Digitale & hybride Gremiensitzungen: Sachstand und weiteres Vorgehen

Dezernat, Dienststelle  
OB/01 
 
Vorlagen-Nummer            02.05.2025 
 1264/2025 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Hauptausschuss 05.05.2025 
Digitalisierungsausschuss 12.05.2025 
Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 01.09.2025 
Bezirksvertretung 1 (Innenstadt) 02.09.2025 
Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 02.09.2025 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 02.09.2025 
Bezirksvertretung 8 (Kalk) 04.09.2025 
Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 08.09.2025 
Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 08.09.2025 
Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 08.09.2025 
Bezirksvertretung 5 (Nippes) 09.09.2025 
 
Digitale & hybride Gremiensitzungen: Sachstand und weiteres Vorgehen 
Die Verwaltung hat zuletzt mit der Mitteilung 3411/2023 zum Sachstand der Umsetzung digita-
ler und hybrider Gremiensitzungen informiert. 
Bei der Umsetzung ist die Stadt an die Vorgaben des Landes NRW gebunden, die in 
 den §§ 47a und 58a Gemeindeordnung NRW (GO NRW) 
 der Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler 
Vertretungen (Digitalsitzungsverordnung),  
 der Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Anwendungen zur Bild-Ton-Übertragung 
sowie von Anwendungen zur Durchführung digitaler Abstimmungen im Rahmen von 
digitalen und hybriden Sitzungen kommunaler Gremien (Verwaltungsvorschrift Anwen-
dungszulassung Digitalsitzungen – VV AnwendZulDigiSi) sowie  
 der Handreichung „Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-
Westfalen“  
festgelegt sind.

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In der weiteren Vorbereitung der Umsetzung hybrider Gremiensitzungen hat sich gezeigt, 
dass die Inbetriebnahme eines zertifizierten Videokonferenz- und Abstimmungssystems sowie 
die Schaffung der technischen Voraussetzungen in den Sitzungsräumen erhebliche zusätzli-
che finanzielle und personelle Ressourcen erfordern würde. Diese stehen aktuell nicht zur 
Verfügung. 
 
Technische Rahmenbedingungen 
Technische Ausstattung der Sitzungsräume 
Die Sitzungsräume im Rathaus der Stadt Köln verfügen derzeit nicht über die erforderliche 
Hardware, um eine Audio- und Videoübertragung entsprechend den rechtlichen Vorgaben für 
eine hybride Gremiensitzung zu gewährleisten. Notwendig wären insbesondere mehrere zu-
sätzliche Kameras und Bildschirme, damit alle digitalen Redebeiträge vom Platz übertragen 
und verfolgt werden können.  
Die Kosten zur dauerhaften technischen Ausstattungen eines Sitzungssaales werden von der 
Verwaltung auf ca. 50.000,- bis 70.000,- € geschätzt. Für eine alternativ mögliche Anmietung 
entsprechender Technik, die vor jeder Sitzung auf- und anschließend abgebaut werden 
müsste, entstünden Kosten von über 6.000,- € pro Sitzung. 
Entsprechende Mittel sind im Haushalt nicht eingestellt und müssten aus anderen Bereichen 
umgeschichtet werden. 
 
Bild- und Tonübertragung 
Für die Durchführung hybrider Gremiensitzungen ist der Einsatz der durch die Gemeindeprü-
fungsanstalt NRW (gpa NRW) zugelassen Software für die Bild- und Tonübertragung gesetz-
lich vorgeschrieben. Derzeit sind fünf solcher Softwareanwendungen zugelassen (Stand 
22.04.2025, siehe https://gpanrw.de/sites/default/files/2025-04/Projektliste_aktu-
ell_20250411.pdf). 
Vier der fünf zugelassenen Lösungen für die Bild- und Tonübertragung basieren technisch auf 
Zoom in der Version 5.x, werden aber unter verschiedenen Namen und teilweise im Eigenbe-
trieb anderer Firmen angeboten. Die Verwaltung hat deshalb intensiv einen Einsatz von Zoom 
X, das von der Deutschen Telekom angeboten wird, geprüft.  
Die Prüfung erfolgte in mehreren Testphasen: Ein Proof of Concept (PoC) wurde Ende 2022 
durchgeführt, gefolgt von einem weiteren Test mit Nutzenden Ende 2023. Zwar lässt sich 
Zoom X technisch im Netz der Stadt einsetzen, es ergeben sich aber gravierende sicherheits-
relevante und organisatorische Herausforderungen, die einen produktiven und sicheren Be-
trieb im Rahmen hybrider Gremiensitzungen erheblich erschweren. 
Die Nutzung von Zoom X erfordert zahlreiche Ausnahmen von bestehenden Sicherheitsrichtli-
nien. Besonders problematisch ist die zwangsweise automatische Aktualisierung der Soft-
ware, die nicht unterbunden oder verzögert werden kann. Automatische Updates stellen ein 
erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da sie in sensiblen IT-Umgebungen zu unerwarteten Kom-
patibilitätsproblemen oder gar zu Systemausfällen führen können. Zudem können solche Up-
dates im laufenden Betrieb stattfinden, was zu unvorhersehbaren Störungen und einem Ver-
lust der Sitzungsstabilität führen könnte. Die Verwaltung setzt deshalb in der städtischen IT-
Infrastruktur einen Change-Prozess nach ITIL ein, bei dem Updates einen kontrollierten Prüf- 
und Freigabeprozess durchlaufen um einen stabilen und sicheren Betrieb sicherzustellen. 
Trotz des Betriebs von Zoom X über die Deutsche Telekom werden Datenverbindungen zu 
internationalen Zoom-Servern aufgebaut. Dabei werden alle personenbezogenen Daten zur 
Betriebsumgebung von Zoom INC. übertragen.

