Interkommunale Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen

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• Anlage 1 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung_2020

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  Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen zwischen der Stadt Bonn der Stadt Köln der Stadt Leverkusen der Stadt Remscheid dem Landschaftsverband Rheinland und dem Landschaftsverband Westfalen -Lippe 2 Zwischen der Stadt Bonn, vertreten durch den Oberbürgermeister, Berliner Platz 2, 53111 Bonn und der Stadt Köln, Zentrale Dienste, vertreten durch die Oberbürgermeisterin, Rathaus, 50667 Köln und der Stadt Leverkusen, vertreten durch den Oberbürgermeister, Personal und Organisation, Marie-Curie-Straße 8, 51377 Leverkusen und der Stadt Remscheid, vertreten durch den Oberbürgermeister, Theodor-Heuss-Platz 1, 42853 Rem- scheid und dem Landschaftsverband Rheinland, vertreten durch die Direktorin des Landschaftsverbandes Rheinland, Landes- haus, Kennedy-Ufer 2, 50679 Köln und dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe, vertreten durch den Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe, Lan- deshaus, Freiherr-vom-Stein-Platz 1, 48133 Münster wird gemäß §§ 23 ff. des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (nachstehend GkG) vom 01. Oktober 1979 in der derzeit gültigen Fassung (SGV. NRW 202), folgende öffentlich -rechtliche Vereinbarung über die Bildung einer Ausschreibungsgemeinschaft zur gemeinsamen Vergabe von Lieferungen und Leistungen im Bereich des Allgemeinbedarfs geschlossen. 3 Präambel Die Beschaffung durch die öffentliche Hand hat wirtschaftlich zu erfolgen. Die zunehmend schwierige finanzielle Situation des öffentlichen Sektors erfordert eine fortlaufende Überprüfung und Verbesserung sowohl der Einkaufskonditi o- nen, als auch des Beschaf fungsvorgangs selbst. Beide Ziele können durch eine Kooperation zwischen Kommunen sowie Gemeindeverbänden im Beschaffungs- wesen erreicht werden. Die Städte Bonn, Köln, Leverkusen und Remscheid sowie der Landschaftsverband Rheinland und der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (Vertragspartner) schließen daher zur Optimierung und effizienteren Gestaltung der Vergabeverfahren dieser Behörden diese öffentlich -rechtliche Vereinbarung ab. Ziel ist die Entwicklung einer dauerhaften, gefestigten Ausschreibungsg e- meinschaft mit dem Ergebnis der wirtschaftlichen Wahrnehmung aller Aufgaben im Zusammenhang mit den üblichen Vergabeverfahren zur Beschaffung von Lie- ferungen und Leistungen. Weitere Kommunen, Gemeindeverbände oder öffentli- che Auftraggeber können sich mit Zustim mung der Vertragspartner dieser Aus- schreibungsgemeinschaft anschließen. 4 § 1 Gegenstand der Vereinbarung (1) Die Städte Bonn, Köln, Leverkusen und Remscheid und die Landschafts- verbände Rheinland und Westfalen-Lippe führen Vergabeverfahren für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen gemeinsam durch. Gegenstand der Vereinbarung ist die Wahrnehmung aller im Rahmen der Vergabeverfah- ren für Lieferungen und Leistungen anstehenden Aufgaben. (2) Der konkrete Gegenstand des jeweiligen V ergabeverfahrens wird in einer Anwendungsvereinbarung zwischen den Beteiligten festgelegt (3) Weitere Kommunen oder Gemeindeverbände können sich der Vereinba- rung durch Abschluss einer Beitrittsvereinbarung anschließen. Die o.g. Vertragspartner müssen hierzu ih re schriftliche Zustimmung erteilen. Die zuständigen Aufsichtsbehörden müssen die Beitrittsvereinbarung geneh- migen. (4) Jeder Vertragspartner führt seine Beteiligung in eigener Verantwortung und auf eigenes Risiko durch. Die Vertragspartner verfolgen nicht den Zweck, eine gesellschaftsrechtliche Struktur zu begründen, sondern die Arbeitsbeiträge im Rahmen der Kooperation zu regeln. Dementsprechend handeln die Vertragspartner im Rechtsverkehr nach außen jeweils aus- schließlich als Stadt oder Landschaftsverband. § 2 Verfahren (1) Vor Einleitung eines jeden Vergabeverfahrens wird