Prüfung der Vergaben der ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG (ProVitako) durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln

Dezernat, Dienststelle  
OB/14 
 
Vorlagen-Nummer 
 0227/2024 
Freigabedatum 
26.02.2024  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Prüfung der Vergaben der ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der 
Kommunalen IT-Dienstleister eG (ProVitako) durch das Rechnungsprüfungsamt der 
Stadt Köln 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat überträgt dem ihm unmittelbar unterstellten Rechnungsprüfungsamt die Über-
nahme der Vergabeprüfung für die ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesell-
schaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG (ProVitako). 
 
Der Rat beauftragt die Oberbürgermeisterin, die Vereinbarung zwischen der Stadt 
Köln und der ProVitako abzuschließen. 
 
Rechnungsprüfungsausschuss 19.03.2024 
Rat 21.03.2024

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            
% 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  97.910  € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja 97.910   100 
% 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2025 
a) Personalaufwendungen    97.910  € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2025 
a) Erträge    97.910  € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
Begründung: 
Die Mitglieder der Genossenschaft ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesell-
schaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG (ProVitako) wollen durch gemeinsame Be-
schaffung und ein einheitliches Angebot von Gütern und Dienstleistungen Ressourcen 
der Mitglieder besser ausnutzen und wirtschaftliche Vorteile erzielen. Der gemein-
same Einkauf von Hardware- und Softwarekomponenten soll die Wirtschaftlichkeit der 
öffentlichen IT-Dienstleister sichern und verbessern. Günstige Einkaufspreise, eine ef-
fiziente Nutzung von Softwarelizenzen und Hardwarekapazitäten sowie IT-Dienstleis-
tungen unter den Beteiligten sollen zu einer Entlastung der öffentlichen Haushalte und 
zu einem verbesserten und günstigeren Angebot von Verwaltungsleistungen für die 
Bürger*innen führen. Weitere Synergieeffekte sind die Professionalisierung und das 
Einsparen von Prozesskosten im Vergabeverfahren.  
 
Ein weiterer Zweck ist die Förderung und Betreuung der Mitglieder zur Entwicklung 
gemeinsamer Standards. Die Harmonisierung der Anforderungen in den Leistungsbe-
schreibungen trägt außerdem zur Standardisierung der zu beschaffenden Systeme 
und damit zur Homogenisierung der kommunalen IT-Landschaft bei. Insbesondere vor 
dem Hintergrund der Umsetzung der Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes 
(OZG) kommt diesem Aspekt eine immer größere Bedeutung zu.

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Die Stadt Köln war bisher nicht direktes Mitglied der ProVitako, nahm jedoch als Mit-
glied des Dachverbands der Kommunalen IT-Dienstleister (KDN) an der beschriebe-
nen Bündelung der Vergaben und den daraus resultierenden Beschaffungsprozessen 
mit den genannten Vorteilen teil. Der Rat hat in seiner Sitzung am 06.02.2024 einen 
Beitritt zur ProVitako beschlossen (Session-Nr. 3581/2023). 
 
Anders als bei den Vergaben über den KDN, bei dem die Vorgänge aufgrund einer öf-
fentlich-rechtlichen Vereinbarung vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt  Köln geprüft 
werden, erfolgt dies bei der ProVitako bisher nicht. Diese fehlende Prüfung durch eine 
öffentlich-rechtliche Prüfungseinrichtung wird nicht nur vom Rechnungsprüfungsamt 
der Stadt Köln seit der Gründung der ProVitako und der erstmaligen (indirekten) Betei-
ligung der Stadt Köln an den Vergaben, bemängelt. Die Durchführung der Vergaben 
durch eine Rechtsanwaltskanzlei, die auch gleichzeitig die Prüfung der Rechtmäßig-
keit sicherstellt, ist auch im Sinne der Korruptionsprävention als kritisch anzusehen. 
 
Die ProVitako hat aber auch ihrerseits ein hohes Interesse, dass eine Prüfung der 
Vergaben vorgenommen wird, die von ihren Mitgliedern und deren Prüfungseinrich-
tungen als befreiend angesehen werden kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn För-
dermittel mit den Vergaben verbunden sind und die Rechtmäßigkeit der Vergabe in 
den Fördermittelbedingungen gefordert ist.  
 
Erforderlich ist als Ergebnis der Prüfung ein Testat oder ein umfangreicher Prüfbe-
richt, insbesondere bei Vergaben mit Fördermittelbezug. 
 
Zu prüfen sind EU-Vergaben in einem Umfang von rd. 150 Mio. Euro pro Jahr. Hinzu 
kommen noch nationale Ausschreibungen im verringertem Umfang. Es ist auch ergän-
zend von Anfragen der Rechnungsprüfungsämter der Kommunen und Kreise, der üb-
rigen Genossenschaftsmitglieder und der Bezirksregierungen als Fördermittelgeber 
auszugehen, die eine weitgehende Beratung und Information erfordern werden.  
 
Eine darüberhinausgehende Prüfung von Zahlungsverkehr und Belegen ist nicht erfor-
derlich. Diese wird durch den Genossenschaftsverband vorgenommen. 
Die Übertragung einer neuen Prüfaufgabe obliegt dem Rat (§ 104 Abs. 3 GO NRW) 
nach einer Vorberatung durch den Rechnungsprüfungsausschuss.  
 
Stellenbedarf/Personalkosten 
 
Durch die Übernahme der oben beschriebenen Prüfaufgaben ergibt sich der Bedarf 
einer 0,75 Stelle in der Bewertung A 13 Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des Lan-
desbesoldungsgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (LBesG NRW) (vergleich-
bar Entgeltgruppe 12 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. (TVÖD)).  
 
Die ProVitako ist bereit, diesen Mehrbedarf einer 0,75 Stellen zu finanzieren. Dies ist 
als Mindesterstattung anzusehen. Sollte der Aufwand höher sein, wird er darüber hin-
aus erstattet werden. Die Vereinbarung ist auf 4-5 Jahre Mindestlaufzeit mit einer jähr-
lichen Verlängerungsoption angedacht, falls nicht von einer der Seiten gekündigt wird. 
 
Die gegenüber der ProVitako erbrachten Prüfleistungen sind umsatzsteuerpflichtig. 
Laut der Tabelle „durchschnittliche Jahrespersonalkosten 2023“ betragen die Perso-
nalkosten für eine Stelle in der Besoldungsgruppe A13 aktuell 109.700 Euro, sodass 
75% einen jährlichen Umsatz von ca. 82.275 Euro ergeben. Insgesamt sind damit pro 
Jahr mindestens rd. 97.910 Euro inklusive der Umsatzsteuer von der ProVitako als Er-
stattung der Prüfleistungen zu erbringen.