Quartalsbericht über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt 3.Quartal 2021

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/33 
 
Vorlagen-Nummer  16.11.2021 
 3946/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 16.11.2021 
 
Quartalsbericht über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt 3.Quartal 2021 
Der Integrationsrat hat in seiner Sitzung vom 24.08.2021 den Beschluss gefasst, die Verwaltung auf-
zufordern, quartalsweise im Integrationsrat über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt zu be-
richten.  
 
Der Vorsitzende Herr Keltek bittet darum, im Bericht auf den aktuellen Sachstand der am 24.08.2021 
in der Sitzung des Integrationsrates genannten folgenden Forderungen einzugehen.  
 
1.  eine zuverlässige Erreichbarkeit des Ausländeramtes und der Bezirksausländerämter sicherzu-
stellen, 
 
33 hat eine Dienstanweisung zur telefonischen Erreichbarkeit herausgegeben. Diese lautet wie 
folgt: 
 
„Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,  
 
aus aktuellem Anlass möchte ich, wie im Jourfixe der Abteilungs-, Sachgebiets- und Gruppenlei-
tung Bezirke angesprochen die notwendige telefonische Erreichbarkeit in Erinnerung rufen. 
 
Laut Handbuch der Stadt Köln ist im Rahmen der telefonischen Erreichbarkeit der Dienststellen 
sicherzustellen, dass die Telefonanschlüsse der Mitarbeitenden während der Öffnungszeiten stets 
besetzt sind. Hierzu sind alle verfügbaren technischen Möglichkeiten zu nutzen (Anrufumleitung, 
Anrufübernahme, Voice Mail Server u. s. w.). 
 
In Urlaubs-, in Krankheitszeiten und für Besprechungen oder sonstige Abwesenheiten bitte ich 
dies zu beachten und auf die Vertretung oder Anrufbeantworter o.Ä. umzuleiten. Anrufe auf ver-
fügbaren Ringschaltungen bitte ich zuverlässig entgegen zu nehmen. 
 
Die derzeit für die Bezirksausländerämter Ehrenfeld, Porz, Kalk und Mülheim temporär eingerich-
tete Hotline wird voraussichtlich bis März 2022 bestehen bleiben. Die Nummer XXXXX kann von 
diesen Bezirken während der Publikumszeiten wie auch für Besprechungszeiten genutzt werden.  
So können sich die Mitarbeiter*innen vor Ort in den betroffenen Bezirken der Antragsbearbeitung 
und Termindurchführung gezielt widmen, um das Ziel der Antragsabarbeitung und der rechtzeiti-
gen Anfrage an die Betroffenen mit dem Zeit Ziel von drei Monaten im Voraus tatsächlich zu er-
reichen. 
 
Die in der Hotline ankommenden Anrufe werden mit zuzuordnenden Daten bzw. Informationen lis-
tenmäßig erfasst und tagesaktuell an die zuständigen Bezirke oder an das Koordinierungsteam im 
Amt weitergeleitet. Eine zeitnahe Bearbeitung bzw. Kontaktaufnahme mit dem Anrufer ist sicher-
zustellen.

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Sollte es zu z. B. krankheitsbedingten Ausfällen in der zentralen Hotline kommen, so sind die An-
rufe wieder über die Hotline des Bezirkes bzw. die jeweiligen Telefonanschüsse entgegenzuneh-
men. Über diese Notwendigkeit werden Sie selbstverständlich sofort informiert.“ 
 
Darüber hinaus wird derzeit geprüft, in wie weit informative Ansagen während der Warteschleifen 
geschaltet werden können. Dazu bedarf es eines anderen Telefonsystems, das idealerweise auch 
das Anrufaufkommen erfasst und den zielgenauen Einsatz des Personals ermöglicht. Hierzu hat 
das Ausländeramt aktuell Kontakt zum Amt für Informationsverarbeitung wie zum „Bürgertelefon“ 
aufgenommen. Erst müssen die technischen Möglichkeiten, der Hard- und Software bei 33 ge-
prüft werden.  
 