zwischen den Ve r- tragspartnern festgelegt, welcher Vertragspartner das jeweilige konkrete Verfahren organisiert und nach außen in Erscheinung tritt (Federführung). (2) Die Rechte und Pflichten zur Erfüllung der Aufgaben bis zur Beendigung des jeweiligen Vergabeverfahrens gehen auf die Federführung über, s o- fern nachfolgend nichts anderes bestimmt ist. Die Federführung steht für die Einhaltung der jeweils geltenden vergabe rechtlichen Bestimmungen ein. Es gelten grundsätzlich – d.h. sofern die nachfolgenden Regeln keine besondere Bestimmung enthalten – die jeweiligen örtlichen Regelungen der Federführung zur Durchführung von Vergabeverfahren, denen sich die Vertragspartner für das konkrete Verfahren unterwerfen. (3) Die Federführung koordiniert auf Verwaltungsebene die gemeinsame Aus- schreibung und übernimmt die Verpflichtung, über alle die gemeinsame Ausschreibung betreffenden Fragen rechtzeitig und umfassend zu info r- mieren. (4) Jedes Ausschreibungsverfahren wird im Übrigen nach den §§ 3 bis 13 die- ser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung durchgeführt. Hierzu konkretisie- rende Regelungen sind in die jeweilige Anwendungsvereinbarung aufz u- nehmen. (5) Die Anwendungsvereinbarung ist, sofern eine Beteiligungspflicht gegeben ist, vor Einleitung des Vergabeverfahrens dem nach § 9 zuständigen Rechnungsprüfungsamt zuzuleiten. 5 § 3 Leistungsverzeichnis (1) Die Vergabeunterlagen sind nach vorheriger inhaltlicher Abstimmung un- ter den Vertragspartnern durch die Federführung zu erstellen. (2) Grundsätzlich sind d ie zu beschaffenden Leistungen unter Berücksichti- gung der Bedürfnisse der Vertragspartner in einem gemeinsamen Lei s- tungsverzeichnis zusammenzufassen, es sei denn, dass in der jeweili gen Anwendungsvereinbarung einvernehmlich eine anderweitige Entscheidung getroffen wird. Hierbei ist das Ziel dieser Vereinbarung, die Verbesserung der Einkaufskonditionen, zu beachten. § 4 Veröffentlichung; Bieterkreisfestlegung (1) Die Veröffentlichung der Ausschreibung erfolgt grundsätzlich von der Fe- derführung in der bei ihr üblichen Form. Bei der Bildung von Teillosen ist zusätzlich eine Veröffentlichung von jedem Vertragspartner möglich. Ent- sprechendes regelt die jeweilige Anwendungsvereinbarung. (2) Sofern bei den Vertragspartnern unterschiedliche Wertgrenzen für eine Ausschreibung bestehen, schreibt die Federführung in der höheren Veröf- fentlichungsform aus. (3) Sofern für die Vertragsparteien bei Ausschreibungen eine unterschiedliche Anzahl von Bietern erfor derlich ist, wird die höhere Bieteranzahl zur An- gebotsabgabe aufgefordert. Die Bestimmung der Bieter erfolgt durch die Federführung in Absprache mit den Vertragspartnern. § 5 Anforderung der Unterlagen und Abgabe der Angebote Die Anforderung der Vergabeunterlagen sowie die Abgabe der Angebote erfolgt bei der für dieses Ausschreibungsverfahren verantwortlichen Stelle der festg e- legten Federführung. § 6 Angebotseröffnung und rechnerische Prüfung Die Angebotseröffnung– einschließlich Angebotssicherung - sowie die rechner i- sche Prüfung erfolgt bei der für die jeweilige Ausschreibungsverfahren verant- wortliche Stelle der festgelegten Federführung. 6 § 7 Fachtechnische Wertung (1) Das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung nimmt eine fach- technische Erstwertung vor und erstellt einen Vergabevorschlag. A n- schließend erfolgt eine Abstimmung dieser Wertung zu einem gemeins a- men Entscheidungsvorschlag mit den Vertragspartnern. Führt diese A b- stimmung zu keinem gemeinsamen Entscheidungsvorschlag, wird der Entscheidungsvorschlag durch die Federführung formuliert. Die Fac h- dienststellen der übrigen Vertragspartner können ein abweichendes V o- tum formulieren. (2) Die im Rahmen der fachtechnischen Wertung durchgeführte Bemusterung wird gemeinsam von den Vertragspartnern durchgeführt. Abschließend erstellen die Vertragspartner einen gemeinsamen Vergabevorschlag. (3) Absatz 2 gilt für Verfahren, die mit einer Bemusterung vergleichbar sind, entsprechend. § 