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Digitale Abstimmungen und Wahlen 
Derzeit sind für digitale Abstimmungen (und Wahlen) vier Softwareanwendungen zugelassen 
(Stand 22.04.2025, siehe hier). 
Die dem städtischen Ratsinformationssystem zugrundeliegende Anwendung SessionNet der 
Firma Somacos wurde am 26.04.2023 in der Version G6 von der gpa NRW für digitale Ab-
stimmungen zertifiziert. Das Zertifikat wurde für die Funktion „Abstimmung“ erteilt – nicht je-
doch für die Funktion „Wahlen“.  
Bei der Stadt Köln ist derzeit die Version G5 von SessionNet im Einsatz. Eine Ablösung ist ak-
tuell noch nicht vorgesehen. Hintergrund hierbei sind funktionale Einschränkungen der Ver-
sion G6 (primär hinsichtlich der überarbeiteten Suchfunktion), deren Behebung bereits beim 
Hersteller eingefordert wurden. Derzeit steht noch nicht fest, wann diese Einschränkungen be-
hoben sein können und das Produkt SessionNet G6 für die Stadt Köln nutzbar wird. 
Weiterhin wäre eine Durchführung von digitalen Wahlen über diese Abstimmungssoftware 
mangels Zertifizierung nicht möglich. 
Die Einführung einer getrennten Abstimmungslösung neben SessionNet wäre mit entspre-
chendem zusätzlichen Aufwand für die innerstädtische Einbindung und Verwaltung der Soft-
ware verbunden. Dazu käme die Komplexität für alle Sitzungsteilnehmer, mehrere Anwendun-
gen gleichzeitig bedienen zu müssen. 
Die Kosten für den Erwerb einer solche separate Software für digitale Abstimmungen und 
Wahlen würden sich auf über 8.500,- € pro Jahr belaufen. Eine zusätzliche technische Betreu-
ung durch den Anbieter würde mit ca. 1.750,- € pro Monat veranschlagt. 
 
Organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen  
Neben den technischen Herausforderungen entstünden Ressourcenbedarfe zur Betreuung 
und Verwaltung der o.g. Soft- und Hardware vor, während und nach der Sitzung. Dazu gehö-
ren: 
 Fachanwendungsadministration: Die administrative Verantwortung für Zoom X und 
eine Software für digitale Abstimmungen und Wahlen, insbesondere im Hinblick auf 
Benutzerverwaltung, Sicherheitskonfigurationen und Compliance-Anforderungen, 
würde erhebliche Ressourcen binden.  
 Unterstützung der Sitzungsleitung und Schriftführung: Während hybrider Gremiensit-
zungen müssten Video- und Abstimmungssysteme neben der üblichen Sitzungsleitung 
und Schriftführung zusätzlich personell betreut werden. Neben dem Regelbetrieb dürf-
ten zudem häufig technische oder organisatorische Probleme auftreten, für die eine 
unmittelbare Lösung benötigt wird.  
 Support für hybride Teilnehmer: Auch die hybriden Teilnehmer müssen im Falle von 
technischen Problemen unterstützt werden. Dazu wären ebenfalls entsprechende Per-
sonalkapazitäten notwendig, um einen stabilen und reibungslosen Ablauf sicherzustel-
len. 
 
Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-
Westfalen führt derzeit eine Evaluation der bisherigen kommunalen Erfahrungen mit der Um-
setzung hybrider Gremiensitzungen durch. Eine Anpassung der engen rechtlichen Vorgaben 
durch den Landesgesetzgeber, die zu einer Erleichterung der praktischen Durchführung hybri-
der Gremiensitzungen führen könnte, dürfte nicht ausgeschlossen sein, da bisher keine grö-
ßere Stadt in NRW hybride Gremiensitzungen durchführt. 
 
 
gez. i.V. Blome