Bedarfsfeststellungsbeschluss: Durchführung der 42. Hauptversammlung des Deutschen Städtetag

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/01 
 
Vorlagen-Nummer 
 0574/2022 
Freigabedatum 
 02.03.2022 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss: Durchführung der 42. Hauptversammlung des Deutschen 
Städtetages 2023 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat stimmt der Durchführung der 42. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages vom 23. bis 
25. Mai 2023 in Köln zu und erkennt den dafür erforderlichen finanziellen Bedarf in Höhe der kalku-
lierten Projektkosten von bis zu 870.000 Euro an. Die Verwaltung wird beauftragt, ein Konzept zur 
weitestgehenden Refinanzierung der Kosten durch Standgebühren für die begleitende Ausstellung 
sowie durch Sponsoringeinnahmen zu entwickeln und das Vergabeverfahren zur „Vermarktung von 
Ausstellungsflächen und Sponsorengewinnung“ einzuleiten. 
 
 
Rat 17.03.2022

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  870.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja 300.000  34 % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
Laut Dringlichkeitsentscheidung durch den Hauptausschuss gemäß § 60 Absatz 1, Satz 1 GO NRW 
vom 15.11.2021 sowie Genehmigung durch den Rat gemäß § 60 Absatz 1, Satz 5 GO NRW vom 
14.12.2021 (Vorlage Nr. 3618/2021) wurde mit Blick auf die Hauptversammlung des Deutschen Städ-
tetags in Erfurt (15. – 18.11.2021) die Möglichkeit begrüßt, dass die Stadt Köln Ausrichterin der 
nächsten Hauptversammlung des Deutschen Städtetages 2023 wird. Der Hauptausschuss beauftrag-
te die Verwaltung, entsprechende Verhandlungen zu führen und die notwendigen Schritte einzuleiten. 
 
Demgemäß findet die 42. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages vom 23. bis 25. Mai 2023 
in Köln statt. Die Stadt ist somit Gastgeberin für rund 1.500 Entscheidungsträger*innen aus dem ge-
samten Bundesgebiet. Sie kann sich einmal mehr als Kongressstandort präsentieren und bundesweit 
mediales Interesse auf sich ziehen. 
 
Die Hauptversammlung ist das höchste Gremium des Deutschen Städtetages und tagt im Turnus von 
zwei Jahren. Unter dem Vorsitz des Präsidenten treffen sich die  
(Ober-)Bürgermeister*innen und Vertreter*innen aus den Stadträten aus allen Mitgliedsstädten. 
 
Begleitet wird die Hauptversammlung von einer Ausstellung, die interessierten Unternehmen und Or-
ganisationen die Möglichkeit bietet, sich und ihre Dienstleistungen einem großen Entscheidungsträ-

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ger*innenkreis zu präsentieren. Mit dieser Ausstellung und weiteren Sponsoring-Kooperationen, z. B. 
im Rahmen der städtischen Abendveranstaltung, sollen die für die Stadt Köln entstehenden Kosten 
zu möglichst großen Teilen refinanziert werden. 
 
Gemäß des Ratsauftrages hat die Verwaltung erste Verhandlungen geführt, auf deren Basis die vo-
raussichtlichen Kosten konkretisiert werden konnten. Auf Basis dessen muss als nächster dringender 
Schritt das Vergabeverfahren zur „Vermarktung von Ausstellungsflächen und Sponsorengewinnung“ 
eingeleitet werden. Voraussetzung für die Durchführung der entsprechenden öffentlichen Ausschrei-
bung ist gemäß Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln ein entsprechender Bedarfsfeststellungsbe-
schluss. 
 
Bedarf und Finanzierung 
 
Zur Realisierung des Projektes „42. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages in Köln“ sind 
Mittel in Höhe von bis zu 870.000 Euro erforderlich. Der gemäß des oben genannten Beschlusses 
(Vorlage Nr. 3618/2021) ursprünglich avisierte Eigenanteil der Stadt Köln von 250.000 Euro belief 
sich auf erste Schätzungen des Deutschen Städtetages aus Erfahrungswerten bisheriger Hauptver-
sammlungen abzüglich der erzielten Sponsorenmittel. 
 
Unter Berücksichtigung zwischenzeitlich vorliegender Angebote (insbesondere seitens der Koelncon-
gress GmbH) sowie recherchierter Vergleichsdaten vorausgegangener Hauptversammlungen des 
Deutschen Städtetages vor der Corona-Pandemie lässt sich die nachfolgende Kostenkalkulation er-
stellen:

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Kostenkalkulation HV Dt. Städtetag netto: brutto: 
   Miete Kölncongress GmbH 
(Räume, Flächen, Technik, Ausstattung, Personal) 385.720 459.007 
Messe-Catering 
(Sitzungen und Ausstellung) 82.100 97.699 
Abendveranstaltung der Stadt (24.05.2023) 154.350 183.677 
Werbeträger 
(Taschen, Banner, Fotowand, Planen u. a.) 18.000 21.420 
Give-aways 10.000 11.900 
Messestand Stadt Köln 30.000 35.700 
ÖPNV-Ticket 7.000 8.330 
Exkursionen Stadtgebiet (24.05.2023) 15.000 17.850 
Dokumentation (Fotograf*in) 1.000 1.190 
Sitzungscatering Beigeordnetenbesprechung Rathaus (22.05.2023) 225 268 
Abendessen Präsidium + Fahrer*innen (22.05.2023) 5.350 6.367 
Kostenrisiko (z. B. Zuschläge Corona + Inflationsausgleich) 20.000 23.800 
Puffer 2.347,06 7.793,00  
SUMME 731.092 870.000 
 
 
Grundsätzlich lässt sich wie bei den vergangenen Hauptversammlungen 2015 (Dresden), 2017 
(Nürnberg), 2019 (Dortmund) und 2021 (Erfurt) davon ausgehen, dass ein bedeutender Teil der Kos-
ten durch Sponsorenleistungen refinanziert werden kann. 
 