8 Vergaberechtliche Prüfung (1) Der Entscheidungsvorschlag nach § 7, ggf. mit dem abweichenden Votum, wird zusammen mit dem Vergabevorgang zur vergaberechtlichen Prüfung an die verantwortliche Stelle der festgelegten Federführung übersandt. (2) Bestehen keine verg aberechtlichen Einwände, erfolgt die Zustimmung zum Vergabevorschlag. (3) Bestehen vergaberechtliche Einwände, werden diese mit dem Vergab e- vorgang an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung über- sandt. § 7 und § 8 Abs. 1 gelten entsprechend. § 9 Beteiligung der Rechnungsprüfungsämter bzw. des Fachbereichs Rechnungsprüfung beim LVR (nachstehend einheitlich „Rechnungsprüfungsamt“ genannt) (1) Nach erfolgter Zustimmung gemäß § 8 Abs. 2 wird der vollständige Vergabevorgang an das Rechnungsprüfungsamt der Federführung so rechtzeitig zur Prüfung übersandt, dass ihm mindesten drei volle Arbeits- tage zur Prüfung verbleiben. (2) Die mit dem Gegenstand die ser Vereinbarung verbundenen Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung werden jeweils vom Rechnungsprüfungsamt der Federführung wahrgenommen, dessen sich die Rechnungsprüfung s- ämter der Vertragspartner als Prüfer bedienen. Die beteiligten Rec h- nungsprüfungsämter legen gemeinsam vor der ersten Prüfung den U m- fang künftiger Prüfungen in formeller und materieller Hinsicht fest. (3) Sofern bei den Vertragspartnern unterschiedliche Wertgrenzen für die Vorlage bei den Rechnungsprüfungsämtern gelten, finden die niedrigeren Wertgrenzen Anwendung. 7 (4) Erhebt das Rechnungsprüfungsamt der Federführung gegen den Vergabe- vorschlag keine Einwände, übersendet es den Vergabevorgang mit einer entsprechenden Erklärung an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung. Stimmt das Rechnungsprüfungsamt der Federführung dem Vergabevorschlag nicht zu, sendet es den Vergabevorgang über die ver- antwortliche Stelle der festgelegten Federführung mit den Prüfbemerkun- gen etc. an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung zur erneuten Prüfung zu. Das weitere Verfahren richtet sich nach §§ 7 bis 9 Abs. 1 und 2. § 10 Zuschlag Der Zuschlag erfolgt schriftlich durch jeden Vertragspartner auf der Grundlage des zugestimmten Vergabevorschlages. § 11 Aufhebung Sofern die vergaberechtliche Prüfung einen Aufhebungsgrund ergeben hat, wird die Aufhebung durch die Federführung durchgeführt. § 12 Rügen und Beschwerden Die Federführung bearbeitet Rügen und Vergabebeschwerden. § 7 Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend. § 13 Abwicklung nach Zuschlagserteilung Die Vertragsdurchführung obliegt jeweils dem Vertragspartner, für den die Ver- tragsleistung bestimmt ist. Auf dieses Verfahren ist im Leistungsverzeichnis hin- zuweisen. § 14 Vereinbarungszeitraum und Kündigung (1) Diese Vereinbarung gilt ab dem Tag nach der Bekanntmachung durch die Genehmigungsbehörde. (2) Die Vereinbarung kann von jedem Vertragspartner jeweils zum über- 8 nächsten Monatsende gekündigt werden. Sollte der betreffende Vertrags- partner an bereits laufenden Vergabeverfahren beteiligt sein, wird die Kündigung frühestens nach Abschluss dieser/s Verfahren/s gültig. § 15 Kosten (1) Kosten, die durch die Federführung entstehen, werden durch die Ve r- tragspartner grds. nicht ersetzt. Eine Entschädigung ist entbehrlich, da die Federführung wechselweise von den Vertragspartnern übernommen wird. Dies gilt auch für den Fall, dass es in einem Vergabeverfahren zu Nac h- prüfungsverfahren vor der zuständigen Vergabekammer kommt und der Federführung Verfahrenskosten und / oder Anwaltsgebühren entstehen. (2) Eine Kostenerstattung kann nur dann gewährt werden, wenn dies zuvor schriftlich vereinbart wurde oder durch unvorhergesehene Ereignisse ein- tritt, die es unzumutbar erscheinen lassen, die Kosten des jeweiligen Vergabeverfahrens alleine dem Verhandlungsführer aufzuerlegen. § 16 Beteiligung politischer Gremien (1) Die Vertragspartner sichern sich gegenseitig zu, die zuständigen, mit Be- ratungs- und Beschlusskompetenz ausgestatteten