Entwicklung des Ausländeramtes zur "Willkommensbehörde" - ein Zwischenbericht

Dezernat, Dienststelle  
I/33 
 
Vorlagen-Nummer   03.08.2023 
 2318/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 15.08.2023 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 17.08.2023 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 28.08.2023 
 
Entwicklung des Ausländeramtes zur "Willkommensbehörde" - ein Zwischenbericht 
Mit Beschluss des Hauptausschusses vom 11. Juli 2022 (vgl. hierzu AN/1280/2022) wurde die 
Verwaltung beauftragt, das Ausländeramt zur „Willkommensbehörde“ umzugestalten. Die bis-
her schon eingeleiteten Maßnahmen zur Verbesserung des Zielbildes des Ausländeramts 
wurden ausdrücklich begrüßt. Bei dem weiteren Entwicklungsprozess soll ein*e externe*r 
Dienstleister*in mit Expertise im Bereich der interkulturellen Öffnung die Ausländerbehörde 
fachlich unterstützen und ein Expert*innengremium zur Begleitung des Prozesses gebildet 
werden.  
 
Mit diesem Bericht möchte die Verwaltung über die bisherigen Projektergebnisse und den 
Verlauf berichten. 
 
Es wurde ein Expert*innengremium bestehend aus Vertreter*innen des Amtes für Integration 
und Vielfalt des Ausländeramtes, des Integrationsrates, des Runden Tischs für Flüchtlingsfra-
gen, aus Migrationsberatungsstellen, Ehrenamt und interkulturellen Zentren gebildet. 
 
In einem Auftaktworkshop im August 2022 traf das Expert*innengremium erstmals zusammen.  
 
Gemeinsam wurde zunächst der Begriff der „Willkommensbehörde“ und die damit zusammen-
hängenden Themenfelder (Selbstbild, Service- und Kundenorientierung, äußeres Erschei-
nungsbild, Kommunikation, Kompetenzen der Mitarbeitenden und Führungskräfte und Vernet-
zungsaktivitäten) diskutiert. Viele der in einem sogenannten Werkzeugkoffer (Modellprojekt 
Ausländerbehörden – Willkommensbehörden des BAMF) erfassten Grundlagen und Metho-
den sind bereits in die Organisation und in das Haltungspapier des 2018 gegründeten Auslän-
deramtes eingeflossen.  
 
Gleichwohl geht es darum, dieses bestehende Selbstverständnis der Ausländerbehörde 
 
 sich nicht nur als reine Ordnungsbehörde zu betrachten,  
 die interne Organisation auf die Bedarfe der Betroffenen auszurichten  
 das äußere Erscheinungsbild und die externe Kommunikation für die Kundinnen und 
Kunden und die allgemeine Öffentlichkeit zu verbessern,  
 die Kompetenzen insbesondere die interkulturellen Kompetenzen der Mitarbeitenden 
zu stärken und  
 die Vernetzung mit anderen relevanten Akteuren zu fördern

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mit neuen Impulsen zu füllen und weiter zu schärfen.  
 
Das Expert*innengremium unterstützt die Ausländerbehörde bei der Weiterentwicklung zur 
„Willkommensbehörde“. Es begleitet den gesamten Prozess und wirkt bei Entscheidungen be-
ziehungsweise Beschlüssen zur Erreichung der definierten Ziele der Umgestaltung mit. Das 
Gremium trifft sich mindestens einmal im Quartal. 
 
Aufgaben und Zielsetzungen des Expert*innengremiums sind  
 
 die fachlich-inhaltliche Begleitung des Analyse- und Beratungsprozesses des externen 
Dienstleisters, 
 die Einbringung von Impulsen und Ideen in den Beratungsprozess zwischen Verwal-
tung und externem Dienstleister sowie mögliche Korrektur-Empfehlungen, 
 die Rückkopplung und kritische Reflexion der Analyse und ihrer (Teil)-Ergebnisse, 
 die Einbringung von unterschiedlichen (Betroffenen)-Perspektiven, 
 Multiplikator*innen Funktion in die entsendenden Organisationen und Institutionen und 
 die Identifikation von möglichen Quick-Wins (schnell erreichbaren Ergebnissen) zur 
Umsetzung bereits während der Erhebung. 
 
