Sanierung Bühnen Köln - Erläuterung des geplanten Vergabeverfahrens zum Ersatz ausgeschiedener Baufirmen

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VII/46 Vorlagen-Nummer 17.10.2017 3108/2017 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 23.11.2017 Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 05.12.2017 Sanierung Bühnen Köln - Erläuterung des geplanten Vergabeverfahrens zum Ersatz ausgeschiedener Baufirmen In seiner Sitzung vom 26.09.2017 bat der Rechnungsprüfungsausschuss die Verwaltung, um eine schriftliche Erläuterung zu den zukünftig geplanten Vergabeverfahren. Ausgangslage: Im Projekt Sanierung Bühnen Köln werden derzeit Vereinbarungen mit den beauftragten Firmen getroffen, um die Weiterführung der Arbeiten auch nach Abschluss der Planungsphase sicher zu stellen. Es ist erklärtes Ziel der Projektleitung die verbleibenden Firmen im Projekt zu halten, um die Kosten- und Terminsicherheit des Pro- jektes zu erhöhen. Mindestens in drei Gewerken mus s von dieser Verfahrensweise abgewichen werden. Der Auftragnehmer der Gewerke Elektrotechnik und Kältetechnik ist insolvent, der Insolvenzverwalter hat die Gewerke zwischenzeitlich gekündigt. Der Auftragnehmer für das Sprinklergewerk hat das Projekt im Rah men einer rechtmäßigen Künd i- gung bereits im Jahr 2016 verlassen. Es ist nicht auszuschließen, dass auch weitere Auftragnehmer ihre G e- werke noch kündigen werden oder aufgrund gescheiterter Firmengespräche noch gekündigt werden. In Konsequenz aus dem Verlust dieser Unternehmen muss eine Neuausschreibung dieser Leistungen erfolgen. Die Gesamtprojektgröße der Sanierung der Bühnen mit prognostizierten Kosten von 545 Mio. € sowie die g e- schätzten Auftragssummen der einzelnen Aufträge, die jeweils über 1,0 Mio. € liegen, erfordern nach Kölner Vergabeordnung (KVO) die europaweite Ausschreibung dieser Leistungen. Eine termingerechte, qualifizierte Neuvergabe muss oberste Priorität haben, um den Fortgang der Arbeiten und damit den Erfolg des Projektes nicht zu gefährden. Die konventionellen Vergabeverfahren „Offenes und Nichtoffenes Verfahren“ bergen jedoch die bereits bekannten Risiken von Vergabebeschwerden oder Claim-Management, die zu einer Gefährdung des Projektes führen können. Aus diesem Grund wurde nach einem V ergabeverfahren gesucht, dessen wichtigste Kriterien die Qualität sowie die Kosten- und Terminsicherheit der angebotenen Leistung sind. Die Komplexität der Bauaufgabe erfordert den zeitlich eng abgestimmten Arbeitseinsatz aller Gewerke und macht damit ei ne frühzeitige Ausschreibung der noch zu vergebenen Gewerke notwendig. Die Ausschreibung erfolgt deshalb bereits mit Fertigstellung der Entwurfsplanung und von Leitdetails aus der Ausführungsplanung und nicht wie üblich nach Fertigstellung der Ausführungsp lanung. So werden im Projekt ungefähr zehn Monate Zeit gespart. Mit dieser Vorgehensweise geht das Risiko einher, dass zu Beginn der Arbeiten aufgrund der dann vorliegenden Ausführungsplanung Nachträge gestellt werden. Dieses Risiko wurde in der Kostenprognose vom 03.07.2017 eingepreist. Es wird vor dem Hintergrund des b e- sonderen Vergabeverfahrens in dem der Integrität der beauftragten Firma ein besonderes Gewicht zukommt, bewusst eingegangen, da es in den Kostenfolgen geringer bewertet wird als e ine um zehn Monate verlängerte Bauzeit. 2 Gesetzlicher Rahmen: Im April 2016 erfolgte eine Novellierung der Vergabeordnung. Die bekannten „Offenen und Nichtoffenen Verfah- ren“ wurden in § 3 VOB/A EU durch das „Verhandlungsverfahren“ und zwei weitere Verfahren ergänzt. Zusätz- lich wurden in § 2 VOB/A EU für alle Vergabeverfahren die Möglichkeit zur sog. „Markterkundung“ geschaffen. Für das Projekt Sanierung Bühnen Köln stehen damit folgende Verfahren zur Verfügung: - Offenes Verfahren - Nicht Offenes Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb - Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Geplantes Verfahren: Für den Ersatz von ausgefallenen Unternehmen soll ein dreistufiges Verfahren, nach dem neuen gesetzlichen Rahmen, angewandt werden: Im Rahmen einer Markterkundung wird durch unverbindliche Firmengespräche auf das Projekt aufmerksam gemacht. Bei den Firmen kann so das Interesse an der Teilnahme an einem solchen Vergabeverfahren g e- weckt werden. Dabei können die Ziele des Bauherr n und die geplanten Inhalte der Ausschreibung ebenso au s- führlich erörtert werden, wie die möglichen Bedürfnisse des Bewerbers. Aus den Ergebnissen dieser Markte r- kundungsgespräche werden die Kriterien für den nachfolgenden Teilnahmewettbewerb und für das ab schlie- ßende Verhandlungsverfahren entwickelt. Diese Kriterien bilden somit die Besonderheit der Aufgabe und des Projektes ab, der Preis ist dabei ein Kriterium unter Mehreren und nicht das alleinig ausschlaggebende. Der für jeden Interessenten offene EU -weite Teilnahmewettbewerb, ermöglicht gleich zu Beginn des eigentl i- chen Vergabeverfahrens eine Auswahl der geeignetsten Bieter. Grundlage dieser ersten Bewertung werden Leistungsfähigkeit und Struktur der Unternehmen sowie deren Referenzen sein. Die hier vo rgenommene Aus- wahl ist zu begründen und zu protokollieren, die Kriterien müssen auf alle Unternehmen in gleicher Weise a n- gewendet werden. Die verbleibenden Unternehmen nehmen an dem nachfolgenden Verhandlungsverfahren teil. Im Rahmen einer Vorstellungsrunde haben die Unternehmen die Möglichkeit, ihre besondere Qualifikation und Eignung für die gestellte Aufgabe zu begründen. Eine Auswahlkommission bewertet auf der Grundlage der vorab festgelegten Kriterien die Präsentationen aller Unternehmen und wählt so das am besten geeignete und damit auch wir t- schaftlichste, aber nicht unbedingt günstigste Unternehmen aus. Fazit: Die Bühnen folgen mit diesem Verfahren den Empfehlungen des Deutschen Städtetages und der Reformko m- mission zum Bau von Großprojekten. Das hi er vorgestellte Verfahren ist nicht grundsätzlich neu, es wurde in der Vergangenheit bereits bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen erfolgreich angewandt. Die neuen geset z- lichen Möglichkeiten erlauben jetzt erstmals die Anwendung dieses Verfahrens auch für die Vergabe von Ba u- leistungen. Die mit dem Verfahren verbundenen Risiken sind bekannt und wurden in der Zeit - und Kostenprog- nose berücksichtigt. gez. Streitberger