2.  das Online Verfahren einfacher, niedrigschwelliger und mehrsprachig zu gestalten, 
 
Wie schon am 24.08.2021 berichtet, gibt es ein bundesweites Projekt „Aufenthaltstitel“  und „Ein-
bürgerung“ unter der Federführung von Herrn Dr. Richter aus Brandenburg. Diesem Projekt hat 
sich das Land NRW (MKFFI) angeschlossen. Die Ausländerbehörde Köln (ABH) ist als federfüh-
rende ABH gemeinsam mit anderen kleineren Ausländerbehörden des Landes an der inhaltlich 
fachlichen Ausgestaltung beteiligt.  
 
Die Digitalisierung wird seitens des Amtes für Informationsverarbeitung (12) begleitet. Die fachli-
che Ausgestaltung mit der rechtlichen Wertung ist schon recht weit fortgeschritten, Problem ist 
wie immer die Synchronisierung auf der digitalen Plattform. Unterschiedliche Systeme von Bund, 
Land  und Städten müssen hier durch kluge Schnittstellenregelungen verknüpft werden.  
 
Eine Produktivschaltung des Themas Einbürgerung war für das zweite Halbjahr 2021 geplant wird 
aber wegen technischer Probleme erst nächstes Jahr möglich sein. Es kann keine Prognose ab-
gegeben werden, wann die technischen Voraussetzungen letztlich geschaffen sind, da dies nicht 
alleine von der Stadt Köln abhängig ist. 
 
3. Ansprechpartner*innen für dringende Fälle und Notfälle in den Bezirksausländerämtern zu be-
nennen und den Beratungsstellen, Interkulturellen Zentren, Willkommensinitiativen und Interkultu-
rellen Diensten zur Verfügung zu stellen, 
 
Das Beschwerdeaufkommen hat sich deutlich verringert. Dies wird vom Bürgertelefon bestätigt 
und ist ebenfalls im Ausländeramt zu erkennen. Das Angebot der Hotline (siehe Antwort zur ers-
ten Frage) greift zuverlässig. Die meisten Fragestellungen beziehen sich ausschließlich auf in 
Kürze auslaufende Aufenthaltstitel. In dringenden Fällen bleibt die Möglichkeit, für die noch an-
stehende Übergangszeit die Amtsleiterin weiterhin anzuschreiben. 
 
4. Termine in Präsenz bzw. Online zu ermöglichen. 
Alle Ausländer*innen deren aufenthaltsrechtliches Dokument abläuft, werden durch das Auslän-
deramt aktiv angeschrieben und zur Antragsstellung aufgefordert. Hier ist ein Vorlauf von mindes-
tens drei Monaten vor Ablauf des Aufenthaltstitels angestrebt. Derzeit liegt das Zeitfenster je nach 
Bezirk in einem Zeitraum von ca. 3 bis 6 Wochen vor Ablauf des Titels.  
In diesem Zusammenhang ist erkennbar, dass viele ausländische Mitbürger*weiterhin der fälsch-
lichen Information unterliegen, dass man zuerst einen Termin braucht, um überhaupt den Verlän-
gerungsantrag stellen zu können. Daher gibt es dazu sehr viele zu beantwortende Emails und te-
lefonische Anfragen. Viele Standardfragen werden bereits mit dem Anschreiben einen Antrag zu 
stellen, beantwortet, können in den FAQs im Internet nachgelesen werden und wurden mit den 
Trägern und Vertretungen der Ehrenamtler*innen kommuniziert.  
Der seit Juli 2021 im Internet eingestellte Verlängerungsantrag kann online eingereicht (Nutzung 
je nach Bezirk derzeit bis zu 40 %) oder als Papierantrag anfordert werden und man erhält nach 
der Bearbeitung einen Termin zur Aufnahme der biometrischen Daten oder erst den Hinweis, 
dass Unterlagen fehlen. Viele warten bis kurz vor Ablauf des Aufenthaltstitels und wollen sich ein-
fach wie früher in die Schlange vor das Bezirksausländeramt stellen, bis sie dran kommen oder 
eben wie früher, schon morgens um 8.30 Uhr weggeschickt werden. Dies war ein unwürdiges

