Einführung von Terminvereinbarungen bei der Ausländerbehörde und der Staatsangehörigkeitsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt

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‚Bericht:

Bei der Ausländerbehörde und Staatsangehörigkeitsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt gelten derzeit folgende offene Sprechzeiten:

montags, dienstags und freitags
von 7.30 Uhr bis 12.30 Uhr
mittwochs von 7.30 Uhr bis 12.30 Uhr 
sowie von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr

Zusätzlich erfolgen in Einzelfällen Terminvereinbarungen zu den verbleibenden Dienstzeiten. 

Dieses System hat dazu geführt, dass vor und während der Sprechzeiten auf Grund einer personellen Unterbesetzung ein erheblicher Publikumsandrang herrscht, der von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern insbesondere bei der Ausländerbehörde an vielen Tagen nicht bewältigt werden kann. Es mussten deshalb Nummernvergaben eingeführt werden, was wiederum dazu geführt hat, dass viele Ausländerinnen und Ausländer schon lange vor den Öffnungszeiten zu der Behörde kommen, um für den betreffenden Tag noch eine Nummer zu erhalten. 

Eine weiterer Folge des bisher verfolgten Systems „freier Sprechzeiten“ bei der Ausländerbehörde ist, dass viele Anliegen nicht bzw. nicht abschließend bearbeitet werden können, weil zum Beispiel noch bestimmte Unterlagen oder Nachweise fehlen.

Die geplante Umstellung auf Terminvereinbarungen hat gegenüber der bisherigen Verfahrensweise viele Vorteile. Ausländische Mitbürgerinnen und Mitbürger sollen künftig ca. 2 Monate vor Ablauf der Geltungsdauer ihres Aufenthaltsrechts oder ihrer Reiseausweise von der Ausländerbehörde schriftlich auf den Ablauf der Gültigkeit hingewiesen werden. Sie erhalten gleichzeitig einen Vorsprachetermin und Hinweise, welche Unterlagen bei der Vorsprache vorzulegen sind. Die Anliegen können so in der Regel zielorientiert im Rahmen einer Vorsprache abschließend bearbeitet werden. Die Anzahl der Vorsprachen vermindert sich mittelfristig erheblich. Dies belegen Erfahrungen, die beispielsweise die Ausländerbehörden des Kreises Bergstraße und der Stadt Offenbach, die schon vor längerer Zeit auf Terminvergaben umgestellt haben, gemacht haben.

Die Bearbeitung einfacher Vorgänge wie Überträge von Aufenthaltstiteln in neue Nationalpässe oder die Ausstellung von Freizügigkeitsbescheinigungen wird weiterhin auch ohne Terminvereinbarung möglich sein. In Notfällen werden Vorsprachen weiterhin auch ohne Termin möglich sein. Solche Dienstleistungen werden während der oben angegebenen Sprechzeiten angeboten.

Die Umstellung soll zum 02.11.2009 erfolgen. In der Übergangsphase ist mit einer gewissen Mehrbelastung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu rechnen. Vorübergehende Probleme sind in dieser Phase nicht auszuschließen. 

Dem Ausländerbeirat wurde die beabsichtigte Maßnahme in einer Sondersitzung am 15.07.2009 bereits durch Herrn Stadtrat Wenzel und dem Leiter des Bürger- und Ordnungsamtes vorgestellt. Der Ausländerbeirat begrüßt und unterstützt die organisatorische Veränderung einhellig.

Insgesamt wird die Umstellung auf Terminvereinbarungen zu folgenden Verbesserungen führen:
Vorteile für Besucher/innen
Vermeidung längerer Wartezeiten
bessere individuelle Beratung mit weniger Zeitdruck
Wegfall von Unsicherheitsfaktoren (man hat einen festen Termin und weiß, was man dabei vorzulegen hat)
keine Warteschlangen und kein Stress bei einer Nummernvergabe
bessere persönliche Vorbereitung

Vorteile für Mitarbeiter/innen
Vorbereitung auf den Termin ist möglich
Planung des Arbeitstages
bessere individuelle Beratung und Betreuung der Migrantinnen und Migranten
Steuerung des Besucheraufkommens
entspanntere Gesprächsatmosphäre
mehr Eigenverantwortlichkeit und Arbeitszufriedenheit

Darmstadt, 15.08.2009



Appel
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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
20.08.2009 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat VI  an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Bürger- und 
Ordnungsamt  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2009/0351 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Einführung v on Terminvereinbarungen bei der Ausländerbehörde und der 
Staatsangehörigkeitsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
 
Vorlage vom: 20.08.2009 
 
Beschlussvorschlag: 
Der Magistrat nimmt vom anliegenden Bericht des Bürger- und Ordnungsamtes Kenntnis. 
 
 
Anlagen: Bericht 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

2 
... 
 
Begründung: 
 
Die gegenwärtige Praxis freier Sprechzeiten zu festgelegten Öffnungszeiten bei der 
Ausländerbehörde der Wissenschaftsstadt Darmstadt führt aus Gründen fehlender 
Personalkapazität beinahe täglich zu langen Wartezeiten und Warteschlangen vor den 
Türen der städtischen Ausländerbehörde. Teilweise müssen Migrantinnen und Migranten 
aus Gründen fehlender Personalkapazität abgewiesen werden und mehrmals vorsprechen. 
Die Vorsprachen verlaufen unvorbereitet. Aufgrund fehlender Unterlagen können viele 
Anliegen nicht abschließend bearbeitet werden. Stress und Unzufriedenheit sowohl bei den 
Migrantinnen und Migranten als auch bei den Bediensteten sind die Folge. 
 
Die Ausländerbehörde beabsichtigt deshalb ab November 2009 das bestehende System 
durch Terminvereinbarungen zu ersetzen. Es wurden Erfahrungsberichte von anderen 
Ausländerbehörden, die bereits länger mit Terminvereinbarungen arbeiten, eingeholt. 
Diese waren durchweg positiv. In enger Abstimmung mit dem Dezernenten hat man sich 
daher entschieden, auch bei der Ausländerbehörde der Wissenschaftsstadt Darmstadt den 
Publikumsverkehr künftig über Terminvergaben zu steuern. Die Anliegen der Migrantinnen 
und Migranten können so individueller und zielorientierter bearbeitet werden. Nutzlose 
Vorsprachen und Warteschlangen entfallen nach einer gewissen Übergangsphase.  
 
Darmstadt, 20.08.2009 
 
Der Dezernent VI 
 
 
 
Dipl.-Ing. Dieter Wenzel 
Stadtrat