Überörtliche Prüfung der Informationstechnik der Stadt Köln durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW

Rechnungsprüfungsamt 
Dezernat, Dienststelle 
OB/14 
 
Vorlagen-Nummer 
 2178/2016 
Freigabedatum 
27.01.2017 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Überörtliche Prüfung der Informationstechnik der Stadt Köln durch die 
Gemeindeprüfungsanstalt NRW 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat nimmt den Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW zur Kenntnis. 
Die Verwaltung wird aufgefordert die Empfehlungen in die anzustellenden Überlegungen zur Konsoli-
dierung des Haushalts einzubeziehen sowie eine gesamtstädtisch abgestimmte IT- und Digitalisie-
rungsstrategie zu entwickeln. 
Dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales sowie dem 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation ist regelmäßig über die Umsetzung der 
von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW getroffenen Feststellungen und Empfehlungen zu berichten. 
 
 
Rechnungsprüfungsausschuss 07.02.2017 
Finanzausschuss 03.04.2017 
Rat 04.04.2017

2 
Begründung: 
 
Die Informationstechnik (IT) - Prüfung in Köln wurde von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-
Westfalen (GPA NRW) von Dezember 2012 - bis Juli 2015 durchgeführt und die abgestimmten Daten 
analysiert. Neben den Daten des Vergleichsjahres 2011 wurden aktuelle Entwicklungen berücksich-
tigt. 
Es wurde nicht nur die Organisationseinheit, sondern sämtliche IT-Aufgaben untersucht. Die inhaltli-
chen Schwerpunkte der Prüfung lagen auf Fragen des IT-Managements und dem  
IT-Ressourcenverbrauch. 
Neben der Rechtmäßigkeit, Sachgerechtigkeit und Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns steht 
die finanzwirtschaftliche Analyse im Vordergrund. Der Bericht zielt darauf ab, die für die Gesamtsteu-
erung verantwortlichen Personen und Gremien in Haushaltskonsolidierungsprozessen zu unterstüt-
zen. 
Steuerungsrelevante Kennzahlen der von der GPA NRW betrachteten Handlungsfelder werden im 
GPA-Kennzahlenset dargestellt. 
Die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung wurden in der Sitzung des Stadtvorstandes am 12.01.2016 
von Vertretern der GPA NRW präsentiert. 
Die wesentlichen Feststellungen und Empfehlungen des Prüfberichts wurden wie folgt zusammenge-
fasst: 
„Die Verwaltungsleitung der Stadt Köln steuert die IT der Kernverwaltung laut des Berichts zufrieden-
stellend.  
Bezogen auf die Aufgaben des Amtes für Informationsverarbeitung erfüllt die Stadt Köln wesentliche 
Voraussetzungen für eine wirkungsvolle IT-Steuerung. Wichtiges Element dieser Steuerung ist der 
strategische Handlungsrahmen des Amtes als Grundlage für dessen Planen und Handeln. Konkrete 
Ziele des Amtes basieren auf übergeordneten, jährlich vereinbarten Leitzielen. 
Die technischen Betriebsstätten und wichtige IT-Management-Prozesse des Amtes für Informations-
verarbeitung erfüllen höchste Anforderungen. Hierin sieht die GPA NRW die zentrale Ursache für den 
Maximalwert bei den Kosten des Rechenzentrumsbetriebes im Vergleich der kreisfreien Städte. 
Durch eine zügige Ablösung des BS2000-Großrechners kann die Stadt Köln dennoch ohne Qualitäts-
einbußen die Kosten des Rechenzentrumsbetriebes reduzieren. 
Technische relevante Informationen liegen im Amt 12 sowohl zu den zentralen als auch zu den de-
zentralen Hard- und Softwarekomponenten vor. Zahlreiche IT-Aufgaben werden dort zentral erledigt: 
Beispielsweise betreibt das Amt 12 die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung, managed die Clients der 
Fachdienststellen, leitet und koordiniert bedeutende IT-Projekte und betreut gesamtstädtisch relevan-
te Fachanwendungen. 
Auch wenn im Amt für Informationsverarbeitung bereits etliche IT-Aufgaben gebündelt sind, liegen der 
Stadt Köln an zentraler Stelle wichtige Informationen nicht vor: Die Fachdienststellen erledigen in er-
heblichem Umfang Aufgaben der Fachanwendungs- und Benutzerbetreuung. Die hierdurch verur-
sachten Personalkosten werden aber nicht als IT-Kosten erhoben. Die von der Stadt Köln geschätz-
ten Vollzeit-Stellen in diesen Aufgabenbereichen liefern Hinweise auf mögliche Einsparpotenziale. Die 
Stadt sollte die in den Fachdienststellen anfallenden IT-Personalkosten nicht nur standardmäßig er-
fassen, sondern diese auch kritisch analysieren. 
Ebenso liegen an keiner zentralen Stelle vollständige Informationen über die dezentralen IT-
Sachkosten vor. Die Stadt Köln sollte die vorhandenen Möglichkeiten nutzen, diese mit geringem 
Aufwand als solche zu erfassen und auszuwerten.  
Das im Amt für Informationsverarbeitung angesiedelte Lizenzmanagement kann derzeit nur die zent-
ralen Lizenzen steuern. Fehlende Informationen über die in den Fachdienststellen eingesetzten Soft-
warelizenzen verhindern deren zentrale Steuerung. Die GPA NRW empfiehlt daher, ein stadtweites 
Lizenzmanagement zu etablieren.  
Die überdurchschnittlichen Sachkosten für die Telekommunikation sollte die Stadt zum Anlass neh-
men, die bestehenden Verträge an zentraler Stelle zu erfassen und unter wirtschaftlichen Aspekten 
zu bewerten.

