Bedarfsfeststellung für den Abruf von externen Dienstleistungen für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten /Verwaltungsreformprojekten

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/12 
 
Vorlagen-Nummer 
 2492/2018 
Freigabedatum 
23.08.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung für den Abruf von externen Dienstleistungen für die Umsetzung von 
Digitalisierungsprojekten /Verwaltungsreformprojekten 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln stimmt dem dargestellten Bedarf an externen Dienstleistungen für die Umset-
zung von Digitalisierungsprojekten /Verwaltungsreformprojekten in den Jahren 2019 bis 2021 in Höhe 
von 5.751.650,- Euro netto/ rd. 6.844.464,- Euro brutto zu. 
 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 10.09.2018 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 17.09.2018 
Finanzausschuss 24.09.2018 
Rat 27.09.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2019ff 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    s.Anlage € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Begründung 
1. Sachverhalt 
Das Amt für Informationsverarbeitung versteht sich als städtischer Dienstleister und innovativer (Mit-) 
Gestalter der Digitalisierung in der Verwaltung und in der Stadt und unterstützt die Dezernate und 
Dienststellen in ihren Zielen, Programmen und Aufgaben durch gesamtstädtisch integrierte digitale 
Anwendungslösungen. Mit digitalen Lösungsangeboten wird dazu beigetragen, den Service der Ver-
waltung für die Stadt attraktiver und effektiver zu machen und den sich ändernden Kommunikations- 
und Interaktionserwartungen von Bürgerinnen und Bürgern, von Unternehmen, gesellschaftlichen 
Gruppen und Organisationen anzupassen und zu entsprechen und die städtische Informations- und 
Kommunikationsinfrastruktur bedarfsorientiert, wirtschaftlich, serviceorientiert und sicher zu betreiben 
und innovativ weiter zu entwickeln. 
 
Mit der Verwaltungsreform wurden zahlreiche Digitalisierungsprojekte angestoßen. Darüber hinaus 
sollen zum Beispiel Softwaresysteme wie das KFZ-Zulassungsverfahren, Einwohnerinformationssys-
teme und auch Anwendungen und Infrastrukturkomponenten für Terminvereinbarung sowie Aufrufan-
lagen modernisiert werden. Auf dieser Basis sollen Verwaltungsarbeit und Bürgerservice nachhaltig 
optimiert werden, sodass die Bürgerinnen und Bürger mehr Vorgänge von Zuhause aus initiieren oder 
auch abschließend durchführen können.  
Mit den vorhandenen personellen und auch technischen Ressourcen in der Verwaltung wird dies 
nicht bewältigt werden können. 
Zur Verdeutlichung des Aufwands sind nachfolgend auszugsweise Digitalisierungsprojekte im Rah-
men der Verwaltungsreform aufgeführt:

3 
 
I. Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungs- und Fachprozessen  
 
- Gestaltung einer digitalen Anwendungsarchitektur im Baugenehmigungsverfahren im Rahmen 
des Verbundprojekts „Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen“ 
 
- Durch die Einrichtung eines „GIS-Zentrums“ beim Amt für Informationsverarbeitung zur Kon-
zentration der Aufgaben rund um die Geoinformationssysteme soll hier die Umsetzung der 
zugeordneten Verwaltungsreformprojekte erfolgen: 
u.a. 
o EDV-Optimierungen der dv-technischen Ausstattung und Anwendungen (Grünkataster, in-
tegratives Datenmanagement) 
o Katasterauskunft online (incl. ePayment) 
o Schaffung von Voraussetzung zur Digitalisierung von Bauwerksakten (BIM) 
o Digitale Denkmalliste & Digitale Denkmalakte 
o Straßenreinigungskataster (Sauberes Köln) 
 
- Gestaltung eines optimierten stadtweiten Datenmanagements 
u.a. 
o Pilotprojekt „Flüchtlingsdatenmanagement“  
o Mitwirkung an den Projekten „Geodatenmanagement“ und „Grundsicherung und Hilfe zur 
Pflege nach SGB XII“  
o Mitwirkung am Verbundprojekt Fördermittelmanagement 
o Amtsübergreifende Datenübertragungen (z.B. 51/5111) 
o Dezentrale „Zentralisierung“ der Schuleingangsuntersuchung  
o Bestandserfassung "sozialer Infrastruktur"  
 
 
II. Ausbau von Bürger- und Unternehmensservices und Anpassung der digitalen Kommuni-
kations- und Interaktionsformen der Nutzerinnen und Nutzer  
 
- Optimierung der Bediensituation in Kundenzentren und Ämtern mit Kundenkontakt 
u.a. 
o Optimierung der Besucherführung/Einführung von Infoterminals 
o Digitalisierung Förderprozess und –controlling Kulturamt 
o Rheinisches Bildarchiv: digitaler Fotovertrieb 
o Digitale/Online Jugendberatung in Kooperation mit 11 
 