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Verfahren der vergangenen Jahre, das durch die Terminvergabe abgeschafft wurde.  
20 bis 30 % der Ausländer*innen ignorieren das Anschreiben des Ausländeramtes und stellen 
den Antrag nicht rechtzeitig oder nehmen den im zweiten Schritt angebotenen Termin einfach 
nicht wahr. Wenn den Betroffenen dann eine direkte Möglichkeit der Vorsprache, mit Verweis auf 
das Verfahren mit Antrag und Termin nicht ermöglicht wird, häufen sich die Beschwerden, dass 
die Ausländerbehörde untätig wäre. Bei einem derzeitigen Vorlauf von 3 bis 6 Wochen zum Ende 
des Aufenthaltstitels, werden Fiktionsbescheinigungen mit einer Dauer von 6 Monaten mit ver-
schickt, damit genügend Zeit für die Antragstellung bleibt. Es besteht also kein Grund zur Sorge, 
da auch in diesen Fällen genügend Zeit für die Antragstellung verbleibt. Allerdings muss man den 
Aufforderungen bzw. Terminen des Ausländeramtes dann auch Folge leisten. 
Termine werden mit der Bearbeitung der Anträge zur Aufnahme der biometrischen Daten verge-
ben. Mit der Aufnahme dieser Daten wird direkt ein Termin zur Abholung des elektronischen Aus-
weises vergeben oder ein Zeitfenster benannt, in denen die Ausweise am Schnellschalter abge-
holt werden können. 
Seit dem Ende der extremen Einschränkungen der Pandemie finden im Ausländeramt seit dem 
01.07.2021 die oben genannten Präsenztermine unter Beachtung der Hygienevorschriften statt. 
Da die ausländerrechtliche Bewertung der Anträge aufgrund der doch teilweise komplizierten Ge-
setzesvorgaben, wegen der Abfragen bei den Sicherheitsbehörden wie auch beispielsweise bei 
der Bundesagentur für Arbeit wesentlich aufwändiger ist, als die Ausstellung eines Personalaus-
weises im Kundenzentrum, wird es die Möglichkeit einer Onlineterminvergabe nicht geben kön-
nen. 
 
Des Weiteren bittet Herr Keltek um die Beantwortung folgender Fragen aus Ihrem Vortrag bzw. den 
Vorträgen des Personalamtes aus der Sitzung am 28.09.2021   
 
5. Sachstand der ausreichenden Besetzung aller Stellen im Ausländeramt und Sachstand der Per-
sonalsituation bei der Rückstandsbearbeitung – Stand August waren erst 2 von 6 Stellen besetzt  
 
Das Ausländeramt hat insgesamt ca. 500 Mitarbeitende. Im Rahmen einer normalen Fluktuation 
durch Stellenwechsel, Schwangerschaften, Wechsel nach Aufstiegslehrgängen, Ausfall durch 
dauerhafte Erkrankungen sind bis zu 10 % der Stellen im gesamten Amt einschließlich der Be-
zirksausländerämter vorübergehend vakant. Alle Stellen befinden sich grundsätzlich sofort im, mit 
dem Personalamt abgestimmten, Stellenbesetzungsverfahren. Eine zeitnahe Besetzung ist man-
gels ausreichender Bewerbungen (wie in vielen Bereichen der Stadt Köln) schon mal unterjährig 
nicht zeitnah möglich. Dank einer intensiven Auszubildendenbetreuung im Amt können diese Lü-
cken zumindest zuverlässig mit Ersteinsatzkräften nach der Prüfung gefüllt werden. Die Erstein-
satzkräfte aus dem Sommer befinden sich noch in der Einarbeitung (in der Regel bis zu einem 
Jahr). Deren Professionalität nimmt mit jedem Tag zu und damit die Möglichkeit mehr Anträge 
ohne Hilfestellung abzuarbeiten.  
 
