Beantwortung der Nachfragen von RM Oedingen, RM Brust und SB Schmidt aus der Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft am 17.06.2024 bezüglich der Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VGV-Verfahren)

Dezernat, Dienststelle  
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 18.09.2024 
 1575/2024/1 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 04.11.2024 
 
Beantwortung der Nachfragen von RM Oedingen, RM Brust und SB Schmidt aus der 
Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft am 17.06.2024 bezüglich der 
Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VGV-Verfahren) 
In der Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudewirtschaft vom 17.06.2024 bat man im  
Zusammenhang mit der Vorlage 1575/2024  
 
1. um eine quartalsweise bis halbjährige Vorabinformation an die Fraktionen mit den 
kommenden Terminen der VGV Verfahren und stellte 
2. die Frage, wer wann die Änderung der Zuständigkeitsordnung beschlossen hat. 
 
Antwort der Verwaltung  
 
Zu 1.)  
Die Koordination von Bieter*innengesprächen in VGV-Verfahren erfolgt mit einem Vorlauf von 
wenigen Wochen. Eine – wie gewünscht – quartalsweise Vorabinformation funktioniert leider 
nicht, da diese zu einer erheblichen Verzögerung von Vergabeverfahren und damit auch Bau-
projekten der Gebäudewirtschaft führen würde. 
 
Folgendes Procedere, das sowohl dem Informationsinteresse der Politik, als auch dem Inte-
resse von Politik und Verwaltung auf möglichst zügige Abwicklung von Vergabeverfahren und 
damit Bauprojekten Rechnung trägt, wird von der Gebäudewirtschaft vorgeschlagen: 
 
Nach Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt in der zweiten Stufe des Verfahrens die  
Aufforderung zur Honorarangebotsabgabe. Danach werden die Bieter*innen zu Verhand-
lungsgesprächen eingeladen. Zu diesem Zeitpunkt besteht die Möglichkeit, die Fraktionen 
über den Gesprächstermin per E-Mail zu informieren.  
Die Vorlaufzeit bis zum Verhandlungsgespräch beträgt ab der Einladung in der Regel drei bis 
vier Wochen, mindestens aber zwei Wochen. Eine Zusage der Fraktion(en) zur Teilnahme an 
den Verhandlungsgesprächen ist bis spätestens 8 Tage vor dem Termin erforderlich für die 
organisatorische Planung. Das Format des Verhandlungsgespräches (digital oder in Präsenz) 
wird jeweils einheitlich für alle Teilnehmenden festgelegt. Die Teilnehmenden der Fraktionen 
sind nicht Bestandteil des Bewertungsgremiums. 
 
Zu 2.)  
Die Zuständigkeitsordnung wurde vom Rat der Stadt Köln in seiner Sitzung vom 20.03.2018 
(und mit Wirkung zum 29.03.2018) in der Weise geändert, wie in der Mitteilung 1575/2024 be-
schrieben. 
 
Gez. Greitemann