Elternbrief an alle Kindertageseinrichtungen im Kölner Stadtgebiet

Dezernat, Dienststelle  
IV/51/513 
 
Vorlagen-Nummer  14.12.2023 
 3920/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Jugendhilfeausschuss 30.01.2024 
 
Elternbrief an alle Kindertageseinrichtungen im Kölner Stadtgebiet 
Der Jugendhilfeausschuss hat in seiner Sitzung am 26.09.2023 mit der Vorlage 
2882/2023 unter anderem die Formulierung eines an alle Einrichtungen gerichteten 
Elternbriefs zur aktuellen Situation in den Kindertageseinrichtungen beschlossen.  
 
Als Anlage beigefügt erhält der JHA den erstellten Elternbrief, der zusätzlich in fünf 
Sprachen übersetzt wurde (englisch, französisch, türkisch, arabisch, russisch), zur 
Kenntnis. Der Elternbrief wurde Anfang Dezember 2023 an alle Träger zur Weitergabe 
in ihren Einrichtungen übermittelt. Die Träger haben den Brief sowohl in der hier ange-
fügten, unterschriebenen Form, als auch inhaltlich im Word – Format erhalten, um 
Textbausteine zu ergänzen oder für einen eigenen Elternbrief zu verwenden.  
 
Die Stadt Köln hat für Ihre 215 Kitas den Elternbrief um einen Absatz ergänzt. Die El-
tern der städtischen Kitas werden darin informiert, dass bei notwendigen Reduzierun-
gen der Betreuungszeiten aufgrund einer Unterschreitung der personellen Mindestbe-
setzung dies ab 1. Januar 2024 in 5h-Schritten erfolgt. Der ergänzende Absatz wurde 
wie folgt formuliert: 
 
Für den Fall, dass in einer städtischen Kita aufgrund einer Unterschreitung der perso-
nellen Mindestbesetzung die Reduzierung der Bildungs- und Betreuungszeiten erfor-
derlich w ird, erfolgt ab 1. Januar 2024 eine Absenkung dieser Bildungs - und Betreu-
ungszeiten in 5h Schritten. Die tatsächlich vereinbarte Bildungs - und Betreuungszeit 
bei Unterschreitung der personellen Mindestbesetzung richtet sich dabei w eiterhin 
nach dem zur Verfügung stehenden Personal der betroffenen Kita und soll eine bes-
sere Planbarkeit für Sie und die Kindertageseinrichtung ermöglichen.  
 
Eine Neuauflage des Elternbriefs ist, wie im JHA beschlossen, zum Sommer 2024 
vorgesehen.  
 
 
gez. Voigtsberger

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Sprechzeiten  
Montag, Dienstag, Donnerstag 8 bis 12:30 Uhr 
und 13:30 bis 15 Uhr 
Freitag 8 bis 12 Uhr 
und nach Vereinbarung 
An die Eltern und Erziehungsberechtigten 
Ihr Schreiben Mein Zeichen Datum 
  51-AL Ni November 2023 
Betreuungssituation in den Kindertageseinrichtungen 
Liebe Eltern, liebe Erziehungsberechtigte,  
 
mit Blick auf die aktuell schwierige Situation in unseren Kitas möchten wir uns als Träger 
der Kölner Kindertageseinrichtungen mit diesem Brie f an Sie wenden. Wir bedauern, 
dass aktuell in vielen Kitas nur eine eingeschränkt e Betreuung möglich ist und haben 
Verständnis für ihre Sorgen und Nöte. Die Lage ist von wirklich historischem Ausmaß 
und wir möchten Ihnen versichern, dass wir mit großer Anstrengung alles daransetzen, 
die Situation zu verbessern. 
Wie Sie alle wissen, müssen wir dabei auf einen vertretbaren Betreuungsschlüssel ach- 
ten, weil Ihre Kinder in der Betreuung sicher sein sollen. Dazu braucht es einfach ein 
Mindestmaß an Betreuungskräften. 
Auch unsere Fachkräfte würden sich -wie wir alle- w ieder einen geregelten, verlässli- 
chen Kitabetrieb mit einer guten Personalausstattung wünschen. 
Der Begriff „Regelbetrieb“ steht in der Kindertagesbetreuung für ein bedarfsgerechtes 
und auskömmliches Bildungs- und Betreuungsangebot. In der momentanen Situation 
rückt der Regelbetrieb aufgrund des bestehenden Per sonalmangels allerdings immer 
wieder in den Hintergrund. Es kommt zu Einschränkun gen von Öffnungszeiten, kurz- 
fristigen Notbetreuungssituationen und Diskussionen in und vor den Einrichtungen, weil 
Kinder nicht betreut werden können. Nicht alle Elte rn können auf alternative Betreu- 
ungsmöglichkeiten zurückgreifen. Entsprechend groß ist die Not und das nachvollzieh- 
bare Unverständnis über ein reduziertes oder fehlen des Bildungs- und Betreuungsan- 
gebot.