3 
Die angenommenen dezentral verursachten IT-Kosten machen mehr als 40 Prozent des IT-
Ressourcenverbrauches der Stadt Köln in Höhe von geschätzten 41,4 Millionen Euro aus. Von den 
dezentralen IT-Kosten konnten lediglich rund vier Millionen Euro auf der Basis tatsächlicher Auf-
wandsbuchungen erhoben werden. Die übrigen rund 15,1 Millionen Euro basieren auf Schätzungen 
der Stadt. Dieser hohe Anteil geschätzter Werte ermöglicht keinen aussagefähigen interkommunalen 
Kennzahlenvergleich. Die IT-Gesamtkosten Kölns werden daher nicht den IT-Gesamtkosten der übri-
gen kreisfreien Städte gegenübergestellt. 
Die Stadt Köln sollte eine stadtweite IT-Strategie entwickeln und auch die dezentral erledigten IT-
Aufgaben in die zentrale IT-Steuerung einbeziehen.“ 
 
Aus der Stellungnahme der Verwaltung wird deutlich, dass sie sich in ihren Aktivitäten und Strategien 
durch das Prüfungsergebnis der GPA insgesamt bestätigt sieht. Wesentlichen Eckpfeiler, wie die IT-
Sicherheit und die IT-Infrastruktur, erreichen in der Bewertung sogar herausragende Ergebnisse.  
Dem Rechnungsprüfungsausschuss wurde der Bericht gemäß § 105 GO NRW mit der Stellungnah-
me der Verwaltung in der Sitzung am 21.04.2016 zur Beratung vorgelegt (Anlage 1) und gemäß Be-
schlussfassung (Vorlagennummer 1061/2016) in den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechts-
fragen / Vergabe / Internationales und in den Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisa-
tion verwiesen. 
Der Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation hat den Bericht sowie die Stellung-
nahme der Verwaltung in der Sitzung am 06.06.2016 nach kurzer Aussprache zur Kenntnis genom-
men und eine geänderte Beschlussfassung empfohlen. 
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales hat in der Sit-
zung am 20.06.2016 eine Beschlussfassung nach Diskussion zurückgestellt.  
Nach der Beantwortung von Zusatzfragen (Vorlagennummer 2648/2016) hinsichtlich: 
- Erhebung der Personal- und sachaufwände für Informationstechnik in den Fachdienststellen,  
- Einbindung der dezentralen Aktivitäten und der Fachanwendungen in die gesamtstädtische  
IT- Steuerung und IT-Architektur 
- Basisprozesse der Verwaltung 
- Standortkonzentration der dezentralen Benutzerbetreuung 
- Einführung eines stadtweiten Lizenzmanagements 
- IT-Grundsatzaudit und Bewertung IT-Sicherheit 
- Verwaltungsreform 
wurde in der Sitzung am 05.09.2016 neben der Kenntnisnahme des Berichtes eine regelmäßige Be-
richterstattung zu der von der Verwaltung dargelegten Vorgehensweise beschlossen. 
In der Sitzung des Unterausschusses Digitale Kommunikation und Organisation wurde am 
29.08.2016 zudem seitens der Verwaltung eine jährliche Berichterstattung über die eingeleiteten 
Maßnahmen angekündigt. 
Mit dieser Vorlage unterrichtet der Rechnungsprüfungsausschuss den Rat über die wesentlichen In-
halte des überörtlichen Prüfergebnisses der Gemeindeprüfungsanstalt und über das Ergebnis der 
Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss am 21.04.2016 und die Beschlüsse des Unterausschus-
ses Digitale Kommunikation und Organisation sowie des Ausschusses Allgemeine Verwaltung und 
Rechtsfragen / Vergabe / Internationales.

Anlage 1 
 
 
 
Geschäftsführung  
Rechnungsprüfungsausschuss 
Frau Duggan 
Telefon:  (0221) 221-22928  
Fax       :  (0221) 221-25501 
E-Mail:  simone.duggan@stadt-koeln.de 
Datum: 19.12.2016 
Auszug 
aus der Niederschrift der 11. Sitzung des 
Rechnungsprüfungsausschusses vom 21.04.2016 
öffentlich 
5.3 Überörtliche Prüfung der Informationstechnik der Stadt Köln durch die 
Gemeindeprüfungsanstalt NRW 
1061/2016 
 
Herr Detjen bittet, die Rückläufe der Beratungsergebnisse der Fachausschüsse zu 
den beiden Gemeindeprüfungsanstaltsberichten gemeinsam in eine Sitzung des 
Rechnungsprüfungsausschusses einzubringen. 
 
 
Beschluss: 
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfbericht Überörtliche Prüfung der 
Informationstechnik der Stadt Köln in den Jahren 2012 bis 2014 der Gemeindeprü-
fungsanstalt NRW sowie die Stellungnahme der Verwaltung gem. § 105 GO NRW 
zur Kenntnis.  
Der Ausschuss verweist den Prüfbericht zur weiteren Beratung in den Ausschuss 
Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales und den Unter-
ausschuss Digitale Kommunikation und Organisation und bittet um Wiedervorlage 
der Beratungsergebnisse zur Vorbereitung der Unterrichtung des Rates. 
 
Abstimmungsergebnis: 
Einstimmig zugestimmt.