Entscheidungsträger oder Gremien frühzeitig über wesentliche Entscheidungen im Zusammen- hang mit der gemeinsamen Ausschreibung zu unterrichten und – soweit erforderlich – hierzu Beschlüsse herbeizuführen. (2) Die Vertragspartner stellen sicher, dass keine gemäß § 16 der Vergab e- verordnung oder aufgrund sonstiger Befangenheitsbestimmungen auszu- schließenden Personen an für das konkrete Vergabeverfahren relevanten Entscheidungen mitwirken. § 17 Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurc h- führbar sein oder nach Vereinbarungsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare R egelung treten, deren Wirkungen der Zielsetzung möglichst nahekommen, die die Partnerinnen mit der unwirksamen beziehungsweise undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehen- den Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Vereinbarung als lückenhaft erweist. § 139 BGB gilt als ausgeschlossen. 9 ____________________________ ____________________________ Stadt Bonn Stadt Bonn Oberbürgermeister Stadtdirektor Bonn, Bonn, ____________________________ ____________________________ Stadt Köln Stadt Köln Oberbürgermeisterin Stadtdirektor Köln, Köln, ___________________________ ____________________________ Stadt Leverkusen Stadt Leverkusen Oberbürgermeister Stadtdirektor Leverkusen, Leverkusen, ____________________________ ____________________________ Stadt Remscheid Stadt Remscheid Oberbürgermeister Stadtdirektor Remscheid, Remscheid, ________________________ _____ ________________________ ____ Landschaftsverband Rheinland Landschaftsverband Rheinland LVR-Direktorin LVR-Dezernat Personal und Organisation Köln, Köln, 10 _________________________ _____ ____________________________ Landschaftsverband Westfalen-Lippe Landschaftsverband Westfalen LWL-Direktor Lippe, LVR-Dezernat Personal und Organisation Münster, Münster,

• Beschlussvorlage Rat

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle I/1000/10 Vorlagen-Nummer 1586/2020 Freigabedatum 20.08.2020 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Abschluss einer öffentlichen-rechtlichen Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen zwischen den Landschaftsverbänden Rheinland und Westfalen-Lippe sowie den Städten Bonn, Leverkusen, Remscheid und Köln Beschlussorgan Rat Gremium Datum Beschluss: Der Rat der Stadt Köln stimmt dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit den Land- schaftsverbänden Rheinland und Westfalen-Lippe sowie den Städten Bonn, Leverkusen und Rem- scheid in der als Anlage beigefügten Fassung zu. Weitere an einer Zusammenarbeit interessierte Verwaltungen erhalten die Möglichkeit, sich der Aus- schreibungsgemeinschaft per Beitrittserklärung anzuschließen. Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 31.08.2020 Rat 10.09.2020 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Auswirkungen auf den Klimaschutz Nein Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung) Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung) Begründung In seiner Sitzung am 20.05.2010 hat der Rat unter TOP 10.3 einstimmig den Abschluss einer öffent- lich-rechtlichen Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen zwischen dem Landschaftsverband Rheinland, der Stadt Leverkusen und der Stadt Köln für die Dauer von 10 Jahren beschlossen. Die Zustimmung der Bezirksregierung Köln erfolgte am 29.06.2010. Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe ist im Jahr 2017 der Ausschreibungsgemeinschaft beigetre- ten. Die Verwaltungen der Städte Bonn und Remscheid haben ihre Absicht für einen Beitritt mit Be- ginn des Jahres 2021 erklärt. Derzeit werden bei allen bisherigen und kommenden Partnern der Aus- schreibungsgemeinschaft die politischen Beschlüsse eingeholt. Auch künftig sollen sich weitere Kommunen, Gemeindeverbände oder öffentlich-rechtliche Auftragge- ber mit Zustimmung der Vertragspartner dieser Ausschreibungsgemeinschaft anschließen können (siehe hierzu auch die Präambel der Vereinbarung). Seit dem Abschluss der Vereinbarung werden regelmäßig