Die zur Finanzierung der Maßnahmen benötigten Aufwandsermächtigungen in Höhe von 870.000 
Euro müssen im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 2023 im Teilergebnisplan 0101 – 
Politische Gremien und Verwaltungsführung in der Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und 
Dienstleistungen eingeplant werden. 
 
Das Dezernat der Oberbürgermeisterin wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 
2023 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel für das Jahr 2023, ggf. 
durch Umschichtungen, vorsehen.  
 
Korrespondierend werden Erträge in Höhe von 300.000 Euro brutto im Teilergebnisplan 0101 -
Politische Gremien und Verwaltungsführung in der Teilplanzeile 05 - privatrechtl. Leistungsentgelte 
veranschlagt. Das Konzept zur weitestgehenden Refinanzierung der Kosten durch Standgebühren für 
die begleitende Ausstellung sowie durch Sponsoringeinnahmen kann hierbei noch nicht vollständig 
berücksichtigt werden.

Hausvogteiplatz 1, 10117 Berlin  Telefon 030 37711-0 Telefax 030 37711-999 
Gereonstraße 18 - 32, 50670 Köln  Telefon 0221 3771-0 Telefax 0221 3771-128 
Avenue des Nerviens 9 - 31, 1040 BRUXELLES, BELGIEN  Telefon +32 2 74016-20 Telefax +32 2 74016-21 
Internet: www.staedtetag.de 
Vorbericht
für die 440. Sitzung 
des Präsidiums 
am 25. Januar 2022 
in Darmstadt  
TOP 13: Ort und Zeit der Hauptversammlung 2023 
Berichterstatter: Geschäftsführendes Präsidialmitglied Helmut Dedy 
I. Beschlussvorschlag: 
Die 42. ordentliche Hauptversammlung des Deutschen Städtetages findet vom 23. bis 25. Mai 2023 
in Köln statt.  
II. Begründung: 
Die Stadt Köln hat eine Einladung zur Ausrichtung der Hauptversammlung des Deutschen Städte-
tages für das Jahr 2023 ausgesprochen. Nach Absprache zwischen der Hauptgeschäftsstelle und 
der Stadt Köln soll die 42. ordentliche Hauptversammlung des Deutschen Städtetages vom 23. bis 
25. Mai 2023 in der Messe Köln stattfinden. 
27.12.2021 
Kontakt 
Dr. Christine Wilcken 
christine.wilcken@staedtetag.de 
Hausvogteiplatz 1 
10117 Berlin 
Telefon 030 37711-120 
Telefax 030 37711-109 
Aktenzeichen 
02.01.05 D/42

Der Hauptgeschäftsführer 
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Internet: www.staedtetag.de 
Deutscher Städtetag | Hausvogteiplatz 1 | 10117 Berlin 
 
An die 
 
− (Ober-)Bürgermeisterinnen und (Ober-)Bürgermeister der 
unmittelbaren Mitgliedsstädte 
− Mitglieder des Präsidiums und des Hauptausschusses 
− Mitgliedsverbände 
− außerordentlichen Mitglieder 
 
des Deutschen Städtetages 
 
 
 
 
Terminankündigung 
42. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages 
vom 23. Mai 2023 bis 25. Mai 2023 
 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
im November letzten Jahres sind wir unter strengen Hygiene-Regeln in Erfurt zur  
41. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages zusammengekommen. Mit Blick auf die 
42. Hauptversammlung dürfen wir hoffen, dass ein Treffen ohne Einschränkungen wieder 
möglich sein wird.   
 
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass die nächste ordentliche Hauptversammlung 
des Deutschen Städtetages auf Einladung der Stadt Köln stattfindet 
 
vom 23. bis 25. Mai 2023 
in der Messe Köln 
 
Ich möchte Sie bitten, sich diesen Termin vorzumerken. Die Einladung zur Benennung von 
Delegierten wird Sie Ende dieses Jahres erreichen.   
 
Als Einstimmung auf die Hauptversammlung in Köln im nächsten Jahr möchte ich Ihnen den 
Eventfilm zur letzten Hauptversammlung ans Herz legen, mit dem Sie unser gemeinsames 
Treffen in Erfurt noch einmal Revue passieren lassen können.  
08.02.2022 
 
 
Kontakt 
 
Helmut Dedy 
Helmut.dedy@staedtetag.de 
Hausvogteiplatz 1 
10117 Berlin 
 
Telefon 030 37711-100 
Telefax 030 37711-109 
 
www.staedtetag.de 
 
Aktenzeichen 
00.06.07 D 
02.01.05 D

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Weitere Videos und Bilder von der 41. Hauptversammlung in Erfurt finden Sie auf unserer 
Veranstaltungs-Website. 
 
Mit freundlichen Grüßen  
 
Helmut Dedy