Im Gremium wurde beschlossen, sich in einem ersten Entwicklungsschritt auf die Themenfel-
der Service- und Kundenorientierung und Kompetenzen der Mitarbeitenden und Führungs-
kräfte zu fokussieren und diese Themenfelder von dem zu beauftragten externen Unterneh-
mens betrachten und begleiten zu lassen.  
 
Es wurde sich außerdem auf folgende Auftragsbeschreibung an ein externes Beratungsunter-
nehmen verständigt: 
 
 Analyse des Ist-Zustandes der Entwicklung des Ausländeramtes Köln zu einer „Will-
kommensbehörde“. Dabei soll ein Schwerpunkt auf die Themen Service- und Kun-
denorientierung und Kompetenzen der Mitarbeitenden und Führungskräfte gelegt wer-
den. Die Analyse soll unter Einbeziehung des Amtes und der Mitarbeitenden selbst, 
der Kund*innen und externe*r Akteur*innen, wie Flüchtlings- und Migrationsberatungs-
stellen und das organisierte Ehrenamt, erfolgen. 
 Konzept zur Entwicklung unter Benennung von konkreten Maßnahmen und Strategien 
zu den genannten Schwerpunktthemen 
 Durchführung eines Workshops für die Führungskräfte des Ausländeramtes, um sie in 
den Prozess frühzeitig zu integrieren und in ihren Kompetenzen in den Bereichen 
Change-Management, Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz zu stärken  
 
Die Zeit der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens wurde außerdem ge-
nutzt, um dem Expert*innengremium ein Bild über die aktuelle Situation und Herausforderun-
gen des Ausländeramtes zu geben. Auch außerhalb des begleitenden Prozesses wird an den 
Themenfeldern zur „Willkommensbehörde“ gearbeitet, z.B. in den Themenfeldern Kommuni-
kation mit den Kund*innen (Internetauftritt, Infomaterialien) sowie Vernetzung mit externen Ak-
teur*innen.  
 
Nach Abschluss des Vergabeverfahrens im Juni 2023 wurde an eine externe Beratung der 
Auftrag erteilt. Die auftragnehmende Beratung stellte sich anschließend im Expert*innegre-
mium vor und präsentierte dort die anstehenden Projektschritte. 
 
Der Fokus in der Begleitung wird auf die Personengruppe der Geflüchteten in Köln gelegt, 
hierbei im Schwerpunkt auf die Themenfelder Erreichbarkeit, Terminwesen und Information 
sowie Kommunikation. Die Betrachtung erfolgt sowohl über Beobachtungen bei Vorsprachen 
und Kund*innengesprächen, über Interviews und Workshops mit den Gremiumsmitgliedern 
und durch diese vertretenden Betroffenen, mit dem Amt für Integration und Vielfalt und mit 
Mitarbeitenden und Führungskräften des Ausländeramtes. Es wird zudem eine Mitarbeiten-
denveranstaltung und Führungskräfte-Workshops sowohl in der Auftakt-, als auch in der Ab-
schlussphase geben.

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In den Führungskräfteworkshops, sollen neben der Etablierung eines Klimas der Veränderung 
insbesondere die Themen interkulturellen Öffnung und Kultursensibilität aufgegriffen werden. 
Es soll sowohl das Bewusstsein für (auch unbewusste) Diskriminierung und Rassismus als 
auch die Fähigkeit zum Perspektivwechsels erweitert, geschärft und gestärkt werden. 
 
Anhand aller gewonnen Eindrücke und Erhebungen wird ein Maßnahmenplan entwickelt, in 
dem mögliche kurzfristige (sogenannte Quick-Wins), mittelfristige und langfristige Maßnahmen 
zur Verbesserung der Kunden- und Serviceorientierung benannt werden.  
 
Die Verwaltung wird im ersten Quartal 2024 wieder berichten. 
 
 
 
Gez. Blome