jährlich bis zu zehn gemeinsame Vergabe- verfahren für die Beschaffungen von Artikeln des allgemeinen Bedarfs (zum Beispiel Mobiliar für Bü- ro, Schule und Kindertagesstätten, Bürobedarf, Stempel, Papier, Hygienepapier) durchgeführt. Die gemeinsamen Vergabeverfahren haben sich in der Praxis bewährt. Federführungen werden von allen Kooperationspartnern wahrgenommen, so dass bei allen Beteiligten der Einsatz von Ressour- cen (Personal, Kosten, Zeit) gemindert werden kann. Darüber hinaus erfolgt ein reger informativer Austausch auf dem Gebiet des Vergaberechts. Die Vorschrift des § 120 Absatz 4 des Gesetzes ge- gen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) lässt die Bildung von Ausschreibungsgemeinschaften aus- drücklich zu. Zu erwähnen bleibt, dass die Beteiligung an den Vergabeverfahren aus der Ausschreibungsvereinba- rung für jeden Partner freiwillig ist, womit kein Zwang an einer konkreten Beteiligung an einer Aus- schreibung besteht. Die Stadt Köln verliert somit weder ihre Hoheit über den von ihr individuell benö- tigten Beschaffungsbedarf noch über das Recht, die Anforderungen an ihre Leistungen selbst be- stimmen zu können. Positive Erfahrungen aus der aktuellen Ausschreibungsgemeinschaft sind: - Die Ausschreibung eines Rahmenvertrags durch mehrere öffentlich-rechtliche Auftraggeber hat sich bewährt. Der an einem Vergabeverfahren interessierte Bieterkreis hat sich erhöht, da ein- zelne Anbieter, die ihre Leistungen ansonsten im eigenen regionalen Umfeld anbieten, als zu- sätzliche interessierte Bewerber gewonnen werden können. Durch die Bildung von Fach- und Gebietslosen wird dabei dem Grundsatz der Mittelstandsförderung durchgehend Rechnung ge- tragen. 3 - Die Bündelung von Bedarfen mit einer gemeinsamen Festlegung von Qualitätsstandards trägt zu günstigeren Einkaufskonditionen bei. Die Anbieter erhalten hierdurch verlässliche Parameter für den Beschaffungsgegenstand für mehrere öffentliche Auftraggeber, so dass die Nachfrage nach gleichlautenden Produkten erhöht werden kann und somit nicht jeder öffentlich-rechtliche Auftraggeber eigene und diverse Standards vorgeben muss. - Als Gewinn kann regelmäßig der Austausch von Vergaberechtswissen und den damit verbun- den Vorstellungen für die Beschaffung von qualitativ hochwertigen Produkten bezeichnet wer- den. Denn vor einem gemeinsamen Beschaffungsprozess ist die Festlegung der Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand unerlässliche Voraussetzung. Gerade in diesen Prozessen stellen sich regelmäßig neue Ideen und innovative Ansätze dar. Als Anlage ist der Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung auf dem Gebiet der gemeinsamen Vergabeverfahren beigefügt. Die Anlage ist mit allen künftigen Mitgliedern der Ausschreibungsge- meinschaft abgestimmt und basiert auf den seit 2010 bestehenden Übereinkommen. Einzig der § 14 der allgemeinen öffentlichen-rechtlichen Vereinbarung ist dahingehend geändert, dass diese nunmehr unbefristet gilt. Erläuterungen zu den Auswirkungen auf den Klimaschutz: Gerade mit der vergaberechtlichen Novellierungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) im Jahr 2016 sowie der Einführung der Unterschwel- lenvergabeordnung (UVgO) für nationale Vergaben wurden weitere Rahmenbedingungen geschaffen, die öko–soziale Beschaffung stärker zu fokussieren. Im Zuge der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeprojekten werden die im Ratsbeschluss vom 25.09.2008 formulierten Erwartungen, u. a. kei- ne Beschaffung von Produkten, die durch ausbeuterische Kinderarbeit hergestellt sind, Beschaffung von Produkten, die unter Beachtung der Sozialstandards der Internationalen Arbeitsorganisation her- gestellt wurden und Beschaffung von Produkten aus fairem Handel bei denen eine unabhängige Zer- tifizierung als Nachweis gilt, regelmäßig berücksichtigt. Die Bündelung von Bedarfen mit einer gemeinsamen Festlegung von Nachhaltigkeitskriterien stärkt somit die Verantwortung für den Klimaschutz aller beteiligten Vertragspartner. Anlage