privaten 
Nachlässen, von Vereinen, Firmen und den Ortsverbänden der Parteien zu berücksichtigen. 
 
Es ist konsequent, wenn dieses „Wie“ im Stadtarchiv den großen institutionellen Ziel en entspricht, 
wenn also Transparenz und Nachvollziehbarkeit den internen Dienstbetrieb bestimmen. Das gilt umso 
mehr, als ein Gutteil der genannten Tätigkeiten „hinter den Kulissen“ unbeachtet von der Bürge r-
schaft, der Politik und auch von der Verwaltung geschieht, aber unverzichtbar für die Gesamtheit der 
Stadtarchiv 
 
01.10.2019 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Dr. Worm 
Telefon: 492-4700 
Worm@stadt-muenster.de

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V/0959/2019 
Aufgabenerfüllung des Archivs ist. Am 30.08.2018 hat das Stadtarchiv unter TOP  5 der Sitzung des 
Kulturausschusses (V/0569/2018) Aufgaben, Projekte und Perspektiven des Stadtarchivs Münster  
vorgestellt u nd die größten fachlichen Herausforderungen den personellen und organisatorischen 
Rahmenbedingungen gegenübergestellt. In der anschließenden Diskussion kamen Fragen nach 
Kennzahlen und Vergleichen zu Stadtarchiven vergleichbarer Größe auf. Die Erstellung e ines Archi-
ventwicklungsplans soll diese Zahlen liefern und entsprechende Vergleiche ermöglichen.  
 
Die Entwicklungsplanung für Kultur -, Bildungs- und Wissenschaftseinrichtungen besteht dabei in der 
Regel aus den folgenden Teilschritten:  
 
 Zustandsbeschreibung und Analyse, 
 Einschätzung gesellschaftlicher Zukunftsentwicklungen, die Archivarbeit beeinflussen, 
 Zielentwicklung, 
 Beschreibung der Maßnahmen und Projekte zur Umsetzung der Ziele, 
 Quantifizierung und Priorisierung, 
 Zeit- und Finanzplanung. 
 
Der im ersten Schritt durch das Archiv zu erarbeitende Analyseteil bietet die Basis auf der die weit e-
ren Schritte der Archiventwicklungsplanung aufbauen. Das Zahlenwerk sorgt für interne und externe 
Transparenz und bietet das Fundament für die Entwicklung strategisc her Ziele, die Planung operat i-
ver Maßnahmen und die Umsetzung konkreter Projekte, wobei die erforderlichen Ressourcen ebe n-
falls zu beziffern sind. Die strategische Ausrichtung mit Zielentwicklung und Ressourcenausstattung 
wird mit internen wie externen Entscheidungsträgern in der Verwaltung und in der Politik abgestimmt.  
 
Im Einzelnen sind die folgenden Arbeitsschritte geplant:  
 
1. Situationsanalyse:  
a. Es werden die räumlichen, personellen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingu n-
gen beschrieben.  
b. Die abgebenden Dienststellen werden hinsichtlich der Kontakte, Anbietungspraxis und hi n-
sichtlich ihrer Akten - und Ablagestrategie untersucht. Ansätze zur elektronischen Aktenfü h-
rung werden geprüft. 
c. Magazinkapazitäten und Füllstände im End - und Zwischenarchiv (Speicher 14) werden erh o-
ben.  
d. Es wird eine Schadenserhebung für das Archivgut durchgeführt und die Verpackungs -, Kon-
servierungs- und Massenentsäuerungsbedarfe erhoben.  
e. Es werden Bewertungs - und Erschließungsrückstände nach den Archivalienarten getrennt 
quantifiziert.  
f. Benutzung im Lesesaal über das Internet und über Anfragen wird untersucht und die bisher 
praktizierten Angebote der Öffentlichkeitsarbeit und der Historischen Bildungsarbeit beschri e-
ben.  
 
2. Bezifferung der Defizite mit Hilfe von Kennzahlen: 
Mit Hilfe der durch die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag berei t-
gestellten Kennzahlen können nun für alle vorbeschriebenen Arbeitsbereiche die Arbeitsaufwände 
beziffert werden, jeweils mit personellem, finanziellem und zeitlichem Aufwand (vereinfacht g e-
sagt: Menge x Kennzahl = Aufwand, der sich auf die Zeitachse umlegen lässt). 
 
3. Zieldefinition: 
Aus der Analyse ergeben sich sinnvolle (Verbesserungs-)Maßnahmen 
I. Rahmenbedingungen des Archivs 
a. Bauliche Situation: z. B. Entwicklungsplanung zu den Magazinkapazitäten 
b. Organisatorische und rechtliche Grundlagen: z.  B. Erneuerung der Archivsa t-
zung/Anpassung der Gebührenordnung 
II. Arbeitsgebiete des Archivs 
c. Vorfeldarbeit

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V/0959/2019 
d. Archivierung elektronischer Unterlagen  
e. Prüfung von Kooperationsmöglich keiten mit anderen städtischen Einrichtung  und anderen 
Archiven in Münster  
f. Übernahmen aus amtlichem und nichtamtlichem Kontext: z.  B. Erarbeitung eines Dok u-
mentationsprofils oder einzelner Bewertungsmodelle 
g. Magazinierung: Prioritätenliste Rückstandsbearbeitung 
h. Bestandserhaltung: Prioritätenliste Rückstandsbearbeitung 
i. Erschließung: Prioritätenliste Rückstandsbearbeitung 
j. Externe Benutzung: z. B. Konzepte für Lesesaalnutzung und Onlinepräsenz: Aktualisierung 
der Online-Beständeübersicht und -Findmittel 
k. Konzepte für Öffentlichkeitsarbeit/Historische Bildungsarbeit 
 
Fazit: Das Stadtarchiv steht einer großen Bandbreite von gesetzlichen Pflichtaufgaben und behördl i-
chen sowie bürgerlichen Erwartungen gegenüber. Gleichzeitig sieht es sich mit Veränderungen in der 
Verwaltungstätigkeit (Digitalisierung), bei der Benutzung von Archivgut und beim rechtlichen Rahmen 
(DSGVO, Urheberrecht) konfrontiert. Darüber hinaus sollen die hohen Standards in den Bereichen 
der Historischen Bildungsarbeit, Öffentlichkeit sarbeit und Vermittlung von Stadtgeschichte gehalten 
oder sogar ausgebaut werden. Dieser Spagat kann nur gelingen, wenn die notwendigen und wü n-
schenswerten Ziele in Relation zu den personellen und finanziellen Ressourcen gebracht werden. 
Diese Steuerungsmöglichkeit soll mit der Archiventwicklungsplanung im Laufe des nächsten Jahres 
erarbeitet werden. Darüber hinaus sollen die ermittelten Kennzahlen den interkommunalen Vergleich 
ermöglichen. 
 
Dem Kulturausschuss wird über Arbeitsfortschritte und Ergebnisse berichtet.  
 
i. V. 
 
gez. 
Cornelia Wlkens 
Stadträtin 
 
Anlagen 
Anlage A