- Projekte zur Verbesserung des Bürgerservice  
u.a. 
o Verbesserung der Terminübersicht: neben der SMS-Benachrichtigung wird auch eine QR-
Code gesteuerte Abfrage der aktuellen Wartezeiten im Internet eingeführt 
o Terminvereinbarung für Beerdigungen und Trauerhallen im Grünflächenamt 
 
- Einführung weiterer Online-Verfahren für Bürger und Unternehmen: 
u.a. 
o Entwicklung eines Serviceportals auf Basis des Ratsinformationssystems 
o Online-Service für Bauherren (digitaler Prüfvermerk) 
 
- Projekte zur Verbesserung des Bürger- und Unternehmensservice  
u.a. 
o Internetbasierte Kfz-Zulassungsvorgänge (iKfz Stufe 3) 
o Urkundenbestellung-online für das Personenstandswesen (xUrkundenportal)  
o Einbindung des Servicekonto.NRW in dezidierte Online-Dienste der Stadt Köln

4 
- Modernisierung zentraler Fachverfahren  
u.a. 
o Kfz-Zulassungsverfahren 
o Einwohnerinformationssysteme 
o Anwendungen und Systeme für Terminvereinbarung sowie Aufrufanlagen 
o Handelsplatz mit integriertem Bedarfsprüfungs-Workflow 
 
- Weiterentwicklung zentraler Infrastrukturen  
u.a. 
o cPort (Weiterentwicklung cPort basic zu einem webbasierten Arbeitsplatz für alle städti-
schen Mitarbeiter*innen) 
o cBox (Schaffen einer Private Cloud-Lösung zur sicheren Ablage dienstlicher Daten) 
o EC-Cash, ePayment, Online Be- und Auszahlen 
o Gigabitförderung und Public WLAN 
Der Vollständigkeit halber werden auch Projekte genannt, die bereits in vorangegangenen Be-
schlussvorlagen thematisiert wurden. 
 
 
2. Bedarfsbeschreibung 
Für die verschiedensten v.g. Projekte werden zum Ausgleich von fehlenden personellen Kapazitäten 
in den kommenden Jahren externe Dienstleistungen benötigt. Die Aufgabenschwerpunkte liegen in 
den Bereichen Systemspezialist, Projektmanager, Entwickler und IT-Architekten, die sich auf 20 ver-
schiedene Profile verteilen werden. 
Bei den im Folgenden formulierten Maximal-Bedarfen handelt es sich um Schätzungen. 30% der Be-
darfe sollen als Mindestmenge gegenüber den Anbietern deklariert werden. 
 
Leistungen: Bereich Systemspezialist 
Aufgabeninhalt: Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs der Anwendungen durch proaktive und 
reaktive Maßnahmen sowie jederzeit parallel hochkomplexe neue Umgebungen mit zu planen, aufzu-
bauen, zu testen und in Zusammenarbeit mit den Kundendienststellen in einen geordneten Betrieb zu 
überführen, insbesondere im Kontext der Herausforderungen im Umfeld: 
- Inbetriebnahme-Koordination 
- Geografische Informationssysteme (GIS) 
- Datenmanagement 
- Anwendungsserver sowie Terminalserver 
- SCCM sowie Client 
Weiterhin sind die funktionale und sicherheitstechnische Anpassung (Customizing) des Betriebssys-
tems Windows 10 sowie dessen automatischer Installation und Konfiguration erforderlich. 
Der geschätzte Bedarf für die Projekte liegt bei rund 1.730 Personentagen. Die Kosten hierfür betra-
gen rund 1.862.000,- Euro netto/ 2.215.780,- Euro brutto. 
 
Leistungen: Bereich Projektmanager 
Die externen Projektmanager leiten oder unterstützen mit den vorhandenen Projektleitern beim Amt 
für Informationsverarbeitung die diversen, hochkomplexen IT-Projekte, den Entwicklungs- und Einfüh-
rungsprozess. Dabei soll der externe Projektmanager auch Teilprojekte und/oder Arbeitspakete ei-
genverantwortlich bearbeiten können. 
Ziel ist die Parallelisierung von IT-Projekten in den nächsten drei Jahren  
Der geschätzte Bedarf für die Projekte liegt bei rund 1.630 Personentagen. Die Kosten hierfür betra-
gen rund 1.811.650,- Euro netto/ 2.155.863,50 Euro brutto.