Aktuell sind seit Juli 2021 fast dauerhaft drei dieser Stellen in der Zentrale  durchgängig mit wech-
selnden Personen besetzt plus eine Sachbearbeiterin seit 01.09. in der Einarbeitung in der Innen-
stadt. Die zwei restlichen Stellen sollen extern besetzt werden. Ohne diese Kräfte und der Unter-
stützung anderer Bereiche im Amt hätte ich das neue Verfahren mit der unterstützenden Rück-
standssachbearbeitung in der Zentrale nicht umsetzen können.  
 
Für die Fortsetzung der Hotline wurde mit Blick auf die telefonische Erreichbarkeit in Zusammen-
hang mit der Umstellung auf das neue System „Zukunft Bezirke“ mit Unterstützung von Frau Blo-
me der Einsatz von weiteren 5 Kräften (bisher Einsatz „Wahlen“) ermöglicht.  
Dieser Einsatz konnte fast direkt im Anschluss ab 05.11.2021 auch Dank der schnellen Hilfe 
durch Vertragsabschlüsse des Personal- und Verwaltungsmanagements umgesetzt werden.  
 
Von weiteren fünf möglichen Kräften konnten bisher 3,5 vertraglich gebunden werden. Diese sol-
len ebenfalls bis März das Ausländerzentralregister und das Programm des Ausländeramtes 
OKVisa bereinigen, Akten versenden, Anträge, Unterlagen und Pässe scannen, die Vertretung in

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der Hotline übernehmen, Emails beantworten, Übertragung von Niedererlassungserlaubnissen in 
neue Pässe übernehmen und viele mehr.  
 
6. Sachstand der ab Oktober/ November 2021 geplanten Organisationsuntersuchung bzw. wann 
werden erste Ergebnisse des angekündigten Reformprojektes vorliegen und auch praktisch um-
gesetzt werden können? 
 
Bereits im Integrationsrat wie beim „Runden Tisch für Flüchtlingsfragen“ wurde vorgetragen, dass 
33 nicht auf die organisatorische Betrachtung gewartet habe sondern dass ich seit Juli 2021 mit 
zunehmenden Erfolg auf das System „Zukunft Bezirke“ als Reformprojekt, Kennzahlenorientiert 
nach Auswertung der auslaufenden Titel, umgestellt wurde. Mit dieser Umstellung wurden zeit-
gleich alle bisher erprobten geschäftsoptimierten Prozesse und die Dauer der Fallbearbeitung ori-
entiert an den jeweilig zugrunde liegenden Rechtsgrundlagen von den Kolleg*innen nach Vorga-
ben manuell erfaßt.  
 
Diese Informationen wurden als Grundlage für die organisatorische Betrachtung inzwischen auf 
der städtischen Projektplattform „cProject“ als Arbeitsgrundlage erfasst. Dadurch erhofft sich 33 
eine immense Zeitersparnis, da diese Daten jetzt nicht erst noch erhoben werden müssen. Im en-
gen Austausch mit 11 werden sicherlich viele Abläufe in kurzer Zeit als geeignet bestätigt werden 
können. Einige Vorschläge auch der Mitarbeiter*innen stehen noch an, um jeweils in einem Bezirk 
pilotierend ausprobiert und bewertet zu werden.  
 
33 ist zuversichtlich, dass erste Ergebnisse bzw. Bestätigungen zur Eignung des Verfahrens bis 
zum Februar/März 2022 vorgetragen werden können 
 
Gez. Blome