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Vertretend für die breite Trägerlandschaft darf ich Ihnen versichern, dass uns Ihre Prob- 
lemlagen bewusst sind und wir alles versuchen, um Sie in Ihrem Alltag bestmöglich zu 
unterstützen und weiterhin allen Kindern ein verläs sliches Bildungs- und Betreuungs- 
angebot zu ermöglichen. Die frühkindliche Bildung i st unser aller Auftrag, dem wir als 
Träger von Kindertageseinrichtungen mit den uns zur  Verfügung stehenden Möglich- 
keiten nachkommen werden. Wir möchten mit Ihnen gem einsam eine gelungene und 
für beide Seiten funktionierende Erziehungspartners chaft bilden. Ich bitte Sie daher, 
Ihre Einrichtung und die Pädagog*innen vor Ort weit erhin so gut zu unterstützen und 
gerade in schwierigen Situationen gemeinsam nach Lösungen zu suchen.  
 
Gleichzeitig möchte ich Sie mit diesem Schreiben über vorgegebene Rahmenbedingun- 
gen und gesetzliche Vorgaben informieren, an die sich die Träger von Kindertagesein- 
richtungen halten müssen. 
Häufig genannte Fragestellung lauten beispielsweise , warum nicht Hilfskräfte oder El- 
tern spontan aushelfen können und warum kein Spring erpool angelegt werden kann, 
um Personalausfälle zu kompensieren. Das Kinderbildungsgesetz sowie die zugehörige 
Personalverordnung NRW legen die zulässigen Berufsgruppen und notwendigen Qua- 
lifizierungen fest. Die Träger dürfen hiervon nicht abweichen. Personal für einen Sprin- 
gerpool würde erst zur Verfügung stehen, wenn alle freien Stellen in den Kindertages- 
einrichtungen besetzt wären. Das ist aktuell nicht der Fall. Das Kinderbildungsgesetz 
regelt darüber hinaus auch die personelle Mindestbesetzung einer Gruppe. Diese muss 
jeden Tag durch die Einrichtung überprüft werden. W enn die Mindestbesetzung nicht 
eingehalten wird, müssen die Einrichtungen eine ent sprechende Information an das 
Landesjugendamt als Aufsichtsbehörde melden. Daraus resultierende Maßnahmen, die 
immer zum Schutz Ihres Kindes umgesetzt werden, werden leider immer häufiger zum 
Alltag. Vakante Stellen können aufgrund des hohen Personalmangels teils auf Monate 
nicht nachbesetzt werden. Gleichzeitig versuchen di e Kindertageseinrichtungen alles, 
um Ihnen als Familie eine bestmögliche Verlässlichkeit und Planbarkeit zu geben. Dafür 
ist es wichtig, dass die notwendigen Maßnahmen mit Ihnen abgesprochen und mit Ih- 
rem Verständnis und Ihrer Unterstützung umgesetzt werden.  
 
Eine Besserung der personellen Situation ist zumind est kurzfristig leider nicht in Sicht. 
Zu groß sind die Auswirkungen des Fachkräftemangels und des weiterhin fortschreiten- 
den, demografischen Wandels, was bedeutet, dass auc h in den nächsten Jahren eine 
Vielzahl an Beschäftigten in den Ruhestand gehen we rden. Eingeleitete und bereits 
umgesetzte Schritte zur Personalgewinnung, wie die Ausweitung von Ausbildungska- 
pazitäten, Übernahmegarantien und Weiterbildungsmög lichkeiten wirken bereits. Sie 
können den hohen Personalbedarf jedoch nur abmildern und nicht vollumfänglich kom- 
pensieren. Die Entscheidung über eine Reduzierung des Bildungs- und Betreuungsan- 
gebots muss daher auch im Hinblick auf den Erhalt v on Personalressourcen und Bil- 
dungsqualitäten diskutiert und getroffen werden.

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Stadtweit stellen über 700 Kindertageseinrichtungen  ein Bildungs- und Betreuungsan- 
gebot zur Verfügung und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum Gelingen frühkind- 
licher Bildung in Köln. In jeder dieser Einrichtung en kann es zu einer Unterschreitung 
der personellen Mindestbesetzung kommen. Die Problemlagen sind, wenn auch in un- 
terschiedlicher Ausprägung, identisch und damit ein  gesamtgesellschaftliches und vor 
allem politisches Problem, welches dringend angegan gen werden muss. Die Kommu- 
nen und Träger setzen sich daher aktuell auf Landes ebene sehr intensiv für Möglich- 
keiten der Öffnung des sogenannten Quereinstiegs ein, um ein Mindestmaß an Flexibi- 
lität und Steuerungsmöglichkeit zu erhalten, die aktuell noch nicht vorhanden sind.  
 
Ich wünsche uns Allen, Eltern und Erziehungsberechtigten sowie Trägern und Kita-Be- 
schäftigten, eine schnellstmögliche Rückkehr zum Re gelbetrieb in der Kindertagesbe- 
treuung. Das Ziel kann nur durch gemeinsame Anstren gungen und Lösungsfindungen 
im Übergang erreicht werden. Hierfür bitte ich Sie herzlich um Ihre Unterstützung und 
Ihr Verständnis. Zum Sommer 2024 werde ich Sie gerne über die aktuellen Entwicklun- 
gen informieren.  
 
Ich wünsche Ihnen und Ihren Familien eine besinnlic he und schöne Adventszeit sowie 
schöne Festtage.  
 
 
 
 
 
Niederlein 
Leiterin Amt für Kinder, Jugend und Familie