Beantwortung der Nachfragen von RM Oedingen, RM Brust und SB Schmidt aus der Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft am 17.06.2024 bezüglich der Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VGV-Verfahren)

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  Dezernat, Dienststelle VI/26 Vorlagen-Nummer 18.09.2024 1575/2024/1 Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung öffentlicher Teil Gremium Datum Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 04.11.2024 Beantwortung der Nachfragen von RM Oedingen, RM Brust und SB Schmidt aus der Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft am 17.06.2024 bezüglich der Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VGV-Verfahren) In der Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft vom 17.06.2024 bat man im Zusammenhang mit der Vorlage 1575/2024 1. um eine quartalsweise bis halbjährige Vorabinformation an die Fraktionen mit den kommenden Terminen der VGV Verfahren und stellte 2. die Frage, wer wann die Änderung der Zuständigkeitsordnung beschlossen hat. Antwort der Verwaltung Zu 1.) Die Koordination von Bieter*innengesprächen in VGV-Verfahren erfolgt mit einem Vorlauf von wenigen Wochen. Eine – wie gewünscht – quartalsweise Vorabinformation funktioniert leider nicht, da diese zu einer erheblichen Verzögerung von Vergabeverfahren und damit auch Bau- projekten der Gebäudewirtschaft führen würde. Folgendes Procedere, das sowohl dem Informationsinteresse der Politik, als auch dem Inte- resse von Politik und Verwaltung auf möglichst zügige Abwicklung von Vergabeverfahren und damit Bauprojekten Rechnung trägt, wird von der Gebäudewirtschaft vorgeschlagen: Nach Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt in der zweiten Stufe des Verfahrens die Aufforderung zur Honorarangebotsabgabe. Danach werden die Bieter*innen zu Verhand- lungsgesprächen eingeladen. Zu diesem Zeitpunkt besteht die Möglichkeit, die Fraktionen über den Gesprächstermin per E-Mail zu informieren. Die Vorlaufzeit bis zum Verhandlungsgespräch beträgt ab der Einladung in der Regel drei bis vier Wochen, mindestens aber zwei Wochen. Eine Zusage der Fraktion(en) zur Teilnahme an den Verhandlungsgesprächen ist bis spätestens 8 Tage vor dem Termin erforderlich für die organisatorische Planung. Das Format des Verhandlungsgespräches (digital oder in Präsenz) wird jeweils einheitlich für alle Teilnehmenden festgelegt. Die Teilnehmenden der Fraktionen sind nicht Bestandteil des Bewertungsgremiums. Zu 2.) Die Zuständigkeitsordnung wurde vom Rat der Stadt Köln in seiner Sitzung vom 20.03.2018 (und mit Wirkung zum 29.03.2018) in der Weise geändert, wie in der Mitteilung 1575/2024 be- schrieben. Gez. Greitemann