5 
Leistungen: Bereich Entwickler 
Für die zahlreichen Anforderungen im Bereich E-Government, Prozessoptimierung und Fachaufga-
ben sind vielfach keine geeigneten Lösungen auf dem Markt verfügbar, die eine ganzheitliche Pro-
zessbearbeitung von der Onlinebeantragung bis hin zu der elektronischen Akte ermöglichen. Mithilfe 
der Anwendungsentwicklung soll diese Integration zu neuen Anwendungsmöglichkeiten sowie Unter-
stützung von Prozessen durch entsprechende Softwarelösungen realisiert werden. 
Der geschätzte Bedarf liegt bei rund 1.500 Personentagen Die Kosten hierfür betragen rund 
1.530.000,- Euro netto/ 1.820.700,- Euro brutto. 
 
Leistungen: Bereich IT-Architekt  
Zur Optimierung der IT-technischen Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Fachdienststellen 
kommen der Analyse der Geschäftsprozesse und der Ableitung von Anforderungen an eine konkrete 
IT-technische Lösung unter Beachtung der IT-Gesamtarchitekturvorgaben Schlüsselfunktionen zu.  
Aufgrund der Vielzahl der Projekte ist eine Begleitung durch interne Kräfte nur sehr begrenzt möglich. 
Daher werden Unterstützungsleistungen durch externe IT-Lösungsarchitekten für die Aufnahme und 
Analyse der Anforderungen sowie für die Erstellung von Lösungsvorschlägen benötigt. 
 
Der geschätzte Bedarf hierfür liegt bei rund 485 Personentagen. Die Kosten hierfür betragen rund 
548.000,- Euro netto/ 652.120,-Euro brutto. 
 
 
3. Gesamtkosten 
 
Das Gesamtbedarfsvolumen für die Jahre 2019-2021 wird nach den derzeitigen Planungen auf 
5.751.650,- Euro netto/ rd. 6.844.464,- Euro brutto geschätzt. 
 
 
4. Finanzmittelbereitstellung 
Der in 2019 benötigte Finanzbedarf kann unter Berücksichtigung noch vorzunehmender Umschich-
tungen aus veranschlagten Mitteln des Haushaltsplans 2019 gedeckt werden. Soweit für 2020 und 
2021 noch nicht berücksichtigte Mehrbedarfe bestehen, werden diese bei der Haushaltsplanung 2020 
ff berücksichtigt.

20.08.2018
Anlage "Haushaltsmäßige Auswirkungen" zur Beschlussvorlage
Finanzrechnung: 2019 2020 2021 2022 2023 Gesamt
investiv 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Erwerb von Investitionsgütern 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
konsumtiv 2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
davon 
Hardware-/Softwarewartung
0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
davon 
Dienstleistungen
2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
Summe Belastung Finanzrechnung 2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
Ergebnisrechnung: 2019 2020 2021 2022 2023 Gesamt
Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen 2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
davon 
Hardware-/Softwarewartung 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
davon 
Dienstleistungen 2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
Abschreibungen 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
für Investitionsgüter
(Lineare Verteilung auf die jeweilige Nutzungsdauer) 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Summe Belastung Ergebnisrechnung 2.281.488 € 2.281.488 € 2.281.488 € 0 € 0 € 6.844.464 €
Berechnung der Abschreibungen:
Nutzungs-
dauer 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027
Kontroll-
summe
Erwerb investive Güter in 2019 5 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Erwerb investive Güter in 2020 5 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Erwerb investive Güter in 2021 5 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Erwerb investive Güter in 2022 5 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Erwerb investive Güter in 2023 5 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Summe der Abschreibungsbeträge pro Jahr 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Teilplanzeile 13
"Aufwendungen für Sach- und 
Dienstleistungen"
Teilplanzeile 13
"Auszahlungen für Sach- und 
Dienstleistungen"
2492-2018 Bedarfsfeststellung externe DL für die Umsetzung von 
Digitalisierungsprojekten/ Verwaltungsreform
Erläuterungen
Erläuterungen
Stadt Köln - Amt für Informationsverarbeitung Herr Prengel - 123/2 1

14 09.08.2018

Bedarfsfeststellung für den Abruf von Dienstleistungen für die Umsetzung von Digita-
lisierungsprojekten/Verwaltungsreformprojekten (142/21/24/18)

hier: Bedarfsfeststellung, Vorlagen-Nummer: 2492/2018

Voraussichtliche Auftragssumme: 6.844.464,00 EUR brutto/5.751.650,00 EUR netto
Sehr geehrte Damen und Herren,

ich beziehe mich auf die mir am 03.08.2018 zugegangene Beschlussvorlage 2492/2018 zur

Bedarfsfeststellung durch Rat.

Gegen das Ergebnis der vorgelegten Bedarfsprüfung bestehen keine Bedenken (RPA-Nr.:
142/21/24/18).

Es ist nachvollziehbar dargestellt, dass für die Durchführung der geplanten Digitalisierungs-
projekte eine externe Unterstützung zwingend erforderlich ist. Durch die Realisierung der
Projekte werden die Grundlagen für einen attraktiveren und effektiveren Bürger- und Unter-
nehmensservice geschaffen.

Mit freundfiche'Grüßen